Control de Calidad - Manual de Gestion (Normas para Inspeccion, Procesos... Bien (73, 164) )

MODULO III
FORMULACION DE ORGANIGRAMAS
INDICE
Objetivos
Mapa conceptual
Texto base
1. Los Organigramas.
2. Clases de Organigramas.
3. Diseño de Organigramas.
4. Pautas para la Elaboración de Organigramas.
Autocontrol de lectura
Caso
Tarea aplicativa
Bibliografía.
Dr. José Rodríguez Arroyo / Email: jrodriguez2@infonegocio.net.pe / Teléfono: 225 - 4092

MODULO III
FORMULACION DE ORGANIGRAMAS
Objetivos
Se busca que los participantes:
Conozcan la utilidad e importancia de los organigramas.

Distingan las diferentes clases de organigramas y las principales
características de ellos.
Aprendan a elaborar organigramas, teniendo en cuenta los elementos y
signos para su confección.
Mapa Conceptual
Formulación de
organigramas
A partir de
Conceptos sobre Clases de

organigramas organigramas
Que brindan la base para

Diseño de
organigramas
A través de
Pautas para elaborar
organigramas
Texto Base
1.- LOS ORGANIGRAMAS
DEFINICION
El organigrama es la representación gráfica mediante símbolos

convencionales de la estructura orgánica de una Institución o Empresa.
El organigrama como documento formal reflejará la estructura

administrativa escogida y la interrelación funcional entre sus
componentes. Se le conoce también como cartas o gráficas de la
Organización.
A través de los organigramas se trata de representar: la desagregación
y el agrupamiento de funciones; la estructura y niveles jerárquicos, la
naturaleza de la Unidades Orgánicas, las relaciones de autoridad –
responsabilidad, los canales formales de comunicación, las jefaturas de
unidades, las relaciones entre los cargos, etc.
UTILIDAD E IMPORTANCIA
La importancia de los organigramas radica en que permite observar

como están dispuestas y relacionadas las partes constitutivas de una
organización; así como dar a conocer con precisión el lugar que le
corresponde a cada unidad orgánica y trabajador dentro de la misma.
Particularmente, la aplicación de los organigramas es importante

porque:
Permite visualizar los niveles jerárquicos y los que tienen poder de

decisión; así como las relaciones de autoridad – responsabilidad.
Identifica a las Unidades Orgánicas que conforman la organización

(Oficinas, Gerencias, Direcciones, Departamentos, Secciones, etc.);
así como a los cargos desempeñados en ellas.
Da a conocer con sencillez, claridad y precisión el lugar que le

corresponde a cada dependencia, grupo y cargo dentro de la
organización.
Se constituye en un valioso medio de estudio y consulta a efectos de

analizar los aspectos positivos y negativos de la estructura.
Los organigramas ofrecen una gran utilidad como herramientas de

comunicación. A continuación señalaremos algunos de sus usos:
Se usa para proveer un cuadro general de la estructura que permita

su comprensión y análisis.
Para informar a los miembros de la organización, la posición relativa

que ocupan y su relación con el resto de la estructura.
Para facilitar a las personas que se incorporen a la organización, el

conocimiento de la estructura de la misma.
Para informar al público ajeno a la Institución como se encuentra

estructurada la misma.
Los organigramas se diseñan a fin de cumplir con dos objetivos

primordiales:

Objetivo Técnico.- Para analizar organizaciones existentes, cambiar
estructuras, planear nuevas organizaciones, capacitar al personal
sobre la organización, facilitar el cumplimiento de funciones, etc.
Objetivo de Comunicación.- Para difundir la existencia, propósitos,

funciones y actividades de la organización.
FUNCIONES DEL ORGANIGRAMA
• Para la ciencia de la administración:

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades
administrativas de la institución al reflejar la estructura organizativa y
sus características gráficas y actualizaciones.
• Para el área de organización y sistema o racionalización:

Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente
revisión y actualización (en las entidades pequeñas y medianas,
generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se
da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de
organización.
• Para el área de administración de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los
estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de
administración de sueldos y salarios y en general como elemento de
apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos
los sistemas de personal.
• Y en forma general sirve para:

· Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
· Comunicar la estructura organizativa.
· Reflejar los cambios organizativos.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ORGANIGRAMA
Ventajas:
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que
sobresalen las siguientes:
• Obliga a sus autores aclarar sus ideas.

• Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las
relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría
hacerse por medio de una larga descripción.
• Muestra quién depende de quién.
• Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura
de una compañía, sus puntos fuertes y débiles.
• Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y
medio de información al público acerca de las relaciones de
trabajo de la compañía.
• Son apropiados para lograr que los principios de la organización
operen.
• Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como
se integran a la organización.
Desventajas:
No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los

organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales
defectos que son:
• Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad

dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y
las relaciones de información.
• No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles,
aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes
intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en
realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además
si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones
informales y de canales de información, el organigrama se haría
tan complejo que perdería su utilidad.
• Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o
como era, más bien como es en realidad. Algunos
administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la
organización es dinámica y permiten que los organigramas se
vuelvan obsoletos.
• Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de
autoridad con el status.
2.- CLASES DE ORGANIGRAMAS

Podemos distinguir las siguientes clases o tipos de organigramas.
POR LA EXTENSIÓN
• Organigrama Analítico
Es el que representa con detalle a todas las unidades
estructurales, e incluye signos convencionales para representar los
enlaces o relaciones de la organización. Se utiliza esencialmente
con fines técnicos.
• Organigrama Sintético
Es el organigrama que muestra las principales unidades
estructurales de la organización, así como las relaciones simples
indispensables para que pueda ser comprendido.

POR LA INFORMACIÓN
• Organigrama Estructural o Esquemático

Es el que representa solamente las unidades estructurales de una
organización
• Organigrama Funcional
Es el que representa, además de las unidades, las funciones que
cumple y sus relaciones jerárquicas y de coordinación,
consignando los propósitos, funciones o actividades de cada
unidad estructural.
• Organigrama de Personal o Cargos

Es el que representa una relación del personal o de cargos
comprendidos dentro de cada unidad estructural, constituyendo un
resumen del cuadro orgánico de personal.
POR LA FORMA DE REPRESENTACIÓN
• Representación Vertical
Representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las
unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una
graduación jerárquica descendente
En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se

representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por
líneas que representan la comunicación de responsabilidad y
autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que
indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los
puestos que dependen de él y así sucesivamente.
Ventajas:
1. Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas.

2. Indican en forma objetiva las jerarquías del personal.

Desventajas:
Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después

de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo
que se requeriría hacerse organigramas muy alargados. Esto suele
solucionarse:
a. Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer

nivel lineal y staff de la empresa, y posteriormente hacer para
cada división, departamento o sección, una carta
suplementaria.
b. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son
numerosos, uno sobre otro, ligados por la línea de autoridad y
responsabilidad que corre a unos de los lados.
• Representación Horizontal
Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan
las estructuras con una distribución que comienza el nivel máximo
jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles
sucesivamente hacia la derecha. En este tipo de organigrama los
nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros,
aunque pueden también colocarse las figuras geométricas
Ventajas:
1. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.

2. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de
triangulación.
3. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la
autoridad formal.
Desventajas:
Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo

hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los
nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco
claros.
• Representación Mixta: Horizontal – Vertical

La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con
el objeto de ampliar las posibilidades de gratificación. Se
recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un
gran número de unidades en la base.

Organigrama Mixto
• Representación Rectangular
Es una alternativa en la cual la importancia de las unidades
orgánicas esta dada por el área de los recuadros y se organiza
verticalmente.
GERENCIA GENERAL
GERENCIA X
SUBGERENCIA A
SUBGERENCIA B
GERENCIA Y
SUBGERENCIA C
SUBGERENCIA D
SUBGERENCIA E
GERENCIA Z
• Representación Circular o Concéntrica
Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad

máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos
concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de
organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes
inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de
autoridad y responsabilidad.

Secc
.
Dpto.
Secc
D .
p
t D
Secc GER p
. o
t Secc
G o .
E GERENCIA
GENERAL
Secc D R D Secc
. p p .
t t
o GER o
Secc
. Secc
Dpto. .
Secc Secc
. .
Este tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las

relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que
traducen los organigramas verticales.
Ventajas:
1. Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los

niveles jerárquicos.
2. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o
más bajo.
3. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.
Desventajas:
Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con

facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan
demasiado los niveles.

• Representación en Bloque
Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades

en espacios más reducidos, al desagregar en conjunto varias
unidades administrativas en los últimos niveles jerárquicos
seleccionados para el gráfico.
GERENTE GENERAL
GERENCIA “A” GERENCIA “B” GERENCIA “C”
DIRECCION X DIRECCION Y DIRECION Z
DEPARTAMENTO A DEPARTAMENTO C DEPARTAMENTO E

DEPARTAMENTO B DEPARTAMENTO D DEPARTAMENTO F
Organigrama de Bloque
• Representación Escalar
Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres

de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales
se colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical
de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima.
Ventajas:
Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.
Desventajas:
Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan

muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que
encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo
adecuadamente.

