Anda di halaman 1dari 12

RANCANGAN AKTUALISASI

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN PADA GUDANG ARSIP BPK


PROVINSI SULAWESI SELATAN

ANTHONY VALENTINO POLUAN


198904252018011002

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGAKATAN III


BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
TAHUN 2018

i
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL........................................................................................ i
DAFTAR ISI .................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ...................................................................... 1
B. Tujuan ................................................................................... 2
C. Ruang Lingkup ...................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN
A. Identifikasi Isu ....................................................................... 3
B. Isu yang diangkat .................................................................. 4
C. Gagasan Pemecahan Isu ........................................................ 4
D. Judul yang diangkat............................................................... 4
E. Kegiatan Utama..................................................................... 5
Rancangan Kegiatan Aktualisasi...................................................................... 6
Table Kegiatan ................................................................................................. 9

ii
BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam sistem Pembelajaran Pelatihan Dasar Calon PNS, setiap peserta


pelatihan dituntut untuk mampu mengaktualisasikan substansi materi
pembelajaran yang telah dipelajari melalui proses pembiasaan diri yang
difasilitasi dalam pembelajaran agenda Habituasi. Habituasi secara harfiah
diartikan sebagai sebuah proses pembiasaan pada/atau dengan “sesuatu” supaya
menjadi terbiasa atau terlatih melakukan “sesuatu” yang bersifat intrinsik pada
lingkungan kerjanya. Pembelajaran Agenda Habituasi memfasilitasi peserta
melakukan kegiatan pembelajaran aktualisasi mata-mata pelatihan yang telah
dipelajari (LAN: 2017).

Aktualisasi adalah sebagai upaya untuk mendekatkan peserta dengan


tuntutan lingkungan kerja, misalnya aktivitas rutin dalam menyelesaikan
pekerjaan, kualitas kerja, jam kerja, kedisiplinan, cara dan etika memberikan
pelayanan kepada konsumen/tamu/stakeholders, strategi komunikasi dengan
sesama pegawai atau dengan pimpinan, situasi atau lingkungan tempat kerja,
atau hal lainnya yang dapat menarik perhatian. Sesuai dengan tugas ASN yang
tercantum pada pasal 11 UU No. 5 Tahun 2016.

Untuk mewujudkan hal tersebut, setiap peserta dituntut untuk


memahami dan mengaktualisasikan nilai-nilai dasar profesi PNS, yaitu
akuntabilitas, nasionalisme, etika publik, komitmen mutu dan anti korupsi
(ANEKA) sebagai bentuk intervensi (stimulus) dalam pelaksanan aktualisasi.
(Perkalan No. 4 Tahun 2016)

Melalui proses aktualisasi ini, peserta diklat diharapkan dapat


menginternalisasi nilai-nilai dasar PNS dalam pelaksanaan setiap kegiatan
peserta diklat di tempat tugas ataupun di tempat magang.

1
B. Tujuan
Tujuan dilaksanakannya aktualisasi adalah untuk
mengimplementasikan nilai-nilai dasar akuntabilitas, nasionalisme, etika
publik, komitmen mutu dan anti korupsi sehingga nilai-nilai tersebut dapat
menjadi kebiasaan atau habit yang dapat dibiasakan selama masa habituasi.
Pelaksanaan kegiatan aktualisasi dan habituasi merupakan salah satu syarat
kelulusan Pelatihan Dasar CPNS

C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pelaksanaan pada kegiatan aktualisasi dan habituasi
adalah bagian kearsipan subbagian Umum dan TI BPK Provinsi Sulawesi
Selatan. Fokus kegiatan aktualisasi adalah pengelolaan arsip pemeriksaan pada
Gudang Arsip Subbag Umum dan TI BPK Perwakilan Sulawesi Selatan.

2
BAB II
PEMBAHASAN

A. Identifikasi Isu
Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan
berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun
perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat,
warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti shahih
untuk suatu tindakan dan keputusan.

Pengelolaan arsip yang selama ini dilakukan oleh pengelola arsip berupa
pembukuan dokumen masuk dan dokumen keluar menggunakan BAST (Berita
Acara Serah Terima). Banyaknya arsip yang masuk dan keluar / dipinjam
menyebabkan pengadministrasian menjadi sangat banyak, sehingga
menyulitkan identifikasi atau pelacakan keberadaan arsip.

Arsip pemeriksaan yang telah dibuat sebelumnya sering kali digunakan


kembali oleh auditor untuk menjadi referensi atas pemeriksaan yang sedang
dilakukan atau digunakan untuk keperluan bantuan hukum. Pencarian arsip
yang cepat sangat dibutuhkan untuk mendukung pemeriksaan yang sedang
dilakukan dan mendukung bantuan hukum yang sedang dilakukan.

