ADMINISTRACION Y DIRECCION INTEGRADA DEL PROYECTO

El presente tema a tratar esta orientado a tratar esencialmente tres puntos:

 La Dirección del Proyecto y sus características.
 Conceptos existentes de administración y dirección integrada de proyectos.
 Orientaciones y aspectos prácticos de los servicios de administración centralizados.

I. DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Existe una diferencia notable entre ejercer responsabilidades de dirección en una
empresa en marcha y en un proyecto, esto casi independientemente del nivel en que
efectuaremos la comparación.
A continuación presentaremos un cuadro comparativo del análisis de la
administración y dirección en una empresa en marcha y en un proyecto.

CATEGORIA EMPRESA EN MARCHA PROYECTO - EMPRESA

Objetivos
Priorización Empresa función Proyecto
Empresa proyecto
Maximización de Utilidades Calidad de instalaciones
Calidad producto – servicio Costo – relación de valor
Plazos mínimos
Vigencia Permanentes Transitorios
Organización
Tipo Estable Muy frecuentes
Duración Indefinida Definida
Relaciones Mediante líneas de mando- Mediante líneas verticales,
funcionales horizontales y diagonales
Información Por sistemas formales Por sistemas formales e
informales.
Situaciones de
Excepción
Frecuencia Escasas Muy frecuentes
Reacción Mediante procedimientos y Mediante coordinación - acción
mecanismos preestablecidos.
Tiempo de respuesta Análisis y búsqueda de una Búsqueda de una buena solución
situación óptima en un plazo mínimo.
Recursos Humanos
Dotación Estable y con permanencia Dinámica y transitoria.
Cultura organización En base a su experiencia En base a experiencias externas.
Motivaciones Estabilidad laboral, desarrollo Contratos a plazo fijo/obra,
laborales y condiciones económicas. jornadas variables.
Sistema administrac. Rígidos y generales Flexibles
beneficios
 Del análisis de estas características, es evidente lo equivocado que resultaría aplicar
en la dirección del proyecto un estilo incapaz de aportar las soluciones que este
requiere para su desenvolvimiento con eficiencia.
El gerente del proyecto y su equipo de dirección no pueden aplicar las mismas
recetas de una empresa en régimen, a la administración de la inversión; hacerlo
significaría restarle flexibilidad, burocratizarla y limitar las cualidades de las
organizaciones matriciales, imponiéndoles restricciones que solo dificultan su acción.
De allí se desprende, entonces, la necesidad de definir un estilo de dirección que
logre maximizar recursos físicos y organizacionales.

1.1. Estilo de dirección del proyecto

No cabe duda, ahora, de la especial importancia que debemos asignarle a la función
de dirección cuando el contexto es cambiante.
En el siguiente gráfico se ilustra de manera sencilla la dirección y su estilo que
representa el factor clave para hacer interactuar coherentemente la organización, las
personas y los recursos físicos del proyecto.

LA DIRECCION DEL PROYECTO

Entorno dinámico/
tiempo escaso

Organizaciones

Administración
Integrada

Dirección
(Estilo)

Recursos Recursos
Físicos/Fin. Humanos

Es obvio que cuando hacemos alusión al estilo aplicado por la dirección del
proyecto nos referimos no solo al gerente o director, sino a todo su equipo
1.2. La dirección integrada
Cuando los proyectos son complejos o altamente especializados, el
planteamiento básico es que la dirección del proyecto debe plantearse en forma
integrada.
Estos planteamientos representan una notable fortaleza cuando el equipo a
cargo de la dirección del proyecto es capaz de plasmarlos en un estilo con
mecanismos y aplicaciones concretos.
A continuación presentaremos algunos ejemplos de cómo la dirección del
proyecto puede implementar acciones para integrar los esfuerzos de los
participantes en temas claves como la programación y control del avance, el
manejo de recursos humanos y los objetivos organizacionales (por señalar unos
cuantos).

1.2.1. La planificación y el control integrado

Se elaborará un plan maestro, el cual, incluirá al menos los siguientes
aspectos: plan legal, plan de financiamiento, plan organizacional y plan
físico técnico (ejecución). Con esta planificación preliminar el grupo del
proyecto evaluará los plazos totales y posteriormente hará una
programación cuantitativa conforme avance la ingeniería básica, a partir de
aquí entraran a tallar las empresas contratistas quienes generarán sus propias
programaciones de trabajo. De esta situación que resulta ser absolutamente
frecuente en proyectos complejos, surge la necesidad de integrar
nuevamente la planificación físico – técnica de las diferentes empresas que
intervendrán en la ejecución. Si no se tiene el cuidado de aplicar
procedimientos integradores los programas pueden llegar a mostrar grandes
incoherencias.

