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FACULTAD DE: ADMINISTRACIÓN

ESCUELA PROFESIONAL DE: ADMINISTRACIÓN

CENTRO ULADECH: HUACHO

ASIGNATURA
ADMINISTRACIÓN DE PEQUEÑAS EMPRESAS

TEMA:

Control De Existencias O Inventarios En Las Micro Empresas

DOCENTE TUTOR:
Lic. Adm. CARLOS ENALDO REBAZA ALFARO
NOMBRE DE LOS ESTUDIANTES

ESPINOZA GALLARDO HUGO


GALVEZ SOTELO ALEXANDRA

HUACHO
2017

1
DEDICATORIA
A mis padres por su amor y su fe en mí,
les presento este pequeño tributo,
fruto de mi estudio perseverante.

2
AGRADECIMIENTO
A Dios, Creador del Universo y Fuente de la Sabiduría, razón de mi existencia, principio de mi vida universitaria y
personal. A mis padres: por su apoyo constante. A mis hermanos por orientarme y ayudarme en mis tareas académicas.
A mis profesores asesores, por sus precisas observaciones.

3
Resumen
El objetivo del presente trabajo monográfico es aumentar el conocimiento respecto del control de
existencias o inventarios en las micro empresas, Este estudio se ha basado en una investigación bibliográfica
y se han considerado los factores mas relevantes y de mayor importancia para su Análisis.

4
Índice

Dedicatoria
Agradecimiento
Resumen
Introducción

Capítulo 1
Metodología de la investigación
1.1 . Planteamiento del problema ………………………………………………………… 10
1.2 . Justificación …………………………………………………………………………… 17
1.3 . Objetivo general y específicos ………………………………………………………. 18
1.4 . Alcances y limitaciones ………………………………………………………………. 18
1.5 . Metodología …………………………………………………………………………… 19

Capítulo 2
Marco teórico
2.1 Micro y pequeña empresa
2.1.1 Origen de la microempresa……………………………………………………….. 22
2.1.2 Concepto de micro y pequeña empresa…………………………………………. 24
2.1.3 Importancia de la micro y pequeña empresa……………………………………. 25
2.1.4 Características de la micro y pequeña empresa………………………………... 26
2.1.5 Análisis del medio ambiente interno de la micro, pequeña y mediana
empresa (PYME) ………………………………………………………………………. 29
2.1.6 Análisis del medio ambiente externo de la micro, pequeña y mediana empresa
(PYME)…………………………………………………………………………………... 32
2.1.7 Ventajas y desventajas de la microempresa……………………………………. 35
2.1.8 Estructura formal de la pequeña empresa ………………………………………. 36

2.2 Inventario
2.2.1 Concepto de almacén………………………………………………………………. 37
2.2.2 Importancia del almacén…………………………………………………………... 38
2.2.3 Antecedentes históricos de los inventarios……………………………………… 39
2.2.4 Concepto de inventarios…………………………………………………………… 40
2.2.5 Importancia de los inventarios…………………………………………………….. 41
2.2.6 Clasificación de los inventarios…………………………………………………… 41
a) Inventarios de materia prima ………………………………………………. 42
b) Inventarios de productos en proceso …………………………………….. 42
c) Inventarios de productos terminados……………………………………... 42
d) Inventarios de materiales y suministros………………………………….. 43

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2.2.7 Costos del inventario………………………………………...……………………… 43

2.2.8 Políticas de los inventarios………………………………………………………… 45

2.3 Control de inventarios


2.3.1 Concepto de control de inventarios………………………………………………. 46
2.3.2 Objetivos del control de inventarios……………………………………………… 47
2.3.3 Beneficios del control de inventarios…………………………………………….. 47
2.3.4 Tipos de control de inventarios…………………………………………………… 49
a) Control operativo
b) Control contable
2.3.5 Control interno en los inventarios………………………………………………… 50
2.3.6 Acomodo de la mercancía por el método PEPS ………………………………... 52
2.3.7 Falta de registros, un problema frecuente en el control de inventarios………. 52

2.4 La base de datos como un sistema para el control de los inventarios


2.4.1 Concepto de sistema………………………………………………………………. 54
2.4.2 Concepto de base de datos ……………………………………………………….. 56
2.4.3 Características de una base de datos …………………………………………… 57
2.4.4 Ventajas en el uso de la base de datos ………………………………………….. 59
2.4.5 ¿Qué es Microsoft Access? ……………………………………………………….. 60
2.4.6 Estructura básica de una base de datos en Access …………………………… 61

Capitulo 3
Punto Orgánico
3.1 Antecedentes………………………………………………………………………….. 62
3.2 Misión………………………………………………………………………………….. 64
3.3 Visión…………………………………………………………………………………... 64
3.4 Objetivos………………………………………………………………………………. 64
3.5 Valores…………………………………………………………………………………. 64
3.6 ¿Qué son los productos orgánicos? ……………………………………………….. 65
3.7 Organigrama………………………………………………………………………...... 67
3.8 Problemática actual…………………………………………………………………... 68

Capitulo 4
Desarrollo de la propuesta
4.1 El sistema actual para el control de inventarios …………………………………... 71
4.2 Planeación para el sistema propuesto ……………………………………………... 75
4.3 El sistema propuesto para el control de inventarios ……………………………… 77

6
Conclusiones ……………………………………………………………………….………...88

Recomendaciones ……………………………………………………….…………………...89

Bibliografía……………………………………………………….……………………………..91

7
Introducción

El trabajo que a continuación se presenta nos muestra la importancia que


representa el control de inventarios para cualquier tipo de organización, pero en este
caso se hace mayor énfasis a la microempresa, ya que la propuesta está dirigida a
Punto Orgánico una microempresa comercial que fue fundada hace ocho años con
el objetivo de ofrecerle a sus clientes un nuevo concepto de productos alimenticios
y de uso personal. El siguiente trabajo se desarrolla mediante cuatro capítulos que se
resumen en los siguientes párrafos.

El capitulo uno se encuentra integrado por la metodología de la investigación


la cual consiste en el planteamiento del problema, justificación, la delimitación de los
objetivos, los alcances y las limitaciones, así como las técnicas de investigación que
fueron utilizadas para el desarrollo del presente trabajo.

En el capitulo dos se encuentra primero que nada, la información pertinente al


concepto y problemática que vive la microempresa actualmente, debido a que este
trabajo está enfocado particularmente en una de estas. Por medio de este capítulo
podremos hallar la información necesaria para ubicar al control de inventarios como
uno de los más necesarios dentro de la empresa. Además, dentro de este también
se desarrolla el sustento teórico necesario para realizar el sistema de base de datos
con el cual se pretende mejorar el control de inventarios en la microempresa en
estudio.

El tercer capitulo está formado por una propuesta de planeación estratégica


para la microempresa Punto Orgánico en la cual se exponen sus antecedentes,
misión, visión y objetivos. En este capítulo también se analiza la problemática actual
que vive la organización.

En el capitulo cuatro podremos localizar el desarrollo de la propuesta misma


que está integrada por tres puntos básicos que son el análisis del sistema actual, la

8
planeación de la propuesta y el sistema propuesto.

Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones analizadas con


el objetivo de fundamentar toda la información presentada.

9
CAPÍTULO 1
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

LA EMPRESA

La empresa es el ente donde se crea riqueza. Esta permite poner en


operación recursos organizacionales (humanos, materiales, financieros, técnicos)
para transformar insumos en bienes o servicios terminados, de acuerdo con los objetivos
fijados por la administración interviniendo en diferentes grados, los motivos de
ganancia, de utilidad social y de servicio.

Se considera a las empresas (micro, pequeña y mediana) como factores


fundamentales para el desarrollo económico. Por tanto, no cabe duda alguna, de
que la empresa desempeña, o puede desempeñar, diversas funciones en nuestra
sociedad, tales como:

a) Responder a las demandas concretas de los consumidores


b) Crear nuevos productos o servicios
c) Generar empleos
d) Contribuir al crecimiento económico
e) Reforzar la productividad

Rodríguez (2000) menciona que para lograr estas funciones no es necesario


que la empresa sea grande; también lo desempeña bien la micro, pequeña y
mediana empresa.

Las MICROEMPRESAS “son empresas industriales, comerciales o de


servicios que emplean entre 1 y 15 asalariados”

Una microempresa es una organización:

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a) Con propietarios y administración independiente
b) Que no domina el sector de la actividad en que opera
c) Con una estructura organizacional muy sencilla
d) Que no ocupa más de 15 empleados

CARACTERÍSTICAS DE LA MICRO EMPRESA:

Mejía (2003) menciona que las características de la microempresa son:

a) Administración independiente. (usualmente dirigida y operada por el propio


dueño)
b) El número de empleados no sobrepasan de quince y sus ventas anuales
son menores de novecientos mil pesos
c) Incidencia no significativa en el mercado. El área de operaciones es
relativamente pequeña y principalmente local.
d) Escasa especialización en el trabajo: tanto en el aspecto productivo como
en el administrativo; en este último el empresario atiende todos los
campos: ventanas, producción, finanzas, compras, personal, etc.
e) Limitados recursos financieros (El capital de la empresa es suministrado
por el propio dueño).
f) Se les considera “causantes menores o pequeños contribuyentes”
g) Tecnología: existen dos opiniones con relación a este punto:

1. Aquellos que consideran que la pequeña Empresa utiliza tecnología en la


relación al mercado que abastece, esto es, resaltar la capacidad creativa y
adopción de tecnología de acuerdo al medio.

2. Aquellos que resaltan la escasa información tecnológica que caracterizan


algunas actividades de pequeña escala.

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CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS

Las empresas se clasifican tradicionalmente en dos grandes ramas: por su


actividad o giro y por el origen de su capital. (Müch y García, 2001)

ACTIVIDAD O GIRO
• De servicios: son aquellas que, con el esfuerzo del hombre, producen un
servicio para la mayor parte de una colectividad en determinada región sin
que el producto objeto del servicio tenga naturaleza corpórea”

• Comerciales: Son las empresas que se dedican a adquirir cierta clase de


bienes o productos, con el objeto de venderlos posteriormente en el mismo
estado físico en que fueron adquiridos, aumentando el precio de costo o
adquisición, un porcentaje denominado “margen de utilidad”. Pueden
clasificarse en:

a) Mayoristas. Cuando efectúan ventas a gran escala a otras empresas


(minoristas), que a su vez distribuyen el producto directamente al
consumidor.
b) Minoristas o detallista. Son aquellas que venden productos al
“menudeo”, o en pequeñas cantidades, al consumidor.
c) Comisionistas. Se dedican a vender mercancía que los productores les
dan a consignación, percibiendo por esta función una ganancia o
comisión.

• Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la


producción de bienes mediante la transformación y/ o extracción de materias
primas. Las industrias, a su vez, son susceptibles de clasificarse en:

a) Extractivas: son aquellas que se dedican a la explotación de recursos


naturales, ya sean renovables o no renovables entendiéndose por
recursos naturales todas las cosas de la naturaleza que son

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indispensables para la subsistencia del hombre. Ejemplo de este tipo de
empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras etc.

b) Manufactureras: son empresas que transforman la materia prima en


productos terminados, y pueden ser de dos tipos.

1.- Empresas que producen bienes de consumo final. Producen bienes


que satisfacen directamente la necesidad del consumidor; estos pueden
ser duraderos o no duraderos, suntuarios o de primera necesidad. Ejemplo
de este tipo de empresas, aquellas que producen prendas de vestir,
productos alimenticios, aparatos y accesorios eléctricos etc.

2.- Empresas que producen bienes de producción. Estas empresas


satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de bienes de
consumo final. Algunos ejemplos de este tipo de empresas son las productoras
de papel, materiales de construcción, maquinaria pesada, productos químicos
etc.

ORIGEN DEL CAPITAL

Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carácter a


quienes dirijan sus actividades, las empresas pueden clasificarse en:

• Públicas: En este tipo de empresas el capital pertenece al estado y,


generalmente, su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social.
• Privadas: Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y
la finalidad es eminentemente lucrativa.

PROBLEMAS DE LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS

Cuando pensamos en empresas de reducida magnitud, es frecuente


considerar que esta característica viene de su incapacidad para desarrollarse y que

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además, las sitúa en una posición de desventaja con relación a las medianas y
grandes empresas.

La cuestión verdaderamente importante de los fracasos empresariales radica


en saber qué es lo que los causa. Un gran paso hacia el logro del éxito de la micro y
pequeña empresa es conocer y comprender los motivos que originaron el fracaso
para poder evitarlos, ya que actualmente estas enfrentan a una problemática
formada por diversos elementos.

A continuación se enlistan los problemas más comunes que enfrentan las


micro y pequeñas empresas: (Rodríguez, 2000)

a) Negligencia: El dinámico mundo de los negocios de la actualidad obliga a los


administradores de las pequeñas empresas a estar alerta a las rápidas transformaciones
que continuamente se presentan ya sea en la moda, los hábitos alimenticios, tecnología,
etc., que deben ser advertidos con oportunidad y asimilarlas provechosamente.

b) Fraude: El fraude es una de las causas de quiebra en la pequeña empresa; esto


debido a la falta de controles administrativos y financieros adecuados a las
necesidades de la empresa.

c) Falta de experiencia en el ramo: Con frecuencia el gerente carece de


experiencia en el ramo en que incursiona por primera vez. Puede tenerla en otros
campos, pero lógicamente suele ignorar los problemas específicos de la nueva rama
a la que ingresa.

d) Falta de experiencia administrativa: La total falta de experiencia del gerente es


otra de las causas del fracaso empresarial. Ya que no hay punto de relación entre
poseer una habilidad especial para cierto trabajo y ser capaz de administrar un pequeño
establecimiento. Sin la capacitación adecuada del que maneja la empresa, nada puede
garantizar el éxito de la misma.

