Definisi Analisis Beban Kerja menurut Beberapa Ahli daf

Menurut Komaruddin (1996:235), analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah
jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam
waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa
jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan
kepada seorang petugas.

Menurut Simamora (1995:57), analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah
karyawan maupun kwalifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan
yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu
tertentu. Pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi
tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang
dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban
kerja atau teknik manajemen lainnya. Lebih lanjut dikemukakan pula, bahwa pengukuran beban
kerja merupakan salah satu teknik manajemen untuk mendapatkan informasi jabatan, melalui
proses penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis. Informasi jabatan tersebut
dimaksudkan agar dapat digunakan sebagai alat untuk menyempurnakan aparatur baik di bidang
kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumberdaya manusia.

Menurut Heizer dan Render (1996:98), standar tenaga kerja adalah jumlah waktu yang
diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja
yang normal, atau dengan kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan
jumlah personil, agar mampu menghasilkan produksi yang diharapkan perusahaan. Lebih jauh
dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam empat cara,
yakni berdasarkan pengalaman masa lalu, pengkajian waktu, standar waktu sebelum penentuan,
dan pengambilan contoh kerja.

Menurut T. Hani Handoko (1985:135), standar pekerjaan dapat diperoleh dari hasil
pengukuran kerja atau penetapan tujuan partisipatip. Teknik pengukuran kerja yang dapat
digunakan antara lain: studi waktu, data standar, data waktu standar yang telah ditetapkan
sebelumnya, dan pengambilan sampel kerja (work sampling). Penetapan standar kerja dapat
dilakukan melalui pembahasan antara manajer dengan para bawahannya, dimana materi
pembahasan mencakup sasaran-sasaran pekerjaan, peranannya dalam hubungan dengan
pekerjaan-pekerjaan lain, persyaratan-persyaratan organisasi, dan kebutuhan karyawan. Proses
penentuan standar kerja seperti ini sering menimbulkan komitmen karyawan, semangat kerja,
kepuasan, dan motivasi yang lebih besar. Standar kerja, kadang-kadang juga ditetapkan secara
partisipatip dengan pemimpin organisasi buruh, hal ini karena para pemimpin serikat karyawan
memahami pentingnya melakukan perundingan tentang standar-standar pelaksanaan berbagai
pekerjaan, dan perjanjian-perjanjian hasil perundingan ditulis dalam kontrak kerja.

Menurut Moekijat (1995:58), analisis jabatan memberikan informasi tentang syarat-syarat

tenaga kerja secara kualitatif serta jenis-jenis jabatan dan karyawan yang diperlukan untuk
menyelesaikan tugas-tugas. Jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan
adalah sama dengan jumlah keempat waktu berikut :

1. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni waktu yang

dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi
(waktu lingkaran/waktu baku/dasar).
2. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan
dengan produksi (bukan lingkaran/non-cyclical time).
3. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time).
4. Waktu untuk keperluan pribadi (personal time).

Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah
waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu
orang. Namun demikian, untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat,
maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai.

Menurut Irawan, Motik, dan Sakti (1997:63), dalam perencanaan sumberdaya manusia, selain
kegiatan analisis jabatan juga diperlukan analisis beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga
kerja. Beban kerja adalah kapasitas produksi dikalikan waktu sedangkan kebutuhan tenaga kerja
adalah beban kerja dibagi dengan rata-rata sumbangan tenaga karyawan perbulan.

Menurut Moeljadi (1992:93), perencanaan tenaga kerja dalam jangka panjang ditentukan oleh
sisi permintaan perusahaan, yaitu perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan sisi penawaran yaitu
ketersediaan tenaga kerja di pasar. Perkiraan kebutuhan tenaga kerja perusahaan ditentukan oleh
perkiraan tersedianya tenaga kerja di perusahaan dan rencana-rencana perusahaan. Sedangkan
perkiraan tersedianya tenaga kerja itu sendiri, ditentukan dari analisis beban kerja, analisis
perpindahan tenaga kerja dan analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja. Analisis kelebihan
atau kekurangan tenaga kerja perusahaan, berkaitan dengan besarnya jumlah tenaga kerja yang
ada pada perusahaan tersebut berada pada kondisi berlebih atau kurang jika dikaitkan dengan
beban kerja. Analisis tersebut dapat dilaksanakan jika sudah diketahui beban kerjanya. Dan
analisis beban kerja sendiri memberikan arahan tentang produktivitas. Produktivitas kerja dapat
digambarkan dalam efisiensi penggunaan tenaga kerja. Di mana tenaga kerja tersebut akan dapat
digunakan secara efisien jika jumlah tenaga kerja yang ada seimbang dengan beban kerjanya.