1.2.2. Recursos humanos

El manejo técnico – laboral del personal que participa en las distintas
faenas del proyecto es responsabilidad de las empresa de ingenieria y
contratistas que la ejecutan. Es recomendable que la formulación de
obligaciones mínimas comunes a la empresa contratista para con los
trabajadores, sean compatibles con el criterio de responsabilidad plena, y
 además pueden representar grandes ventajas para mantener un buen clima
laboral en la obra.
Se debe tener especial cuidado en los siguientes aspectos:
 Seguridad del personal en la obra y en el transporte.
 Casinos y campamentos.
 Horarios, días de trabajo, programación de bajadas, etc.
 Conocimiento y solución de denuncias en las inspecciones de
trabajo locales y similares.

1.2.3. Integración de objetivos

El mayor desafío para la dirección del proyecto es la integración de
ideas, objetivos y metas de las organizaciones parciales (organización
propia, empresas de ingeniería, contratistas, proveedores principales, etc).
La dirección deberá procurar obtener los mejores esfuerzos de quienes
prestan los distintos servicios al proyecto.
Esta integración no es fácil, menos aún cuando una de otra está en mutua
dependencia para lograr sus respectivos objetivos.
Aunque los planteamientos anteriores resultan bastantes lógicos, queremos
dejar enunciadas algunas ideas que no son siempre son aplicadas
convenientemente:
 El cumplimiento de los objetivos del proyecto no puede lograrse a
costa del patrimonio de las empresas de servicio, debe tenerse
presente que el proyecto debe ser bueno para todos.
 Si se es un equipo, los beneficios o pérdidas derivados de alcanzar o
no los objetivos deben ser compartidos entre los responsables
directos de concretarlos.
 Evitar la excesiva contraposición de intereses.
 Los problemas, atrasos, así como las responsabilidades, se asumen a
la brevedad, no se esconden; pues ello solo perjudica a la obra.
Hemos mencionado algunas ideas que giran en torno a la mancomunión
de objetivos que deben existir para generar una real integración de las
partes; estas ideas se complementan con sistemas de administración
integrados y aspectos prácticos de estilo.
1.2.4. Aspectos prácticos de estilo
a) Concepto de equipo: Todas la partes involucradas forman un equipo
con un fin común: el proyecto, el cual beneficia a todas la partes
involucradas en su implementación.
b) Potenciación más que contraposición: Debe existir un clima de
disposición mutua orientada a la colaboración, a la adopción de medidas
conjuntas y a facilitar la solución de problemas.
c) Formalidades contractuales: Complementan el interés y la buena fe de
las partes, regulando sus obligaciones reciprocas.
d) Descentralización: Se incentiva el aporte de las unidades técnicas
mediante el análisis y toma de decisiones tácticas u operacionales.
e) Centralización: Los lineamientos estratégicos del proyecto, las
negociaciones comerciales claves y el control de los fondos son
centralizados.
f) Resultados: El énfasis debe estar claramente en los resultados
obtenidos y no en el cumplimiento de las formalidades burocráticas.
g) Asignación de recursos: Debe ser suficiente, el no hacerlo representa
un costo elevado.
h) Recurso humano: El éxito del proyecto para necesariamente por la
correcta selección del personal adecuado tanto para las operaciones
como para proyectos futuros.
i) Tratamiento de problemas: Esperar que estos se solucionen por si
solos es la peor respuesta; las soluciones deben abordarse en el plazo
mas corto.
j) Información: La información relevante, las orientaciones y los
resultados deben ser difundidos adecuadamente a las unidades y
organizaciones involucradas.

Estos aspectos prácticos que hemos abordado tienen una influencia

gravitante en los resultados que la dirección del proyecto logra de los
distintos equipos de trabajo.
 II. ADMINISTRACION INTEGRADA DEL PROYECTO
En este tema se intenta enfatizar la especial importancia de implementar un
enfoque de integración en el desarrollo de los proyectos de inversión en general. No
obstante se considera un aporte metodológico más importante por su aplicación
conjunta.
Esta concepción ha sido desarrollada y aplicada por grandes firmas de ingeniería
internacionales. Esta idea consiste básicamente en definición, difusión y aplicación
de mecanismos, convenciones, sistemas computacionales y procedimientos.
La administración integrada se logra cuando se cuenta con una organización con
terceros, basada en relaciones materiales, mediante la definición de procedimientos y
sistemas integrados para las diferentes áreas y niveles que estén involucrados por
ciclos comunes.
Asimismo, en la medida que la naturaleza de la inversión exige, se debe contar
con firmas especializadas en ingeniería, empresas constructoras de diferentes
especialidades y servicios de apoyo. Se debe aplicar fórmulas integradoras para
lograr la eficiencia del conjunto.
Si bien es cierto que la dirección del proyecto escoge una organización matricial,
hará la precisión de la aplicación de medidas de administración y dirección
integradoras que orienten la acción de las partes.
La utilización de un esquema de administración integrada se aplica a la ejecución
de inversiones complejas por lo que facilita el logro de objetivos de plazo, costos y
calidad del proyecto.
Se hace mención a los distintos servicios que generalmente son centralizados y que
constituyen un aporte valioso a la administración y dirección de proyectos.

