INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Kepegawaian

2. Kode Jabatan :
3. Unit Kerja :
Eselon I :
Eselon II : Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber
Daya Manusia
Eselon III : Sekretaris
Eselon IV : Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian
4. Kedudukan Dalam :
Struktur Organisasi
SEKRETARIS

KASUBBAG UMUM DAN

KEPEGAWAIAN

Pengemudi Pengadministrasi Pengadministrasi

Umum Kepegawaian

5. Ikhtisar Jabatan
Menerima, mencatat, dan memproses data kepegawaian sesuai dengan prosedur
dan ketentuan yang berlaku dan membuat laporan pada data perubahan pegawai
untuk kelancaran pengadministrasian kepegawaian pada Badan Kepegawaian dan
Pengembangan Sumber Daya Mansia Kota Sukabumi
6. Uraian Tugas
1. Menerima dan mencatat data kepegawaian sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku untuk diproses lebih lanjut
1.1 Menghimpun data-data kepegawaian
1.2 Meneliti data-data kepegawaian
1.3 Mengarsipkan data-data kepegawaian
2. Memeriksa data kepegawaian sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku dalam rangka proses kepegawaian
2.1 Menyiapkan data kepegawaian
2.2 Meneliti data kepegawaian
2.3 Mengklasifikasikan data kepegawaian
3. Mengelompokkan data kepegawaian sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku untuk diproses lebih lanjut
3.1 Menyiapkan data kepegawaian secara lengkap
3.2 Menginventarisir pegawai sesuai dengan pangkat, golongan dan
jabatannya
3.3 Menginventarisir pegawai yang telah memenuhi persyaratan untuk
diusulkan kenaikkan ke jenjang yang lebih tinggi
4. Mengolah data usulan Kenaikan Gaji Berkala
4.1 Menyiapkan data pegawai yang akan naik Gaji berkala
4.2 Menyampaikan berkas surat kenaikan gaji berkala kepada Bidang
Kepegawaian
4.3 Menyampaikan surat Kenaikan gaji Berkala kepada Bidang Kepegawaian
5. Mengolah Data usulan Pegawai untuk Kenaikan Pangkat
5.1 Mendata Pegawai yang akan naik pangkat
5.2 Menyiapkan kelengkapan persyaratannya
5.3 Mengirimkan berkas kepada Bidang Kepegawaian
6. Menginventarisir Penilaian Prestasi Kerja Pegawai BKPSDM
6.1 Membuat formulir isian untuk para pejabat Eselon II,III, IV dan Pelaksana
6.2 Mengetik daftar isian ke dalam format SKP
6.3 Mendistribusikan format SKP yang telah diisi untuk ditandatangani oleh
Pegawai yang dinilai
6.4 Mengelola arsip SKP
7. Mengolah data usulan pegawai BKPSDM yang akan pensiun
7.1 Mendata pegawai yang akan pensiun
7.2 Menyiapkan berkas persyaratan pensiun
7.3 Meneliti berkas usulan pensiun
7.4 Mengetik Usulan pensiun
8. Mengolah data kepegawaian untuk pembuatan DUK dan Nominatif Pegawai
BKPSDM
8.1 Menyiapkan data pegawai untuk keperluan DUK dan Nominatif pegawai
8.2 Memerika data kepegawaian
8.3 Mengetik DUK dan Nominatif Pegawai
9. Mengolah data usulan pegawai BKPSDM yang telah memeuhi persyaratan akan
mendapatkan penghargaan Satya Lancana Karya Satya
9.1 Mendata PNS yang telah memenuhi persyaratan untuk diusulkan mendapat
penghargaan Satya Lancana
9.2 Meneliti berkas persyaratan untuk mendapatkan penghargaan Satya
Lancana
 9.3 Mengetik usulan PNS yang akan mendapatkan penghargaan Satyalancana
10. Mengolah data usulan pegawai BKPSDM yang akan melaksanakan cuti dan
mutasi
10.1 Menyiapkan berkas persyaratan utuk PNS yang akan mengajukan cuti dan
mutasi
10.2 Memverifikasi berkas persyaratan PNS yang akan mengajukan cuti dan
mutasi
10.3 Mengetik usulan PNS yang akan mengajukan cuti dan mutasi
11 Memeriksa dan mengkonsultasikan kendala yang timbul dalam pelaksanaan
proses data kepegawaian dengan pejabat yang berwenang dan terkait sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk penyelesaian masalah
11.1 Menghimpun data-data kepegawaian dan menelitinya
11.2 Melengkapi data-data kepegawaian
11.3 Melaksanakan konsultasi dan mohon arahan atasan untuk mengatasi dan
menyelesaikan masalah
12. Membuat laporan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada atasan sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai pertanggungjawaban
pelaksanaan tugas
12.1 Menghimpun data-data kepegawaian secara lengkap
12.2 Mengklasifikasikan data-data kepegawaian
12.3 Menyiapkan bahan-bahan yang akan dijadikan laporan kepegawaian
12.4 Menyusun laporan kepegawaian
13 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan
13.1 Menerima surat tugas
13.2 Melaksanakan tugas
13.3 Membuat laporan

