Anda di halaman 1dari 15

KUNCI JAWABAN

MODUL MERENCANAKAN DAN MELAKUKAN PERTEMUAN

Tes Formatif Kegiatan Belajar Mengajar 1

a. Pilihan Ganda

1. c. rapat
2. c. perundingan
3. b. rutin
4. a. rapat tertutup
5. c. agenda rapat
6. a. susunan acara
7. d. mencantumkan agenda rapat
8. e. LCD Projector
9. b. notula rapat yang lalu
10. a. daftar hadir
11. d. flip chart
12. b. luas ruang dan jumlah peserta
13. a. gaya klasikal
14. b. gaya konferensi
15. d. disajikan secara kombinasi (dalam permulaan rapat telah tersedia minuman,
pada waktu istirahat para peserta mengambil sendiri makanan dan minuman pada
tempat yang telah disediakan).

b. Esai

1. Perbedaan antara agenda rapat dengan susunan acara yaitu sebagai berikut:
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suatu rapat, sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau
penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda.
Berikut ini contoh agenda rapat.
PT DUNIA GEMILANG JAYA
Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan
Telp. (021) 7998888 Faks. (021) 7997777

AGENDA RAPAT
INOVASI PRODUK

1. Pembukaan
2. Pengarahan Pimpinan Rapat
3. Laporan Bagian Produksi
4. Laporan Bagian Keuangan
5. Laporan Bagian Pemasaran
6. Pembahasan dan Tanya Jawab
7. Penutup

Berikut ini contoh susunan acara rapat.

PT. DUNIA GEMILANG JAYA


Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan
Telp. (021) 7998888 Faks. (021) 7997777

SUSUNAN ACARA
RAPAT INOVASI PRODUK

1. 08.00 – 08.30 Registrasi


2. 08.30 – 09.00 Pembukaan
3. 09.00 – 09.30 Pengarahan Pimpinan Rapat
4. 09.30 – 09.45 Laporan Bagian Produksi
5. 09.45 – 10.00 Laporan Bagian Keuangan
6. 10.00 – 10.15 Laporan Bagian Pemasaran
7. 10.15 – 11.00 Pembahasan dan Tanya Jawab
8. 11.00 Penutup

2. Tiga bahan-bahan rapat yaitu sebagai berikut:


a. Agenda rapat.
b. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari
rapat sebelumnya).
c. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan,
dan sebagainya).

3. 8 (delapan) peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan rapat


sehingga rapat dapat terselenggara dengan baik yaitu sebagai berikut.
a. White board lengkap dengan spidol dan penghapus.
b. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
c. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
d. Sound System lengkap dengan mikroponnya.
e. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
f. Block note dengan bolpointnya.
g. Name tag untuk peserta.
h. Komputer atau laptop

4. Persyaratan undangan rapat yang baik yaitu sebagai berikut.


a. Menggunakan kop atau kepala surat.
b. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya.
c. Mencantumkan perihal undangan rapat.
d. Mencantumkan nama orang-orang yang diundang rapat.
e. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut
diselenggarakan.
f. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan
tersebut.

Berikut contoh surat undangan rapat.


PT. DUNIA GEMILANG JAYA
Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan
Telp. (021) 7998888 Faks. (021) 7997777

Nomor : 100/U/II/2009 5 Februari 2009


Lampiran : -
Perihal : Undangan Rapat

Yth. Bapak/Ibu Manager ……………………


PT. DUNIA GEMILANG JAYA

Dengan hormat,

Menindaklanjuti hasil Rapat Evaluasi Bagian Pemasaran Semester II Tahun 2008,


kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu pada:
Hari/Tanggal : Rabu, 11 Februari 2009
Waktu : Pukul 08.00 WIB
Tempat : Meeting Room 202
Acara : Inovasi Produk
Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat pada
waktunya.
Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ir. Budiono Utomo


Direktur Utama

5. 4 (empat) model pengaturan (lay out) ruang rapat yaitu sebagai berikut.
a. Gaya Klasikal/Kelas

Model ini cocok untuk jumlah peserta yang banyak.

b. Gaya Konferensi
Gaya Konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk
menimbulkan semangat team work.

c. Gaya Huruf U

Model ini cocok untuk rapat informal.

d. Gaya Workshop

Model ini cocok untuk diskusi kelompok.


Tes Formatif Kegiatan Belajar Mengajar 2

a. Pilihan Ganda

1. d. laizess faire
2. e. pemersatu
3. c. penengah
4. e. penyumbang pendapat
5. b. ketat
6. b. tidak langsung
7. a. notula
8. d. verbatim
9. a. dapat dijadikan arsip organisasi
untuk mengetahui keputusan rapat terdahulu.
10. e. daftar hadir
11. c. pemungutan suara anggota rapat
12. b. resolusi
13. d. quorum
14. a. ad hoc
15. b. seseorang ditunjuk karena jabatan
orang yang bersangkutan

b. Esai

1. Perbedaan notula dengan verbatim yaitu sebagai berikut.


a. verbatim yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa ditambahi
ataupun dikurangi,
b. notula yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam
rapat.

2. 4 (empat) fungsi catatan rapat yaitu sebagai berikut.


a. Sebagai dokumen dan alat pembuktian.
b. Sebagai sumber informasi bagi peserta yang absen/tidak hadir.
c. Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.
d. Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat.

3. Urutan susunan notula yaitu sebagai berikut.


a. Judul notula.
b. Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat.
c. Nama pimpinan dan sekretaris rapat.
d. Jumlah peserta yang diundang.
e. Jumlah peserta rapat yang hadir (nama disebutkan dalam daftar hadir).
f. Jumlah peserta rapat yang tidak hadir.
g. Acara atau agenda rapat.
h. Jalannya rapat/risalah rapat (dari acara pertama sampai dengan penutup),
i. tempat, tanggal, bulan dan tahun notula dibuat.
j. Tanda tangan pembuat notula.
k. Pengesahan oleh pimpinan rapat.
4. Pengertian dari:
a. Adjournment: atas persetujuan hadirin, ketua
memutuskan untuk menghentikan rapat dan menunda diskusi lebih lanjut karena
terbatasnya waktu. Untuk itu harus ditentukan kapan rapat rapat dibuka kembali.
b. Addendum: tambahan yang disampaikan pada
sebuah mosi.
c. point of order: pertanyaan yang diajukan oleh
anggota selama rapat berlangsung mengenai prosedur rapat, tetapi pertanyaan
dapat pula membicarakan peraturan organisasi atau peraturan kerja.
d. right of reply: hak dari pemrakarsa suatu mosi untuk
memberikan jawaban pada penutupan diskusi.
e. subcommittee: salah satu bagian yang ditunjuk
untuk melakukan suatu tugas khusus atau menangani aspek khusus dari pekerjaan
utama komite.

5. Hal-hal yang harus dikemukakan ketika membuka rapat


adalah sebagai berikut.
a. Acara rapat.
b. Tata tertib rapat (bersifat fleksibel).
c. Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).
d. Pengenalan masalah atau persoalan yang akan
dibahas.
e. Tujuan diadakannya rapat.
f. Tanggapan-tanggapan atau saran.

Hal-hal yang harus dikemukakan ketika menutup rapat, yaitu apabila dalam rapat
tersebut belum ditemui keputusan, maka pemimpin rapat dapat menunjuk tim khusus
untuk menyelesaikan masalah tersebut.. Akan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak
ditemui hambatan dan telah menghasilkan keputusan, maka di akhir rapat pemimpin
rapat dapat membacakan hasil dari pertemuan rapat tersebut dan memberikan
kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum
tercakup dalam hasil keputusan. Setelah tak ada lagi permasalahan, maka pemimpin
rapat menutup rapat.
Tes Formatif Kegiatan Belajar Mengajar 3

a. Pilihan Ganda

1. b. mesin fotokopi
2. a. original cover
3. b. buku ekspedisi intern
4. d. buku ekspedisi ekstern
5. a. original glass
6. b. e-mail
7. d. faksimile
8. a. menghadap ke bawah dengan
bagian atas berada di bawah
9. c. buku ekspedisi intern
10. a. mesin risograph

b. Esai

1. Macam-macam mesin pengganda adalah sebagai berikut.


a. Mesin foto copy
Mesin foto copy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi
dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.

b. Mesin risograph
Mesin risograph adalah mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan
menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat
merubah warna sesuai keinginan.

c. Mesin stensil
Mesin stensil adalah suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet
stensil..

2. 5 (lima) bagian-bagian mesin foto copy beserta fungsinya yaitu sebagai


berikut.
a. Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Bagian ini
berfungsi untuk menutup lembaran asli yang akan dikopi.
b. Kaca tempat asli (original glass). Lembar asli yang akan dikopi diletakkan
pada bagian ini. Pada bagian tepi kanan terdapat skala yang berpangkal pada titik
tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi
tengah.
c. Papan tempat asli (original tray, original support). Bagian ini digunakan
untuk meletakkan lembar asli yang belum dikopi atau yang sudah dikopi.
d. Tombol on-off (on-off switch, power switch). Bagian ini untuk
menghidupkan dan mematikan mesin.
e. Papan hasil penggandaan (copy tray). Bagian ini sebagai tempat
penampung hasil penggandaan.

3. Langkah-langkah mengoperasikan mesin fotokopi adalah sebagai berikut.


a. Hidupkan mesin fotokopi dengan menekan tombol on.
b. Letakkan lembar asli (kertas yang akan difotokopi) pada kaca tempat asli
dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala dengan posisi tepat di tengah.
c. Tekan tombol pengatur hasil kopi.
d. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
e. Tekan tombol cetak (start).
f. Jika sudah selesai tekan tombol off.

4. Cara pengiriman hasil pertemuan rapat melalui pos adalah sebagai berikut.
a. Masukkan hasil rapat yang akan dikirimkan ke dalam amplop dengan dilampiri
surat pengantar.
b. Pilih jenis pengiriman berdasarkan cepat/lambatnya hasil rapat tersebut harus
diketahui oleh peserta rapat atu pihak-pihak yang memerlukan.
c. Serahkan semua berkas yang akan dikirimkan ke petugas pos dengan
menggunakan buku ekspedisi ekstern untuk meminta cap pos setempat sebagai
bukti bahwa hasil rapat telah dikirim melalui pos.

5. Fungsi dari buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern yaitu sebagai
berikut.
a. Buku ekspedisi intern digunakan untuk mendistribusikan hasil pertemuan
secara langsung kepada pihak-pihak yang memerlukan dan buku ekspedisi intern
sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan.

Berikut ini contoh buku ekspedisi

No. Hari/tanggal Nama Penerima Bagian Paraf dan tanggal


terima
b. Buku ekspedisi ekstern digunakan sebagai alat bukti bahwa hasil
pertemuan telah dikirim melalui pos dan pada buku ekspedisi ekstern dibubuhi
cap pos.

Berikut contoh buku ekspedisi ekstern.

No. Tanggal Kirim Instansi/Alamat Perihal Nama Paraf dan


Penerima tanggal terima

EVALUASI
A. Uji Kompetensi Teori
a. Benar - Salah
1. B
2. B
3. S
4. B
5. S
6. B
7. S
8. B
9. B
10. S

b. Pilihan Ganda

1. b. rapat resmi
2. e. untuk menyampaikan informasi
3. b. pemecahan masalah
4. c. formal
5. a. rapat insidentil
6. c. rapat terbuka
7. c. pemberi semangat
8. d. pendengar
9. b. penyerang
10. e. pemersatu
11. b. otoriter
12. e. pencari solusi
13. d. sebagai penyumbang pendapat
14. d. workshop
15. c. akomodasi rapat
16. d. flip chart
17. b. pimpinan rapat
18. e. sebagai alat ukur kehadiran peserta
19. a. agenda rapat
20. e. Akomodasi

c. Esai

1. Perbedaan rapat resmi dan rapat tidak resmi adalah sebagai berikut.

a. Rapat Resmi (Formal Meeting), yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas
masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang
mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan mendapat
pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi
dengan agenda rapat.
b. Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting), yaitu rapat yang diadakan tidak
berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan
istimewa dan biasanya untuk mendiskusikan sesuatu hal yang terjadi secara tiba-
tiba dan harus diselesaikan segera dan para peserta mendapat pemberitahuan secara
langsung.

2. Jenis-jenis rapat menurut jangka waktunya adalah sebagai berikut.


a. Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya
membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
b. Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas
masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
c. Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang
membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan
program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.
d. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat
pemegang saham, rapat dewan komisaris, rapat paripurna DPR, dan sebagainya.

3. Perbedaan tipe-tipe pemimpin rapat antara:


a. Tipe Otoriter: Seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan
otoriter mempunyai ciri-ciri suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa,
merasa paling mengetahui segala hal sehingga kurang memberikan kesempatan
kepada para peserta untuk mengeluarkan pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan
hasil rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan karena bukan merupakan
keputusan bersama dan sulit untuk dilaksanakan karena ada pihak-pihak yang tidak
puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.

b. Tipe Demokratis: Seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan


demokratis mempunyai ciri-ciri bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran
dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk
mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi
petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil
oleh pemimpin rapat adalah hasil musyawarah kelompok.

c. Tipe Laizess Faire: Seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan
laizess-faire mempunyai ciri-ciri memberikan kebebasan kepada para peserta untuk
mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa
bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif dan
cenderung bersikap sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin oleh tipe
kepemimpinan seperti ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya sehingga hasil
keputusan rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat semula.

4. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagi berikut.


a. Tipe Pemberi Informasi: Peserta rapat yang bertipe pemberi informasi memiliki
ilmupengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat
terhadap sesuatu, sehingga sering dijuliki dengan kamus berjalan. Para peserta yang
mengalami kesulitan untuk memahami materi pembahasan dalam rapat dapat
meminta penjelasan dari para peserta yang mempunyai tipe ini.

b. Tipe Inisiatif: Peserta rapat yang bertipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat
pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak
adanya data-data yang jelas untuk menyelesaikan masalah yang dibahas. Pada saat
yang demikian maka seorang peserta rapat bertipe inisiatif akan memberikan jalan
keluar untuk penyelesaian masalah yang dihadapi.

c. Tipe Perantara: Peserta rapat yang bertipe perantara biasanya akan bertindak
sebagai perantara atau menjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta
rapat tipe ini akan membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang masih
kurang jelas sehingga seluruh peserta menjadi jelas. Tipe peserta ini hampir sama
dengan tipe pemersatu yang selalu menginginkan kesatuan dan persatuan dalam
pelaksanaan rapat. Orang yang bertipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya
dan memiliki wibawa diantara yang lainnya.

5. 4 (empat) fungsi pemimpin rapat yaitu sebagai berikut.


a. Sebagai Pengarah
Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan
rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan
agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus, dan
tidak menyebar ke topik/masalah lainnya.
b. Sebagai Penengah
Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi
pertentangan pendapat diantara para peserta. Seorang pemimpin harus mampu
bersikap adil kepada semua peserta, tidak memihak kepada seseorang/kelompok
tertentu, tidak mencari-cari siapa yang salah dan yang benar.

c. Sebagai Penggerak
Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta untuk dapat
berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini
diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua
peserta rapat.

d. Sebagai Pencari Solusi


Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat
mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin dituntut harus lebih
memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat
harus memiliki pengetahuan, wawasan dan pengalaman yang luas.

