Módulo I

Introducción

Microsoft Office Outlook 2013 es un programa de gestión de correo, que nos permite la
comunicación con miles de personas en todo el mundo a través de mensajes electrónicos.

Por medio de mensajes de correo electrónico o, e-mail, se puede enviar, no solamente texto, sino
todo tipo de documentos digitales. Su eficiencia, conveniencia y bajo costo ha logrado que el
correo electrónico desplace al correo tradicional.

Una dirección de correo electrónico se reconoce fácilmente porque siempre tiene el símbolo @,
donde arroba significa "pertenece a.."; en cambio, una dirección de página web no tiene arroba.
Al utilizar Outlook deberá seguir una serie de reglas de etiqueta que debe conocer y seguir al
comunicarse a través de la red, para establecer una comunicación más efectiva y un mejor uso de
los recursos y el tiempo.

Algunas reglas que debe tener en cuenta son:

Redacte sus mensajes de correo electrónicos de forma breve e indique puntualmente lo que desea
comunicar.

Utilice el cuadro "Asunto" correctamente, cambiándolo cuando esté respondiendo algún mensaje
cuyo tema ya no es el original.

Al responder algún mensaje, deje alguna cita para que se sepa a qué se está refiriendo usted.
Siempre que sea posible conteste al principio y deje la cita al final.

Asegúrese de que está enviando su mensaje de correo electrónico al destinatario correcto

revisando en el cuadro "Enviar a:" de Outlook ANTES de presionar el botón de "Enviar".

Para ingresar al programa Outlook, debe identificar en el escritorio de Windows, el icono de acceso
directo de Microsoft Office Outlook 2013. A continuación, debe hacer doble clic en dicho icono.

Al hacer doble clic en el icono, se muestra en la pantalla del computador la ventana inicial del
programa Outlook.

Para salir del programa, debe hacer clic en el botón cerrar ubicado en el extremo superior derecho
de la ventana.

Para leer un mensaje de correo electrónico, solo debe hacer doble clic en el nombre del remitente
del mensaje.

Puede abrir los mensajes de correo electrónicos que necesite visualizar en la pantalla del
computador.

Para abrir nuevos mensajes de correo, solo debe hacer doble clic en el nombre del remitente que
desea visualizar en la pantalla.

Para cerrar un mensaje de correo electrónico, solo debe presionar el botón cerrar ubicado en el
extremo superior derecho en la ventana de Outlook.

Edutecno 1
Puede mantener sus mensajes de correo electrónicos momentáneamente ocultos en la barra de
tareas. Para ello debe presionar el botón minimizar en la ventana de Outlook.

Barras de Herramientas

Utilice en la barra de menús, el botón de ayuda de Outlook. Permite buscar información para
solucionar problemas que se puedan presentar cuando utilice el programa.

Para utilizar la ayuda, debe realizar los siguientes pasos:

1. Haga clic en el menú ayuda.
2. Haga clic en la opción ayuda de Microsoft Outlook.

Utilice la tabla de contenidos para buscar información sobre algún tema en particular. También
puede escribir parte del texto que desea buscar en la tabla de contenidos de Outlook.

Podrá eliminar algunas barras de herramientas incorporadas en el programa Outlook. Para eliminar
la barra de herramientas estándar. Debe realizar los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú ver.

2. Haga clic en barras de herramientas.
3. Haga clic en estándar.

La ventana de Outlook posee barras de herramientas y paneles para facilitar la rápida creación de
los mensajes.

Para agregar barras de herramientas. Debe realizar los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú ver.
2. Haga clic en barra de herramientas.
3. Seleccione la barra de herramientas que desee incorporar.

Módulo II
Marcar un mensaje de correo electrónico:

Al marcar un mensaje, aparece una marca visual que recuerda que se debe realizar una acción.
También puede incluir una marca con un aviso, de manera que Outlook recordará a determinadas
horas que se debe realizar una acción. Por ejemplo, puede agregar un aviso al mensaje que ha
recibido para recordarse a sí mismo que debe responder a ese mensaje. Para ello, debe realizar
los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú acciones

2. Haga clic en seguimiento
3. Haga clic en agregar aviso

En el cuadro Personalizar, puede configurar la acción que debe realizar Outlook y, a continuación,
haga clic en aceptar.