7. Bahan Kerja
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1 Data dan informasi Penerimaan dan pencatatan data kepegawaian sesuai dengan
kepegawaian prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk diproses lebih lanjut
Pelaksanaan Hasil
Kegiatan
2 Data dan informasi Pemeriksaan data kepegawaian sesuai dengan prosedur dan
kepegawaian ketentuan yang berlaku dalam rangka proses kepegawaian
3 Data dan informasi Pengelompokan data kepegawaian sesuai dengan prosedur
kepegawaian dan ketentuan yang berlaku untuk diproses lebih lanjut
4 Data dan informasi Pemrosesan data Kenaikan Gaji berkala sesuai dengan
kepegawaian prosedur dan ketentuan yang berlaku
5 Data dan informasi Pemrosesan data Kenaikan Pangkat sesuai dengan prosedur
kepegawaian dan ketentuan yang berlaku
6 Data dan informasi Pemrosesan data inventarisir Penilaian prestasi kerja Pegawai
kepegawaian sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
7 Data dan informasi Pemrosesan data usulan pegawai yang akan pensiun sesuai
kepegawaian dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
8 Data dan informasi Pemrosesan pembuatan DUK dan Nominatif Pegawai sesuai
kepegawaian dengan prosedur dan ketentuan yang akan mendapat
penghaargaan Satya Lancanaan yang berlaku
9 Data dan informasi Pemrosesan data usulan Pegawai yang akan mendapat
kepegawaian penghargaan Satya Lancana sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku
10 Data dan informasi Pemrosesan data usulan cuti dan mutasi pegawai sesuai
kepegawaian dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
11 Data dan informasi Pemeriksaan dan pengkonsultasian kendala yang timbul dalam
kepegawaian pelaksanaan proses data kepegawaian dengan pejabat yang
berwenang dan terkait sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku untuk menyelesaian masalah
12 Pelaksanaan Hasil Pembuatan laporan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada
Kegiatan atasan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas kepegawaian
13 Disposisi pimpinan Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan

8. Perangkat/Alat Kerja
No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1 Prosedur yang Menerima dan Mencatat data kepegawaian sesuai dengan
ditetapkan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk diproses lebih lanjut

2 Prosedur yang Memeriksa data kepegawaian sesuai dengan prosedur dan

ditetapkan ketentuan yang berlaku dalam rangka proses kepegawaian
3 Prosedur yang Mengelompokan data kepegawaian sesuai dengan prosedur
ditetapkan dan ketentuan yang berlaku untuk diproses lebih lanjut
4 Prosedur yang Memproses data Kenaikan Gaji berkala sesuai dengan
ditetapkan prosedur dan ketentuan yang berlaku
5 Prosedur yang Memproses data Kenaikan Pangkat sesuai dengan prosedur
ditetapkan dan ketentuan yang berlaku
6 Prosedur yang Memproses data inventalisir Penilaian prestasi kerja Pegawai
ditetapkan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
7 Prosedur yang Memproses data usulan pegawai yang akan pensiun sesuai
ditetapkan dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
8 Prosedur yang Memproses pembuatan DUK dan Nominatif Pegawai sesuai
ditetapkan dengan prosedur dan ketentuan yang akan mendapat
penghaargaan Satya Lancanaan yang berlaku sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
9 Prosedur yang Memproses data usulan Pegawai yang akan mendapat
ditetapkan penghargaan Satya Lancana sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku
10 Prosedur yang Memproses data usulan cuti dan mutasi pegawai sesuai
ditetapkan dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
11 Prosedur yang Memeriksa dan Mengkonsultasikan kendala yang timbul dalam
ditetapkan pelaksanaan proses data kepegawaian dengan pejabat yang
berwenang dan terkait sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku untuk menyelesaikan masalah
12 Prosedur yang Membuat laporan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada
ditetapkan atasan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
kepegawaian
13 Disposisi Pimpinan Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan
pimpinan

9. Hasil Kerja
No Hasil Kerja Satuan Hasil
1 Data Kepegawaian Dokumen
2 Data kepegawaian Dokumen
3 Rekap data kepegawaian Dokumen
4 Dokumen usulan Kenaikan Gaji Berkala Dokumen
5 Dokumen usulan Kenaikan Pangkat Dokumen
6 Dokumen usulan Penilaian Prestasi Keja Pegawai Dokumen
7 Dokumen usulan pegawai pensiun Dokumen
8 DUK dan Nominatif Pegawai Dokumen
9 Dokumen usulan pegawai yang akan mendapatkan Dokumen
Satyalancana
10 Dokumen usulan cuti dan mutasi pegawai Dokumen
11 Dokumen kepegawaian Dokumen
12 Laporan hasil kegiatan Dokumen
13 Terlaksananya tugas kegiatan kegiatan

