ISRAEL OCADIZ HERRERA

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

OCTAVO CUATRIMESTRE.

“EXCEL AVANZADO”
El concepto de percibir Excel a otro nivel “Avanzado” es en realidad una integración
de lo que se desarrolla en diferentes plataformas y se tiene la capacidad de adaptar, las
ventajas de aprovechar Excel para ser un integrador de información es porque prácticamente
todo el libro es un recurso en blanco sin limitaciones, puede ser un banco de variables, un
arreglo, pila o una tabla multidimensional, una base de datos, una interfaz para realizar
cálculos complejos, el analista relacional con otras aplicaciones que generan datos, cualquier
proceso puede llegar a implementarse y aunque su percepción se observa simple, su potencial
es para cualquier diseñador de sistemas un libro en blanco que tiene una sencilla interfaz de
programación, que es con lo que comenzarán sus ejercicios.

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 Para aprovechar el diseño de Excel y crear nueva información parte de los principios
de la programación en general, por ejemplo el diagrama de flujo, es el mejor modo de saber
gráficamente la calidad de sus soluciones, pero para llegar a esa solución primero hay que
saber que se va a solucionar, de lo contrario es el programa más tedioso y aburrido, entonces
para comenzar a aprovechar su potencial lo primero es identificar con que se puede operar:
Interfaz en la que cada espacio tiene un nombre referencial para manipular la
información.
Todo lo que se quiera resolver en Excel debe ser tratado a través de las celdas o
variables, esto significa que la información como números y cadenas de texto, son solo la
base, la operación de cualquier sistema no trabaja con estos datos, trabajan con variables y
constantes, imagina que tú sistema requiere hacer operaciones con el valor del dólar o euro,
no crearas un sistema que tenga una celda para adecuar el precio de la moneda cada día es
tedioso, si defines tu celda pero con un nombre de rango “Dólar”, “Euro”, y los datos que se
descarguen de alguna página en la cual tú consideres consistente en sus cotizaciones de
dichas monedas y el uso de este dato ya no es llamado desde su dirección de celda, ahora lo
llamas desde su nombre. Y siendo así desde la programación es más sencillo de identificar.
En la interfaz ya existen muchísimos recursos, el aprender a usar Excel es conocer
estas funciones y aplicarlas, antes de pensar en diseñar macros, puedes hacer un consistente
análisis tan solo con formatos condicionales, filtros y minigraficos aun y cuando suene
absurdo o simple.
Las funciones te evitan cerca del 80% del trabajo para el manejo de datos, de igual
modo puedes combinar tantas funciones como necesite tú programa, la única condición es
que no olvides parámetros o argumentos, se pueden crear funciones que ocupan más de una
hoja, entonces trata de llevar un control de cómo agregas funciones.
Si crees que combinando formulas y funciones puedes obtener resultados concretos,
tienes razón pero para su efectivo uso, te recomiendo, antes de integrar la información en la
celda, bosquejes que debe hacer y en que orden para tener certeza de que tú solución es
coherente a las necesidades, si recuerdas el concepto de prueba de escritorio, también aplica
para Excel,
La programación es un gran recurso ciertamente, pero requiere un control de los datos,
y eso significa que deben existir relaciones, estas se pueden observar en Access sin embargo
Excel tiene el mismo potencial si no se desea hacer consultas tan complejas. Por ejemplo si
estas diseñando una interfaz que permita presupuestar el costo de metales, debes primero
identificar las variables para que este presupuesto sea útil ahora y cada que requieras ajustes,
entonces puedes encontrar variables, como los valores de mondas, la inflación, políticas
internacionales, precio de cada material, en cada material puede haber propiedades muy
precisas, como organizar o crear tablas de todo eso. Access llama una base de datos
relacional, cuando la información se separa hasta su máximo, para evitar futuros errores u
cada valor al separarse debe mantener una relación con quien le precede y antecede, es decir
que si ustedes tienen un domicilio, parte de un estado que corresponde a un país, el estado