Arsip yang selama ini tersimpan digudang penyimpanan juga masih


banyak yang masa retensinya sudah terpenuhi namun masih tersimpan,
sehingga mengurangi kapasitas ruangan penyimpanan.

Berdasarkan PP No 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43


tahun 2009 Tentang kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis retensinya
dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan. JRA (Jadwal Retensi Arsip) lembaga negara ditetapkan
oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.

3
Pencarian atau palacakan arsip akan sulit dilakukan jika pengelolaan
arsip tidak dilakukan dengan baik. Pengelolaan arsip yang tidak dilakukan
dengan baik juga akan menyebabkan ruangan penyimpanan menjadi berantakan
dan terlihat full.

B. Isu yang diangkat


Isu yang diangkat dalam aktualisasi ini adalah pengelolaan data arsip
yang masih belum terkomputerisasi pada Gudang Arsip Subbagian Umum dan
TI
C. Gagasan Pemecahan Isu
Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dihasilkan dan diterima
oleh BPK maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal
dengan Sistem Informasi Kearsipan pada Gudang Arsip BPK Provinsi Sulawesi
Selatan yang akan memudahkan pengelolaan arsip dan mengefisiensikan
penggunaan ruangan penyimpanan.

Manfaat yang diharapkan setelah kegiatan aktualisasi adalah sebagai


berikut :
1. Mempermudah pengarsipan dokumen / arsip
2. Mempermudah pencarian dan identifikasi dokumen / arsip
3. Mengefisiensikan penggunaan ruangan penyimpanan
D. Judul yang diangkat

Judul yang diangkat dalam kegiatan aktualisasi ini adalah


PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN PADA GUDANG
ARSIP BPK PROVINSI SULAWESI SELATAN

4
E. Kegiatan Utama

Kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan output dari gagasan


pemecahan isu dijabarkan dalam beberapa kegiatan utama yang terdiri dari :

1. Melakukan koordinasi dengan bagian-bagian atau pejabat yang terkait


dengan penyimpanan arsip dan system informasi, diantaranya :
- Subbagian Humas dan TU
- Bagian Kearsipan Subbagian Umum dan TI
- Pelaksana Fungsional Arsiparis
- Biro TI
2. Melakukan identifikasi dan pencatatan dokumen – dokumen yang ada.
3. Mencari dokumen / aturan yang mengatur jadwal retensi arsip BPK
4. Membuat database dokumen.
5. Membuat / membangun sistem informasi / aplikasi.
6. Melakan uji coba aplikasi yang telah dibuat.
7. Mensosialisasikan sistem informasi / aplikasi yang telah dibuat kepada
pengelola arsip dan pegawai BPK.

5
• Rancangan Aktualisasi

KETERKAITAN KONTRIBUSI PENGUATAN


NO KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT / HASIL SUBSTANSI MATA TERHADAP VISI NILAI
PELATIHAN DAN MISI ORGANISASI
1 Melakukan • Mencari informasi • Sistem Akuntabilitas(Tanggung Mempermudah dalam • Integritas
koordinasi dengan bagian-bagian atau pengarsipan yang Jawab) pengelolaan arsip / • Profesionalisme
bagian-bagian pejabat yang terkait berlaku saat ini. Nasionalisme(Musyawarah dokumen.
atau pejabat yang dengan penyimpanan Mufakat)
terkait dengan arsip. Etika Publik(Komunikasi,
penyimpanan • Melakukan koordinasi Kunsultasi dan Kerjasama)
arsip dan system dengan bagian-bagian Komitmen Mutu
informasi, atau pejabat yang terkait (Efektif dan Efisien)
diantaranya : dengan penyimpanan Anti Korupsi(Tanggung
• Subbagian arsip. Jawab)
Humas dan TU • Mencatat dan
• Bagian mendokumentasikan hasil
Kearsipan koordinasi dengan
Subbagian bagian-bagian atau
Umum dan TI pejabat yang terkait
• Pelaksana dengan penyimpanan
Fungsional arsip.
Arsiparis
• Biro TI
2 Melakukan • Mengumpulkan seluruh • Daftar BAST arsip Akuntabilitas(Tanggung Mempermudah • Integritas
identifikasi dan dokumen BAST yang yang tersimpan dan Jawab) pencarian dan • Profesionalisme
pencatatan tersimpan keluar / dipinjam Nasionalisme(Musyawarah identifikasi dokumen
dokumen – • Melakukan stok opname • Data arsip yang Mufakat) yang tersimpan
dokumen yang arsip Gudang tersimpan sama Etika Publik(Komunikasi,
ada. • Melakukan penomoran dengan yang Kunsultasi dan Kerjasama)
arsip berdasarkan kriteria tercatat Komitmen Mutu
/ kategori tertentu (Efektif dan Efisien)
Anti Korupsi(Tanggung
Jawab)

