ÍNDICE

MELHORES PRÁTICAS DE BI INTRODUÇÃO 03

PARTE I - PREPARAÇÃO
PARA ALAVANCAR OS
• 1. Eleja um embaixador de Business Intelligence 05
RESULTADOS NO DISTRIBUIDOR
• 2. Priorize os departamentos 06
Maximizar os resultados que um projeto de • 3. Estabeleça os usuários-chave 07
Business Intelligence pode trazer para o seu • 4. Defina os indicadores mais importantes para o negócio 08
negócio requer alguns cuidados na • 5. Treine seu time 11
implementação. Ter um plano de ação claro, • 6. Planeje a evolução do BI na organização 12
envolver as pessoas certas e começar aos poucos PARTE II – CICLO DE EVOLUÇÃO
são medidas que facilitam o caminho para o • 1. Planejamento 15
sucesso. Saiba mais aqui! • 2. Validação 16
• 3. Execução 17
• 4. Entrega para as áreas 17
• 5 Encerraemnto do ciclo 18
CONCLUSÃO 19
REFERÊNCIAS 19
 INTRODUÇÃO
Atacadistas distribuidores que investiram em uma
solução de Business Intelligence (BI) já têm uma
visão clara dos benefícios que essa tecnologia
pode trazer ao negócio: informações disponíveis e
padronizadas, vindas das mais diversas fontes,
que sustentam uma tomada de decisão ágil e
assertiva. Ocorre que, muitas vezes, o projeto
acaba não decolando por dificuldades na
condução das etapas de implementação dentro
da empresa.
O objetivo deste ebook é mostrar o caminho que
deve ser seguido para que os benefícios do BI
sejam realmente aproveitados pelo distribuidor e os
resultados maximizados, ecoando eficiência por toda sua
operação. Nesse material, você vai encontrar dicas
práticas para conduzir o processo, como: escolher as
pessoas ideais, definir prioridades, treinar a equipe e
respeitar um roteiro.
Como você sabe, estabelecer a inteligência competitiva
dentro da sua estrutura, utilizando uma plataforma de
Business Intelligence, é um diferencial enorme em busca
da excelência operacional. Acredite, você está a um
passo de chegar lá!
Aproveite a leitura!
Melhores práticas para alavancar os resultados no distribuidor – PC Sistemas | 03
Parte I: PREPARAÇÃO
 1. Eleja um embaixador de
Business Intelligence
Quem nunca ouviu o ditado popular:
“cachorro com muitos donos morre de
fome”? É o que acontece quando um
projeto fica distribuído entre vários
líderes: como não é a prioridade de
ninguém, acaba levando muito mais
tempo para ser concluído. Para que seu
projeto de Business Intelligence não
“morra de fome” por falta de uma
liderança definida, é preciso eleger quem
será o dono do assunto na sua empresa.
O embaixador de BI é a pessoa que
conhece o negócio profundamente e vai
acompanhar todas as etapas da
implantação, envolver as equipes e
aprovar o escopo com o patrocinador do
projeto (que, geralmente, é o dono do
atacado distribuidor ou um membro da Contar com um profissional que tenha
diretoria). esse perfil para liderar o projeto de BI
certamente vai maximizar os resultados
Esse profissional tem um perfil misto entre a obtidos, trazê-los em um tempo bem
capacidade técnica, por conhecer a solução menor e com muita qualidade.
de BI, e também visão de negócio, por ser
capaz de entender os processos empresariais
que a solução apoia, identificando as
decisões que precisam ser tomadas e quais
os dados que vão sustentar melhor essas
decisões.
Ele também precisa ter boa capacidade de
comunicação e relacionamento interpessoal
para intermediar a interação entre as áreas
de negócios e a TI, além de conciliar os
interesses e prioridades, sempre focado nos
objetivos da empresa.
Melhores práticas para alavancar os resultados no distribuidor – PC Sistemas | 05
 2. Priorize os departamentos
Para abrir os trabalhos, é importante seguir