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liga a municipios, los municipios a colonias, las colonias a códigos postales y a su vez a calles
y manzanas, cada manzana liga a una casa con número interior, exterior y piso, dependiendo,
y todo eso esta ligado a ustedes y si en su casa viven más personas, cada una de ellas tiene la
misma relación con estos datos
Es decir que muchos pueden tener relación a un mismo domicilio, relación de 1 a
muchos, (un domicilio, muchos habitantes), o que un municipio solo puede corresponder a
un estado, de lo contrario será una importante confusión, y sucede por ejemplo con las calles,
muchas tienen el mismo nombre, entonces como se diferencian, pues por la relación que es
antecede, con la colonia, el municipio, el estado y el país, relaciones vistas así de uno a uno.
Esa es la esencia de Excel, y se construye a partir de identificadores “ID”.
Entonces si tenemos a Estado de México tendrá un ID, por ejemplo:
ID Entidad
1 Estado de México
Que pasa con los municipios si cada municipio también tendrá si ID:
ID Municipio ID_de_Entidad
1 Tultitlán 1
2 Coacalco 1
3 Ecatepec 1
…
Ahora que sucede con las colonias, el proceso se repite:
ID Colonia ID_Municipio
1 Villa esmeralda 1
2 Aragón 3
Si puedes observar entonces la manera de relacionar cada elemento es a través de los
identificadores en cada tabla dependiente de otras, de esa manera se mantiene una relación,
de datos y si se quieren obtener consultas en Excel, pueden guardarse con los filtros y estas
mismas relaciones.
Para cuando comprendes que hay que trabajar con lo que ya funciona de Excel te
darás cuenta que aún hay más solidez, con la programación dado que su objetivo es integrar
todo lo previo y aprovecharlo con tú lógica y entendimiento del problema que quieras
resolver, para comenzar con las macros te sugiero que salvo cuando te consideres un experto
en el tema, evalúes que es lo que quieres resolver procures entenderlo describirlo y
posteriormente, grabes una macro por acción a ejecutar, de hecho si creas por ejemplo una
macro que solo grabe la aplicación de un filtro, solo eso, te dará el código preciso, que podrás
manipular y aplicarlo con cualquier variable, comodines, cadena de texto, incluso podrías ver
como la configuración graba un filtro por color, eso daría mucho potencial en diseño.

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 Crea una macro que grabe solo la instrucción para insertar una fila y ya tendrás la
secuencia para almacenar los datos de formularios., incluso graba una macro que solo
contenga el comportamiento del cursor sobre la celda o el cambio de hoja y te dice
exactamente que instrucciones utilizar, entonces tú eres un integrador, si quieres desarrollar
una función compleja y que no sea visible al usuario, grábala mientras la desarrollas, siempre
que ya hayas probado la secuencia recuerda eso. Y al final cuando termines la función y
detengas la macro toda la secuencia será invisible al usuario y dependerá de la macro.
Entonces insistiré en que hay gran potencial con cualquiera de las herramientas de
Excel, trata de aprovechar todas ellas para no tener que trabajar demás.
Solo procura secuenciar la solución que quieras implementar, para saber cuando vas
bien y cuando estas teniendo incongruencias, por ejemplo el hacer una suma:
Paso 1: inicio
Paso2: identificar los recursos necesarios:
Paso2.1: Disponer de mínimo 2 celdas para guardar valores, un espacio más para
colocar el resultado o tres variables si necesitas un resultado muy preciso con tipos
de datos, según lo que quieras almacenar en ellos.
Paso2.2: identificar los operadores requeridos “+ =” o la función que lo solucione
=Suma()
Paso3: organizar la información a procesar, siempre considerando su validación
para asegurar la integridad de tus datos y soluciones.
Paso4: ejecutar la operación.
Paso5: Guardar el resultado en la variable que corresponda.
Paso6: Fin

