UPC-004.21-LPEZ-2013-1500-2011 - II - 2 DIPLOMADO

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO CIBERTEC
DIPLOMADO EN GESTIÓN E INNOVACIÓN DE LAS
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO DE
PRODUCTOS PARA PYMES
Proyecto de Tecnología de Información que, como parte del
Diplomado EN GESTIÓN E INNOVACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN, PRESENTAN los alumnos
STEPHANY LÓPEZ MONTAÑEZ
FABIAN GELDRES DEL CARPIO
PARA OBTENER EL TÍTULO DE TÉCNICO EN
COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA
ASESOR: Pablo Noriega Escobedo
San Isidro, diciembre de 2011

ÍNDICE
Pág.
Introducción 3
1. Diagnóstico 5
2. Justificación 8
3. Descripción de Proyecto 9
4. Detección de la Oportunidad 9
4.1 Objetivos 9
4.2 Ventaja comparativa 10
4.3 Alcance 11
5. Ubicación 12
6. Institución responsable del proyecto 13
7. Beneficiarios directos e indirectos 13
8. Metas, resultados y efectos esperados del proyecto 13
9. Proyecto 14
9.1 Administración del proyecto 14
9.2 Evaluación tecnológica 17
9.3 Flujo de caja neto (FCN) 92
9.4 Financiamiento 94
10. Conclusiones 95
Anexos 96
2
INTRODUCCIÓN
Hoy en día, las PYMES son un segmento muy importante en el mercado
peruano al igual que las grandes empresas. Estas organizaciones manejan su
información de una manera no sistematizada y controlan el ingreso y salida de
forma manual, lo que trae como consecuencia que la ejecución de sus
operaciones realizadas sea lenta, tediosa y poco confiable.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios,
de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma.
El actual proyecto consiste en un estudio detallado con la finalidad de
desarrollar un sistema computadorizado de inventario que permita mejorar
dicho proceso en las PYME.
Al proceder con la sistematización de la información relacionada con dicho
proceso se minimizarán las fallas detectadas en cuanto a la cantidad de trabajo
al realizarse más rápido y con mayor seguridad por medio del sistema
computadorizado y conocer al final del período contable un estado confiable de
la situación económica de los productos de la empresa.
Para el análisis y diseño de sistemas de este proyecto se utilizará la
herramienta UML. El diseño del “sistema de Control de Inventario de Productos
para PYMES” será confeccionado en Rational Unified Process (RUP). Este
3
último es una herramienta de ingeniería de software asistida por un
computador. Además, la implementación del sistema será basado bajo la
tecnología Java Standard Edition (JSE).
DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO DE PRODUCTOS
PARA PYMES
1. DIAGNÓSTICO
A. Análisis del Entorno
4
a) Social:
I. Para enfrentar a la competencia externa algunas empresas
grandes y medianas, con el objeto de reducir costos, han
recurrido a proveedores y subcontratistas de la pequeña y
mediana empresa, promoviendo la formación de nuevas
empresas y reforzando las ya existentes.
II. En el Perú las PYMES generan un 80% de empleo, sea formal
o informal.
b) Económico:
I. La Fundación Fogapi1 otorgó 81,542 garantías en sus diversas
modalidades a las micro y pequeñas empresas.
II. El rápido crecimiento de las Cajas Municipales de Ahorro y
Crédito en el Perú son de gran aporte para las PYMES ya que
promueven su desarrollo.
c) Político:
I. La reducción del Estado, la simplificación de trámites (con
importantes limitaciones para el caso de las municipalidades
que todavía obstaculizan la creación de empresas), la
adecuación de leyes y la desregulación en general, como en
1
Fondo de Garantía para préstamos a la Pequeña Industria, encargada de otorgar garantías a
la Pequeña y Micro Empresa, persona natural o jurídica, para su acceso al financiamiento.
5
los casos de la SUNAT con el Régimen Único Simplificado
(RUS), permitirían un entorno más libre para la realización de
los negocios para las pequeñas y medianas empresas.
d) Tecnológico
I. El ingreso de maquinaria exportada al Perú son de gran ayuda
para las pequeñas y medianas empresas.
II. Las empresas dedicadas al desarrollo de software, son de gran
aporte para las PYMES, ya que permiten mejorar los procesos
internos de dichas empresas.
6
B. Análisis FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Su capacidad para emplear mano de obra poco calificada, durante las
fases iniciales de los procesos de industrialización, las convierte en Existen asociaciones que apoyan a las PYMES con créditos financieros.
factores de estabilidad social
La mayor parte de las grandes empresas se valen de empresas
Contribuyen a democratizar el capital y a distribuir regionalmente el subcontratadas menores para realizar servicios u operaciones que de
ingreso, porque están menos concentradas en las áreas industriales. estar incluidas en el tejido de la gran corporación redundaría en un
aumento de coste.
Actualmente las PYMES se han beneficiado con la apertura de
mercados que se han logrado gracias a los acuerdos comerciales
Las PYMES son agentes activos que responden con mayor flexibilidad
suscritos por Perú, lo que ha permitido incrementar sosteniblemente las
que las grandes empresas a los cambios del entorno, especialmente de
exportaciones peruanas y ser uno de los pilares de su creciemiento
la demanda.
económico, generando empleos y mejorando la competitividad,
constituyendo en la base empresarial mas importante del país.
El Sistema de Control de Inventario de Productos para PYMES
Las PYMES pueden supervisar fácilmente la productividad de los
beneficiará a estas empresas en el mejor manejo de sus productos
empleados y, como consecuencia, ajustar las remuneraciones.
dentro del almacén.
Como las PYMES son organizaciones sencillas y sus procesos de

