A.

Macam-macam Fasilitas Pendukung Otomatisasi Kantor

Pada dasarnya teknologi telah dapat melewati batasan media. Jadi, dapat dikatakan
bahwa segala bentuk informasi telah dapat dikomunikasikan dari satu tempat ke tempat lain
media apapun. Hanya saja beberapa diantaranya tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan
saat ini. Ini adalah kesempatan bagi kita para pekerja dibidang informasi mencari yang
sesuai, layak, dan tepat guna pada organisasi kita. Beberapa fasilitas yang sering digunakan
orang dapat kitakelompokkanmenjadiduapendekatansebagai berikut:
1. Pendekatan Software

Pendekatan ini bisa dikatakan sebagai sistem yang menyediakan aneka ragam perangkat
untuk pemrossan informasi, seperti pengolah lembar kerja (spreadsheet), pengolah kata
(word processor), pengolah grafik, aplikasi presentasi, pengaksesan basis data personal, surat
elektronis (e-mail) dan surat bersuara (voicemail), dan bahkan telekonferensi. Pengguna
sistem ini pada prinsipnya adalah semua personil dalam organisasi, baik staf maupun yang
masuk kategori manajemen. Berikut ini adalah aplikasi-aplikasi yang biasa digunakan dalam
Sistem Otomasi Kantor (Sova, 2010), yaitu :
a. Word processing
Pemakaian alat elektronik biasa dipergunakan untuk menyiapkan dokumen yang perlu
diketik atau dicetak secara otomatis. Pengolahan kata ini berperan pada pemecahan
masalah manajer dalam menyiapkan komunikasi secara tertulis secara lebih efektif.
b. Surat Elektronik
Dengan menggunakan internet, memungkinkan user untuk mengirim, menerima, dan
menyimpan pesan dengan komputer. Surat elektronik dimaksudkan untuk mengatasi
sejumlah kekurangan yang terdapat pada telepon konvensional, biayanya lebih murah
dari telpon biasa karena informasi bergerak lebih cepat dalam bentuk elektronik.
c. Voice Mail
Pada dasarnya voice mail hampir sama dengan email, hanya saja dengan voice mail kita
bisa mengirim pesan dengan mengucapkan kata-kata untuk mengirim dan menerima
pesan. Penggunaan voice mail membutuhkan penggunaan komputer atau alat
penyimpanan (memory card / flashdisk) untuk menyimpan data suara, dan akan
disambungkan dengan telepon saat akan memutar suara yang disimpan.
d. Kalender Elektronik
Kalender Elektronik yakni penggunaan alat elektronik untuk menyimpan agenda
kegiatan kita. Aplikasi ini bersifat unik diantara aplikasi Sistem Otomasi Kantor, karena
 tidak benar-benar mengkomunikasikan informasi dan tidak memecahkan masalah.
Namun, malah mengingatkan untuk menyiapkan kapan saat untuk berkomunikasi.
e. Konferensi Audio
Konferensi audio merupakan kegiatan untuk berkomunikasi dengan orang atau pihak
yang terpisah secara geografis. Pelayanan tersebut menyediakan hubungan audio &
video dengan menggunakan jasa internet Ada tiga macam konfigurasi untuk sebuah
konferensi, yaitu:
1) Video satu arah & audio satu arah
Sinyal video dan/atau audio dikirim dari pengirim untuk penerima secara satu arah
(tidak dapat langsung menjawab).
2) Video satu arah & audio dua arah
Video satu arah dan audio dua arah yakni komunikasi dimana seluruh penerima
dapat menjawab secara audio, namun visual yang ditampilkan tetap sama.
3) Video & audio dua arah
Komunikasi audio dan video yang terjadi diantara semua pihak berlangsung secara
dua arah.
f. Teleconference atau teleseminar
Teleconference adalah sistem komunikasi langsung diantara beberapaorang yang
biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam saturuangan dan dihubungkan oleh suatu
sistem telekomunikasi.
g. Transmisi Faksimil (Fax / Faks)
Faks adalah alat yang dapat memindai dokumen dari sisi pengirim, kemudian mengirim
hasil pindaian tersebut untuk penerima dan kemudian mencetaknya pada alat penerima.
h. Videoteks
Videoteks digunakan untuk menampilkan materi narasi dan grafik yang telah dibuat
sebelunya dan tersimpan pada komputer untuk kemudian menampilkannya pada layar.
i. Internet
Internet adalah seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar
sistem global.
j. Website
Website adalah suatu halaman web yang saling berhubungan dan berisikan kumpulan
informasi yang disediakan secara perorangan, kelompok, atau organisasi.
k. Arsip Elektronik
 Arsip Elektronik adalah cara pengarsipan moderen yang telah menggunakan komputer
sebagai sarana penyimpanan data atau file.
l. Chatting
Chatting adalah suatu feature atau program dalam Internet untuk berkomunikasi
langsung sesama pemakai Internet yang sedang online.
m. E-Office
Perkantoran elektronis atau biasa disebut dengan Electronic Office (e-office) adalah
aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses
berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan local. Aplikasi tersebut
mampu memberikan solusi untuk setiap permasalahan administrasi, seperti mengatasi
permasalahan perbedaan waktu, response yang lebih cepat, menyediakan informasi yang
akuratdan mampu menjangkau lokasi jarak jauh. Pekerjaan kantor yang selama ini
beberapa decade dilakukan secara manual telah berubah menjadi elektronik bahkan
beberapa sudah mnerapkan kantor maya. Kantor elektronis menggunakan teknologi
komunikasi untuk menyediakan layanan administrasi perkantoran secara elektronis
kepada siapa saja, dimana saja, dan setiap saat.

