PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

LAURA ALEJANDRA PABON SUAREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENSIZAJE SENA

FORMACION VIRTUAL Y A DISTANCIA
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1685098)
 CLASE DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de

información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la
facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

 Documento de Archivo:

Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una
entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

 Documento Electrónico:

Toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico.
También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo
el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
 Documento de Archivo
Son los determinados por el lugar
donde se encuentra toda la
Clases de
información producida o recibida por
Documentos una entidad pública o privada en
También se encuentran documentos
razón de sus actividades o funciones
electrónicos de archivos que cumplen su
documental, como son los archivos de
 El registro esta acogido en
un medio, cuya
información se hace
accesible a través de
símbolos implícitos en él.
 El contenido es
Diferencias inseparable de su medio o
soporte.
 Su valor probatorio se
mide por las
características de
autenticidad, entre ellas
la firma
 Es una constatación que
permite comprobar el
desarrollo de una
actuación administrativa.
Uso  Nos permite
comunicación, a otros
órganos o unidades de la
administración o a
terceros interesados, ya
sea personas jurídicas
públicas y privadas
personas jurídicas
naturales
Documento Electrónico
Son toda la información generada,
enviada, recibida, almacenada o
acumulada por medio electrónico.
acción durante todo el ciclo vital
gestión, central e histórico.
 Recoge información en un
medio cuyos símbolos solo
pueden ser leídos por un
ordenador
 Su contenido puede ser
separado de su soporte
original, para ser transferido
a otros.
 Su autenticidad depende del
hardware y software en el
cual fue creado, y esta solo
se podrá mantener si se
conserva en su estructura
original.
 Permite fácil acceso a la
información
 Controla el acceso a la
información por niveles de
seguridad y conservación a
largo plazo
Bibliografía:

https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Contenido/OVA/
d1_s2_MaterialF_2/utilidades/oa.pdf