LOGÍSTICA EN LA

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
LOGÍSTICA
 La logística es el conjunto de métodos y medios
idóneos para implementar en la organización,
planificación, flujo y gestión de cualquier
emprendimiento o servicio.
LOGÍSTICA
 Es el puente que une producto/servicio y e
mercado; por lo que el éxito de un proyecto
dependerá, en gran medida, de una buena
estrategia logística, es decir, de un puente fuerte y
sólido.
LOGÍSTICA
 El objetivo de la logística es colocar los bienes y
servicios adecuados, en el momento preciso, en el
lugar idóneo, y en las condiciones deseadas.

 Una manera de generar la mayor rentabilidad

posible… en una ecuación ideal de mejor servicio,
costo y calidad.
Para ello se vale de los recursos humanos y
financieros más razonables y efectivos.
LOGÍSTICA
 En la planificación y logística de eventos hay 6
etapas clave a tener en cuenta…

 1.- Planificación, producción y organización de

todas las acciones que se implementarán a lo largo
del proyecto, así como a la preparación del equipo
tanto material y humano necesarios, para el logro
de un correcto desarrollo y concreción del evento
PRE-EVENTO
 Definir el objetivo del evento, tipo y nombre.

 Determinar que se quiere alcanzar con la

realización del evento.

 El nombre debe ser corto y llamativo.

 Adecuado al propósito que se persigue con la
realización del evento
PRE-EVENTO
 Nombrar comité organizador.

 Coordinador general.

 Comisiones de trabajo.

 Transporte, alojamiento, alimentos y bebidas,

servicios generales.
PRE-EVENTO
 Seleccionar la fecha del evento.

Se debe tomar en cuenta:

Margen de tiempo para la organización requerida.

Evitar que coincida con la fecha de una actividad
similar o dirigida al mismo público.
Horario y frecuencia de los transportes
PRE-EVENTO
 Determinar el número y tipo de invitados.
PRE-EVENTO
 Determinar el número y tipo de invitados.
PRE-EVENTO
 Seleccionar el lugar o lugares de realización del
evento.
Ciudad sede
Instalaciones específicas en donde se realizará el evento:
• Capacidad

• Comodidad

• Iluminación

• Acceso

• Equipos

• Ventilación-Temperatura.
PRE-EVENTO
 ¿Cuándo se obtiene esta información?
PRE-EVENTO
 Detectando las necesidades del cliente
¿Cómo?
Mediante una entrevista.
¿Dónde?
En la propia oficina o en el lugar del evento
(Scouting)
PRE-EVENTO
 Los scoutings (visitas organizadas para conocer a
fondo las características del lugar) son muy útiles.

 Proveedores
 Distancias
 Esto incluye distintas áreas, desde conocer
las distancias que se tendrán que cubrir para servir
a todos los invitados, hasta ubicar por completo el
tamaño del espacio o el largo de las extensiones
necesarias.
PRE-EVENTO
 Los scoutings (visitas organizadas para conocer a fondo las
características del lugar) son muy útiles.
 Espacios

Por un lado, es importante saber si el espacio es abierto o

cerrado, así como saber qué áreas estarán destinadas
únicamente al staff y cuáles a los invitados; además de los
puntos en los que podrán instalarse para poder proporcionar
el servicio para el que los estás contratando.
Equipo disponible en el lugar
En ocasiones, podríamos asumir que el lugar que rentamos
incluye todos los servicios: agua, electricidad y gas; Puede
suceder, por ejemplo, que por ser un espacio abierto, no
cuente con electricidad y debas contratar una fuente.
Accesos y horarios
PRE-EVENTO
 Perfil de los clientes

 Algunas personas buscan decididamente un lugar con

paisajes naturales, mientras que otras prefieren un salón
cerrado dentro de la ciudad. Cada uno tiene sus propias
ventajas y algunas de las principales diferencias entre
ambos están determinadas por el clima del lugar y la
temporada del año en que se lleve a cabo el evento.
 En ciudades cálidas o en época veraniega, los clientes
preferirán un lugar abierto, en tanto que en climas lluviosos
o en el frío del invierno, optarán por un salón cerrado.
 Con estas preferencias van ligados los tipos de menús a
ofrecer.
PRE-EVENTO
 Perfil de los clientes

 Hay clientes que se basan sólo en los precios. "Son

personas que quieren salir del paso/apuro porque
se les viene el tiempo encima y buscan lo más
económico". Por el contrario, algunos clientes no
escatiman en contratar cuando buscan el detalle o
la distinción y desean asesoría desde la definición
misma del concepto.
PRE-EVENTO
Elaborar cronograma de actividades.

Duración
Objetivos

Programas:
• Técnico o científico

• Social

• Turístico

• Institucional
PRE-EVENTO
Estimación de recursos.
PRE-EVENTO
Elaboración de presupuestos y determinar fuentes de financiamiento.
Egresos:
 Publicidad y promoción.

 Impresos.

 Alojamiento.

 Alquiler y montaje salones.

 Transporte.

 Eventos sociales.

 Recursos humanos.

 Servicios profesionales.

 Papelería.

 Alquiler de equipo.

 Otros.

 Imprevistos.
PRE-EVENTO
Elaboración de presupuestos y determinar fuentes de
financiamiento.
Ingresos:
 Espacios publicitarios.

 Actividades especiales.

 Venta de comidas y bebidas.

 Concesiones para ventas.

 Cuotas de registro al evento.

 Donativos y patrocinios.

 Venta de boletos para actividades: sociales, artísticas,

culturales y Deportivas.
PRE-EVENTO
Promoción del evento.
PRE-EVENTO
Diseño y elaboración de impresos.
PRE-EVENTO
Selección y capacitación del personal.
PRE-EVENTO
Adquisición, contratación de materiales, equipos y
servicios.
LOGÍSTICA
 2 Montaje y disposición del equipamiento y
materiales que se utilizarán, y del grupo humano
que estará trabajando durante el evento.
Implementación de tecnología para la comunicación
de asistentes e invitados, y especialmente en
el manejo de las acreditaciones.