Sistem pengadaan adalah kumpulan proses, prosedur, dan entitas yang terlibat

dalam pembelian barang dan jasa oleh entitas publik atau swasta. Dan karena tujuan
utama dari kebijakan pengadaan yang efektif adalah untuk mencapai nilai terbaik dari
uang, penting bahwa proses pengadaan menghindari insiden penipuan.

A. Basics Of Contract Law

Entitas membeli barang dan jasa melalui sistem kontrak; oleh karena itu, akan sangat
membantu untuk memahami unsur-unsur kontrak. Akan tetapi, sistem hukum menangani
beberapa dasar-dasar hukum kontrak secara berbeda. Bahkan, ada perbedaan dalam cara
hukum umum dan sistem hukum perdata yang berurusan dengan hukum
kontrak. Terlepas dari perbedaan tersebut, makalah ini memberikan gambaran umum
tentang dasar-dasar hukum kontrak, yang berlaku di sebagian besar situasi.
1. Element of Contract
Sebuah kontrak adalah perjanjian lisan atau tertulis dimana dua pihak atau lebih telah
menandatangani kewajiban untuk membuat pekerjaan. Agar dapat diberlakukan,
kontrak umumnya harus mengandung unsur-unsur sebagai berikut:
 Subjek yang sah atau objektif
 Pihak yang Kompeten
 Niat untuk terikat secara hukum
 Persetujuan
 Pertimbangan hukum
 Bentuk yang diizinkan oleh hukum
a. Lawfull subject matter or Objective
Agar dapat dilaksanakan, subjek kontrak tidak boleh bertentangan dengan hukum
atau kebijakan publik.
b. Competent parties
Para pihak dalam perjanjian harus memiliki hak atau kapasitas hukum untuk
membuat kontrak. Hal ini secara umum berarti bahwa masing-masing pihak harus
berada dalam usia yang sah dan bahwa entitas-entitas lain diatur dengan benar dan
secara hukum.
c. Intent to be legally bound
Agar dapat diberlakukan, para pihak dalam kontrak harus berniat untuk terikat
secara hukum.

1
 d. Agreement
Untuk membentuk suatu kontrak, pihak-pihak yang terlibat harus menyetujui apa
yang dicakup oleh kontrak dan syarat-syarat utama dari kesepakatan tersebut.
Umumnya, kesepakatan dicapai dengan penerimaan satu pihak atas tawaran pihak
lain. Sebuah tawaran adalah ekspresi untuk kesediaan orang lain untuk terikat
secara hukum yang berlaku berdasarkan ketentuan yang
dinyatakan. Penerimaan adalah ekspresi dari kesepakatan untuk tawaran yang
dibuat oleh pihak lain. Umumnya, untuk menjadi efektif, penerimaan harus
dikomunikasikan.
e. Legal consideration
Dalam hukum umum, kontrak tidak dapat dilaksanakan kecuali didukung
oleh pertimbangan. Jadi, dalam banyak kasus, pertimbangan diperlukan agar
kontrak dapat diberlakukan di Amerika Serikat dan Inggris. Namun, doktrin
pertimbangan tidak relevan di banyak yurisdiksi, seperti Perancis, Jerman, dan
China. Dalam istilah dasar, untuk didukung oleh pertimbangan, pihak-pihak dalam
kontrak harus menukarkan sesuatu yang bernilai. Pertimbangan dapat berupa
uang, layanan, atau pembatasan tindakan, dan harus memberikan beberapa
manfaat hukum atau kerugian kepada pihak-pihak yang terlibat.
f. Form Permitted by law
Agar dapat diberlakukan, kontrak harus dalam bentuk yang diizinkan oleh
hukum. Misalnya, beberapa jenis kontrak harus ditulis untuk diberlakukan.
2. Breach of contract
Korban penipuan pengadaan mungkin dapat memulihkan kerugian penipuan dengan
membawa pelanggaran tindakan kontrak. Suatu pelanggaran kontrak ia tidak berniat
untuk melakukan kontrak, tanpa alasan. Jika suatu pihak melanggar, pihak lain dapat
menuntut ganti rugi — kerugian yang disebabkan oleh kegagalan pihak lain untuk
melakukan kewajibannya.

B. Methods Of Procurement
Ada berbagai metode kontrak yang dapat digunakan entitas pengadaan untuk
memperoleh barang atau jasa. Pemilihan metode umumnya tergantung pada kerumitan
pengadaan.

2
Metode pengadaan berkisar dari menggunakan kartu pembelian (atau kartu-p) untuk
barang-barang dengan nilai kecil (Amerika), sampai kontrak multi-juta dolar yang
dinegosiasikan untuk terminal komputer keuangan.
Meskipun ada berbagai metode pengadaan, pembeli biasanya menggunakan proses yang
menyediakan persaingan terbuka dan bebas.
Secara khusus, organisasi sering mendapatkan barang dan jasa melalui cara-cara berikut:
 Penawaran kompetitif menggunakan tawaran tertutup
 Kontrak melalui negoisasi
 Prosedur akuisisi sederhana

1. Competitive bidding using sealed bids

Salah satu metode pengadaan adalah penawaran yang kompetitif menggunakan
tawaran yang tersegel. Metode ini menggunakan penawaran kompetitif, tersegel, yang
mengandung harga dan persyaratan, dari calon kontraktor hingga entitas pengadaan
yang memberikan kontrak kepada penawar dengan harga dan persyaratan
terbaik. Metode pengadaan ini dirancang untuk menempatkan semua penawar pada
bidang kesetaraan, yang mengharuskan calon kontraktor untuk menawar dengan
syarat dan ketentuan yang sama.
Entitas pengadaan biasanya menggunakan penawaran tersegel ketika kondisi berikut
ini ada:
 Persyaratan entitas jelas, akurat, dan lengkap.
 Nilai dolar pembelian cukup besar untuk membenarkan sumber daya yang
dibutuhkan untuk melakukan tawaran tersegel.
 Ada cukup waktu untuk mengumpulkan, memperoleh, dan mengevaluasi tawaran.
 Penghargaan kontrak akan dibuat atas dasar harga.
 Tidak perlu berdiskusi dengan merespons penawar.
 Ada harapan yang masuk akal bahwa entitas pengadaan akan menerima lebih
dari satu tawaran.
Jenis proses penawaran kompetitif ini menggunakan dokumen permintaan yang
disebut undangan untuk penawaran (IFB), yang biasanya berisi deskripsi
pembelian, ketentuan pembelian, semua persyaratan kontrak, dan tenggat waktu
untuk mengajukan tawaran. IFB secara terbuka diumumkan. Proses ini mengurangi
peluang untuk penipuan pengadaan.

3
2. Contracting by negotiating
Suatu organisasi dapat memperoleh barang atau jasa melalui kontrak melalui
negosiasi, yang merupakan metode pengadaan dimana entitas pengadaan
mendapatkan perjanjian pengadaan melalui diskusi dan tawar-menawar dengan calon
kontraktor. Ada dua metode utama untuk melakukan kontrak melalui negosiasi:
 Negosiasi kompetitif menggunakan permintaan untuk proposal (RFP) atau
permintaan untuk kutipan (RFQs)
 Satu-satunya sumber kontrak
a. Competitive negotiation
Negosiasi kompetitif memungkinkan perundingan antara entitas pengadaan dan
calon kontraktor sebelum kontrak diberikan. Organisasi menggunakan proses ini
ketika biaya bukanlah faktor terpenting evaluasi, dan biasanya ketika:
 Tawaran yang disegel tidak sesuai.
 Entitas pengadaan perlu melakukan diskusi dengan penyedia potensial karena
perbedaan dalam undang-undang, peraturan, atau bisnis praktik.
 Akuisisi itu rumit atau samar.
 Entitas pengadaan tidak dapat secara akurat menentukan risiko.
 Ada produksi yang relatif panjang dan berlarut-larut waktu.
 Entitas pengadaan berkontraksi untuk upaya produksi (dan bukan barang
spesifik untuk pengiriman).
Secara umum, ketika terlibat dalam negosiasi kompetitif, pengadaan entitas
mengeluarkan dokumen untuk meminta proposal dari calon kontraktor tentang
bagaimana mereka berniat untuk menangani kebutuhan entitas pengadaan dan
kutipan harga untuk mengimplementasikan solusi yang mereka usulkan. Setelah
entitas pengadaan menerima proposal, ia bernegosiasi dengan calon
kontraktor. Biasanya, metode ini memungkinkan kontraktor potensial untuk
merevisi penawaran mereka sebelum kontrak diberikan.
Negosiasi kompetitif memungkinkan lebih banyak fleksibilitas dalam memberikan
kontrak daripada penawaran yang kompetitif, tetapi itu memakan waktu.
b. Sole-source contracting
Meskipun sebagian besar transaksi pengadaan dilakukan dengan cara yang
menyediakan kompetisi terbuka dan bebas, satu pengecualian adalah kontrak
sumber tunggal.

4
 Kontraktor sumber tunggal adalah proses pengadaan yang tidak kompetitif yang
dilakukan melalui permintaan hanya dari satu sumber. Kontraktor sumber tunggal
tidak memerlukan penawaran atau penawaran, dan pembelian satu-satunya
sumber tidak melibatkan persaingan di antara calon kontraktor. Oleh karena itu,
metode ini tidak menyediakan secara penuh dan terbuka kompetisi.
Dalam pengadaan sumber tunggal, entitas pembelian dapat bernegosiasi dengan
melakukan diskusi bolak-balik dengan vendor untuk menyetujui pendekatan
teknis dan harga. Selain itu, karena kontrak sumber tunggal tidak menyediakan
kompetisi penuh dan terbuka, organisasi yang menggunakan bentuk pengadaan ini
biasanya membutuhkan pembenaran untuk penggunaannya.Misalnya, di Amerika
Serikat, Peraturan Akuisisi Federal, sistem peraturan yang berlaku untuk
pengadaan barang dan jasa pemerintah, menyediakan tujuh alasan berikut yang
dapat digunakan untuk membenarkan kontrak sumber tunggal:
 Hanya satu sumber yang bertanggung jawab dan tidak ada persediaan atau
layanan lain yang akan memuaskan persyaratan agen
 Tidak biasa dan menarik urgensi
 Mobilisasi industri; kemampuan teknik, pengembangan, atau
penelitian; atau layanan ahli
 Persetujuan Internasional
 Diotorisasi atau diharuskan oleh undang-undang
 keamanan nasional
 Kepentingan umum

3. Simplified acquisetion procedures

Prosedur akuisisi yang disederhanakan dirancang untuk mempercepat proses
pengadaan dengan meminimalkan aturan yang berlaku, dan umumnya digunakan
untuk memperoleh barang atau layanan kecil. Biasanya, prosedur akuisisi yang
disederhanakan berlaku untuk pembelian barang atau jasa yang bernilai pada jumlah
yang berada di bawah ambang batas moneter yang ditentukan sebelumnya. Sebagai
contoh, pedoman pembelian organisasi mungkin menyediakan: Karyawan dapat
membeli barang-barang yang berhubungan dengan pekerjaan atau administratif yang
diperlukan dari vendor manapun yang mereka inginkan jika pembelian tidak melebihi
$ 250.