6
• Mengindentifikasi dan
memastikan dokumen
yang keluar / dipinjam.
3 Mencari dokumen • Mencari dokumen / aturan • Dokumen / Aturan Akuntabilitas(Tanggung Efisiensi penggunaan • Integritas
/ aturan yang yang mengatur jadwal yang Jawab)
mengatur ruangan penyimpanan • Profesionalisme
mengatur jadwal retensi arsip BPK Nasionalisme(Musyawarah
jadwal retensi arsip
retensi arsip BPK • Melakukan wawancara Mufakat)
terkait retensi Etika Publik(Komunikasi,
penyimpanan arsip Kunsultasi dan Kerjasama)
Komitmen Mutu
(Efektif dan Efisien)
Anti Korupsi(Tanggung
Jawab)
4 Membuat • Membuat database dalam • Database dokumen Akuntabilitas(Tanggung Mempermudah • Integritas
database bentuk database server Jawab) pencarian dan • Profesionalisme
dokumen. (MySQL) Nasionalisme(Musyawarah identifikasi dokumen
Mufakat) yang tersimpan
Etika Publik(Komunikasi,
Kunsultasi dan Kerjasama)
Komitmen Mutu
(Efektif dan Efisien)
Anti Korupsi(Tanggung
Jawab)
5 Membuat / • Menentukan kebutuhan • Sistem Informasi Akuntabilitas(Tanggung Mempermudah • Integritas
membangun pengguna. Kearsipan Jawab) pencarian dan • Profesionalisme
sistem informasi / • Membuat rancangan antar Nasionalisme(Musyawarah identifikasi dokumen
aplikasi. muka (Inteface) aplikasi. Mufakat) yang tersimpan
• Membangun sistem Etika Publik(Komunikasi,
informasi / aplikasi Kunsultasi dan Kerjasama)
(Coding) Komitmen Mutu
• Menghubungkan (Efektif dan Efisien)
Interfase dengan database Anti Korupsi(Tanggung
yang telah dibuat Jawab)
sebelumnya

7
6 Melakukan uji • Melakukan instalasi • Uji coba aplikasi Akuntabilitas(Tanggung Mempermudah • Integritas
coba aplikasi yang sistem pada computer sesuai dengan Jawab) pencarian dan • Profesionalisme
telah dibuat. yang akan digunakan. kebutuhan Nasionalisme(Musyawarah identifikasi dokumen
• Berkoordinasi dengan pengelola arsip Mufakat) yang tersimpan
pengelola arsip untuk Etika Publik(Komunikasi,
melakukan uji coba Kunsultasi dan Kerjasama)
aplikasi yang telah dibuat Komitmen Mutu
(Efektif dan Efisien)
Anti Korupsi(Tanggung
Jawab)
7 Mensosialisasikan • Melakukan sosialisasi • Informasi Akuntabilitas(Tanggung Mempermudah • Integritas
sistem informasi / penggunaan sistem penggunaan sistem Jawab) pencarian dan • Profesionalisme
aplikasi yang informasi kearsipan informasi telah Nasionalisme(Musyawarah identifikasi dokumen
telah dibuat kepada pengelola arsip diketahui oleh Mufakat) yang tersimpan
kepada pengelola BPK pengelola arsip dan Etika Publik(Komunikasi,
arsip dan pegawai • Membuat infografis pegawai BPK Kunsultasi dan Kerjasama)
BPK. penggunaan sytem Komitmen Mutu
informasi kearsipan. (Efektif dan Efisien)
Anti Korupsi(Tanggung
Jawab)

8
Tabel Kegiatan
APRIL MEI JUNI JULI WAKTU

NO KEGIATAN 2018 2018 2018 2018 (MINGGU)

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3

1 Melakukan koordinasi 1
dengan bagian-bagian
atau pejabat yang
terkait dengan
penyimpanan arsip
dan system informasi.

Melakukan identifikasi
dan pencataan
2 2
dokumen – dokumen
yang ada.

3 Mencari dokumen /
aturan yang mengatur
1
jadwal retensi arsip
BPK

4 Membuat database
2
dokumen.

5 Membuat /
membangun sistem 4
informasi / aplikasi.

6 Melakukan uji coba


aplikasi yang telah 1
dibuat.

7 Mensosialisasikan
sistem informasi /
aplikasi yang telah
2
dibuat kepada
pengelola arsip dan
pegawai BPK.

Total 12

9
10