Versión: 3; Vigencia: 09/2001 Código:I/AU-054

1. OBJETIVO

Definir el contenido mínimo y la estructura de los legajos de papeles de trabajo

correspondientes a una auditoría especial.

2. ALCANCE

El presente instructivo es de aplicación obligatoria por el personal dependiente de las

Subcontralorías de Auditorías Externas y de Auditorías Externas en Autonomías
Constitucionales.

3. ASPECTOS GENERALES

3.1 Definiciones

No aplicable.

3.2 Documentos de referencia

• ISO 9002 Sec. 4.9 (Control de Procesos)

4. CONTENIDO

El contenido y la referencia de los legajos correspondientes a una auditoría especial responde

al siguiente esquema:

4.1 Legajo resumen - Informe preliminar

• Listado de Puntos de Inspección LR-1

• Informe preliminar de auditoría con indicios de responsabilidad, referenciado LR-2
a papeles de trabajo
• Acta de compatibilización entre los informes de auditoría y legal de la LR-3
Gerencia Departamental o de la Gerencia de Auditoría de la Administración
Nacional
• Opinión de Asesoría legal de la Gerencia Departamental de Servicio Legal o LR-4
de la Gerencia legal de la Administración Nacional
• Formulario de Inspección de Informes Legales de la Subcontraloría de LR-5
Servicios Legales LR-6
• Informes técnicos y otros LR-7
• Cuadro resumen de responsabilidades LR-8
• Confirmación de la entidad sobre la documentación proporcionada a la
comisión de auditoría LR-9

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Código: I/AU-054 Versión: 3; Vigencia: 09/2001

• Cédula y formularios de reuniones sostenidas con los funcionarios de la LR-10

entidad
• Cédula de sugerencias para futuros exámenes LR-11
• Acta de entrega y devolución de documentos LR-12
• Formularios de evaluación del desempeño del personal LR-13
• Formulario F-1 aprobado y F1-A, si se solicitó ampliación o se efectúo
cambio de la comisión LR-14
• Planillas de tiempo

4.2 Legajo Corriente – Informe Preliminar

• Memorándum de planificación de auditoría, referenciado al informe de LC-1

auditoría
• Programas de trabajo LC-2
• Procedimientos de diagnóstico y actividades previas a la planificación LC-3
• Hallazgos de auditoría con atributos y documentación respaldatoria de los LC-4
mismos
• Detalle de funcionarios de la entidad auditada relacionados con las LC-5
operaciones sujetas al examen
• Correspondencia recibida y expedida LC-6
• Planillas de pendientes LC-7

En el punto referido a procedimientos de diagnóstico y actividades previas a la planificación se

archivará la documentación utilizada para la elaboración del MPA y que no tenga relación con
ninguno de los puntos específicos señalados en los índices de legajos, así como otros análisis
efectuados como ser de tendencias, de índices, etc..

Tanto el Legajo Resumen como el Corriente serán utilizados en los casos de informes de
auditoría especial sin indicios de responsabilidad, señalando la no aplicabilidad de los puntos
que no correspondan.

Dependiendo de la cantidad de documentos se organizarán legajos independientes para el

informe preliminar

4.3 Legajo informe complementario

Parte 1 – Legajo de notificaciones

• Cuadro “control de plazos” LN-1

• Notas de comunicación de resultados del informe preliminar LN-2
• Formularios de invitación C-1, C-2 o C-3 LN-3
• Representación de Servicios Legales e invitación por prensa LN-4

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 Versión: 3; Vigencia: 09/2001 Código:I/AU-054

• Formulario C-4 – entrega LN-5

• Solicitudes de ampliación de plazo y respuestas LN-6
• Informe legal y formularios de notificación de dictamen LN-7

Parte 2 – Legajo Complementario

• Listado de puntos de inspección LCC-1

• Informe de auditoría complementario con indicios de responsabilidad LCC-2
correferenciado a papeles de trabajo
• Acta de compatibilización entre los informes de auditoría y legal de la LCC-3
Gerencia Departamental o de la Gerencia de Auditoría de la Administración
Nacional
• Opinión de Asesoría legal de la Gerencia Departamental de Servicio Legal o LCC-4
de la Gerencia legal de la Administración Nacional
• Formulario de Inspección de Informes Legales de la Subcontraloría de
Servicios Legales LCC-5
• Informes técnicos y otros LCC-6
• Informe preliminar LCC-7
• Papeles de trabajo LCC-8
• Documentación de descargo presentada LCC-9
• Cuadro resumen de responsabilidades (definitivas) LCC-10
• Formulario F-1A aprobado para la evaluación de descargos LCC-11
• Planilla de tiempos LCC-12
• Formularios de evaluación del desempeño del personal LCC-13
• Planillas de pendientes LCC-14