5
Prosedur akuisisi yang sederhana menawarkan sejumlah keunggulan dibandingkan
metode pengadaan lainnya, termasuk kesederhanaan, siklus keputusan yang
dikurangi, dan biaya administrasi yang lebih rendah.
Secara umum, prosedur akuisisi yang disederhanakan mungkin termasuk salah satu
mekanisme kontrak berikut:
 Biaya akun
 Membeli kartu-kartu
 Membeli pesanan
 Kas kecil dana

a. Charge account
Akun tagihan merupakan cara yang disederhanakan bagi manajemen untuk
memenuhi kebutuhan yang diantisipasi dan berulang untuk layanan dan produk
dari pemasok tepercaya. Sebuah akun biaya adalah perjanjian pra-diatur dengan
organisasi yang ditandatangani sebelum bisnis apapun dilakukan.
Mereka memungkinkan manajemen untuk memesan dan membayar persediaan
dan layanan dari vendor yang disetujui beberapa kali setahun. Oleh karena itu,
perjanjian ini menyederhanakan proses pembelian.
b. Purchasing cards
Kartu pembelian (p-card, PCard, atau kartu kredit korporasi) adalah kartu biaya
organisasi yang memungkinkan karyawan untuk membeli barang dan jasa tanpa
menggunakan proses pembelian tradisional. Entitas menggunakan kartu-p untuk
merampingkan proses pembelian mereka, yang membantu mengurangi
biaya. Biasanya, p-card akan memiliki panduan dan batas pengeluaran bagi
karyawan yang menggunakannya.
c. Purchase orders
Sebuah pesanan pembelian adalah dokumen berharga yang diterbitkan dari
pembeli ke penjual yang mewakili persetujuan formal dan akhir dari transaksi
pembelian antara pembeli dan penjual. Merupakan permintaan resmi untuk
mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan persyaratan dan harga yang
disepakati.
Pesanan pembelian dapat digunakan untuk melacak kegiatan pembelian, untuk
mengevaluasi barang atau jasa yang disediakan oleh pemasok, dan untuk
menentukan apakah barang dikirim tepat waktu.
6
 Biasanya, pesanan pembelian mengidentifikasi:
 Penjual
 Barang atau layanan yang akan diberikan vendor kepada pembeli
 Jenis, jumlah, dan harga yang disepakati untuk barang atau jasa
 Tanggal pengiriman dan ketentuan pengiriman
 Kargo
 Ketentuan dari pembayaran
 Kewajiban dan ketentuan lain yang terkait dengan membeli
Mengirim pesanan pembelian kepada penjual merupakan penawaran hukum untuk
membeli produk atau layanan, dan pesanan pembelian menjadi kontrak yang
mengikat saat diterima oleh penjual.
d. Petty cash funds
Dana kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang disimpan sepenuhnya terpisah
dari kas umum organisasi dan dimaksudkan untuk digunakan untuk kecil,
pembelian insidental. Dengan demikian, dana kas kecil memberikan metode
sederhana dan ekonomis untuk membuat pembelian tunai kecil (misalnya, biaya
pengiriman dan biaya pengiriman).
Umumnya, satu orang, yang disebut kustodian atau kasir, bertanggung jawab
untuk mengendalikan dana kas kecil dan mendokumentasikan pencairan yang
dilakukan dari dana tersebut.

C. Phases in The Procurement Process

Meskipun ada berbagai metode yang dapat digunakan entitas pengadaan untuk
memperoleh barang atau jasa, pembeli biasanya menggunakan proses penawaran yang
menyediakan persaingan terbuka dan bebas.Diskusi ini mengkaji tahapan proses
pengadaan yang menggunakan mekanisme penawaran kompetitif.
Untuk menelaah, dalam penawaran yang kompetitif menggunakan penawaran yang
disegel, masing-masing penawar bersaing untuk kontrak berdasarkan spesifikasi
penawaran yang ditetapkan oleh perusahaan pembelian. Kontraktor, pemasok, atau
vendor mengajukan penawaran rahasia yang menyatakan harga di mana mereka akan
menyelesaikan kontrak yang diusulkan sesuai dengan spesifikasi penawaran
pembeli.Dengan demikian, proses pengadaan yang kompetitif membutuhkan kontraktor
untuk menawar secara kompetitif dalam kontrak, dan mereka dirancang untuk
memaksimalkan manfaat dari persaingan bebas dan terbuka.
7
Penawaran kompetitif, bagaimanapun, dapat menciptakan lingkungan persaingan yang
berbahaya yang kondusif untuk penipuan, dan keuntungan apa pun yang dapat diperoleh
salah satu penawar atas pesaing sangat berharga. Akibatnya, pengadaan melalui
penawaran yang kompetitif rentan terhadap penipuan.
Untuk tujuan deteksi penipuan, proses pengadaan yang menggunakan mekanisme
penawaran kompetitif dapat dikurangi menjadi empat tahap dasar:
 tahap presolicitation
 tahap pengajuan
 tahap evaluasi dan penghargaan penawaran
 tahap pasca-penghargaan dan administrasi
Penipuan dapat terjadi di masing-masing fase, dan diskusi berikut menjelaskan fase
pengadaan berisi diagram alur yang sesuai yang menunjukkan jenis skema penipuan
pengadaan yang terjadi selama masing-masing. Skema penipuan pengadaan yang
digunakan dalam flowchart dibahas dalam "Kategori Skema Penipuan Pengadaan" yang
berikut.
1. The presolicitation phase
Dalam fase presolitasi, entitas pengadaan mengidentifikasi kebutuhannya,
mengembangkan spesifikasi penawaran (apa, berapa banyak, dan seberapa bagus),
menentukan metode yang akan digunakan untuk memperoleh barang atau jasa, dan
mengembangkan kriteria yang digunakan untuk menghadiahkan kontrak.
Spesifikasi penawaran adalah daftar elemen, ukuran, bahan, karakteristik, fungsi yang
diperlukan, dan informasi spesifik lainnya yang merinci barang dan jasa yang
dibutuhkan entitas pengadaan dari kontraktor.
Diagram alur berikut ini menunjukkan jenis skema penipuan pengadaan yang terjadi
selama fase ini.

8
2. The solicitation phase
Permohonan solicitation melibatkan permintaan penawaran, persiapan penawaran,
dan pengajuan penawaran. Selama fase ini, entitas pengadaan menyiapkan dokumen
permohonan, memberikan pemberitahuan ajakan, dan menerbitkan dokumen
permohonan. Setelah entitas pengadaan menerbitkan dokumen permohonan, penawar
menyiapkan dan mengajukan tawaran atau proposal mereka.
Diagram alur berikut menunjukkan jenis skema penipuan pengadaan yang terjadi
selama tahap permohonan.

3. The bid evaluation and ward phase

Dalam evaluasi penawaran dan fase penghargaan, karyawan pengadaan mengevaluasi
tawaran atau proposal, melakukan diskusi dan negosiasi, dan memberi kesempatan
kepada penawar untuk merevisi proposal mereka. Pengadaan karyawan kemudian
memilih tawaran atau proposal yang menang.
Diagram alur berikut menunjukkan jenis skema penipuan pengadaan yang terjadi
selama evaluasi.

4. The post-award and administration phase

Selama fase pasca-penghargaan dan administrasi, pihak-pihak yang berkontrak
memenuhi tugasnya masing-masing melalui pelaksanaan kewajiban kontrak
mereka. Kegiatan yang terjadi selama fase ini termasuk modifikasi kontrak (yaitu,

9
 mengubah pesanan); tinjauan atas bagian-bagian yang telah selesai dan pelepasan
uang; dan penilaian kiriman untuk kepatuhan dengan persyaratan kontrak, termasuk
kontrol kualitas.
Diagram alur berikut menunjukkan jenis skema penipuan pengadaan yang terjadi
selama tahap pasca-penghargaan dan administrasi.

D. Categories Of Procurement Fraud Schemes

Meskipun ada banyak jenis skema penipuan pengadaan, diskusi tentang setiap jenis
berbeda berada di luar ruang lingkup materi ini. Sebaliknya, diskusi ini berfokus pada
skema penipuan pengadaan yang termasuk dalam kategori berikut:
 Skema yang melibatkan kolusi di antara kontraktor
 Skema yang melibatkan kolusi antara kontraktor dan pengadaan para karyawan
 Skema penetapan harga rusak dalam negosiasi kontrak
 Skema di pasca-penghargaan dan administrasi tahap
1. Collution among contractors
Skema yang melibatkan kolusi antar kontraktor berusaha untuk menghindari proses
penawaran yang kompetitif. Dalam skema ini, para pesaing di pasar yang sama
berkolusi untuk mengalahkan persaingan atau untuk menaikkan harga barang dan jasa
secara artifisial. Ketika pesaing melakukan skema tersebut, entitas pengadaan
dicurangi haknya untuk mendapatkan keuntungan dari persaingan bebas dan terbuka.

Bentuk kolusi yang paling umum di antara para pesaing melibatkan jenis skema
berikut ini:
a. Complementary bidding
Penawaran komplementer (juga dikenal sebagai penawaran pelindung, bayangan,
atau penutup) terjadi ketika pesaing mengajukan tawaran token yang bukan upaya

10
 serius untuk memenangkan kontrak. Tawaran token memberikan tampilan
penawaran asli, tetapi, dengan mengajukan tawaran token, para konspirator dapat
mempengaruhi harga kontrak dan siapa yang mendapat kontrak.
Seringkali, konspirator dalam skema penawaran pelengkap mengajukan tawaran
token yang:
 Terlalu tinggi diterima
 Tampak kompetitif dalam harga tetapi sengaja gagal bertemu dengan yang
lain Persyaratan
 Berisi istilah khusus yang tidak akan diterima oleh pembeli
b. Bid rotation
Rotasi tawaran , juga dikenal sebagai penggabungan tawaran , terjadi ketika dua
atau lebih kontraktor berkomplot untuk bergantian bisnis di antara mereka sendiri
secara bergilir. Daripada terlibat dalam kontrak yang kompetitif, bidder saling
bertukar informasi tentang permohonan kontrak untuk menjamin bahwa setiap
kontraktor akan memenangkan bagian dari bisnis entitas pembelian.
CONTOH
Vendor Ace, Binko, dan Cooper yang selama tiga kontrak terpisah, dan mereka
setuju bahwa tawaran Ace akan menjadi yang terendah pada kontrak pertama,
tawaran Binko akan menjadi yang terendah di kontrak kedua, dan tawaran
Cooper akan menjadi yang terendah di ketiga kontrak. Tak satu pun dari vendor
akan mendapatkan semua tiga pekerjaan, tetapi mereka semua dijamin untuk
mendapatkan setidaknya satu pekerjaan. Lebih jauh, karena mereka
merencanakan tawaran mereka sebelumnya, mereka dapat berkonspirasi untuk
menaikkan penawaran mereka harga.

