GRUPO 5

DOCUMENTOS COMERCIALES
Definición de documentos comerciales
Los documentos comerciales son toda constancia escrita que origina una transacción
comercial tendiente a establecer, responsablemente, las relaciones que ya existen entre
las partes intervinientes, en sus diversas fases y las obligaciones emergentes de ellas.
Desde el punto de vista contable sirven de base para la anotación en los libros o registros
de contabilidad.
Funciones de los documentos comerciales
Varias son las razones por las cuales, toda empresa necesita documentar sus operaciones.
Estas razones están fundamentadas en sus funciones:
Función contable: suministran los datos indispensables para formular los asientos,
sirviendo de base para el registro contable.
Función de control: cuando se realizan las auditorías internas o externas se procede a la
compulsa de los libros y comprobantes que dan origen a los asientos contables.
Función jurídica: su importancia reside en su utilización como medio de prueba, ya que la
ley da validez plena a las anotaciones hechas en los libros de comercio.
Función impositiva: los comprobantes cumplen la función no solo de demostrar lo que
expresan los libros, sino también la de justificar lo manifestado en las declaraciones
juradas y al mismo tiempo facilitar la fiscalización que se realiza mediante las inspecciones
Clasificación de los documentos comerciales
SEGÚN SU ORIGEN
Comprobantes Internos: Documentos emitidos por la empresa y su circulación es interna
(dentro de la empresa).
Son soportes de información de uso interno que eventualmente puede utilizarse para
brindar algún tipo de información hacia el exterior de la empresa.
Comprobantes Externos: La mayor parte de este tipo de documentación debe responder a
la legislación vigente y debe adaptarse a los cambios exigidos en ella
SEGÚN LA NATURALEZA DE LAS OPERACIONES A QUE SE REFIERE
La documentación comercial puede ser clasificada en documentos para las compras, para
las ventas, para los pagos, para los cobros, etc.
TIPOS DE DOCUMENTOS
1- Factura
2- Ticket
3- Nota de Pedido
4- Nota de Remisión
5- Recibo
6- Pagare
7- Cheque
8- Nota de crédito bancario o boleta de deposito
9- Notas de créditos
10- Notas de debito

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 FACTURA
Concepto: Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial
obligatoria y aceptada por ley. Sirve para acreditar venta de mercaderías u otros efectos, porque
con ella queda concluida la operación.

Finalidad: la factura tiene como finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o
la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujeto que tengan derecho al crédito
fiscal. Asimismo, cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos.

Importancia: la factura es el documento principal de las operaciones de compraventa a crédito. Es

el comprobante de la deuda del comprador con el vendedor. Por este motivo sirve a uno y otro
para contabilizar la operación realizada: como compra por pagar por el comprador y como venta
por cobrar el vendedor.

Partes de una factura

• Número de Timbrado
• Fecha de validez del Timbrado
• RUC y dígito verificador del emisor
• Nombre o razón social del emisor
• Dirección de la casa matriz y del establecimiento emisor
• Actividad económica del emisor
• Tipo de documento: Factura
• Numeración del documento de 13 dígitos
• Destino de los ejemplares: ORIGINAL adquiriente, COPIA, archivo tributario
 Datos de la imprenta: número de habilitación, identificador RUC y dígito verificador,
nombre o razón social, domicilio principal.
• Además de los datos preimpresos obligatorios se podrá incluir datos adicionales como
nombre de fantasía, teléfono, web, etc.

TICKETS
Concepto: Son Comprobantes de Venta expedidos a través de máquinas registradoras de sistema
cerrado en operaciones con consumidores o usuarios finales. Los Tickets no podrán ser utilizados
para respaldar Crédito Fiscal del Impuesto al Valor Agregado.

En cambio, siempre y cuando identifiquen al adquirente del bien o servicio y cumplan los demás
requisitos establecidos, podrán emplearse para sustentar costos o gastos con efectos fiscales,
conforme las disposiciones que regulan los impuestos vigentes en el país.

REQUISITOS PARA LA EXPEDICIÓN DE TICKETS MEDIANTE MÁQUINAS

REGISTRADORAS.
 Número de timbrado,
 Identificador del RUC del obligado a expedir el documento;
 Nombre y apellido o razón social del obligado a expedir el documento;
 Dirección del establecimiento donde se expide el documento, declarado en el RUC;
 Numeración secuencial auto generada por la máquina registradora que deberá constar de
al menos cuatro (4) dígitos pudiendo omitirse la impresión de los ceros a la izquierda.
 Marca, modelo de fabricación y número de serie de la máquina registradora;
 Descripción o concepto del bien vendido que podrá ser expresado en letras o códigos
numéricos predefinidos;
 Importe de la venta o del servicio prestado incluyendo impuestos por dentro;
 Fecha y hora de expedición;
 El Ticket debe ser expedido como mínimo en original y cinta auditora. El original se
entregará al adquirente y la copia en cinta deberá ser conservada por el contribuyente en
su archivo tributario;
 Los datos de identificación del obligado a expedir el documento podrán consignarse de
manera preimpresa, siempre que sea legible;
 Número de identificador RUC o documento de identificación del adquirente

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 NOTA DE PEDIDO
Concepto: Es el documento que utilizan las casas comerciales para que a través de él los clientes
soliciten las mercaderías deseadas. Se extiende por duplicado o triplicado, el original queda para la
empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.

