Acceso a datos externos (II)

1. ACCESO A BASES DE DATOS

Y a sabes que desde Excel puedes acceder a archivos externos.

Entre otros, puedes acceder a los datos que tengas en archivos
de bases de datos (archivos creados desde una aplicación de bases de
datos, que permite trabajar con una serie de datos relacionados, como,
por ejemplo, Access o dBase).

Además de poder ver los datos de estos archivos, desde Excel

también podemos realizar consultas sobre dichos datos, utilizando el
complemento Query, de forma que solo importemos a Excel el
conjunto de datos que realmente nos interese.

Una consulta es un método para extraer los datos que indiquemos

de una base de datos. El resultado de la consulta será enviado a Excel,
donde podrás realizar cualquier proceso que necesites con estos datos.

Para poder acceder mediante Query a una determinada base de datos,

es necesario haber instalado el controlador de bases de datos que permita
acceder a dichos datos. El controlador es un software que se instala como
extensión de un programa (en este caso, de Excel), y que sirve para ver o
utilizar en este programa datos creados con otras aplicaciones.

Por ejemplo, si quieres acceder a ficheros de bases de datos creados

con dBase, deberás tener instalado en tu equipo un controlador dBase
para ello. En Excel se incluyen distintos controladores de bases de datos,
de forma que puedas acceder a esos tipos de archivos de bases de datos.

Entre los distintos controladores que se incluyen en

Excel para acceder a datos están:

‹ Bases de datos de Microsoft Access.

‹ Bases de datos de dBase.
‹ Bases de datos de un servidor SQL (SQL Server).

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‹ Bases de datos en formato de texto.

‹ Listas creadas en Microsoft Excel.
‹ Bases de datos de Microsoft FoxPro.
‹ Bases de datos de Paradox.
‹ Bases de datos de Oracle.

Si quieres acceder a otro tipo de bases de datos, tendrás que

conseguir e instalar su controlador, para que Excel pueda
acceder a la información de ese tipo de archivos.

Vamos a ver cómo podemos acceder directamente a una base de

datos, sin hacer ninguna consulta sobre ella.

Recuerda que desde el botón , que está en la ficha

Datos de la Cinta de opciones, podemos seleccionar el origen de datos

externo desde el que queremos obtener los datos.

Desde las opciones que aparecen al pulsar en De otras fuentes

podemos importar datos externos desde otros orígenes de datos (SQL
Server, archivos XML...). Para obtener datos desde una base de datos,
selecciona la opción Desde el Asistente para la conexión de datos.

El primer paso es indicar el origen de los datos, es decir, la base de

datos a la que vamos a acceder. A continuación, dependiendo de la
opción que seleccionemos, aparecerán distintas opciones, para que
podamos configurar el origen de datos de que se trate.

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La opción Otro
o avanzado te
permite definir
y personalizar
el origen de
datos, especi-
ficando varios
parámetros de
conexión
avanzados.

Por ejemplo, si seleccionas el tipo DSN (nombre de origen de

datos) de ODBC, podrías seleccionar el origen de datos y, a continuación,
el directorio en el que está la base de datos a la que quieres acceder.

Después de introducir toda

la información necesaria, indica
la celda que actuará como
esquina superior izquierda para
el rango de datos que se va a
importar desde la base de datos.

Con esto tendremos la

información de la base de datos
en forma de tabla de Excel.

Como ves, es bastante sencillo obtener datos desde una base de

datos de la que Excel dispone su controlador.

2. CREAR UN ORIGEN DE DATOS

P ara seleccionar cierta información de una base de datos, es

necesario crear una consulta que defina claramente el conjunto
de datos a los que queremos acceder.

Al realizar la consulta, estaremos extrayendo la información que

queramos a partir de un origen de datos. Para crear la consulta,
selecciona la opción De otras fuentes - Desde Microsoft Query del

menú del botón .

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El primer paso para la realización de la consulta es indicar el

origen de los datos, es decir, entre otras cosas, la base de datos a la que
vamos a acceder.