Selain itu, skema rotasi penawaran dapat digabungkan dengan skema yang
melibatkan perjanjian bahwa pemenang tender akan memberikan subkontrak
kepada penawar yang kalah. Ini memungkinkan kehilangan penawar untuk
meningkatkan arus kas mereka saat mereka menunggu giliran untuk
menang. Demikian pula, kehilangan penawar mungkin menerima persentase dari
keuntungan perusahaan yang menang.
c. Bid suppresion

11
 Penindasan penawaran terjadi ketika dua atau lebih kontraktor memasuki
perjanjian ilegal di mana setidaknya salah satu konspirator menahan diri dari
penawaran atau penarikan penawaran yang diajukan sebelumnya.Tujuan dari
skema ini adalah untuk memastikan bahwa tawaran pesaing tertentu diterima.
Skema penindasan penawaran, bagaimanapun, dapat mengambil bentuk
lain. Karena banyak skema yang melibatkan kolusi di antara para pesaing
mengharuskan sejumlah bidder terbatas untuk menyetujui konspirasi, inflasi
harga akan menjadi nyata jika seorang penawar baru atau tidak kooperatif
memasuki kompetisi. Untuk mencegah hal ini, para konspirator mungkin
membayar di luar perusahaan untuk menahan diri dari penawaran atau
penarikan penawaran yang sudah diajukan. Konspirator mungkin juga
menggunakan cara yang lebih kuat untuk mencegah entitas yang tidak
kooperatif berpartisipasi dalam proses penawaran.
Misalnya, untuk melindungi monopoli mereka, para konspirator mungkin
membuat protes penawaran atau memaksa pemasok dan subkontraktor untuk
menghindari berurusan dengan perusahaan yang tidak bekerja sama.
d. Market division
Skema pembagian pasar (atau alokasi pasar ) melibatkan perjanjian di antara
para pesaing untuk membagi dan mengalokasikan pasar dan menahan diri untuk
tidak saling bersaing di bagian pasar yang ditunjuk. Dalam skema ini, para
pesaing umumnya membagi pasar sesuai dengan area geografis (yaitu, para
pesaing bergantian kontrak sesuai dengan wilayah geografis), atau mereka
membuat divisi berdasarkan pelanggan (yaitu, pesaing mengalokasikan
pelanggan atau jenis pelanggan tertentu di antara mereka sendiri).
Hasil dari skema ini adalah bahwa perusahaan pesaing tidak akan menawar satu
sama lain, atau mereka hanya akan mengajukan tawaran komplementer ketika
permintaan untuk penawaran dilakukan oleh pelanggan atau di area yang tidak
ditugaskan kepada mereka. Pelanggan dengan demikian kehilangan manfaat dari
persaingan yang sebenarnya dan akhirnya membayar harga yang lebih tinggi
daripada yang ditentukan oleh penawaran yang adil di bawah ekonomi
normal pasukan.
Para kontraktor yang korup sering menyembunyikan skema pembagian pasar
dengan mengajukan penawaran dari perusahaan-perusahaan cangkang (yaitu,
perusahaan yang tidak memiliki kehadiran fisik dan menghasilkan sedikit nilai
12
 ekonomi independen). Mengajukan tawaran dari entitas fiktif memberikan kesan
persaingan. Selanjutnya, kontraktor yang sebenarnya dapat menaikkan harganya
karena tawaran yang lain curang dan pasti lebih tinggi dari miliknya. Akibatnya,
tawaran dari pemasok fiktif berfungsi untuk memvalidasi kutipan berlebihan dari
pemenang kontraktor.

e. Red flag Collution among contractors

Bendera merah umum skema yang melibatkan kolusi antara kontraktor termasuk:
 Industrinya terbatas kompetisi.
 Tawaran kontraktor yang sama untuk setiap proyek atau produk.
 Tawaran yang menang juga muncul tinggi.
 Semua kontraktor mengajukan tinggi secara konsisten tawaran.
 Kontraktor yang berkualitas tidak tunduk tawaran.
 Subkontraktor pemenang tender bekerja untuk satu atau lebih penawar yang
kalah atau untuk bukan penawar.
 Tawaran tampaknya merupakan tawaran komplementer oleh perusahaan yang
tidak memenuhi syarat untuk melakukan kerja.
 Beberapa tawaran gagal memenuhi persyaratan penting dari dokumen
permohonan (yaitu, beberapa tawaran tidak sesuai dengan
penawaran spesifikasi).
 Beberapa tawaran yang kalah buruk siap.
 Lebih sedikit pesaing dari biasanya mengajukan tawaran pada proyek
atau produk.
 Ketika seorang kontraktor baru memasuki kompetisi, harga penawaran
mulai jatuh.
 Ada pola rotasi untuk memenangkan penawar (misalnya, geografis,
pelanggan, pekerjaan, atau jenis kerja).
 Ada bukti kolusi dalam penawaran (misalnya, penawar membuat kesalahan
matematika atau ejaan yang sama; tawaran disiapkan menggunakan jenis
huruf yang sama, tulisan tangan, alat tulis, atau amplop; atau pesaing
menyerahkan identik tawaran).
 Ada pola di mana pihak terakhir yang menawar memenangkan kontrak.

13
  Ada pola perilaku oleh penawar atau karyawan mereka yang menunjukkan
kemungkinan kolusi (misalnya, pesaing secara teratur bersosialisasi,
mengadakan pertemuan, saling mengunjungi satu sama lain kantor, subkontrak
satu sama lain, dan sebagainya di).
2. Collution between contractors and employees
Seringkali, skema penipuan pengadaan melibatkan kolusi antara kontraktor dan
karyawan entitas pengadaan. Cara di mana skema ini dilakukan umumnya
tergantung pada tingkat pengaruh karyawan yang korup.Semakin banyak kekuatan
yang dimiliki seseorang selama proses penawaran, semakin besar kemungkinan
orang tersebut dapat mempengaruhi entitas mana yang mendapat kontrak. Oleh
karena itu, karyawan pengadaan yang terlibat dalam skema penipuan pengadaan
cenderung memiliki pengaruh yang baik terhadap penawaran yang kompetitif proses.
Berbagai jenis karyawan pengadaan merupakan target potensial untuk kontraktor
yang korup, termasuk pembeli, pejabat kontrak, insinyur dan perwakilan teknis,
perwakilan jaminan kualitas atau produk, karyawan subkontraktor penghubung,
dan siapa pun yang memiliki wewenang atas pemberian kontrak.
Seringkali, ketika penjual menyogok seorang karyawan dari organisasi pembelian
untuk membantunya dalam skema, biaya suap termasuk dalam penawaran vendor
yang korup. Oleh karena itu, perusahaan pembelian akhirnya menanggung biaya
pembayaran terlarang. Skema penipuan pengadaan melibatkan kontraktor dan
karyawan entitas pembelian umumnya mencakup hal-hal berikut:
a. Need reconition
Umumnya, tindakan pengadaan dimulai dengan entitas pengadaan yang
membuat penentuan kebutuhan umum. Penentuan awal ini termasuk penilaian
jenis dan jumlah barang atau jasa yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan
entitas. Dalam skema pengenalan kebutuhan, karyawan pengadaan meyakinkan
majikan mereka bahwa mereka membutuhkan produk atau jasa yang berlebihan
atau tidak perlu. Dengan demikian, perlu skema pengakuan terjadi pada fase
presolitisasi.
Seringkali, dalam skema pengakuan yang dibutuhkan, pembelian karyawan
entitas menerima suap atau sogokan karena meyakinkan majikan mereka untuk
mengenali kebutuhan akan produk atau layanan tertentu.

14
 Ada beberapa bendera merah yang mungkin menunjukkan skema pengenalan
kebutuhan. Organisasi dengan persyaratan stok dan inventaris yang sangat tinggi
mungkin mengungkapkan situasi di mana karyawan yang korup berusaha
membenarkan pembelian yang tidak perlu dari pemasok tertentu. Demikian pula,
jika bahan organisasi tidak dipesan pada titik pemesanan ulang yang optimal, ini
harus menaikkan bendera merah. Seorang karyawan mungkin juga membenarkan
pembelian inventaris yang tidak perlu dengan menuliskan sejumlah besar barang
surplus sebagai memo. Ketika barang-barang ini meninggalkan inventaris,
mereka membuka ruang untuk membenarkan pembelian tambahan.
Skema pengakuan adalah kebutuhan yang didefinisikan dengan cara yang hanya
dapat dipenuhi oleh pemasok atau kontraktor tertentu. Selain itu, kegagalan
untuk mengembangkan daftar pemasok cadangan yang memuaskan dapat
mengungkapkan keterikatan yang sangat kuat terhadap pemasok utama —
lampiran yang dapat dijelaskan dengan penerimaan suap dari pemasok tersebut.
Bendera umum lainnya dari skema pengakuan kebutuhan termasuk:
 Penilaian kebutuhan tidak memadai atau akurat dikembangkan.
 Tidak ada daftar pemasok cadangan untuk barang, suku cadang, dan
layanan yang terus dibeli dari satu sumber.
 Perkiraan tidak disiapkan atau disiapkan setelah permohonan
dilakukan diminta.
 Item, bagian, dan layanan diperoleh dari satu sumber.
 Karyawan tersangka menampilkan kekayaan mendadak, membayar utang,
atau hidup di luar utangnya cara.
 Karyawan tersangka punya luar bisnis.
 Beberapa pembelian dilakukan yang jatuh di bawah ambang batas membatasi.
 Pembelian dilakukan tanpa menerima laporan.
b. Bid tailoring
Skema penjahit penawaran (juga dikenal sebagai skema spesifikasi) terjadi
selama fase praklinik. Dalam skema ini, seorang karyawan dengan tanggung
jawab pengadaan, sering berkolusi dengan kontraktor, merancang spesifikasi
penawaran dengan cara yang memberikan keuntungan yang tidak adil kepada
kontraktor tertentu.