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e) Experiencia desbalanceada: El gerente de la misma debe no solamente poseer
habilidades técnicas determinadas, sino debe ser capaz también de ver a su
empresa globalmente; debe ser capaz de descubrir sus necesidades, advertir sus
relaciones con ciertos factores y determinar su verdadera capacidad, así como
conocer las distintas áreas en que se desenvuelve la empresa y sus interrelaciones
reciprocas. Si quien administra dedica mayor atención a un área determinada, de
acuerdo con su interés y especialidad descuida las otras, esto redundara negativamente
su desarrollo.

f) Incompetencia del gerente: Ni el mismo dueño puede fungir como gerente de su


propio establecimiento si carece de los conocimientos necesarios o, más aun, de la
capacidad de liderazgo requerida.

h) Desastre: Hay hechos imprevistos que cortan de tajo la existencia de una


empresa pequeña (incendios, robos, desastres naturales, problemas laborales, etc.)

Como acabamos de ver las micro y pequeñas empresas enfrentan una serie
de problemas que afectan de cierta manera a su óptimo desarrollo, debido a que la
mayoría de estas son de tipo familiar administradas de manera empírica por uno o
varios miembros de la familia (propietarios del negocio).

De acuerdo con los problemas en las micro y pequeñas empresas


presentados anteriormente, se logra detectar que el fraude es una de las principales
causas de quiebra en este tipo de empresas, ya que la mayoría de estas carecen de
una sólida estructura administrativa en las áreas funcionales básicas de:
Mercadotecnia, finanzas, producción y recursos humanos, mismas que se diseñan
de acuerdo a las necesidades de la empresa y mediante las cuales se pueden
establecer controles administrativos que impidan la realización de posibles actos
deshonestos por parte de los miembros de la empresa.

Es por ello que uno de los controles administrativos que en todos los giros y
áreas funcionales de la empresa resulta de vital importancia llevar a cabo es el
control de los inventarios, ya que permite a las diferentes áreas funcionales así como

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a la empresa en general a proveerse de información confiable y exacta relacionada
con la entrada, salida, existencia y nivel de rotación de cada material o producto que
se encuentra en almacén, información que a su vez le será de gran ayuda a los
administradores del negocio para tomar decisiones sobre uno de los activos más
importantes en la micro y pequeña empresa, como son los inventarios.

La importancia del problema se localiza en que el control de inventarios es


una de las áreas muy pocas veces atendidas por las micro y pequeñas empresas, y
la carente implantación de este se presta no solo al robo hormiga, sino también a
mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades,
debido a que no se tienen registros, un responsable, políticas o sistemas que le
ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

En Lima existe una microempresa comercial llamada Punto Orgánico, la cual


está ubicada en Av La Mar 718, Miraflores., la cual está dedicada a la compra-venta
de productos orgánicos auténticos, ecológicos y biodegradables.

Lo cierto es que hoy en día, al igual que la mayoría de las microempresas


Punto Orgánico se enfrenta a una deficiente estructura administrativa, que trae como
resultado la carencia de control en los inventarios, ya que cuenta con un almacén en
el cual no se llevan a cabo ningún tipo de registro que le permita conocer
información relacionada con los inventarios de la empresa.

Esto hace tomar conciencia de lo necesario e importante que es el emplear el


control de inventarios por medio de las herramientas que la tecnología nos ofrece
en la actualidad.

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1.2 JUSTIFICACIÓN

Dado que Punto Orgánico es una microempresa comercial que al igual


que la mayoría de las micro y pequeñas empresas presentan ciertos problemas
que impiden el crecimiento de las mismas y que en variadas ocasiones llevan a
la quiebra del negocio. Anteriormente se pudo ver que el fraude es uno de los
problemas a los cuales se exponen día con día las micro y pequeñas empresas,
debido a que la mayoría de estas no le dan la suficiente importancia a la
implantación y mantenimiento de controles administrativos.

La microempresa Punto Orgánico cuenta con un sistema que tiene como una
de sus funciones llevar el control de los inventarios, pero lo cierto es que el sistema
actual utilizado carece de datos sumamente necesarios para un buen control de
inventarios, lo cual no permite conocer información confiable sobre el tema. Lo
anterior ha generado cierta incertidumbre por parte de los propietarios del negocio sobre
el desvió de mercancías, ya que estos plantean que el control de inventarios es un
tema del que no han tomado mucha importancia, y por el cual nunca se han
preocupado mejorar dentro de la microempresa.

Es por ello que se ha considerado trascendente estudiar dicha problemática


con el propósito de analizar la importancia que representa el control de inventarios
en la microempresa, y a su vez ayudar a la microempresa en estudio a desarrollar
un sistema fácil de utilizar que le permita conocer información fidedigna de temas
como: el desvío, abastecimiento y desabastecimientos de mercancías, mismos que
son de interés para los administradores (propietarios) o empleados del negocio

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1.3 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un sistema que permita controlar los inventarios en la microempresa


comercial: Punto Orgánico

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Conocer la importancia que representa del control de inventarios en la


microempresa.
• Mejorar el control de la mercancía por medio del sistema propuesto con la
finalidad de evitar posibles desvíos, desabasto o sobre pedidos.
• Minimizar las dificultades que conlleva realizar el control de inventarios en la
microempresa.
• Proporcionar al propietario y empleados de la empresa una herramienta
administrativa que ayude al manejo de los inventarios.

1.4 ALCANCES Y LIMITACIONES

ALCANCES

En la presente investigación sólo se tomará en cuenta el estudio y análisis de


la información pertinente al problema del control de inventarios en la microempresa,
tomando en consideración aquellas teorías que aporten elementos con las cuales se
puedan realizar juicios del papel que desempeña el control de inventarios en las
microempresas.

Por medio de esta investigación también se busca realizar una propuesta que
mejore considerablemente el control operativo de los inventarios en una
microempresa real, proponiendo un sistema que contenga los elementos necesarios
para optimizar esta función.

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LIMITACIONES
La principal limitante para realizar la propuesta planteada en este trabajo de
investigación, es la débil administración que posee la mayoría de las
microempresas, ya que no cuentan con una sólida estructura administrativa. No
obstante este tipo de empresas desconoce la importancia que tiene el control de
inventarios para su óptimo crecimiento.

1.5 METODOLOGIA

La investigación a utilizar en el siguiente trabajo será de tipo cualitativa, por lo


cual resulta importante definirla:

La investigación cualitativa es un método de investigación usado


principalmente en las ciencias sociales que utiliza abordajes metodológicos basados
en principios teóricos tales como la fenomenología, hermenéutica, la interacción
social empleando métodos de recolección de datos que son no cuantitativos, con el
propósito de explorar las relaciones sociales y describir la realidad tal como la
experimentan los respondientes. (Ortiz, 2008)

Las técnicas de investigación cualitativa básicas y que se utilizarán en este


trabajo son:

• Observación: Es la acción de mirar detenidamente una cosa para asimilar en


detalle la naturaleza investigada, un conjunto de datos, hechos, y fenómenos.
En las ciencias sociales el objeto de estudio es la observación de las
conductas del ser humano en sociedad. (Eyssautier, 2002)

La observación se llevará a cabo dentro de las instalaciones de la empresa


y se prestará atención en la función que realiza la sra. Mónica Jiménez una de las
propietarias así como los empleados, dentro del negocio.

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• Entrevista: Es un intercambio conversacional entre dos o más personas con
la finalidad de obtener información, datos o hechos sobre el problema. La
entrevista puede ser informal, estructurada o no estructurada.

a) La entrevista estructurada o dirigida: Es aquella que requiere de una


serie de preguntas preparadas de antemano por el entrevistador; la entrevista
deja la iniciativa total al entrevistado, permitiéndole que se manifieste en
forma espontánea. Esta técnica tiene la finalidad de obtener información de
primera mano sobre el problema a investigar.
b) La entrevista informal: Es aquella que busca obtener información general
de personas conocedoras de su rama; son utilizadas para las investigaciones
preliminares y descriptivas. En la mayoría de los casos no se emplean
cuestionarios previamente elaborados. (Eyssautier, 2002)

Ambas entrevistas se aplican a una muestra pequeña de personas que


puedan aportar información útil para la investigación. Una vez que la información ya
no aporte mayores datos para esclarecer el problema, se dan por terminadas.

Se realizarán varias entrevistas de tipo informal a la sra. Mónica Jiménez


dentro de las instalaciones de Punto Orgánico, con el propósito de obtener la
información necesaria para el correcto desarrollo de la propuesta, así como conocer
sobre los antecedentes de la empresa, formas de llevar a cabo el control de
inventarios, medios que utilizan para llevar a cabo el mismo, etc. (Ver anexo 1,
Guía de entrevista)

• Investigación documental: Es aquella que se realiza a través de la consulta


de documentos (libros, revistas, periódicos, memorias, anuarios, registros,
constituciones etc.), mismas que permitirán al investigador obtener la
información con la que construirá el marco teórico de su objeto de estudio.
(Zorrilla, 2000)

La investigación documental se llevará a cabo por medio de la consulta de


libros, monografías y revistas que reúnan como característica principal el tratar de

20
temas relacionados con la micro y pequeña empresa así como los inventarios, y el
control de inventarios.

21
CAPITULO 2
MARCO TEÓRICO

2.1 MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA

2.1.1 ORIGEN DE LA MICROEMPRESA

El origen de las microempresas nos puede llevar a demostrar que, más que
tener un origen por un espíritu emprendedor, son el resultado de la profunda crisis
económica y política que ha abrumado a nuestro país, y al resto del mundo, en las
últimas dos décadas.

Habría que recordar que en los países como Estados Unidos, Italia, Japón, y
Francia entre otros; el desarrollo industrial se dio precisamente a través de la
instrumentación de programas de fomento a las pequeñas empresas. Ello llevó a
muchas empresas no desarrolladas a consolidarse como líderes en la producción en
los mercados internos y de exportación. Tales proyectos, que datan de 25 años
atrás, provocaron en estos países el surgimiento de nuevas micro y pequeñas
empresas que hoy son grandes emporios.

Las microempresas son auténticos eslabones de la producción, ya que


exportan y generan la mayor cantidad de empleos. En los países en proceso de
desarrollo, la microempresa es la organización más popular.

Las microempresas tienen orígenes muy remotos, muchas de ellas pueden


considerarse que empezaron como talleres artesanales y otros como maquiladoras
de pequeñas y medianas empresas; la proliferación de estas entidades disminuyó,
en cierta medida, la crisis económica por la que atraviesa la nación.

Consolidadas, las microempresas deben integrarse a un ciclo dinámico


productivo, cuya característica será el crecimiento y la paulatina transformación para
que formen parte de un mercado competitivo nacional e internacional.

22
La mayor parte de las microempresas se dedican a las actividades
comerciales con ventas al menudeo o detalle, aún cuando la microempresa es uno
de los sectores más competitivos y proporcionan pequeños márgenes de utilidad, su
administración resulta muy sencilla. Los microempresarios industriales, en su
mayoría se dedican a la fabricación de sus productos, que ellos mismos
comercializan, estableciéndose una relación directa entre el fabricante y el
consumidor.

Es sorprendente, que el 80% de las microempresas se dedican a las


actividades de comercio y a la prestación de servicios; el 20% restante, se dedican a
las actividades de industrialización. En las microempresas, generalmente el dueño
es el administrador general, su interés se centra en la compra y venta de artículos,
sin importarle otras áreas fundamentales de la administración.

La dificultad para conseguir recursos técnicos y financieros, para su


desarrollo, además de no contar con empleados competentes, hace que el
microempresario adquiera una habilidad especial para manejar su empresa.
Normalmente el microempresario trabaja en desventaja ante las grandes empresas,
a pesar de que su interés se centra en actividades especificas, no cuenta con la
planeación adecuada que le permita controlar su crecimiento por falta de
procedimientos y normas para asegurar su permanencia en el mercado.

La mayoría de los dueños de microempresas, fueron empleados asalariados,


pero por diversas causas se vieron obligados a iniciar sus propios negocios,
generalmente dentro de la actividad que habían realizado en sus empleos
anteriores, o bien, por inclinación a un área especifica del sector económico.

Los micronegocios se crearon por motivos económicos, algunas veces; por


bajos ingresos percibidos como asalariados, por falta de empleos donde aplicar, por
despido al ajustar personal, por tradición familiar, por condiciones de horarios
flexibles o por autorrealización como persona.

23
Una vez mencionado, como fue que se originaron las microempresas,
procedemos a analizar su concepto.

2.1.2 CONCEPTO DE MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA

Algunas organizaciones definen a la micro y pequeña empresa de la


siguiente manera:

La Comisión económica para América latina y el Caribe CEPAL, define a la


microempresa como “unidad productora con menos de diez personas ocupadas
incluyendo al propietario, sus familiares y a sus trabajadores tanto permanentes
como eventuales”

La administración de pequeños negocios o The Small Business administration


por sus siglas en inglés (SBA, USA) define a la pequeña empresa como “aquella que
esta poseída y operada independientemente (es decir, el propietario es autónomo en
su manejo) y no es dominante en su campo de operación, teniendo en cuenta el
número de empleados y el volumen de ventas”

Por otra parte (Méndez, 2000), menciona que la microempresa “es un


micronegocio o unidad económica involucrada en la producción de bienes, el
comercio, los servicios, la construcción, los transportes, ya sea que las tareas se
realicen en la vivienda o fuera de ella, con o sin local, y que cuente hasta con seis
personas ocupadas en las cuales se incluyen al dueño y los trabajadores
remunerados”.

