Anda di halaman 1dari 139

BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN INDUSTRI

BALAI BESAR KULIT, KARET DAN PLASTIK


Jalan Sokonandi No. 9 Telp. 512929, 563939, 563655 Fax. (0274) 563655
YOGYAKARTA-55166

AUDIT INTERNAL
BERBASIS SNI ISO 19011:2012
PENDAHULUAN
Mengapa Audit Internal?

• Dipersyaratkan oleh Klausul 9.2 SNI ISO


9001:2015 dan SNI ISO 14001:2015
• Basis: ISO19011: 2011 (SNI ISO 19011:2012)
- Panduan Audit Sistem Manajemen
• Revisi dari ISO19011: 2002 (SNI 19-19011-
2005)- Panduan Audit Sistem Manajemen
Mutu dan/atau Lingkungan.

2
SNI ISO 9001:2015 dan SNI ISO 14001:2015
9.2. Audit Internal
9.2.1. Umum

• Organisasi harus melaksanakan audit


internal pada waktu terencana untuk
menyediakan informasi apakah SMM/SML:
a) Sesuai dengan:
1) Persyaratan organisasiuntuk SMM/SML,
2) Persyaratan Standar ini.
b) Diterapkan dan dipelihara secara efektif.
9.2.2 Program Audit Internal
Organisasi harus:

a) merencanakan, menetapkan, menerapkan dan memelihara program


audit termasuk frekuensi, metode, tanggung jawab, persyaratan
perencanaan dan pelaporan, harus dipertimbangkan pentingnya
proses tersebut, perubahan yang berpengaruh pada organisasi, dan
hasil audit terdahulu;
b) Ketika menetapkan program audit internal, organisasi harus
mempertimbangkan pentingnya proses tersebut, perubahan-
perubahan yang berdampak ke organisasi dan hasil audit
sebelumnya.
c) menentukan lingkup dan kriteria audit untuk setiap audit;
d) memilih auditor dan melaksanakan audit untuk memastikan
objektivitas dan ketidakberpihakan dari proses audit;
e) memastikan hasil audit dilaporkan pada manajemen yang relevan;
f) melakukan koreksi dan tindakan korektif yang sesuai tanpa ditunda;
g) Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi sebagai
bukti penerapan program audit dan hasil audit

CATATAN Lihat ISO 19011 sebagai pedoman.


PANDUAN AUDIT
SNI ISO 19011:2012

5
Isi Panduan Audit Sistem Manajemen

1. Ruang Lingkup
2. Acuan Normatif
3. Istilah dan Definisi
4. Prinsip Audit
5. Pengelolaan Program Audit
6. Pelaksanaan Audit
7. Kompetensi dan Evaluasi
Auditor

6
Lingkup penerapan SNI ISO 19011

7
SNI ISO 19011:2012
Istilah dan definisi

8
SNI ISO 19011:2012
Istilah dan definisi

9
Audit Pihak 1
AUDIT INTERNAL yaitu audit yang
dilakukan oleh, atau atas nama
organisasi sendiri untuk tujuan
internal
Audit Pihak 2
Supplier Badan Konsultan
sertifikasi audit yang dilakukan oleh pihak
yang berkepentingan dengan
organisasi contohnya pelanggan,
pemerintah, pemasok, dll.
Audit Pihak 3
audit yang dilakukan oleh
Audit System
Internal
organisasi mandiri eksternal,
seperti badan sertifikasi,
Auditi
konsultan. 10
SNI ISO 19011:2012
Istilah dan definisi

Kriteria audit: Seperangkat kebijakan, prosedur/persyaratan (SNI ISO


9001, SNI ISO 14001, SNI ISO IEC 17021, peraturan menteri, prosedur,
kebijakan perusahaan, dll) yang digunakan sebagai acuan pembanding
terhadap bukti audit

11
SNI ISO 19011:2012
Istilah dan definisi

12
SNI ISO 19011:2012
Istilah dan definisi

13
SNI ISO 19011:2012
Istilah dan definisi
• Program audit: Pengaturan satu atau lebih audit
yang direncanakan dalam jangka waktu tertentu dan
diarahkan untuk maksud tertentu

• Lingkup audit : Cakupan dan batasan audit

• Rencana audit : Uraian kegiatan dan pengaturan


audit

• Risiko : Pengaruh ketidakpastian pada tujuan

14
SNI ISO 19011:2012
Istilah dan definisi

15
SNI ISO 19011:2012
Prinsip audit

16
SNI ISO 19011:2012
Prinsip audit

17
SNI ISO 19011:2012
Pengelolaan program audit

18
SNI ISO 19011:2012
Pengelolaan program audit

19
SNI ISO 19011:2012
Pengelolaan program audit
• Sasaran audit;
• Jangkauan/ jumlah/jenis/durasi/
lokasi/jadwal audit
• Prosedur program audit
• Kriteria audit
• Metode audit
• Memilih tim audit
• Sumber daya yang dibutuhkan,
termasuk perjalanan dan akomodasi
• Proses penanganan kerahasiaan,
keamanan informasi, keselamatan dan
kesehatan serta hal lain yang serupa.

20
5.2. Penetapan tujuan program

TUJUAN PROGRAM AUDIT

• Berkontribusi pada peningkatan sistem manajemen dan


kinerjanyanya;
• Memenuhi persyaratan eksternal, contoh sertifikasi
standar sistem manajemen
• Memverifikasi kesesuaian terhadap persyaratan kontrak;
• Memperoleh dan memelihara kepercayaan terhadap
kemampuan pemasok;
• Menentukan efektivitas sistem manajemen;
• Mengevaluasi kompatibilitas dan kesesuaian tujuan
sistem manajemen terhadap kebijakan sistem manajemen
dan sasaran organisasi secara keseluruhan
SNI ISO 19011:2012
Penetapan program audit

1. Peran dan tanggung jawab personel


pengelola program audit
2. Kompetensi personel pengelola program
audit
3. Penetapan cakupan program audit
4. Identifikasi dan evaluasi resiko program
audit
5. Penetapan prosedur untuk program audit
6. Identifikasi sumber daya progam audit

22
Penetapan program

SNI ISO 19011:2012


Peran dan tanggung jawab pengelola Program Audit

• Menetapkan cakupan program audit;


• Mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko program audit;
• Menetapkan tanggung jawab audit;
• Menetapkan prosedur untuk program audit;
• Menentukan sumber daya yang dibutuhkan;
• Memastikan penerapan program audit, termasuk penetapan
audit, lingkup audit, dan kriteria setiap audit, penentuan
metode audit, dan memilih tim audit serta melakukan
mengevaluasi auditor;
• Memastikan rekaman program audit yang sesuai dijaga dan
dipelihara
• Memantau, meninjau dan meningkatkan program audit
Penetapan program

Kompetensi pengelola program audit


Kompetensi yang diperlukan untuk
mengelola program audit dan risiko yang
terkait :
 Prinsip, prosedur, dan metode audit;
 Standar sistem manajemen dan
dokumen referensi;
 Kegiatan, produk, dan proses auditi;
 Hukum dan persyaratan lainnya yang
berlaku yang elevan dengan kegiatan
dan produk dari auditi;
 Pelanggan, pemasok, dan pihak
berkepentingan lainnya dari auditi, bila
sesuai.
SNI ISO 19011:2012
Identifikasi dan evaluasi resiko program audit

25
Penetapan program

Penetapan prosedur program audit


Cakupan prosedur audit
• Pertimbangan risiko program audit pada perencanaan dan
penjadwalan audit;
• Penjaminan kerahasiaan dan keamanan informasi;
• Pemastian kompetensi auditor dan ketua tim audit;
• Pemilihan tim audit yang sesuai dan penetapan tugas serta
tanggung jawabnya;
• Pelaksanaan audit, termasuk penggunaan metode pengambilan
contoh yang tepat
• Pelaksanaan audit tindak lanjut, bila sesuai;
• Pelaporan pada manajemen puncak tentang keseluruhan
pencapaian program audit;
• Pemeliharaan rekaman program audit;
• Pemantauan dan peninjauan kinerja dan risiko, peningkatan
keefektifan program audit.
SNI ISO 19011:2012
Penerapan program audit
1. Penetapan tujuan, lingkup, dan kriteria
setiap audit
2. Pemilihan metode audit
3. Pemilihan anggota tim audit
4. Penetapan tanggung jawab ketua tim audit
untuk setiap audit
5. Pengelolaan hasil program audit
6. Pengelolaan dan pemeliharaan rekaman
program audit

27
Penerapan program audit
Tujuan Audit
• Penentuan tingkat kesesuaian dari sistem manajemen
yang diaudit, atau bagiannya dengan kriteria audit;
• Penentuan tingkat kesesuaian kegiatan, proses, dan
produk terhadap persyaratan dan prosedur dari sistem
manajemen;
• Evaluasi kemampuan sistem manajemen untuk
memastikan kepatuhan terhadap hukum dan
persyaratan kontrak dan lainnya dimana organisasi
berkomitmen;
• Evaluasi efektivitas sistem manajemen terhadap tujuan
yang spesifik;
• Identifikasi area potensial untuk peningkatan sistem
manajemen.

