KONSEP PERENCANAAN

 Definisi Perencaan

# INDRA BASTIAN

Perencanaan adalah suatu proses yang tidak pernah berakhir. Apabila sebuah rencana telah
ditetapkan, maka dokumen menyangkut perencanaan terkait harus diimplementasikan

Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pengambilan keputusan tentang "apa
yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.

# DEACON

Perencanaan adalah upaya menyusun berbagai keputusan yang bersifat pokok, yang dipandang
paling penting dan yang akan dilaksanakan menurut urutannya guna mencapai tujuan yang telah
ditetapkan

# DRUCKER

Perencanaan adalah suatu proses yang diorganisasi dan dilaksanakan secara sistematis dengan
menggunakan pengetahuan yang ada sesuai keputusan yang telah ditetapkan bersama

# GOETZ

Perencanaan adalah kemampuan memilih satu kemungkinan dari berbagai kemungkinan yang
tersedia dan yang dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan.

# ANONIM

Perencanaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang disusun secara sistematis untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan diputuskan bersama

# GEORGE PICKETT & JOHN J. HANLON

Perencanaan adalah proses menentukan bagaimana mencapai suatu tujuan begitu tujuan itu
ditetapkan

# STONER

Perencanaan adalahproses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran
tadi

Perencanaan adalah proses menetapkan sasaran atau tujuan dan tindakan yang perlu untuk
mencapai tujuan (goal) tersebut
# CUNINGHAM

Perencanaan adalah menyelesi dan menghubungkan pengetahuan, fakta, imajinasi, dan asumsi
untuk masa yang akan datang dengan tujuan memvisualisasi dan emformulasi hasil yang
diinginkan, urutan kegiatan yang diperlukan, dan perilaku dalam batas-batas yang dapat diterima
dan digunakan dalam penyelesaian

# HUSEIN UMAR

Perencanaan merupakan kegiatan atau proses membuat rencana yang kelak dipakai perusahaan
dalam rangka melaksanakan pencapaian tujuannya

---Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat

strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.
Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat
berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana
yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan
rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka
waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap
anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk
mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

Tujuan

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama
adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial.
Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka
harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa
rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan,
sehingga kerja organisasi kurang efesien.

Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat
rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek
dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan
terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan
rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat
menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan
dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian
atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa
adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara
perencanaan dengan kinerja perusahaan.

Elemen perencanaan

Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).

Sasaran

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering
pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria
untuk mengukur suatu pekerjaan.

Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan
sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas.
Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas,
atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan
dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan.
Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil
hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.

Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya.
Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak
memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-
tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada
anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan
bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran
besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh
bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti
"tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan
kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu
(lihat gambar).
Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini,
sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh
karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka
capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan
meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan
pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang
cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya
kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan
sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar
formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.

Rencana

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan.
Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting
lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi
penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan
rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku diseluruh lapisan
organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari
anggota organisasi.

Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan
rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan
jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu
tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time
frame.

Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik.
Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak
mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%."
Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti
ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah
rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.
Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah
mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.

Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing.
Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya
adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun
2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut
berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.
KONSEP DASAR PERENCANAAN

Fungsi-fungsi manajemen

Konsep manajemen meliputi sekurang-kurangnya 4 (empat) fungsi, yaitu : fungsi

Perencanaan (Planning), fungsi Pengorganisasian (Organizing), Pengarahan (Leading) dan
Pengendalian (Controlling).

 Perencanaan (Planning)

Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan

untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan. Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan
dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai,
dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung jawab
atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai.

Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus
dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5W + 1 H, yaitu:
a.Tindakan apa yang harus dikerjakan (WHAT)
b. Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)
c. Dimanakah tindakan itu akan dilakukan (WHERE)
d. Bilamana tindakan itu dikerjakan (WHEN)
e. Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)
f. Bagaimana pelaksanaannya (HOW)
Dari serentetan pertanyaan tersebut di atas, dua masalah pokok adalah ‘What’ yang
mempersoalkan tujuan yang hendak dicapai dan ‘How’ yaitu bagaimana metode atau cara untuk
mencpai tujuan tersebut. Setelah kedua pertanyaan ini terjawab, maka barulah diteruskan dengan
tindakan-tindakan yang lain.

1. Pedoman Perencanaan

Karena sebuah rencana dibuat untuk kemudian dilaksanakan, maka penyusunannya harus
mengingat beberapa patokan atau pedoman utama, yakni:

Kemampuan

Kondisi dan situasi

Tanggung jawab

Kerjasama

Kemampuan
Perencanaan harus disesuaikan dengan kemampuan yang ada: sumber-sumber yang tersedia,
kamampuan tenaga pelaksana, sumber keuangan, bahan-bahan yang dimiliki, dan sebagainya.
Sebuah rencana yang dibuat tanpa mengingat kemampuan untuk mencapainya, maka mudah
kandas di tengah jalan.

