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TABLA DE CONTENIDO
ASPECTOS PROPIOS DEL MANUAL ...................................................................... 4
OBJETIVO Y ALCANCE.............................................................................................. 4
CONTROL DE MODIFICACIONES ................................................................................ 5
REFLEXIONES DE LA DIRECTORA GENERAL SOBRE LA CALIDAD EN EL
INSTITUTO ............................................................................................................... 6
PRESENTACIÓN DEL INSTITUTO .......................................................................... 9
MISIÓN ................................................................................................................. 13
VISIÓN .................................................................................................................. 13
PRINCIPIOS ORIENTADORES ................................................................................... 14
DERECHOS DE LOS USUARIOS .......................................................................... 15
DEBERES DE LOS USUARIOS ............................................................................. 16
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ....................................... 16
POLÍTICA DE CALIDAD.......................................................................................... 18
OBJETIVOS DE CALIDAD......................................................................................... 18
SERVICIO AL USUARIO MP-2000-005 .................................................................. 21
POLITICA DE CONFIDENCIALIDAD ...................................................................... 24
POLITICA DE ATENCION HUMANIZADA .............................................................. 25
POLITICA DE RIESGOS ......................................................................................... 25
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO MP-2000-001 ........................................... 29
EVALUACIÓN Y CONTROL MP-2000-008 ............................................................. 32
Desarrollo Científico y Tecnológico MP-2000-007 ................................................... 33
Gerencia del Talento Humano ................................................................................. 37
Apoyo Logístico, Administrativo y Financiero MP-2000-006 .................................... 40
POLITICA AMBIENTAL ........................................................................................... 45
Proceso de Gestión del Ambiente físico PR 5000-014. ......................................... 45
Alianzas y Clientes MP-2000-003............................................................................ 46
Proceso de Mercadeo Social PR-2000-010 ............................................................. 46
GARANTÍA DE LA CALIDAD MP-2000-002 ............................................................ 47
Proceso de Monitoreo de la Voz del Usuario PR-2000-009. .................................... 47
Proceso de Auditorias Internas PR-2000-007.......................................................... 48
Proceso de Seguridad del Paciente PR-2000-012................................................... 49
POLITICA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE ......................................................... 50
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TABLA DE FIGURAS
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Objetivo y Alcance
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Control de Modificaciones
El Manual de Calidad se revisa mínimo una vez al año como parte de una de las
revisiones documentadas que hace la Directora General dentro del Sistema de
Gestión de la Calidad, con el apoyo de la oficina de Calidad y la(s) persona(s) que
delegue la Directora General. Los cambios en la normatividad también propician la
revisión del Manual de Calidad.
Los miembros del Comité de Dirección General y el área de talento humano hacen
la divulgación del manual, y a su vez son los responsables de la difusión y
aseguramiento de la comprensión del mismo por parte del personal del Instituto.
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En el año 2015 la Junta Directiva del Centro aprobó el plan de gestión 2015-2018
"Prosperidad, Bienestar e Innovación” que tiene como propósito trazar las
principales perspectivas para el Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta,
buscando el continuo aprendizaje, la satisfacción de los usuarios, el mejoramiento
continuo de los procesos, la sostenibilidad financiera y social, para impactar
positivamente en el cuidado de la salud cutánea en Colombia, cumpliendo el objeto
de este de asesorar y asistir al Ministerio de la Protección Social en la
determinación, fijación y evaluación de las políticas, programas, proyectos y
actividades de investigación, docencia, prevención y atención en dermatología, de
conformidad con las estrategias, políticas del sistema general de seguridad social en
salud y del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018, “Todos por un Nuevo País” -Paz
–Equidad–Educación.
La construcción de ese futuro preferido, que se proyectó hace más de quince años
en la Institución, se va acercando cada vez más para cada uno de los frentes que
conforman nuestro objeto social: asistencia, docencia, investigación y asesoría al
Ejecutivo, en su respectivo orden. Sin embargo, seguimos siendo una Institución en
constante aprendizaje, principalmente de nuestro entorno, del sector salud, y de los
nuevos asociados que ingresan a formar parte de los diferentes equipos de trabajo.