producción se acercan al taller y se alejan de los flujos continuos
intensivos en capital, pueden elaborar rápidamente los productos que el
mercado o las empresas más grandes necesiten; de esta forma, actúan
como amortiguadores que absorben las variaciones de la demanda.
Pueden realizar productos individualizados en contraposición con las
grandes empresas que se enfocan más a productos más
estandarizados.
La mayor ventaja de una PYME es su capacidad de cambiar
rápidamente su estructura productiva en el caso de variar las
necesidades de mercado, lo cual es mucho más difícil en una gran
empresa, con un importante número de empleados y grandes sumas de
capital invertido.
DEBILIDADES AMENAZAS
La carencia de personal calificado y con visión estratégica basada en el
Existe competencia muy agresiva en el mercado peruano.
conocimiento de lo que ocurre en su entorno.
Los pequeños empresarios no conocen, generalmente, la situación de Las PYMES extranjeras que ofrecen sus productos en el territorio
sus empresas, porque sus sistemas de planificación y control están nacional con grandes ventajas en lo relacionado a la calidad y servicio,
poco desarrollados. son una gran amenaza para las PYMES peruanas.
Una de las principales debilidades de las PYMES es mercadeo. El El acceso a mercados tan específicos o a una cartera reducida de
empresario a cargo de una PYME desconoce que quieren, donde están, clientes aumenta el riesgo de quiebra de estas empresas, por lo que es
quiénes son los clientes y por qué le compran. importante que estas empresas amplíen su mercado o sus clientes.
La PYMES no tiene, en la mayoría de los casos, estrategias de
planificación financiera o fiscal, y sus sistemas de administración son
deficientes, lo que constituye otro obstáculo para acceder a crédito
bancario.
Las empresas pequeñas tienen más dificultad de encontrar financiación
a un coste y plazo adecuados debido a su mayor riesgo.
7
Después del análisis realizado se llegó a la conclusión que las PYMES son
actualmente empresas de gran trascendencia dentro del mercado empresarial,
puesto que son las que más producen y las que más empleos genera, a razón
de que los empleadores obtiene mayores y mejores beneficios por acogerse a
este sistema especial, permitiéndoles acceder a dichos centros sin contar con
grandes carreras o preparaciones profesionales.
Las PYMES llegan a ocupar el 91.5% del total de empresas en el Perú. Esta es
una oportunidad de inversión para las empresas encargadas al desarrollo de
software, ya que podrán implementar sistemas en áreas carentes de personal
calificado como por ejemplo logística, contabilidad, etc.
2. JUSTIFICACIÓN
A partir del análisis desarrollado se determinó que las PYMES carecen
de personal calificado para poder llevar de una manera adecuada el
control de los procesos administrativos dentro de la empresa. Además,
carecen de sistemas que la apoyen para realizar dichas tareas.
Este software permitirá tener una visión general de cómo se lleva el
manejo del inventario en la empresa, ya que se podrá conseguir la
información necesaria sobre el stock de los productos, controlar la
entrada y salida de la mercadería, etc.
8
3. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
El sistema de control de inventarios de productos para PYME es una
solución que permitirá tener un mejor manejo del ingreso y salida de los
productos que se encuentran en el almacén, por lo que ayudará a
mantener una cantidad precisa del stock. Además el control de
inventarios servirá para satisfacer la demanda de los clientes de manera
efectiva y conocer los productos que tienen mayor y menor rotación.
4. DETECCIÓN DE LA OPORTUNIDAD
4.1 OBJETIVOS
A. Objetivo general
Diseñar un software que permita llevar un control actualizado al
100% de los productos existentes dentro del almacén de las
PYMES.
B. Objetivos específicos
a. Obtener información del proceso de inventario de cuatro
PYMES, en el plazo de dos semanas, a cargo de la institución
responsable del proyecto.
b. Presentar el 100% de los prototipos del sistema, con la
finalidad de verificar que la información obtenida sea la
correcta.
c. Elevar la eficiencia del control de productos dentro del
almacén en un 90% a cargo del usuario del sistema.
9
4.2 VENTAJA COMPARATIVA
10
4.3 ALCANCE
A. Dentro del alcance
i. El sistema estará desarrollado en el idioma español.
ii. El sistema permitirá registrar órdenes de compra, pedidos y
despacho de productos.
iii. El sistema actualizará el stock del almacén al aprobar una
orden de compra o una orden de despacho.
iv. El sistema permitirá elaborar un listado del stock de los
productos en almacén.
v. El sistema registrará los errores ocurridos durante su uso.
Cada error será registrado con un código, una descripción, la
fecha y la hora.
vi. Los reportes generados podrán ser exportados en Excel y
PDF.
vii. El sistema generará los reportes, solicitudes y órdenes con
un tiempo promedio de 4 segundos.
viii. El lenguaje empleado en el sistema respetará los términos
usados en el negocio.
ix. El sistema estará disponible las 24 horas del día, durante los
7 días de la semana.
x. La cuenta de usuario se bloqueará por un lapso de 30 minu
tos luego de 4 intentos fallidos, esto sirve para evitar el
11
ingreso de usuarios no autorizados.
xi. La recuperación del sistema en caso de algún problema no
deberá exceder los 15 minutos.
xii. El sistema será compatible con Linux, Windows XP y
Windows Seven.
xiii. El tiempo máximo para corregir una falla será de una
semana.
xiv. El sistema debe operar en cualquier computador que tenga
las siguientes características: memoria RAM superior a 128
MB, disco duro de 60 GB y procesador Pentium IV.
xv. La hora se mostrará constantemente en la interfaz del
sistema.
B. Fuera del alcance
i. El sistema no incluye los equipos ni las licencias de los
sistemas operativos2 que se necesiten para su
