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GUIÓN MÓDULO 5: PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Y PROYECTOS

Una vez finalizada la preparación de la propuesta a presentar, es necesario surtir un proceso administrativo para su
presentación efectiva. Por lo anterior, en este módulo se hablará de los pasos a seguir para la presentación de
propuestas y proyectos.
INTRODUCCIÓN

Este módulo le permitirá al usuario conocer el proceso a seguir

ante la Vicerrectoría de Investigación y Extensión para la
presentación de una propuesta y los requisitos para el registro
de un proyecto ante Colciencias.
CONTENIDO

Los temas a tratar en este módulo son los siguientes:

1.Aval de la Propuesta por la VIE.

2.Requisitos mínimos para registrar la propuesta y el proyecto.

3.Proceso de Evaluación de la Propuesta por Colciencias.

Al final se presentarán la bibliografía y las lecturas recomendadas.

1. AVAL DE LA PROPUESTA POR LA VIE

Colciencias define diferentes requisitos para la presentación de propuestas, los cuales se presentan en los términos de referencia-TDR y
demás documentos de la convocatoria. Habitualmente, la presentación requiere adjuntar al documento de la propuesta, ciertos
documentos que demuestren el cumplimiento de algunos de los requisitos; entre los cuales encontramos la carta institucional que
certifica la representación de la institución para el proyecto. En el caso de la Universidad, la VIE diseñó una lista de chequeo, que sirve
para que tanto el DIEF como el profesional de la Unidad de Apoyo y Gestión de Proyectos (AGP), revisen aspectos importantes de la
propuesta y, de esta manera, se dé el visto bueno por parte de cada uno y así obtener el aval del COIE y finalmente tramitar el aval
institucional.

A continuación se mencionan algunas recomendaciones importantes a tener en cuenta para la presentación de propuestas ante
Colciencias, con el fin de agilizar el otorgamiento de aval institucional y, además, incrementar las posibilidades de obtener la
financiación.
Recomendaciones Generales

-Lea cuidadosamente y de manera completa los términos de referencia-TDR y demás documentos de la convocatoria a la que se va a
presentar la propuesta. La VIE diseñó una lista de chequeo que le permitirá revisar el cumplimiento de los mismos.

-No espere hasta el final de la convocatoria para preparar su proyecto, tómese el tiempo suficiente para estudiar los TDR, aclarar las dudas y
recopilar la información necesaria. Recuerde que la Unidad de Apoyo y Gestión de Proyectos (AGP) está atenta a resolver dudas respecto a
los TDR, o a canalizar las dudas existentes a la institución organizadora de la convocatoria para facilitar la interacción entre la Universidad y
dicha institución.

-Tenga presentes las fechas de apertura y cierre de la convocatoria, recordando que los trámites administrativos requieren alrededor de 7 días
hábiles para el estudio de la propuesta, el otorgamiento de aval y la emisión de las cartas de presentación correspondientes, sin las cuales
Colciencias no da trámite a las propuestas. En virtud de lo anterior, y teniendo en cuenta la necesidad de verificar el cumplimiento de los
términos de referencia de cada convocatoria, así como las políticas de presentación de proyectos de la VIE, las cuales se pueden consultar
en el documento “Recomendaciones Generales para la Presentación de Propuestas de Investigación”, se recomienda que la propuesta sea
entregada al DIEF correspondiente, en lo posible, dos semanas antes de la fecha de cierre, con el propósito de tener tiempo de realizar los
ajustes que puedan ser necesarios y adelantar los trámites administrativos mencionados.
-Antes de enviar el proyecto asegúrese que esté completo, verifique que los anexos respectivos queden correctamente cargados, guarde una
copia del proyecto presentado y de los documentos que se anexaron a éste, tanto en físico como digital. Se recomienda cargar las propuestas en
la plataforma electrónica de Colciencias a medida que se realice la formulación (siguiendo los lineamientos proporcionados en el numeral 2.1), ya
que normalmente los días previos al cierre suelen presentarse problemas en el servidor. Si llegara a tener inconvenientes para la presentación de la
propuesta debido a éste tipo de problemas, envíe un mensaje de correo electrónico a contacto@colciencias.gov.co, con copia al DIEF
correspondiente, antes de la fecha y hora de cierre, reportando el inconveniente, adjuntando una imagen de la pantalla con el mensaje de error
y enviando la propuesta completa, incluyendo anexos y demás soportes exigidos.
Recomendaciones Particulares

Prioridades de la convocatoria: la propuesta debe ser congruente con las prioridades temáticas de la convocatoria. Para ello, es necesario
nombrar la línea temática en la que se enmarca la propuesta dentro de la convocatoria.

