Gestión de proyectos

https://goo.gl/VQnQk7
Gestión de proyectos

▪ Generalidades
▪ Gestión de la Integración
▪ Gestión del Alcance
▪ Gestión del Tiempo
▪ Gestión de los Costos
▪ Gestión de Riesgos
▪ Gestión de la Calidad
Película: Proyecto Conejo Blanco

Armas de la segunda guerra mundial:

Formulación.
Evaluación.
Triple restricción.
Planificación.
Propósito.
Objetivos.

https://www.netflix.com/title/80091245?s=i
 Gestión de proyectos

Gestionar Administrar
Gobernar sobre las operaciones
Aplicar acciones, conocimiento y para mantener el negocio
recursos para conseguir el
propósito

Liderar
Llevar las riendas de algo con el
Gerenciar Proyectos ejemplo

Manejar
Dirigir Cambiar el curso de algo
Tomar decisiones para cambiar
el efecto de algo
 Gestión de proyectos

Ciclo de vida Horizonte

Conjunto de fases por las que debe
pasar un producto o proyecto para
llevarse a cabo
Hito
Cantidad y unidades de tiempo que
demora un proyecto para evaluar sus
resultados. Está íntimamente ligado a la
vida útil del producto

Punto dentro del proyecto donde

culmina o sucede algo importante
Fases
División lógica de las etapas o evolución del
proyecto que culmina con uno o varios
entregables
Proceso
Conjunto de actividades que se
requiere para convertir entradas en
salidas
KPI
Key Performance Indicator. Indicador
de desempeño del proyecto
 Gestión de proyectos
Producto
Horizonte del proyecto
Ciclo de vida producto

Fases del proyecto

Ciclo de vida proyecto Hitos
6 años
Procesos 72 meses

Requisitos Diseño Construcción Pruebas Entrega Operación del puente

Fin recopilación Fin diseño Fin construcción Fin proy.

I P E C Proyecto E H T S
Operaciones
SGTO Estimar la duración SGTO Realizar ajustes de
del fundido de… tensión de cuerdas
Gestión de proyectos

La gestión de proyectos es la aplicación de

conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades del proyecto para
cumplir con los requisitos del mismo. Se logra
mediante la aplicación e INTEGRACIÓN adecuada
de los 49 procesos de la dirección de proyectos,
agrupados lógicamente, que conforman los 5
grupos de procesos y 10 áreas del conocimiento
(PMBOK 6ed) :
Gestión de proyectos

GRUPOS DE PROCESOS DE GESTIÓN

INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CIERRE

MONITOREOY CONTROL
Gestión de proyectos

GRUPO DE PROCESOS DE INICIO

Está compuesto por aquellos procesos realizados

para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de
un proyecto existente al obtener la autorización para
iniciar el proyecto o fase.
Gestión de proyectos

GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

Está compuesto por aquellos procesos realizados

para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y
refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción
requerida para alcanzar dichos objetivos.

Elaboración progresiva.
Gestión de proyectos

GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN

Está compuesto por aquellos procesos realizados

para completar el trabajo definido en el plan para la
dirección del proyecto a fin de cumplir con las
especificaciones del mismo.

Línea base del proyecto.

Gestión de proyectos

GRUPO DE PROCESOS MONITOREO Y CONTROL

Está compuesto por aquellos procesos requeridos

para rastrear, analizar y dirigir el progreso y el
desempeño del proyecto, para identificar áreas en las
que el plan requiera cambios y para iniciar los
cambios correspondientes.
Gestión de proyectos

GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE

Está compuesto por aquellos procesos realizados

para finalizar todas las actividades a través de todos
los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos,
a fin de completar formalmente el proyecto, una fase
del mismo u otras obligaciones contractuales.
 Gestión de proyectos (PMBOK 6 ed)
Area Inicio Planificación Ejecución Monit. y control Cierre
4. Integración 4.1. Desarrollar el Acta de 4.2. Desarrollar el Plan para la Dirección 4.3. Dirigir y gestionar el trabajo 4.5. Monitorear y controlar el trabajo 4.7. Cerrar el proyecto o fase
Constitución 4.4. Gestionar el conocimiento del 4.6. Realizar el control de integrado de
proyecto cambios

5. Alcance 5.1. Planificar la gestión del alcance 5.5. Validar el alcance

5.2. Recopilar requisitos 5.6. Controlar el alcance
5.3. Definir el alcance
5.4. Crear EDT/WBS

6. Tiempo 6.1. Planificar la gestión de cronograma 6.6. Controlar el cronograma

6.2. Definir las actividades
6.3. Secuenciar la actividades
6.4. Estimar la duración de las actividades
6.5. Desarrolla cronograma