Tomando en consideración los conceptos citados anteriormente la definición


que se aporta para el presente trabajo de investigación es la siguiente:

“La microempresa es aquella unidad de negocio que posee una escasa


estructura organizacional en la cual no participan más de diez empleados y que se
encuentra administrada directamente por el dueño (s) del negocio”

24
2.1.3 IMPORTANCIA DE LA MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA

En los albores de la humanidad la vida era mucho más sencilla que en la


actualidad, cada familia vivía en su propio mundo y tenía que obtener sus alimentos,
hacer su ropa y calzado, elaborar sus instrumentos de trabajo y construir su casa, en
una palabra, ser autosuficiente en la satisfacción de sus necesidades. Para ello tenia
que trabajar una larga jornada.

Ante esta difícil situación, cada individuo se fue dedicando a una actividad
diferente según sus habilidades y así había quienes se dedicaban a la cacería, otros
a la pesca, algunos a recolectar frutos o al cultivo de la tierra, había quienes
fabricaban diversos objetos, etc. Ofreciendo de esta forma lo que les sobraba para
adquirir aquellas carencias de otros satisfactores.

Es aquí donde se inicia la división del trabajo, el comercio, el dinero y poco


después surgen las primeras empresas en su forma más rudimentaria.

Cuando surge la revolución industrial a inicios del siglo XIX, el mundo cambió
por completo, ya que aparecieron inventos de todo tipo, hasta llegar a la producción
y consumo en masa y las grandes empresas industriales, comerciales y de servicios
se caracterizan al mundo moderno.

En cada momento los administradores, economistas y en general todas las


personas que buscan obtener mejores resultados en la operación de las empresas,
se preocupan por idear nuevas técnicas administrativas que conduzcan a la
obtención de mayores rendimientos, eficacia, calidad, y por supuesto, mayores
utilidades, por lo general estas técnicas se dirigen hacia empresas medianas y
grandes, lo cual origina que no se preste la debida atención a las pequeñas
empresas.

Todo esto ocurre porque no se considera el hecho de que toda empresa


alguna vez fue pequeña y también por subestimar o desconocer la ayuda que la
pequeña empresa proporciona a la sociedad.

25
Desgraciadamente, cada instante inician en todo el país cientos de pequeños
negocios que luchan en la difícil prueba de su iniciación y subsistencia; muchos de
ellos sucumben debido a la multitud de problemas con que se encuentran, así como
la falta de capacitación técnica y administrativa para resolverlos.

La pequeña empresa constituye, en la actualidad, el centro del sistema


económico de nuestro país. El enorme crecimiento de la influencia actual de estas
empresas se debe a la masificación de la sociedad, a la necesidad de concretar
grandes capitales y enormes recursos técnicos para el adecuado funcionamiento de
la producción y de los servicios, así como el alto nivel de perfección logrado ya por
muchas normas de dirección. Las grandes empresas todo lo investigan, lo planean
y someten a procedimientos y métodos exhaustivos y científicos.

Por tanto las tareas directivas son cada vez más complejas y al mismo tiempo
de gran trascendencia social, porque sus efectos se transmiten y multiplican en
cadena en cualquier actividad que desarrollen las pequeñas empresas.

Desde el punto de vista individual, un pequeño negocio puede parecer


insignificante, pero en su tamaño de conjunto es realmente grande, no sólo en cifras
sino por su contribución a la economía.

2.1.4 CARACTERÍSTICAS DE LA MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA

Anzola (2002) señala que uno de los factores que impiden el crecimiento de la
micro y pequeña empresa es la manera conservadora y empírica que muestra el
pequeño empresario para el manejo de sus operaciones normales, esto quiere decir,
que no implementa sistemas nuevos y modernos que permitan un mejor y continuo
desarrollo, ya sea porque no sabe cómo, cree que es muy costoso o simplemente
porque piensa que no funcionan.

26
El dueño quien es el fundador, es “el hombre orquesta” (debido a las múltiples
actividades que desempeña), tiene todo el poder y la responsabilidad, y quienes
ocupan los principales puestos son los miembros de la familia.

El hombre orquesta es, por lo general una persona madura en la vida con
edad avanzada, el cual sólo aplica sus conocimientos empíricos y se guía por sus
corazonadas; además, esta tan ocupado con su propio mundo, que por lo general no
tiene tiempo para darse cuenta de lo que está pasando con factores controlables e
incontrolables tanto dentro como fuera de la empresa.

En resumen, se considero que las características principales de la micro y


pequeña empresa son las siguientes:

• El número de empleados no pasa de 45 y predomina el personal no calificado


• Las funciones fundamentales son desempeñadas principalmente por los
familiares del dueño o por el propio dueño.
• La mayoría de estas empresas tienden a no cambiar su lugar de operaciones,
su mercado es típicamente local.
• Existe un fuerte control y posesión de la empresa por parte del dueño
fundador; no es sujeto de crédito por las instituciones públicas ni privadas, carece
de una administración profesional ( su administración es empírica)

También se debe tomar en cuenta como otros elementos de caracterización


de las micro y pequeñas empresas el número de empleados y las ventas anuales.

Otras características

Bolaños (2008) considera que las micro y pequeñas empresas, también


poseen una serie de características comunes como:

• Componente familiar. Puede ser que un porcentaje muy cercano al cien por
ciento de las micro y pequeñas empresas sean familiares. La empresa
familiar es aquella en la que las decisiones están en manos de una familia,
27
nuclear o extensa. La propiedad está en manos de la familia también. Puede
ser que no sea un dueño absoluto, puede haber varios primos, o incluso
accionistas que no sean de la familia, sin embargo, la mayoría accionaría
está en manos de la familia. Estas empresas, a diferencia de las no
familiares presentan características especiales. Las decisiones se toman por
amistad, o compadrazgo. Algunas veces hay pugnas entre los diferentes
miembros de la familia.

Para protegerse de este tipo de problemas se debe de conocer quien toma


la decisión realmente. Lo cual se puede investigar haciéndose amigo de los
participantes familiares. Es muy importante que no se tome partido hacia
alguno de ellos, ya que nunca se sabe para dónde se va a "mover el barco".
Ya que la persona que decide hoy, probablemente mañana ya no lo haga.

• Falta de formalidad. La mayoría de las micro y pequeñas empresas carecen


de formalidad. La formalidad como la organización y planeación, más que el
cumplimiento de compromisos. Dentro de las empresas no tienen escritos
procedimientos, políticas, ni programas. Por lo cual no resultaría extraño
que una persona pida una computadora que ya le compraron a otro
proveedor, o que alguien le autorice una reparación y el otro diga que está
demasiado cara.

• Falta de liquidez. La mayoría de las micro y pequeñas empresas sufren


problemas de liquidez. La mayoría de las personas piensan que en estos
momentos todos tenemos problemas de liquidez, y si tienen razón, pero en
la pequeña empresa este es su modo de vivir.

• Problemas de solvencia. Si el problema de liquidez es grave, el de solvencia


es peor aún. Falta de liquidez es tener con que pagar, pero no en efectivo.
Tener cuentas por cobrar, inventarios, etcétera. Falta de solvencia es no
tener. Las micro y pequeñas empresas debido a su falta de planeación y su
natural optimismo, tienden a hacer planes para "salvar" su empresa. Estos

28
planes, puesto que están mal fundamentados, la mayoría de las veces no
funcionan.

2.1.5 ANÁLISIS DEL MEDIO AMBIENTE INTERNO DE LA MICRO PEQUEÑA Y


MEDIANA EMPRESA (PYME).

De acuerdo con el diagnóstico organizacional realizado por Sérvulo Anzola,


se obtuvieron los siguientes resultados de la situación que viven las principales
áreas funcionales de las PYME.

a) Administración y finanzas

Actualmente las PYME cuentan con muy poca o nula planeación en esta área,
ya que es común planear tan solo a corto plazo. Como ya comentamos, el dueño
de la empresa es quien realiza la mayoría de la funciones, sin contar con tiempo
suficiente para realizar o implementar el proceso administrativo que le ayude a planear,
organizar, dirigir y controlar más eficientemente su gestión. Ya que más del 90% del
fracaso de las pequeñas empresas es debido a su mala administración, dentro de la
cual las finanzas ocupa un lugar especial.

Tanto la operación financiera como su administración son factores eficaces


muy importantes para el trabajo diario de la toma de decisiones del micro y pequeño
empresario, que garantizan que una empresa tenga éxito en una economía de
crecimiento y desarrollo continua. Sin embargo, la mayoría de las empresas
pequeñas tienen dificultad constante en la contratación de apoyos y sobre todo de
especialista en operación y administración financiera debido a su pequeñez y a los
fondos limitados que posee para os costos que esto implica.

La importancia del aspecto financiero dentro de la pequeña empresa también


corresponde a que está ligado al capital disponible con que el empresario cuenta por
lo menos para su operación normal y con el cual la empresa comenzará a
desarrollarse.

29
Financiamiento

Es importante recalcar que innumerables de los pequeños empresarios en un


tiempo fueron empleados asalariados y su necesidad de independencia los hizo
pensar en una opción más para generar sus propios recursos.

A partir de esto, muchos empleados destinaron parte de su ingreso al ahorro


personal para, en el futuro, convertirlo en el capital de su nueva empresa. Otros
optan por el camino del préstamo bancario, aun siendo éste importante y difícil, y
que el nuevo empresario, como empresa en sí, no es sujeto de crédito ni tiene
historial crediticio que lo avale, por lo que muchos préstamos le son negados a los
nuevos emprendedores.

En algunos casos se deciden por lo créditos comerciales, los cuales se


utilizan para lograr fondos a corto plazo por que el crédito es de corta duración. Por
último, se presentan los casos de aquellos futuros empresarios que prefieren los
fondos procedentes de amigos, parientes, o inversionistas, que no siempre resultan
ser los mejores, ya que pueden representar una fuente de conflictos para la empresa
al mezclarse emociones o sentimientos que obstaculizan su labor.

Es una triste realidad que el financiamiento en estos días marque un punto


trascendental que impida muchas veces a las empresas su entrada al mundo
competitivo. Aunque es conveniente remarcar que existen organizaciones que se
dedican ayudar con apoyos tanto técnicos como financieros a este sector, aunque pocas
veces son tomadas en cuenta por muchos de los pequeños micro y pequeños
empresarios.

b) Producción

Para el pequeño empresario, el proceso de producción es una de sus


constantes preocupaciones, pues considera que esta área es la base para la generación
del rendimiento de su negocio lo cual requiere de todo su tiempo para monitorear todas
las actividades que involucra: personal, materia prima, maquinaria, equipo,
mantenimiento, herramientas, calidad, almacén, etc., de manera que su
30
papel de sabelotodo adsorbe todo su tiempo y esfuerzo. A lo anterior se suman los
sistemas de planeación de la producción donde la tarea se hace sobre la marcha y
las modificaciones y ajustes carecen de formalidad.

El cuidado de aspectos como la fuerza laboral, la tecnología los procesos


productivos, los insumos de producción, la productividad de la mano de obra, entre
otros, es poco conocido, por lo que presenta deficiencias y falta de atención que
impiden la implementación de cambios significativos.

c) Mercadotecnia

La mercadotecnia representa la segunda área más importante de la MIPYME.


Básicamente, las actividades de producción y mercadotecnia son las que encierran
el trabajo de posesión y control de casi toda la empresa; sin embargo, este carácter
controlador a la vez que da ventajas a aquellas empresas exitosas, producto de la
tenacidad y empuje del dueño, también le confiere desventajas a aquellas (la
mayoría) donde el dueño sin ninguna estructura formal toma las decisiones
operativas y directivas de manera empírica.

La organización interna de la MIPYME como empresa familiar, y la ya


mencionada centralización, hacen que no se sigan los procedimientos necesarios
(aunque existan) para el buen funcionamiento de la mercadotecnia. No se hacen
investigaciones de mercado, la publicidad es familiar, esto quiere decir, que los
productos o servicios que se ofrecen se diseñan con base en lo que “el dueño le
parece que es adecuado y necesario” para el mercado, de manera que las
decisiones se pierden en el ámbito personal e informal de la pequeña empresa, lo
cual impide que se pueda entrar sanamente a un proceso objetivo y profesional de lo
que se busca y se requiere para el cliente.

d) Recursos Humanos

Esta función se ha llevado a cabo empíricamente dentro de la MIPYME; ya


que cuando se llega a detectar la necesidad de personal, los candidatos son

31
buscados donde sea, y al encontrarse, se les pone a trabajar de inmediato, de
manera que reciben el entrenamiento sobre la marcha y bajo la supervisión del
dueño o la persona que éste asigne.

Muchos dueños de pequeñas empresas no tienen el suficiente entrenamiento


formal acerca de la administración moderna, lo que frecuentemente causa pérdidas
en mano de obra, materiales, calidad y rotación muy grande de personal. Estos
problemas de operación y administración dan como resultado bloqueos a la
expansión y crecimiento de la empresa, toda vez que provocan fallas en las operaciones
a causa de la incapacidad para hacer las cosas y la poca visión de los empleados
para aprovechar las oportunidades.

2.1.6 ANÁLISIS DEL MEDIO AMBIENTE EXTERNO DE LA MICRO PEQUEÑA Y


MEDIANA EMPRESA (PYME).

a) Aspectos económicos

• Recursos financieros
Es común que las pequeñas empresas empiecen sus operaciones sin capital
suficiente que pueda asegurar su éxito futuro, pues siempre, al inicio de sus
actividades o ya en marcha el empresario necesitará más dinero, sin embargo, es ya
conocido que, en su inicio, el pequeño empresario pocas veces es sujeto de crédito.
A lo anterior se suma el hecho de que el pequeño empresario al momento de iniciar
un negocio no prevee los posibles gastos adicionales que tendrá, no toma en cuenta
los periodos de recuperación de la inversión, ni los problemas de falta de liquidez
futuros.

