REVISTA DA
Publicação da FUNDAÇÃO DE APOIO À TECNOLOGIA
ANO II - NÚMERO 4 - SET/OUT/NOV/DEZ'2005
01 ENTREVISTA CARLOS LESSA
07 DIREITO E TECNOLOGIA
SALVADOR CEGLIA NETO
08 GESTÃO DE PESSOAS COMO COMPETÊNCIA
ESTRATÉGICA ANA ROSA CHOPARD BONILAURI
15 A EDUCAÇÃO PARA O DESENVOLVIMENTO
DE COMPETÊNCIAS EM AMBIENTES
GLOBALIZADOS DO SÉCULO 21
ANTONIO CARLOS DA F. BRAGANÇA PINHEIRO
26 REESCREVENDO MILTON FRIEDMAN
RICARDO YOUNG
28 A COLHEITA DAS CONSEQÜÊNCIAS
RANDÁU MARQUES
31 MODELOS DE NEGÓCIOS NA ECONOMIA 53 UMA LIÇÃO SOBRE TECNOLOGIA E MERCADO
DIGITAL LUIZ CARLOS DI SÉRIO, FÁBIO YOSHIO E FERNANDO TADASHI
SUSANA CARLA FARIAS PEREIRA E MARTA DE CAMPOS MAIA
55 COMUNICAÇÃO,TECNOLOGIA
E O E-MAIL MARCELO THALENBERG
38 VIABILIDADE DO REÚSO DE EFLUENTES
TRATADOS POR BIORREATORES COM
MEMBRANAS 58 CARTAS@AMIZADE.COM
IVANILDO HESPANHOL E RICARDO NAGAMINE RONIWALTER JATOBÁ
42 ESTRUTURAÇÃO E ORGANIZAÇÃO
DE EQUIPES DE TRABALHO MANUEL MOLINA
48 ETIQUETAS INTELIGENTES: A CADEIA
DE SUPRIMENTOS E O VAREJO MARCOS LUPPE
 (Foto de Fernando Moraes/Folha Imagem)

COMUNICAÇÃO,TECNOLOGIA
EO E-MAIL Por MARCELO THALENBERG

Você se sente sem tempo, afogado em e-mails e mensagens instantâneas?

O e-mail é um sistema eletrônico de comunicação em que você recebe um
volume monstruoso de mensagens cuja forma primária de classificação é por
ordem de chegada, ou cronológica. O escritor José Saramago faz uma analogia
do problema de excesso de informação no documentário Janela da Alma.Diz
ele: “Hoje, com um controle remoto, temos 600 canais de TV à nossa mão.
Imagine abrir a porta de sua casa e ter 600 jornais caindo sobre você!” Esta é
a sensação da maioria das pessoas com a caixa de entrada de e-mails.
FUNDAÇÃO DE APOIO À TECNOLOGIA 55
 Para buscar a solução do problema, responda: o que sig-
nifica a palavra comunicação? O dicionário define comuni-
cação como o processo que envolve a transmissão e a
recepção de mensagens entre uma fonte emissora e um
destinatário receptor, no qual as informações, transmitidas
por intermédio de recursos físicos (fala, audição, visão,
etc.) ou de aparelhos e dispositivos técnicos, são codifi-
cadas na fonte e decodificadas no destino com o uso de sis-
temas convencionados de signos ou símbolos sonoros,
escritos, iconográficos, gestuais, etc. Um outro significado
da palavra comunicação é a habilidade de dialogar e se
fazer entender; comunicabilidade. A sua caixa de entrada
de e-mails está entupida? Como tratar o excesso de e-mails
para discernir e separar o que é importante do que é
descartável? Taylor, no início do século 20, foi um analista
dos processos industriais. Técnicas como 5S, 6 Sigma ou
Balanced Score Cards são evoluções dos conceitos dele e
podemos simplificá-los em uma frase: Tudo aquilo que
posso medir posso melhorar. Como medir e melhorar o
processo de comunicação através do e-mail? Analise a sua
caixa de entrada por remetente e tipo de mensagens e crie
um sistema para classificá-las e reduzi-las rapidamente de
acordo com a importância de cada uma.
Processo de análise e classificação de mensagens em
caixa de entrada
Caixa de entrada não é depósito de mensagens e sim um
portal (gate) de classificação da informação. O objetivo é
terminar o seu turno de trabalho com zero e-mails na caixa
de entrada. Não importa que sistema de mensagens que
você usa — Outlook Express, Outlook, Notes ou
O executivo Marcelo Marinis, 33, que dá dicas sobre como lidar
bem com o correio eletrônico (E-mail).
(São Paulo Brasil - Ed Viggiani/ Folha Imagem)
56 SET/OUT/NOV/DEZ' 2005
Groupwise. Tudo aquilo que você pode medir, você pode
melhorar. Analise as mensagens por remetente e título.
Você irá notar mensagens em que o conteúdo, a solicitação
ou o comportamento se repetem. Para classificar as men-
sagens de sua caixa de entrada:
1- Clique no título da coluna “De” para classificar as men-
sagens por remetente.
2- Observe os tipos de mensagens por remetente e você irá
notar as classificações a seguir:
• Informações gerais, como boletins eletrônicos e newslet-
ters;
• Informação de sistemas comunicando status de procedi-
mentos nos processos empresariais;
• Solicitação de informação;
• Solicitação de tarefas;
• Supervisão de tarefas;
• Convites e reuniões;
• Sociabilidade distorcida, marketing pessoal, ansiedade,
aprovação, auto-ajuda, piadas.
Soluções a partir da classificação das mensagens
Crie um conjunto de regras de uso e produtividade do e-
mail a partir da classificação anterior.
1- Elimine o lixo sistematicamente
Aplique a regra do Xerife:
Toda mensagem que não lhe interessa, seja por reme-
tente ou título, exclua primeiro e pergunte depois; se for
importante, irão lhe procurar por telefone ou pessoal-
mente. Se possível, abra o seu web mail primeiro e delete
as mensagens antes de ler no seu computador.
Elimine o lixo automaticamente:
Bloqueie o remetente, o domínio do remetente ou algu-
ma palavra do título da mensagem.
Todos os sistemas de e-mail possuem um sistema de fil-
tros e regras para mensagens. Clique em ferramentas e
regras do seu e-mail ou leia no manual como usá-lo.
2- Retire as mensagens de informação geral da caixa de
entrada
Informação você lê quando deseja e não por ordem
cronológica.
Crie uma pasta Informação.
Crie uma regra para que, quando chegar uma mensagem
do remetente de informação, como boletim @empresa.com,
a mensagem seja arquivada na pasta Informação.