Exclusiones de la propuesta: no olvide registrar en el alcance de la propuesta las exclusiones de actividades o resultados no previstos en la misma,
que podrían ser esperados y que el proyecto no prevea debido a limitaciones de tiempo, presupuesto u otras.

Otras instituciones participantes: la alianza con otras instituciones requiere no sólo trabajo científico sino también trabajo administrativo conjunto.
Este último puede ser complejo, de no contarse con las voluntades y el nivel de compromiso necesarios tanto en los pares científicos como
administrativos de las demás instituciones participantes. La vinculación de instituciones adicionales enriquece científicamente la propuesta y
puede apoyar la consolidación de capacidades en algunas de ellas, pero, de igual forma, conlleva consecuencias como el aumento en la
complejidad del seguimiento técnico, administrativo y financiero, también implica que los derechos de propiedad intelectual sobre los productos
a obtener serán compartidos, razón por la que en éstos casos, es necesario solicitar a la dirección de transferencia de conocimiento de la VIE
apoyo para la definición de la forma como se va a distribuir la propiedad intelectual resultante. Por lo anterior, se recomienda establecer de
manera explícita los compromisos asumidos por cada institución (entregables con características precisas); los plazos para cumplirlos en el
cronograma del proyecto, así como los recursos en efectivo y/o especie que cada una va a recibir y a aportar. Además, tener en cuenta que el
proyecto debe ser liderado por el grupo o institución con mayor trayectoria en el tema de estudio.
Proporcionalidad: es importante revisar la proporción entre los recursos recibidos por la UIS, que se esperaría sea superior a los aportados como
contrapartida, además de considerar la cantidad de recursos disponibles en la convocatoria con los solicitados, ya que algunas convocatorias no
fijan monto máximo de solicitud, pero disponen de recursos relativamente pequeños. Esto se debe tener en cuenta ya que es de esperar que la
institución financiadora trate de beneficiar el mayor número de iniciativas posible.
2. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA REGISTRAR
UN PROYECTO ANTE COLCIENCIAS

Para la presentación de solicitudes de financiación de proyectos a

COLCIENCIAS se debe tener en cuenta:

2.1 Inscribir el proyecto en el Sistema

Integrado de Gestión de Proyectos (SIGP) de
Colciencias

Para esto se requiere:

-Diligenciar y enviar el Formulario Digital (Formulario V2) de

presentación de proyectos (disponible en
http://www.colciencias.gov.co/formularios_sigp).

-Validar que todos los campos del formulario estén

completamente diligenciados.

-Enviar primero el texto y luego los adjuntos (deben ir en PDF y

comprimidos en formato .ZIP).

-Tomar nota del número de radicación del proyecto en el SIGP

(lo remite el servidor en el momento del envío del proyecto).

La VIE cuenta con un profesional, que se encarga de dictar

una capacitación acerca del diligenciamiento de dicho
formulario y de apoyar en todo lo relacionado con este
proceso. Sin embargo, dicha capacitación debe solicitarse
con la mayor antelación posible a la fecha de cierre de la
convocatoria (mínimo 2 semanas).
2.2 Tramitar carta institucional de presentación de la propuesta (AVAL de la institución)

Esta carta debe ser firmada por el representante legal de la entidad, que para el caso de la UIS es el Rector. En algunos casos los
TDR incluyen en los anexos, un modelo de carta específico. Con ella se asume que el componente técnico del proyecto ha sido
revisado y aprobado por el comité científico o instancia técnica respectiva de la institución que presenta el proyecto. Por esto es
necesario remitir la propuesta a la VIE, con 2 semanas de anticipación a la fecha de cierre, lo que permite la revisión mencionada
y la realización de los trámites administrativos necesarios para la presentación de la propuesta, dentro de lo que se encuentra la
carta de presentación. Hay que tener en cuenta que estas cartas son firmadas por el Rector de la Universidad, cuya disponibilidad
es limitada para atender este proceso.
2.3 Presentar el Acta de constitución del comité de ética y acta de aprobación
del proyecto por parte del comité de Ética

Para el caso de investigación en humanos o de experimentación en animales, las propuestas se deben ajustar a las “Normas Científicas,
Técnicas y Administrativas para la Investigación en Salud” establecidas en la Resolución No.008430 de 1993 del Ministerio de Salud, se
deben considerar los aspectos éticos y adjuntar el Acta de constitución del Comité de Ética y el Acta de aprobación del proyecto por
parte del Comité de Ética. Para el caso de la universidad, el 22 de noviembre del año 2012, se instituyó el Comité de Ética para la
Investigación Científica – CIENCI, mediante el Acuerdo 088 del Consejo Superior, con el objetivo de velar porque la investigación científica
cumpla con los principios éticos. La obtención del aval del CIENCI se debe tramitar ante este comité, por lo menos un mes antes de la
fecha de cierre de la convocatoria respectiva, para ello se deben entregar los siguientes documentos:

2.3.1. Hoja de vida resumida de investigadores y coinvestigadores.

2.3.2. Consentimiento informado individual (si es necesario obtenerlo). En caso de requerirse asentimiento de los menores de edad o
personas con incapacidad para tomar la decisión de participar, se debe adjuntar el documento que se encuentra en el siguiente link:
http://www.uis.edu.co/webUIS/es/academia/facultades/salud/comiteEtica/documentos/guias/consentimientoInformado.pdf.
2.3.3. Material disponible para los participantes potenciales del estudio.

2.3.4. Consideraciones éticas, las cuales se deben adjuntar a la propuesta y se pueden ajustar de acuerdo con la siguiente guía:
http://www.uis.edu.co/webUIS/es/academia/facultades/salud/comiteEtica/documentos/guias/consideracionesEticas.pdf

2.3.5. Formulario o formato de recolección de datos, si ya está disponible.

2.3.6. Certificado de Buenas prácticas clínicas o de realización del curso de “Protección de los participantes humanos de la
investigación”, que ofrece la Oficina para Investigaciones Extrainstitucionales de los Institutos Nacionales de Salud (NIH). Este curso
se oferta de manera gratuita vía internet, está disponible en español y dependiendo del alumno se requieren entre 6 y 10 horas para
su desarrollo. Se debe adjuntar el certificado de aprobación del curso, el cual se solicita también vía Internet. Para acceder al curso
favor acceder al siguiente enlace: http://pphi.nihtraining.com/users/login.php
2.4 Presentar la Certificación de Cumplimiento de Disposiciones vigentes

En el caso de organismos genéticamente modificados, el proyecto deberá acogerse a la regulación vigente sobre bioseguridad:
Resolución 3492 de 1998 y Resolución 2935 de 2001 del Instituto Colombiano Agropecuario. Este hecho deberá explicitarse mediante
carta o certificación del representante institucional responsable de la investigación adjuntando los soportes a que haya lugar. Según
el Decreto 309 de 2000, expedido por el Ministerio del Medio Ambiente, los proyectos de investigación científica sobre diversidad
biológica que involucren actividades de colecta, captura, caza, pesca, manipulación del recurso biológico y su movilización en el
territorio nacional, así como la introducción de especies exóticas deben solicitar por escrito el permiso a las autoridades ambientales
correspondientes y dicha autoridad aprobará o negará el permiso, dentro de los 30 días contados a partir de la fecha de la solicitud.
Las autoridades, de acuerdo con la Ley 99 de 1993, son la Corporación Autónoma Regional o de Desarrollo Sostenible o los Grandes
Centros Urbanos, siempre y cuando las actividades de investigación se desarrollen exclusivamente en sus respectivas jurisdicciones
y el Ministerio de Medio Ambiente.
2.5 Estar a Paz y Salvo con COLCIENCIAS

Si anteriormente los investigadores han tenido proyectos financiados

por Colciencias, deben haber cumplido con todos los compromisos
contractuales, incluyendo la publicación de artículos científicos y la
formación de recurso humano, es decir que deben estar a paz y salvo
con COLCIENCIAS. Por lo anterior, es importante cumplir con la
presentación de los informes finales y demás documentos que
demuestren el cumplimiento de los compromisos contractuales
contraídos, ya que de lo contrario no se podrán presentar nuevas
iniciativas.

2.6 Inscripción de los investigadores

Todos los investigadores del proyecto deben haber diligenciado su

hoja de vida en la aplicación electrónica CvLAC que se encuentra
disponible en:
http://201.234.78.173:8081/cvlac/Login/pre_s_login.do indicando el
nombre del Grupo como está registrado en GrupLAC.
http://201.234.78.173:8080/gruplac/.
3. PROCESO DE EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA POR COLCIENCIAS

Una vez registrada la propuesta en el SIGP, Colciencias procede a realizar la evaluación, validando si dichas propuestas
cumplen o no con los requisitos establecidos en los TDR, los cuales incluyen unos criterios de evaluación que dependen
del tipo de convocatoria. A continuación se mencionan algunos de estos criterios:

-Calidad del proyecto o programa estratégico.