implementación.
5. UBICACIÓN
Este proyecto será implementado para PYMES especialmente en el
rubro comerciales por ejemplo centro comercial Gamarra, centro de
abarrotes, etc.
2
Si el sistema operativo Linux está fuera de costo de licencia.
12
6. INSTITUCIÓN RESPONSABLE DEL PROYECTO
El desarrollo del presente proyecto estará a cargo de los integrantes del
mismo.
7. BENEFICIARIOS DIRECTOS E INDIRECTOS
Los beneficiarios directos son los dueños y encargados del control de los
productos en la PYME, ya que podrán obtener un stock preciso y llevar
un mejor manejo de los productos que están en su almacén.
Los beneficiarios indirectos son los proveedores, ya que si el cliente
tiene un conocimiento exacto de los productos que están en su almacén,
solicitarán los recursos necesarios, por lo tanto la visita del proveedor
tomará menor tiempo y será más productiva.
8. METAS, RESULTADOS Y EFECTOS ESPERADOS DEL PROYECTO
El resultado de este proyecto es controlar los productos que se
encuentran en el almacén de manera eficaz, satisfaciendo las
necesidades del usuario. Por ejemplo, mantener actualizado el stock de
los productos que han sido retirados o ingresados en un determinado
tiempo, conocer el número exacto de los productos faltantes, etc.
Para lograr este resultado, se realizará la captura de requerimientos al
usuario final, esto será a través de entrevistas personales. De esta
manera sus necesidades serán satisfechas al 100%.
13
9. PROYECTO
9.1 ADMINISTRACIÓN DE ACTIVIDADES
A. Descripción de las actividades
A continuación el detalle de cada actividad:
a. Efectuar la reunión de proyecto a desarrollar: se realiza una reunión
con los integrantes del grupo para escoger el proyecto que se
desarrollará.
b. Determinar dos PYMES: durante la reunión de grupo se seleccionan
dos empresas de diez buscadas para la realización de entrevistas.
c. Realizar entrevistas a los involucrados: se decide hacer entrevistas a
los encargados de las PYMES para la toma de requerimientos.
d. Priorizar los requerimientos: después de las entrevistas realizadas y
la toma de requerimientos de cada empresa seleccionada, se
procede a ordenar los requerimientos según importancia del negocio.
e. Desarrollar el primer avance: se procede a realizar los puntos del
proyecto como: introducción, diagnóstico, justificación, descripción
del proyecto, objetivos, alcance, ubicación y flujo de caja neto.
f. Entregar el primer avance: se realiza la entrega del primer avance
hacia el asesor para la corrección del mismo.
g. Corregir el primer avance: después de la entrega del primer avance,
se realizan las correcciones indicadas por el asesor.
h. Desarrollar el segundo avance: se realizan los puntos faltantes del
proyecto, como por ejemplo: ventaja comparativa, institución
responsable del proyecto, beneficiarios directos e indirectos, metas,
resultados y efectos esperados del proyecto, evaluación tecnológica
14
(desarrollo del modelo del requerimiento, desarrollo del modelo de
análisis y desarrollo del modelo de diseño), financiamiento,
continuidad y sostenibilidad del proyecto y conclusiones. Asimismo,
se procede a realizar una revisión interna del proyecto por los
integrantes antes de la segunda entrega.
i. Entregar el segundo avance: se realiza la entrega del segundo
avance hacia el asesor para la corrección del mismo.
j. Corregir el segundo avance: después de la entrega del segundo
avance, se realizan las correcciones indicadas por el asesor.
k. Entregar el proyecto corregido: se realiza la entrega del proyecto
hacia el asesor para la respectiva corrección.
15
B. Diagrama
Diagrama de Gantt
16
9.2 EVALUACIÓN TECNOLÓGICA
A. Modelo de Requerimiento
a. ECU001 Registrar Pedido del Cliente
1. Breve Descripción
El caso de uso permite registrar una lista de productos que el
cliente solicita.
2. Actor
Vendedor
3. Flujo de Eventos
El caso de uso inicia cuando el actor selecciona la opción
“REGISTRAR PEDIDO DEL CLIENTE” del menú principal.
3.1 Flujo Básico
1. El sistema muestra la interfaz REGISTRAR PEDIDO
CLIENTE con los siguientes datos:
- Datos del pedido: ID. del pedido, fecha del pedido
- Datos del solicitante: RUC, razón social cliente y
dirección cliente.
- Lista de productos pre cargado: cantidad, código,
descripción, precio unitario y valor de venta.
- Resumen de mercadería solicitada: IGV y total.
- Además incluye las opciones: imprimir, grabar y
cancelar.
2. El sistema genera el número de pedido y captura la fecha
del sistema.
17
3. El sistema muestra como campos no editables el código,
descripción y precio unitario de la lista de productos con los
datos de los productos registrados.
4. El actor selecciona la opción “Buscar”.
5. El sistema incluye el caso de uso “Buscar Cliente”.
6. El actor ingresa en la lista de productos la cantidad de cada
producto que generara un pedido.
7. El sistema valida la cantidad ingresada.
8. El sistema calcula el valor de venta hallando el producto de
la cantidad y el precio unitario.
9. El sistema calcula el IGV y el total
10. El actor selecciona la opción “Grabar”.
11. El sistema valida los datos y graba el pedido del cliente.
12. El sistema muestra el mensaje: “Pedido Grabado”.
13. El actor selecciona la opción “Imprimir”.
14. El sistema procesa la impresión de la “Solicitud de Pedido
del Cliente”.
15. El actor selecciona la opción “Salir”.
16. El sistema muestra el mensaje: “Está seguro que desea
salir de la aplicación”.
17. El actor selecciona la opción “Si”.
18. El sistema cierra la interfaz y el caso de uso finaliza.
18
3.2 Flujos Alternativos
<Cantidad de mercadería inválida>
En el punto 7 del flujo básico, en caso de que la cantidad
ingresada no sea válida:
1. El sistema mostrará el mensaje: “La cantidad ingresada no
es válida, por favor verifique los datos”.
2. El caso de uso continúa en el punto 6 del flujo básico.
4. Precondiciones
