การเขียนข่าวแจกเพื่อการประชาสัมพันธ์ (News Release)

การเขียนข่าวแจก เป็นงานด้านสื่อมวลชนสัมพันธ์รูปแบบหนึ่ง เพื่อสร้างความสัมพันธ์อันดีกับสื่อมวลชน ในการ

ให้ข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับนโยบาย ความมุ่งหมาย โครงการ ผลงาน เพื่อให้สื่อมวลชนนาไปเผยแพร่ให้ประชาชนเกิดความ
สนใจ เกิดความรู้ ความเข้าใจ และนิยมเลื่อมใสศรัทธาในองค์การสถาบันของเรา
ข่าวแจกคืออะไร
ข่าวแจก ภาษาอังกฤษเรียกว่า News Release หรือ Press Release คือ ข่าวสารซึ่งองค์การสถาบันหรือ
หน่วยงานส่งหรือแจกจ่ายสู่หนังสือพิมพ์หรือสื่อมวลชนแขนงอื่นๆ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้สื่อมวลชนนาไปเผยแพร่หรือ
กระจายข่าวสารดังกล่าวไปสู่ประชาชน เพื่อให้ประชาชนได้รับทราบและเข้าใจในตัวองค์การสถานบัน รวมทั้งเพื่อ
ก่อให้เกิดความรู้สึกหรือภาพลักษณ์ที่ดีแก่ประชาชน ซึ่งเป็นวิธีการประชาสัมพันธ์องค์การสถาบันอย่างหนึ่ง ดังนั้นข่าว
แจกจึงมักเป็นเรื่องราวเกี่ยวกับนโยบาย โครงการ หรือกิจการดาเนินงาน ฯลฯ รวมทั้งผลงานการปฏิบัติงานขององค์การ
สถาบัน
หลักการเขียนข่าวแจก
1. เขียนให้ใครอ่าน เนื่องจากผู้รับสารมีความแตกต่างกันทั้งความรู้ ความเข้าใจ ดังนั้นการสื่อสารจะต้องคานึงถึง
กลุ่มเป้าหมายที่ต้องการให้ข้อมูลหรือสื่อสารด้วย เช่น ประชาชน สื่อมวลชน บุคลากรกทม. หรือ ผู้บริหาร
2. เขียนเพื่ออะไร เป็นการบอกวัตถุประสงค์เพื่อสื่อสารไปยังผู้รับสาร เช่น การบอกกล่าว เชิญชวน กระตุ้นจิตสานึก
/ เตือน ชี้แจง / แก้ไขความเข้าใจผิด
3. ยึดหลักการเขียนข่าว 5W+1H คือ ใคร (Who) ทาอะไร (What) ที่ไหน (Where) เมื่อไหร่ (When) ทาไม (Why)
และอย่างไร (How) ซึ่งจะต้องเขียนโดยตอบคาถามเหล่านี้ในประโยคแรกของย่อหน้าแรกเพื่อความกระชับและให้ผู้อื่น
เข้าใจประเด็นสาคัญของข่าวเป็นลาดับแรก จากนั้นตามด้วยรายละเอียดเป็นข้อมูลประกอบ เช่น ความเป็นมา
4. ควรพิมพ์บนกระดาษสีขาวที่มีหัวหรือชื่อขององค์การสถาบัน บนกระดาษ A4 (8 ½ x 11 นิ้ว) ซึ่งเป็นขนาด
มาตรฐานที่นิยมใช้กันทั่วไป และการพิมพ์ควรพิมพ์โดยมีระยะห่างบรรทัดให้มีความเหมาะสม หรือ double–spaced
เพื่อความเป็นระเบียบสวยงามและอ่านง่าย
5. ใช้พิมพ์หน้าเดียวเท่านั้น หากข่าวยาวเกินกว่า 1 หน้า ก็ให้พิมพ์บนกระดาษอีกแผ่นหนึ่ง ไม่ควรพิมพ์ 2 หน้า
(หน้า-หลัง) ในกรณีที่มีข่าวต่อหน้าต่อไปควรจะพิมพ์คาว่า “ยังมีต่อ” ไว้ที่ส่วนล่างของกระดาษด้วย โดยอย่าลืมลงเลขที่
หน้าเป็นอันขาด
6. ระบุชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ของผู้ส่งข่าวแจก ซึ่งควรพิมพ์อย่างชัดเจนบนหัวกระดาษ เนื่องจากการระบราย
ละเอียดเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ในด้านการติดต่อได้สะดวกรวดเร็วกรณีที่มีข้อสงสัยหรือต้องการสอบถามข้ อมูล
รายละเอียดเพิ่มเติม
7. เนื้อข่าวไม่จาเป็นต้องเขียนให้ยาวมาก ควรเขียนสั้นๆ กะทัดรัด แต่ได้ใจความสมบูรณ์
ข้อควรระวังในการเขียนข่าวแจก
1. ชื่อและนามสกุลต้องสะกดให้ถูกต้อง เพราะว่าถ้าผิดพลาดอาจกลาย เป็นคนละบุคคล หรือเกิดความเสียหายได้
2. ยศ ตาแหน่ง ต้องระบุให้ตรงกับความเป็นจริงขณะนั้น เช่น ผู้ว่าราชการกรุงเทพมหานคร ที่ปรึกษาของผู้ว่า
ราชการกรุงเทพมหานคร ปลัดกรุงเทพมหานคร
3. คานาหน้าชื่อ และบรรดาศักดิ์ต้องระบุเรียงลาดับให้ถูกต้อง
4. การใช้อักษรย่อ หรือตัวย่อต่างๆ ควรตรวจสอบให้ดี
5. ไม่สอดแทรกความคิดเห็นส่วนตัวเข้าไป
6. การเขียนตัวเลขถ้ามีจานวนมากอาจใช้ตัวอักษรแทน ถ้าไม่ใช่ตัวเลขที่แน่นอน ควรใช้คาว่าประมาณ
7. หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เทคนิคที่เข้าใจยาก

บรรณานุกรม :
 ตัวอย่างข่าวแจก

วิรัช ลภิรัตนกุล “การประชาสัมพันธ์” พิมพ์ครั้งที่ 11 ฉบับสมบูรณ์ (ปรับปรุงเพิ่มเติมใหม่)

สานักพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (2549)