7. Costos 7.1. Planificar la gestión de los costos 7.4. Controlar los costos
7.2. Estimar los costos
7.3. Determinar presupuesto

8. Calidad 8.1. Planificar la gestión de la calidad 8.2. Gestionar la calidad 8.4. Controlar la calidad

9. Recursos 9.1. Planificar la gestión de recursos 9.3. Adquirir recursos 9.6. Controlar los recursos
9.2. Estimar los recursos de las actividades 9.4. Desarrollar el equipo
9.5. Dirigir el equipo

10. Comunicaciones 10.1. Planificar la gestión de comunicaciones 10.2. Gestionar las comunicaciones 10.3. Monitorear las comunicaciones

11. Riesgos 11.1. Planificar la gestión de los riesgos 11.6. Implementar la respuesta a riesgos 11.7. Monitorear los riesgos
11.2. Identificar los riesgos
11.3. Realizar el análisis cualitativo
11.4. Realizar el análisis cuantitativo
11.5. Planificar la respuesta a riesgos

12. Adquisiciones 12.1. Planificar la gestión de las adquisiciones 12.2. Efectuar las adquisiciones 12.3. Controlar las adquisiciones

13. Interesados 13.1. Identificar los interesados 13.2. Planificar el involucramiento 13.3. Gestionar la participación 13.4. Monitorear el involucramiento
Estándar PMI

Iniciación

Project Charter Stakeholders

- Entregables - Beneficiados
- Objetivos - Afectados
- Plazos - Interesados
- Equipo
 Estándar PMI
Project Charter Planificación Cronograma
EDT (WBS)
Se ordenan

Actividades
Se estima duración
PqW Presupuesto
Requisitos
Hitos
Se estiman recursos

Stakeholders
Estándar PMI

Planificación

Plan de Gestión de Plan de Gestión de

Comunicaciones Adquisiciones
Plan de Gestión de
Calidad

Plan de Gestión de Plan de Gestión de

Recursos Riesgos
 Estándar PMI

Ejecución, monitoreo y control

¿Cómo va el
proyecto?

¿Ya le
pagaron por
la actividad?
 Estándar PMI

Gerente de Proyecto
Ejecución, monitoreo y control
Plan (teórico, ideal, base)
Ejecución real

Recursos Conocimiento

Datos Equipo
APO FAO

Análisis de desviación
Pronósticos
Organización
 Gestión de proyectos
Inicio del plan Avance del tiempo

Project Charter
Entregables Stakeholder Register Plan de gestión de
Objetivos Beneficiados stakeholders
Plazos Afectados Plan de gestión de
Equipo Interesados comunicaciones

Plan de gestión de
Recursos*
Plan de gestión del alcance
Plan de gestión
De Recursos

Definir
Actividades
Plan de gestión de
Recopilar requisitos Adquisiciones*
Plan de gestión
De costos

Secuenciar
actividades Estimar los costos
Definir el alcance Plan de gestión de
calidad

Estimar los recursos

de las actividades Determinar
Presupuesto
Crear EDT Plan de gestión de Estimar la duración Desarrollar
cronograma de las actividades Cronograma
 Gestión de proyectos
Avance del tiempo Aprobación del plan

Plan de gestión de
comunicaciones

Plan de gestión Plan de Gestión de

De Riesgos Identificar
Adquisiciones
los Riesgos

Plan de gestión
De Calidad Realizar Análisis
Cualitativo

Realizar Análisis
Cuantitativo

Cronograma

EDT
Planificar la
Respuesta a
Riesgos

Presupuesto
Gestión de la
Integración
 Gestión de la Integración
Gerente de Proyecto
Plan (teórico, ideal, base)
Ejecución real
Recursos Conocimiento

Datos Equipo
APO FAO

Análisis de desviación
Pronósticos
Organización Stakeholders
Gestión del Alcance
 Gestión del alcance

Enunciado del alcance: se especifica el 100% de lo que se

hace en el proyecto… y también, lo que no se hace en él.

Alcance EDT: Estructura de desglose de trabajo

WBS: Work Breakdown Structure
Desglose de entregables=Paquetes de Trabajo
EDT

Diccionario de la EDT: Especificaciones de cada

paquete de trabajo, criterios de avance,
criterios de aceptación.
Gestión del Tiempo
 Gestión del tiempo

Listado y atributos de las actividades (tareas) derivadas de los

paquetes de trabajo.

Diagrama de red. Secuencia de las actividades

Cronograma
Cronograma definitivo de hitos.

Diagrama de Gannt.