4.1. El actor ha ingresado al sistema con su usuario y
contraseña.
4.2. El sistema debe contar por lo menos un producto
registrado.
4.3. El sistema debe contar por lo menos un cliente registrado.
5. Pos condiciones
5.1. En el sistema queda registrada la “Solicitud de Pedido del
cliente”.
6. Puntos de Extensión
En el punto 6 del flujo básico, el caso de uso extiende a “Buscar
Cliente”.
19
7. Prototipo
20
b. ECU002 Administrar Orden de Pedido del Cliente
El caso de uso permite administrar una orden de pedido solicitada
por los clientes para la entrega de la mercadería solicitada por los
mismos.
2. Actor
Jefe de Ventas
3. Flujo de Eventos
“ADMINISTRAR ORDEN DE PEDIDO DEL CLIENTE” en la
interfaz del menú principal.
3.1 Flujo Básico
1. El sistema muestra la interfaz ADMINSTRAR ORDEN DE
PEDIDO CLIENTE con los siguientes campos:
- Opciones: buscar, modificar, eliminar, regresar y salir.
- Filtros: número de orden pedido, razón social y fecha.
- Lista de órdenes: mostrará la cabecera nro. orden, razón
social, fecha de emisión, valor total y seleccionar.
2. El sistema captura la fecha del día.
3. El actor tiene la opción de buscar por nro. orden de pedido,
razón social o fecha.
5. El sistema busca los registros que coinciden con los datos
ingresados.
6. El sistema muestra los registros.
21
7. Si el actor hace clic en un registro de la lista el sistema
incluye el subflujo “Ver orden de pedido”.
8. Si el actor selecciona la opción “Modificar” el sistema
incluye el subflujo “Modificar orden de pedido”.
9. Si el actor selecciona la opción “Eliminar” el sistema incluye
el subflujo “Eliminar orden de pedido”.
11. El sistema regresa al “Menú Principal".
3.2 Subflujos
<Ver orden de pedido>
1. El actor selecciona la fila del registro que quiere visualizar.
2. El sistema muestra una pantalla superpuesta con los datos
de la orden seleccionada.
3. El caso de uso finaliza cuando el actor selecciona la opción
“Cerrar”.
<Modificar orden de pedido>
1. El actor selecciona la orden que desea modificar.
2. El actor selecciona la opción “Modificar”.
3. El sistema muestra la interfaz MODIFICAR ORDEN DE
PEDIDO.
4. El actor modifica los campos deseados.
5. El actor selecciona la opción “Guardar”.
22
6. El sistema guarda la orden con los datos modificados y
muestra mensaje de confirmación: “Se modificaron los
datos correctamente”.
7. El actor selecciona la opción “Regresar”.
8. El sistema regresa a la interfaz principal.
<Eliminar orden de pedido>
1. El actor selecciona la orden que desea eliminar.
2. El actor selecciona la opción “Eliminar”.
3. El sistema muestra el mensaje: “¿Desea eliminar registro
seleccionado?”
4. El actor selecciona “Si”.
5. El sistema cambia de estado al registro a “Eliminado”.
6. El sistema actualiza la lista de órdenes de pedido.
<Campos incompletos>
1. En el subflujo Modificar Orden de Pedido, si el actor no
llena todos los campos solicitados. El sistema muestra el
mensaje: “Debe llenar todos los campos, por favor verifique
los datos”.
2. El caso de uso continúa en el punto 4 del subflujo Modificar
Orden de Pedido.
23
4. Precondiciones
4.1. El Jefe de Ventas ha iniciado sesión con su usuario y
contraseña en el sistema.
5. Prototipo
24
c. ECU003 Administrar Orden de Compra
El caso de uso permite administrar una orden de compra para la
solicitud de mercadería al proveedor.
2. Actor
Jefe de Almacén
3. Flujo de Eventos
“ADMINISTRAR ORDEN DE COMPRA” en la interfaz del menú
principal.
3.1 Flujo Básico
1. El sistema muestra la interfaz ADMINISTRAR ORDEN DE
COMPRA con los siguientes campos:
- Opciones: buscar, liberar, revertir y salir.
- Filtros: razón social y fecha.
- Lista de órdenes: mostrará la cabecera código, razón
social, fecha, total modificar y eliminar.
3. El sistema carga lista de órdenes.
4. El actor tiene la opción de buscar por razón social o fecha.
ingresados.
25
8. Si el actor hace clic en algún registro de la lista el sistema
incluye el subflujo “Ver orden de compra”.
incluye el subflujo “Modificar orden de compra”.
10. Si el actor selecciona la opción “Eliminar” el sistema
incluye el subflujo “Eliminar orden de compra”.
11. Si el actor selecciona la opción “Liberar” el sistema incluye
el subflujo “Liberar orden de compra”.
12. Si el actor selecciona la opción “Revertir” el sistema
incluye el subflujo “Revertir orden de compra”.
14. El sistema regresa al “Menú Principal”.
3.2 Subflujos
<Ver orden de compra>
“Cerrar”.
<Modificar orden de compra>
1. El actor selecciona la opción “Modificar” de un determinado
registro.
COMPRA.
26
3. El actor modifica los campos
5. El sistema guarda la orden compra.
7. El sistema regresa a la Interfaz principal.
<Eliminar orden de compra>
1. El actor selecciona la opción “Eliminar” de un determinado
registro.
2. El sistema muestra el mensaje “¿Desea eliminar registro
seleccionado?”.
5. El sistema actualiza la lista de órdenes.
<Liberar orden de compra>
1. El actor selecciona la el registro que desea Liberar
2. El actor selecciona la opción “Liberar”
3. El sistema muestra el mensaje “¿Desea liberar registro(s)
seleccionado(s)?”
4. El actor selecciona “Si”
5. El sistema cambia de estado “Pendiente” a “Liberado”
6. El sistema actualiza la lista de órdenes
27
<Revertir orden de compra>
1. El actor selecciona la el registro que desea Revertir
2. El actor selecciona la opción “Revertir”
3. El sistema muestra el mensaje “¿Desea revertir registro(s)
seleccionado(s)?”
4. El actor selecciona “Si”
5. El sistema cambia de estado “Liberado” a “Pendiente”
6. El sistema actualiza la lista de órdenes
4. Precondiciones
4.1 El Jefe de Almacén ha iniciado sesión con su usuario y
5. Prototipo
28
d. ECU004 Generar Orden de Compra
El caso de uso permite generar una orden de compra para la
solicitud de los productos al proveedor.
2. Actor
Jefe de Almacén
3. Flujo de Eventos
“GENERAR ORDEN DE COMPRA” en la interfaz del menú
principal.
3.1 Flujo Básico