a máxima do empresário, palestrante,
professor e autor, Carlos Alberto Júlio:
“pense grande, comece
pequeno, cresça rápido”, em seu
livro A arte da estratégia (Negócio Editora).
Por isso, é importante identificar quais
departamentos demandam uma atenção
especial dentro da estratégia da empresa, e
começar a implantação do Business
Intelligence por eles.
Priorizar as áreas para o projeto de
implantação do BI permite trazer resultados
mais rápidos e duradouros, além de,
geralmente, ser mais factível dentro da
rotina da empresa e dos profissionais
envolvidos. Se a prioridade é aumentar as
vendas, será preciso acompanhar
primeiramente o desempenho da equipe
comercial e oferecer informações confiáveis
para que ela desenvolva seu trabalho da
melhor maneira possível. Caso seu foco
seja otimizar o processo de negociação
com seus fornecedores, o ideal é iniciar
com a equipe de compras, por exemplo.
Depois de estabelecer as áreas
prioritárias, vá agregando outros
departamentos conforme a importância
deles na estratégia da sua empresa. E
atenção: a máxima “cresça rápido”,
citada na abertura do capítulo, não pode
ser esquecida! A adoção do BI por
departamentos deve ser um processo
bastante ágil para que os resultados
sejam ainda mais relevantes.
Melhores práticas para alavancar os resultados no distribuidor – PC Sistemas | 06
 3. Estabeleça os usuários-chave
Quando se anuncia uma mudança e as
pessoas percebem que sua rotina de
trabalho vai mudar, mesmo que seja para
melhor, existe uma resistência natural. Por
isso, é preciso escolher a pessoa certa para
dissipar essa rejeição e ser uma apoiadora
do BI dentro de cada área, participando
ativamente da implantação do projeto.
Chamaremos essa pessoa de usuário-
chave.
Em parceria direta com o embaixador de BI,
o usuário-chave é o especialista dentro do
departamento, que domina os desafios e os
processos da equipe. Ele tem condições de
identificar as melhorias necessárias e vai
apoiar na definição dos indicadores que
tornarão o trabalho mais produtivo e
eficiente.
Uma grande vantagem que atrairá esse
profissional para o projeto é mostrar que a
Em empresas menores, muitas vezes o
solução vai reduzir drasticamente o volume
mesmo profissional abraça as funções de
de trabalho manual da sua rotina,
Embaixador do BI e usuário-chave e isso
eliminando muitas horas debruçado sobre
não traz problema algum. Aliás, até
planilhas.
acelera o processo. Por isso, distribuidores
que tenham uma operação pequena
Também é interessante que o usuário-chave
também podem adotar o BI tranquilamente
tenha interesse por tecnologia, para extrair o
para alavancar seus resultados.
máximo que uma solução de BI pode trazer,
sem a necessidade de solicitar ajuda da TI
(Tecnologia da Informação) a todo momento.
É o usuário-chave quem vai direcionar os
cenários para análise, por isso, deve estar
sempre ligado às necessidades do
departamento e manter um relacionamento
dinâmico com o embaixador e a TI. Seu
engajamento no projeto de BI faz toda a
diferença para que o time todo perceba os
ganhos e “compre” mais facilmente a nova
tecnologia.
Melhores práticas para alavancar os resultados no distribuidor – PC Sistemas | 07
4. Defina os indicadores mais
importantes para o negócio
Os indicadores de performance (da sigla em inglês, KPI) são o coração do BI. Por isso, é
importante alinhar com cada departamento quais são os assuntos que precisam ser
monitorados para garantir o atingimento das metas estabelecidas. Nesse momento, é
preciso levar em consideração os desafios que cada equipe enfrenta no dia a dia e que
podem ser melhor conduzidos pelo acompanhamento dos indicadores.