Edutecno 2
Eliminar una marca:

En ocasiones puede suceder que ya no sea necesario mantener un mensaje con una marcar para
recordar realizar una acción sobre algún elemento. Para eliminar una marca en Outlook, debe
realizar los siguientes pasos.

1. Seleccione el mensaje que tiene una marca de seguimiento

2. Haga clic en el menú acciones
3. Haga clic en seguimiento
4. Haga clic en borrar marca

Marcar un mensaje como no leído:

Puede suceder que necesite marcar un mensaje como no leído para recordar leerlo más tarde.

Los encabezados de los mensajes no leídos aparecen en negrita en la bandeja de entrada. Para
marcar un mensaje seleccionado como no leído, debe realizar los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú edición

2. Haga clic en marcar como no leído

Marcar un mensaje como leído:

Para marcar un mensaje como ya leído en la bandeja de entrada. Solo debe abrir el mensaje y
automáticamente se marcará como leído. Para marcar un mensaje como leído sin necesidad de
abrir el mensaje. Debe realizar los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú edición

2. Haga clic en marcar como leído

Guardar un archivo adjunto:

Los datos adjuntos son archivos o elementos que se pueden incluir en un mensaje de correo. El
primer paso para guardar el archivo adjunto será abrir el mensaje de correo electrónico. Para ello,
debe hacer doble clic en el mensaje que tiene el archivo adjunto

Para guardar el archivo adjunto en su computador, debe realizar los siguientes pasos.

1. Haga clic en el botón de office

2. Seleccione la opción guardar como
3. Haga clic en guardar datos adjuntos

De forma predeterminada los archivos adjuntos se guardan en la carpeta "Mis documentos". Si

desea guardar el archivo adjunto en dicho lugar. Solo debe hacer clic en el botón guardar.

Responder un mensaje:

Responder un mensaje de correo electrónico es una de las tareas más comunes en Outlook.

Cuando el mensaje de correo electrónico se encuentra abierto y se ven los contenidos en la ficha
Mensaje, en el grupo Responder, debe hacer clic en Responder.

A continuación, debe redactar un texto para el remitente del mensaje original y, luego, presionar el
botón Enviar

Edutecno 3
De forma predeterminada, al responder a un mensaje de correo electrónico, el texto del mensaje
original se incluye en el cuerpo del mensaje.

No incluir el texto original al responder un mensaje:

Puede hacer que Outlook no incluya el mensaje original cada vez que quiera responder a un correo
electrónico. Para ello, debe realizar los siguientes pasos.

1. En la bandeja de entrada, haga clic en el menú herramientas

2. Haga clic en opciones
3. Haga clic en opciones de correo electrónico

En la sección "En respuestas y reenvíos" de la lista desplegable "Al responder a un mensaje", debe
seleccionar "No incluir el mensaje original". Luego debe hacer clic en aceptar para cerrar el cuadro
y aceptar los cambios.

Redactar un mensaje de correo electrónico:

La creación de un mensaje de correo electrónico es la tarea más frecuente que se realiza con
Outlook. No importa el tipo de mensaje que se redacte, profesional o personal, siempre encontrará
la forma de aplicar su propio y único estilo. Para redactar un mensaje, debe hacer clic en el botón
nuevo

A continuación, debe agregar los nombres de los destinatarios en los cuadros Para, CC o CCO.

Los cuadros Para, CC y CCO: corresponde al correo que se envía a los destinatarios del mensaje
del cuadro Para. Los destinatarios de los cuadros CC (con copia) y CCO (con copia oculta) también
reciben el mensaje; no obstante, los nombres de los destinatarios del cuadro CCO no son visibles
a los otros destinatarios. Si envía el mensaje a más de un destinatario en el cuadro "Para" separe
los nombres con punto y coma (;).

Luego debe escribir una breve descripción del mensaje en el cuadro Asunto y, a continuación,
presionar el botón Enviar para que los destinatarios reciban el mensaje de correo electrónico.