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 Entonces a diseñar: Lo primero son las entradas de datos en cualquier sistema
Crea una plataforma de trabajo a través de Excel, para llevar una línea de producción
de lo que tu elijas, pero la información debe alimentarse a Excel y fluir a través de el para no
solo conocer la calidad y controles de lo producido, sino crear registros de el desarrollo de la
producción y crear en un futuro próximo nueva información en base a los datos recabados:
La producción es por lotes, existe un catalogo de productos de base, pero puede
agregarse nuevo producto siempre que cumpla la capacidad operativa.
Consideraremos para este ejercicio solo 3 productos, i es un ensamble será necesario
describir cada elemento con su respectiva relación, lo que implica que aunque solo serán 3
productos, diseñaras la base de datos para poder integrar los necesarios y no tener que
transformar la información cada que se agregue un producto.
Tienes además que normalizar el diseño del producto a variables medibles, tú sabes
las principales variables de un proceso productivo, solo intégralas a la base de datos, dado
que se requerirá de un formato de presupuesto.
Cuando tengas la información organizada de las partes o características del producto,
o ya están medidas en costo o pueden interpretarse a costos.
Lo siguiente a desarrollar será juntamente un formato que dinámicamente pueda
calcular el costo de producción de un producto según sus características, procura que tu
información considere tiempos de maquinado de ser necesario.
Necesitaras una base de datos con la información de las maquinas que operas
considera un factor común de producción mins por volumen de material, lo dejo a tú
conocimiento u ingenio.
Con esta información podrás obtener costos de producción de un lote por unidades
producidas, es importante, entiendas los recursos implícitos, dado que de esto se derivaran,
horas hombre y con ello costos directos e indirectos, (para este punto se que ya estas sufriendo
con solo pensarlo, por eso antes de tomar cartas en el diseño y trabajo frente a Excel hay que
ver las variables que puedas o quieras integrar), el calculo de los costos justamente será en
dólares y otra moneda que elijas por aquello de los materiales, y el sistema debe calcularlos
con solo definir cantidades, cuando asocies la información hasta este punto mínima necesaria,
tu aplicación deberá permitir simular o calcular los tiempos, costos y ya si estas con ganas de
seguir, la ponderación de utilidades considerando precio base y 3 precios más según tus
volúmenes o dimensión del lote, si puedes medir costo por producto lo podrás observar
gráficamente. Puedes apoyarte desde luego de la cadena de suministro para reconocer la
información necesaria.
Entonces para este sencillo desarrollo no puedes conseguirlo con un nivel básico de
Excel, pero tu ya lo podrás lograr…
Lo primero es valorar la información y concebirla en forma de tablas con sus
respectivos identificadores, esta información se alimentara de formularios, por ejemplo
tendremos un formulario para cada producto, el cual relaciona in ID de producto, un nombre
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o modelo, una descripción breve y la derivación de sus materiales, cada pieza, sus
características, dimensiones, peso, material requerido etc., todo ello relacionado a el ID del
producto y seta información del formulario se llevara a almacenar a hojas seguramente
diferentes, dado que una es el producto integrado con sus características, y una segunda hoja
con las piezas y demás valores asociados, Para hacer esto, primero a lápiz, después a tablas
y al final a formularios. Cuando llegues a los formularios, la información se contiene en las
celdas y como el primer ejercicio que desarrollaste, su almacenamiento será con una macro,
ya sea asociada a un botón o acceso directo, considera grabar macro, cambiar de hoja, insertar
fila (casi siempre fila2) detener la grabación revisar las líneas de código y pasar los datos por
variables ‘id_Producto=range(“A12”).value’ ejemplo de cómo pasar a variable y para
regresar los datos a una fila: range(“B2”).value= id_Producto.
Puedes usar la prueba de escritorio para probar el diseño que realices antes de
desarrollarlo en Excel, creando varias veces los posibles valores a integrar
Tomando como referencia si estas solucionando una ecuación de segundo grado,
necesitas 3 valores: “a, b, c” a cada variable dale un valor aleatorio y prueba el flujo, por
ejemplo si en algunas de las ecuaciones un resultado no es real, la solución ya no sirve y el
flujo requiere anticipar esa falla, si pruebas con letras y un número irreal, la solución no
sirve, entonces, la prueba de escritorio, ayuda a encontrar los errores que no se perciben
cuando diseñas la solución y repetir con diversos valores muestra su congruencia y calidad,
principalmente es para hacer las adecuaciones que no percibes, puedes usar una tabla para
observar como se comporta tú solución así no solo lo pruebas sino que además puedes
representar si en otro momento tienes dudas.
La primer columna referirá a las operaciones y flujo de datos, el resto de las columnas
según requieras, son las variables que requieras

Valor Valor Valor Resultado Resultado

Operación “A” “B” “C” 1 2
Valor “d” Valor “e”

Ingresar valor para a 10

Ingresar valor para b XX
Ingresar valor para c 2
Primer operación b*b, d=XX*X
guardar resultado en d X
resultado
ERROR
Segunda operación 80
4*a*c, guardar en
valor e

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 Restar ERROR
valor d- valor e
guardar en resultado1
…

Espero tengas éxito con el planteamiento de la solución, antes de desarrollarla, te

pido envíes tú avance del planteamiento, con el menor número de dudas, concreta tus dudas
investigando un poco y facilitando que la respuesta que te aporte sea de utilidad y no para
crearte más problemas.
Si tienes claro el planteamiento y vas directo a Excel esta bien, solo cuida la
integridad de la información, la mayoría de los sistemas fallan porque en realidad no sabían
que era el alcance de la información que requerían o como aprovecharla, no te llenes de
datos si no los vas a aprovechar

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