La asistencia se brinda a través del recurso humano más idóneo, con una adecuada
infraestructura tecnológica, en las áreas clínicas y quirúrgicas de la piel, así como en
áreas de apoyo diagnóstico y terapéutico, psicología, trabajo social, cumpliendo con
unos altos estándares de calidad, que cada vez son más exigentes. Como en otras
especialidades médicas, la dermatología tiene una tendencia a la sub-
especialización, por ello contamos con personal formado en las áreas de: tropicales,
fotodermatología, dermatología oncológica, entre otras, dándole una resolución
integral a las necesidades cutáneas del usuario.
Nuestros usuarios sienten que son atendidos con respeto y calidez, sobre una
plataforma de pertinencia y racionalidad técnica. Esta última es una ventaja
competitiva con el mercado, habida cuenta que la dermatología tiene una tendencia
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Somos conscientes del compromiso que tenemos como entidad asesora del
Ministerio y que las ESE tienen una responsabilidad financiera pero también social,
es por eso que en la parte social el Centro invierte en: primero, atención en salud
pública (Hansen y Leishmaniasis); segundo, atención gratuita de la población
vulnerable; tercero, programa de promoción y prevención en “Pro de la Caricia”, que
incluye, entre otros, el periódico Tegumentum, educación lúdica en la sala
interactiva y las cartillas sobre las principales patologías de piel; cuarto, capacitación
y actualización en dermatología.
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Por otro lado dadas las obras de reforzamiento estructural se cuenta con una
sede administrativa, localizada en la carrera 10 No.1-99 sur, 2do piso, donde
funcionan las áreas de:
Secretaría Adminsitrativa y financiera
Gestión documental
Asesoría Jurídica
Talento Humano
Seguridad del paciente
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Calidad
Contabilidad
Costos y Facturación
Apoyo Oficina docencia
Presupuesto
Jefatura administrativa y financiera
Asesoría de Dirección
Comunicaciones
Dirección General
Control interno
Compras
Sala de Juntas
Auditorios
Sala de estar y cafetería
Misión
Visión
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Principios orientadores
(Revisados en marzo 2015)
Así mismo, reconocemos las capacidades personales, pero más allá del YO está
el TÚ, donde también reconocemos las capacidades del otro, en donde
entendemos que somos seres capaces pero con limitaciones y necesidades de
cambio y que podemos encontrar a nuestro alrededor las personas con las que se
requiere interactuar, compartir, retroalimentarse y complementarse. Comprendemos
que a través del reconocimiento de nuestras propias capacidades y las del otro
se abren espacios para consolidar la autoestima, la confianza, la credibilidad, la
confrontación y el respeto.
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Buen Trato, recibir un trato digno, amable respetando sus creencias, costumbres y
opiniones personales.
Prescripción, recibir la fórmula médica con los medicamentos en forma escrita, así
como una clara explicación del uso de los mismos.
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Pagar el valor de los servicios utilizados, de acuerdo con las tarifas establecidas por
la institución.
Nuestro sistema se basa en un enfoque por procesos entendido como una serie de
interacciones que nos permiten crear una forma más inteligente de trabajar.
Contamos con la política de calidad, ocho (8) macroprocesos y veintiocho (28)
procesos. El seguimiento y evaluación de la eficacia, eficiencia y efectividad del
sistema integrado de gestión se monitorea por medio de indicadores que controlan
los procesos.
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POLÍTICA DE CALIDAD
Objetivos de Calidad
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Servicio al Usuario
MP-2000-005
irigimos nuestros esfuerzos al logro de un mejor servicio.
La forma en que se define el diseño, desarrollo de los servicios y los requisitos está
basada en los requisitos de funcionamiento y desempeño, los requisitos legales y
reglamentarios (en especial Sistema único de habilitación y acreditación), la
experiencia e información de diseños similares tanto internos como externos
(Referenciaciones), así como las necesidades y expectativas de nuestros usuarios,
conocidas por medio del perfil epidemiológico institucional, la percepción del usuario
del servicio (manifestaciones, encuestas, entre otros). También se cuenta con el
estudio detallado de criterios de calidad técnicos en las diferentes áreas.
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Estas normas permiten dar información a todo el personal de salud sobre cómo
protegerse adecuadamente evitando infecciones de acuerdo al nivel de riesgo en el
que cada uno se encuentre.