Integración Organizacional – Funcional

Financiamiento Ingeniería Administración Compras Construcción

Ciclo A
Integración por
Niveles
Ciclo B

Ciclo C
III. APLICACIÓN PRACTICA
La dirección y administración integrada de proyectos se ha aplicado al Proyecto de
Elaboración y Comercialización de Pizzas en la ciudad de Trujillo.
El cual se ha desarrollado en base al análisis de la administración y dirección en un
proyecto que presenta la lectura, es decir en base a cuatro categorías: Objetivos,
Organización, Situación de excepción y Recursos humanos.

1. DATOS GENERALES
Nombre de la Empresa:
La razón social de la empresa a formar será: PIZZAS D’KASA S.R.L.
Localización de la Empresa:
Pizzas D’Kasa estará localizado:
- Urb. Santa María S/N de 20m2, donde funcionará la planta de producción
y también se comercializará el producto. Es de propiedad del promotor.
- Jr. Ayacucho N° 714 local alquilado en un área de 120 m 2, lugar
seleccionado de acuerdo a las preferencias de los consumidores.

2. OBJETIVOS
- Implementar los procesos de diseño y adecuación de los ambientes e
instalación de los equipos, con la finalidad de obtener un producto de alta
calidad que satisfaga al mercado objetivo.
- La ejecución del proyecto se llevará a cabo en un plazo de 90 días con una
inversión de $ 17,222.00 presupuestada en el proyecto.

3. ORGANIZACIÓN
- Tipo: La empresa tiene una organización mixta, dinámica y cambiante.
- Duración: La duración de la organización para la ejecución del proyecto
es el establecido en el objetivo.
- Relaciones e Información: Su aplicación se da a través de líneas
verticales y horizontales. Las cuales son compartidas por sistemas
formales e informales. Esto lo veremos en la Estructura Orgánica
provisional en donde observaremos los servicios centrales del proyecto y
las actividades compartidas con terceros.
 PIZZAS D’KASA S.R.L.

ESTRUCTURA ORGANICA EN LA EJECUCION DEL PROYECTO

Dirección del Proyecto

Asesoría Legal

(*) Servicios
Ingeniería Logística Administración Centrales del
y Finanzas Proyecto

Diseño de ambientes Plan de compras Recursos humanos

Adecuación de Cotización y compra Plan Financiero

ambientes
Inspección técnica Operaciones financieras
Instalación de equipos
Activación y Control de costos
Pruebas de control capacitación
Contabilidad y sistemas
Transporte
Actividades compartidas Apoyo Logístico
con terceros

Dirección del Proyecto

Estará a cargo de la supervisión, el seguimiento y el control de todas las etapas de

ejecución del proyecto.

Asesoría Legal

Asesoramiento legal, tributario y financiero externo.

4. SITUACIONES DE EXCEPCION

- Frecuencia: Problemas de local por incumplimiento de las cláusulas del

contrato de alquiler.

- Reacción: El área encargada hará la previsión para contar con locales que

puedan reemplazarlo y cubrir las expectativas.

- Tipo de respuesta: Se espera que sea un plazo máximo de 7 días.

5. RECURSOS HUMANOS

- Dotación: El área encargada contratará personal especializado e idóneo

por tiempo determinados de acuerdo a las etapas de ejecución del

proyecto.

- Cultura organizacional: Es heterogénea de acuerdo a las funciones que

van a desarrollar, por ejemplo: El arquitecto, la administración, el

electricista, etc.

- Motivaciones laborales: Por tratarse de un período de ejecución del

proyecto, se establecerán contratos con plazo determinados y prestaciones

de servicios no personales, conforme al avance de la ejecución del

proyecto.

- Relación contractual: La relación contractual será a nivel de contratos

con plazo determinados y contratos de servicios no personales.

- Sistemas de Administración: De acuerdo a la disponibilidad de los

recursos.

- Fin -