Para finalizar, en la ventana Mensaje, debe redactar el cuerpo del mensaje de correo electrónico.

Adjuntar un archivo al mensaje:

Los datos adjuntos son archivos o elementos que se pueden enviar como parte de un mensaje de
correo electrónico. En la ficha Mensaje, en el grupo Incluir, debe hacer clic en Adjuntar archivo.

En el cuadro Insertar archivo, examine y seleccione el archivo que desea adjuntar y, a

continuación, haga clic en Insertar. Si no ve el archivo que desea en la carpeta adecuada,
asegúrese de que esté seleccionado Todos los archivos (*.*) en el cuadro Tipo de archivo. Luego
haga clic en el botón insertar

Para finalizar y enviar el mensaje con un archivo adjunto, solo debe presionar el botón enviar.

Crear una Firma:

Puede utilizar Outlook para crear firmas personalizadas para sus nuevos mensajes de correo
electrónico que contengan por ejemplo: texto, imágenes, su tarjeta de presentación electrónica, un
logotipo o, incluso, una imagen de su firma escrita.

Edutecno 4
Puede crear tantas firmas como necesite. También puede configurar Outlook para que agregue
una firma automáticamente a los mensajes salientes o puede agregar una firma manualmente cada
vez que sea necesario. Para ello, debe hacer clic en el botón Nuevo en la bandeja de entrada.

En la ventana del mensaje, en la ficha Mensaje, en el grupo Incluir, debe hacer clic en Firma y, a
continuación, en Firmas.

En la ventana Firmas y plantilla puede crear una firma. Para ello, en la ficha Firma de correo
electrónico, haga clic en Nueva, escriba un nombre para la firma y, a continuación, haga clic en
Aceptar.

Para finalizar en el cuadro Editar firma, debe escribir el texto que desea incluir en la firma y, a
continuación, presionar el botón aceptar.

Módulo III
Carpetas:

Puede organizar los mensajes de correo electrónico en carpetas para obtener un fácil acceso. Para
ello, debe realizar los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú archivo.

2. Haga clic en nuevo.
3. Haga clic en carpeta.

Escriba un nombre en el cuadro Nombre, para la carpeta que desea crear y, a continuación, haga
clic en aceptar.

Mover un mensaje a una carpeta:

El primer paso es seleccionar el mensaje que desea mover.

En la barra de herramientas estándar, haga clic en el botón mover a una carpeta y, a continuación,
haga clic en el nombre de la carpeta a la que desea mover el mensaje de correo electrónico.

Eliminar un mensaje de correo electrónico:

En ocasiones puede suceder que necesite eliminar un mensaje de correo electrónico. Para ello
debe seleccionar el elemento y luego presionar el botón eliminar en la barra de herramientas de
Outlook.

Al eliminar un mensaje de correo electrónico, se elimina de la ubicación donde está almacenado. Si

la ubicación es la bandeja de entrada, el mensaje se moverá a los Elementos eliminados.

Crear una lista de distribución:

Una lista de distribución supone una forma sencilla de enviar un mensaje de correo electrónico a
varios destinatarios. Para ello, debe realizar los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú archivo.

2. Haga clic en nuevo.

Edutecno 5
3. Haga clic en lista de distribución.

En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la lista de distribución. La lista de distribución se

guardará en la carpeta Contactos con el nombre que le haya dado. Cuando envíe un mensaje a
una lista de distribución, el mensaje ira a cada dirección de correo electrónico de la lista.

El siguiente paso es agregar los destinatarios a la lista y, a continuación, hacer clic en el botón
aceptar.

Para cerrar la ventana y aceptar los cambios, debe presionar el botón guardar y cerrar.

También puede agregar una nueva dirección de correo electrónico a la lista de distribución. Para
ello debe ir a la carpeta contactos y abrir la lista de distribución.

1. Haga clic en el botón contactos.

2. Haga doble clic en la lista de distribución que desea modificar.

Seleccione la ficha Lista de distribución, y luego hacer clic en Agregar nuevo.

Escriba la información de la dirección de correo electrónico y, a continuación, haga clic Aceptar.

El siguiente paso será cerrar la lista de distribución, para ello debe presionar el botón guardar y
cerrar.