En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se solicita
las mercaderías en calidad de compra.

REQUISITOS DE LA NOTA DE PEDIDO:

 Membrete (Nombre o razón social de la empresa seguida de dirección y teléfono)
 Numeración correlativa
 Lugar y fecha en que se hace el pedido
 Nombre o razón social del cliente
 Dirección del cliente
 Condiciones del pedido
 Cantidad (indicando si es docenas, piezas, etc.)
 Clase, calidad o tipo de artículo o mercancía
 Precio unitario de la mercancía
 Firma del solicitante o empresa que hace el pedido

NOTA DE REMISION
Concepto: son los documentos que sustentan el traslado de mercaderías dentro del territorio
nacional, por cualquier motivo y las mercaderías en depósito, siempre que cumplan con los
requisitos establecidos por a la administración tributaria.

Las notas de remisión deberán ser expedidas antes del traslado y acompañar en tránsito en todo el
trayecto.

REQUISITOS DE LA NOTA DE REMISIÓN.

 Número de timbrado
 Identificador RUC del obligado a expedir el documento;
 Nombre y apellido o razón social del obligado a expedir el documento;
 Dirección del domicilio principal del obligado a expedir el documento (domicilio comercial
declarado en el RUC)
 Denominación del documento: Nota de Remisión;
 La numeración del documento que constará de 13 dígitos
 Motivo de traslado: deberá consignar las siguientes opciones:

a) Venta; b) Consignación; c) Exportación; d) Compra; e) Importación; f) Devolución; g)

Traslado entre locales de la misma empresa; h) Traslado de bienes para transformación; i)
Traslado de bienes para reparación; j) Otras, deberá consignarse expresamente el o los motivos
diferentes a los mencionados anteriormente.

Fecha límite de vigencia para la expedición del documento, expresada en mes y año, según
autorización

 Destino de los ejemplares:

a) Un ejemplar con la leyenda “Original”, para el destinatario;

b) Un ejemplar idéntico, con la leyenda “Copia para el remitente”, para el remitente;

c) Un segundo ejemplar idéntico al original con la Leyenda “Copia para la Administración

Tributaria”,

 Datos de la imprenta que efectuó la impresión de documentos:

 Además de la información impresa obligatoria, las Notas de Remisión podrán incluir datos
adicionales de interés del negocio tales como nombre de fantasía, dirección electrónica,
sitio Web, logotipos, entre otros.

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 RECIBO
Concepto: es una constancia escrita en la que el firmante declara haber recibido de otra persona,
cosa o dinero, ya sea a cuenta, por saldo o por otro concepto.

REQUISITOS DEL RECIBO

 Prenumeración correlativa de los recibos a expedirse.
 Membrete con datos del emisor
 La fórmula Recibí de, o una variante similar.
 El nombre de la persona o entidad que hizo la entrega o el pago.
 El importe recibido, indicar tanto el importe en letras como en número.
 El concepto por el que se realizó el pago.
 Lugar y fecha.
 Nombre y firma del receptor, es decir, de quien recibe el pago.

EL PAGARE
El pagaré es una promesa unilateral escrita que hace una persona, por la cual se compromete a
pagar a otra, o a su orden, una determinada suma de dinero en una fecha determinada. En el
vínculo que establece un pagaré, a diferencia de lo que sucede con otros documentos mercantiles,
sólo intervienen dos partes, la persona que se compromete a pagar y el beneficiario.

REQUISITOS DEL PAGARE:

 denominación de pagaré;
 indicación del lugar y fecha de su emisión;
 promesa incondicional de pagar una cantidad determinada de dinero o una cantidad
determinable de este, conforme a los sistemas de actualización o reajuste de capital
legalmente admitidos;
 nombre de la persona a quien o a la orden de quien debe hacerse el pago;
 indicación de su vencimiento único, o de los vencimientos parciales en los casos señalados
en el siguiente párrafo;
 indicación del lugar de pago y/o, en los casos previstos por el Artículo 53º, la forma como
ha de efectuarse este.
 nombre, el número del documento oficial de identidad y la firma del emitente, quien tiene
la calidad de obligado principal.

CHEQUE
Concepto: El cheque bancario es una orden de pago pura y simple, que se libra a la vista o de pago
diferido contra un banco, en el cual el librador debe tener fondos suficientes depositados en
cuenta corriente bancaria, o autorización expresa o tácita, para girar en descubierto.

El cheque bancario deberá contener:

 el número de orden impreso en el talón y en el cheque bancario, y el número de cuenta;
 la fecha y lugar de emisión;
 la orden pura y simple de pagar una suma determinada de dinero;
 el nombre y domicilio del banco contra el cual se gira el cheque bancario;
 la indicación del lugar de pago; y,
 nombre y apellido o razón social, domicilio y la firma del librador.