-Pertinencia del proyecto o programa estratégico.
-Productos y Resultados del proyecto o programa estratégico.
-Impactos esperados del proyecto.
-Aspectos económicos y financieros.
-Experiencia de la empresa (aplica para convocatorias de modalidad cofinanciación).
-Capacidades para desarrollar el proyecto.
-Contribución a CT+I.
-Estructura y pertinencia de la red (aplica para convocatorias enfocadas a conformación de redes de conocimiento).
-Experiencia de la entidad beneficiaria.

Una vez están listos los resultados de la evaluación, Colciencias procede a determinar la conformación de la lista de
elegibles, la cual es publicada en su portal web en la fecha indicada en los TDR. Finalmente, y de acuerdo a la
disponibilidad de recursos de la convocatoria, Colciencias publica la lista de proyectos financiables, que son aquellos
a los cuales se les asignarán recursos.
Ejemplo de la descripción de los criterios de evaluación establecidos en la convocatoria para la conformación de un
banco de elegibles de proyectos guía de atención integral:
Tabla 1. Criterios de evaluación establecidos en la convocatoria de proyectos guía de atención integral.

CRITERIOS DESCRIPCION % MAXIMO

Claridad, coherencia y calidad del componente técnico con los lineamientos de la Guía Metodológica, abordaje integral
Contenidos del proyecto de la temática. Tiempo propuesto para el desarrollo del proyecto acorde al número de preguntas a desarrollar y la 15
evidencia existente que guíe las recomendaciones.
Coherencia entre alcance y objetivos propuestos con las características de la población objeto en el contexto
Pertinencia 15
colombiano y el sistema de salud.
Vinculación interdisciplinaria e interregional de profesionales con experiencia en el primer nivel de atención, especialistas
Representatividad del grupo
clínicos I y II y representantes de las sociedades científicas pertinentes a la temática de la guía. Mecanismos de inclusión 20
desarrollador
y participación de grupos de interés, incluidos pacientes.
Disponibilidad logística y tecnológica de la entidad que presenta el proyecto de acuerdo con los requerimientos
Capacidad instalada 10
necesarios para el desarrollo de la guía.
Coherencia y oportunidad de los productos y objetivos propuestos. Generación de nuevo conocimiento evidenciada en
artículos científicos con alto factor de impacto o libros o capítulos de libros. Formación de capital Humano. Diseño de
Productos, Resultados e Impactos 10
indicadores de impacto de la GAI en términos epidemiológicos, socioeconómicos, de calidad y oportunidad en la
prestación de servicios de salud y sobre el medio ambiente y la sociedad.
Correspondencia justa entre el monto de los recursos solicitados y las actividades y productos planteados para el logro
Presupuesto 15
de los objetivos propuestos.
TOTAL 100

Fuente: Documento del proceso para la conformación del Banco de Elegibles de Proyectos Guías de Atención Integral.
Gracias por su atención. En el siguiente módulo se darán a conocer los pasos a seguir para realizar
una adecuada gestión del proyecto.
BIBLIOGRAFÍA

•COLCIENCIAS, Guía para la presentación de informes de ejecución financiera de los contratos financiados por Colciencias. [En
línea].Bogotá, Colombia.Octubre de 2009. Disponible en Web:
<http://www.ing.unal.edu.co/vcdinv/docs/Guia%20presentacion%20de%20Informes%20financieros%20Colciencias.pdf>, consultado en
abril 25 de 2013.

•Manual de Oslo OECD/European Communities, 2005 tercera edición, Traducción española Grupo Tragsa. [En línea]. Disponible en Web:
<http://www.fia.cl/Portals/0/UPP/Documentos/Manual%20de%20Oslo.pdf>, consultado en abril 25 de 2013.

•OJEDA, Yesid; SÁNCHEZ, Claudia. Tipologías de Proyectos de Carácter Científico, Tecnológico e Innovación. [En línea]. Colombia.
Disponible en Web: <http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/files/ACUERDO%20001-2011.pdf>, consultado en abril
25 de 2013.
LECTURAS RECOMENDADAS

-La idea de investigación, Universidad Autónoma de Guadalajara A.C. México 2008

-Y. Ojeda, C. Sánchez, E. Pérez, E. Suarez, y otros. Tipología de proyectos de carácter científico, tecnológico e innovación.

-Manual de Formulación de Proyectos de Cooperación Internacional, Edición Raúl Palomar Avilés, Primera edición: Septiembre de 2006

Las autoridades, de acuerdo con la Ley 99 de 1993, son la Corporación Autónoma Regional o de Desarrollo Sostenible o los Grandes Centros
Urbanos, siempre y cuando las actividades de investigación se desarrollen exclusivamente en sus respectivas jurisdicciones y el Ministerio de
Medio Ambiente.