Eliminar una dirección de correo del campo Para:

En ocasiones puede suceder que necesite eliminar una dirección de correo electrónico del campo
"Para". Para ello debe seleccionar y eliminar los nombres a los que no desea enviar el mensaje.

1. Haga clic en la dirección de correo electrónico que desea eliminar.

2. Presione la tecla supr en su teclado.

Agregar una dirección de correo electrónico a los Contactos:

El primer paso es abrir el mensaje de correo electrónico. Para ello, debe hacer doble clic en el
mensaje de correo electrónico.

En la ventana del mensaje, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la línea De y, a
continuación, haga clic en Agregar a contactos de Outlook en el menú contextual.

De este modo, agrega al formulario de contactos el nombre y la dirección de correo electrónico del
remitente. Para finalizar, debe presionar el botón guardar y cerrar para crear el nuevo contacto en
la libreta de direcciones.

Buscar un mensaje de correo electrónico:

Encontrar un mensaje de correo electrónico mediante Búsqueda instantánea. Para ello, debe
utilizar el panel Búsqueda instantánea. Realice los siguientes pasos.

1. Haga clic en el cuadro búsqueda instantánea.

2. Escriba el texto que desea buscar.
3. Presione la tecla enter en su teclado.

Edutecno 6
Los mensajes que contienen el texto que escribió aparecerán en el panel resultados de búsqueda
instantánea con el texto de búsqueda resaltado en amarillo.

Ordenar mensajes de correo electrónico:

Puede ordenar los mensajes de correo electrónico de la Bandeja de entrada de Outlook utilizando
varias columnas. Realice los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú ver.

2. Haga clic en organizar por.
3. Haga clic en personalizar.

En el cuadro personalizar vista, debe hacer clic en el botón Ordenar.

En la lista Ordenar elementos por, haga clic en un campo por el cual desee ordenar los mensajes
de correo electrónico.

Haga clic en Ascendente o en Descendente para establecer el criterio de ordenación. Para

continuar ordenando por un campo adicional, deberá hacer clic en el siguiente campo de la lista
"Luego por".

En ocasiones puede suceder que no necesite mantener un mensaje de correo electrónico en la

bandeja de entrada de Outlook. Para eliminar un mensaje, solo debe seleccionar el elemento y
luego presionar la tecla supr en su teclado.

Podrá eliminar permanentemente los mensajes movidos a la carpeta Elementos eliminados de

Outlook. Para ello, debe realizar los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú herramientas.

2. Haga clic en vaciar carpeta elementos eliminados.
3. Haga clic en el botón sí.

Vista preliminar:

Antes de imprimir puede realizar una vista previa del mensaje. Para ello, debe realizar los
siguientes pasos.

1. Seleccione el mensaje de correo electrónico.

2. Haga clic en el menú archivo.
3. Haga clic en vista preliminar.

La opción Vista preliminar permite ver la apariencia que tendrá un mensaje de correo electrónico
antes de imprimir.

Utilice los botones de la barra de herramientas para cambiar la orientación de la página, ajustar los
márgenes, cambiar el tamaño de papel, entre otros.

Delegados:

Puede permitir que otra persona administre su buzón de correo. El acceso, se usa habitualmente
entre jefes y asistentes. Por ejemplo: Si tuviera un asistente que le ayude con la llegada del correo
postal, puede usar Outlook para que otra persona, conocida como delegado, reciba y responda a
las convocatorias de reunión y pueda enviar mensajes de correo en su nombre.

Edutecno 7
Para activar el acceso a un delegado, debe realizar los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú herramientas.

2. Haga clic en opciones.
3. Haga clic en la etiqueta delegados.

Escriba el nombre de la persona que desea designar como su delegado o bien busque su nombre
en la lista y haga clic en él. El delegado debe ser una persona de la Lista global de direcciones de
Exchange.

En el cuadro Permisos del delegado, puede aceptar la configuración predeterminada o seleccionar

niveles de acceso personalizados a las carpetas de Exchange. Si un delegado necesita permiso
solamente para trabajar con convocatorias de reuniones y respuestas, bastan los permisos
predeterminados.

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