• Inflación
La inflación es un comentario constante en todas las actividades, pues es un
mal generalizado en la economía. Cuando hay inflación, todo el sistema económico
se enferma. Los consumidores pierden poder adquisitivo y compran menos. Las

32
empresas tienen que aumentar sus precios y los proveedores incrementan
sustancialmente sus costos.
Los empresarios y la población en general no pueden evitar la inflación, pero
sí prepararse para ella. Lo más adecuado es que cada pequeño empresario tenga
un plan de acción en caso de un incremento inflacionario imprevisto y esté alerta de
los indicadores del mercado de manera que pueda anticiparse.

• Ingreso personal
Este será siempre uno de los elementos de mayor importancia en el mercado,
y el pequeño empresario deberá preocuparse por contemplar dentro de sus
actividades de planeación y control la realización periódica de estudios
concernientes a las características de los ingresos de las personas. El conocer el
promedio de ingreso personal puede decirle a la pequeña empresa si los productos
que ofrece al mercado son factibles.

• Globalización económica
La globalización tiene repercusiones en todas las esferas de la actividad
empresarial y afecta a unos en mayor proporción que a otros, con la salvedad de
que aquel empresario que mejor preparado se encuentre en cuanto a las
expectativas futuras de la empresa, mejor podrá afrontar los cambios.

Diariamente se deberá enfrentar el hecho de que fuera del país surgen


constantemente nuevos proyectos de antiguas o nuevas empresas, ya sean
pequeñas, medianas o grandes, que en cualquier momento pueden llegar a hacer
estragos en los mercados internos con una serie de ventajas que nadie puede
adivinar.

b) Aspectos Sociales

• Educación
Uno de los problemas relevantes que enfrentan las pequeñas empresas hoy
en día es la poca preparación de sus empleados, debido a esto se generan grandes
problemas económicos, ya que muchos niños y jóvenes (hombres y mujeres) se han

33
visto en la necesidad de entrar al mercado de trabajo a muy temprana edad, sin la
oportunidad de poder dedicar tiempo a sus estudios.

Las PYME no suelen contratar personal calificado, pues su capacidad como


negocio no se lo permite, principalmente a causa de falta de capital para ello. Ya
hemos mencionado que la pequeña empresa cuenta con poco capital y cuando
requiere de él, su problemática se acrecienta al tratar de conseguirlo. De este modo,
la práctica común para contratar personal es optar por la alternativa más fácil:
contratar a alguien que tenga pocos estudios para pagarle un sueldo bajo.

• Empleos
Las pequeñas empresas contribuyen socialmente de manera sustancial en el
desarrollo regional y en la masificación del bienestar de la población con la
generación de por lo menos el 80% de los nuevos empleos, ya que cada empresa
micro y pequeña genera por lo menos 5 empleos.

La población económicamente activa tiende a crecer cada día más, y las PYME
tienen que acompañar este crecimiento dando oportunidades de empleo a más
personas, con la tendencia de favorecer más a la sociedad.

c) Aspectos tecnológicos

Para que las pequeñas empresas se “computaricen” en estos tiempos de falta


de liquidez, es necesario el financiamiento, pero las condiciones de austeridad
económica y de altas tasa de interés hacen que el avance tecnológico se vea
obstaculizado.

El mejoramiento técnico, la innovación y la asimilación de tecnología son


vitales en esta época para el éxito de cualquier empresa, ya que sin tecnología
nueva, difícilmente puede haber productos o servicios nuevos, y sin éstos,
difícilmente puede haber mercados nuevos. Si no se buscan mejoras en el estilo, la
calidad, etc., del producto o servicio, no solo resulta difícil expandirse hacia un
mercado nuevo, sino que se corre el riesgo de perder también el mercado original.

34
El pequeño empresario debe entender de manera consciente el gran esfuerzo
que deberá hacer por asimilar y utilizar la tecnología existente en la actualidad, ya
que es la única manera de volverse competitivo en el mercado actual y futuro, ya
que de no hacerlo se encaminará a la obsolescencia.

2.1.7 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS MICROEMPRESAS

Fattel (2008) dice que las microempresas cuentan con una serie de pros y
contras que de cierta manera afectan ya sea positiva o negativamente a su
desarrollo. En seguida se mencionan las principales ventajas de desventajas que
estas poseen:

Ventajas:

• Motiva a los empleados de corporaciones a formar empresas propias, debido


a los bajo salarios y sueldos por la agravación que sufre la economía.
• Generación de empleos; se le atribuye a las pequeñas empresas el mayor
porcentaje de generación de empleos del país. Es por esto que son
consideradas como una importante red de seguridad de la sociedad.
• Fomentan continuamente a la innovación por medio del desarrollo de nuevos
productos.
• Satisfacción de las necesidades de las grandes compañías: ya que surgen
como distribuidoras de las empresas de mayor tamaño, agentes de servicios y
proveedores.
• Ofrecimiento de bienes y servicios especializados; pues las pequeñas
empresas resuelven las necesidades especiales de los consumidores.
• Constituye una importante herramienta de la economía de servicios, la cual
ha ido a través de los años desplazando la economía de escala de las
grandes empresas.
• Consta de una técnica de manufactura asistida por computadora, la cual le
permite ser tan eficientes como las grandes empresas.

35
• Poseen organización y estructura simples, lo que le facilita el despacho de
mercancía rápido y ofrecer servicios a la medida del cliente.

Desventajas:
• Ganancias bajas por lo reducido de su inversión.
• Pagan compensaciones en efectivo y prestaciones laborales relativamente
bajas.
• El 25% de los empleos generados por las microempresas son de medio
tiempo.
• Sus empleados no cumplen con las reglas de modelo corporativo, por tener
un bajo nivel de educación.
• Enfrentan problemas de diversa índole como son los de financiamiento, de
recursos humanos y de transporte.

2.1.8 ESTRUCTURA FORMAL DE LA PEQUEÑA EMPRESA

De acuerdo con Anzola (2002) la pequeña empresa carece de una estructura


formal en todas sus áreas. El trabajo que realiza el dueño de la pequeña empresa se
asemeja al de un “hombre orquesta” y se atribuye él mismo su especialidad interna.
Generalmente se recurre a la asesoría financiera externa, lo cual deja el manejo
contable y financiero en manos de un contador externo o consultor por horas, que se
encarga principalmente de los aspectos legales de personal, finanzas y tributarios.

Las áreas de ventas y producción son las más fuertes. La pequeña empresa
encuentra una forma satisfactoria de competir en su mercado, y debido a la
necesidad de satisfacer nuevas exigencias del mismo y a la premura para tomar
decisiones sobre la marcha, el dueño hace que las acciones estratégicas se realicen
de forma fácil, dando lugar a la adaptación del producto al mercado rápidamente.
También es importante el contacto frecuente del propietario con su clientela, lo cual
le brinda un conocimiento más detallado de su mercado y del producto que vende.

36
La gran atención que el dueño de la pequeña empresa dedica a la misma
hace de la administración general un punto relevante dentro de su actividad,
caracterizándolo como un administrador independiente donde él mismo opera y
dirige todas las acciones. Esto hace necesario que adquiera una habilidad especial
para el manejo de la empresa, ya que le es muy difícil contar con empleados
componentes o recursos técnicos financieros que apoyen su desarrollo. Se puede
suponer que, entre pequeñas empresas, todas son fuertes en su campo de
operación, pero siempre trabajarán en desventaja ante las empresas grandes.

La función de control es casi desconocida por el dueño de la empresa, no existen


procedimientos ni normas que le ayuden a asegurar el éxito de forma rápida. El tiempo
que dedica a las actividades de control es mínimo (en la mayoría de los casos se
debe a falta de conocimiento de ellas).

Con lo citado anteriormente, podemos ultimar que el microempresario


desconoce las funciones que se deben llevar a cabo dentro del área de control de
cualquier organización con la finalidad de optimizar sus recursos. Debido a que el
tema central del presente trabajo de investigación es el control de inventarios,
resulta sumamente importante desarrollar el tema de inventarios el cual se presenta
a continuación.

2.2 INVENTARIOS

La empresa en la cual se pretende desarrollar la propuesta de este proyecto


cuenta con un almacén de productos terminados ya que ésta es de tipo comercial,
es por ello que a continuación se procede a definir el concepto de almacén y su
importancia.

2.2.1 CONCEPTO DE ALMACÉN

A continuación se presenta el punto de vista de algunos autores de acuerdo a


su definición de almacén:
37
Fernández Arena define al almacén como “El área encargada de la recepción
y conservación de materias primas y artículos obtenidos por medio de una compra”

García Cantú dice que “Es una unidad de servicio en la estructura organica y
funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de
resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos”

Basándose en los conceptos anteriores se puede concluir que el almacén es:

“El espacio físico en el cual se guardan los diferentes tipos de mercancía


manejados por la empresa y el cual tiene como finalidad asegurar el
aprovechamiento óptimo y la conservación de los recursos materiales de la
empresa”

2.2.2 IMPORTANCIA DEL ALMACÉN

Fernández (1992) señala que la razón de ser del almacén es que resulta
física y económicamente impráctico el hecho de que cada artículo sea entregado por
el proveedor en forma directa al departamento solicitante cuando sea necesario un
material o articulo terminado. El objetivo principal del almacén es servir como medio
de control en los recursos materiales de la empresa por lo cual tendrá que realizar
actividades tales como el control de inventarios, inspección de materiales o artículos
terminados, el embarque y la recepción de pedidos así como el transporte interno.

El almacén no solo se encarga de la conservación de materiales sino que va


desde la coordinación de las actividades administradas para expandir las órdenes de
compra, la recepción de la mercancía y el proceso de entrega al departamento
solicitante. Además es el responsable de vigilar que los volúmenes que se
conservan de cada inventario no aumente los limites determinados ya que un
acrecentado inventario genera que el dinero se mantenga detenido sin recibir ningún
beneficio, pero por otra parte se debe considerar que la falta del mismo puede
provocar un retraso en las operaciones de la siguiente etapa en un proceso y en la
entrega de un producto o servicio así como la perdida de tiempo y dinero invertidos.

38
Después de haber revisado algunas bibliografías se encontró que, de manera
general, las funciones principales que realiza el personal dentro de un almacén son:

• Recibir todos los materiales o productos con el mayor cuidado y protegerlos


de cualquier deterioro.
• Registrar las entradas y salidas de los materiales o productos en el almacén.
• Almacenar los materiales o productos
• Distribuir los productos solicitados por medio de una requisición autorizada
por la persona encargada del almacén y la persona o departamento
solicitante.
• Conservar el almacén aseado y ordenado así como cada cosa en el lugar que
le corresponde.
• Cuidar todo lo que tenga bajo su responsabilidad de robos y extravíos
• Llevar a cabo el recibo, compras, almacenamiento y distribución con el menor
tiempo y costo posible.

Las funciones principales del almacén se pueden englobar en tres conceptos:


inventarios, compras y almacenamiento. Dado que en el desarrollo de este trabajo
los inventarios forman parte importante, ya que se diseñara un sistema que le
permita controlar esta importante área de la empresa se considera necesario desarrollar
el tema de inventarios a continuación.

2.2.3 ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LOS INVENTARIOS

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,


acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en
los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de
los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le
aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales.
Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para
sobrevivir motivó la existencia de los inventarios.

39
Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas
de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por
parte de la misma. El manejo contable y operativo permitirá a la empresa mantener
el control adecuado, así como también servirá para conocer información relacionada
con los inventarios, la cual será de gran ayuda en la toma de decisiones sobre los
recursos materiales de la empresa.

Los inventarios tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de los


materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el
inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del
proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.

2.2.4 CONCEPTO DE INVENTARIOS

Después de haber consultado algunas bibliografías se encontró en algunos


textos las siguientes definiciones de inventario:

“Relación clara, ordenada y valorada de los bienes corpóreos comprendidos


en el activo circulante de una empresa, destinados a la venta, ya sea de forma
original o después de haber sido elaborados o transformados parcial o totalmente”
(Morales, 1993)

“Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su
posterior comercialización” (Boock y Hostein, 2000)

Tomando como base las definiciones anteriores se puede concluir que los
inventarios son un:

“Conjunto de bienes tangibles que se encuentran bajo el control de una


empresa y los cuales son guardados durante algún tiempo para satisfacer por medio
de las ventas, futuras demandas”

40
Una vez analizado los diferentes conceptos de inventarios se desprenderá la
importancia que representan estos en cualquier tipo de empresa.

2.2.5 IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS

La importancia de los inventarios se encuentra en que para la mayoría de las


empresas la cifra de éstos es representativamente la mayor de los activos
circulantes, esto quiere decir, que significa un costo para las empresas; desde el
costo de oportunidad de tener materia prima, en proceso o producto terminado
invertido en la empresa, hasta la disminución de la utilidad neta.

Los problemas en los inventarios pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a


que los negocios lleguen a su quiebra. Cuando una firma falla en que
involuntariamente se queda sin inventario, los resultados no son agradables. Si la
empresa es una tienda de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de este
artículo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer
un artículo del inventario) podría en casos extremos, hacer que se detenga la
producción. Por el contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el costo de
mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y pérdidas.

En conclusión la importancia del inventario radica en que su habilidosa


administración, puede hacer una contribución importante a las utilidades de la
empresa. (Jiménez, 2008)

Al haber conocido la importancia que representan los inventarios,


posteriormente se analizará su clasificación en el siguiente tema.

2.2.6 CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS

Los inventarios son importantes para todas las empresas en general, estos varían
ampliamente entre los distintos grupos como son las industriales, comerciales

41
o de servicios. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos.
(Müch y García, 2001) señalan que los inventarios se pueden clasificar de acuerdo a
su utilización en los siguientes tipos:

• Inventarios de materia prima


• Inventarios de producción en proceso
• Inventarios de productos terminados
• Inventarios de materiales y suministros

a) Inventarios de materia prima:


Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración
del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos
(materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al
final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor
grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en
cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima,
es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se
convertirá en un producto terminado.

b) Inventarios de Productos en Proceso:


El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o
elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son
productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de
producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes
al proceso de producción en un momento dado.

