STC I 029 Crear Remisión

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INSTRUCTIVO
CREAR REMISIÓN
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CONTENIDO
DEFINICIONES Y GENERALIDADES ....................................................................................................... 2
1. Ingresar al menú Remisiones ...................................................................................................... 3
2. Diligenciar campos de formulario. .............................................................................................. 3
2.1. Centro de Operaciones (CO): .............................................................................................. 4
2.2. Tipo de Documento: ............................................................................................................ 5
2.3. Numero: .............................................................................................................................. 5
2.4. Fecha y estado:.................................................................................................................... 6
2.5. Facturar a: ........................................................................................................................... 7
3. Consulta datos del Cliente (Análisis del cliente) ......................................................................... 8
3.1. Análisis................................................................................................................................. 8
3.2. Cliente ................................................................................................................................. 8
3.3. Cartera ............................................................................................................................... 11
3.4. Pedidos .............................................................................................................................. 11
3.5. Ventas................................................................................................................................ 12
4. Generales .................................................................................................................................. 12
5. Puntos de Envío ......................................................................................................................... 13
6. Ítems.......................................................................................................................................... 14
6.1. Adicionar Ítem ................................................................................................................... 14
6.1.1. Ítem ............................................................................................................................... 15
6.1.2. Bodega........................................................................................................................... 16
6.1.3. Motivo ........................................................................................................................... 16
6.1.4. Pestaña Movimiento (Mvto) ......................................................................................... 16
6.1.4.1. Unidad de medida y Cantidad ................................................................................... 16
6.1.4.2. Lista de Precios .......................................................................................................... 17
6.1.4.3. Centro de Operación ................................................................................................. 17
6.1.4.4. Centro de Costo:........................................................................................................ 18
6.1.4.5. Proyecto .................................................................................................................... 19
6.1.4.6. Notas ......................................................................................................................... 19
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A
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6.1.5. Entidad .......................................................................................................................... 20

7. Guardar ..................................................................................................................................... 21
8. Aprobar ..................................................................................................................................... 21
8.1. Imprimir............................................................................................................................. 22
8.1.1. Opciones de Impresión.................................................................................................. 22
DEFINICIONES Y GENERALIDADES
Las clases de remisiones disponibles para crear son: OTS, TSA, REM, TIS: no todos los cargos están
habilitados para la creación de remisiones y demás generalidades.
Los cargos autorizados para el desarrollo del proceso son: Administrativo de sede, auxiliar
contable, coordinador de proyecto, coordinador logístico de transporte, comercial.

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1. Ingresar al menú Remisiones

Se ingresa a la suite comercial, se accede a través del MENÚ: Ventas / Remisiones / Directas.
2. Diligenciar campos de formulario.

Se genera una ventana que muestra un formulario. Para poder generar una nueva remisión se da
clic en el botón “ADICIONAR” o F3.

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Se diligencian los siguientes campos:
2.1. Centro de Operaciones (CO):

Siempre se asigna como centro de operaciones la oficina principal, ya que se maneja una
facturación centralizada.

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2.2. Tipo de Documento:

El Tipo de Documento se diligencia con una de las tres opciones que el sistema presenta al
seleccionar el icono, las funciones de cada una de ellas son:
- Orden de Trabajo (OT): Se utilizan para los servicios de Transporte

- Proforma (PF): Se utilizan para el arrendamiento de Silos
- Remisión (REM): Se utilizan para los demás servicios
Pulsando OT, PF, REM; concretaremo tipo de documento para este formato.
2.3. Numero:
Al diligenciar el campo correspondiente al tipo de documento, el sistema asigna automáticamente
el número consecutivo de la remisión que está siendo realizada.

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2.4. Fecha y estado:

En cuanto se genera el documento, el sistema asigna la fecha del día en que se está realizando la
remisión y su estado es “En elaboración”.

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2.5. Facturar a:
Este campo de diligenciamiento se compone de dos partes la primera el NIT o número de
Identificación del cliente y su nombre o razón social.
Teniendo alguno de los datos anteriormente mencionados se oprime la tecla TAB y el sistema
arroja las coincidencias aproximadas, que completan los campos de “Facturar a” - “Sucursal” -
“Despachar a” - “Sucursal” con los mismos datos del cliente y el campo “Moneda” asignando la
moneda determinada para cada cliente. Seguidamente aparecerán todos los datos del cliente las
negociaciones anteriores, saldos pendientes, etc.
Ejemplo: Cementos Argos.

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3. Consulta datos del Cliente (Análisis del cliente)

En esta pestaña se presentan opciones más detalladas, para la consulta. NO TIENE CAMPOS DE
DILIGENCIAMIENTO.
3.1. Análisis
Este análisis presenta un resumen general de datos del cliente.
3.2. Cliente
Esta opción está compuesta por unas sub-pestañas de datos del cliente:
a) Generales:
En los datos generales del cliente se muestran los de identificación del tercero, Fecha de ingreso al
sistema, calificación, Vendedor (empresa que vende), Moneda (tipo de moneda con que se
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facturara) y tipo de Cliente (Nacionales o Internacionales). Estos campos no son modificables ya

que estos fueron asignados a cada cliente en su creación y parametrización.
b) Contacto:
Esta pestaña contiene los datos de contacto: Nombre del contacto de la empresa, email, teléfono,
y dirección para consulta o para modificación. Allí quien remisiona puede actualizar estos datos.
c) Puntos de envío:
Allí se muestra la dirección principal del cliente
d) Impuestos:
Relaciona los impuestos aplicables al cliente.

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e) Clasificación:
Se muestra la clasificación del cliente si se ha asignado.
f) Cartera:
Se visualizan las condiciones de pago que se han determinado para el cliente, en su creación.
g) Ventas:
Se presenta la lista de precios y CO con que se ha facturado en anteriores oportunidades al cliente.

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h) Notas
Se muestran notas generales del cliente
i) Entidades
3.3. Cartera
Se pueden consultar aspectos de cartera que un cliente ha adquirido con la compañía, como
saldos, cancelados, Cheques, Intereses y Letras.
3.4. Pedidos
Muestra la información de los pedidos que han sido realizados por este cliente.

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3.5. Ventas
a) Es posible consultar las remisiones por facturar, efectuadas y devoluciones, facturas y
notas.
4. Generales
En la pestaña “Generales” se cargan los datos predeterminados para el cliente en cuanto a
“CONDICION DE PAGO” y “TIPO DE CLIENTE”, los campos “REFERENCIA” y “CARGUE NUMERO”
no son de obligatorio diligenciamiento.
Los campos que se deben diligenciar obligatoriamente son:
a) NUMERO DE ORDEN DE COMPRA: (documento que emite el cliente solicitando el servicio)

para el caso de Transportes se utilizara el Numero del contrato y/o el Numero de
Manifiesto, y
b) NOTAS: aspectos específicos del servicio.

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5. Puntos de Envío
Allí se muestra la dirección principal suministrada por el cliente. Según la sucursal se determina el
punto donde se requiere el servicio si esta llegase a existir en el tercero.

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6. Ítems
Se adicionan los ítems que se desean remisionar, haciendo clic en el botón adicionar como se
señala en la siguiente imagen.
6.1. Adicionar Ítem

Al seleccionar la opción adicionar, se genera una nueva ventana, para elegir el ítem que se
requiere incluir en la remisión.

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De esta ventana se deben diligenciar los siguientes campos:
6.1.1. Ítem
Este campo de diligenciamiento se compone de dos partes el primero corresponde al código
asignado y el segundo al nombre del ítem, al diligenciar alguna de las dos descripciones se oprime
la tecla TAB, al hacerlo se auto-completan los campos o el sistema arroja un listado de
coincidencias de las cuales debe elegirse el ítem buscado.
En caso de no conocer alguno de los datos anteriormente mencionados se selecciona sobre la

opción “Ítem” para desplegar la lista de ítems.

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6.1.2. Bodeg
Se selecciona la bodega de origen del ítem que se desea remisionar.
6.1.3. Motivo
En el motivo de la remisión se selecciona la que aplique al cliente y al ítem remisionado.
6.1.4. Pestaña Movimiento (Mvto)

6.1.4.1. Unidad de medida y Cantidad
Se elige de la lista desplegable la Unidad de medida correspondiente al ítem y la cantidad deseada.

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6.1.4.2. Lista de Precios

Se elige la lista de precios que aplica al ítem que se está remisionando. Existen tres opciones de
lista de precios.
a) Precio Normal: Tiene un precio establecido para cada ítem.

b) Precio por rango: Permite asignar el precio entre un mínimo y un máximo determinados
para cada ítem.
c) Precio libre: Permite asignar el precio que la compañía determine según el ítem.
En el siguiente campo se muestra el precio unitario del ítem, de acuerdo a la lista de precios
elegida en el paso anterior, en caso de haber elegido la lista “PRECIO LIBRE” se introduce el valor
deseado. Al oprimir el botón TAB el sistema arroja el valor neto, de las unidades por el precio
unitario y los impuestos asociados al cliente y/o al Item.
6.1.4.3. Centro de Operación

Este centro de operación debe ser asignado específicamente al que se verá afectado.

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 Unidad de negocio: en este paso debemos seleccionar el numero de la unidad de negocio

para escoger a cual unidad estaremos re-misionando
6.1.4.4. Centro de Costo:

Relaciona directamente al centro de costo que asume el costo del ítem (para el ejemplo utilizado
el centro de costos es el vehículo)

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6.1.4.5. Proyecto
Se asigna el proyecto al que aplica la remisión realizada, se elige de la lista desplegable. (Este
campo no es obligatorio, puede dejarse en blanco ya que puede ser cotizado a un cliente
esporádico)
6.1.4.6. Notas
Se diligencian las notas aclaratorias para el ítem.

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6.1.5. Entidad
En la pestaña entidad, aparece una opción de lista para desplegar donde se elige la entidad que se
requiere.
Seleccionar la entidad que se requiere remisionar:
Ejemplo: Entidad “FV

TRANSPORTES”
Se deben diligenciar todos los campos ya que son obligatorios para establecer la información del
ítem seleccionado.

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7. Guardar
Quien realiza la remisión guarda el documento.
8. Aprobar
Quien dirige el área a la que corresponde la remisión realizada visualiza, revisa y aprueba.

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8.1. Imprimir
Al ser aprobada la remisión se genera una ventana con la opción de imprimir el documento.
8.1.1. Opciones de Impresión

Se determina el formato en que se quiere imprimir el documento, se puede elegir imprimir el
documento en pantalla, o en impresora.

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CONTROL DE CAMBIOS
Versión Descripción del cambio Realizo Fecha
Coordinador de
1 Creación del instructivo 23 – Feb -2018
Calidad
Corrección del instructivo Gabriela rodriguez 11/04/2018

2
REVISÓ: líder de la suite APROBÓ: subgerente técnico

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En caso de no conocer alguno de los datos anteriormente mencionados se selecciona sobre la

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6.1.4.2. Lista de Precios

a) Precio Normal: Tiene un precio establecido para cada ítem.

6.1.4.3. Centro de Operación

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 Unidad de negocio: en este paso debemos seleccionar el numero de la unidad de negocio

6.1.4.4. Centro de Costo:

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Seleccionar la entidad que se requiere remisionar:

Ejemplo: Entidad “FV

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Corrección del instructivo Gabriela rodriguez 11/04/2018

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