Anda di halaman 1dari 6

PEDOMAN KEBIJAKAN

DAN
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

BUMITAMA FOUNDATION

Nama Dokumen : PENGELOLAAN SURAT MASUK


Nomor :
Dokumen
Disahkan :
Tanggal
Revisi ke :

Nama Jabatan Tanda Tanggal


Tangan

Disiapkan
Oleh

Direviu Oleh
Dietujui Oleh

A. Kebijakan
1. Deskripsi
1.1 Tujuan
1.1.1. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat masuk.
1.1.2. Untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk.
2.1 Ruang Lingkup
Ketertiban dan kelancaran merupakan beberapa faktor penting dalam kepengurusan
administrasi. Dalam kepengurusan ketatausahaan organisasi seperti instansi pemerintah
ataupun swasta, dituntut terjaganya kelancaran administrasi guna menunjang keefektifan
kinerja dan terpenuhi akan manfaat yang diinginkan.
3.1 Definisi
1.3.1. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang
berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
1.3.2. Dalam penyelenggaraan administrasi, ada dua pola yang digunakan.
a. Pola sentralisasi Merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara
terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas
menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk
menangani surat masuk atau keluar.
b. Pola desentralisasi Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di
setiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha
atau sekretariat di lingkungan kantor. Ketentuan Umum
4.1 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Prosedur pengolahan surat masuk adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan
secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan
mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.
5.1 Fungsi Surat
1.5.1. Mewakili dari pengiriman / penulisan.
1.5.2. Bahan Pembuktian.
1.5.3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
1.5.4. Alat pengukur kegiatan organisasi
2.1.1. Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya
di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya
6.1 Langkah-Langkah Penyusunan SOP
3.1.1. Penyusunan Business Process (Tata Laksana)
3.1.1.1. Pendekatan yang banyak digunakan di lingkungan manajemen organisasi dan
menjadi dasar dari proses penataan tatalaksana adalah Manajemen
Tatalaksana (Business Process Management).
3.1.1.2. Tujuan penyusunan tata laksana ini adalah untuk meningkatkan efisiensi dan
efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan
terukur pada masing-masing Sekolah
3.1.1.3. Dalam pendekatan ini tata laksana disusun dengan langkah-langkah
penyusunan business process dilaksanakan melalui pendekatan siklus mulai
dari perancangan – impelementasi – pemberlakuan (monitoring) – dan
evaluasi
3.1.1.4. Metodologi penyusunan tata laksana / business process
3.1.1.4.1. Focused Group Diskusi terpandu membahas suatu topik dimana
peserta adalah para Discussion pemimpin unit kerja atau nara
sumber terkait topik dimaksud.
3.1.1.4.2. Wawancara - Wawancara terstruktur adalah wawancara dimana
semua pertanyaan yang akan ditanyakan telah dipersiapkan terlebih
dahulu secara fixed dan ditanyakan kepada semua responden
dengan urut - urutan yang sama untuk menjaga tingkat presisi dan
realiabilitas. Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara
dimana tidak diperlukan format pertanyaan yang baku seperti
wawancara terstruktur.
3.1.1.4.3. Observasi: Pengumpulan data/informasi mengenai pelaksanaan
suatu kegiatanatau serangkaian kegiatan dalam rentang waktu
tertentu.
3.1.1.4.4. Telaah Penggalian data dan informasi dari berbagai dokumen baik
berupa Dokumen: buku, surat-surat keputusan, peraturan
perundang-undangan atau kebijakan tertulis.

3.1.2. Mekanisme Penanganan Surat masuk


3.1.2.1. Menerim Surat masuk, mencatat dalam agenda surat masuk
3.1.2.2. Melampirkn Form Disposisi dan menyampaikannya ke Ketua Harian
3.1.2.3. Mengisi Form Disposisi
3.1.2.4. Melakukan penggandaan dan distribusi surat masuk
3.1.2.5. Memerintahkan Kepala Seksi untuk menyiapkan tindak lanjut
3.1.2.6. Menyiapkan tindak lanjut / balasan atas surat masuk dan menyerahkannya
kepada Kepala Bagian.
.
07_SOP Pengelolaan Surat Masuk
Kepala
Sekolah/Korwil/Ka. Ketua Kepala Kepala
Aktivitas Bagian Keterangan
Bag. Administrasi Harian Bagian Seksi
Administrasi
Form Agenda Surat

Menerim Surat masuk, mencatat


dalam agenda surat masuk

Melampirkn Form Disposisi dan Form Disposisi


menyampaikannya ke Ketua
Harian

Mengisi Form Disposisi

Melakukan penggandaan dan


distribusi surat masuk

Memerintahkan Kepala Seksi


untuk menyiapkan tindak lanjut

Menyiapkan tindak lanjut /


balasan atas surat masuk dan
menyerahkannya kepada Kepala
Bagian
Form Agenda Surat Keluar

No Nomer Tanggal Asal Surat Tujuan Perihal Keterangan


Urut Surat Surat Surat
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
LEMBAR DISPOSISI

Perintah Dari : Diterima Tanggal :


Tanggal : Nomor Agenda :
Nomer Surat : Diteruskan Kepada :
Perihal : 1
2
3
Isi Disposisi:

Jakarta,...........,...........2015

Nama Terang
Jabatan