Kesimpulan:

Dari semua uraian pemikiran sebagaimana tersebut di atas, tersirat makna bahwa dalam
melaksanakan analis beban kerja diperlukan hal-hal sebagai berikut:

1. Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan.

2. Menetapkan jumlah jam kerja per hari.
3. Adanya satuan hasil.
4. Waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk.
5. Adanya standar waktu kerja.
6. Adanya beban kerja yang akan diukur.
7. Perhitungan jumlah pegawai yang dibutuhkan.
Sumber:
Analisis kebutuhan sdm laboratorium berdasarkan
kebutuhan kerja
Komponen kunci dari perencanaan SDM adalah penentuan tipe SDM yang diperlukan.
Perencanaan SDM bertujuan untuk mencocokkan SDM dengan kebutuhan organisasi yang
dinyatakan dalam bentuk aktifitas. Merencanakan kebutuhan SDM berhubungan dengan hal-hal
sebagai berikut [1] :
a. mendapatkan dan mempertahankan jumlah dan mutu karyawan
b. mengidentifikasi tuntutan keterampilan dan cara memenuhinya
c. menghadapi kelebihan atau kekurangan karyawan
d. mengembangkan tatanan kerja yang fleksibel
e. meningkatkan pemanfaatan karyawan

Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan SDM, salah satu di
antaranya adalah dengan menggunakan analisis beban kerja. Yang dimaksud dengan beban kerja
adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Beban
kerja juga dapat berarti berat ringannya suatu pekerjaan yang dirasakan oleh karyawan yang
dipengaruhi oleh pembagian kerja (job distribution), ukuran kemampuan kerja (standard rate of
performance) dan waktu yang tersedia. [2]

Metode beban kerja adalah tehnik yang paling akurat dalam peramalan kebutuhan tenaga kerja
untuk jangka pendek (short-term). Peramalan jangka pendek ini untuk waktu satu tahun dan
selama-lamanya dua tahun. Tehnik analisis ini memerlukan penggunaan rasio atau pedoman
penyusunan staf standar dalam upaya mengidentifikasi kebutuhan personalia. [3,4]

Salah satu cara untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja
diformulasikan oleh Peter J. Shipp (1998) dan dianjurkan oleh WHO. Panduan penghitungan
kebutuhan tenaga kerja ini telah disesuaikan dengan kondisi Rumah Sakit di Indonesia. Metode
beban kerja ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis dapat diterima,
komprehensif, realistis dan dapat diterima oleh manajer medik maupun manajer non-medik.

Metode beban kerja ini didasarkan pada pekerjaan nyata yang dilakukan oleh masing-masing
tenaga kesehatan. Adapun langkah-langkah penyusunan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan
metode ini adalah : 1) menetapkan unit kerja beserta kategori tenaganya, 2) menetapkan waktu
kerja yang tersedia selama satu tahun, 3) menyusun standar beban kerja, 4) menyusun standar
kelonggaran dan 5) menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja. Untuk menghitung beban kerja
ini diperlukan hal-hal seperti : standar pelayanan, prosedur kerja tetap serta uraian kerja (job
description) bagi setiap tenaga kerja.[5]

Ada lima langkah dalam menghitung kebutuhan tenaga laboratorium berdasarkan beban kerja,
yaitu :

LANGKAH PERTAMA : menetapkan unit kerja dan kategori tenaga. Kita ambil contoh unit kerja
yang digunakan adalah unit kerja teknis (hematologi, kimia klinik, mikrobiologi, imunoserologi)
dan kategori tenaga yang dipilih adalah Analis Kesehatan.
LANGKAH KEDUA : menetapkan waktu kerja yang tersedia bagi tenaga Analis Kesehatan selama
satu tahun. Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja yang tersedia adalah :

1. Hari kerja ( A ). Suatu contoh, di suatu instalasi laboratorium rumah sakit, pelayanan
dilaksanakan selama 24 jam yang dibagi dalam 3 shift sehingga dalam seminggu terdapat
7 hari kerja.
2. Cuti tahunan ( B ). Jumlah cuti tahunan adalah 12 hari dalam satu tahun.
3. Pendidikan dan pelatihan ( C ). Sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit,
Pranata Laboratorium memiliki hak untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan selama 5
hari kerja per tahun.
4. Hari libur nasional ( D ). Dalam waktu satu tahun terdapat 15 hari libur nasional.
5. Ketidakhadiran kerja ( E ). Dengan adanya sistem shift, sesudah bertugas pada sore dan
malam hari seorang Pranata Laboratorium mendapatkan ekstra libur selama 1 hari. Di
Instalasi Patologi Klinik rata-rata ketidakhadiran kerja dalam satu bulan selama 7 hari
6. Waktu kerja ( F ) Pada umumnya waktu kerja selama sehari adalah 8 jam.

