User Guide

Project Management &

Resources Delivery System

Version 1.0

PT. Sigma Cipta Caraka

Graha Telkomsigma
d/h German Centre, 7th Floor
Jl. Kapt. Subijanto Dj. Bumi Serpong Damai
Tangerang 15321, Indonesia
T. +6221-538-8538
F. +6221-538-850
 Document Control
Document Name

Client Name : PT. Sigma Cipta Caraka

Title : User Guide Project Management & Resources Delivery System
Document Name : User Guide Project Management & Resources Delivery System

Release History

Version Publish Date Affected Pages Remarks

1.0 First Release

1
DAFTAR ISI
Document Control………………………………………………………………………………………………..1
Registrasi………………………………………………………………………………………………………………3
Create Project (as PM)………………………………………………………………………………………….5
Create Workplan (as PM)……………………………………………………………………………………..7
Invite Member to Project (as PM)……………………………………………………………………… 18
Assign Member to Task (as PM)………………………………………………………………………….19
Create Baseline & Rebaseline……………………………………………………………………………..20
Fill Timesheet(as Member)….……………………………………………………………………………..22
Approval Timesheet (Approver / PM)….……………………………………………………………..31

2
 User Guide (Team Member & PM)
1. Registrasi
Buka web PRouDS di http://prouds.telkomsigma.co.id
klik tombol ‘Register’

Akan muncul tampilan di bawah ini. Isi field yang tersedia, untuk user internal (Sigma).

3
Untuk user Eksternal / vendor, klik pada tab ‘Vendor’ kemudian isi field yang tersedia.

Maka anda akan menerima notifikasi email untuk aktivasi akun anda. Klik ‘Activate Account’.

4
2. Create project (as Project Manager)
- Klik menu Business
- Klik Business Unit name
- Klik Add Project
- Isi field yang tersedia dari Step 1 hingga Step 3
- Klik Finish

5
6
3. Create Workplan (as Project Manager)
Dalam PRouDS Tools ini terdapat 2 cara untuk membuat workplan :
a) Upload MPP (dari file Ms. Project di save as ke file XLS kemudian Upload)
- Sebelum melakukan Upload, lakukan langkah – langkah merubah file Ms. Project ke file XLS
dibawah ini

- Buka file Microsoft Project Professional 2016 yang sudah selesai dibuat workplannya.

7
8
9
- Klik File -> Save As

- Browse ke direktori yang diinginkan.

- Ganti type file menjadi excel workbook (.xlsx)

- Akan muncul dialog box seperti ini, klik next.

10
11
- Pilih selected data, klik next.

- Pilih Use existing map, klik next.

12
- Pilih Default task information, klik next.

- Pilih tasks dan export includes headers, klik next.

13
- Ubah kolom ID di Microsoft Project Field menjadi WBS.

14
- Lalu klik finish.

15
- Buka file excel, kemudian Save. Setelah itu file .mpp siap di upload di aplikasi PROUDS.

- Apabila file XLS sudah siap, maka masuk pada tab Upload Workplan
- Klik Choose File
- Pilih file XLS yang akan di upload
- Klik Open
- Klik Upload

16
b) Create secara manual melalui aplikasi
- Masuk pada tab Workplan
- Klik Add Task
- Isi semua field yang tersedia kemudian klik Submit

17
4. Invite Member to Project (as Project Manager)
- Masuk pada tab Team Member
- Klik Invite Member
- Pilih Business Unit
- Centang pada member yang akan di invite ke dalam project
- Klik Submit

18
5. Assign Member to Task (as Project Manager)
- Masuk pada tab Workplan
- Klik simbol User untuk Assign Member
- Centang pada member yang akan di Assign
- Klik Submit
- Maka akan muncul symbol User pada kolom Resources

19
6. Create Baseline (as Project Manager)
Sebelum melakukan Baseline pastikan task, resource yang di assign dan properties lainnya sudah
benar
- Masuk tab Workplan
- Klik Baseline
- Maka Status project setelah di Baseline berubah dari ‘Not Started’ menjadi ‘In Progress’

20
Langkah – langkah untuk melakukan Rebaseline :
- Klik Rebaseline
- Pada form yang pop up, isi field yang tersedia, upload file, kemudian klik Submit
- PMO akan melakukan approval pada Rebaselining project tersebut

21
7. Fill Timesheet
1. Buka web PRouDS di http://prouds.telkomsigma.co.id
2. Login dengan menggunakan username dan password yang telah di daftarkan.

22
3. Tampil Menu Home.

4. Klik Button Timesheet.

5. Isi Timesheet anda pada menu yang tersedia. Klik Submit.

6. Timesheet yang sudah diinputkan akan menjadi draft.

23
24
7. Klik Button Edit untuk edit draft Timesheet.

8. Isi Timesheet yang akan diedit.

25
9. Muncul Alert Sukses Edit dan Timesheet telah teredit.

10. Klik Button Delete untuk delete draft Timesheet.

26
11. Muncul alert sukses delete draft Timesheet.

12. Klik Button Submit All untuk mengirim semua Timesheet atau Klik Button Submit untuk
mengirim salah satu Timesheet.

27
13. Muncul alert sukses submit.

14. Team member akan mendapat notifikasi saat Timesheet diapprove. Klik simbol lonceng untuk
melihat notifikasi.

28
15. Saat Timesheet ditolak, terdapat link untuk melakukan Resubmit Timesheet.

16. Ketika link tersebut di klik, akan muncul dashboard list Timesheet anda. Tampil alasan
penolakan timesheet serta status Timesheet menjadi denied.

29
17. Klik button Resubmit untuk mengirim ulang Timesheet yang ditolak.

18. Edit timesheet yang akan dikirim ulang. Klik button Submit. Timesheet yang telah dikirim ulang
langsung terkirim pada approver / PM.

30
 Approval Timesheet (Approver / PM)

1. Buka web PRouDS di http://prouds.telkomsigma.co.id login dengan username dan password

yang telah didaftarkan

2. Setelah Login pada simbol notifikasi akan tampil jumlah yang menginput timesheet

31
3. Klik pada simbol notifikasi maka akan muncul notifikasi baru untuk approval timesheet
dengan tanda new

4. Klik link pada notifikasi maka akan masuk ke halaman menu approval

32
5. atau juga bisa masuk ke halaman approval timesheet dengan mengklik menu Approval Timesheet

6. Ketika klik approve all, semua timesheet ikut terselect dibagian approve

7. Ketika klik submit akan muncul jumlah seluruh timesheet yang telah diapprove

33
8. Jika deny sebuah timesheet maka akan muncul pop up untuk reason / alasan kenapa timesheet
tersebut deny atau ditolak

9. Ketika approver mendeny timesheet maka pada member kan muncul notifikasi dan link

34
10. jika link diklik maka akan tertera alasan penolakan timesheet dan tombol untuk melakukan
resubmit timesheet

11. Member dapat meresubmit timesheet yang ditolak

35
12. Resubmit timesheet akan masuk pada notifikasi approver

36
 Perbedaan Approval Timesheet pada ProuDS 1 dan ProuDS 2.0
- PRouDS 1

- PRouDS 2.0

8. Generate Report Activity

- Masuk pada menu Personal
- Klik Activity
- Pilih bulan dan tahun
- Klik simbol Print untuk melihat Report Acivity

37
- Klik tombol Print Content untuk mencetak Report

38