Ruta crítica.
Gestión de los Costos
 Gestión de los Costos

Monto total de la ejecución del proyecto.

Monto de las cuentas de control.

Presupuesto
Reservas, derivadas del análisis de riesgos.

Requerimientos de financiamiento.

Cronograma de pagos.
 Gestión de los Costos
Técnica de Valor Ganado (control de cronograma y presupuesto)
 Gestión de los Costos
Técnica de Valor Ganado (control de cronograma y presupuesto)
100 m2
100 m2
¿Cómo va el
proyecto?
50 m2 Uhh….!

Proyecto: Pintar una pared Seguimiento al día 3: A la

Área: 100 m2
Tiempo: 5 días
Costo Total: $1’000.000
Luego, idealmente (planeado):
20 m2 por día y $10.000 por m2.
fecha, realmente se han
pintado 50 m2 y se han
gastado $580.000.
 Gestión de los Costos
Técnica de Valor Ganado (control de cronograma y presupuesto)
100 m2 60
50 m2
Seguimiento al día 3: A la
fecha, realmente se han
pintado 50 m2 y se han
gastado $580.000.
El trabajo planeado, es que a la fecha
m2 se hayan pintado: 3*20 m2=60 m2, PV
esto equivale a 60*$10.000=$600.000. $600.000
Sin embargo, de los 60 m2, apenas se
han pintado 50 m2. Si cada metro
debería valer $10.000, entonces el
EV
$500.000
trabajo ejecutado es $500.000.
Si el metro pintado siguiera valiendo
$10.000, lo ideal es que lo realmente
hecho (los 50 m2) valieran $500.000.
AC
$580.000
Pero realmente han costado
$580.000.
 Gestión de los Costos
Técnica de Valor Ganado (control de cronograma y presupuesto)

Índices de Desempeño del proyecto

¿Cómo va el
proyecto?
Schedule Performance Index EV
(Índice de desempeño del cronograma) SPI=
PV

Cost Performance Index EV

(Índice de desempeño de costos) CPI=
AC
 Gestión de los Costos
Técnica de Valor Ganado (control de cronograma y presupuesto)

$ A la fecha, en el proyecto El proyecto está

PV se debieron ejecutar atrasado!!
$600.000 $600.000, pero al costo de
lo planeado, realmente se EV 500.000
AC
$580.000
ejecutaron $500.000.
SPI= =
PV 600.000
=83%

El trabajo realmente
hecho debío valer El proyecto está
con sobrecosto!!
EV
$500.000
$500.000 (al costo
planificado), pero EV 500.000
CPI= = =86%
realmente costó $580.000 AC 580.000
 Gestión de los Costos
Técnica de Valor Ganado (control de cronograma y presupuesto)

$
PV TODO LO QUE
$600.000

AC
$580.000
ESTÉ POR ENCIMA
DEL VALOR DE EV,
EV
$500.000
NO ESTÁ BIEN!!
 Gestión de los Costos
Técnica de Valor Ganado (control de cronograma y presupuesto)

$
$1’000.000 BAC - Bugdet At Completion
ETC – Estimate
to Complete
$600.000 PV
$580.000 AC
EAC – Estimate
$500.000 EV
At Completion

t
Fecha de Fecha Planeada de Fecha Estimada de
Evaluación: día 3 Finalización: día 5 Finalización: día 8
ES – Earned Schedule
 Gestión de los Costos
Técnica de Valor Ganado (control de cronograma y presupuesto)
Resumido en Resumido en Detallado en Inglés Detallado en Español
Español Inglés

(VP) Valor Planeado PV (Planned Value) BCWS (Bugdeted Cost of CPTP (Costo
Work Scheduled) Presupuestado del Trabajo
Programado)
(VG) Valor Ganado EV (Earned Value) BCWP (Bugdeted Cost of CPTR (Costo
Work Performed) Presupuestado del Trabajo
Realizado)
(CR) Costo Real AC (Actual Cost) ACWP (Actual Cost of Work CRTR (Costo Real del
Performed) Trabajo Realizado)
 Gestión de los Costos
Técnica de Valor Ganado (control de cronograma y presupuesto)
Actividad X

Fecha de Fecha de Fecha

inicio evaluación de fin

PLAN PV 40% 34%

SPI= =85%
REAL EV 34% 40%
Schedule Performance Index
 Gestión de los Costos
Técnica de Valor Ganado (control de cronograma y presupuesto)
Diagrama de Gannt
Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem5 Sem6 Sem7 Sem8 Sem9 Sem10

Actividad A 600
Actividad B 1’500
Actividad C 300
Actividad D 900
Actividad E 3’000
Actividad F 1’000
Actividad G 800