Lo podemos indicar de la misma forma que hemos hecho antes,

pero, si necesitas especificar características especiales a la hora de
conectarse a la base de datos (por ejemplo, incluir una contraseña o
especificar el directorio donde buscar los archivos), puedes crear un
origen nuevo de datos y almacenarlo, de forma que lo puedas utilizar
cuando lo necesites.

Para crear un nuevo origen de datos, selecciona la opción

correspondiente en la lista y acepta el cuadro. En el siguiente cuadro
que aparecerá, primero tendrás que indicar el nombre que asignarás a
dicho origen, que te servirá para utilizar dicho origen de datos
posteriormente, cuando quieras acceder a la información que está en él.

En la lista del segundo campo tienes que indicar el controlador de

bases de datos que se utilizará para acceder a la base de datos. En
definitiva, estarás indicando el tipo de base de datos al que vamos a
acceder.

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Finalmente, tienes que indicar la información necesaria para

acceder a la base de datos, entre la que destaca la ubicación de la base
de datos. Esta información depende del tipo de base de datos; por
Incluso, la
base de datos ejemplo, podría ser necesario introducir una contraseña a la hora de
puede no estar conectarse a la base de datos.
en el propio
equipo, sino Una base de datos se compone de una o más tablas, además de
ser necesario
acceder a ella otros elementos. Si quieres utilizar una de dichas tablas como
a través de predeterminada para la creación de consultas que se realicen a través de
una conexión este origen de datos, puedes indicarlo en el cuarto campo de este cuadro
de red. Tam-
bién, en oca-
de diálogo.
siones, puede
ser necesario Recuerda que, en una tabla de una base de datos, la información se
el tener que almacena de forma parecida a una lista de Excel; es decir, las columnas
introducir
son los campos (categorías de información) y las filas son los registros.
alguna con-
traseña para
acceder a la Tras indicar todos los datos adecuados y aceptar la ventana,
base de datos. habremos creado el nuevo origen de datos. En definitiva, con esto
indicamos las características necesarias para que Microsoft Query
pueda acceder a la información almacenada en una determinada base de
datos.

A continuación puedes crear consultas sobre dicho origen de datos,

de forma que accedas a la información que realmente te interese.

3. CREAR UNA CONSULTA

A la hora de crear una consulta tienes dos posibilidades:

acceder directamente a Microsoft Query y realizarla en esta
aplicación o utilizar el Asistente para consultas, que te guiará paso a
En la mayoría
de ocasiones paso en la creación de la consulta.
será suficiente
el uso del
Asistente para Recuerda que el origen de datos puede estar relacionado con un
consultas. Sin gran conjunto de datos, mientras que una consulta simplemente es una
embargo, si la forma de acceder a un subconjunto particular de dichos datos.
consulta es
más compleja
que las que
Lo primero que tenemos que hacer al crear la consulta es indicar a
puedes hacer qué origen de datos queremos acceder.
con el asistente,
puedes utilizar En la parte inferior del cuadro de diálogo Elegir origen de datos
Query para
realizarla.
aparece una casilla de verificación, a través de la que podremos indicar
si queremos o no utilizar el Asistente para consultas. Esta casilla
aparece inicialmente activada, indicando que utilizaremos este asistente.

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Tras indicar el origen de datos, nos encontraremos en el primer

paso del Asistente para consultas. En este paso debes indicar qué
columnas o campos de las tablas de datos quieres extraer.

En muchos casos no será necesario importar todos los campos que

tiene una tabla, sino solo algunos, que serán los que realmente nos
interesan para cada caso en concreto.

Pulsa en el signo que aparece a la izquierda de una tabla para

poder ver todos los campos de dicha tabla, mientras que, para agregar
un campo a la consulta, selecciónalo y pulsa el botón .

En este paso del asistente puedes indicar filtros para las columnas.
Es decir, indicar qué registros son los verdaderamente interesantes. Por
ejemplo, en una determinada tabla de una base de datos te podría
interesar solo "los clientes de España".

Puedes establecer más de un criterio para definir la consulta.