6. 5 (lima) fungsi peserta rapat yaitu sebagai berikut.


a. Sebagai Penyumbang Pendapat
Suatu rapat diadakan biasanya untuk memecahkan permasalahan yang sedang
dihadapi. Untuk itu sebagai peserta rapat harus dapat berfungsi sebagai
penyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara
bersama-sama. Semakin banyak peserta yang menyumbangkan pendapatnya maka
semakin banyak informasi yang didapat untuk menyelesaikan masalah. Agar
pendapat seorang peserta dapat diterima oleh peserta rapat yang lain, hendaklah
pendapat yang disampaikan berdasarkan atas pemikiran yang seksama.

b. Sebagai Penyumbang Data


Pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta haruslah berdasarkan data-
data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan para peserta
sangatlah penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-
langkah yang diambil untuk menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam
rapat.

c. Sebagai Perumus Kesimpulan


Semua saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh peserta tentunya perlu
dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan
yang diharapkan semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut
berperan aktif dalam perumusan kesimpulan.

d. Sebagai Pembantu Pimpinan


Setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat
menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan
semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang
dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan
e. Sebagai Penerima Hasil Keputusan
Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat dicapai suatu
kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta
rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan
rapat ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang
hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.

7. Pengendalian rapat gabungan bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat
memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk
mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali maka
pemimpin langsung menggunakan cara pengendalian ketat sehingga keadaan normal
kembali. Jika kondisi rapat sudah dianggap lancar kembali maka pemimpin rapat
dapat menggunakan cara pengandalian bebas terbatas. Begitu seterusnya sampai
dengan rapat selesai.

8. 3 (tiga) teknik bertanya dalam rapat adalah sebagai berikut.


a. Pertanyaan umum adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada
seluruh peserta rapat dengan tujuan agar setiap peserta turut aktif untuk berpikir
mencari jawabannya.
b. Pertanyaan langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada
seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan
kepada peserta rapat yang mempunyai sifat pemalu/penakut untuk aktif dalam
kegiatan rapat. Pertanyaan model langsung dapat juga digunakan untuk
memberikan terapi kepada para peserta yang asyik dengan percakapan pribadi.
c. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan adalah pertanyaan yang diajukan oleh salah
seorang peserta rapat kepada pemimpin rapat dan pemimpin rapat mengoperkan
kembali pertanyaan tersebut kepada peserta rapat lainnya. Pertanyaan model ini
bertujuan untuk memotivasi keaktifan para peserta dalam kegiatan rapat dan
menghindari monopoli dari pemimpin rapat.

9. Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam perencanaan dan persiapan rapat adalah
sebagai berikut.

a. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat.


b. Menentukan Peserta Rapat.
c. Membuat Undangan Rapat.
d. Membuat Daftar Hadir Rapat.
e. Mempersiapkan Bahan Rapat.
f. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat.
g. Mempersiapkan Ruang Rapat.
h. Akomodasi/Penginapan.
i. Transportasi.
j. Konsumsi.
k. Kesehatan.
l. Pengecekan Persiapan Terakhir.

10. Susunan notula rapat adalah sebagai berikut.


a. Judul notula.
b. Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat.
c. Nama pimpinan dan sekretaris rapat.
d. Jumlah peserta yang diundang.
e. Jumlah peserta rapat yang hadir (nama disebutkan dalam daftar hadir).
f. Jumlah peserta rapat yang tidak hadir.
g. Acara atau agenda rapat.
h. Jalannya rapat/risalah rapat (dari acara pertama sampai dengan penutup),
i. Tempat, tanggal, bulan dan tahun notula dibuat.
j. Tanda tangan pembuat notula.
k. Pengesahan oleh pimpinan rapat.