Dependiendo de la cantidad de documentos se organizarán legajos independientes para el

informe preliminar

5. RESPONSABILIDADES

Son responsables de la aplicación de este instructivo:

• Gerentes departamentales
• Gerentes de auditoría de la administración nacional
• Gerentes de auditoría
• Supervisores
• Auditores

6. REGISTRO

• Legajos de papeles de trabajo

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 I/AU-054
Cód. de la norma

AUDITORIA ESPECIAL – LEGAJO CORRIENTE INFORME PRELIMINAR

LC

ENTIDAD_______________________________ FECHA___________

INDICE GENERAL
CONTENIDO REF. P/T
MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE AUDITORIA, LC-1
REFERENCIADO AL INFORME DE AUDITORIA

PROGRAMAS DE TRABAJO LC-2

PROCEDIMIENTOS DE DIAGNOSTICO Y ACTIVIDADES PREVIAS A LC-3
LA PLANIFICACION
HALLAZGOS DE AUDITORIA CON ATRIBUTOS Y DOCUMENTACION LC-4
RESPALDATORIA DE LOS MISMOS

DETALLE DE FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD AUDITADA LC-5

RELACIONADOS CON LAS OPERACIONES SUJETAS AL EXAMEN

CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y EXPEDIDA LC-6

PLANILLAS DE PENDIENTES LC-7

La validez de la información contenida en este legajo ha sido confirmada y aprobada por:

RESPONSABLES INICIALES RUBRICA FECHA

SUPERVISOR
GERENTE DE AUDITORIA
GERENTE DEPTAL./
GERENTE DE AUDITORIA DE LA
ADMINISTRACION NACIONAL
SUBCONTRALOR
 I/AU-054
Cód. de la norma

AUDITORIA ESPECIAL – LEGAJO RESUMEN INFORME PRELIMINAR

LR

ENTIDAD________________________________________ FECHA______________

INDICE GENERAL
CONTENIDO REF. P/T
LISTADO DE PUNTOS DE INSPECCION LR-1
INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA CON INDICIOS DE LR-2
RESPONSABILIDAD, REFERENCIADO A PAPELES DE TRABAJO
ACTA DE COMPATIBILIZACION ENTRE LOS INFORMES DE AUDITORIA Y LR-3
LEGAL DE LA GERENCIA DEPARTAMENTAL O DE LA GERENCIA DE
AUDITORIA DE LA ADMINISTRACION NACIONAL
OPINION DE ASESORIA LEGAL DE LA GERENCIA DEPARTAMENTAL DE LR-4
SERVICIO LEGAL O DE LA GERENCIA LEGAL DE LA ADMINISTRACIÓN
NACIONAL
FORMULARIO DE INSPECCION DE INFORMES LEGALES DE LA LR-5
SUBCONTRALORIA DE SERVICIOS LEGALES
INFORMES TECNICOS Y OTROS LR-6
CUADRO RESUMEN DE RESPONSABILIDADES LR-7
CONFIRMACION DE LA ENTIDAD SOBRE LA DOCUMENTACION LR-8
PROPORCIONADA A LA COMISION DE AUDITORIA
FORMULARIOS DE REUNIONES SOSTENIDAS CON LOS FUNCIONARIOS LR-9
DE LA ENTIDAD
CEDULA DE SUGERENCIAS PARA FUTUROS EXAMENES LR-10
ACTA DE ENTREGA Y DEVOLUCION DE DOCUMENTOS LR-11
FORMULARIOS DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL LR-12
FORMULARIO F-1 APROBADO Y F1-A, SI SE SOLICITO AMPLIACION O SE LR-13
EFECTUO CAMBIO DE LA COMISION
PLANILLAS DE TIEMPO LR-14

La validez de la información contenida en este legajo ha sido confirmada y aprobada por:

RESPONSABLES INICIALES RUBRICA FECHA
SUPERVISOR
GERENTE DE AUDITORIA
GERENTE DEPTAL./
GERENTE DE AUDITORIA DE LA
ADMINISTRACION NACIONAL
SUBCONTRALOR
 ACTA DE COMPATIBILIZACION DEL INFORME DE AUDITORIA CON LOS
INFORMES LEGALES

En la ciudad de _____________ a horas ____ del día ___ de ________ de 20__, en la

Gerencia de _________________________, se efectuó la reunión de compatibilización de
los Informes de, Auditoría N° ________________________ y Legal Nrs.
_____________________________a la que asistieron los siguientes servidores públicos:

• ___________________________ Gerente de Auditoría

• ___________________________ Supervisor
• ___________________________ Gerente de Servicios Legales
• ___________________________ Abogado

Instalado el acto, se procedió a dar lectura al Informe de Auditoría Nº ___________ sobre

la auditoría _______________________________________________________________
y el Informe Legal Nº __________________, verificándose que ambos guardan plena
conformidad con los puntos en ellos mencionados, existiendo en consecuencia uniformidad
y consistencia en la aplicación de normas, disposiciones legales, cifras e identificación de
los involucrados en la determinación de indicios de responsabilidad previstos en la Ley Nº
1178.