1. El sistema muestra la interfaz GENERAR ORDEN DE
COMPRA con los siguientes campos:
- Datos de la compra: número de orden compra y fecha.
- Datos del solicitante: razón social y número de RUC.
- Datos del proveedor: razón social, número de RUC,
dirección, e-mail y teléfono.
- Datos de los productos: código, nombre, precio unitario,
cantidad, valor de venta.
- Además, el sistema mostrará las opciones generar,
imprimir, buscar, regresar y salir.
3. El sistema carga el nro. de orden de compra.
4. El actor carga la razón social del solicitante y el número de
RUC.
29
5. El actor selecciona la opción “Buscar” para la búsqueda
del proveedor.
6. El sistema incluye el caso de uso “Buscar Proveedor”.
7. El sistema muestra los datos del proveedor: razón social,
número de RUC, dirección, e-mail y teléfono.
8. El actor coloca la cantidad de los productos
respectivamente.
9. El actor selecciona los productos que desea solicitar al
proveedor.
10. El actor selecciona la opción “Generar”.
11. El sistema valida los campos.
12. El sistema guarda la orden de compra con su detalle.
13. El sistema muestra el mensaje: “Orden de Compra
grabada correctamente”.
14. El actor selecciona la opción “Imprimir”.
15. El sistema procesa la impresión de la orden de compra.
17. El sistema muestra el mensaje: “¿Está seguro que desea
salir de la aplicación?”.
30
<Cantidad Incorrecta>
1. En el punto 8 del flujo básico, si la cantidad ingresada es
incorrecta el sistema muestra el mensaje: “Cantidad
ingresa incorrecta, por favor corregir”.
2. El caso de uso continúa en el punto 7 del flujo básico.
<Proveedor no existe>
1. En el punto 6 del flujo básico, si el proveedor a buscar no
se encuentra en a base de datos, el sistema muestra el
mensaje: “Proveedor No Existe”.
2. El caso de uso finaliza.
4. Precondiciones
4.1. El Jefe de Almacén ha iniciado sesión con su usuario y
4.2. Lista de proveedores disponibles.
5. Pos condiciones
En el sistema queda registrada la orden de compra.
31
6. Prototipo
32
e. ECU005 Administrar Orden de Despacho
El caso de uso permite administrar una orden de despacho para la
entrega de los pedidos solicitados por los clientes.
2. Actor
Jefe de Almacén
3. Flujo de Eventos
“ADMINISTRAR ORDEN DE DESPACHO” en la interfaz del menú
principal.
3.1 Flujo Básico
1. El sistema muestra la interfaz ADMINISTRAR ORDEN DE
DESPACHO con los siguientes campos:
- Opciones: generar, buscar, modificar, eliminar, regresar
y salir.
- Filtros: número de orden despacho, razón social y fecha
de emisión.
- Lista de órdenes: mostrará la cabecera número de
orden, razón social, fecha de emisión, valor total,
dirección y seleccionar.
3. El actor tiene la opción de buscar por nro. orden de
despacho, razón social o fecha.
33
ingresados.
7. Si el actor selecciona la opción “Ver” el sistema incluye el
subflujo “Ver orden de despacho”.
incluye el subflujo “Modificar orden de despacho”.
el subflujo “Eliminar orden de despacho”.
3.2 Subflujos
<Ver orden de despacho>
“Cerrar”.
<Modificar orden de despacho>
1. El actor selecciona la orden que desea modificar.
2. El actor selecciona la opción “Modificar”.
DESPACHO.
4. El actor modifica los campos deseados.
34
6. El sistema guarda la orden con los datos modificados y
muestra mensaje de confirmación: “Se modificaron los
datos correctamente”.
8. El sistema regresa a la Interfaz principal.
<Eliminar orden de despacho>
1. El actor selecciona la orden que desea eliminar.
seleccionado?”
5. El sistema cambia de estado del registro a “Eliminado”.
6. El sistema actualiza la lista de órdenes de despacho.
<Campos incompletos>
1. En el subflujo modificar, si el actor no llena todos los
campos solicitados el sistema muestra el mensaje: “Debe
llenar todos los campos, por favor verifique los datos”.
2. El caso de uso continúa en el punto 4 del subflujo Modificar
Orden de Despacho.
4. Precondiciones
35
5. Prototipo
36
f. ECU006 Consultar Stock Almacén
1. Breve descripción
El caso de uso permite al actor verificar que la mercadería se
encuentre registrada.
2. Actores
Jefe de Ventas y Jefe de Almacén.
3. Flujo de Eventos
El caso de uso se inicia cuando el actor selecciona la opción
“Consultar Stock” en la interfaz del menú principal.
3.1. Flujo Básico
1. El sistema muestra la interfaz CONSULTAR STOCK con
los siguientes datos:
- Última fecha de actualización.
- Opciones: buscar, generar orden de compra y regresar.
- Datos de filtrado: producto, stock menor a y stock mayor
a.
- Lista de stock con los datos: código, descripción,
unidad, stock, stock mínimo, precio compra, precio
venta y una opción para seleccionar el registro.
1. El actor ingresa los datos de filtrado que vea conveniente.
3. El sistema obtiene los registros que coincidan con los
datos ingresados.
4. El sistema muestra una lista con los registros
encontrados.
37
5. El caso de uso finaliza cuando el actor seleccione la
opción “Regresar”.
4. Precondiciones
El actor ha iniciado sesión en el sistema.
5. Puntos de extensión
En el punto 5 del flujo básico, el caso de uso se extiende al caso
de uso “Generar Orden de Compra”.
6. Prototipo
38
g. ECU007 Buscar Cliente
El caso de uso permite al actor buscar clientes y recuperar sus
