COMBINAR CORRESPONDENCIA

La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez.

Estos documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían
secciones específicas del documento, que se personalizan. Entre los documentos que
Word puede crear con la combinación de correspondencia se
incluyen etiquetas, cartas, sobres y mensajes de correo. Existen tres documentos
relacionados con el proceso de combinación de correspondencia:

 Documento principal
 Origen de datos
 El documento combinado

Configurar una nueva lista de combinación de correspondencia con Word

1. Abra Word y elija archivo > nuevo > Documento en blanco.

2. Elija Seleccionar destinatarios > escribir una lista nueva
3. En la Nueva lista de direcciones diálogo cuadro Tipo información del destinatario
en cada columna según corresponda.
4. Cuando haya terminado agregar todas las personas que desee a la lista, haga clic
en Aceptar.
5. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, dé un nombre al nuevo
archivo y, a continuación, elija Guardar.

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA CON SOBRES

En la pestaña envíos, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, elija Iniciar
combinación de correspondencia > Sobres.
En el cuadro de diálogo Opciones de sobre, configurar el sobre seleccionando,
elija Aceptar.
Elija archivo > Guardar y agregar un nombre de archivo.

ESTABLECER EL VÍNCULO DE LA LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE CORREO AL

DOCUMENTO PRINCIPAL

Ahora ya está listo para abrir el origen de datos para la lista de distribución.

En la pestaña Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de

correspondencia, elija Seleccionar destinatarios y, después, elija una opción.

Agregar el bloque de direcciones para los sobres

El bloque de direcciones es un campo de combinación de correspondencia. También

conocido como un marcador de posición, se utiliza el campo combinación para marcar
el lugar donde desea que aparezcan en los sobres direcciones.

1. Coloque el cursor donde desea el bloque de dirección.

2. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos,
elija Bloque de direcciones.
3. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el
nombre del destinatario, tal como aparecerá en los sobres.
4. Elija Aceptar.
5. Elija archivo > Guardar para guardar el documento de combinación antes de
continuar.

COMPROBAR LOS NOMBRES DE CAMPO DE COMBINACIÓN

Asegúrese de que Word coloca los nombres y direcciones de la lista de distribución de

correo en los lugares adecuados en los sobres.

1. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos,

elija Asignar campos.
2. En el cuadro de diálogo Asignar campos, la columna a la izquierda son los
nombres de campo que usa Word en un bloque de direcciones. La columna a la
derecha le permite hacer coincidir los campos de origen de datos a los nombres de
campo. Compruebe que los nombres de campo que aparecen en el lado izquierdo
coinciden con los nombres de los encabezados de columna de registros en la lista
de distribución de correo para que Word puede poner los datos correctos en el lugar
correcto en los sobres.
3. Siga uno de estos procedimientos:
1. Si los nombres de campo que se muestran coinciden con los
encabezados de columna que usó para los registros en el origen de datos
de la lista de distribución de correo, no es necesario que realice ninguna
acción.

o bien

2. Si aparece (no coincide) en un nombre de campo que esperaba que

coincidiera con un encabezado de columna del origen de datos, elija la
flecha desplegable y, después, elija el nombre de campo en el origen de
datos de la lista de distribución de correo. Repita estos pasos según sea
necesario.
4. Elija Aceptar.

OBTENER UNA VISTA PREVIA E IMPRIMIR LOS SOBRES

Hacer una comprobación final antes de imprimir los sobres.

1. Elija Vista previa de resultados y, a continuación, elija la siguiente o un botón

de registro anterior para asegurarse de que los nombres y direcciones en todos
los sobres se muestran correctamente.
2. Elija Finalizar y combinar > Imprimir documentos

GUARDAR EL DOCUMENTO DE SOBRES DE COMBINACIÓN DE

CORRESPONDENCIA

Cuando guarde el documento de sobre de combinación de correspondencia, permanece

conectado a la lista de distribución de correo para que puede usar para la
correspondencia masiva siguiente.

Reutilizar el documento de combinación de correspondencia de sobres

 Abra el documento de combinación de correspondencia para sobres y elija Sí
Word le pregunte si desea mantener la conexión.

Para cambiar las direcciones en el documento de combinación de

correspondencia de sobres

 Abra el documento de combinación de correspondencia para sobres y elija Editar

lista de destinatarios para ordenar, filtrar y seleccione direcciones específicas.

AGREGAR DIFERENTES DOCUMENTOS A UN ARCHIVO

Abrir documento, hacer clic en Insertar > Objeto > Texto desde archivo y después
buscar los documentos que quiera agregar, hacer clic en ellos y luego hacer clic
en Insertar.