Pode estar certo de que na primeira reunião com as áreas a lista de indicadores
sugeridos será grande. No entanto, é preciso ser realista e ter foco na estratégia. Com
esse olhar, selecione os indicadores de maior importância e impacto para o negócio e
os que são mais úteis para a análise. Assim, os resultados aparecem mais rapidamente
e a equipe vai se motivando a usar a solução, sem o desejo constante de voltar às
antigas planilhas.

Note que o envolvimento das equipes é fundamental para o sucesso do projeto.

Participando ativamente da definição dos indicadores prioritários, sem receber
indicadores “impostos”, cria-se um ambiente favorável à adoção da nova tecnologia.

Melhores práticas para alavancar os resultados no distribuidor – PC Sistemas | 08

Para apoiar nessa conversa com os departamentos, veja exemplos de indicadores mais
tradicionais em cada área:

Comercial: Logística:
faturamento, cobertura pedido perfeito, nível de
de clientes e cobertura serviço de fornecedores e
de mix de produtos. volume de carregamento.

Compras: Financeiro:
Comercial: faturamento, cobertura de clientes e cobertura
Estoque em dias, inadimplência, evolução
de mix de produtos.
excesso e falta. patrimonial e saldo de verba.

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Use o template abaixo para ajudar na organização dos principais
indicadores:
Aqui surge um ponto de atenção: além de definir os
indicadores com os departamentos, é preciso padronizar o
conceito de cada um deles. Por exemplo: a equipe comercial
define que é importante criar e acompanhar um indicador
que será chamado de “rentabilidade”. Por rentabilidade, eles
entendem a margem de lucro que cada produto vendido
traz. No entanto, o termo “rentabilidade” também pode ser
utilizado pelo departamento financeiro para avaliar os lucros
da empresa em relação ao nível de vendas, ativos e capital
investido. Como você vê, se o mesmo nome de indicador
avaliar dados diferentes, certamente haverá conflito de
entendimento na hora de uma análise macro da operação.
Por isso, é fundamental que o conceito aplicado a cada
indicador seja exatamente o mesmo em toda a empresa,
assim, a leitura do desempenho fica adequada.
Melhores práticas para alavancar os resultados no distribuidor – PC Sistemas | 10
 5. Treine seu time
Uma equipe de alto desempenho se faz
com dedicação, conhecimento e
treinamento constante. A solução de BI
traz autonomia e agilidade para os
departamentos manipularem os dados,
criarem cenários e fazerem análises. Para
que tenham essa liberdade, de fato, sem
precisar acessar o time de TI a todo
momento, é preciso que sejam treinados
na ferramenta.
O embaixador e o usuário-chave devem
capacitar outras pessoas do departamento
no uso da ferramenta para que saibam
como criar e usar os painéis de controle e,
principalmente, como analisar os dados
obtidos. Afinal, o BI será instrumento de
trabalho para que as decisões tomadas no
dia a dia sejam mais rápidas e assertivas.
Outro objetivo de treinar as equipes é processos e encontrar novas oportunidades.
garantir a multiplicação do conhecimento Com esse olhar, o BI se fortalece e gera
sobre os indicadores que o BI apresenta e resultados superiores.
colocar todos para pensar se estão com os
dados mais interessantes em mãos. O BI é
uma solução viva, que pode ser evoluída a
qualquer momento, de acordo com as
necessidades da equipe. Por isso, depois do
treinamento, usando a solução com mais
desenvoltura, as equipes podem identificar
que seria importante adicionar novos
indicadores. Assim, o usuário-chave e o
embaixador podem ser acionados para que
um novo indicador seja criado dentro da
ferramenta.
O sucesso do projeto depende (e muito!) do
poder de ação dos usuários frente aos dados
encontrados para reduzir os riscos de seus
Melhores práticas para alavancar os resultados no distribuidor – PC Sistemas | 11
6. Planeje a evolução
do BI na organização

Já percebeu que mesmo empolgados com um novo projeto, é comum os times

apresentarem muita iniciativa e pouca “acabativa”? Isso acontece quando não
há um planejamento prévio dos caminhos que serão percorridos ou quando o
planejamento não é factível com a disponibilidade do time para a execução das
tarefas. Aí, o sucesso parece inatingível e acaba desmotivando o trabalho.

A dica de ouro é viabilizar um Ciclo de Evolução, que servirá de guia, dando

clareza sobre o que precisa ser feito em cada etapa, como, quando e por
quem. Assim, o BI estará sempre em evolução, e os benefícios serão cada vez
maiores. Na parte II deste ebook, você verá na prática como criar este ciclo de
evolução. Vamos lá?

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Parte II: CICLO DE EVOLUÇÃO
O Ciclo de Evolução do BI será importante para que a Etapas de um Ciclo de Evolução
implantação aconteça em etapas, com o objetivo de: do Business Intelligence:

• Garantir que as equipes sigam evoluindo a solução e

que ela vá sendo implementada por departamento;
• Permitir o acompanhamento detalhado das
atividades do projeto;
• Mensurar os benefícios que a ferramenta traz para
cada equipe e para a empresa como um todo;
• Trocar experiências, afinal, a cada novo ciclo, novos
aprendizados são incorporados.