2. Pendekatan Hardware (Perangkat Keras)

Pendekatan ini lebih ke sarana prasarana (berupa fisik nyata) yang menunjang
otomatisasi perkantoran, menyelesaikan pekerjaan dengan efektif serta mengurangi biaya
yang dikeluarkan oleh organisasi. Menurut Harmon : 2013 dan Hinkly : 1990 dalam
pelaksanaannya, banyak alat-alat yang dapat digunakan dalam Otomasi Kantor, diantaranya:
a. Telepon
Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara.
Dengan telepon memungkinkan seseorang dapat dengan mudah menyampaikan pesan
tanpa harus bertemu langsung dengan orang yang dituju. Akhir-akhir ini, konsep
telepon selular semakin berkembang. Apabila tadinya telepon bersifat tetap (tidak bisa
dipindah), sekarang telepon sudah bersifat portable atau mobile sehingga dapat
digunakan dimanapun dan kapanpun selagi ada jaringan dan baterai.
b. Fax (Internet Fax dan Broadcast Fax)
Faksimile atau biasa dikenal dengan faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan
digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang
 mampu beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.
Artinya Fax membuat salinan dokumen yang sama dengan aslinya.
c. Komputer
Komputer adalah sistem elektronik yang memiliki kemampuan untuk memanipulasi
data dengan cepat dan tepat. Komputer dirancang dan diorganisasikanagar dapat
menerima dan menyimpan data serta melakukan input, memprosesnya, dan
menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah-langkah instruksi program
dan berjalan secara otomatis.
d. Scanner
Scanner adalah sebuah alat yang dapat berfungsi untuk meng copy atau menyalin
gambar atau teks yang kemudian disimpan ke dalam memori komputer.
e. Mesin Penyimpan Pesan (Voice Messaging)
Mesin ini memungkinkan pengguna telepon membiarkan penelepon untuk
meninggalkan pesan apabila penerima telepon tidak ada ditempat. Namun sayangnya
kelemahan dari alat ini apabila sesorang menyimpan pesan maka orang lain dapat
dengan mudah membukanya.
f. Mesin Penjawab Telepon
Dengan mesin ini, penerima telepon tidak perlu secara langsung menerima telepon dan
menanyakan tujuan penelepon kemudian mengarahkannya kepada orang yang dituju.
Mesin ini membuat penelepon mendengarkan pembukaan dan tujuan telepon hingga
pada akhirnya penelepon tinggal menekan tombol yang sesuai lalu secara otomatis
diarahkan kepada orang/bagian yang dituju oleh mesin penjawab ini.
g. Handphone
Handphone adalah perangkat telekomunikasi elektronik yang mempunyai kemampuan
dasar yang sama dengan telepon konvensional, namun dapat dibawa kemana-mana
(portable/mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan
kabel (nirkabel/wireless).