Una de las características del inventarios de producto en proceso es que va


aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le
producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

c) Inventarios de Productos Terminados:


Estos comprenden, los artículos transferidos por el departamento de
producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su

42
grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se
encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El
nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las
ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.

d) Inventarios de Materiales y Suministros:


En el inventario de materiales y suministros se incluye:

• Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de


industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento
de agua.

• Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la


industria, dentro de estos artículos de consumo los mas importantes son los
destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y
lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.

• Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y


aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen
necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en
relación a sus necesidades.

2.2.7 COSTOS DEL INVENTARIO

El costo del inventario es la inversión que se hace por la adquisición de


insumos o productos que van a ser utilizados para la comercialización, fabricación
de un artículo o generación de un servicio. De acuerdo con Everett E. Adam Jr. Y
Ronald J. Ebert existen seis principales tipos de costos del inventario los cuales son:

• El Costo del producto es el valor que se paga al proveedor a cambio del


producto recibido así como los gastos de manufactura en caso de ser
necesario. Es decir, es el precio de adquisición de un producto. También

43
influyen los costos de transporte, recepción e inspección en caso de que el
costo de la unidad se modifique conforme a la cantidad solicitada se pueden
aprovechar reducciones en el precio obteniendo descuentos por cantidad.

• El Costo de adquisición es aquél que se genera al comprobar los niveles de


inventario, al realizar llamadas telefónicas a los proveedores, al solicitar un
pedido al proveedor, los costos de mano de obra y contabilidad, los costos
que se generan en la recepción del pedido y el valor económico que se
invierte en el mantenimiento de registro de inventario para la realización de la
orden de compra.

• El Costo de llevar los inventarios es el que se genera por tenerlos


disponibles y están formados por: los costos de las instalaciones de
almacenamiento como la inversión de las instalaciones, la calefacción, la luz,
los impuestos a la propiedad; los costos de trasladar los artículos al almacén
tomando en cuenta los gastos provocados por daños y el equipo necesario;
los salarios pagados a los empleados por el control de los inventarios; la
depreciación generada por el deterioro, mutilación y robo o extravío que no
cubra el seguro; los costos provocados por la obsolescencia debido a la
introducción de nuevos productos; los costos del seguro en caso de que los
artículos estén protegidos contra incendios o cualquier forma de daño. Los costos
varían de acuerdo al incremento o decremento de los inventarios.

• El Costo por falta de existencias se produce de acuerdo a la demanda en el


momento en que las existencias terminan, es decir que es el costo de ventas
pérdidas o pedido no surtidos que generan producción pérdida, disminución
en la confianza y satisfacción de los clientes la cual es muy importante por la
imagen y credibilidad de la empresa. También incluye las medidas de
emergencia que se adopten para acelerar la entrega de un producto o
prestación de un servicio urgente por tener un pedido atrasado.

• El Costo del procesamiento de la información es aquel que se incurre para


tener al corriente los registros de acuerdo a las modificaciones de los niveles

44
de existencia. Cuando no se lleva un registro diario, se incurre en este caso a
realizar un recuento físico exacto de los artículos en existencia.

• El costo del capital se crea debido a que la cantidad de artículos que se


tiene en el inventario pertenece al capital que no está disponiendo para otros
fines que pueden producir una recuperación de la inversión. Aunque este
costo ocupa un lugar en el capital no se debe tomar como un gasto sino que
se debe considerar los beneficios de la inversión que se hace en el inventario
sin dejar de buscar un mayor beneficio a un menor costo posible.

2.2.8 POLÍTICAS DE LOS INVENTARIOS

Son cursos de acción que evitan la escasez de las materias primas o


productos terminados y el exceso de inventarios, es decir que permiten lograr un
equilibrio con la finalidad de asegurar la continuidad de las actividades normales de
la empresa y los costos que se inviertan en ellos.

Estas políticas se deben adoptar de acuerdo a las necesidades de cada


empresa y se pueden modificar de un periodo a otro y de un producto o servicio a
otro. Su éxito se basa en el respeto de los siguientes puntos:

• Definir la relación exacta entre las posibles necesidades y el suministro de


diferentes productos.
• Establecer categorías para el inventario y clasificar cada uno de ellos de
acuerdo a la categoría que le corresponda.
• Conservar los costos de los inventarios al nivel más bajo posible.
• Mantener el equilibrio en cuanto a las existencias del inventario
• Diseñar medidas de control de los inventarios y establecer los periodos en
que se aplicarán.
• Impedir las pérdidas debidas al desperdicio o robo de los inventarios

45
Cualquier empresa, independientemente de sus actividades, tiene la
necesidad de adquirir determinados inventarios para lograr un punto de equilibrio en
sus existencias y no desatender la demanda de los clientes, es por ello que al
control de inventarios se le debe de dar la importancia adecuada, pero para conocer
un poco más sobre los beneficios que este nos ofrece se desarrolla el siguiente tema
a continuación.

2.3 CONTROL DE INVENTARIOS

2.3.1. CONCEPTO DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Después de haber consultado algunos textos se hallaron las siguientes


definiciones para conocer que es el control de inventarios:

“Es un proceso que permite conservar el nivel de existencias de materias


primas, productos en proceso, y productos terminados de acuerdo con los
estándares deseados, en el cual el responsable debe llevar a cabo registros de los
materiales solicitados” (Méndez, 2001)

“Es el que se encarga de regular en forma óptima las existencias en los


almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como productos
terminados. Este busca proteger a la empresa de costos innecesarios por la
acumulación o falta de existencias en el almacén” (Múch y García, 2001)

Según mí criterio, el control de inventarios lo defino como:

“La actividad que se encarga de llevar a cabo los registros de entradas y


salidas de mercancía, así como controlar el nivel de existencia de cada producto en
el almacén con la finalidad de reducir costos y evitar perdidas por desperdicios o
robos”

46
2.3.2 OBJETIVOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Anzola (2002) menciona que la finalidad principal que se busca al tener un


buen sistema de control de inventarios es tener los artículos adecuados, en las
cantidades adecuadas y el momento y lugar adecuados.

Otros de los objetivos que persigue el control de inventarios son:

• Disminuir la inversión en inventario; esto significa que se debe tener


solamente el dinero que sea necesario, invertido en el inventario; o sea, ni
tener demasiado inventario ni tener poco, ya que tener demasiado
ocasionaría perdidas, debido a que es dinero inmovilizado y tener poco
también ocasionaría perdidas, debido a que no se podría satisfacer la
demanda de los clientes por lo tanto, se dejaría de vender y se perderían
clientes.

• Disminuir los costos de almacenamiento. si se tienen productos de más, va a


costar más almacenarlos, ya que hay que tomar en cuenta que cada espacio
utilizado en la bodega lleva implícito un costo.

2.3.3 BENEFICIOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS

El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes:


venta de productos en condiciones óptimas, control de los costos, etc. todo en aras
de tener mayores utilidades. (Aguilar, 2008)

También en la operación propia de la empresa, los beneficios son tangibles:

a) Planeación de compras de la empresa.


Al controlar el inventario vamos creando información precisa, que nos será útil
para aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a

47
ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año
en que estemos.

De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos determinar la


cantidad necesaria para la compra semanal, mensual etc. para generar esta información
se puede realizar una base de datos o una hoja de calculo, que una vez alimentada
con información generada diariamente, nos sugerirá de manera aproximada
qué tanto debemos comprar de cada producto del inventario, una vez analizada la
rotación de cada producto durante un periodo de al menos 3 meses.

b) Planeación del flujo de efectivo.


Como fue citado en el apartado anterior, conoceremos el monto de la compra
ya sea semanalmente, mensualmente etc. lo que nos permitirá saber cuánto
habremos de invertir en pesos. Así eliminaremos o postergaremos gastos no
propios a la operación de la empresa, para no afectar su liquidez.

Otros beneficios

De acuerdo a Karl E. Ettinger, este control proporcionará otros beneficios


como:

• Ajustar el abastecimiento debido a la apreciación de las necesidades con


base a la experiencia registrada.
• Evitar volver hacer pedidos para alcanzar el nivel de inventarios necesarios
ya que se aprovecharán las existencias al dirigirlas al lugar en donde sean
requeridas.
• Tener una cantidad mínima de pérdidas provocadas por descuidos o por falta
de honradez
• Tener una cantidad mínima de pedidos urgentes provocados por
desconocimiento de las existencias reales o por falta de previsión
• Contar con información confiable en la que se pueden basar para la toma de
decisiones.

48
2.3.4 TIPOS DE CONTROL DE INVENTARIOS

Conforme a Morales Felgueres, existen básicamente dos tipos de control de


inventarios los cuales son:

• El Control operativo comprende el movimiento físico del inventario y la


conservación de los artículos en existencia de acuerdo a los estándares
establecidos.

• El Control Contable consiste en el registro adecuado y el reporte de


movimientos y existencias en unidades de medida y en valor, desde la realización
de la adquisición hasta la entrega al departamento correspondiente o al
cliente.

Dentro del control contable, la empresa deberá elegir cual método de


valuación de inventarios va a utilizar de acuerdo a las necesidades y objetivos de la
misma, considerando entre los más importantes a los siguientes: (Guajardo, 1995)

a) Método PEPS
El método PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de
productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economía
inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancías o productos vendidos
se determina con base en los precios más antiguos y, en consecuencia, las
utilidades presentadas van a ser artificialmente más altas, aunque los inventarios no
vendidos queden registrados, en el balance, a los precios más próximos o actuales.

Por supuesto, éste método de valoración de inventarios se emplea para


efectos contables más no para propósitos tributarios, pues a mayor utilidad también
es mayor impuesto a pagar.

49
b) Método UEPS
El método UEPS es el inverso del método PEPS debido a que parte de la
suposición de que las últimas unidades en entrar son las que primero se venden y,
en consecuencia, el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo
más altos, disminuyendo así la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el
monto monetario de los inventarios, que aparecerá valorizado a los precios más
antiguos.

El método UEPS fue creado con el claro propósito de cargar mayores valores
al costo de la mercancía vendida y disminuir así la base para el cálculo del impuesto
sobre la renta. Por éste motivo, muchas empresas empleaban PEPS o promedio
ponderado para sus informes contables y UEPS para la declaración de renta, generando
una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante la creación de
una partida denominada "provisión UEPS"

c) Método Promedio Ponderado


Este método pondera el costo por unidad como el precio unitario promedio
durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo,
se utiliza el promedio de estos dos precios. El costo promedio se determina de la
siguiente manera: divida el costo de las mercancías disponibles para la venta (inventario
inicial + compras) entre el número de unidades disponibles.

2.3.5 CONTROL INTERNO EN LOS INVENTARIOS

El hablar de control interno en los inventarios, se refiere al conjunto de


procedimientos de verificación de los datos reportados por los diferentes
departamentos o el encargado de esta área.

Un inventario mal administrado produce pérdidas, por obvias razones, uno


bien dirigido nos puede dar información muy valiosa y ayudarnos en procesos que
nos permitan tener el adecuado control del negocio, lo que a la larga beneficiará en
mucho nuestro tiempo y toma de decisiones. El control interno sobre los inventarios

50
es importante, ya que éstos son el “aparato circulatorio” de una empresa de
comercialización. (Buffa, 2000)

Los elementos de un buen control interno incluyen:

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no


importando cual sistema se utilice.
2. Mantenimiento eficiente de compras y recepción.
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o
descomposición.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a
los registros contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto
costo unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades económicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit,
el cual conduce a pérdidas en ventas.
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso
el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

El control de la mercancía nos permitirá saber exactamente cuándo y cuánto


tendré que comprar de producto sin tener exceso de mercancía en el almacén,
aprovechar bien el dinero y ahorrar ante un incremento de precios, ya que el stock
quedará satisfecho y estos incidentes no perjudicaran los intereses de la empresa.

Un inventario también permite conocer si los empleados con los cuales


contamos son honestos. Debido a que si lleva a cabo un adecuado control de la
mercancía que se vende por día, se evitará que alguien nos sorprenda con reportes
falsos o inadecuados. En el caso de las pequeñas empresas se pueden utilizar
múltiplos de 10 en cada producto por anaquel y así se podrá conocer
inmediatamente cuantos artículos se vendieron durante el día o semana.

51
2.3.6 ACOMODO DE MERCANCÍA POR EL MÉTODO PEPS

Trascendió desarrollar el tema de acomodo de mercancías por el método


PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) debido a que la empresa a la cual está
enfocado este trabajo de investigación es una pequeña empresa comercial de
artículos perecederos.

El método PEPS es el más empleado para acomodar la mercancía en las


empresas comerciales que manejan artículos perecederos, ya que estos tienen una
fecha límite de caducidad, misma que debe ser revisada desde el momento que se
recibe la mercancía. (Aguilar, 2008)

Otra de las ventajas que ofrece el método PEPS es que facilita el control,
disminuye los costos al minimizar mermas, colabora a mantener la calidad y permite
mejorar el control de inventarios, facilitando el conteo y localización inmediata de las
mercancías.

Acomodo sugerido por el método PEPS:

El acomodo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) es bastante simple,


aquellos productos que entran en primero en el almacén, serán también los primeros
en salir del mismo, recorriéndose los productos más viejos hacia el frente del
anaquel y los más nuevos se quedarán en la parte posterior. Con esto aseguramos
aún más la frescura de los productos que vendemos.

