Caso Almacenes Roma

Almacenes Roma, una compañía con USD 500 millones de ingresos anuales, estaba bajo presión de
sus accionistas para incrementar su rentabilidad. Una posibilidad que estaba considerando la alta
gerencia era instalar un sistema online de Procurement para reducir sus costos de compras a todo
lo que compraba la compañía, desde materia prima para sus artilugios, cascos, suministros de
oficina, en los que la compañía gastaba USD 225 millones al año. Se ha escuchado mucho acerca
del e-Purchasing, y los ejecutivos de la compañía, que son bastante conservadores, no se sienten
cómodos acerca de hacer una inversión en una nueva y no probada (según ellos) tecnología. Así
que le preguntan al Gerente de Sistemas y al Gerente de Finanzas una simple pregunta: ¿Cuánto
valor a la Almacenes Roma puede brindarle tal sistema?

Para responder a esa pregunta, el Gerente de Sistemas y el Gerente de Finanzas comenzaron

estimando la vida útil en 4 años del sistema de compras en línea, dado el rápido avance de la
tecnología de la información. Adicionalmente, el nuevo sistema de Almacenes Roma no estaría
funcionando sino hasta dentro de un año debido al tiempo que toma construir e instalar el
sistema, entrenar a los empleados de compras, conectar el sistema a los proveedores, y educarlos
en su uso.

LOS BENEFICIOS

El objetivo del sistema era elevar la capacidad de Almacenes Roma de obtener mayores
descuentos en sus compras al por mayor. A pesar de que la compañía gastaba USD 225 millones en
compras, en realidad, el equipo estimaba que podrían ahorrar entre 3% y 5% del gasto total
usando el sistema, una cifra significativamente menor a la estimada por los potenciales
vendedores del sistema, que asumían una adopción al 100% tanto de parte de empleados como de
proveedores.

Por el lado bueno, el sistema le daría a Almacenes Roma nuevos datos acerca de sus patrones de
compra, que le daría mayor poder de negociación sobre sus proveedores. Sin embargo, los ahorros
no iniciarían sino hasta que Almacenes Roma pudiera renegociar los contratos actuales, por lo que
habría un retraso en obtener los beneficios. El resultado: Almacenes Roma no obtendría beneficios
el primer año, USD 850,000 en el 2do año, USD 3.5 millones en el 3er año, y USD 7.4 millones en el
cuarto año.

EL COSTO TOTAL DE PROPIEDAD

Almacenes Roma tiene la opción de tercerizar el sistema a un application service provider (ASP), lo
cual reduciría la inversión inicial del sistema de USD 1.2 millones. El ASP cotizó los costos
operativos en USD 610,000 al año, una cifra cierta desde la firma del contrato en la que el ASP
debe asumir todos los demás costos, incluyendo aquellos que se incluyan después del año 4, tales
como los costos de salida y de migración.
IMPUESTOS

Almacenes Roma debe pagar 32% como impuesto a la renta, y en el caso que opte por la
alternativa ASP, la compañía puede deducir impuestos aproximadamente por USD 96,000
anualmente durante la vida del proyecto por los cargos generados de los costos de inversión que
no generan flujo de caja.

DURACIÓN Y RIESGO

Según el equipo de Tesorería de Almacenes Roma, el flujo de caja se puede ajustar con una tasa
de descuento de 20% basado en un 10% de costo de capital más otro 10% de prima de riesgo que
refleja su análisis sobre el riesgo del proyecto. La prima de riesgo fue calculada tomando en cuenta
que históricamente sólo uno de dos proyectos de TI en Almacenes Roma logran los beneficios
esperados. El mayor riesgo es: ¿los empleados y proveedores de Almacenes Roma adoptarán el
nuevo sistema?

VALOR DE LA COMPAÑÍA

Almacenes Roma cotiza en bolsa y sus acciones valen actualmente USD 23.5 millones.