Registros Médicos
Los resultados del diseño y desarrollo del servicio se verifican y validan mediante
la verificación sistemática por parte de auditoría médica, monitoreo de seguridad del
paciente, las auditorias de calidad, en el seguimiento y monitoreo post consulta y
post atención quirúrgica de pacientes, realización de pruebas piloto para rediseño
de los servicios, entre otros, cuyos registros se encuentran soportados acorde con
los lineamientos de la gestión documental del Instituto.
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Oportunidad de la cita
% Satisfacción del paciente.
% de recaudo
POLITICA DE CONFIDENCIALIDAD
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POLITICA DE RIESGOS
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Este proceso incluye los paraclínicos que se realizan en las áreas del laboratorio.
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Direccionamiento Estratégico
MP-2000-001
Son marco del direccionamiento estratégico: el Decreto 1257 del año 1994-
transforma la unidad administrativa especial del Centro Dermatológico Federico
Lleras Acosta en Empresa Social del Estado-; el Decreto 2883 de 1994 –por el cual
se adopta el Acuerdo 01 de 1994 el cual establece los estatutos del centro-; el
Decreto 2884 de 1994 – aprueba el acuerdo 02 del 20 de 1994 por el cual se adopta
la estructura orgánica del centro; Acuerdo 004 de 2005 modifica el Acuerdo 01 de
1994 y reforma los estatutos del centro; el Decreto 072 de 18 de enero de 2010 “Por
el cual se aprueba la modificación de la planta de personal del Centro
Dermatológico “Federico Lleras Acosta” Empresa Social del Estado”; la normatividad
vigente que aplica al Instituto, el manual específico de funciones y competencias
laborales DR-5000-012; el Código de ética y buen gobierno DR-2000-143; la Política
de seguridad del paciente DR-2000-208 y la Política de gestión ambiental y el
Acuerdo 004 de mayo de 2009 – por el cual se adopta el Manual de contratación y
compras del Centro.
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DE LA CALIDAD
A partir de esta revisión se realiza las acciones pertinentes en cada una de las
áreas para mitigar el riesgo a la ocurrencia de los posibles desvíos encontrados. El
informe es difundido a través de las subdirecciones, jefes, coordinadores y
responsables de las áreas a los demás asociados de valor del Instituto.
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Evaluación y Control
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La razón de ser de este proceso es cumplir con los requisitos para realizar con
calidad los procesos de investigación con medicamentos en humanos, acorde con
las buenas prácticas en investigación. Se describe como se asegura la idoneidad de
los investigadores, la calidad de insumos- equipos, condiciones para la toma,
transporte y preservación de muestras, calidad en procesamiento, bioseguridad,
preservación y manejo confidencial de registros.
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Para ello contamos con estrategias que permiten la comunicación con nuestros
asociados de valor: carteleras fijas que sirven para ubicar cerca de los puestos de
trabajo información relevante para el desarrollo de actividades asistenciales,
académicas o de investigación. Espacios de “información para la acción”, como son
el comité de dirección, comité de control interno, grupos EPIM, entre otros. También
contamos con el correo electrónico interno y externo y documentos Mi Lleras que
nos aseguran la socialización de la información y del conocimiento.
De acuerdo a los requisitos de admisión del convenio suscrito con las diferentes
Universidades, los aspirantes se seleccionan después de una serie de pruebas
escritas y entrevistas personales, dando como resultado la selección final de las
personas para ingresar al programa de dermatología.
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En este proceso se determinan los pasos a seguir por parte de los investigadores
para la publicación de sus manuscritos (artículos científicos) en las revistas
científicas, producto del desarrollo o finalización de un proyecto de investigación y
de otros trabajos científicos, con el propósito de difundir el conocimiento a la
comunidad cumpliendo los requisitos del Comité del Grupo Editorial y normas
técnicas correspondientes.
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Una vez iniciada la ejecución del plan, todo asociado de valor que recibe
capacitación realiza una evaluación de la misma, mediante instrumentos diseñados
para tal efecto y se registra esta información en una base de datos.