Kondisi dan Situasi

Kondisi dan situasi masyarakat di mana sebuah usaha akan dilakukan perlu juga menjadi
pertimbangan. Termasuk dalam hal ini adalah kondisi sosial, ekonomi, budaya, dan sebagainya.
Misalnya kemampuan daya beli masyarakat dan kesenangan terhadap barang yang akan
diproduksi.

Tanggung Jawab
Perlu pula dipertimbangkan besar kecilnya tanggung jawab yang akan dipikul oleh masing-
masing petugas, baik terhadap organisasi maupun terhadap masyarakat (tanggung jawab sosial).
Apakah usaha tidak akan mengganggu kenyamanan masyarakat dan lingkungan.

Kerjasama
Yang juga harus dipertimbangkan adalah gambaran akan mudah tidaknya terjadi kerjasama yang
baik antara orang-orang yang menduduki bagian-bagian organisasi yang akan dijalankan.

Sifat Perencanaan

Kecuali beberapa faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam membuat perencanaan, maka
sebuah rencana yang baik harus memiliki sifat-sifat:
Rasional, artinya rencana dibuat berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang masak, sesuai
dengan kemampuan yang ada.
Luwes, atau fleksibel, artinya rencana dapat mudah menyesuaikan diri dengan
perubahan/perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi.
Di samping itu rencana harus dibuat secara terus-menerus dan berkesinambungan sesuai dengan
perubahan dan perkembangan masa. Artinya pada setiap jangka waktu tertentu perlu dievaluasi
dan diperbaiki.

3. Macam-macam Perencanaan
Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu:

Tingkatan manajemen

Jangka waktu

Daerah berlakunya

Materi perencanaan
3.1. Tingkatan Manajemen
Dari sudut tingakatan manajemen, kita mengenal:

3.1.1. Perencanaan Kebijaksanaan Dasar (policy Planning atau Administrative Planning), adalah
perencanaan yang memuat tentang garis besar kebijaksanaan (policy) dari seluruh kegiatan
organisasi. Perencanaan kebijaksanaan dasar ini dibuat oleh pimpinan pada tingkatan top
management atau manajemen puncak.

3.1.2. Perencanaan Program (Program Planning atau Managerial Planning), adalah perencanaan
untuk menterjemahkan kebijaksanaan dasar tersebut di atas ke dalam program-program untuk
dilaksanakan. Perencanaan program disusun oleh pimpinan atau manajemen menengah.

3.1.3. Perencanaan Operasional (Operational Planning), adalah perencanaan pada tingkat terakhir
yang dibuat oleh pimpinan tingkat rendah atau tingkat pertama untuk melaksanakan program
kerja di lapangan.

3.2. Jangka waktu

Dari sudut masa berlakunya sebuah rencana, atau berdasarkan tahapannya, kita mengenal:

3.2.1. Perencanaan jangka pendek, yang biasanya berlaku dalam satu, dua, tiga, empat, dan lima
tahun.
3.2.2. Perencanaan jangka panjang, yang biasanya dibuat untuk jangka waktu 10 tahun atau
lebih.
3.2.3. Perencanaan tahunan, yang dibuat untuk satu tahun dan merupakan program pelaksanaan
dari pada perencanaan jangka pendek.

3.3. Daerah berlakunya

Berdasarkan daerah berlakunya, kita mengenal perencanaan yang dibuat secara internasional
(antar bangsa), nasional (di dalam sebuah negara), regional (antar wilayah), dan lokal (daerah).
Di dalam tata pemerintahan di Indonesia, kita mengenal urutan sebagai berikut: nasional (pusat),
propinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan, dan sebagainya.

3.4. Materi Perencanaan

Berdasarkan materi perencanaan, kita mengenal bidang-bidang seperti: perencanaan keamanan
dan ketertiban, pendidikan, industri, kebudayaan, perdagangan, keuangan, tata kota, dan
sebagainya. Yang juga termasuk di dalam pembuatan rencana, tetapi adakalanya dipisahkan
menjadi bab tersendiri adalah masalah-masalah penyusunan budget (biaya), standar, dan program
atau acara kerja.
Sehingga secara lebih luas lagi sesungguhnya perencanaan dapat dirumuskan sebagai penetapan
tujuan, kebijaksanaan dasar, prosedur, budget, standar, dan program dari suatu organisasi.
Adapun kegiatannya meliputi: menetapkan peraturan-peraturan dan pedoman-pedoman
pelaksanaan tugas, menetapkan biaya dan pemasukan yang diharapkan serta rangkaian tindakan
yang akan dilakukan di masa depan.