10. Tanggung Jawab

1. Keakuratan tertibnya data kepegawaian
2. Kelengkapan arsip data kepegawaian
3. Kesesuaian pelaksanaan tugas dengan perintah
11. Wewenang
1. Meminta, menerima dan mencatat data kepegawaian
2. Memberikan informasi kepada unit kerja terkait data kepegawaian
3. Menggunakan, mengumpulkan dan mengendalikan data kepegawaian

12. Korelasi Jabatan

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1 Eselon IV Badan Kepegawaian Konsultasi dan Arahan
dan Pengembangan
Sumber Daya Manusia
2 Eselon IV dan Pelaksana Badan Kepegawaian Koordinasi
dan Pengembangan
Sumber Daya Manusia
3 Pelaksana Pemerintah Kota Kerjasama
Sukabumi

13. Kondisi Lingkungan Kerja

No Aspek Faktor
1. Tempat Kerja Di Dalam Ruangan
2. Suhu Sedang
3. Udara Sejuk
4. Luas Ruangan Cukup Luas
5. Letak Depan
6. Pencahayaan Terang
7. Suara Hening
8. Keadaan Tempat Kerja Nyaman
9. Getaran Tidak Ada

14. Resiko Bahaya

No Fisik/Mental Penyebab
Tidak ada Tidak ada

15. Syarat Jabatan

15.1 Pangkat/Golongan Ruang Pengatur Muda – II/a
15.2 Kursus/Diklat
a. Perjenjangan
b. Teknis Pelatihan Administrasi Perkantoran
15.4 Pengalaman Kerja
15.5 Pengetahuan Kerja Pengetahuan tentang administrasi persuratan/ Tata
naskah surat
15.6 Keterampilan Kerja Mampu mengoperasi data
15.7 Bakat Kerja V = Bakat Verbal;Q = Ketelitian;F = Kecekatan Jari
15.8 Temperamen Kerja R = Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-
kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus
melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan
perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang
tertentu
15.9 Minat Kerja E (Kewirausahaan) = Pekerjaan-pekerjaan yang
terdiri dari kegiatan-kegiatan antara lain : Kegiatan
yang menantang atau melibatkan pengambilan
resiko;Pengembangan bisnis;Memiliki potensi untuk
berkembang;Memiliki orientasi financial;Melibatkan
pengambilan keputusan;Aktifitas-aktifitas
penjualan/marketing;Negosiasi perjanjian dan
kontrak;Aktifitas Entrepreneurial.;C (Konvensional) =
Pekerjaan-pekerjaan yang terdiri dari kegiatan-
kegiatan antara lain : Administratif / tugas dasar
organisasi;Mengelola arsip;Menjalankan sistem atau
rutinitas;Menyusun pembukuan/akuntansi;Mengikuti
kebijakan atau prosedur;Kegiatan yang berhubungan
dengan angka;Pelaporan yang rinci;Jadwal kerja
yang ketat dan terstruktur.;S (Sosial) = Pekerjaan-
pekerjaan yang meliputi kegiatan-kegiatan seperti :
Menjalin hubungan dengan orang lain; Kegiatan-
kegiatan yang sifatnya sukarela / social; Memiliki
tujuan yang sifatnya idealis; Berhubungan dengan
Klien/ Masyarakat; Mengajar / Berkomunikasi secara
intens; Kegiatan-kegiatan yang berkelompok atau tim;
Aktifitas yang membutuhkan keterampilan bersosial;
Pekerjaan konsultasi/konseling atau pembinaan.
15.10 Upaya Fisik Berdiri;Berjalan;Melihat;Mendengar;Bekerja dengan
jari
15.11 Kondisi Fisik Laki-laki/Perempuan
15.12 Fungsi Jabatan D3 = Menyusun data;O6 = Berbicara - memberi tanda
16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan
No Hasil Kerja Waktu Penyelesaian Jumlah Hasil
(Dalam 1 Tahun)
1 Dokumen 180 52
2 Dokumen 600 52
3 Dokumen 180 52
4 Dokumen 900 28
5 Dokumen 60 7
6 Dokumen 600 52
7 Dokumen 600 2
8 Dokumen 60 2
9 Dokumen 60 10
10 Dokumen 120 7
11 Kegiatan 120 12
12 Dokumen 300 1
13 Dokumen 300 3

13. Butir Informasi Lain