Valor del período 200 200 700 500 1500 1300 1450 950 500 800
Valor Planeado (acum.) 200 400 1100 1600 3100 4400 5850 6800 7300 8100
 Gestión de los Costos
Técnica de Valor Ganado (control de cronograma y presupuesto)
Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem5 Sem6 Sem7 Sem8 Sem9 Sem10

Valor del período 200 200 700 500 1500 1300 1450 950 500 800
PV= Valor Planeado (acum.) 200 400 1100 1600 3100 4400 5850 6800 7300 8100

8000

7000

6000

Curva PV 5000

4000

3000

2000

1000

0
Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 5 Sem 6 Sem 7 Sem 8 Sem 9 Sem 10
 Gestión de los Costos
Técnica de Valor Ganado (control de cronograma y presupuesto)
Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem5 Sem6 Sem7 Sem8 Sem9 Sem10
6138 PV 200 400 1100 1600 3100 4400 5850 6800 7300 8100
SPI8= =90,2%
6800 EV 208 362 880 1260 2520 3846 5368,5 6138 6613 7141
AC 240 430 1235 1720 3715 5067 6865 8242,5 8902,5 9830,5
6138 10000
AC
CPI8= =74,4% 9000

8242,5 8000 PV
7000 EV
6000
8100
EAC= =$10877,2 4000
5000

74,4% 3000

2000

ES= 7,2 semanas 1000

0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
SEGUNDA ENTREGA:

FEP_XX_YY_W01 (10%)
▪ Elaborar el Project Charter del proyecto.
▪ Realizar identificación y clasificación de
Stakeholders con su matriz de poder-interés.
▪ Elaborar la Gestión del Alcance, Tiempo y Costos del
proyecto con la herramienta de programación (MS
Project ó OpenProj).
Gestión de la Calidad
 Gestión de la Calidad

Métricas de Indicadores para medir si el producto

calidad del está cumpliendo las especificaciones
producto requeridas.
Calidad

Métricas de Indicadores para medir si el proyecto

calidad del está cumpliendo la triple restricción.
proyecto
Gestión de Recursos
 Gestión de Recursos

Recursos (humanos). Asignar roles y responsabilidades al equipo o

a los stakeholders, para cada componente de la EDT.
WBS WBS: Work Breakdown
Structure
Recursos
OBS: Organizational
R A
Business Structure
I
RACI:
OBS

A C I R Responsible (Realizador),
Accountable (Responsable último),
A R Consulted (Consultado),
Informed (Informado)

Presupuesto Cronograma
Gestión de
Comunicaciones
 Gestión de Comunicaciones

Necesidades de comunicación, dentro y fuera del equipo del

proyecto. Matriz de comunicaciones:
Stakeholder Características de la Formato de la Frecuencia de la Responsable de
comunicación comunicación comunicación la comunicación
Comunicaciones (breve, detallado,
contenido, lenguaje,
(impreso, oral,
medio, formal,
(semanal, mensual,
trimestral… o en
etc). informal, etc). fechas específicas)

Presupuesto Cronograma
Gestión de Riesgos
 Gestión de Riesgos

Eventos que pueden frenar, obstruir (riesgos negativos) o

catapultar al proyecto (riesgos positivos). Análisis cualitativo de
riesgos:

Riesgos Riesgo Probabilidad (p) Impacto (i) Severidad (s=p*i) Prioridad

 Gestión de Riesgos

Estimación de las probabilidades e

Riesgos impactos reales de los eventos en el
proyecto, cuantificados en reservas.
Análisis cuantitativo de riesgos.
 Gestión de Riesgos

Actividades que deben realizarse para monitorear y contener los

efectos negativos y propiciar los positivos. Planificar la respuesta
a riesgos:

Riesgos Riesgo
Priorizado
Alarma o Alerta Acción
Preventiva
Tratamiento tipo
específico
Acción Correctiva

(asumir, mitigar, transferir)

Cronograma
EDT Presupuesto
Gestión de Stakeholders
 Gestión de Stakeholders

Matriz poder-interés para identificación:

Poder
Mantener Gestionar
Stakeholders Satisfecho Atentamente

Mantener
Monitorear
informado

Interés
TERCERA ENTREGA:

FEP_XX_YY_W02 (10%)
▪ Realizar la matriz de comunicaciones.
▪ Realizar la matriz de análisis cualitativo de riesgos y
la de respuesta a riesgos.
▪ Realizar la matriz RACI de asignación de
responsabilidades.
▪ EMBEBER TODO LO ANTERIOR AL
CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO!