ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS DE
SISTEMAS
GESTIÓN DE RECURSOS

Ms. Mirko Manrique Ronceros

Un matrimonio pretende
invitar a una pareja de amigos
a su casa de campo y
ofrecerles un buen desayuno
—recién hecho y a punto—
para cultivar la buena relación
que mantiene con ellos. Los 2
anfitriones acuerdan hacer la
invitación y han seleccionado
el menú conociendo los
gustos de sus invitados.
Prevén que el desayuno —
incluida la sobremesa— dure
aproximadamente dos horas
 ADMINISTRACIÓN DEL
ALCANCE

Una vez que la pareja anfitriona aprueba el

proyecto, la señora —administradora del
proyecto— emprende su planificación. Después de
revisar el recetario familiar, hacer las consultas
pertinentes mediante entrevistas telefónicas a
amigos y familiares, observar desayunos similares
exitosos y reflexionar a detalle, comienza a redactar
la Documentación de requisitos, que contiene dos
tablas. Una incluye los requisitos de los productos y
la otra los requisitos del proyecto.
3
DOCUMENTACIÓN DE
REQUISITOS

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DOCUMENTACIÓN DE
REQUISITOS

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ESTRUCTURA DESGLOSE
DE TRABAJO (EDT)

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Propósito de los procesos
de recolección de requisitos,
definición del alcance y
creación de la EDT
La recolección de requisitos tiene el
propósito de documentar las necesidades
de los involucrados para cumplir los 7

objetivos del proyecto.

Con la definición del alcance se pretende
dejar en claro en un documento los límites
del proyecto, los productos que se
entregarán al final, la estrategia
metodológica a seguir, de qué factores
depende que la empresa salga bien y
cómo se medirá al final el éxito del
Propósito de los procesos
de recolección de requisitos,
definición del alcance y
creación de la EDT
Con la creación de la EDT se
busca especificar detalladamente 8
— de preferencia mediante un
gráfico — todo el trabajo a realizar
para lograr los productos deseados.
De esta manera se podrá tener un
mayor conocimiento de las tareas a
realizar y un mejor control durante
la fase de ejecución.
Propósito de los procesos
de recolección de requisitos,
definición del alcance y
creación de la EDT
Ya con estas claridades es posible estimar
—con bases suficientes— el tiempo y los
costos del proyecto en las fases 9

posteriores de la planificación.
Conviene aclarar que al proceso de definir
el alcance también se le suele llamar
“formular” el proyecto. Este término se
utiliza principalmente en los textos que
manejan la evaluación de proyectos de
inversión.
ROLES PRINCIPALES EN LOS
PROCESOS

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Propósito de los procesos
de recolección de requisitos
Los requisitos (también conocidos como
requerimientos) de un proyecto deben ser
definidos y documentados. Éstos nos permiten
especificar las necesidades y expectativas de
los involucrados que deben ser cumplidas. Es
11
importante incluir tanto los requisitos de los
productos a desarrollar como los del proyecto
mismo. Los primeros se refieren, por ejemplo, a
las capacidades y características de los
entregables: funciones, aspecto físico,
desempeño, facilidad de uso, etc. Los
segundos remiten a requisitos del negocio,
restricciones de cronograma de entregas,
requisitos de administración del proyecto, etc…
Propósito de los procesos de
recolección de requisitos

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La Documentación de requisitos describe cómo los requisitos

individuales cumplen con los objetivos del negocio. Éstos
comienzan a definirse a un alto nivel y se van detallando
progresivamente.
Antes de convertirse en línea base se debe verificar que los
requisitos sean:
Definición del Alcance
Para definir la metodología del proyecto es
necesario primero tener claro el método a
emplear, sea de consultoría, mejora de
procesos, desarrollo de software, desarrollo de
productos, etc. Luego se necesita saber cuál es
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el ciclo de vida más adecuado —según las
circunstancias en que surge el proyecto—, sea
de cascada, incremental, evolutivo o espiral.
Creación de la EDT
La EDT es un gráfico jerárquico en el que
se plasman las etapas de la metodología a
seguir en el proyecto, con un desglose de
sus actividades hasta un nivel conveniente.
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La EDT se construye a partir de los

entregables y la metodología detallados en
el Enunciado del alcance, y las actividades
a realizar se descomponen en tareas más
sencillas.
Incluye todo el trabajo a efectuar durante
la ejecución del proyecto.
ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
CASO DESAYUNO:
DESARROLLAR EL
CRONOGRAMA DEL PROYECTO
 “
Utilizando la EDT (Estructura de
desglose del proyecto) desarrollada
anteriormente, la pareja de anfitriones
estima de manera conjunta la cantidad
de horas-hombre que se necesitarán
para efectuar cada tarea del proyecto.
La señora —administradora del
proyecto— invita a su esposo a calcular
el esfuerzo o trabajo necesario para
sacar adelante las tareas, ya que él
participará en su ejecución. Para tal
efecto, ambos aprovechan sus
conocimientos en cocina y arreglos
florales, así como su experiencia
preparando eventos de este tipo, y
consideran los utensilios y herramientas
con que cuentan en su casa.

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ESTRUCTURA DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)

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Propósito del proceso de
desarrollo del cronograma
Con este proceso se busca, por una parte,
conocer cuánto durarán las actividades del
proyecto, y cuánto tardará éste en su totalidad,
con la finalidad de prever la conclusión del
trabajo en un plazo determinado. Por otra parte,
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se pretende disponer de un instrumento —el
Cronograma del proyecto— que permita saber
en todo momento dónde se está durante la
ejecución del proyecto, como si fuera un mapa.
Es importante entender que el cronograma no
es fijo y que se podrá ir modificando conforme
se avanza en la ejecución del proyecto
mediante el proceso de control.
Roles principales en el
proceso

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Proceso de desarrollo del
cronograma
La administración del tiempo en la fase de
planificación —considerando como principales
entradas el Enunciado del alcance y la EDT—
consiste en definir y caracterizar las actividades
del proyecto; su secuencia; el análisis de los
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recursos que necesita cada una de ellas y su
disponibilidad; la estimación del esfuerzo que
se requiere para realizarlas, y la determinación
de su duración en periodos, sean horas, días,
semanas, etc., de manera tal que partiendo de
la EDT se obtiene primero un mayor detalle de
la misma, luego el Diagrama de red y
posteriormente el Cronograma del proyecto,
como se vio en el caso del desayuno.
Diagrama de Red del
Proyecto

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Cronograma del Proyecto

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Errores y omisiones
cometidos frecuentemente
 La planificación la realizó una sola persona,
en soledad, y los demás participantes no
conocen realmente el proyecto ni tuvieron
oportunidad de dar su opinión. 23

 Los tiempos del proyecto fueron estimados

de manera optimista, incompleta o
imprecisa, sin considerar todos los factores
que intervienen en él, como la adecuada
elección de materiales, herramientas,
equipos y economías de escala, y los
imprevistos que pudieran aparecer durante
su ejecución.
 Errores y omisiones
cometidos frecuentemente
▹ Toda planificación se realiza con base en
supuestos y restricciones; si éstos cambian,
se modificará la planificación del proyecto. Sin
embargo, pocas veces se tiene conciencia de 24
cuáles son los supuestos y restricciones en
cada proyecto, y rara vez se documentan.
▹ Se dispone de un cronograma completo que
incluye actividades de producción de
entregables y de soporte. Éste ha sido
validado por el cliente y el patrocinador del
proyecto, y verificado por un miembro del
equipo de trabajo.