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 1. Planejamento
É quando o embaixador, em conjunto com os gestores dos
departamentos, direciona as demandas que o BI deve atender.
Ele participa ativamente de sessões de brainstorming das áreas
e também de reuniões formais para a definições dos
entregáveis, como os indicadores de performance, relatórios,
análises e treinamentos, por exemplo. Nesse momento são
estabelecidos os usuários-chave de cada área, além de prazos
e metas.

Envolver as equipes na etapa de planejamento otimiza os

resultados alcançados e evita a percepção de que essa é uma
responsabilidade somente de TI.

Baixe um template para ajudar na organização do

“Planejamento do Ciclo de Evolução”:

Melhores práticas para alavancar os resultados no distribuidor – PC Sistemas | 15

 2. Validação

A partir das demandas incluídas no planejamento, chega o

momento de validar com o patrocinador quais são as
entregas prioritárias e possíveis de serem feitas no período
entre 15 e 21 dias.

Por exemplo: no primeiro lote ficou decidido que o

departamento prioritário será o Comercial e que os
indicadores que serão extraídos nos próximos 15 dias serão:
cobertura de clientes, venda total, venda por vendedor, venda
por região e visitas realizadas. No próximo lote serão
contempladas outras entregas e também indicadores da área
de logística, e assim vai, até que sejam incluídos no BI todos
os dados e os departamentos que o distribuidor deseja
acompanhar.

Melhores práticas para alavancar os resultados no distribuidor – PC Sistemas | 16

 3. Execução
Chegou o momento de “colocar a mão na massa”! Com total autonomia, os
usuários-chave de cada departamento podem inserir no BI as informações que
vão compor as entregas que a empresa deseja acompanhar pela solução: os
indicadores de performance, os relatórios desejados, os dashboards, as
análises específicas, entre outras que julgarem ser importantes para o
acompanhamento do desempenho das áreas.

4. Entrega para as áreas

É hora de apresentar oficialmente ao gestor de cada
departamento os indicadores e painéis criados. Isso feito, o
embaixador e o usuário-chave se encarregarão de facilitar o
entendimento da equipe toda, para que façam o melhor uso da
solução na resolução dos desafios diários.

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 5. Encerramento do ciclo

Quando cada ciclo for encerrado, é importante que o embaixador crie e

gerencie um documento que registre as dificuldades encontradas em cada
etapa, assim como as soluções. Assim, o conhecimento fica organizado e
arquivado para que os próximos ciclos possam ser mais ágeis, sem repetir
erros evitáveis. Como certa vez disse Abílio Diniz, em um encontro com
empresários: "Se for para errar, que sejam apenas erros
novos”.

Clique na imagem ao lado para usar o template de “Encerramento do

Ciclo de Evolução”:

Melhores práticas para alavancar os resultados no distribuidor – PC Sistemas | 18

 CONCLUSÃO
Tão importante quanto investir na tecnologia certa para alavancar a
performance do seu distribuidor, é conduzir o projeto com excelência,
para que ele traga os resultados esperados, no menor tempo possível.

Neste ebook você leu dicas valiosas para maximizar esses resultados.
Também deve ter pensado em alguns funcionários de uma maneira
REFERÊNCIAS
diferente, imaginando quais deles seriam ótimos embaixadores ou
usuários-chave, não é mesmo? • PC Sistemas
Isso é ótimo! A tecnologia só traz resultado quando as pessoas • Carlos Julio
• CIO
envolvidas abraçam a ideia e entendem os benefícios que ela trará ao
• Computerword
negócio e para suas próprias carreiras. Para garantir a evolução do BI
na sua empresa, leia também nosso post sobre a melhoria contínua
desse processo.

Aproveite o embalo das novas informações e mãos à obra! Se precisar

de apoio para conduzir o processo, conte com a PC Sistemas.

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 Há 29 anos no mercado, a PC Sistemas

Sobre a atua no desenvolvimento de softwares de

gestão integrada (ERP) que atendem a toda

PC Sistemas a cadeia de abastecimento. Líder com mais

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setor atacadista distribuidor e presente em
mais de 6 mil PDVs, a empresa possui
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especializadas nas demandas atuais do
varejo. Com mais de 4,9 mil clientes e 53
mil usuários, desde 2013 a PC faz parte do
Grupo TOTVS, considerado o maior
provedor de software, serviços e tecnologia
da América. As eficientes operações da PC
com seu ERP são complementadas por um
amplo portfólio de serviços, como
consultorias especializadas e treinamentos.
Mais informações www.pcsist.com.br