POR SU NATURALEZA
• Microadministrativos
Corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella

en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.
• Macroadministrativos
Involucran a más de una organización.
• Mesoadministrativos
Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más

organizaciones de un mismo sector.
POR SU ÁMBITO
• Generales
Contienen información representativa de una organización hasta

determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y
características, por lo tanto, presentan toda la organización y sus
interrelaciones; se llaman también carta maestra.
• Específicos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad

administrativa o área de la organización, por lo tanto, representan
la organización de un departamento o sección de una empresa.

POR SU CONTENIDO
• Integrales
Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas

de una organización así como sus relaciones de jerarquía o
dependencia.
• Funcionales
Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades

y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen
asignadas las unidades en el siguiente gráfico:

• De cargos y plazas
Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto

a cargos, así como el número de plazas existentes. También
pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las
plazas.
OTRAS CLASIFICACIONES
• Organigrama Formal
Es el que representa a la estructura formal de una organización

existente.
• Organigrama de Proyecto

Es el que representa a una organización que se crea o que se
propone crear.
• Organigrama de Levantamiento o Análisis
Es el que representa la estructura real de una organización

existente, se confecciona con la información obtenida después de
un estudio o análisis administrativo de la organización. Es un
organigrama real de momento.
• Organigrama Efectivo o Real
Es el esquema de la estructura actual de un organismo tal como

funciona. La estructura está en constante desarrollo y se modifica
cuando el organismo evoluciona.
3.- DISEÑO DE ORGANIGRAMAS
FACTORES DE LA ORGANIZACIÓN A CONSIDERARSE
Entre los factores organizativos que consideramos de mucha

importancia para la diagramación de los organigramas tenemos.
• Autoridad y Responsabilidad
Se representa por los niveles jerárquicos. Se considera en forma
descendente la autoridad, en tanto que la responsabilidad en las dos
formas (Ascendente y Descendente). La responsabilidad es
inherente a la función que el individuo desempeña, luego no se
pierde por delegación.
• Facultad de Mando
Señala el derecho de dar instrucciones obligatorias y de tomar
decisiones. Existe en todos los niveles de la organización en forma
delimitada y regulando las conexiones del mismo nivel.
• Jerarquías
Es la importancia, y autoridad con la cual está establecida la
prelación de unidades orgánicas y cargos en una organización. Para
formular organigramas, es necesario se establezca previamente los
cargos por niveles jerárquicos.
• Equilibrio Orgánico
Objetivo importante de la organización es conseguir el equilibrio
dentro de la misma, es decir conseguir que todas sus partes trabajen
en el mayor rendimiento para la obtención de la meta propuesta. En
tal sentido el proceso de departamentalizaciòn debe resguardar el
equilibrio de la estructura.
Básicamente, todo organigrama debe estructurarse teniendo en

cuenta los siguientes aspectos:
Diferenciar claramente, los diferentes tipos de unidades
administrativas. Esto ya sea por la nomenclatura, la ubicación o
el nivel.
Evitar el número excesivo de niveles jerárquicos en lo posible.
Asegurar que las personas o unidades identifiquen claramente
ante quien reportan.
Cada función necesaria para el cumplimiento de los objetivos del
Organismo deberá integrarse a una unidad orgánica.
ELEMENTOS Y SIGNOS CONVENCIONALES PARA

CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA
ELEMENTOS
Para el trazado de un Organigrama deberá tenerse en cuenta la

utilización de los siguientes elementos, los cuales son pautas
convencionales y en ningún caso reglas universalmente válidas.
a) Las casillas
Son áreas cerradas que representan las diversas unidades

estructurales del Organismo. Estas casillas son generalmente
rectángulos horizontales. La importancia de la unidad graficada
generalmente se manifiesta en el área del rectángulo así como en la
altura en el plano organizacional.
Los rectángulos a un mismo nivel generalmente serán del mismo

tamaño sobre la línea horizontal.
Puede variar la forma de las casillas, así podrá ser de formas

ovoides, alargadas, hexagonales, etc.
Las casillas en líneas punteadas, indican estructuras por crear:
b) Las Líneas continuas
Representan las relaciones directas de autoridad, éstas pueden ser

verticales, horizontales u oblicuas:
El espesor de las líneas de las unidades administrativas puede ser