datos como código, nombre, etc.
2. Actor
Vendedor
3. Flujo de Eventos
El caso de uso inicia cuando es invocado del caso de uso base.
3.1 Flujo Básico
1. El sistema muestra la interfaz BUSCAR CLIENTE con los
siguiente campos :
- Opciones: buscar, aceptar y salir.
- Campos de filtrado: RUC, razón social y dirección
- Lista de clientes encontrados con los campos código,
razón social, dirección y seleccionar.
2. El actor ingresa el RUC, nombre o dirección del cliente a
buscar.
ingresados.
6. El actor selecciona un cliente.
7. El actor selecciona la opción “Aceptar”.
8. El sistema carga los datos en la interfaz que invocó el caso
de uso y finaliza el caso de uso.
39
4. Precondiciones
Lista de clientes disponible.
5. Prototipo
40
h. ECU008 Buscar Proveedor
El caso de uso permite al actor buscar proveedor y recuperar sus
datos como código, nombre, precio, etc.
2. Actor
Jefe de Almacén
3. Flujo de Eventos
El caso de uso inicia cuando es invocado del caso de uso base.
3.1 Flujo Básico
1. El sistema muestra la interfaz BUSCAR PROVEEDOR en
esta se muestran los datos de todos los proveedores con
su razón social, número de RUC, dirección, e-mail,
teléfono y seleccionar. Además los campos: razón social,
número de RUC, dirección, e-mail, teléfono del proveedor.
Incluye las opciones buscar, aceptar y salir.
2. El actor ingresa la razón social o número de RUC del
proveedor a buscar.
ingresados.
6. El actor selecciona un proveedor.
7. El actor selecciona la opción “Aceptar”.
8. El sistema carga los datos en la interfaz que invocó el
caso de uso y finaliza el caso de uso.
41
<Proveedor no existe>
En el paso 6 del flujo básico, si el sistema no encuentra
ningún proveedor por el criterio de búsqueda:
1. El sistema muestra el mensaje: “Proveedor no existe, datos
incorrectos”.
2. El caso de uso continúa en el paso 3 del flujo básico o
selecciona la opción “Salir”.
4. Precondiciones
Lista de proveedores disponible.
5. Prototipo
42
i. ECU009 Mantener Producto
El caso de uso permite al jefe de almacén mantener los productos
existentes, según su necesidad. De esta manera, éste puede
agregar, modificar o eliminar los productos que prefiera.
2. Actor
Jefe de Almacén
3. Flujo de Eventos
“Mantener Producto” en la interfaz del menú principal.
3.1 Flujo Básico
1. El sistema muestra la interfaz MANTENER PRODUCTO
con los siguientes datos: código, nombre, abreviatura y
proveedor. Además incluye las opciones: agregar,
modificar, eliminar, aceptar y salir.
2. El actor procede a ingresar los datos correspondientes del
producto.
3. Si el actor elige la opción “Agregar” el sistema incluye el
subflujo “Agregar producto”.
4. El actor selecciona el producto a modificar.
5. El sistema carga los datos correspondientes en los
respectivos campos.
incluye el subflujo “Modificar producto”.
7. El actor selecciona el producto a eliminar.
43
el subflujo “Eliminar producto”.
9. Si el actor selecciona la opción “Salir”.
10. El sistema cierra la interfaz, regresa al “Menú Principal” y
finaliza el caso de uso.
3.2 Subflujos
<Agregar producto>
1. El actor ingresa los datos del producto.
2. El actor presiona la opción “Aceptar”.
3. El sistema válida los datos ingresados.
4. El sistema genera un nuevo código de producto.
5. El sistema graba, en la base de datos, un nuevo registro de
producto y muestra el mensaje: “Código de producto: 001”.
6. El actor cierra la interfaz MANTENER PRODUCTO y
regresa a la interfaz del “Menú Principal” con la lista de
productos actualizada y el subflujo finaliza.
<Modificar producto>
1. El sistema carga los datos del producto en los respectivos
campos.
2. El actor modifica los datos necesarios.
3. El actor presiona la opción “Aceptar”.
4. El sistema valida los datos ingresados del producto.
5. El sistema actualiza el registro del producto en la base de
datos y muestra el mensaje: “Producto actualizado
correctamente”.
44
regresa a la interfaz del “Menú Principal” con la lista de
productos actualizada y el subflujo finaliza.
<Eliminar producto>
1. El actor selecciona el producto que desea eliminar.
seleccionado?”
6. El sistema actualiza la lista de productos.
regresa a la interfaz del “Menú Principal”.
<Datos inválidos del subflujo “Agregar Producto”>
En el paso 3 del subflujo agregar producto, si los datos
ingresados del producto son nulos o inválidos el sistema
muestra el mensaje: “Se ha encontrado datos inválidos del
producto” y el subflujo continúan en el paso 1.
<Datos inválidos del subflujo “Modificar Producto”>
En el paso 4 del subflujo modificar producto, si los datos
ingresados del producto son nulos o inválidos el sistema
45
muestra el mensaje: “Se ha encontrado datos inválidos del
producto” y el subflujo continúan en el paso 1.
<Producto ya existe>
En el paso 4 del subflujo agregar producto, si el sistema
detecta que el producto ya existe muestra el mensaje:
“Producto ya existe” y el subflujo finaliza.
4. Precondiciones
4.2. La lista de productos disponible.
5. Pos condiciones
5.1. En el sistema queda registrado el nuevo producto.
5.2. En el sistema queda actualizado el registro de producto.
6. Prototipo
46
j. Identificación de actor
Jefe de Almacen Jefe de Ventas