15
Sekali lagi, spesifikasi penawaran adalah daftar elemen, ukuran, material,
karakteristik, fungsi yang diperlukan, dan informasi spesifik lainnya yang
merinci barang dan jasa yang dibutuhkan entitas pengadaan dari
kontraktor. Spesifikasi membantu calon kontraktor dalam proses penawaran,
memberi tahu mereka apa yang harus mereka lakukan dan memberikan dasar
yang kuat untuk membuat penawaran, dan mereka memberikan pejabat
pengadaan dengan dasar yang kuat untuk memilih tawaran.
Ada tiga metode utama yang digunakan untuk melakukan skema tender-
tailoring.
Salah satu metode melibatkan penyusunan spesifikasi yang sempit. Dalam skema
ini, karyawan yang korup menyesuaikan spesifikasi penawaran untuk
mengakomodasi kemampuan vendor dan untuk menghilangkan pesaing lain
sehingga kontraktor yang disukai secara efektif dijamin untuk memenangkan
kontrak. Misalnya, tawaran yang disesuaikan mungkin mengharuskan kontraktor
potensial untuk memiliki persentase tertentu dari kepemilikan perempuan atau
minoritas. Persyaratan semacam itu tidak ilegal, tetapi jika ditempatkan dalam
spesifikasi sebagai akibat suap, maka karyawan itu telah menjual pengaruhnya
untuk menguntungkan vendor yang tidak jujur.
Metode kedua melibatkan penyusunan spesifikasi yang luas. Dalam skema ini,
karyawan yang korup dari pembeli merancang standar kualifikasi yang terlalu
luas untuk memenuhi syarat kontraktor yang dinyatakan tidak berkualifikasi.
Metode ketiga melibatkan penyusunan spesifikasi yang tidak jelas. Dalam
skema ini, personil pembeli dan kontraktor berkolusi untuk menulis spesifikasi
yang tidak jelas atau sengaja menghilangkan spesifikasi penawaran. Ini
memungkinkan amandemen kontrak berikutnya, memungkinkan kontraktor
menaikkan harga kontrak.
Beberapa tanda merah umum dari penjahit tawaran termasuk:
 Kontrol yang lemah terhadap penawaran proses
 Hanya satu atau beberapa penawar yang merespons tawaran permintaan
 Kontrak bukan penawaran ulang meskipun lebih sedikit dari jumlah minimum
penawaran diterima
 Kesamaan antara spesifikasi dan produk kontraktor pemenang atau jasa

16
  Spesifikasi dan pernyataan tawaran kerja disesuaikan agar sesuai dengan
produk atau kemampuan dari satu kontraktor
 Spesifikasi sempit atau luas yang tidak biasa atau tidak wajar untuk
jenis barang atau jasa diperoleh
 Permintaan untuk kiriman penawaran tidak memberikan informasi
pengajuan penawaran yang jelas (misalnya, tidak ada waktu, tempat, atau
cara pengajuan yang jelas tawaran)
 Perubahan spesifikasi kontrak yang tidak dapat dijelaskan dari proposal
sebelumnya atau yang serupa item
 Jumlah penghargaan kompetitif yang tinggi untuk satu pemasok
 Sosialisasi atau kontak pribadi di antara personil kontrak dan penawar
 Spesifikasi yang dikembangkan oleh atau berkonsultasi dengan
kontraktor yang diizinkan untuk berkompetisi dalam pembelian
 Jumlah pesanan perubahan tinggi untuk satu pemasok.
c. Bid manipulation
Dalam skema manipulasi penawaran, karyawan pengadaan memanipulasi
proses penawaran untuk menguntungkan kontraktor atau pemasok yang
disukai. Dengan demikian, skema ini terjadi selama fase ajakan dan evaluasi.
Singkatnya, manipulasi tawaran melibatkan penipu yang mencoba
mempengaruhi pemilihan kontraktor dengan membatasi kumpulan pesaing dari
siapa tawaran dicari. Oleh karena itu, dalam skema ini, vendor korup
membujuk karyawan perusahaan pembelian untuk memastikan hal itu satu atau
lebih dari pesaing vendor tidak dapat menawar kontrak, dengan demikian
meningkatkan peluang vendor untuk memenangkan kontrak.
Beberapa cara umum untuk melakukan skema ini meliputi:
 Menggunakan publikasi tidak jelas untuk mempublikasikan
tawaran permohonan
 Memublikasikan permohonan tawaran selama liburan periode
 Menerima tawaran terlambat atau memalsukan tawaran log
 Mengubah tawaran
 Memperpanjang tanggal pembukaan tawaran tanpa pembenaran
 Pembukaan prematur tawaran
 Merilis rahasia informasi

17
  Membuang atau kehilangan tawaran atau usul
 Mendiskualifikasi tawaran karena alasan yang tidak tepat
(misalnya, membatalkan penawaran karena dugaan kesalahan
dalam spesifikasi)
 Menambahkan vendor baru ke daftar bidder yang berkualifikasi tidak
jelas alasan
 Membatasi waktu untuk mengajukan penawaran sehingga hanya mereka
yang memiliki informasi sebelumnya memiliki waktu yang cukup untuk
menyiapkan tawaran atau proposal

Variasi dari skema ini melibatkan perwakilan penjualan yang korup yang
menangani atas nama sejumlah penawar potensial. Perwakilan penjualan menyuap
seorang pejabat kontrak untuk melakukan proses pengajuan, memastikan bahwa
hanya perusahaan-perusahaan yang mewakili perwakilan penjualan akan dapat
mengajukan tawaran. Demikian pula, di beberapa sektor, tidak jarang pembeli
“mengharuskan” bahwa bidder diwakili oleh perwakilan penjualan atau manufaktur
tertentu.
Untuk melindungi kepentingan klien mereka, perwakilan ini mungkin membayar
imbalan kepada pembeli. Hasil dari transaksi tersebut adalah bahwa perusahaan
pembelian dirampas dari kemampuan untuk mendapatkan harga terbaik pada
kontraknya.
Beberapa bendera merah skema manipulasi tawaran termasuk:
 Kontrol yang lemah atas prosedur penawaran menyajikan.
 Ada bukti perubahan tawaran setelah mereka diterima.
 Tawaran yang menang dibatalkan karena kesalahan dan pekerjaan
tersebut adalah tawaran ulang atau diberikan kepada kontraktor lain.
 Penawar lain yang memenuhi syarat didiskualifikasi karena terkesan
sewenang-wenang, salah, sembrono, atau pribadi alasan.
 Seorang karyawan pengadaan menerima terlambat tawaran.
 Kontrak diberikan kepada yang tidak responsif penawar.
 Tawaran yang bersaing adalah kalah.
 Batas waktu penawaran adalah berubah.

18
  Meskipun menerima kurang dari jumlah tawaran minimum, kontraknya
tidak tawaran kembali.
 Undangan untuk tawaran dikirim ke yang tidak berkualifikasi kontraktor.
 Undangan untuk penawaran dikirim ke kontraktor yang sebelumnya
ditolak tawaran.
d. Leaking bid data
Tawaran kompetitif bersifat rahasia. Mereka seharusnya tetap disegel sampai
tanggal tertentu ketika semua tawaran dibuka dan ditinjau oleh entitas
pengadaan. Dengan demikian, karyawan entitas pengadaan dapat membocorkan
informasi pra-penawaran atau informasi rahasia dari penawar yang bersaing
kepada penawar yang disukai, memberikan bahwa bidder tersebut merupakan
keuntungan yang tidak adil dalam proses penawaran. Dengan demikian, dalam
skema seperti itu, karyawan tidak mengubah spesifikasi agar sesuai dengan
vendor; sebaliknya, ia memberi vendor yang disukai untuk mulai merencanakan
penawarannya dan mempersiapkan pekerjaan.
Biasanya, skema ini melibatkan vendor korup yang membayar karyawan
pengadaan untuk hak untuk melihat spesifikasi lebih awal dari
kompetisi. Akibatnya, orang atau orang-orang yang memiliki akses ke tawaran
tersegel sering menjadi sasaran vendor yang tidak etis yang mencari keuntungan
dalam prosesnya.

CONTOH
Hadiah dan pembayaran tunai diberikan kepada pemilik
mayoritas perusahaan dalam pertukaran untuk perlakuan
istimewa selama proses penawaran. Pemasok yang membayar
suap diizinkan untuk melihat tawaran pesaingnya dan
menyesuaikan tawarannya sendiri.

Skema bocor mungkin juga melibatkan langkah-langkah untuk membatasi waktu

untuk mengajukan penawaran.
Karena skema bocor memberikan pemberitahuan kontrak kepada pemasok yang
disukai, mereka dapat mengembangkan penawaran mereka sebelum
kompetisi. Dan jika seorang karyawan pengadaan juga membatasi waktu untuk
mengajukan penawaran, karyawan akan membatasi periode penawar untuk
19
 mengembangkan proposal penawaran, dan pemasok dengan pengetahuan
sebelumnya akan memiliki keuntungan atas persaingan.

Bendera merah
Beberapa bendera merah umum dari skema data tawaran yang bocor meliputi:
 Entitas pengadaan memiliki kontrol yang lemah atas kontraknya sistem.
 Tawaran yang menang hanya di bawah tawaran terendah berikutnya .
 Tawaran yang menang sangat dekat dengan entitas pengadaan perkiraan.
 Pihak terakhir yang menawar memenangkan kontrak.
 Kontrak itu adalah penawaran ulang yang tidak perlu .
 Seorang kontraktor mengajukan dokumentasi palsu untuk mendapatkan
tawaran terlambat diterima.
 Personil kontrak memberikan informasi atau saran tentang kontrak kepada
kontraktor berdasarkan preferensial
e. Bid splitting
Secara umum, entitas pengadaan harus menggunakan metode kompetitif untuk
proyek dengan jumlah tertentu. Untuk menghindari persyaratan ini, karyawan
yang tidak jujur dapat memecah proyek besar menjadi beberapa proyek kecil
yang jatuh di bawah tingkat penawaran wajib dan memberikan sebagian atau
seluruh pekerjaan komponen kepada kontraktor yang bersekongkol dengan
karyawan tersebut.
Beberapa bendera merah yang umum dari skema pembagian tawaran meliputi:
 Dua atau lebih pengadaan serupa atau identik dari pemasok yang sama
dalam jumlah hanya di bawah peninjauan tingkat atas atau penawaran
kompetitif batas
 Dua atau lebih prokur terkait yang berurutan dari kontraktor yang sama
yang jatuh tepat di bawah penawaran tingkat persaingan atau tingkat
atas batas
 Pembelian terpisah yang tidak dibenarkan yang termasuk dalam batas
peninjauan penawaran atau tingkat atas
 Pembelian berurutan hanya di bawah peninjauan tingkat atas atau penawaran
kompetitif batas
 Pembelian berurutan di bawah review tingkat atas atau batas penawaran
kompetitif yang diikuti oleh perubahan pesanan
20
f. Unjustified sole-source award
Metode pengadaan nonkompetitif, seperti kontrak sumber tunggal, tidak
termasuk persaingan; oleh karena itu, metode semacam itu dapat digunakan
dengan tidak semestinya untuk menghilangkan persaingan dan mengarahkan
kontrak ke vendor tertentu.
Sekali lagi, kontrak satu-sumber adalah proses pengadaan yang tidak
kompetitif yang dicapai melalui permintaan hanya satu sumber, sehingga
membatasi persaingan penuh dan terbuka. Kontraktor sumber tunggal lebih
rentan terhadap penipuan daripada metode kompetitif karena memberikan
kebebasan yang lebih besar untuk manipulasi dan kolusi dengan vendor atau
kontraktor; akibatnya, organisasi pengadaan biasanya membutuhkan
pembenaran untuk menggunakan bentuk pengadaan ini. Biasanya,
pembenaran terjadi ketika barang atau jasa hanya tersedia dari satu sumber,
ketika keadaan darurat tidak memungkinkan penundaan akibat dari ajakan
kompetitif, atau ketika permohonan ditentukan tidak memadai setelah
meminta sejumlah sumber.
Selain itu, dalam kasus yang melibatkan penghargaan satu-satunya sumber
yang tidak beralasan, pemasok biasanya mengenakan harga yang jauh lebih
tinggi daripada yang bisa diperoleh perusahaan melalui penawaran.