de 0.5 mm y de las líneas de autoridad 1 mm. La línea de autoridad

o de mando principal, deberá diferenciarse de las otras haciéndolas
de mayor espesor.
c) Las líneas punteadas
Señalan que existe relación de coordinación entre las Unidades.
d) Líneas entrecortadas
Señalan la vinculación entre unidades orgánicas sin relación de

subordinación.
e) Líneas quebradas
La desconcentración, especialmente la Geográfica o Territorial se

expresa a través de una línea Quebrada.
Ejemplo:
f) Puente
Se utiliza cuando por requerimiento de diseño se cruzan dos líneas

sin que exista conexión entre ellas.
o El organigrama se comprende partiendo de arriba hacia abajo, o

de izquierda a derecha.
SIGNOS CONVENCIONALES
Para llevar a cabo la representación gráfica del organismo, es necesario

utilizar determinados signos convencionales que permitan su
graficación, los principales son los siguientes:
a) Las líneas de Autoridad
Se presentan generalmente por líneas rectas, que van en ángulos

rectos, en plano horizontal o vertical.
Estas líneas salen de la parte media inferior del rectángulo superior,

(línea de mando) descendiendo a la parte media superior del
rectángulo inferior que presenta la unidad subordinada.

Sin embargo en la práctica tan bien se considera que la línea de
autoridad puede llegar por el lado lateral del rectángulo.
b) Las líneas de Participación
Cuando la función de la unidad es de naturaleza consultiva o de

participación, y no existe dependencia laboral de sus miembros con
la organización.
Son las líneas laterales que une a dos rectángulos por sus lados
laterales en forma directa.
c) Las líneas de Asesoría
Cuando existe dependencia.

La línea asesora (a) sale lateralmente de la línea de autoridad (b) del
nivel asesorado, y va a interceptar a la unidad asesora (c)
(c)
(a) (b)
d) Las líneas de Relación
Mediante ellas se muestran las relaciones funcionales o

dependencias técnica o mando especializado. Se representa por
líneas oblicuas que salen de la parte media inferior del rectángulo de
mayor nivel jerárquico, y termina en la parte media superior del
rectángulo inferior que representa a la estructura del grado inferior
de dependencia.

Es preferible omitir en un organigrama, la representación de las
relaciones funcionales para evitar confusión en la distinción de los
niveles.
e) Líneas de Coordinación
Se representan con líneas punteadas uniendo las unidades

comprendidas en la coordinación.
Si la línea de coordinación cruza niveles de autoridad, se debe

representar así:

Recomendaciones:
• Utilizar un trazo más grueso para las líneas que interconectan las
figuras rectangulares, que el que utiliza para trazar estas últimas.
• Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas
hacia abajo, porque se rompe con el principio de autoridad-
responsabilidad, además de crear la impresión de una estructura
con un flujo del trabajo estrictamente vertical.
• Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar
vinculadas a él por una sola línea.
• Evitar todos los trazos y tramos injustificados.
• Mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo
el organigrama. La importancia o jerarquía de un órgano no se
amplifica marcando más las líneas.
f) Otros
Cuando existen varias Unidades equivalentes que actúen en forma

descentralizada y que por su gran numero no pueden ser graficadas
en un organigrama, éstas se pueden abreviar, no graficándolas
todas, si no representándolas en la siguiente forma:
Asimismo, si se quiere expresar la idea de que en un nivel hay varias

Unidades equivalentes, ésta se hace de la siguiente manera:
DIVISIÓN 1 DIVISIÓN 2 DIVISIÓN 3
En caso de puestos o unidades iguales, se superponen los

rectángulos. Se pueden graficar de la siguiente forma:

También de la forma siguiente:
Donde el número en el segundo recuadro indica el número de

unidades superpuestas.
Cuando una Unidad no existe, pero esta programada su

creación, se presenta así:
Cuando por razones de espacio, no pueden representarse todas

las Unidades Administrativas en forma horizontal ésta podrá
hacerse en forma vertical como se indica en el ejemplo siguiente:
FORMAS DE REPRESENTAR ALGUNOS ÓRGANOS
Representación de los Órganos de Dirección
a) Cuando una Dirección cuenta con Director y Director Adjunto o Sub-

Director, y cuando ambos comparten la responsabilidad de la
Dirección sin separación específica de funciones; en este caso se
representará por un rectángulo divido en dos partes iguales por una
línea horizontal.
DIRECTOR
SUBDIRECTOR

b) Cuando en una Dirección exista Director y éste delega en el Sub-
Director específicamente algunas responsabilidades de Dirección, de
carácter técnico y administrativo, con exclusión de las otras, se
representa la Dirección por dos rectángulos separados, uno
inmediatamente debajo y unido por una línea continua vertical. La
línea de mando se establece a través del Sub-Director.
DIRECTOR
SUBDIRECTOR
c) Los cuerpos colegiados, directivos de función determinante e

interpretativa, se representan de la siguiente manera:
1. Cuando se ejerce la presidencia del Consejo se representa por

medio de un rectángulo de mayores dimensiones y ante puesto
en la parte superior, por un rectángulo menor donde se ubica la
Presidencia.
PRESIDENCIA
2. Cuando no se tiene la Presidencia del cuerpo colegiado, pero

participa como secretario o representante de las funciones
ejecutivas, el Consejo se representa por un rectángulo mayor en
la parte superior y la Dirección por otro rectángulo que va en la
parte inferior.
CONCEJO
DIRECCION
3. Cuando la Dirección no participa del Cuerpo colegiado, el

Consejo se representa por un rectángulo que va en la parte
superior y la Dirección por otro rectángula que va en la parte
inferior unido al primero por una línea vertical de autoridad.
CONCEJO
DIRECCION

Representación de Órganos Consultivos
Los cuerpos colegiados consultivos, de función asesora, se representan

por rectángulos ubicados en el espacio funcional correspondiente a las
estructuras de asesoramiento y a la altura de la Alta Dirección.
ALTA DIRECCION ORGANOS

CONSULTORES
Representación de Órganos de Control
Para graficar las unidades de Control y Fiscalización en un Organismo,

éstas se representan, por medio de un rectángulo en la parte lateral
izquierda de la Alta Dirección seguidos por una línea continua
horizontal.
UNIDAD DE ALTA DIRECCION

CONTROL
Representación de Órganos de Asesoramiento
La representación de las unidades de Asesoría de un organismo, se

hará por medio de rectángulos ubicados en la parte lateral derecha
inferior a la dirección y, unidades por una línea vertical y horizontal; de
tal forma que la línea vaya al lado lateral de la unidad asesora.
DIRECCION
ASESORIA
La relación de asesoría es aquella que existe entre unidades que

brindan información técnica o conocimientos especializados a unidades
de línea. Normalmente, las unidades asesoras o de apoyo cuentan con
una autoridad técnica derivada de su preparación y/o experiencia, lo
cual les permite proponer a las unidades de línea las medidas o criterios
para resolver un asunto, pero no para transmitírselas como órdenes. En
todo caso pueden elaborar una propuesta a un órgano superior, para
que éste, a su vez, la gire con carácter de orden o mandato. Existen dos
tipos de esta clase de relación:

Relación de asesoría interna
Es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la

estructura organizacional, a los órganos de línea.
Estas unidades asesoras están conformadas con recursos humanos,

materiales, financieros y tecnológicos de la organización. Su ubicación
en el organigrama se suele representar por medio de líneas continuas
de trazo fino colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la
unidad a la cual se adscriben.
Relación de asesoría externa
Es la que suministran unidades asesoras a los órganos de línea, que

aunque forman parte del gráfico de la organización, desempeñan sus
funciones en forma independiente de ésta. Su colocación en el
organigrama se hace a través de líneas de trazo discontinuo colocadas
perpendicularmente a la línea de mando de la unidad de la cual
dependen jerárquicamente.
Debe anotarse que en ambos casos, independientemente de su

dependencia directa, cuentan a su vez con la autoridad técnica derivada
de su función, por lo que pueden apoyar a otras unidades con diferente
adscripción.
Representación de Órganos de Apoyo
Para el caso de las unidades de apoyo, éstas se ubicaran unidas ala

Dirección por una línea vertical y horizontal, de tal forma que de la línea
horizontal descienda otra línea vertical, a la parte media superior del
rectángulo que representa la unidad de Apoyo.
DIRECCION
APOYO APOYO
Representación de Órganos de Línea
La representación de las Unidades de línea o de ejecución de un

organismo, se hará por medio de rectángulos ubicados en las partes
inferiores; de tal forma que de la mitad inferior del rectángulo que
representa a la Dirección baje una línea en forma vertical sobre la parte
superior media del o los rectángulos que representan a la unidad de
línea.