Berdasarkan data-data tersebut selanjutnya dilakukan penghitungan untuk menetapkan waktu

tersedia dengan rumus sebagai berikut :

Waktu kerja tersedia = A - (B+C+D+E) x F

Tabel berikut menunjukkan jumlah waktu kerja yang tersedia dalam setahun.

Kode Faktor Waktu Kerja Keterangan

A Hari Kerja 365 Hari per tahun
B Cuti Tahunan 12 Hari per tahun
C Pendidikan dan Latihan 5 Hari per tahun
D Hari Libur Nasional 15 Hari per tahun
E Ketidakhadiran Kerja 84 Hari per tahun
F Waktu Kerja 8 Jam per hari
Waktu Kerja 249 Hari per tahun
Jam Kerja 1992 Jam per tahun
Waktu Kerja 119520 Menit per tahun
Adapun uraian penghitungannya adalah sebagai berikut :
Waktu kerja tersedia = 365 – ( 12 + 5 + 15 + 84 )
= 249 hari/tahun
= 1992 jam/tahun
= 119520 menit/tahun

LANGKAH KETIGA : menyusun standar beban kerja. Standar beban kerja adalah volume atau
kuantitas beban kerja selama 1 tahun untuk setiap kategori tenaga (dalam hal ini adalah Analis
Kesehatan). Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per tahun.
Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menyusun standar beban kerja untuk kategori tenaga
adalah sebagai berikut :

 kategori tenaga pada unit kerja yang telah ditetapkan pada langkah pertama di atas,
 standar profesi, standar pelayanan dan standar prosedur operasional tetap yang berlaku,
 rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh kategori tenaga (Analis Kesehatan) untuk
menyelesaikan kegiatan pelayanan, dan
 data dan informasi kegiatan pelayanan di masing-masing unit pelayanan teknis
(hematologi, kimia klinik, mikrobiologi, imunoserologi)

Beban kerja Analis Kesehatan meliputi :

 kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh Analis Kesehatan, misalnya : sampling,

preparasi sampel, memeriksa sampel, mencatat hasil pemeriksaan, kalibrasi alat,
memeriksa sampel kontrol, membuat reagen, dll.
 rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan pokok, misalnya
rerata waktu untuk memeriksa kadar Hb adalah 10 menit, rerata waktu untuk membuat
reagen A adalah 15 menit, dsb.
 standar beban kerja Analis Kesehatan tiap satu tahun dihitung dengan rumus perhitungan
sebagai berikut :

Standar beban kerja = waktu tersedia per tahun : rerata waktu per kegiatan pokok

LANGKAH KEEMPAT : menyusun standar kelonggaran yang bertujuan untuk mengetahui faktor
kelonggaran kategori tenaga yang meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk
menyelesaikan suatau kegiatan yang tidak terkait langsung atau tidak dipengaruhi oleh tinggi
rendahnya kuantitas atau jumlah kegiatan pokok / pelayanan.

Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada
tenaga Analis Kesehatan mengenai :

 kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan, misalnya rapat, istirahat,
sholat, makan;
  frekuensi kegiatan dalam satu hari, minggu, bulan; waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan kegiatan.

Adapun rumus untuk menghitung faktor kelonggaran adalah sebagai berikut :

Standar kelonggaran = rerata waktu faktor kelonggaran : waktu kerja tersedia per tahun

Tabel berikut adalah standar kelonggaran Pranata Laboratorium :

Faktor Kelonggaran Rata-rata Waktu Standar Kelonggaran

Rapat 2 jam per bulan 0.012
Istirahat, sholat, makan 30 menit per hari 0.092
Jumlah 0.104

LANGKAH KELIMA : menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja yang bertujuan untuk
memperoleh jumlah dan kategori tenaga Analis Kesehatan per unit kerja sesuai dengan beban
kerja selama 1 tahun. Sumber data yang diperlukan untuk penghitungan kebutuhan tenaga ini
terdiri dari:

 data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, yaitu waktu kerja tersedia, standar
beban kerja dan standar kelonggaran;
 kuantitas kegiatan pokok selama kurun waktu satu tahun, dimana penulis mengambil data
kuantitas kegiatan pokok selama satu tahun.

Data kegiatan pada pelayanan di tiap unit teknis yang telah diperoleh, Standar Beban Kerja , dan
Standar Kelonggaran merupakan sumber data untuk menghitung kebutuhan tenaga Pranata
Laboratorium dengan menggunakan rumus sebagai berikut :

Kebutuhan tenaga = (Jumlah kegiatan pokok : standar beban kerja) + Standar Kelonggaran

Selanjutnya kebutuhan tenaga untuk tiap kegiatan pokok dijumlahkan terlebih dulu sebelum
ditambahkan dengan Standar Kelonggaran.

Daftar Pustaka :

1. Amstrong, Michael, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik : Mengelola

Karyawan, Buku Wajib Bagi Manajer Lini, PT. Bhuana Ilmu Populer, Jakarta.
2. Moehijat, 1979, Perencanaan Tenaga Kerja, Penerbit Alumni, Bandung.
3. Sunarto dan Sahedy Noor, 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM), Bagian
Penerbitan FE-UST, Yogyakarta.
4. Simamora, Henry, 1994, Manajemen Sumber Daya Manusia, Bagian Penerbitan STIE
YKPN, Yogyakarta.
5. Kurniati, Rhina Widhi, 2003, Menghitung Kebutuhan Tenaga Analis Laboratorium di
Sub Unit Penyakit Infeksi Instalasi Patologi Klinik RS Dr. Sardjito : Laporan
Manajemen, Program Pendidikan Dokter Spesialis-I Fakultas Kedokteran Universitas
Gadjah Mada, Yogyakarta.
ANALISA BEBAN KERJA DALAM
PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM
ANALISA BEBAN KERJA DALAM PERENCANAAN
KEBUTUHAN SDM
Estubizi Business Center, Jakarta | 18-19 Juli 2011 | 08.30 – 16.30 WIB | Rp 2.750.000,-

Pendahuluan

Dalam menentukan kebutuhan SDM sering terjadi perbedaan pandangan antara unit kerja dengan
divisi SDM, masing-masing pihak berbicara tentang manfat sekaligus resiko yang akan timbul
dalam menyikapi kebutuhan SDM yang diperlukan untuk menghasilkan suatu output organisasi .
Kesamaan pandangan melalui penggunaan metodologi maupun pendekatan permasalahan yang
selaras antara divisi SDM dengan Unit Kerja akan memudahkan masing-masing pihak
mengetahui masalah sekaligus resiko atas solusi yang akan dipilih, sehingga pada akhirnya
diperoleh solusi bersama untuk menetapkan jumlah SDM yang diharapkan. Beberapa tools
management maupun metodologi pendekatan dapat digunakan untuk merencanakan kebuthan
SDM sebuah organisasi. Kemampuan untuk menggunakan sekaligus menganalisa data prestasi
kinerja (output) unit kerja organisasi akan memudahkan divisi SDM untuk membuat
perencanaan SDM.

PROGRAM OUTLINE:

OUTLINE :
1. PERENCANAAN SDM (HR PlANNING)

 Kegiatan dan agenda kegiatan fungsi Divisi. SDM berkaitan dengan Perencanaan
kebutuhan SDM
 Dasar-dasar perencanaan dan strategi perencanaan kebutuhan SDM.
 Perencanaan kebutuhan SDM baik secara total corporate ataupun divisional.
 Metoda dan pendekatan dalam melaksanakan perencanaan kebutuhan SDM

2. BUSINESS PROCESS SEBAGAI PENDEKATAN DALAM ANALISA BEBAN KERJA

 Pemetaan Business Process dapat digunakan sebagai salah satu metoda pendekatan dalam
“perencanaan SDM”.
 Penggunaan beberapa matriks business process (RARA, RACI matrix) sebagai salah satu
alat untuk mengetahui beban kerja.
3. MENGHITUNG KEBUTUHAN SDM (PELAKSANA)

 Identifikasi beban kerja dalam memberikan output pekerjaan berdasarkan urutan kegiatan
dalam pemetaan business proces.
 FTE (full time equivalent) sebagai salah satu pendekatan praktis dalam menetapkan
kebutuhan SDM
 Komposisi pegawai yang ideal pada masing-masing unit organisasi berdasarkan
perhitungan FTE
 Beban kerja VS jumlah SDM (supply dan demand analysis)

4. ANALYSIS KEBUTUHAN ORGANISASI DAN DIVISIONAL DALAM PROSES

PERENCANAAN SDM

 Analisa faktor eksternal dan internal

 Prestasi kinerja maksimal (produktifitas) sebagai “base line data” dalam menetapkan
kebutuhan SDM
 Dinamika organisasi dan rencana suksesi mempengaruhi rencana kebutuhan SDM

5. STUDI KASUS :
Menetapkan kebutuhan SDM berdasarkan analisa business proses dan pendekatan kebutuhan
organisasi/divisional (FTE)