Vendedor
k. Diagrama de Caso de Uso
Mantener Producto
Administrar Orden de Despacho
Jefe de Almacen Consultar Stock de Almacen
Generar Orden de Compra
Administrar Orden de Compra
Administrar Orden de Pedido del Cliente

Jefe de Ventas
Registrar Pedido del Cliente
Vendedor
47
B. Modelo de Análisis
a. Arquitectura de Análisis
Mantener Producto
Administrar Orden de Despacho
Jefe de Almacen Consultar Stock de Almacen
<<extend>>
Generar Orden de Compra

<<include>>
Administrar Orden de Compra
Buscar Proveedor
Administrar Orden de Pedido del Cliente

Jefe de Ventas
Buscar Cliente
<<include>>
Registrar Pedido del Cliente
Vendedor
b. Realización de Casos de Uso
48
i. CUS01 – Registrar Pedido del Cliente
1. Realización de Caso de Uso
2. Diagrama de Clases de Análisis
49
3. Diagrama de Comunicación Flujo Básico
50
4. Diagrama Comunicación Flujo Alterno Mercadería invalida
ii. CUS02 – Administrar Orden Pedido del Cliente
51
2. Diagrama de Clases
52
iii. CUS03 – Administrar Orden de Compra
53
3. Diagrama de Comunicación Flujo básico
54
4. Diagrama de comunicación Sub flujo Eliminar
55
5. Diagrama de Comunicación Subflujo Liberar
56
6. Diagrama de Comunicación Sub Flujo Modificar
57
7. Diagrama de Comunicación Sub Flujo Revertir
58
8. Diagrama de comunicación Sub Flujo Ver
59
iv. CUS04 - Generar Orden de Compra
60
61
v. CUS05 -Administrar Orden de Despacho
62
63
64
4. Diagrama de Comunicación Sub Flujo Generar
65
5. Diagrama de Comunicación Sub Flujo Ver
66
67
7. Diagrama de Comunicación Sub Flujo Eliminar
68
vi. CUS06-Consultar Stock Almacén
69
70
vii. CUS07 – Buscar Cliente
71
72
viii. ECUS08-Buscar Proveedor
1. Realización de caso de uso
2. Diagrama de clases
73
3. Diagrama de comunicación flujo básico
74
ix. ECUS009- Mantener Producto
75
76
4. Diagrama de Comunicación Sub Flujo Agregar
77
78
6. Diagrama de Comunicación Sub Flujo Eliminar
79
C. Modelo de Diseño
a. Capa de Aplicación
b. Realizaciones
i. Caso de uso Registrar Pedido Cliente
1. Realización de diseño de caso de uso
80
2. Diagrama de clase de diseño
81
3. Flujo Básico
82
83
83
84
85
ii. Buscar Cliente
1. Realización de Diseño
86
2. Diagrama de Clases de diseño
87
3. Flujo Básico
88
iii. Buscar Proveedor
1. Realización de Diseño
89
2. Diagrama de Clases de diseño
90
3. Flujo Básico
91
9.3 FLUJO DE CAJA NETO
A continuación se detalla los rubros principales para la evaluación económica
del proyecto:
- Inversión y gastos pre-operativos: la compra de computadoras personales y
pago al personal.
- Ingresos operativos: dicho proyecto genera los ingresos a partir de un año
después de su elaboración.
- Costos de producción: se solicitó un préstamo del 30% de costo del
proyecto.
- Gastos operativos: incluye los gastos de luz y pago al personal.
A continuación, se presenta el cuadro correspondiente:
92
FLUJO DE CAJA NETO
CONCEPTOS / AÑOS 0 1 2 3 4 5
A.- INGRESOS TOTALES 0 25.000,00 100.000,00 225.000,00 400.000,00 625.000,00

Número de clientes 5 10 15 20 25
Unidades por año 5 10 15 20 25
Precio unitario 1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00
Precio anual 5.000,00 10.000,00 15.000,00 20.000,00 25.000,00
Ingresos por ventas 25.000,00 100.000,00 225.000,00 400.000,00 625.000,00
Otros ingresos y valor de rescate 0 0 0 0 0
B.- EGRESOS TOTALES 13.520,00 4.560,00 4.560,00 4.560,00 8.960,00 4,560.00