2.3.7 FALTA DE REGISTROS, UN PROBLEMA FRECUENTE EN EL CONTROL


DE INVENTARIOS

Aguilar (2008) señala que el pequeño empresario, también conocido como


"hombre orquesta", difícilmente encuentra tiempo para llevar a cabo todas las
funciones que en él han sido encomendadas: las compras, las ventas, la producción,
el manejo de personal, manejo del efectivo etc., el pequeño empresario ocupa mayor
parte de su tiempo en cuestiones operativas o tácticas que en labores de orden
estratégico.
52
Es por ello que el pequeño empresario no realiza registros que le permitan
llevar a cabo el control en algunas de las áreas de la empresa (no sólo en los inventarios,
sino de cualquier tipo de operación). Los pequeños empresarios plantean
comentarios como:

• Los registros son complicados y "sólo los contadores los entienden".


• Se necesita un programa de cómputo "carísimo" y complicado de entender.
• "Necesito un encargado de almacén para llevar los registros bien y al día"
• "No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario"

Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, es


por eso que mediante esta investigación se busca disminuir estos inconvenientes.

El objetivo de contar con registros de inventario es contar con información


suficiente y útil para: minimizar costos de producción, aumentar la liquidez,
mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología con la
consecuente disminución de gastos operativos.

Los programas de cómputo son excelentes, sin embargo, el que estén bien
estructurados no nos garantiza que vayan a cubrir las necesidades de información
que se requieren, todo depende de alimentarlos con información real y constante.
Otro inconveniente que presentan es su alto costo y, en múltiples ocasiones existe
falta de soporte técnico.

Es por ello que se recomienda ampliamente la utilización de una de las


herramientas más sencillas pero igualmente poderosas que la tecnología actual nos
ha brindado a través de programas de computo en los cuales se puede desarrollar
una hoja de cálculo o bien una base de datos

El uso de la hoja de cálculo o la base de datos, para los registros de la


empresa tiene los siguientes beneficios:

53
• Podemos hacer el formato que necesitemos con la información que
necesitemos a un costo mínimo.
• La mayoría de las computadoras nuevas cuentan ya con el programa de hoja
de cálculo más popular en el mundo (Excel de Microsoft) o la base de datos
de (Access de Microsoft)
• La operación de estas herramientas se vuelve repetitiva, por lo que es fácil de
aprender y fácil de enseñar.
• El uso de estas herramientas elimina tiempos muertos de personal de caja y
administrativo, mismo del que nos podemos apoyar para el control del
inventario.

Una vez analizado algunos de los beneficios que nos ofrece la tecnología
actualmente por medio de sus programas de cómputo, se deriva la importancia de
desarrollar el tema posterior.

2.4 LA BASE DE DATOS COMO UN SISTEMA PARA EL CONTROL


DE INVENTARIOS

Debido a que la propuesta a desarrollar en este trabajo de investigación es


diseñar un sistema para el control de inventarios se ha considerado necesario abrir
un apartado en el cual se mencione la definición de sistema y base de datos, ya que
el sistema que se diseñará para el control de inventarios en una pequeña empresa,
se realizará por medio de una base de datos, es por ello que resulta importante
definir los siguientes términos.

2.4.1 CONCEPTO DE SISTEMA

A continuación se presenta la definición detallada del vocablo sistema que le


da en una segunda acepción el Diccionario de la Real Academia Española (DRAE).
“Conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a
determinado objeto”

54
La definición de sistemas realizada por el DRAE será válida, con las
siguientes precisiones:

• El término “cosa”, a diferencia de la acepción restrictiva contrapuesta a algo


viviente como persona y animal que ha llegado a imponerse en el lenguaje
común, es también, en la primera acepción del DRAE, todo lo que tiene
entidad, ya sea corporal o espiritual, natural o artificial, real o abstracta. Por
tanto, el sistema puede estar constituido por objetos físicos, actividades,
formas de energía, seres vivientes, conceptos, ideas, símbolos matemáticos
etc., sin que se exija que todos pertenezcan a una misma clase. Es por ellos
que se le llaman elementos a las cosas que integran el sistema.

• Los elementos tienen que estar relacionados entre sí con un orden,


determinado por unas reglas que gocen de cierta estabilidad. Esta idea de
relación ajustada a una normativa es fundamental.
• El sistema típico es finalista; es decir, los elementos están relacionados para
contribuir a un determinado objetivo. Así, los sistemas debidos a los hombres,
como los sistemas de información son creados para el cumplimiento de unos
fines; razón por la que algunos autores se refieren al dinamismo de los
sistemas, considerando que éstos se mueven, en sentido real figurado, hacia
la consecución de un objetivo global.

• La noción de sistema es relativa, ya que, a excepción del universo, en la


parte más superior de la jerarquía, cualquier sistema es un subsistema de otro
sistema más amplio que engloba. Pero al mismo tiempo funcionan como casi
autónomos. Así, por ejemplo, la base de datos se puede considerar como un
subsistema del sistema de información y éste a su vez, es un subsistema de
la empresa.

• El enfoque sistemático, el todo, es decir, el sistema, es más que la simple


suma o agregación de las partes componentes; porque, en general, su
objetivo es distinto.

55
Dentro de este concepto de sistema, el sistema de información, como su
nombre lo indica, será un sistema, y asimismo la base de datos es también un
sistema.

2.4.2 CONCEPTO DE BASE DE DATOS

A continuación se citan algunas definiciones de base de datos encontradas en


algunas bibliografías:

“Es una colección de datos interrelacionados almacenados en conjunto sin


redundancias perjudiciales o innecesarias; su finalidad es servir a una aplicación o
más, de la mejor manera posible; los datos se almacenan de modo que resulten
independientes de los programas que los usan” (Piattini y Castaño, 1999)

“Conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó


estructurada. Desde el punto de vista de la informática, la base de datos es un
sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el
acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de
datos” (Stallings, 2001)

“Es una colección de archivos relacionados que almacenan tanto una


representación abstracta del dominio de un problema del mundo real cuyo manejo
resulta de interés para una organización, como los datos correspondientes a la
información acerca del mismo” (Luque y Gómez, 2002)

Por medio de las definiciones anteriores puedo concluir que la base de datos

“Es un sistema que permite almacenar y mantener actualizada gran cantidad


de información de manera ordenada con la finalidad, de tener acceso directo a ésta”

56
2.4.3 CARACTERÍSTICAS DE LAS BASE DE DATOS

Luque y Gómez (2002) mencionan que la información que forma parte de una
base de datos puede organizarse de múltiples formas pero con independencia de la
arquitectura de la base de datos, ésta debe cumplir con una serie de características
para ser considerada como tal, algunas de las cuales se describirán a continuación:

• Versatilidad para presentar la información: si bien la información que forma


parte del dominio de un problema es única y caracteriza a ese problema o
sistema, pueden existir diferentes visiones de esa información ya sea parcial
o totalmente.

• Desempeño: las bases de datos deben asegurar un tiempo de respuesta


adecuado en la comunicación hombre-máquina, permitiendo el acceso
simultáneo al mismo o distinto conjunto de datos por el mismo o distinto
procedimiento.

• Mínima redundancia: una de las principales razones por las que surgió la
tecnología de la base de datos fue para evitar la alta redundancia que se
presentaba en todos los sistemas de procesamiento de la información debido
al uso de archivos con estructuras planas.

• Capacidad de acceso: los usuarios de la base de datos reclaman a ésta


continuamente información sobre los datos almacenados.
Una base de datos debe ser capaz de responder, en un tiempo aceptable, a
cualquier consulta sobre la información que mantiene, sin restricciones graves
en cuanto a los datos solicitados en la misma, y respondiendo al usuario
rápidamente.

• Simplicidad: la base de datos representa el dominio de un problema que se


necesita tratar computacionalmente. La naturaleza de este problema puede
ser muy variada y, por tanto, existir en el mismo un número de objetos
variable que se relacionan de múltiples formas.

57
La base de datos debe estar basada en representaciones lógicas simples que
permitan la verificación en la representación del problema que representa y
más aún la modificación de requisitos en el mismo, de tal modo que la
modificación de nuevos datos y relaciones no ocasionen una complejidad
excesiva.

• Integridad: la integridad de una base de datos hace referencia a la veracidad


de los datos almacenados con respecto a la información existente en el
dominio del problema que trata la misma. Como los datos de la base de datos
son manejados por muchos usuarios haciendo uso de muchos
procedimientos que tratan los mismos datos de muchas formas, es necesario
garantizar que estos datos no sean destruidos ni modificados de forma
anómala.

• Seguridad y Privacidad: la seguridad de una base de datos hace referencia a


la capacidad de ésta para proteger los datos contra su pérdida total o parcial
por fallos del sistema o por accesos accidentales o intencionados a los
mismos.

Mientras que la privacidad de una base de datos hace referencia a la reserva


de la información de la misma a personas no autorizadas.
La información de la base de datos es de vital importancia y valor para la
empresa responsable de la misma. A medida que esta información es más
importante, tanto más valioso se hace para la empresa el mantener su
seguridad y privacidad.

• Afinación: la afinación hace referencia a la organización física de la


información de la base de datos, la cual determina directamente el tiempo de
respuesta de los procedimientos que operan sobre la misma.
Si una de las características que debe tener una base de datos es un buen
desempeño, la organización física de los datos debe ser tal que esta pueda
ser alcanzada. Pero la base de datos evoluciona con el tiempo, ya que el volumen
de información va haciéndose cada vez más importante. Esto implica

58
que una buena organización física de los datos en un momento dado, puede
no ser tan buena en otro. Es por ello la base de datos debe ser flexible a la
modificación, sin que por ello se vean afectados los procedimientos u otras
representaciones de los datos pero, sin embargo, se consiga un desempeño
más alto.

Después de haber detallado las características que posee una base de datos,
se procede a conocer las ventajas que esta ofrece con su utilización.

2.4.4 VENTAJAS EN EL USO DE LA BASE DE DATOS

La utilización de bases de datos como plataforma para el desarrollo de


sistemas de aplicación en las organizaciones se ha incrementado notablemente en
los últimos años, esto se debe a las ventajas que ofrece su utilización, algunas de
las cuales se comentarán a continuación:

• Globalización de la información: permite a los diferentes usuarios considerar


la información como un recurso corporativo que carece de dueños
específicos.

• Eliminación de información inconsistente: si existen dos o más archivos con la


misma información, los cambios que se hagan a éstos deberán hacerse a
todas las copias del archivo.

• Permite compartir información.

• Permite mantener la integridad en la información: la integridad de la


información es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por objetivo
que sólo se almacena la información correcta.

59
• Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizás el
que más ha ayudado a la rápida proliferación del desarrollo de Sistemas de
Bases de Datos.

La base de datos que se pretende desarrollar como propuesta para el control


de inventarios será realizada por medio del programa Microsoft Access es por ello
que se deriva la importancia de conocer este programa a continuación.

2.4.5 ¿QUÉ ES MICROSOFT ACCESS?

Microsoft Access es un programa Sistema de gestión de base de datos


relacional creado y modificado por Microsoft. Este software ha sido de gran difusión
para uso personal de pequeñas y medianas empresas (Pymes), ya que en este tipo
de empresas las bases de datos no requieren de excesiva potencia, se integra
perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y permite crear pequeñas
aplicaciones con pocos conocimientos del Programa.

Por medio de Microsoft Access, se puede administrar toda la información


desde un único archivo de base de datos. Dentro de este mismo archivo, se puede
utilizar:

• Tablas para almacenar los datos.


• Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
• Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
• Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
• Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base
de datos desde Internet o desde una intranet.
• Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.
• Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde
aparecen.
• Mostrar los datos en una consulta
• Mostrar los datos en un formulario
• Mostrar los datos en un informe
60
• Mostrar los datos en una página de acceso a datos

2.4.6 ESTRUCTURA BÁSICA DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

La estructura fundamental de una Base de Datos es una ``tabla'', la cual


organiza la información en filas y columnas relacionándose entre sí para que su
acceso sea más fácil.

Las filas dentro de una tabla son conocidas como ``registros'', los cuales son
unidades de almacenamiento dentro de una tabla. Las columnas son llamadas
``campos'', que es cualquier elemento indivisible contenido en un registro.

Existe la posibilidad de que la información de los registros se repita, por lo que


es necesario asignar o adicionar una clave conocida como campo clave, dicha clave
identificará a cada registro como único. (Castellanos y Ferreira, 2001)

61
CAPITULO 3
Punto Orgánico

3.1 ANTECEDENTES

Somos una tienda especializada en productos orgánicos. Frescos y no perecibles.


Desde 2010, difundimos la importancia de la alimentación orgánica como la mejor
alternativa de comida y el estilo de vida asociado a la armonía con la naturaleza y el medio
ambiente.
El 90% de nuestros productos cuentan con certificación orgánica vigente (puede
ser solicitado en tienda para verlas). El 10% de productos no certificados son en su mayoría
producidos artesanalmente y no cuentan con certificación pero verificamos que los
ingredientes usados sean orgánicos.
Punto Orgánico ofrece la venta de alimentos frescos, envasados, y listos para
consumir.
Ofrecemos comida viva en nuestro DELI VIVA, organizamos clases de cocina, y
pronto charlas de alimentación para nuestros clientes. Con esto vamos aportando a la
comunidad lo que consideramos un camino hacia un estilo de vida saludable.