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Realiza la programación financiera, ejerce el control sobre ella y rinde los informes
legales, fiscales y de control sobre los recursos públicos, garantizando la eficiencia
en su manejo. Se visualizan los proyectos que se desarrollarán en el siguiente
período de acuerdo con los recursos con que se cuenta en cada vigencia y la
normatividad y exigencias de los entes de control.
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DE LA CALIDAD
Estable los lineamientos para ejecutar de forma óptima el ciclo de vida de los
equipos biomédicos garantizando la disponibilidad de la tecnología apropiada para
responder a las necesidades institucionales. Involucra la planeación, adquisición,
mantenimiento, control metrológico, uso adecuado y seguimiento a través de la
tecno vigilancia.
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DE LA CALIDAD
Así mismo por medio de este proceso se operativiza las políticas de seguridad
informática del Instituto DR-5000-017, en los asociados de valor para asegurar el
adecuado y buen uso de los recursos informáticos así como la integridad,
confidencialidad y aprovechamiento de la información electrónica.
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POLITICA AMBIENTAL
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Alianzas y Clientes
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uscamos establecer relaciones gana – gana permanentes en el tiempo en pro
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Garantía de la Calidad
MP-2000-002
E quehacer diario.
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Algunos mecanismos utilizados para conocer la voz del usuario son: manifestaciones
de los usuarios internos y externos, encuestas de percepción de la calidad del
servicio, encuestas de seguimiento para conocer su fidelidad.
Los resultados obtenidos del análisis de las interacciones con los usuarios se
divulgan en los grupos EPIM y en reuniones de seguimiento con la Dirección
General quien hace un monitoreo permanente de la voz del usuario.
Con este proceso nos damos cuenta del cumplimiento de nuestros compromisos con
el usuario y obtenemos información importante para su revisión y mejoramiento.
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La auditoría integrada acorde con los requisitos legales, los de la ISO 9001:2008;
ISO 19011:2011, la Norma Técnica Colombiana NTCGP-1000:2009- MECI; ISO
14001:2004; Buenas prácticas Clínicas en Investigación con medicamentos
(Resolución 2378 de 2008) Requisitos hospital Universitario (Ley 1164 del 2007, el
decreto 2376 del 2010, la Ley 1438 del 2011 y la Resolución 3409 del 2012); el
Sistema Obligatorio de Garantía de la calidad de la atención en salud (Decreto 1011
de 2006), con sus 4 componentes: sistema único de habilitación, auditoria para el
mejoramiento de la calidad de la atención en salud, sistema único de acreditación y
sistema de información para la calidad.
Entre otros aspectos contempla los mecanismos para la realización de los reportes
de eventos de riesgo que propicien la gestión adecuada de los mismos, así como
brindar en forma inmediata la atención al paciente que sufre un evento o
complicación, luego clasificar y analizar el evento adverso reportado, revisando las
fuentes (historia clínica, reporte, bases de datos, manifestaciones, etc.) e
involucrando al personal implicado en la ocurrencia del evento. Posteriormente
realizar las retroalimentaciones según información registrada en las bases de datos
de eventos adversos por parte de la auditora médica y demás insumos derivados de
otras áreas.
Para los entes externos se envían los formatos oficialmente establecidos con la
información pertinente.
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OBJETIVOS
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DE LA CALIDAD
Como parte de la seguridad del acto médico y paramédico registramos las acciones
inseguras y hacemos seguimiento a los incidentes y eventos adversos, y difundimos
las lecciones aprendidas a fin de propiciar el mejoramiento continuo y la minimización
del riesgo.
Para este último analizamos la información proveniente del monitoreo de la voz del
usuario, de las auditorías internas, análisis de tendencias de indicadores de gestión,
no conformidades, estándares de calidad, entre otros. Se realiza cumpliendo las
siguientes acciones: identificar de la no conformidad real, potencial o aspecto que
puede ser mejorado, hacer la descripción, identificar las causas, definir las acciones
a tomar, realizar seguimiento del plan de mejoramiento, efectuar el cierre. Esto se
monitorea desde los diferentes comités: de Dirección, de SIAU y de Control interno.
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GLOSARIO
Asociado de Valor: personas que con nuestra labor agregamos valor al Instituto
(personal de planta. contratistas y residentes institucionales)
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