O cardiologista Luiz Antônio Machado César checa e-mails
recebidos e consulta revistas médicas pela Internet em sua sala
no Instituto do Coração (SP).
(São Paulo Brasil - Marcelo Barabani/Folha Imagem)
7- Segurança
A engenharia social estuda o comportamento das pes-
soas e como elas entregam espontaneamente informações
sigilosas. Falsos e-mails dizendo que ganhou, perdeu ou
outro atrativo enganam os usuários, permitindo que sejam
instalados programas que roubam as informações de seu
computador.A Figura 1 mostra um falso e-mail com se fosse
da Receita Federal. Na figura está destacado o “clique aqui”
do falso programa a ser instalado com o final “.exe”.
Grandes empresas e provedores de mensagem têm filtros
para proteger os usuários desse tipo de ataque. Em sua
casa, utilize a regra do Xerife: delete primeiro e pergunte
depois. Observe, classifique e elimine o que não lhe é
importante utilizando as regras do seu sistema de mensagens.
Figura 1

3- Tudo aquilo em que você é copiado é para informação

Crie uma pasta chamada cópias e uma regra para que
toda mensagem em que você é copiado seja arquivada
nesta pasta.

4- Responda já e exclua a mensagem de solicitação

A mensagem de solicitação está arquivada com a men-
sagem enviada. Respondeu, delete da caixa de entrada.

5- Utilize a pasta de Tarefas e A fazer do Outlook, Notes

ou Groupwise
Cada tarefa que você não pode fazer no ato, arraste para
a pasta de Tarefas e ligue o lembrete como alarme para o
horário desejado. No Outlook Express, crie uma pasta
Tarefas para suas pendências, mas lembre-se de que não
tem alarme.

6- Comportamentos sociais distorcidos

Quando os comportamentos são expostos, os colabo-
radores evitam tornar a fazer para não ser rotulada como
piadista, marketeiro e outros comportamentos.
Treinamentos adequados e bem-humorados eliminam a
geração de mensagens desnecessárias antes de ser escritas.
Exemplo: Capitu Leira envia para o seu chefe um e-mail a MARCELO THALENBERG
www.mtcriativa.com.br.
cada passo da tarefa solicitada; ao término, o seu chefe
Autor dos livros Managing your Business with
recebeu 32 e-mails. O que fazer? Pergunte quando a tarefa Outlook for Dummies e Socorro, roubaram meu tempo!
Desenvolve metodologias e regras para maior
deve ser encerrada — em dois dias? Então envie um e-mail produtividade pelo e-mail empresarial
com o término da solicitação em 2 dias.

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