Actualmente Punto Orgánico posee una amplia variedad de productos


comestibles orgánicos y productos de uso personal biodegradables y ecológicos, pero
para tener una idea más precisa sobre los productos que se comercializan en
ella, a continuación se presenta una tabla en la cual se enlistan algunos de los
principales productos que esta maneja:

62
COMESTI BLES DE USO PERSONAL
• Harinas • Papel higiénico

• Panes y galletas • Servilletas

• Salsas, aderezos y chiles • Pañales

• Cereales, semillas y nueces • Suplementos alimenticios

• Lácteos • Jabones

• Especies, hierbas y condimentos • Blanqueador de ropa

• Bebidas • Aromatizante ambiental

• Soya y gluten • Repelente de insectos

• Pastas • Gel para el cabello

• Conservas y dulces • Pasta de dientes

• Frutas y verduras • Cremas exfoliantes

• Productos animales como: huevo • Barro para mascarilla

Fuente: aportación propia

Mediante el desarrollo del presente trabajo, logré percibir que Punto Orgánico
es una microempresa que no cuenta una planeación estratégica que permita conocer
cual es su misión dentro del mercado, así como otros puntos importantes entre ellos
sus objetivos, visión, valores, etc. Es por ello que me di a la tarea de sugerirles la
siguiente planeación estratégica con la finalidad de que esta sirva como apoyo a la
organización.

63
3.2 MISIÓN

Promover la vitalidad y el bienestar de todas las personas ofreciéndoles


alimentos de la mejor calidad, menos procesados, con más sabor y conservación
natural. Así como también promover la conservación del medio ambiente
brindándole artículos ecológicos y biodegradables.

3.3 VISIÓN
Convertirnos en la mejor y más surtida tienda comercial minorista de
productos comestibles y de uso personal, orgánicos, ecológicos y biodegradables
en todo lima.

3.4 OBJETIVO
Debido a que los alimentos son más nutritivos en su estado más puro no
adulterados por aditivos artificiales, edulcolorantes y conservadores artificiales. El
principal objetivo de Punto Orgánico es ofrecerle a la comunidad una variedad
de productos que no cuenten con ningún tipo de químico o agroquímico durante su
proceso de elaboración. Con la finalidad de promover el gran beneficio que tiene
este tipo de productos para nuestra salud y para la conservación del medio
ambiente.

3.5 VALORES
La siguiente lista de valores refleja lo que es realmente importante para
Punto Orgánico como una organización:
• Vender productos naturales y orgánicos de la más alta calidad

• Satisfacer y deleitar a sus clientes por medio de una atención personalizada.

• Preservar la conservación de el medio ambiente

• Promover el cuidado de la salud por medio del consumo de productos


orgánicos

64
• Representar para sus empleados un ambiente agradable en el cual estos
puedan desarrollar su trabajo.

De acuerdo con lo anterior, podemos observar, que la misión, visión y


objetivos de Punto Orgánico se centran en ofrecer productos orgánicos, es por ello
que resulta importante definir en el siguiente apartado que son los productos orgánicos
y que características tienen este tipo de productos.

3.6 ¿QUÉ SON LOS PRODUCTOS ORGÁNICOS?

Los productos orgánicos son resultado de procesos agrícolas y ganaderos


comprometidos con la salud de los consumidores, la calidad de vida de los
productores y la conservación del medio ambiente. En el caso de la agricultura, no
se utilizan insecticidas, herbicidas ni fertilizantes químicos; tampoco está permitido el
uso de organismos genéticamente modificados (OGM) vegetales o animales, el riego
con aguas negras ni el utilizar radiaciones (para eliminar gérmenes potencialmente
dañinos). En cuanto a la producción de carne, está prohibido alimentar a los
animales con productos sintéticos y aplicarles hormonas de crecimiento.

En estricto sentido, se trata de un regreso a lo natural; sin embargo, el


concepto “orgánico” pretende ir más allá, pues promueve el comercio justo (trato
equitativo entre productores, intermediarios y consumidores) y un manejo racional de
los recursos. (Amador, 2008)

En términos generales, las características más comunes de estos productos


son:

65
• Están libres de aditivos y conservadores sintéticos que pueden poner en
riesgo la salud. En este caso están recomendados para personas con
enfermedades como cáncer, leucemia y diabetes, que requieren de dietas
estrictas.

• En el aspecto nutricional son equivalentes a los productos convencionales.


Sin embargo, estudios realizados en Estados Unidos señalan que poseen un
mayor porcentaje de antioxidantes (30% más), sustancias que protegen
contra el cáncer y enfermedades cardiovasculares. Por otro lado, se
encontraron en algunas frutas y verduras con valores hasta tres veces más
altos de ciertas vitaminas, como la C.

• En cuanto a propiedades organolépticas (sabor, textura, olor), los


consumidores habituales los encuentran más agradables que los productos
no orgánicos, afirmación que sólo podría validar el nuevo consumidor al
probarlos.

• La carne orgánica tiene menos grasa intramuscular y bajos niveles de


colesterol. Sin embargo, una de las desventajas de los alimentos orgánicos es
que su vida útil es menor, pues se echan a perder más rápido.

• Los productos orgánicos son de 20 a 50% más caros que los convencionales
debido al riguroso control de su producción.

66
3.7 ORGANIGRAMA

Socios propietarios

Mónica Jiménez
Claudia Gutiérrez

Encargado de tienda Encargado de tienda


Turno matutino Turno vespertino

Elena Morales Jorge Tapia

Encargado de Limpieza

Aurora González

Fuente: aportación propia

El organigrama anterior nos muestra de forma sencilla pero ordenada los


niveles jerárquicos o líneas de autoridad que posee la micro empresa Punto
Orgánico, como podemos ver el mayor nivel de autoridad lo tienen los socios mismos
que a su vez son propietarios del negocio, los cuales delegan órdenes a los
encargados de tienda de ambos turnos. Teniendo estos a su cargo la tienda en el turno
que les corresponde.
También los socios encomiendan órdenes a la persona encargada de la
limpieza en las instalaciones del local. A continuación se describen las funciones que
debe realizar cada uno de los puestos que se tienen en Punto Orgánico :

67
• Socios: Son las personas propietarias del negocio sus principales funciones
son realizar el corte diario en caja en ambos turnos, así como supervisar las
operaciones realizadas por los encargados de tienda.

• Encargado de tienda: Esta persona tiene a su cargo realizar las funciones


despacho de mercancía directo con los clientes, así como registrar las ventas
en el sistema con el cual cuenta la empresa. También tiene a su cargo recibir
la mercancía que llegue en su turno por los diferentes proveedores, acomodar
y mantener en orden toda la mercancía en sus correspondientes anaqueles y
exhibidores.

• Encargado de limpieza: La función principal de esta persona es mantener en


óptimas condiciones la limpieza del local en el cual se encuentra instalado el
negocio.

3.8 PROBLEMÁTICA ACTUAL

• Funcionamiento y clientes

Punto Orgánico es una microempresa que se clasifica como tal, a causa de


que cuenta con menos de 15 empleados y la administración se realiza de manera
empírica por medio de los propietarios del negocio.
Esta funciona como una microempresa comercial minorista debido a que se
dedica a la compra-venta de productos comestibles y de uso personal orgánicos,
ecológicos y biodegradables al público en general. Por medio de la observación
logré percibir que las personas que frecuentan la tienda son jóvenes, niños, padres
de familia, pero sus principales clientes son amas de casa y adultos mayores que
tienen un fuerte sentido sobre el consumo de este tipo de productos como una
fuente de salud y bienestar, además las personas que frecuentan la compra de los
productos que se hallan en Punto Orgánico tienen un amplio compromiso con
la preservación del medio ambiente, lo cual nos permite ver desde un panorama más
amplio quienes son los clientes de Punto Orgánico .
Por otro lado también se debe considerar que los productos orgánicos son un
poco más caros que los encontrados en cualquier tienda de abarrotes, ya que estos

68
deben cumplir con una serie de normas para hacerse llamar “orgánicos”. Lo anterior
hace que este tipo de productos no estén al alcance de los bolsillos de muchas
personas, dejando con esto un número más reducido de clientes.

• Problemática

Como pudimos ver con anterioridad Punto Orgánico al igual que la mayoría de
las microempresas vive una serie de problemas que la afectan considerablemente.
Los problemas que fueron identificados con relación a los principalmente
citados en el marco teórico son:

1.- Falta de estructura administrativa, en la cual se pueda encontrar un


organigrama que permita identificar las líneas de autoridad dentro de la
empresa.

2.- Carencia de controles administrativos ó mantenimiento a los que ya se


tienen, con la finalidad de impedir posibles fraudes o el llamado “robo hormiga”
en alguna de las áreas de la microempresa.

3.- Bajos niveles de venta, debido a que es una microempresa comercial la cual
no le ha prestado suficiente atención a los términos de publicidad ya que hay muchas
personas que no saben de la existencia de esta.

4.- Carencia de herramientas tecnológicas, en este caso un sitio web mediante el


cual pueda dar a conocer los productos que ofrece y así poder incrementar
posiblemente sus niveles de venta.

Dentro de los problemas detectados anteriormente se desarrollará el


problema de la carencia de controles administrativos, en este caso los inventarios el
cual es el tema central del presente trabajo, este problema fue detectado por medio

69
de las interrogantes que se planteaban los socios del negocio, sobre el posible
desvió de mercancía por parte del personal con el que cuenta la empresa, ya que los
empleados son quienes están encargados de la tienda durante todo el día y tiene
acceso al almacén, mientras que los propietarios no se han dado a la tarea de implantar
una herramienta que los ayude a conocer datos exactos sobre los inventarios
dentro de la empresa o mejorar el sistema que tiene el negocio.

Actualmente Punto Orgánico cuenta con una base de datos en la cual se


registran las ventas diarias, compras y esta misma tiene un apartado de inventarios,
que tiene como finalidad llevar a cabo el control de la mercancía, lo cierto es que la
sección de inventarios en esta base de datos no es utilizada por los empleados o dueños
del negocio ya que estos plantean que no cumple con sus expectativas, debido a
que carece de ciertos datos que se consideran importantes para el control del inventario

Por lo tanto en el siguiente capítulo se propone el desarrollo de un nuevo sistema


para el control de la mercancía, considerando que este debe ser de fácil manejo tanto
para los empleados como para los propietarios del negocio con la finalidad de
hacer más fácil esta función dentro de la empresa, así como proporcionar
una herramienta eficiente en el manejo de la información pertinente a los inventarios.

70
CAPITULO 4
LA BASE DE DATOS COMO UN SISTEMA PARA EL CONTROL DE
INVENTARIOS

4.1 EL SISTEMA ACTUAL PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

Actualmente en Punto Orgánico se cuenta con un sistema de base de datos


desarrollado en Microsoft Access. La base de datos se encuentra compuesta por un
menú principal que cumple con las funciones de registro de ventas y compras diarias
y mensuales e inventario como se muestra a continuación.

Figura 1.1

Como podemos observar en la figura 1.1 dentro del menú principal se


encuentra el icono inventario, en esta sección de la base de datos se pretende llevar
a cabo el control del inventario, una de las socias del negocio hace énfasis en que la
base de datos actual solo es utilizada para el registro de las ventas y compras.

Mientras tanto la sección de inventarios no ha sido tomada con mucha


importancia dentro de la empresa, lo cual ocasiona que esta parte de la base de
datos no este actualizada, a su vez esta carece de información que resulta
71
importante para el buen manejo de los inventarios. Al dar clic en
se despliega el siguiente formulario.

Figura 1.2

En la figura 1.2 se observan los datos con los cuales cuenta la actual base de
datos de Punto Orgánico para informarse acerca de los inventarios, como podemos
ver en la columna de existencia se encuentran los datos del nivel de existencia de
cada articulo el resultado de esta columna se deriva del la relación que se tiene
entre

menos las

A continuación se muestra en la figura 1.3 la tabla: compras por mes, esta se


muestra con la finalidad de comparar los resultados de las tablas compras por mes
menos ventas mensuales debe de dar como resultado la existencia actual de cada
articulo, pero es ahí donde se encuentra la anomalía y dificultad para conocer la
información pertinente al nivel de existencias de cada artículo.

Veamos y comparemos lo que pasa con el artículo avena de las siguientes


tablas:
72
e

Figura 1.3

La figura 1.3 muestra la tabla de compras por mes, en la primera fila


encontramos que en el mes de septiembre se recibieron 16 paquetes de medio kilo
de avena cada uno.

Figura 1.4

73
En la figura 1.4 se puede observar la tabla: ventas por mes en esta se puede
encontrar que para septiembre se vendieron 12 paquetes de medio kilo de avena
cada uno. Lo cual daría como resultado 16 artículos recibidos menos 12 vendidos
sería igual a un inventario de 4 artículos en existencia.

Figura 1.5

La figura 1.5 comprueba que el sistema para controlar los inventarios en la


microempresa Punto Orgánico actualmente carece de información así como de
un adecuado mantenimiento en sus datos ya que estos no han sido actualizados.

Los socios del negocio hicieron énfasis en que ellos utilizan esta base de
datos solo para el registro diario de las ventas y que los datos proporcionados para
controlar los inventarios no cumplen con sus perspectivas, debido a que en la actual
base de datos que se maneja no se puede llevar a cabo un control operativo en el
cual se realicen registros donde se determine la fecha de entrada y salida de mercancía,
así como su correspondiente número de factura con la cual entra y su nota de venta
con la cual se le da salida a los productos, entre otros datos que resultan
importantes para esta tarea.

74
4.2 PLANEACIÓN PARA EL SISTEMA PROPUESTO

Primero que nada, se determinó por medio de un análisis realizado al sistema


actual que se utiliza para el control de inventarios que datos eran los que no se
consideraban en dicho sistema y se determino que este carecía de datos tales
como:
• Numero de artículos en entrada
• Número de artículos en salida
• Fecha de entrada de productos
• Fecha de salida de productos
• Número de factura con el cual entran los productos así como
• Número del vale del almacén o nota de venta con el cual se vendió la
mercancía
• Nivel exacto de existencias por artículo
• Precio de compra y precio de venta de cada artículo

Todos estos datos se consideran importantes para conocer la información precisa


relacionada con el control de inventarios, además también se encontró la necesidad
de crear un vale que controle las salidas de mercancía del almacén ya que no existe
ningún formato que responda por los artículos que fueron extraídos de almacén.