Podrías indicar si debe cumplirse cada una de las condiciones
(activando la casilla y) o que solo sea necesario que se cumpla una de
ellas (activando la casilla o).

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En el siguiente paso puedes indicar qué columnas son las que

establecerán el orden en que aparecerán los datos resultado de la
consulta (como puedes ver, trabajamos con conceptos que ya hemos
visto al trabajar con Excel: filtrar, ordenar, etc.)

Finalmente, el asistente te preguntará si quieres enviar los datos

resultado de la consulta a Excel o acceder a Microsoft Query con el fin
de establecer otras características de la consulta.

También podrías guardar la consulta. Al guardar una consulta,

estarás almacenando su definición, pero no los datos que aparezcan
como resultado de la misma. Esto es así para que, cada vez que ejecutes
la consulta, ésta devuelva los datos actualizados y no los que se
consiguió en el momento de la creación de la consulta.

Al finalizar, Microsoft Query ejecutará la consulta sobre el origen

de datos, obteniendo los registros que cumplan los criterios indicados.

Una vez tienes la información en Excel, puedes hacer el análisis o

las operaciones que quieras con estos datos.

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Si quieres modificar la consulta, es decir, volver a mostrar el Asistente

para consultas y cambiar algo, accede al cuadro de las Propiedades de

conexión (a través de la opción del botón o pulsando Propiedades

del rango de datos y, a continuación, Propiedades de conexión ),

ponte en la ficha Definición y pulsa Editar consulta.

4. TRABAJAR CON MICROSOFT QUERY

E l Asistente para consultas es una herramienta muy útil

cuando queremos realizar consultas sencillas. Sin embargo, si
la consulta es más compleja, será necesario trabajar en Microsoft
Query directamente.

Para ello, accede al comando De otras fuentes - Desde Microsoft

Query del botón y, en el momento de indicar el origen de

datos, desactiva la casilla Usar el Asistente para consultas.

De esta forma indicaremos a Excel que queremos acceder a

Microsoft Query para realizar la nueva consulta, en lugar de utilizar el
Asistente para consultas.

El funcionamiento es parecido al del asistente. Lo primero es

indicar sobre qué tablas se realizará la consulta. Una consulta puede
realizarse sobre una única tabla o sobre más de una tabla.

Si quieres
incorporar
todos los
campos de una
tabla, puedes
hacer doble
clic en el
asterisco (*)
que está al
principio de la
lista de
campos, en el
panel de la
tabla.

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Una vez agregada la tabla o tablas, aparecerá la ventana de

Microsoft Query. En la parte superior de esta ventana se sitúan las
tablas que están incluidas en la consulta; en el interior de cada panel de
tabla puedes ver los campos de la misma.

En la zona inferior es donde se van ubicando los campos que intervienen

en la consulta. La forma de establecer estos campos es seleccionarlos en el
panel de la tabla y arrastrarlos hasta esta sección de la ventana.

Al ir añadiendo los distintos campos, Query presenta

automáticamente la información almacenada en la base de datos. Esto es
así gracias a que el botón Consulta automática está activado. Si
estuviera desactivado, sería necesario pulsar el botón Ejecutar
consulta para ver el resultado de la misma.

Si la información
Incluso se mostrada no es la que
puede añadir quieres, lo normal es que
un criterio de
selección sobre necesites incluir criterios de
un campo que selección, como hiciste en el
no se mostrará Asistente para consultas.
finalmente en
Para ello, utiliza el comando
los datos
resultado de Agregar criterios del menú
la consulta. Criterios.

Al agregar un criterio, pasarás a la vista de Consulta de selección,

accesible también a través del botón Ocultar o mostrar criterios .
En esta vista podrías agregar más criterios si quisieras.

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Recuerda que, al agregar criterios, estamos indicando cuáles son

los datos del origen de datos que realmente nos interesan.

Al situar los criterios en columnas distintas, estarás indicando que

se deben cumplir ambos para que el registro entre en el resultado de la
consulta.

Si quieres utilizar dos o más criterios alternativos, utiliza la fila o, bajo

la de Valor, e incluye el valor optativo. En este caso, un registro entrará en
el resultado de la consulta si cumple como mínimo uno de los dos criterios.

Por otra parte, también podrías ver la definición de la consulta

en el lenguaje SQL (Structured Query Language, Lenguaje
Estructurado de Consultas), que es un lenguaje utilizado
justamente para crear consultas sobre bases de datos. Este
lenguaje pretende ser una forma estándar de acceso a las bases
de datos relacionales, de forma que, a través de él, puedas
acceder a cualquier tipo de base de datos, sin importar el tipo
de la misma o con qué aplicación fue creada.

Con este lenguaje (que está fuera del objetivo de este curso)
podrías crear consultas más complejas y personalizadas.
Si estás
seguro de lo
que quieres Si intentas modificar alguno de los datos que aparecen como
hacer y quieres resultado de la consulta, comprobarás que no puedes hacerlo.
cambiar un
dato tanto en
Inicialmente los datos están protegidos, ya que un cambio en una
el origen de consulta podría implicar el mismo cambio en la base de datos origen.
datos como en
la consulta, Una vez realizada la consulta, no queda más que devolver los datos
utiliza el
comando
a Excel, tal como hicimos con el Asistente para consultas. Para ello,
Permitir pulsa el botón Devolver datos o accede a la opción de menú
modificación Archivo - Devolver datos a Microsoft Excel.
en el menú
Registros.
En este capítulo hemos visto cómo a realizar consultas desde
Query, sin la ayuda del Asistente para consultas. Todo lo que puedas
hacer a través del Asistente para consultas podrás realizarlo en Query:
grabar la consulta, ordenar el resultado de la misma, establecer
múltiples criterios, etc.

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El Asistente para consultas es adecuado cuando necesites realizar

una consulta simple, en la que intervengan pocas tablas y en la que los
criterios de selección sean sencillos. En otros casos será necesario
acudir a Microsoft Query y realizar la consulta como hemos visto
ahora.

Si necesitas más información, acude a la ayuda de esta aplicación

Microsoft Query.

5. CONSULTAS CON PAR˘METROS

U n tipo de consulta que solo puedes crear si trabajas

directamente en Query es el de consulta con parámetros.

En este tipo de consultas, el valor que se establece en alguno de los

campos que determinan el criterio de la selección de registros no es un
valor fijo, sino que lo proporcionas cada vez que ejecutas la consulta.

Por ejemplo, puedes tener una consulta que te permita obtener la

información referente a los registros que cumplan el criterio que el
campo PAIS sea igual a España.

Pero, ¿qué sucede si quieres realizar la misma consulta, pero para

un país distinto? Lo mejor sería que el valor del campo PAIS fuera un
parámetro que le proporcionáramos cada vez que ejecutáramos la
consulta. De esta forma, te ahorrarías el tener que definir la consulta
cada vez.

Si te encuentras en Excel, recuerda que puedes modificar una

consulta a través de la ficha Definición del cuadro de las Propiedades
de conexión, pulsando en el botón Editar consulta. Entonces volvería a
aparecer Microsoft Query, donde podrías hacer las modificaciones que
quisieras.

Para que se pida un valor en un campo a la hora de ejecutar la

consulta, escribe, en la fila del Valor del campo adecuado y entre
corchetes, el texto que quieras que aparezca al ejecutar dicha consulta.

Ten en cuenta que este texto que escribas entre corchetes no debe
coincidir exactamente con el nombre del campo afectado.

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 Acceso a datos externos (II)

Entonces, al ejecutar la
consulta, se te pedirá que
introduzcas el valor de dicho
parámetro, y se realizará la
selección de los registros de la
base de datos respecto de
dicho valor.

Al actualizar los datos del origen de datos desde Excel (desde el

botón o la opción equivalente de la ficha Datos de la Cinta de

opciones), Excel también te preguntará los valores de los parámetros.

La flexibilidad que ofrecen los parámetros hace que una misma

consulta pueda servir para obtener distinta información en cada caso, sin
necesidad de modificar la consulta para ello.

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