28
Penerapan program audit
Penetapan lingkup dan kriteria
Lingkup audit
• Lokasi fisik
• Unit organisasi
• Aktifitas dan proses yang akan diaudit
• Durasi audit

Kriteria audit:
• Standard
• Kebijakan dan prosedur
• Regulasi dan perundangan
• Persyaratan kontrak
29
SNI ISO 19011:2012
Penerapan program audit

30
Penerapan program

Pemilihan metode audit


1. Audit kombinasi : Bila 1 atau lebih sistem
manajemen dg lingkup yang berbeda
diaudit secara bersamaan
2. Audit gabungan :Bila dua atau lebih
organisasi audit bekerjasama dalam
mengaudit
3. Audit integrasi: Audit untuk 1 atau lebih
standar pada organisasi yang telah
menerapkan sistem terintegrasi

32
SNI ISO 19011:2012
Penerapan program audit
SNI ISO 19011:2012
Penerapan program audit
35
Tanggung jawab tambahan Ketua Tim auditor

• Mengumpulkan seluruh informasi yang


dibutuhkan untuk perencanaan
• Membantu dalam pemilihan tim
• Memberikan tugas individual
• Menjamin dokumen kerja disiapkan
• Mewakili tim audit
• Memimpin rapat pembuka dan penutup
• Menjamin hasil audit dilaporkan secara jelas,
meyakinkan

36
SNI ISO 19011:2012
Penerapan program audit

37
SNI ISO 19011:2012
Penerapan program audit

Pengelolaan dan pemeliharaan rekaman program audit

a) Rekaman terkait dengan setiap program audit, seperti:


- Tujuan dan cakupan program audit terdokumentasi
- Risiko terkait program audit
- Peninjauan efektivitas program audit
b) Rekaman yg terkait dengan setiap audit individu, seperti:
- rencana dan laporan audit;
- Laporan ketidaksesuaian;
- laporan tindakan korektif dan pencegahan;
- laporan tindak lanjut audit, bila sesuai;
c) Rekaman yg terkait dengan personel audit yg mencakup :
- Kompetensi dan evaluasi kinerja anggota tim audit;
- Pemilihan tim audit dan anggota tim;
- Pemeliharaan dan peningkatan kompetensi.
SNI ISO 19011:2012
Pemantauan program audit

39
Faktor perubahan program audit
SNI ISO 19011:2012
Peninjauan dan peningkatan program audit

41
Penerapan program

PROGRAM AUDIT INTERNAL


TAHUN ….
1. Tujuan Audit : Untuk mengevaluasi tingkat kesesuaian dengan persyaratan
standard SMM/SML dan Evaluasi efektivitas SMM/SML
2. Lingkup audit/scope :
3. Teknik Audit :
4. Tim audit :
Bagian yg Dok. Bulan Ket
diaudit/ Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nop Des
Klausul acuan

Tempat, dan tanggal dibuat

Pengelola program
LATIHAN 1: Menyusun Program Audit
Integrasi (SMM dan SML)

43
SNI ISO 19011:2012
Pelaksanaan Audit

44
SNI ISO 19011:2012
Pelaksanaan Audit

45
SNI ISO 19011:2012
Pelaksanaan Audit

46
Pelaksanaan Audit

47
SNI ISO 19011:2012
Permulaan Audit

48
SNI ISO 19011:2012
Permulaan Audit

Kontak awal dengan auditi


 Menjalin komunikasi dengan wakil auditi
 Mengkonfirmasikan kewenangan untuk melaksanakan audit
 Memberikan informasi tentang tujuan, lingkup, metode, dan komposisi tim
audit, termasuk tenaga ahli teknis;
 Meminta akses dokumen dan rekaman yang relevan untuk tujuan
perencanaan;
 Menetapkan persyaratan hukum dan kontrak yang berlaku serta
persyaratan lain yang relevan dengan kegiatan dan produk auditi;
 Mengkonfirmasikan persetujuan auditi mengenai cakupan pengungkapan
dan perlakuan informasi yang bersifat rahasia
 Membuat pengaturan audit termasuk penjadwalannya
 Menentukan persyaratan spesifik suatu lokasi terkait akses, keamanan,
keselamatan, kesehatan atau lainnya;
 Menyetujui kehadiran pengamat dan kebutuhan pemandu bagi tim audit
 Menetapkan area yang menjadi fokus atau perhatian bagi auditi terkait
dengan audit spesifik.
49
SNI ISO 19011:2012
Permulaan Audit

50
SNI ISO 19011:2012
Persiapan Kegiatan Audit

1. Pelaksanaan tinjauan dokumen


untuk persiapan audit
2. Persiapan rencana audit
3. Penugasan tim audit
4. Persiapan dokumen kerja

51
SNI ISO 19011:2012
Persiapan Kegiatan Audit
Pelaksanaan tinjauan dokumen
• Mengumpulkan informasi untuk persiapan
kegiatan audit dan dokumen kerja yang berlaku
misal mengenai proses, fungsi;
• Menetapkan ringkasan mengenai cakupan
dokumentasi sistem untuk mendeteksi adanya
gap
• Tinjau: lengkap(isi dokumen yang diharapkan
tersedia);, benar(isi dokumen sesuai dengan
sumber terpercaya seperti standard dan
regulasi), konsisten (dokumen itu konsisten dan
juga konsisten dengan dokumen lain yang
terkait); terkini(isi dokumen termuthakirkan
Auditor sebaiknya mempertimbangkan hal berikut:
Informasi yang tersedia pada dokumen yaitu:
• Lengkap (isi dokumen yang diharapkan tersedia);
• Benar (isi dokumen sesuai dengan sumber
terpercaya seperti standard an regulasi)
• Konsisten (dokumen itu konsisten dan juga konsisten
dengan dokumen lain yang terkait);
• Terkini (isi dokumen termuthakirkan);
Tinjauan dokumen dapat memberikan indikasi dari
keefektifan pengendalian dokumen pada sistem
manajemen auditi

53
SNI ISO 19011:2012
Persiapan rencana audit
JADWAL PELAKSANAAN AUDIT

1. Tujuan Audit : Untuk mengevaluasi tingkat kesesuaian dengan persyaratan


standard SMM/SML dan Evaluasi efektivitas SMM/SML

2. Tim Audit:
1. Ketua Tim :
2. Anggota tim :
3. Observer :

3. Teknik Audit : 1. Wawancara


2. Observasi
3. Tinjauan dokumen dan rekaman
Agenda pelaksanaan :
Hari/tanggal Waktu Proses yang Kriteria audit Auditee Auditor
diaudit/klausul

Tempat dan tanggal dibuat


Ketua Tim
……………
55
SNI ISO 19011:2012
Persiapan Kegiatan Audit

56
SNI ISO 19011:2012
Persiapan Kegiatan Audit
Persiapan dokumen kerja
• Anggota tim audit: mengumpulkan dan meninjau
informasi yg sesuai dg penugasan audit dan
menyiapkan dokumen kerja yang diperlukan untuk
rujukan dan untuk merekam bukti audit.
• Dokumen kerja mencakup:
daftar periksa (Checklist) ;
rencana pengambilan contoh audit;
Formulir untuk merekam informasi, seperti
bukti pendukung, temuan audit, dan rekaman
pertemuan.
Pembuatan checklist
 Pembuatan checklist diawali dengan pengenalan dan
pemahaman atas proses atau area yang akan diaudit
dengan cara :
• Peninjauan Dokumentasi Proses
• Pengumpulan informasi atas proses tersebut
 Hal lain yang harus disiapkan dan dikenali adalah :
• Persyaratan yang digunakan sebagai acuan/referensi
 Standar Sistem, Produk
 Peraturan dan Perundang-undangan
 Hasil Audit sebelumnya atas proses/area tersebut
 Pertanyaan checklist sebaiknya singkat dan padat,
mengarah kepada apa yang ingin dicari / diperiksa
58
Peninjauan Dokumentasi Proses
Peninjauan Dokumentasi Proses dilakukan untuk :
 Mengenali Dokumen/prosedur
 Jenis dan Isi dokumen
 Mengenali Proses & Interaksinya
• Input & Output
• Sumber Daya
 Mengenali Potensi Masalah pada proses
 Memperhatikan persyaratan khusus
• Proses dan produk
• Undang-undang & regulasi
59
Mengenali Dokumentasi
Jenis Dokumen yang digunakan :
 Prosedur / Instruksi Kerja
 Formulir
Pelaksana/Penanggung Jawab
penggunaan dokumen
Isi dokumen
 Informasi / data : Data pokok dan Data
pendukung
Tujuan penggunaan dokumen
60
Mengenali Proses

61
Identifikasi Unit/Fungsi Audit lingkungan

• Pengenalan fasilitas yang akan diaudit sangat


menentukan efektivitas audit
• Fungsi/unit yang terkait dengan aspek penting
• Daerah “rawan” misalnya :
- Penyimpanan B3
- Penampungan oli bekas
- Sistem drainase
- Penimbunan Sampah
Identifikasi Staf Kunci lingkungan
• EMR ( Environmental Management
Representative)
• Manager
• Operator yang terkait dengan aspek
penting
• Operator yang terkait dengan regulasi
lingkungan
• Operator B3
64
65
Contoh Kasus Dalam Mencari Akar
Permasalahan :
Tempat penyimpanan bahan kimia adalah
lokasi tertutup. Orang yang tidak memiliki izin
dilarang memasuki tempat tersebut. Pada saat
audit, ditemukan tiga orang yang tidak berizin
berada di gudang penyimpanan bahan kimia
tersebut.

ANALISA KASUS DIATAS


Hasil Analisa :
• Man (Orang)
- Kurang sosialisasi&komunikasi
- Kurang sadar,disiplin,pengetahuan

• Methode
- Tidak adanya sanksi/peraturan
- Tidak ada warning!! Pendukung
- Kurang ketat pengawasan pada gudang
Contoh Pertanyaan Checklist
 Apa persyaratan ISO 9001:2015/ISO 14001:2015 yang
berkaitan?
 Apakah ada peraturan atau persyaratan lain yang terkait ?
 Apa saja tujuan dari proses?
 Apakah yang menjadi input proses?
 Siapa saja pelanggan dari proses?
 Apa saja aspek penting dalam proses tersebut &
bagaiamana kendalinya?
 Apakah langkah pengendalian aspek cukup efektif ?
 Apakah dokumen pendukung (form, label dll) tersedia di
lapangan ?
 Bagaimana pengendalian dokumen dan catatan di
lapangan?
68
Persiapan audit

Contoh yang perlu dicatat pada check list

Peralatan: Material/komponen

• Memadai? • Tipe/gradenya sesuai


• Dirawat? standar/spec?
• Diidentifikasi • Memiliki sertifikasi?
• Digunakan dengan benar • Diidentifikasi?
• Dikalibrasi (alat ukur)? • Mampu telusur?
• Memiliki status yang
jelas?
Persiapan audit

DAFTAR PERIKSA AUDIT

Bagian : Auditor :
Auditee : Tanggal :
Dokumen yang diacu : Halaman :…/…

Keputusan
Pertanyaan Pengamatan
Ya Tidak Obs
SNI ISO 19011:2012
Audit lapangan

71
SNI ISO 19011:2012
Audit lapangan

72
SNI ISO 19011:2012
Audit lapangan

73
SNI ISO 19011:2012
Audit lapangan

74
SNI ISO 19011:2012
Audit lapangan

75
Pelaksanaan audit

B.2 Melakukan tinjauan dokumen


Auditor sebaiknya mempertimbangkan hal berikut:
Informasi yang tersedia pada dokumen yaitu:
• Lengkap (isi dokumen yang diharapkan tersedia);
• Benar (isi dokumen sesuai dengan sumber
terpercaya seperti standard an regulasi)
• Konsisten (dokumen itu konsisten dan juga konsisten
dengan dokumen lain yang terkait);
• Terkini (isi dokumen termuthakirkan);
Tinjauan dokumen dapat memberikan indikasi dari
keefektifan pengendalian dokumen pada sistem
manajemen auditi
Mereview Dokumen SML

Yang perlu dikaji setidaknya adalah:


– Manual SML
– Rekaman dari Aspek/Dampak lingkungan
yang signifikan
– Rekaman peraturan lingkungan
– Setiap perijinan, pernyataan dan otorisasi
SNI ISO 19011:2012
Komunikasi selama audit

78
SNI ISO 19011:2012
Penetapan peran dan tanggung jawab
pemandu dan pengamat

79
SNI ISO 19011:2012
Pengumpulan dan verifikasi informasi

80
SNI ISO 19011:2012
Pengumpulan dan verifikasi informasi

81
82
83
84
85
86
87
88
89
Pencapaian Kinerja
 Lakukan pemeriksaan untuk melihat apakah realisasi hasil
proses sesuai dengan rencana yang ada.
 Rencana dapat berupa :
Sasaran Mutu/lingkungan Bagian atau Organisasi
Rencana Kerja/Planning
 Realisasi dapat ditunjukkan dalam :
Laporan Hasil Proses
 Lakukan pemeriksaan apakah dilakukan analisa dari
perbandingan antara rencana dengan realisasi yang ada.
Metode tehnik statistik yang digunakan.
Pelaksana dan penanggung jawab analisa data

90
91
92
93
Contoh Situasi Audit
1
2
3
NO POTENSI TEMUAN TINGKATAN KLAUSUL
TERKAIT
1 TINGGI STACK MAJOR 8.1 Pengendalian
Operasi

2 CECERAN MAJOR 8.1 Pengendalian


COOLANT Operasi
8.2 Kesiagaan&tanggap
darurat
3 TUMPAHAN OLI DI MAJOR 8.1 Pengendalian
GOT Operasi
8.2 Kesiagaan&tanggap
darurat
Mengaudit kewajiban penaatan
• Mengaudit pentaatan (compliance)
terhadap peraturan;
– Surat ijin, ijin pembuangan ?
– Peraturan khusus lainnya?
– Aspek lingkungan signifikan mana yang
mempunyai persyaratan peraturan?
– Bagaimana jaminan pentaatannya?
– Pemeriksaan dilakukan untuk setiap item
ataukah hanya sampel yang mewakili?
Pelaksanaan audit

SNI ISO 19011:2012


Perumusan temuan audit

• Kesesuaian atau
ketidaksesuaian dengan kriteria
audit
• Identifikasi peluang untuk
peningkatan
• Kesesuaian dengan kriteria
dirangkum untuk menunjukkan
lokasi, fungsi atau proses yang
diaudit
100
Pelaksanaan audit

B.8 Temuan audit


B.8.1 Menentukan temuan audit
mempertimbangkan:
– Tindak lanjut dari catatan audit sebelumnya dan kesimpulan;
– Persyaratan klien audit;
– Temuan audit melebihi praktik normal, atau peluang perbaikan;
– Ukuran contoh uji;
– Kategori (jika ada) temuan audit;
B.8.2 Rekaman kesesuaian
Perlu dipertimbangkan:
– Identifikasi kriteria audit terhadap kesesuaian yang ditunjuk;
– Bukti audit untuk mendukung kesesuaian;
– Pernyataan kesesuaian, jika sesuai.
B.8.3 Rekaman ketidaksesuaian
harus dipertimbangkan:
– Uraian atau acuan kriteria audit;
– Pernyataan ketidaksesuaian;
– Bukti audit;
– Temuan audit terkait, jika sesuai.
Pelaksanaan audit

Temuan audit
Ketidaksesuaian major/kritis

Major
Adalah ketidak sesuaian terhadap sistim manajemen yang
dapat berakibat tidak berjalannya sistim atau kritis dan
berdampak luas

Ketidaksesuaian minor
Minor
Adalah ketidak sesuaian sistim manajemen tidak bersifat
kritis atau berdampak luas

Observation Observasi
Adalah potensi ketidak sesuaian terhadap sistim
manajemen yang jika tidak diperbaiki akan berpotensi
menjadi ketidak sesuaian. Merupakan peluang perbaikan
103
Penulisan Temuan Audit
NO POINT PENTING

1 Jelas&spesifik Oli bekas tidak dikirimkan Bagian perawatan kendaraan tidak


ke bagian terkait untuk mengirimkan oli bekas ke bagian
pengelolaan lebih lanjut. pengelolaan limbah seperti yang
seharusnya disyaratkan dalam prosedur
PL.07.
2. Temuan Tempat penyimpanan Tempat penyimpanan bahan kimia
merupakan bahan kimia kurang Asam Sulfat Pekat di warehouse tidak
merupakan memadai memiliki secondary containment
(penampung pencegah kebocoran).
“masalah”
Peraturan Nomor XX Tahun YY
mensyaratkan adanya secondary
containment
3. Sebutkan Konsentrasi BOD di IPAL Rekaman pemantauan yang
sumber melampaui baku mutu dilakukan operator IPAL menunjukkan
informasi yang berlaku bahwa terdapat 5 kejadian antara
Januari 1999 s/d April 1999,
konsentrasi BOD melampaui baku mutu
yang berlaku (SK. Gub No.582 thn.
1995)
NO POINT PENTING

4. Menunjukkan Beberapa drum pada 1 dari 12 bahan kimia di gudang


skala unit maintenance tidak penyimpanan tidak memiliki MSDS
permasalahan memiliki label

5. Hindari kata- - Menimbulkan akibat Tidak ada prosedur pengadaan secondary


kata emosional yang sangat cointainment pada shop dipping,akan
mengerikan. menyebabkan terjadinya ceceran asam sulfat
- Proses dipping asam yang dapat menimbulkan resiko kontaminasi
sulfat sangat terhadap sistem drainase yang ada di
berbahaya. dekatnya.

6. Tunjukkan Gunakan kata-kata seperti :


keterbatasan -Dari hasil observasi ditemukan…..
temuan audit -Rekaman…menunjukkan bahwa…
-Hasil wawancara dengan…
-Sampling yang dilkukan pada…
menunjukkan….
SNI ISO 19011:2012
Persiapan kesimpulan audit

106
Pelaksanaan audit

LAPORAN KETIDAKSESUAIAN (LKS )

Bagian : Tanggal:
Auditee : No. LKS :

Uraian Ketidaksesuaian :

Auditor : Auditi : Target selesai tanggal :

Tindakan Koreksi :

Tindakan Korektif

Auditi:
Tanggal selesai:
Verifikasi :

LKS ditutup tanggal : Auditor :


SNI ISO 19011:2012
Rapat penutupan

108
SNI ISO 19011:2012
Persiapan laporan audit

109
110
LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL

I Tanggal Pelaksanaan :
Bagian yang diaudit :

Auditor :

II. Uraian Secara Umum Hasil Evaluasi Pemeriksaan

III. Rekapitulasi Temuan / Observasi

No. Bagian Jumlah Temuan Kategori

IV. Saran / Rekomendasi

Tempat,
Ketua Tim Audit

111
SNI ISO 19011:2012
Distribusi laporan audit
• Laporan audit sebaiknya diterbitkan dalam
periode waktu yang disetujui. Jika
tertunda, alasan penundaan sebaiknya
dikomunikasikan kepada auditi dan orang
yang mengelola program audit.
• Laporan audit sebaiknya diberi tanggal,
ditinjau dan disetujui, jika perlu, sesuai
dengan prosedur program audit.
• Laporan audit sebaiknya didistribusikan
kepada penerima sebagaimana ditetapkan
dalam prosedur audit atau rencana audit.
112
SNI ISO 19011:2012
Penyelesaian audit

113
SNI ISO 19011:2012
Pelaksanaan tindak lanjut audit
• Kesimpulan audit dapat menunjukkan
keperluan untuk tindakan koreksi atau
korektif, pencegahan atau peningkatan.
• Tindakan tersebut biasanya ditetapkan dan
dilakukan oleh auditi dalam jangka waktu
yang disepakati.
• Bila sesuai, auditi sebaiknya tetap
memberikan informasi kepada personil
yang mengelola program audit dan tim
audit tentang status tindakan ini.
• Penyelesaian dan keefektifan tindakan
perbaikan sebaiknya diverifikasi.
• Verifikasi ini dapat menjadi bagian dari
audit selanjutnya.
114
Kesalahan dalam Melakukan Audit

115
Kesalahan dalam Melakukan Audit

116
117
118
119
120
PRAKTEK AUDIT

121
SNI ISO 19011:2012
Kompetensi dan evaluasi auditor

122
SNI ISO 19011:2012
Menentukan kompetensi auditor untuk
memenuhi kebutuhan program audit

1. Perilaku personil
2. Pengetahuan dan keterampilan
3. Pencapaian kompetensi auditor
4. Ketua tim audit
SNI ISO 19011:2012
Perilaku personil

 Tegas;
 Etis;  Percaya diri;
 Terbuka;  Ulet;
 Diplomatis;  Terbuka untuk
 Suka memperhatikan; peningkatan;
 Peka terhadap
 Cepat mengerti;
budaya;
 Luwes;
 Kolaboratif.
 Tangguh;
SNI ISO 19011:2012
Kompetensi auditor

Pengetahuan dan keterampilan generik auditor


sistem manajemen

Kompetensi auditor
SNI ISO 19011:2012
Kompetensi auditor

126
SNI ISO 19011:2012
Kompetensi auditor

 Lampiran A3. contoh pengetahuan dan


keterampilan disiplin-spesifik auditor manajemen
Lingkungan

 Lampiran A4. contoh pengetahuan dan


keterampilan disiplin-spesifik auditor manajemen
mutu
SNI ISO 19011:2012
Kompetensi auditor
Pengetahuan dan keterampilan generik ketua tim
audit
a) Menyeimbangkan kekuatan dan kelemahan individu anggota tim
audit;
b) Mengembangkan hubungan kerja yg harmonis diantara anggota
tim audit;
c) Mengelola proses audit, mencakup:
perencanaan audit dan penggunaan sumber daya secara
efektif selama audit;
pengelola ketidakpastian dlm mencapai sasaran audit;
proteksi kesehatan dan keselamatan anggota tim audit
selama audit, termasuk memastikan pemenuhan auditor thd
persyaratan kesehatan, keselamatan, dan keamanan yang
relevan;
Pengetahuan dan keterampilan generik ketua tim
audit

pengorganisasian dan pengarahan anggota tim


audit;
pemberian arahan dan panduan kepada auditor
magang;
pencegahan dan penyelesaian konflik, jika perlu.
d) Mewakili tim audit dalam berkomunikasi dg orang yg
mengelola program audit, klien audit dan auditi;
e) Memimpin tim audit untuk mencapai kesimpulan
audit;
f) Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit
SNI ISO 19011:2012
Kompetensi auditor
Pengetahuan dan keterampilan untuk mengaudit SM
pada multi disiplin ilmu

Auditor memiliki kompetensi yang dibutuhkan


untuk mengaudit minimalnya satu disiplin SM dan
memahami interaksi serta sinergi antara sistem
manajemen yang berbeda.
Ketua tim Audit sebaiknya memahami persyaratan
utk setiap standar SM serta mengenali batas
pengetahuan dan keterampilan dari setiap disiplin
SNI ISO 19011:2012
Kompetensi auditor
Pencapaian kompetensi auditor

131
 Mempunyai tambahan pengalaman
yang didapat untuk
mengembangkan pengetahuan dan
keterampilan
 Pengalaman tambahan ini
diperoleh dg bekerja di bawah
arahan dan petunjuk ketua tim
audit yang berbeda
SNI ISO 19011:2012
Penetapan kriteria evaluasi auditor

• Kriteria kualitatif :
(seperti mampu memperagakan
auditor
perilaku personil, pengetahuan
atau kinerja keterampilan pada
pelatihan atau di tempat kerja)
• Kuantitatif
(lamanya pengalaman kerja dan
pendidikan, jumlah audit yang
telah dilakukan, lamanya pelatihan
audit).

Evaluasi auditor
Evaluasi auditor

Metode Evaluasi
135
EVALUASI AUDITOR
Nama Auditor:..........................................

No Kriteria Nilai
1. Tinjauan rekaman:
- Pengalaman kerja
- Pendidikan
- Pelatihan
- Jumlah audit yang telah dilakukan
2. Umpan balik (hasil kuisioner)
3. Wawancara:
Untuk mengevaluasi perilaku personil dan kemampuan
berkomunikasi, untuk memverifikasi informasi dan menguji
pengetahuan serta mendapatkan informasi tambahan
4. Observasi (hasil penyaksian audit)
5. Pengujian (ujian lisan dan tertulis)
6. Tinjauan post audit:
Tinjauan rekaman audit (daftar periksa, laporan
ketidaksesuaian, observasi, laporan audit)
Total
Rata-rata

136
• Kriteria: Pengalaman kerja:
• 1-5 th = 25
• 6-10 th= 50
• 11-15 th = 75
• >15 th =100
• Pendidikan:
• SLTA = 25
• D3 = 50
• S1 = 75
• S2 dan di atasnya = 100
• Pelatihan:
• Pelatihan AI = 50
• Pelatihan Sistem Manajemen = 25
• Pelatihan Teknis = 25
• Jumlah Audit yang telah dilakukan:
• 1 = 25
• 2-3 = 50
• 4-5 = 75
• >5 = 100

137
KUISIONER

Nama Auditor:……………………………….
No. Kriteria Nilai
1 Pemahaman terhadap proses yang diaudit
2 Kemampuan berkomunikasi
3 Sikap ketika audit
4 Ketepatan waktu
5 Kemampuan menentukan ketidaksesuaian
Total
Rata-rata
Kriteria Penilaian:
Kurang baik: <69
Cukup : 70-79
Baik : 80-89
Sangat baik: 90-100

138
Balai Besar Kulit, Karet dan Plastik
Jl. Sokonandi No.9 Yogyakarta
Telp. 0274-512929; Fax: 0274-563655
E-mail: bbkkp_jogja@kemenperin.go.id ; bbkkp_jogja@yahoo.com