Con lo que concluyó el acto, firmando en constancia, los servidores públicos asistentes.

Firma Firma

SUPERVISOR ABOGADO

GERENTE DE AUDITORIA GERENTE DE SER-

VICIOS LEGALES
 MODELO DE CARTA DE CONFIRMACION DE LA ENTREGA DE
DOCUMENTACION PARA AUDITORIA ESPECIAL
(A ser redactada en papel con membrete de la institución)

Fecha: (Debe coincidir con la fecha del informe y con la finalización del trabajo de campo)

Señores
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
C. Colón esq. Indaburo
La Paz – Bolivia

Muy señores nuestros:

Les confirmamos, a nuestro mejor saber y entender, las siguientes informaciones y

opiniones hechas a ustedes durante la auditoria especial de (Objeto de la auditoría)
realizada en (nombre de la institución) al/por el periodo (periodo o fecha de la auditoría).

1. La información referida a (Objeto de la auditoría) a (periodo o fecha de la auditoría)

es responsabilidad de la Gerencia/Dirección de esta institución y ha sido puesta a
disposición de la comisión de auditoría, de acuerdo a su requerimiento.

2. Hemos puesto a disposición de la Contraloría General de la República todos los

registros contables y documentación sustentatoria con que cuenta la institución.

3. No tenemos conocimiento de la existencia de juicios y otros reclamos contra la

institución, impositivos o de cualquier otra naturaleza, ni de otros pasivos contingentes
de significación, a más de los conformados a Uds. por parte de nuestros abogados
(indicar cualquier excepción).

4. Según nuestro conocimiento, ningún funcionario de la institución tiene intereses en

forma directa o indirecta en otras instituciones y/o empresas con las cuales opera la
institución.

5. No tenemos conocimiento de actos ilegales o irregulares en los cuales se encuentran

involucrados servidores públicos que tengan un rol significativo en la toma de
decisiones o en los Sistemas de Administración y Control. Asimismo, desconocemos
la existencia de violaciones o posibles violaciones a leyes y regulaciones, cuyos
efectos podrían requerir ser revelados.
6. La entidad ha cumplido con los aspectos contractuales significativos.

7. Todas las actas correspondientes a las reuniones del Directorio de la institución

celebradas durante el período comprendido entre (indicar fechas) han sido transcritas
en el libro respectivo (si corresponde), así como todas las resoluciones
correspondientes a ese periodo y otras específicas relacionadas con el objeto del
examen, reflejan la totalidad de las decisiones aprobadas y han sido puestas a su
conocimiento en el curso de su trabajo.

Con este motivo, saludamos a ustedes muy atentamente,

Firma Máxima Autoridad de la Entidad y Máximo responsables administrativo

financiero
 REUNIONES SOSTENIDAS CON FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD

ENTIDAD: _______________________________________________________

TIPO DE AUDITORIA: ____________________________________________

PERIODO: _______________________________________________________

FECHA DE LA REUNION: _________________________________________

PARTICIPANTES:

De la Contraloría General:

Gerente de Auditoría: ______________________________________________________

Supervisor: _______________________________________________________________
Auditor: _________________________________________________________________
Otros: (Especificar nombre y cargo) __________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

De la entidad (Especificar nombre y cargo)

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Resumen de asuntos tratados:

 ACTA DE ENTREGA Y DEVOLUCION DE DOCUMENTOS

En la ciudad de ___________ a horas ___ del día ___ de ________ de 20__,

en oficinas de _______________________________________, se efectuó la
entrega y devolución de la documentación proporcionada por la entidad a la
comisión de auditoría con motivo de la realización la auditoría de
_________________________________________________ por el periodo
correspondiente a _________________________________________. Un
detalle pormenorizado de la documentación devuelta se presenta en anexo
adjunto.

En constancia de este acto firman los funcionarios públicos responsables.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE POR LA ENTIDAD

LA REPUBLICA RECIBI CONFORME:
ENTREGUE CONFORME:
Nombre y firma Nombre, cargo y firma

SUPERVISOR RESPONSABLE

AUDITOR RESPONSABLE

Nota: Si la documentación fue proporcionada por cada unidad en forma independiente, se

deberá elaborar un acta por cada una de ellas.
 I/AU-054
Cod. de la norma

MODELO DE CUADRO DE CONTROL DE PLAZOS

CUADRO DE CONTROL DE PLAZOS

(NOMBRE DE LA ENTIDAD AUDITADA)
N° DE INFORME

INVITA- PUBLICA- AMPLIACION DE PLAZO DESCARGOS OBSERVACIONES

N° INVOLUCRADO CION CION
FECHA DIAS NOTA N° FECHA N° HR FECHA
SOLICITUD OTORG. FECHA LIMITE
1 Luis Perez Rodas 02/02/01 10 GD/ 16/02/01 Primera ampliación
13/02/01 5 GD/ 23/02/01 Segunda ampliación
2 Ana Lara Ruiz 28/02/01 No recogió informe
 I/AU-054
Cod. de la norma

MODELO DE CUADRO RESUMEN DE RESPONSABILIDADES PARA INFORME PRELIMINAR

(NOMBRE DE LA ENTIDAD AUDITADA)

RESUMEN DE RESPONSABILIDADES

Número de Responsable Persona C.I. o Solidarios Persona Cargo Tipo de responsabilidad Causal
conclusión Natural o Jurídica RUC Natural o Jurídica Civil, Penal, Adm. Art 77 inc. )
Bs $US
 I/AU-054
Cod. de la norma

MODELO DE CUADRO RESUMEN DE RESPONSABILIDADES PARA INFORME COMPLEMENTARIO

(NOMBRE DE LA ENTIDAD AUDITADA)

RESUMEN DE RESPONSABILIDADES

Número de Responsable Persona C.I. o Solidarios Persona Cargo inicial Cargo definitivo Tipo de responsabilidad Causal
conclusión Natural o Jurídica RUC Natural o Jurídica Civil, Penal, Adm. Art 77 inc. )
Bs $US Bs $US
 I/AU-054
Cód. de la norma

AUDITORIA ESPECIAL – LEGAJO INFORME COMPLEMENTARIO

LN

ENTIDAD_______________________________ FECHA___________

LEGAJO DE NOTIFICACIONES

INDICE GENERAL

DESCRIPCION REF. P/T

CUADRO “CONTROL DE PLAZOS” LN-1

NOTAS DE COMUNICACION DE RESULTADOS DEL INFORME LN-2

PRELIMINAR
FORMULARIOS DE INVITACION LN-3

REPRESENTACION ASESORIA LEGAL E INVITACION POR PRENSA LN-4

FORMULARIO C-4 – ENTREGA LN-5

SOLICITUDES DE AMPLIACION DE PLAZO Y RESPUESTAS LN-6

INFORME LEGAL Y FORMULARIOS DE NOTIFICACION LN-7

La validez de la información contenida en este legajo ha sido confirmada y aprobada por:

RESPONSABLES INICIALES RUBRICA FECHA

SUPERVISOR

GERENTE DE AUDITORIA

GERENTE DEPTAL./
GERENTE DE AUDITORIA DE LA
ADMINISTRACION NACIONAL
SUBCONTRALOR
 I/AU-054
Cód. de la norma

AUDITORIA ESPECIAL – LEGAJO INFORME COMPLEMENTARIO

LCC
ENTIDAD_______________________________ FECHA___________

INDICE GENERAL
CONTENIDO REF. P/T
LISTADO DE PUNTOS DE INSPECCION LCC-1
INFORME DE AUDITORIA COMPLEMENTARIO CON INDICIOS DE LCC-2
RESPONSABILIDAD CORREFERENCIADO A PAPELES DE TRABAJO
ACTA DE COMPATIBILIZACION ENTRE LOS INFORMES DE AUDITORIA Y LCC-3
LEGAL DE LA GERENCIA DEPARTAMENTAL O DE LA GERENCIA DE
AUDITORIA DE LA ADMINISTRACION NACIONAL
OPINION DE ASESORIA LEGAL DE LA GERENCIA DEPARTAMENTAL DE LCC-4
SERVICIO LEGAL O DE LA GERENCIA LEGAL DE LA ADMINISTRACION
NACIONAL
FORMULARIO DE INSPECCION DE INFORMES LEGALES DE LA LCC-5
SUBCONTRALORIA DE SERVICIOS LEGALES
INFORMES TECNICOS Y OTROS LCC-6
INFORME PRELIMINAR LCC-7
PAPELES DE TRABAJO LCC-8
DOCUMENTACION DE DESCARGO PRESENTADA LCC-9
CUADRO RESUMEN DE RESPONSABILIDADES (*) LCC-10
FORMULARIO F-1A APROBADO PARA LA EVALUACIÓN DE DESCARGOS LCC-11
PLANILLA DE TIEMPOS LCC-12
FORMULARIOS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL LCC-13
PLANILLAS DE PENDIENTES LCC-14
(*) Ver modelo adjunto
La validez de la información contenida en este legajo ha sido confirmada y aprobada por:

RESPONSABLES INICIALES RUBRICA FECHA

SUPERVISOR
GERENTE DE AUDITORIA
GERENTE DEPTAL./
GERENTE DE AUDITORIA DE LA
ADMINISTRACION NACIONAL
SUBCONTRALOR DE AUDITORIA