VALE DE SALIDAS DE ALMACÉN


FOLIO:

FECHA CONCEPTO CANTIDAD


C

RECIBIDO POR
(Nombre y firma)

75
Al no contar con los datos mencionados anteriormente el actual sistema para
el control de inventario utilizado en Punto Orgánico, impide a los miembros de la
empresa proveerse de información rápida y precisa sobre el nivel de existencia
de cada artículo.

A continuación presento el desarrollo del sistema propuesto para el control de


los inventarios en la microempresa Punto Orgánico .

76
4.3 EL SISTEMA PROPUESTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

Para manejar la información relacionada con el control de inventarios se


propone la utilización de una base de datos exclusiva para ello en la microempresa
comercial Punto Orgánico . El sistema funcionará como se describe a continuación:

Para poder acceder al sistema se debe introducir el CD y dar doble clic en el


archivo PUNTO ORGÁNICO que se encuentra en Microsoft Office Access formato de
archivo
2000.

A continuación aparecerá la siguiente ventana en la cual se mostraran las


tablas con las cuales cuenta la base de datos, una para productos y la otra para
proveedores.

Figura 1.6

Al hacer clic en la tabla: productos se accederá a una ventana en la cual se


encuentra el concentrado de información relacionada con las entradas y salida de
cada producto como se muestra a continuación

77
1:1 Productos : Tabla
id Proc nombre categoría proveedor unidad $costo $venta entrada Fecha/Entra Factura/Et salida Fecha/Salida NotaNale/
5 Leche de soya fresca soya y qluten litro $13.50 $19.00 21 08/05/2006 1234 6 12/05/2008
6 Licuado de soya soya y qluten I Pieza $9.00 $12.50 23 09/05/2008 256 7 11/05/2008
7 Aderezos varios salsas.aderezos y chiles Xila 250 mi. $29.00 $40.00 25 8
8 Salsas (hindú.pasillal salsas.aderezos y chiles 150 qrs. $10.00 $18.00 27 9
1O Galletas individuales panes y qalletas 1 paquete $10.00 $16.00 31 11
11 Galletas surtidas panes y qalletas 1 paquete $25.00 $32.00 33 12
12 Tostadas a jonjoli/a jo panes y qalletas I Pieza $11.00 $18.00 2 13
• 13 Granola cereales selmillas y nueces
14 Mermelada de temporada conservas y dulces
250 qrs.
I Pieza
$13.00
$22.00
$18.00
$32.00
3
4
14
15
15 Chipotle salsas.aderezos y chiles I Pieza $20.00 $32.00 5 16
16 Crema de cacahuate conservas y dulces I Pieza $35.00 $58.00 7 17
17 Kepi cereales semillas y nueces I Pieza $8.00 $14.00 9 18
18 Grancereanola cereales semillas y nueces I Pieza $25.00 $40.00 11 1
19 Grancereanola diabeticos cereales semillas y nueces I Pieza $27.00 $40.00 13 2
20 Nuez de la India cereales semillas y nueces 100 qrs. $8.00 $15.00 15 3
21 Nuez de la India cereales semillas y nueces 50 qrs. $4.00 $9.00 17 4
22 Vinaqre de manzana especies.hierbas y condimentos 1/2 litro $5.00 $8.00 19 5
23 Galletas manantial panes y qalletas 1 paquete $13.00 $18.00 21 6
24 Hojas de eneldo especies.hierbas y condimentos 35 qrs. $14.00 $20.00 23 7
25 Currv especies.hierbas y condimentos 35 qrs. $19.00 $30.00 25 8
26 Gen.ibre especies.hierbas y condimentos 35 qrs. $19.00 $28.00 1 9
27 Cascara de naranja especies.hierbas y condimentos 35 qrs. $19.00 $27.00 2 10
28 Caldo de verduras especies.hierbas y condimentos 60 qrs. $32.00 $50.00 4 11
29 Mermelada e/ miel de aQ< conservas y dulces 275 qrs. $28.00 $45.00 6 12
30 Jalea de quayaba conservas y dulces 170 qrs. $19.00 $30.00 8 13
31 Pimienta all spice especies.hierbas y condimentos 35 qrs. $17.60 $28.00 10 14
32 Hojas de aquacate especies.hierbas y condimentos 35 qrs. $14.00 $28.00 12 15
33 Salsa catsup otro s I Pieza $0.00 $35.00 14 4
34 Queso MancheQo lácteos kQ. $72.00 $105.00 5 5
35 Queso Morral lácteos kQ. $72.00 $105.00 10 6
36 Queso Port salut lácteos Aztlán kQ. $72.00 $105.00 3 7
37 Queso Botanero lácteos Aztlán kQ. $72.00 $105.00 3 8
Registro: (E)(I) 1 8 (IJ(ill de 545

Figura 1.7

78
LA TABLA PRODUCTOS

Está tabla contiene información referente a la entrada y salida de los


productos (Ver figura 1.7)

En Access cada tabla esta compuesta por una serie de datos a los
cuales se les llama campos, estos se describen a continuación para la
siguiente tabla:

Nombre del
Tipo Descripción
campo
Id producto Autonumerico Número de registro de cada operación de
entrada o salida de productos.
Nombre Texto Nombre del producto
Categoría Texto Clasificación
Proveedor Texto Nombre del proveedor
Unidad Texto Unidad de medida del producto
Costo Moneda Costo del producto
Venta Moneda Precio de venta del producto
Entrada Número Número de productos que entraron al almacén
Fecha/ entrada Fecha/hora Fecha en la que entraron los artículos
Factura/entrada Número Número de factura con la cual se recibió la
mercancía
Salida Número Número de productos que salieron por
concepto de ventas o por salida del almacén.
Fecha/salida Fecha/hora Fecha en la cual salieron los artículos
Número Número de la nota de venta o vale de salida del
Nota o vale/salida
almacén

Al igual que en la tabla de productos si se da clic en el icono de


proveedores como lo muestra la figura 1.6 se accederá a una tabla en la cual
se encuentra el concentrado de información relacionada con los proveedores
como se muestra a continuación:

79
Figura 1.8

80
LA TABLA PROVEEDORES

En está tabla podremos encontrar el concentrado de información


referente a los datos de los proveedores, los cuales serán de gran ayuda
para la microempresa en dado caso que esta requiera contactar a alguno de
sus proveedores para realizar algún pedido o alguna situación en particular
(Ver figura 1.8)

Los datos contenidos en la tabla de proveedores se muestran a


continuación:

Nombre del
Tipo Descripción
campo
Id proveedor Autonumerico Identificador único para cada proveedor
Empresa Texto Nombre de la empresa
Contacto Texto Nombre del contacto
Dirección Texto Dirección del contacto
Ciudad Texto Ciudad en la cual reside el contacto
Código postal Número Código postal del lugar donde reside el contacto
Estado Texto Estado en el cual reside el contacto
Teléfono Número Número telefónico del contacto o empresa
Fax Número Numero de fax de la empresa
E-mail Texto Correo electrónico del contacto

Una vez analizadas ambas tablas podemos concluir que estas nos van
a servir para almacenar y visualizar los datos relacionados tanto con los
productos como con los proveedores de forma rápida y sencilla.

La base de datos propuesta, también cuenta con formularios en los


cuales se puede agregar datos a las tablas anteriormente vistas, ahora
veremos la función que tiene el formulario de productos en la siguiente base
de datos.

81
Figura 1.9

Al hacer clic en formularios productos aparecerá el siguiente


formulario en el cual se puede agregar información a la tabla productos

Figura 2.0

82
Como podemos observar en la figura 2.0 los datos contenidos en el
formulario productos son los mismos que los presentados en la tabla productos
figura 1.7, lo que nos ofrece este formulario es una forma más fácil y
sencilla de registrar los movimientos de entradas y salidas de mercancía.
Considerando que si solo se ocasionaron movimientos de salida, en los
registros de entradas no se depositará ningún dato y viceversa como lo
muestra la figura 2.0.

Una vez registrados los datos en el formulario estos se actualizarán de


manera automática en la tabla de productos como se muestra en la siguiente
figura:

Figura 2.1

Como podemos ver en la figura 1.9 la base de datos también cuenta


con un formulario de existencias el cual se muestra a continuación:

83
Figura 2.2

Mediante el formulario presentado en la figura 2.2 se podrá conocer


rápidamente la existencia de cada producto con solo teclear su nombre en el
registro producto.

Otra de las funciones que nos ofrece Access para administrar la


información es uso de consultas las cuales de cierta manera cumplen la misma
función que los formularios ya que ambas ayudan a conocer información
rápidamente.

Para el desarrollo del sistema propuesto esta función es de gran


ayuda ya que por medio de una consulta se pueden conocer los niveles de
existencia que tiene cada producto además de indicar cuando las existencias
de un artículo en particular se encuentran en cero.

84
Figura 2.3

Al dar clic a consultas: existencia como lo muestra la figura 2.3 se accederá a


la siguiente ventana:

Figura 2.4

85
En la figura 2.4 se muestra la ventana consulta: existencia por medio
de esta se podrá conocer con exactitud cuanto es la existencia de cada
artículo. Además esta consulta también dará a conocer si existe mercancía
faltante por la cual sea necesario realizar un pedido. Los registros que
aparezcan con el signo de (-) y en blanco como es el caso del genjibre y el
germen tostado mostrados en la figura 2.3 significa que no hay existencia de
dichos productos.

La base de datos propuesta queda accesible a posibles


modificaciones ya que los propietarios deberán determinar un nivel de stock
dentro de la consulta existencias en máximos y mínimos, de cada producto
de acuerdo a la apreciación de las necesidades con base a la experiencia
registrada de las ventas de cada producto, es decir, cuanto se vende
regularmente de cada producto para realizar los pedidos en base a las
ventas y así evitar costos de almacenamiento.

Como se puede observar en la figura 2.2 presentada anteriormente la


base de datos, también cuenta con la consulta proveedor-producto esta fue
diseñada con el objetivo de dar a conocer ¿Quienes son los proveedores? y
¿Qué productos abastecen? La figura 2.5 muestra la ventana de la consulta
proveedor-producto.

86
Figura 2.5

Para finalizar la tarea de la utilización de la base de datos y no perder


la información solo se deben cerrar todas las ventanas en utilización y
considerar que si aparece la ventana

Se debe dar clic en el botón

Para finalizar la recomendación de utilizar una base de datos en


Access como un sistema para controlar los inventarios. Se deriva de que
esta herramienta permite llevar un control sencillo de los movimientos que
producen las mercancías, además de que es un programa de fácil utilidad y
con el cual ya se encuentran familiarizados los empleados y propietarios de
Punto Orgánico ya que lo utilizan para el registro de las ventas.

87
Conclusiones

En conclusión se puede decir que la importancia del control de


inventarios radica en que los inventarios significan un costo para la empresa,
desde el costo de oportunidad de tener los productos a comercializar, hasta
la disminución de la utilidad, es por ello que el control de inventarios resulta
ser una herramienta fundamental para cualquier tipo de empresa sin importar
su giro o magnitud, ya que como se menciona este permite reducir costos y
evitar perdidas por desperdicios y robos.

A lo largo del al análisis realizado sobre el control de inventarios de la


microempresa comercial Punto Orgánico objeto de estudio de la presente
investigación.

Se ha podido detectar que Punto Orgánico al igual que la mayoría de


las microempresas no le ha prestado la suficiente atención al tema de control
de inventarios, ya que actualmente esta cuenta con un sistema mediante el
cual pretende llevar el control de inventarios, pero a su vez este presenta
problemas con la generación de la información, debido a que carece de
datos esenciales para el adecuado control de los inventarios.

También se detecto que existe incertidumbre por parte sus socios, ya


que tal como se menciona al principio de este documento, dentro de la
metodología, el fraude es uno de los principales problemas que viven con
mayor continuidad las microempresas y este se da a causa de no contar con
herramientas eficientes que permitan llevar a cabo el control de inventarios.

Es por ello que la conclusión final seria, que de no implantar un


sistema eficiente y fácil de utilizar en la microempresa Punto Orgánico se
podrían incrementar los problemas relacionados con el control de
inventarios, así
88
como seguiría en constante aumento la incertidumbre por parte de los
socios, debido al posible desvío de mercancías.

En la actualidad el avance tecnológico brinda una serie de herramientas


eficientes y fáciles de utilizar que permiten al microempresario controlar ciertas
áreas del negocio, es por ello que mediante el desarrollo de la propuesta
planteada se busca obtener los siguientes beneficios:

• Llevar a cabo registros más minuciosos sobre la entrada y salida de


productos del almacén.
• Mantener actualizados datos relativos al control operativo de los
inventarios. (al hablar de control operativo se hace referencia a las
entradas, salidas y nivel de existencias de cada producto)
• Conocer de forma rápida y precisa, niveles de existencia, datos del
producto o proveedor.
• Evitar el posible desabasto de mercancía o los sobrepedidos.

Recomendaciones

Basándome en la observación de las actividades que se realizan y la


problemática que vive la microempresa Punto Orgánico se recomienda lo
siguiente:

• Implementar un nuevo sistema con el cual se optimice el control de


los inventarios.
• El hecho de que sea una microempresa no debe impedir dar a
conocer a sus empleados su planeación estratégica, es decir, misión,
visión, objetivos y valores.
• Realizar una campaña publicitaria para darse a conocer más en el
mercado.
89
• Diseñar una pagina web, en la cual se permita comprar los productos
de la empresa por este medio.
• Otra recomendación en general para el tipo de empresas analizadas
en este trabajo de investigación sería que todos los
microempresarios se informen, conozcan y se capaciten para estar
alerta en el mundo de los negocios, en decir, se profesionalicen día
con día para llevar la optima administración de su empresa.

90
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