CONTOH
Seorang peternak mengubah persyaratan kontrak untuk tawaran,
mengklaim spesifikasi yang disebut penyedia sumber
tunggal. Berdasarkan informasi yang diminta, penawaran yang
kompetitif diabaikan dan kontrak diberikan kepada pemasok
tertentu. Tinjauan atas tawaran lain yang diterima di kemudian
hari menunjukkan bahwa materi tertentu tersedia hingga $ 70.000
lebih sedikit daripada yang dibayarkan perusahaan dalam
pengaturan sumber tunggal. Karyawan itu telah membantu
mengalihkan pekerjaan ke kontraktor sebagai imbalan atas janji
pekerjaan di masa depan.

Beberapa bendera merah yang umum dari skema penghargaan sumber-sumber

tunggal yang tidak dapat dibenarkan termasuk:
21
  Sering menggunakan kontrak pengadaan sumber tunggal
 Tingginya jumlah penghargaan sumber tunggal untuk satu pemasok
 Meminta pengadaan sumber tunggal ketika ada kumpulan kontraktor yang
tersedia untuk berkompetisi untuk kontrak
 Pengadaan entitas tidak menjaga menit yang akurat dari pra-
penawaran pertemuan
 Pernyataan palsu dibuat untuk membenarkan metode pengadaan yang tidak
kompetitif
 Pembenaran untuk metode nonkompetitif ditandatangani atau disetujui
oleh karyawan tanpa wewenang
 Karyawan gagal mendapatkan ulasan yang diperlukan
untuk pembenaran sumber tunggal
 Pembenaran sumber tunggal yang dikembangkan oleh atau melalui konsultasi
dengan kontraktor yang diizinkan untuk bersaing dalam pengadaan

3. Defective pricing schemes in Negotiated Contracts

Harga cacat muncul ketika kontraktor secara sengaja menggunakan data biaya
atau harga tidak akurat untuk menggelembungkan biaya dalam kontrak yang
dinegosiasikan (yaitu, metode kontrak yang memungkinkan negosiasi antara
entitas pengadaan dan calon kontraktor).
Skema penetapan harga yang cacat lebih terbatas daripada bentuk lain dari penipuan
pengadaan karena mereka terutama terjadi dalam kontrak yang
dinegosiasikan. Biasanya, pengadaan entitas menggunakan kontrak yang
dinegosiasikan ketika kondisi tidak sesuai untuk penawaran kompetitif dan tersegel.
Umumnya, ketika terlibat dalam kontrak yang dinegosiasikan, kontraktor
mengirimkan data biaya atau harga. Contoh data biaya atau harga mencakup
informasi seperti kutipan atau tawaran vendor, keputusan membuat / membeli,
perubahan produksi mendatang yang diketahui, diskon yang sudah-tawar-menawar,
dan sebagainya. Dalam kontrak yang dinegosiasikan, kontraktor dapat mengirimkan
data penetapan harga yang cacat untuk menggelembungkan harga kontrak. Seorang
kontraktor mengirimkan data biaya atau harga yang cacat ketika lebih banyak data
saat ini, lebih lengkap, atau lebih akurat ada, tetapi tidak diungkapkan kepada badan
pengadaan, yang menghasilkan kenaikan harga kontrak.

22
Namun, perlu dicatat bahwa tidak setiap contoh penetapan harga yang cacat adalah
hasil dari perilaku curang kontraktor. Bahkan, data yang rusak dapat diajukan untuk
berbagai alasan non-penipuan, seperti kelalaian, kecelakaan, ketidakmampuan,
kesalahan, dan sebagainya.
a. Methods of Defective pricing
Seorang kontraktor dapat menggunakan berbagai skema penetapan harga yang
cacat untuk meningkatkan biaya kontrak dan dengan demikian keuntungannya,
tetapi umumnya, skema penetapan harga yang cacat melibatkan kenaikan
biaya tenaga kerja atau kenaikan biaya bahan. Kontraktor dapat meningkatkan
biaya tenaga kerja dengan:
 Menggunakan biaya yang sudah ketinggalan jaman jadwal
 Menggunakan personil dengan upah rendah untuk melakukan pekerjaan yang
lebih tinggi tarif
 Menggunakan personil yang digaji untuk melakukan lembur tanpa kompensasi
 Gagal memperhitungkan pengurangan biaya pembelajaran-kurva
 Subkontrak kepada perusahaan afiliasi dengan inflasi tarif

Kontraktor dapat menggelembungkan biaya bahan dengan:

 Gagal mengungkapkan diskon dan kredit
 Menggunakan standar yang sudah ketinggalan jaman biaya
 Menggunakan biaya kuantitas kecil untuk harga pembelian dalam jumlah
besar
 Melakukan subkontrak atau membeli dari perusahaan afiliasi pada
inflasi harga
 Gagal mengungkapkan bahan sisa inventaris
 Menggunakan pemasok hantu untuk mengembang biaya
 Gagal mengungkapkan perubahan dalam "membuat atau membeli" keputusan
 Memperkirakan biaya berdasarkan alokasi biaya tidak valid metode
 Menggunakan eskalasi biaya yang tidak didukung faktor-faktor
b. Redfags of Defective pricing
Berikut ini adalah bendera merah umum yang terkait langsung dengan skema
penetapan harga yang cacat:
 Kontraktor menyediakan dokumentasi yang tidak memadai, tidak akurat, atau
tidak lengkap untuk mendukung biaya proposal.
23
  Kontraktor terlambat menyediakan, keterlambatan menyediakan, atau tidak
dapat memberikan biaya pendukung atau harga data.
 Perkiraan biaya kontraktor tidak konsisten dengan harga (yaitu, perbedaan
antara harga kuotasi dan harga aktual ).
 Kontraktor menggunakan informasi penentuan harga yang kedaluwarsa
(misalnya, jadwal biaya yang ketinggalan jaman) dalam proposal biaya.
 Kontraktor gagal memperbarui data biaya atau harga ketika aktivitas
sebelumnya menunjukkan bahwa biaya atau harga memiliki menurun.
 Kontraktor gagal untuk mengungkapkan dokumen internal pada diskon,
rabat, dan sebagainya di.
 Kontraktor gagal untuk mengungkapkan informasi mengenai masalah biaya
signifikan yang mengurangi biaya proposal .
 Kontraktor menggunakan vendor atau subkontraktor selama kinerja kontrak
yang berbeda dari yang disebutkan dalam proposal atau kontrak.
 Bahan, persediaan, atau komponen yang digunakan kontraktor dalam
produksi berbeda dari yang tercantum dalam proposal atau kontrak.
 Penundaan kontraktor merilis informasi yang dapat
mengakibatkan penurunan harga .
 Bukti pemalsuan atau perubahan dokumentasi yang digunakan untuk
mendukung perhitungan biaya.
 Kontraktor memiliki margin keuntungan yang sangat tinggi pada saat
selesai kerja.
 Kontraktor gagal untuk memperbaiki kekurangan sistem yang dikenal yang
mengarah ke harga yang rusak .
 Karyawan yang tidak berkualifikasi mengembangkan data biaya atau harga
yang digunakan dalam proses estimasi kontraktor.

4. Performance schemes
Skema penipuan pengadaan yang terjadi selama tahap penghargaan dan kinerja proses
pengadaan, termasuk:
a. Nonconforming goods and services
Ketidaksesuaian barang atau jasa penipuan , juga dikenal sebagai substitusi
produk atau kegagalan untuk memenuhi spesifikasi kontrak , mengacu pada
upaya oleh kontraktor untuk mengirimkan barang atau jasa kepada entitas
24
pengadaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi kontrak yang
mendasarinya. Setelah kontraktor mengirimkan barang yang tidak sesuai dengan
kontrak, mereka menagih dan menerima pembayaran untuk barang atau jasa yang
sesuai tanpa menginformasikan pembeli tentang kekurangan tersebut.
Skema ini dapat melibatkan berbagai perilaku, tetapi umumnya mereka
mencakup setiap keberangkatan yang disengaja dari persyaratan kontrak untuk
meningkatkan laba atau mematuhi jadwal waktu kontrak.
Kegagalan yang tidak disengaja untuk memenuhi spesifikasi kontrak bukanlah
penipuan, tetapi mungkin merupakan pelanggaran kontrak. Tetapi seorang
kontraktor yang dengan sengaja memberikan barang atau jasa yang tidak
memenuhi spesifikasi mungkin bersalah atas penipuan jika ia secara salah
menyatakan bahwa ia telah memenuhi kontrak atau sengaja menyembunyikan
kegagalannya untuk melakukannya.
Seringkali, kontraktor mengganti barang atau jasa yang dikirimkan ke
pembeli. Substitusi sangat menarik dalam kontrak-kontrak yang menyerukan
bahan-bahan bermutu tinggi yang mahal yang dapat digantikan oleh produk-
produk yang sebanding dan jauh lebih murah. Pergantian sering melibatkan
bagian-bagian komponen yang tidak mudah dideteksi.
Demikian pula, potensi untuk kasus substitusi produk adalah yang terbesar di
mana entitas pengadaan bergantung pada integritas kontraktor untuk memastikan
bahwa ia mendapatkan apa yang dibayarnya.
Skema jenis ini dapat dilakukan oleh kontraktor yang bertindak sendiri, atau
dapat difasilitasi oleh personel pengadaan atau inspeksi sebagai hasil dari
korupsi. Dalam skema penipuan yang tidak sesuai yang melibatkan korupsi,
pemasok yang tidak jujur mungkin memberikan hadiah atau bantuan kepada
inspektur atau membayar uang suap kepada pejabat kontrak untuk memfasilitasi
skema tersebut. Pemasok kemudian akan mengirimkan dokumen palsu untuk
menyembunyikannya.
Seorang kontraktor yang berulang kali gagal memenuhi spesifikasi kontrak tanpa
tindakan korektif oleh inspektur atau staf pengawas pelanggan mungkin
menunjukkan korupsi.
Berbagai macam skema penipuan mungkin melibatkan barang atau jasa yang
tidak sesuai. Beberapa contoh termasuk:

25
 Menyampaikan atau menggunakan produk atau bahan dengan kualitas lebih
rendah dari yang ditentukan dalam kontrak yang mendasarinya
 Mensubstitusi produk atau barang untuk yang ditentukan di bawah persetujuan
 Mempekerjakan staf yang kurang berkualitas dari yang ditentukan
dalam kontrak
 Menyampaikan atau menggunakan tiruan, rusak, dikerjakan ulang, atau
digunakan bagian
 Menyampaikan atau menggunakan bahan yang belum diuji
 Memalsukan hasil uji materi, produk, atau barang
 Membuat sertifikasi palsu (mis. Pernyataan bahwa bagian atau materi baru,
diproduksi di dalam negeri, dan memenuhi spesifikasi kontrak tentang kualitas
dan kuantitas, atau bahwa perusahaan tersebut dimiliki oleh minoritas)

Red Flags Of Nonconforming Barang Atau Layanan Layanan

Berikut ini adalah daftar potensi bendera merah untuk skema yang tidak sesuai:
 Persentase pengembalian yang tinggi untuk ketidakpatuhan
terhadap spesifikasi
 Ketidakhadiran produk yang hilang, diubah, atau diubah sertifikat
 Sertifikat kepatuhan ditandatangani oleh karyawan tanpa jaminan
kualitas tanggung jawab
 Pengujian material dilakukan oleh pemasok, menggunakan personel
dan fasilitas pemasok sendiri
 Bukti bahwa hasil pengujian atau inspeksi dipalsukan (misalnya, dokumen
tampak diubah atau dimodifikasi, dokumen uji tidak dapat terbaca, tanda
tangan pada dokumen tidak dapat terbaca, dokumen ditandatangani oleh
personel yang tidak berkualifikasi atau tidak pantas, laporan pengujian
serupa atau identik dengan deskripsi sampel dan hasil pengujian, dan
sebagainya di)
 Paling tinggi keuntungan produk garis memiliki itu paling
tinggi jumlah dari bahan kembali otorisasi atau resesi
 Perbedaan antara deskripsi produk atau penampilan normal
dan tampilan sebenarnya (misalnya, produk baru tampaknya digunakan)
 Digunakan, surplus, atau bagian yang dikerjakan ulang adalah disampaikan

26
 Pengiriman produk yang tampak palsu (misalnya, kemasan produk,
penampilan, dan deskripsi tidak tampak asli, barang yang secara konsisten
dirusak di area yang sama, barang-barang yang berbeda satu sama lain, dan
sebagainya di)
 Tawaran oleh kontraktor untuk memilih sampel dan menyiapkannya
untuk pengujian
 Pengiriman mirip barang
 Jumlah penggantian awal yang luar biasa tinggi
 Kontraktor membatasi atau menghindari pemeriksaan barang atau
jasa pengiriman

Mendeteksi Nonconforming Barang Atau Layanan Layanan

Untuk mendeteksi skema yang tidak sesuai, pemeriksa penipuan harus, minimal,
memeriksa hal berikut untuk bendera merah:
 Kontrak atau pesanan pembelian spesifikasi
 Pernyataan, klaim, faktur, dan dokumen pendukung Kontraktor
 Diterima produk
 Tes dan hasil pemeriksaan untuk periode yang relevan, mencari perbedaan
antara tes dan hasil pemeriksaan dan kontrak spesifikasi

Selain itu, untuk mendeteksi skema yang tidak sesuai, pemeriksa penipuan
harus:
 Tinjau korespondensi dan file kontrak untuk indikasi ketidakpatuhan.
 Meminta bantuan dari personel teknis luar untuk melakukan setelah fakta tes.
 Inspeksi atau uji barang atau bahan yang dipertanyakan dengan memeriksa
kemasan, penampilan, dan deskripsi untuk menentukan apakah barang
tersebut sesuai.
 Pisahkan dan identifikasi sumber barang yang dicurigai atau bahan.
 Tinjau laporan inspeksi untuk menentukan apakah pekerjaan dilakukan dan
bahan yang digunakan dalam proyek diperiksa dan dipertimbangkan diterima.
 Tinjau buku-buku kontraktor, daftar gaji, dan catatan pengeluaran untuk
melihat apakah mereka mengeluarkan biaya yang diperlukan untuk mematuhi
kontrak spesifikasi.
27
  Tinjau laporan inspeksi dan pengujian barang yang dipertanyakan atau bahan.
 Melakukan inspeksi dan tes yang rutin dan tanpa pemberitahuan atas
barang atau bahan yang dipertanyakan .
 Periksa buku-buku kontraktor dan manufaktur atau beli catatan untuk bukti
tambahan, mencari perbedaan antara biaya yang diklaim dan biaya aktual,
kontraktor, dll.
 Wawancara pembelian personil tentang itu kehadiran dari apa
saja merah bendera atau indikasi ketidaktaatan lainnya.
 Cari dan tinjau catatan eksternal (misalnya, catatan pengadilan, keluhan
sebelumnya, laporan audit, laporan investigasi, sumber media) untuk
menentukan apakah ada riwayat perbuatan salah.

b. Change order abuse

Perintah perubahan adalah perjanjian tertulis antara entitas pengadaan dan
kontraktor untuk membuat perubahan dalam kontrak yang ditandatangani.
Mengubah penyalahgunaan order adalah skema kinerja yang melibatkan kolusi
antara kontraktor dan personel dari entitas pengadaan. Dalam penyalahgunaan
aturan perubahan, kontraktor yang korup mengajukan tawaran rendah untuk
memastikan bahwa ia memenangkan penghargaan kontrak, tetapi, setelah entitas
pengadaan penghargaan kontrak, kontraktor korup meningkatkan harga mereka
dengan pesanan perubahan berikutnya. Jika berhasil, skema ini akan, setidaknya,
menyebabkan entitas pengadaan kehilangan keuntungan yang diterima melalui
proses penawaran kompetitif.
Demikian pula, kontraktor yang tidak jujur, bertindak dalam persekongkolan
dengan karyawan kontrak, dapat menggunakan proses perubahan pesanan untuk
memperpanjang atau memperluas kontrak dan menghindari penawaran ulang.
Ubah pesanan umumnya menerima lebih sedikit pengawasan daripada proses
yang digunakan untuk memperoleh kontrak yang mendasari, menjadikannya cara
populer untuk menipu mengakses dana atau menghasilkan dana untuk suap.
Meskipun perintah perubahan tidak dapat dihindari dan dapat dikembangkan
karena berbagai alasan (misalnya, kesalahan desain, spesifikasi ambigu atau
kelalaian dalam spesifikasi, perubahan ruang lingkup, penundaan cuaca,
peningkatan waktu atau biaya, perubahan kode bangunan, dll.), Pemeriksa
penipuan harus melihat semua pesanan perubahan kontrak dengan hati-hati.
28
Red Flags Of Change Order Abuse
Daftar bendera merah berikut dapat membantu menentukan ini.
 Kontraktor internal yang buruk mengontrol penentuan kebutuhan pesanan
perubahan (misalnya, pejabat manajemen gagal memastikan bahwa semua
usulan pesanan perubahan diperlukan untuk pekerjaan yang tidak diketahui
atau direnungkan pada saat kontrak diberikan)
 Pengadaan karyawan bertindak di luar ruang lingkup normal tugas
 Banyak pesanan perubahan dibenarkan pada berbagai alasan, termasuk
dugaan perubahan harga, inflasi, tidak tersedianya bahan atau peralatan
khusus, dan kebutuhan untuk mengganti alternatif yang lebih mahal
 Karyawan badan pengadaan menyetujui banyak pesanan perubahan
yang tidak dapat dijelaskan atau tidak dibenarkan untuk kontraktor yang sama
 Pola perubahan pesanan yang berulang yang meningkatkan harga, ruang
lingkup, atau periode perjanjian, dikeluarkan setelah entitas pengadaan
memberikan penghargaan kontrak
 Pesanan yang dipertanyakan, tidak terdokumentasi, atau sering diubah
diberikan kepada kontraktor tertentu
 Setelah kontrak diberikan, spesifikasi penawaran yang kurang detail
(persyaratannya tidak jelas) diklarifikasi dengan mengeluarkan
perubahan memesan
 Permintaan perubahan yang tidak direncanakan dengan baik pesanan
 Pola pesanan berubah tepat di bawah ambang batas membatasi
 Pegawai yang mengadakan entitas yang secara langsung terlibat dalam
menentukan persyaratan dan pengadaan barang
 Tingkat turnover tinggi di antara pengadaan personil
 Jangka waktu perjanjian diperpanjang dengan mengubah pesanan,
bukan penawaran ulang

Mendeteksi Penyalahgunaan Change Order

Penilai penipuan dapat mendeteksi penyalahgunaan perintah perubahan dengan
terlibat dalam aktivitas berikut:
 Periksa pesanan perubahan kontrak yang menambahkan baru item.

29
 Memeriksa perintah perubahan kontrak yang meningkatkan cakupan,
kuantitas, atau harga dari kontrak yang ada.
 Analisis pesanan perubahan kontrak untuk bendera merah .
 Wawancara mengeluhkan kontraktor, penawar yang tidak berhasil,
dan personel pengadaan tentang keberadaan bendera merah .
 Pencarian dan ulasan luar catatan (misalnya, pengadilan rekaman, sebelumnya
keluhan, audit laporan, laporan investigasi, sumber media, dll.) untuk
menentukan apakah ada riwayat pelanggaran.

