Codigo:

Fecha: FICHA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Versión: Nit: 900853770-8

Fecha de Revisión
Ficha del Proceso Versión
D M A
Gestión Documental
MISIÓN DEL PROCESO
Definir el Sistema de Elaboración y control de los Documentos que forman parte dl Sistema de Gestión Interado (SGI). De la Empresa
Inverceleste S.A.S., que asegura su correcta Gestión.

ACTIVIDADES QUE FORMAN EL PROCESO

* Control de Documentos y Registro del Sistema de Gestión. * Limpieza Documental.
* Preservación Documental. * Disposición Final del
Documento. * Caracterizacion
* Listado Maestro de Documentos. * Matriz de Riesgos
* Ficha Tecnica del Proceso * Creación, Actualización y Control de la
Informacion Documental.

RESPONSABLES DEL PROCESO

Todo el Personal de la Empresa en especial el Responsable del Calidad

ENTRADA DEL PROCESO SALIDA DEL PROCESO

Propuesta de creación, Modificación y derogación del Sistema de Documentos Actualizados, Controlados y Dispuestos para cad
Gestión Integral Gestión

PROCESOS RELACIONADOS
En general, estan relacionados todos los procesos de los que surgen documentos que es preciso controlar.

RECURSOS / NECESIDADES
* Listado Maestro de Documentos. * Acceso a Internet.
* Sistemas Tecnologicos de Archivo. * Archivos Fisicos

REGISTROS Y ARCHIVOS
Documentos Originales Archivos
Documentos De Gestión de SST. Medios Magneticos

INDICADORES
NOMBRE FORMULA

N° de consultas efectivas / N° de Consultas solicitadas

* Recuperación de los documentos en el archivo Central X 100

N° de Procesos donde se ha identificado el uso de documen

* Control de Información Documentada del SGI obsoletos / N° total de Procesos en ejecución X

N° de transferencias ejecutadas / N° de transferencia

* Transferencia de archivos a Medios magneticos programadas X 100
 DOCUMENTOS APLICABLES
* Procedimiento Control de Documentos y Registro del Sistema de Gestión.
* Procedimiento Creación, Actualización y Control de la Información.
* Procedimiento Preservación
Documental.
* Procedimiento Disposición Final de Documentos.
* Procedimiento de Limpieza Documental
 GESTIÓN DOCUMENTAL

FICHA #

Gestión Interado (SGI). De la Empresa

.
* Disposición Final del

de Riesgos
ación, Actualización y Control de la

LIDA DEL PROCESO

os, Controlados y Dispuestos para cada

o controlar.

* Archivos Fisicos

Archivos
Medios Magneticos

FORMULA

s / N° de Consultas solicitadas
X 100

se ha identificado el uso de documentos

otal de Procesos en ejecución X 100

ejecutadas / N° de transferencias
ogramadas X 100
CODIGO DOCUMENTADO