PROJECT MANAGEMENT

A TECHNICIAN’s GUIDE

Leo Staples

ISA TECHNICIAN SERIES

 Table of Contents

Chapter 1 Project Management Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Chapter 2 Project Documentation Requirements. . . . . . . . . . . . . . . 5

2.0 Site Procedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.1 Safety Procedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.1.1 Control of Hazardous Energy. . . . . . . . . . . . . 8
2.1.2 Work Authorization Permit. . . . . . . . . . . . . . . 8
2.1.3 Material Safety Data Sheets . . . . . . . . . . . . . 8
2.2 Physical Security Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.3 Project Engineering Documentation . . . . . . . . . . . . 12
2.4 Documentation Location & Media Types. . . . . . . . . 14
Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
References. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Review Questions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Chapter 3 Communication Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

3.0 Communications Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
3.1 Basic Communications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.1.1 Interpersonal Communication Skills . . . . . . 21
3.1.2 Writing Skills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3.1.3 Oral Skills. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3.1.4 Facilitation Skills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3.2 Communication Techniques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
3.3 Other Communications Concerns . . . . . . . . . . . . . . 28
3.3.1 Corporate Politics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
3.3.2 Terminology. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
x Project Management: A Technician’s Guide

3.3.3 PMT Diversity Issues. . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
References. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Review Questions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Chapter 4 Project Planning & Resource Coordination. . . . . . . . . . 33

4.0 Basic Duties Of Other Disciplines . . . . . . . . . . . . . . 33
4.1 Project Planning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4.2 Task Assignments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
4.3 Overall Project Coordination . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
4.4 Individual Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
4.5 Supervision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
4.6 Time Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Review Questions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Chapter 5 Project Monitoring & Control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

5.0 Monitoring Methods. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
5.1 Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
5.1.1 Change Management . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
5.2 Reporting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Review Questions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Chapter 6 Project Administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

6.0 Document Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
6.1. Document Organization. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
6.1.1 Document Review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
6.1.2 Document Approval Process. . . . . . . . . . . . 53
6.1.3 Communications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Table of Contents xi

6.2 Equipment & Personnel Records. . . . . . . . . . . . . . . 54

6.3 Print Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
6.4 Archiving Project Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Review Questions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Chapter 7 Project Closeout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

7.0 Termination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
7.1 Transfer of Ownership. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
7.1.1 Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
7.1.2 Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
7.1.3 Equipment and Materials. . . . . . . . . . . . . . . 64
7.1.4 Facilities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
7.1.5 Personnel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
7.2 Lessons Learned Session . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
7.3 Project Closeout Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Review Questions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Chapter 8 An Automation Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

8.0 Phase I – Initiation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
8.1 Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
8.2 Phase II – Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
8.2.1 Vendor Selection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
8.3 Phase III – Execution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
8.3.1 Factory Acceptance Test. . . . . . . . . . . . . . . 74
8.3.2 Installation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
8.3.3 Startup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
8.4 Phase IV – Closeout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
8.5 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
xii Project Management: A Technician’s Guide

Figures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Acronyms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Answers to Review Questions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97