30
c. Cost mischarging schemes
Skema pengabaian biaya, hal ini biasanya pada kinerja proses pengadaan. Hal ini
terjadi ketika kontraktor menagih entitas untuk pengadaan biaya yang tidak
diperbolehkan, tidak masuk akal, atau tidak dapat dialokasikan ke kontrak secara
langsung atau tidak langsung.
Seringkali, para kontraktor berpendapat bahwa kesalahan harga hanya merupakan
kesalahan biasa, dan masalah kesalahan pengiriman merupakan kesalahan atau
kejahatan sering tergantung pada niat kontraktor. Jadi, ketika menginvestigasi
skema penyalahgunaan biaya, pemeriksa penipuan harus menyelidiki maksud
dibalik terjadinya masalah tersebut.
Berikut beberapa metode umum yang digunakan kontraktor untuk biaya yang
tidak pantas:
 Mengisi biaya yang sama untuk satu kontrak atau lebih
 Mengisi biaya atau biaya yang tidak ada dengan jumlah yang ditingkatkan
 Mengisi biaya yang tidak dapat ditanggung ke kontrak
 Mengisi biaya untuk kategori atau kontrak yang salah
 Gagal mengungkapkan diskon dan kredit
 Menggunakan biaya standar yang sudah tidak diberlakukan
 Berkumpul dengan kontraktor secara langsung untuk membebankan harga
tinggi dan merombak bagian dari kenaikan harga tanpa pengungkapan
 Menggunakan pemasok fiktif untuk mengembang biaya
 Memalsukan dokumentasi pendukung

Red Flags Cost Mischarging schemes

Red flags skema penyalahgunaan biaya meliputi:
 Kontraktor menolak, menunda, atau tidak dapat memberikan data pendukung
secara lengkap.
 Dokumen pendukung kontraktor tidak tersedia untuk ditinjau.
 Dokumen pendukung kontraktor berkualitas buruk.
 Kontraktor menyediakan dokumen pendukung yang berbeda untuk barang
yang sama, dan harga satuan yang sangat bervariasi.
 Ada bukti pemalsuan atau perubahan pada data pendukung.

31
 Kontraktor gagal menyerahkan data biaya atau harga yang terkini, akurat, dan
lengkap.
 Kontraktor gagal untuk mengungkapkan dokumen internal tentang diskon
vendor.
 Perkiraan biaya tidak konsisten dengan harga kontraktor.
 Kegagalan yang berulang-ulang dengan praktik penawaran atau estimasi yang
diungkapkan oleh kontraktor.
 Standar lama yang sudah ketinggalan zaman digunakan untuk mendukung
proposal.
 Kontraktor gagal untuk mengungkapkan informasi mengenai masalah biaya
yang signifikan yang akan mengurangi biaya proposal.
 Kontraktor menggunakan personil yang tidak berkualifikasi untuk
mengembangkan data biaya atau harga yang digunakan dalam proses estimasi.
 Kontraktor menggunakan vendor atau sub kontraktor selain yang tercantum
dalam proposal.
 Kontraktor berulang kali gagal untuk mengungkapkan penawaran atau
memperkirakan praktik.

Jenis Cost Mischarging Schemes

Umumnya, kontraktor melakukan salah satu dari tiga jenis mischarges:
 Akuntansi mischarges
Kesalahan perhitungan akuntansi terjadi ketika seorang kontraktor dengan
sadar membebankan biaya yang tidak dapat ditanggung kepada pembeli
dengan menyembunyikan atau salah mengartikannya sebagai biaya yang
diijinkan, atau dengan menyembunyikannya di akun, seperti perlengkapan
kantor, yang biasanya tidak diaudit secara ketat. Variasi dari jenis skema ini
melibatkan pelaku yang menghindari batasan untuk kategori biaya tertentu
dengan membebankan biaya tersebut ke kategori biaya lain yang tidak
memiliki batasan tersebut.
 Bahan mischarges
Biaya material yang keliru, baik karena kewajarannya dan
pengalokasiannya. Materi berarti persediaan fisik dan pengiriman

32
komponen. Yang termasuk didalamnya adalah bahan baku dan apa saja yang
dibeli, serta sub kontraktor dan transfer antar perusahaan.
Metode umum yang digunakan untuk menyesatkan biaya material termasuk:
 Pengisian biaya bahan terjadi pada kontrak harga tetap untuk kontrak jenis
biaya
 Menerapkan tingkat tidak langsung yang tidak pantas ke biaya material
 Pengisian bahan menggunakan tarif standar daripada tarif actual
 Membuat transfer material yang tidak tercatat ke kontrak lain
 Membeli bahan yang berlebihan pada satu kontrak dan menggunakannya
pada kontrak lain
 Membeli bahan dari anak perusahaan atau perusahaan terafiliasi dengan
harga yang meningkat
 Memanipulasi metode penetapan harga persediaan untuk mengembang
nilai material
 Mengisi bahan dari persediaan dengan harga tinggi saat ini daripada harga
pembelian yang sebenarnya lebih rendah
 Menggunakan biaya kuantitas kecil untuk pembelian dalam jumlah besar
 Mendapatkan penawaran vendor dari pemasok dengan harga tinggi dan
membeli barang yang lebih murah di tempat lain
Daftar red flags dari skema penyalahgunaan biaya material:
 Barang yang dikirim sebelumnya ditransfer dari pekerjaan yang sedang
berlangsung untuk membuka pesanan kerja.
 Barang yang dijadwalkan untuk dikirim dalam waktu yang jauh akan
ditransfer dari pekerjaan yang sedang berlangsung untuk membuka
pesanan kerja.
 Kontraktor mentransfer barang dengan biaya yang sangat berbeda (lebih
tinggi atau lebih rendah) dari biaya sebenarnya.
 Ada transfer massa barang dari satu job order ke berbagai job order
lainnya.
 Bahan, persediaan, atau komponen yang digunakan dalam produksi
berbeda dari yang digunakan dalam proposal atau kontrak.
 Kontraktor memasukkan item yang tidak perlu atau usang dalam proposal.

33
 Kontraktor membebankan biaya kepada pesanan pekerjaan asli ketika
tidak ada persediaan fisik tersisa di lokasi kerja.
 Ada peningkatan transfer item ke inventori write-off atau akun memo.
 Kontraktor melakukan transfer ke semua jenis akun holding.
 Kontraktor tidak memperhitungkan materi dengan benar.
 Ada tagihan awal untuk biaya material aktual yang melebihi biaya yang
telah dinegosiasikan.
 Penagihan yang dilakukan dikemudian hari menunjukkan penyesuaian ke
bawah dalam biaya material sebagai tenaga kerja atau biaya overhead
meningkat.
 Biaya penagihan yang tidak tepat menjadi jelas.
 Istilah yang tidak jelas digunakan untuk mengajukan penawaran hanya
berdasarkan penilaian manajemen atau perkiraan yang belum
diperhitungkan secara rinci.
 Kontraktor gagal melaporkan kelebihan atau sisa persediaan.
 Kontraktor memberikan penjelasan yang buruk untuk persentase yang
tinggi dari penghargaan sub kontraktor yang tidak kompetitif.
 Tidak ada jejak audit yang jelas untuk memverifikasi kepatutan biaya
material.
 Lemahnya kontrol internal atas pengiriman, penerimaan, dan resi gudang
untuk barang atau jasa
 Kontrol internal yang lemah memungkinkan banyak kesempatan untuk
menyesuaikan biaya material.

Bahan mischarges dapat dideteksi dengan terlibat dalam kegiatan

berikut:
 Periksa kontrak dan file biaya untuk dijadikan sebagai red flags
 Periksa transfer biaya material, yang termasuk transfer:
 Dari kontrak pemerintah hingga komersial
 Melalui segala jenis suspense atau holding account
 Dari pekerjaan yang sedang berlangsung hingga pekerjaan yang tidak
dijadwalkan untuk pengiriman hingga tanggal setelahnya

34
  Mulai dari banyak pesanan kerja sebelumnya hingga pesanan kerja saat
ini atau di masa mendatang
 Untuk menginventarisasi akun penghapus bukuan
 Untuk akun memo
 Tentukan apakah biaya kontrak telah melampaui atau diperkirakan
melebihi nilai kontrak, karena mereka tidak boleh dialihkan ke tujuan
biaya lainnya.
 Bandingkan biaya kontrak untuk menentukan apakah bahan sudah benar
dibebankan ke pekerjaan.
 Memeriksa bahan yang dipesan dan dibebankan melebihi persyaratan
kontrak.
 Periksa bahan yang tampaknya tidak terkait yang dibebankan pada slip
routing.
 Periksa standar material yang tidak diperbarui selama periode ketika ada
peningkatan dalam teknologi manufaktur atau desain produk.
 Bandingkan biaya material selama periode tertentu untuk mengidentifikasi
perubahan yang tidak biasa dan tentukan alasan terjadinya perubahan
tersebut.
 Tinjau standar dan biaya aktual bahan untuk menentukan apakah ada
perbedaan yang signifikan di antara keduanya.
 Selidiki kontraktor untuk menentukan kepemilikan dan mencari tanda-
tanda korupsi.
 Pindai buku besar, buku besar pembantu piutang, dan jurnal penjualan
untuk entri penyesuaian yang tidak biasa.

 Mischarges tenaga kerja

Dalam kinerja kontrak, biaya tenaga kerja biasanya merupakan biaya paling
signifikan yang dikeluarkan, dan mereka membentuk dasar untuk
memperkirakan tenaga kerja untuk kontrak masa depan. Biaya tenaga kerja
terdiri dari biaya tenaga kerja langsung ke kontrak dan biaya tenaga kerja tidak
langsung dialokasikan ke kontrak melalui suatu faktor atau tarif.
Pengecekan tenaga kerja terjadi ketika kontraktor menagih entitas pengadaan
untuk pekerjaan yang sebenarnya tidak dilakukan. Biaya tenaga kerja lebih

35
rentan terhadap kesalahan pengisian daripada biaya material. Selain itu, satu-
satunya cara untuk memastikan bahwa biaya tenaga kerja dibebankan ke akun
yang benar adalah untuk benar-benar mengamati pekerjaan masing-masing
karyawan, dan kemudian meninjau catatan akuntansi untuk memverifikasi
bahwa biaya karyawan dibebankan ke kontrak yang tepat.
Biaya tenaga kerja dapat ditingkatkan dengan berbagai cara, termasuk:
 Melaporkan gaji yang meningkat dan biaya konsultasi
 Menggunakan gaji dan biaya jadwal yang sudah ketinggalan jaman
 Pengisian personil tingkat yang lebih rendah pada tingkat yang lebih tinggi
 Gagal memperhitungkan pengurangan biaya
 Mentransfer biaya tenaga kerja dari kontrak harga tetap ke kontrak jenis-
biaya
 Memalsukan distribusi tenaga kerja
 Karyawan melakukan penagihan untuk jenis layanan daripada
menghabiskan jam kerja untuk melakukan pekerjaan
 Penagihan untuk biaya karyawan yang tidak terjadi
 Kartu waktu fiktif
 Mengubah kartu waktu

Red Flags skema mischarging biaya tenaga kerja meliputi:

 Tagihan tidak sesuai dengan perkiraan
 Biaya tenaga kerja yang berlebihan atau tidak biasa
 Pergeseran tingkat tenaga kerja yang signifikan
 Biaya tenaga kerja tidak konsisten dengan perkembangan kontrak
 Persyaratan kualifikasi pendidikan, kredensial, dan pengalaman yang tidak
jelas atau minimal untuk posisi kontrak jam kerja
 Pengadaan personel entitas yang tidak meninjau atau menantang
kualifikasi karyawan kontraktor utama
 Kontraktor memiliki tingkat perputaran karyawan yang tinggi di antara
personel pengadaan
 Kontraktor harus mempekerjakan sejumlah besar personel dengan cepat
 Karyawan kontraktor jarang berlibur
 Peningkatan signifikan biaya ke dalam akun overhead

36
 Kontraktor mencampurkan kontrak biaya-jenis dan harga tetap
 Peningkatan jam kerja tanpa peningkatan yang sesuai dalam material yang
digunakan atau unit yang dikirim
 Waktu dan biaya aktual konsisten atau hamper sama dengan jumlah yang
dianggarkan
 Standar ketenagakerjaan tidak diperbarui setelah kontraktor meningkatkan
teknologi manufakturnya
 Dokumentasi pendukung yang tidak tersedia untuk standar yang diusulkan
 File personil hilang
 Tidak ada jejak audit untuk memverifikasi biaya tenaga kerja
 Kontrol internal yang lemah yang memberikan banyak kesempatan untuk
melakukan penyesuaian biaya tenaga kerja

Mischarges tenaga kerja dapat dideteksi dengan terlibat dalam aktivitas

berikut:
 Periksa catatan biaya tenaga kerja untuk melihat adanya red flags.
 Tinjau laporan audit, permintaan penggantian, laporan konstruksi, laporan
teknik, dan sebagainya.
 Melakukan kunjungan lapangan untuk memverifikasi bahwa biaya tenaga
kerja karyawan yang dipilih telah dibebankan dengan benar ke pekerjaan
yang sebenarnya sedang dilakukan.
 Periksa kartu waktu dan jumlah jam yang dikeluarkan pada kontrak,
bandingkan dengan jam yang ditagih.
 Perhatikan kejadian berulang atau pola biaya tenaga kerja yang
meningkatkan biaya kontrak biaya-plus.
 Tinjau entri jurnal yang digunakan untuk mentransfer biaya tenaga kerja.
 Bandingkan biaya tenaga kerja selama periode tertentu untuk
mengidentifikasi setiap perubahan yang tidak biasa dan mencari tahu
alasan atas perubahan tersebut.
 Tinjau tarif tenaga kerja standar dan aktual untuk menentukan apakah ada
perbedaan yang signifikan di antara keduanya.

37
  Hitung persentase dari total tenaga kerja langsung yang dibebankan ke
setiap kontrak untuk menentukan yang memiliki persentase tertinggi dari
biaya tenaga kerja langsung.
 Tinjau dan bandingkan ringkasan distribusi tenaga kerja dengan catatan
penggajian untuk menentukan apakah total distribusi tenaga kerja sesuai
dengan total biaya tenaga kerja.
 Bandingkan total rekening tenaga kerja langsung dan tidak langsung dari
tahun sebelumnya dengan tahun berjalan dan catat perubahan persentase.
 Tentukan persentase total tenaga kerja langsung yang dibebankan pada
setiap kontrak atau perintah kerja untuk mengungkapkan nomor mana
yang memiliki persentase tertinggi dari biaya tenaga kerja langsung.
 Analisis biaya tenaga kerja untuk menentukan apakah ada perubahan
dalam pola pengisian.
 Siapkan jadwal perubahan gaji atau upah dan bandingkan dengan tanggal
kontrak dan tingkat upah.
 Carilah karyawan yang diberhentikan yang dikenakan kontrak.
 Bandingkan catatan karyawan karyawan dengan persyaratan kualifikasi
posisi kontrak.
 Wawancara individu yang mengubah pola pengisian mereka selama
setahun.
 Cari dan tinjau arsip eksternal untuk menemukan riwayat pelanggaran.

E. Preventing Contract And Procurement Fraud

Skema pengadaan memiliki karakteristik tertentu yang membuat mereka sulit dideteksi
dan dicegah. Dikarenakan skema ini dapat melakukan kecurangan dalam berbagai
bentuk, dapat terjadi di setiap tahap proses pengadaan, dan cenderung berlangsung dalam
jangka waktu lama. Menambah kesulitan ini adalah kenyataan bahwa sebagian besar
pelaku memiliki pengetahuan khusus yang memungkinkan mereka untuk
mengeksploitasi kelemahan dalam sistem pengadaan, menyembunyikan sebagian besar
indikator penipuan dari siapa pun yang tidak terlibat dalam proses akuisisi.
Namun demikian, manajemen harus mengambil langkah-langkah untuk mencegah dan
mendeteksi kecurangan pengadaan. Umumnya, upaya tersebut harus mencakup, di antara
lain elemen-elemen berikut:

38
1. Employee education
Manajemen harus mendidik karyawan mereka tentang kecurangan pengadaan, tetapi
umumnya, organisasi harus memfokuskan upaya pendidikan pada karyawan yang
berada dalam posisi terbaik untuk mengidentifikasi kerentanan atau red flags
kecurangan pengadaan. Bahkan, tidak ada alat yang lebih besar dalam mendeteksi
penipuan pengadaan daripada jaringan karyawan yang memiliki pengetahuan tentang
penipuan dan mencari indikator kerentanan organisasi mereka.
2. Internal controls
Manajemen juga harus menganalisis kontrol internal organisasi mereka dan
meningkatkannya untuk meminimalisir risiko pengadaan. Kontrol internal tidak hanya
sebatas pada:
 Pemisahan tugas
 Kontrol pengawasan
 Menerima kontrol
 Kontrol otorisasi / persetujuan
 Kontrol rekonsiliasi
 Kontrol perekaman
3. Monitoring activities
Penting bagi manajemen untuk menerapkan program audit mandiri berkelanjutan
untuk mengukur kinerja kegiatan pengadaannya. Saat ini, organisasi dapat
menggunakan teknologi untuk mendapatkan wawasan tentang efektivitas
pengendalian internal, dan hal ini dapat membantu perusahaan mendeteksi red flags
dan membantu manajemen perusahaan dalam upaya untuk memantau dan
meningkatkan kontrol internal, merespons secara proaktif terhadap risiko, dan
memprioritaskan kepatuhannya.
Pemantauan berkelanjutan menggunakan analitik data secara berkelanjutan, sehingga
memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi dan melaporkan kegiatan
kecurangan lebih cepat. Artinya, data yang dikumpulkan dari pemantauan
berkelanjutan dapat membantu memantau ancaman kecurangan pengadaan dan
kerentanan, mendeteksi red flags kecurangan pengadaan, meningkatkan efektivitas
pengendalian anti-korupsi, dan berdasarkan indikator risiko utama dan daerah berisiko
tinggi digunakan untuk memprioritaskan dan fokus upaya kepatuhan manajemen.

39
4. Vendor management
Semua organisasi bergantung pada vendor luar untuk membantu mereka dalam bisnis
mereka dan, karena vendor sering melakukan kecurangan terhadap pelanggan mereka
dalam banyak cara, manajemen harus mengambil langkah-langkah untuk mencegah
dan mendeteksi tindakan kriminal oleh vendornya. Manajemen vendor harus
mencakup, antara lain:
a. Vendor background cheecks
Manajemen harus melakukan uji tuntas yang memadai untuk mengidentifikasi dan
memilih vendor yang kompeten dan berkualitas, seperti meninjau reputasi bisnis,
kesehatan keuangan, dan pengalaman vendor.
b. Conttrols for vendor master file management
Manajemen vendor yang efektif membutuhkan kontrol yang kuat untuk
manajemen file master vendor. File master vendor adalah basis data yang berisi
catatan semua vendor dengan siapa perusahaan melakukan bisnis. File master
vendor berisi catatan berharga, termasuk catatan untuk fungsi pembelian dan
fungsi hutang. Ini juga berisi catatan tentang pemasok, baik untuk pembelian dan
fungsi hutang. Terutama, nama vendor dan alamat, kontak , dan istilah diperlukan
saat menempatkan pesanan pembelian, dan persyaratan, alamat pengiriman, dan
nomor rekening, buku besar diperlukan untuk melacak faktur hutang rekening.
Di sebagian besar organisasi, anggota departemen pembelian menyetujui vendor
baru, dan personel utang dagang membentuk vendor baru dalam sistem akuntansi
entitas. Untuk mengelola vendor, entitas pengadaan harus membuat prosedur yang
jelas untuk menyiapkan vendor baru dan mengubah catatan file induk vendor.
Orang yang bertanggung jawab atas file master vendor tidak boleh diberi
wewenang untuk menyetujui faktur untuk pembayaran atau untuk menandatangani
cek. Selain itu, entitas pengadaan harus menyimpan catatan file master vendor
yang akurat dan terbaru. Rekaman yang tidak akurat atau tidak lengkap dapat
mengakibatkan risiko pembayaran duplikat yang lebih besar, persyaratan
pembayaran yang tidak menguntungkan, dan ketidak patuhan terhadap
peraturan. Dengan demikian, catatan file induk vendor harus ditinjau secara
teratur untuk catatan yang tidak akurat atau tidak lengkap. Selain itu, entitas
pembelian harus memantau penerapan kebijakan hutang pada file master vendor.
c. Vendor monitoring

40
 Pengadaan entitas juga harus menggunakan sistem pemantauan dan audit yang
dirancang secara wajar untuk mendeteksi perilaku kriminal oleh
vendornya. Prosedur untuk memantau vendor serupa dengan yang digunakan
untuk mengevaluasi vendor, dan mereka harus didasarkan pada red flags skema
vendor yang menimbulkan risiko terbesar.

F. Simpulan
Sistem pengadaan adalah kumpulan proses, prosedur, dan entitas yang terlibat dalam
pembelian barang dan jasa oleh entitas publik atau swasta. Dan karena tujuan utama dari
kebijakan pengadaan yang efektif adalah untuk mencapai nilai terbaik dari uang, penting
bahwa proses pengadaan menghindari insiden penipuan.
Pada makalah ini kita telah membahas mengenai penipuan kontrak dan pengadaaan
sebagai berikut: dasar-dasar hukum kontrak, metode untuk memperoleh barang atau jasa, fase
dalam proses kontrak, jenis skema penipuan pengadaan dan metode mencegah dan
mendeteksi penipuan kontrak dan pengadaan.
Dengan mengetahui bagaimana penipuan kontrak dan pengadaan dapat terjadi,
diharapkan semua elemen yang terlibat dapat mengantisipasi dan mendeteksi jika terjadi
indikasi penipuan, baik dari sisi penawar kontrak maupun pihka yang menerima penawaran
kontrak.

41
 DAFTAR PUSTAKA

Association of Certified Fraud Examiners. 2017. “Fraud Examiners Manual”. International

Edition.

42