DIRECCION
LINEA
Representación de Órganos Desconcentrados
La representación de la o las Unidades Desconcentradas de un

Organismo se hará mediante rectángulos que su ubicación en la parte
inferior de la grafica que se representan, utilizando para ello los signos
convencionales señalados anteriormente de tal forma que la o las
desconcentradas estén ceñidas a la Dirección, por una línea que baje a
la parte superior media del rectángulo (s) de dicha (s) Unidad (s).
Entre éstos y el resto de la organización debe trazarse una línea de eje

para establecer su distinción. Para ampliar el contenido de los órganos
desconcentrados y sus relaciones con el resto de la organización se
puede incluir el tipo de organización de los órganos desconcentrados,
no sólo indicar su existencia.
DIRECCION
UNIDAD ORGANICA UNIDAD ORGANICA UNIDAD ORGANICA

A B C
UNIDAD
DESCONCENTRADA
4.- PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS
CAMPOS FUNCIONALES
No existen normas rígidas y uniformes para la elaboración de

Organigramas. Se sugiere a continuación algunas reglas
convencionales:
a) Establecer los niveles jerárquicos de la organización y que serán

representados por áreas diferenciadas:

Ejemplo:
• Directorio • Consejo
• Gerencia General • Alcalde
• Gerencia • Gerente Municipal
• Equipo • Gerente
• Departamento
b) Se recomienda iniciar el trazado de un organigrama siguiendo un eje

funcional de distribución espacial para la localización funcional de las
unidades estructurales.
Campo de las Unidades de Nivel Superior (Nivel de Decisión)
Campo de las Campo de las

Unidades de Unidades de
Apoyo Asesoría
Campo de las Unidades de operación o de línea.
Pueden ser de línea Normativos o Ejecutivos de acuerdo a la naturaleza

de la Entidad (Nivel de producción o prestación de servicios finales o
intermedios)
Dentro de cada uno de los espacios funcionales anteriores es posible

ubicar a cualquiera de las Unidades estructurales que integran un
Organismo, de acuerdo al tipo de función que cumple, así mismo en
cada uno de los espacios es posible resaltar los niveles jerárquicos de
cada unidad, bien por la posición que ocupe o por el tamaño del
rectángulo que lo represente.
c) Las unidades estructurales de mayor jerarquía, se colocarán en las

partes altas de los espacios funcionales y generalmente, éstas son
representadas por rectángulos de mayor área.
Haciendo excepción de esta regla en los espacios correspondientes

a los órganos de asesoramiento y apoyo.
d) Confeccionar un organigrama implica algo más que la graficación de

funciones y responsabilidades, abarca la esfera general de influencia
de algunas unidades orgánicas en comparación con otras, ente este

sentido las unidades que por lo general forman parte de una
organización son los siguientes:
o Órganos de Dirección
o Órganos de Líneas
o Técnicos Normativos
o De Ejecución
o Órganos de Control
o Órganos Consultivos
o Órganos de Asesoramiento
o Órganos de Apoyo
e) Dentro de la estructura organizacional podemos ubicar estos

órganos como se muestra en el siguiente gráfico:
ORGANOS DE DIRECCION
ORGANOS CONSULTIVOS
ORGANOS DE CONTROL NIVEL DE DECISIÓN
FUNCION DETERMINANTE ORGANOS
NIVEL DE CONTROL INTERNO DE ASESORIA
NIVEL DE SERVICIOS
TÉCNICOS NORMATIVOS
ORGANOS FUNCION ASISTENCIAL
DE APOYO ASESORIA Y EVALUACION
NIVEL DE SERVICIOS
GENERALES
ORGANOS DE LINEA
NIVEL DE PRODUCCIÓN DE SERVICIOS

FUNCION APLICADA O DE EJECUCIÓN
U OPERACION
f) Los órganos podrán desagregarse en una o más unidades

orgánicas, de acuerdo con la necesidad debido a la magnitud de
funciones que tiene que desarrollar.
Esta desagregación convencionalmente puede ser la siguiente:
• PARA LA ALTA DIRECCIÓN

Despacho Ministerial
Despacho del Vice Ministro
Jefatura
Subjefatura
Concejo Municipal
Alcaldía
Dirección Técnica
Presidencia
Gerencia General
• PARA LOS ORGANOS DE LINEA
Dirección General/ Gerencia

Dirección / SubGerencia
División
Departamento
Sección
• PARA LOS ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO, APOYO Y CONTROL
Oficina General o Inspectoría / Gerencia

Oficina y SubGerencia
Unidad
Área
Equipo
g) El desdoblamiento de las unidades orgánicas no requerirá

necesariamente seguir el orden mencionado, pues dependerá de los
criterios siguientes:
Grado de discrecionalidad que se requiere en la toma de

decisiones.
Importancia o trascendencia de las funciones que se asigne a la
unidad orgánica, así como el número y naturaleza de las
decisiones.
Ámbito de supervisión y cobertura de las acciones para
desarrollar.
Política de la Institución referente al nivel de decisión que debe
otorgársele a la unidad orgánica.
RECOMENDACIONES
1. El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:
• Títulos de descripción condensada de las actividades.

• Nombre del funcionario que formuló las cartas.
• Fecha de formulación.
• Aprobación (de la autoridad pertinente).
• Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).

2. Diferenciar los diversos tipos de unidades administrativas.
3. Evitar duplicación o superposición de funciones
4. Limitar el número de niveles jerárquicos
5. La autoridad y la responsabilidad debe centralizarse en quien

ejecute la función.
6. Los nombres de cada unidad orgánica, deberán ser colocados

dentro del respectivo rectángulo, y si por razones de espacio no
alcanzara, se puede colocar a manera de índice en una parte del
organigrama, colocando números en cada uno de los rectángulos.
7. Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no

contengan un número excesivo de cuadros. Los organigramas no
pueden representar un número muy grande de elementos de
organización.
8. Para representación de las unidades conviene generalmente usar

siempre rectángulos. El uso de círculos, rombos, elipses u otras
figuras geométricas debe hacerse evaluando que no hagan más
difícil la comprensión del organigrama.
9. Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para

simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Además, en
función de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos
aparezcan horizontalmente, así como utilizar rectángulos para
representar las unidades.
TECNICAS PARA LA ELABORACION DEL ORGANIGRAMA
Entre las técnicas reales para la elaboración de un organigrama se

deben considerar:
Los datos que deben recogerse:
Debe determinarse el tipo de organigrama que se va a elaborar y el

área de la institución que se representa para recoger sólo la información
necesaria.
Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente

la siguiente información:
A. El número de personas que trabajan en la institución o área a

graficar. Ésta será una cifra de control.
B. El número de niveles de autoridad que tiene la organización o área a
graficar, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los
órganos que comprenden cada nivel.
C. Los puestos que corresponden a cada órgano.

D. Precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tienen
cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura
a graficar.
E. Se requiere información sobre las funciones o labores que realice
cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el
organigrama.
Las Fuentes de Información:
En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes

de información las constituyen los estudios y proyectos realizados.
En el caso de una organización existente, las fuentes de información

pueden ser:
A. Los Reglamentos y Manuales aprobados

B. Los archivos de la institución,
C. Los empleados y funcionarios,
La información que debe reunirse con este propósito debe referirse a:
• Los órganos que integran dichas áreas.

• El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.
• Las relaciones que guardan entre ellos.
• La naturaleza de estas relaciones.
• Las funciones que realizan y, en su caso
• Los puestos y el número de plazas que lo integran.
Los Métodos de recogerlos:
1. Investigación documental (a través de leyes, reglamentos,

reformas, boletines, etc.).
2. Cuestionarios escritos.
3. Entrevistas con jefes y empleados.
4. Observación directa de los locales en donde se desarrolla el
trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora)
NOTA: Lo ideal es usar una combinación de los cuatro.
Análisis de Datos:
La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de

análisis e interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la
información, se está en condiciones de proceder a la elaboración del
organigrama.

Autocontrol de lectura
FORMULACION DE ORGANIGRAMAS.
1. Los organigramas son importantes porque identifican las unidades

orgánicas que conforman la organización y permite visualizar los
niveles jerárquicos, las relaciones de autoridad y responsabilidad.
(V) (F)
Rpta: V
2.- El organigrama analítico es el que representa una relación de

personal o de cargos comprendidos dentro de cada unidad
estructural. (V) (F)
Rpta: F
3.- El organigrama funcional es el que representa además de las

unidades, las funciones que cumple y sus relaciones jerárquicas y de
coordinación, consignando los propósitos, funciones o actividades de
cada unidad estructural. (V) (F)
Rpta: V
4.- Las casillas así como las líneas son elementos utilizados para el
trazado de los organigramas. (V) (F)
Rpta: V
5.- La representación de unidades de asesoría de un organismo se hará

por medio de rectángulos ubicados en la parte lateral derecha
inferior a la Dirección. (V) (F)
Rpta: V
Caso
REDISEÑO DE UN ORGANIGRAMA.
Una institución mantiene una estructura orgánica antigua y

burocratizada con una larga cadena de mando, que se ha convertido en
una carga pesada para lograr respuestas rápidas en estos tiempos
cambiantes. Dicha cadena jerárquica se desagrega así:
Presidente
Gerente
Subgerente
Jefe de Departamento
Jefe de Sección

La alta dirección considera que para la institución es suficiente que
el gerente dirija directamente equipos de trabajo a cargo de procesos,
como lo vienen haciendo instituciones similares.
Otro de los problemas es que los Jefes de las Sucursales de

provincias, que son 4, no toman decisiones y esperan respuestas del
nivel central, lo cual no permite brindar una rápida atención a los
clientes.
Al ser consultado, el Experto en Racionalización consideró que se debe

rediseñar el organigrama actual, acortando la cadena de mando y
desconcentrando atribuciones decisorias en los Jefes de Sucursales.
Se pide:
1. Diseñar un nuevo organigrama indicando los niveles

jerárquicos que quedarían en la organización,
manteniendo las gerencias de administración,
operaciones y comercialización.
2. ¿Cómo representaría en el organigrama a diseñar, a las 4

sucursales de provincias?
Tarea aplicativa
ORGANIGRAMA PARA LA ALTA DIRECCIÓN.
Se pide representar en organigramas, los siguientes casos:
1. La alta dirección de una institución está conformada por un Gerente

General y un Gerente Adjunto, quienes comparten responsabilidades
y no tienen separación específica de funciones.
2. La alta dirección de una institución está conformada por un Gerente

General y un Gerente Adjunto. El Gerente General, en concordancia
con el ROF, tiene la responsabilidad de supervisar y controlar las
funciones de línea relacionadas directamente con los clientes.
Mientras que al Gerente Adjunto, le corresponde supervisar y
controlar las funciones administrativas internas relacionadas con
abastecimiento, tesorería, contabilidad y personal.

Bibliografía
Bibliografía Básica
Fernández Arena, José Antonio. Elementos de Administración.

Editorial Diana, México, 1986.
Melinkoff, Ramón. La Estructura de la Organización. Editorial de
la Universidad Central de Venezuela, Caracas, 1969.
Chiavenato, Adalberto. Introducción a la Teoría General de la
Administración. Editorial McGraw Hill, México, 1995.
Bibliografía Adicional
Koontz, Harold y Weihrich, Heinz. Administración. Editorial

McGraw Hill, México, 1990.

Control de Calidad - Manual de Gestion (Normas para Inspeccion, Procesos... Bien (73, 164) )

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MODULO III

Dr. José Rodríguez Arroyo / Email: jrodriguez2@infonegocio.net.pe / Teléfono: 225 - 4092

Se busca que los participantes:

Conozcan la utilidad e importancia de los organigramas.

Conceptos sobre Clases de

Que brindan la base para

1.- LOS ORGANIGRAMAS

El organigrama es la representación gráfica mediante símbolos

El organigrama como documento formal reflejará la estructura

La importancia de los organigramas radica en que permite observar

Particularmente, la aplicación de los organigramas es importante

Permite visualizar los niveles jerárquicos y los que tienen poder de

Identifica a las Unidades Orgánicas que conforman la organización

Da a conocer con sencillez, claridad y precisión el lugar que le

Se constituye en un valioso medio de estudio y consulta a efectos de

Los organigramas ofrecen una gran utilidad como herramientas de

Se usa para proveer un cuadro general de la estructura que permita

Para informar a los miembros de la organización, la posición relativa

Para facilitar a las personas que se incorporen a la organización, el

Para informar al público ajeno a la Institución como se encuentra

Los organigramas se diseñan a fin de cumplir con dos objetivos

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Objetivo de Comunicación.- Para difundir la existencia, propósitos,

FUNCIONES DEL ORGANIGRAMA

• Para la ciencia de la administración:

• Para el área de organización y sistema o racionalización:

• Para el área de administración de personal:

• Y en forma general sirve para:

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ORGANIGRAMA

• Obliga a sus autores aclarar sus ideas.

No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los

• Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad

2.- CLASES DE ORGANIGRAMAS

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• Organigrama Estructural o Esquemático

• Organigrama de Personal o Cargos

POR LA FORMA DE REPRESENTACIÓN

En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se

1. Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas.

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Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después

a. Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer

1. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.

Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo

• Representación Mixta: Horizontal – Vertical

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• Representación Circular o Concéntrica

Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad

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Este tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las

1. Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los

Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con

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Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades

GERENCIA “A” GERENCIA “B” GERENCIA “C”

DIRECCION X DIRECCION Y DIRECION Z

DEPARTAMENTO A DEPARTAMENTO C DEPARTAMENTO E

Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres

Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.

Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan

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Corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella

Involucran a más de una organización.