El cheque bancario de pago diferido: debe contener la fecha de pago del mismo, y el plazo de pago
no podrá ser mayor a ciento ochenta días.

Los cheques bancarios tendrán numeración progresiva y contendrán los datos arriba
mencionados, tanto en el cheque como en el talón y serán entregados bajo recibo a los clientes
habilitados.

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 FORMA DE PAGO
El cheque bancario a la vista es pagadero en el acto de su presentación al banco girado, aun
presentado antes del día indicado como fecha de emisión, toda disposición contraria se tendrá por
no escrita. Es válido para el cobro por 30 días a partir de su «fecha de emisión»

El cheque bancario de pago diferido se pagadero en el acto de su presentación al banco girado

desde la «fecha de pago» fijada en el mismo. En caso de presentaciones anteriores a estas el
mismo será devuelto por «presentación extemporánea» El mismo tiene dos vencimientos
importantes a verificar.

1- El plazo entre fecha de emisión y fecha de pago no debe exceder los 180 días.
2- Es válido para el cobro por 30 días a partir de su «fecha de pago»

CHEQUE DE PAGO DIFERIDO

El cheque debe contener:

 el número de orden impreso en el talón y en el cheque, y el número de cuenta;

 la fecha y el lugar de emisión;
 la orden pura y simple de pagar una suma determinada de dinero;
 el nombre del banco contra el cual se gira;
 la indicación del lugar del pago; y
 la firma del librador
 Los bancos imprimirán cheque numerados progresivamente en los que los datos arriba
mencionados puedan ser fácilmente completados de una manera regular, tanto en el
cheque como en su talón, y los entregarán, bajo recibo, a sus clientes habilitados para
librarlos.

EMISIÓN DE CHEQUES
1- Al portador: no se consigna nominalmente al beneficiario, se trasfiere por la simple entrega.
2- A la orden: se consigna el nombre del beneficiario. Se trasfiere por endoso.
3- No a la orden: Equivale al cheque no trasferible. Se identifica mediante la leyenda
generalmente colocada a continuación del nombre de la persona o empresa beneficiaria del
mismo
4- Cruzado: es aquel cheque emitido solo para depósito en cuenta, no para pago en ventanilla.
Se identifica con dos rayas paralelas que por lo general se ubican en el extremo superior
izquierdo del mismo. Pero es importante mencionar que como en el código civil no se
menciona el lugar ni sentido exacto donde debe ser ubicadas las mismas en el anverso del
cheque, ante la presencia de dos rayas paralelas en cualquier lugar del mismo debe
considerarse cruzado.

GENERALIDADES Y FORMALIDADES DEL CHEQUE

 Número de cheque
 Número de orden (cheque y talón)
 Fecha y lugar de emisión (en el caso de los diferidos fecha de emisión y fecha de pago)
 La orden pura y simple de pagar una determinada suma de dinero.
 El monto en números y letras
 Banco girado
 Nombre y apellido o razón social del librador.
 Ruc o C.I del titular.
 Firma del librador.

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NOTA DE CRÉDITO BANCARIA O BOLETO DE
DEPOSITO
Concepto: La nota de crédito bancario (o boleta de depósito) es un documento que extiende el
banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de
depósito, para ser sumada a la cuenta del titular.

REQUISITOS DE LA NOTA DE CREDITO

 Nombre del Banco que recibe el depósito.
 Nombre de la persona a cuya cuenta debe abonar.
 Domicilio del o de los titulares de la cuenta.
 La descripción del depósito, si es en dinero, cheque o giros.
 La suma total depositada, escrita en letras y números.
 La firma del depositante, que puede ser titular de la cuenta o un tercero.
 Espacio para la firma del empleado bancario que recibe el depósito.

Las clases de depósitos bancarios más comunes son:

 Cuenta corriente.
 Plazo fijo.
 Caja de Ahorro

NOTAS DE CRÉDITO
Concepto: Son documentos expedidos para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder
descuentos o bonificaciones efectuados con posterioridad a la expedición del Comprobante de
Venta.

NOTAS DE DÉBITO
Concepto: Las Notas de Débito deben expedirse para recuperar costos o gastos incurridos por el
vendedor con posterioridad a la expedición del Comprobante de Venta.

REQUISITOS DE LAS NOTAS DE CRÉDITO Y DE DÉBITO

 Sólo se podrán expedir para modificar Comprobantes de Venta entregados con
anterioridad al mismo adquirente o usuario;
 Deberán contener los mismos requisitos y características de los Comprobantes de Venta
respecto de los cuales se expiden;
 Deberán consignar el tipo y número de documento al que se refieren;
 La persona que reciba la Nota de Crédito o la Nota de débito a nombre del adquirente
deberá consignar en esta la fecha de recepción, su nombre, cédula de identidad civil,
cargo en la empresa, sello y firma de ser el caso;
 Podrán expedirse en un solo punto de expedición para modificar documentos de varios
puntos de expedición;
 El destino de las Notas de Crédito y de las Notas débito será el siguiente:
a) Un ejemplar con la leyenda “Original”, para el adquirente
b) Un ejemplar idéntico con la leyenda “Copia”, para el contribuyente.