Compra de activos, locales y otras inversiones 4.400,00 0,00 0,00 0,00 4.400,00 0,00
Costo variable total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Materias primas, insumos y otros 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Personal en el proceso productivo 8.000,00 4.000,00 4.000,00 4.000,00 4.000,00 4.000,00
Gastos administrativos, de ventas y generales 1.120,00 560,00 560,00 560,00 560,00 560,00
C.- FLUJO DE CAJA NETO* -13.520,00 20.440,00 95.440,00 220.440,00 391.040,00 620.440,00
D.- FLUJO DE CAJA ACUMULADO* -13.520,00 6.920,00 102.360,00 322.800,00 713.840,00 1.334.280,00
(*) Antes de gastos financieros e impuestos

(**) Ver Anexo 1 para el detalle de flujo de caja
93
9.4 FINANCIAMIENTO
Este proyecto será financiado por los integrantes del mismo. Los recursos
principales a utilizar para este proyecto son capital humano, computadoras
personales, luz, gastos de capacitación.
 3.888,00   9.072,00 
CMCP    * 0.3    * 0.21
 13.520,00   13.520,00 
CMCP = 23.7%
Se considera una tasa bancaria correspondiente al 21% del Banco
Interamericano de Finanzas del día 18 de Noviembre del 2011.
9.5 CONTINUIDAD Y SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO
Valor Actual Neto:
  13.520,00   20.440,00   95.440,00   39.1040,00   62.0440,00 

VAN     
0 
  
1
  
2 
  
3

4 
 (1  0.237)   (1  0.237)   (1  0.237)   (1  0.237)   (1  0.237) 
VAN  563.062,92
Tasa Interna de Retorno:
TIR = 341%
94
10. CONCLUSIONES
- Durante el desarrollo de este proyecto se determinó que las PYMES ocupan
un gran porcentaje del mercado peruano, por lo tanto invertir en este tipo de
empresas traerá consigo ingresos económicos.
- Asimismo, el uso de este sistema permitirá que las PYMES puedan manejar
gran cantidad de información respecto a la mercadería que ingresa y sale
del almacén.
- Finalmente, el sistema a desarrollar brindará una tranquilidad y satisfacción
del usuario porque permitirá obtener información precisa y ordenada en el
momento solicitado.
96
ANEXOS
97
Anexo 1
97
Justificación de los Egresos Totales
Para el desarrollo de este proyecto se determinó que la institución
responsable tendrá la participación económica del 30% de lo previsto. De
ese modo, el 70% restante será cubierto por socios de dicha institución con
una tasa de interés del 21%.
Institución Responsable (30%) 4.056,00

Socios/Terceros (70%) 9.464,00
Egresos Totales 13.520,00
98

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INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO CIBERTEC

DIPLOMADO EN GESTIÓN E INNOVACIÓN DE LAS

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO DE

PRODUCTOS PARA PYMES

Proyecto de Tecnología de Información que, como parte del

Diplomado EN GESTIÓN E INNOVACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN, PRESENTAN los alumnos

STEPHANY LÓPEZ MONTAÑEZ

FABIAN GELDRES DEL CARPIO

PARA OBTENER EL TÍTULO DE TÉCNICO EN

ASESOR: Pablo Noriega Escobedo

San Isidro, diciembre de 2011

4.2 Ventaja comparativa 10

6. Institución responsable del proyecto 13

7. Beneficiarios directos e indirectos 13

8. Metas, resultados y efectos esperados del proyecto 13

9.1 Administración del proyecto 14

9.2 Evaluación tecnológica 17

9.3 Flujo de caja neto (FCN) 92

Hoy en día, las PYMES son un segmento muy importante en el mercado

peruano al igual que las grandes empresas. Estas organizaciones manejan su

información de una manera no sistematizada y controlan el ingreso y salida de

forma manual, lo que trae como consecuencia que la ejecución de sus

operaciones realizadas sea lenta, tediosa y poco confiable.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios,

de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma.

El actual proyecto consiste en un estudio detallado con la finalidad de

desarrollar un sistema computadorizado de inventario que permita mejorar

dicho proceso en las PYME.

Al proceder con la sistematización de la información relacionada con dicho

proceso se minimizarán las fallas detectadas en cuanto a la cantidad de trabajo

computadorizado y conocer al final del período contable un estado confiable de

la situación económica de los productos de la empresa.

Para el análisis y diseño de sistemas de este proyecto se utilizará la

herramienta UML. El diseño del “sistema de Control de Inventario de Productos

para PYMES” será confeccionado en Rational Unified Process (RUP). Este

computador. Además, la implementación del sistema será basado bajo la

tecnología Java Standard Edition (JSE).

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO DE PRODUCTOS

A. Análisis del Entorno

I. Para enfrentar a la competencia externa algunas empresas

grandes y medianas, con el objeto de reducir costos, han

recurrido a proveedores y subcontratistas de la pequeña y

mediana empresa, promoviendo la formación de nuevas

empresas y reforzando las ya existentes.

II. En el Perú las PYMES generan un 80% de empleo, sea formal

I. La Fundación Fogapi1 otorgó 81,542 garantías en sus diversas

modalidades a las micro y pequeñas empresas.

II. El rápido crecimiento de las Cajas Municipales de Ahorro y

Crédito en el Perú son de gran aporte para las PYMES ya que

I. La reducción del Estado, la simplificación de trámites (con

importantes limitaciones para el caso de las municipalidades

que todavía obstaculizan la creación de empresas), la

adecuación de leyes y la desregulación en general, como en

(RUS), permitirían un entorno más libre para la realización de

los negocios para las pequeñas y medianas empresas.

I. El ingreso de maquinaria exportada al Perú son de gran ayuda

para las pequeñas y medianas empresas.

II. Las empresas dedicadas al desarrollo de software, son de gran

aporte para las PYMES, ya que permiten mejorar los procesos

internos de dichas empresas.

Como las PYMES son organizaciones sencillas y sus procesos de

actualmente empresas de gran trascendencia dentro del mercado empresarial,