MODUL

MENGELOLA DATA
DAN
INFORMASI

KOMPETENSI KEJURUAN:
ADMINISTRASI PERKANTORAN
KELAS XI

OLEH
RETNO HARYANI, S.Pd

SMK NEGERI 5 MADIUN

JL. MERAK NO. 5
KOTA MADIUN
 KATA PENGANTAR

Materi Mengelola Data dan Informasi ini telah berhasil kami susun dengan sederhana,
walau terbatasnya waktu dan minimnya sumber informasi yang kami miliki namun dengan
tujuan agar siswa kami tidak mengalami kesulitan dalam mendalami materi Mengelola Data
dan Informasi.

Penulis sangat berterima kasih sekali kepada Bapak Drs. Moekijat sebagai pengarang dari
buku Pengantar Sistem Informasi Manajemen, berkat bukunyalah kami dapat menularkan ilmu
tentang pengelolaan data dan informasi kepada siswa kami.

Buku sederhana ini jauh sekali dari kata sempurna, untuk itu kepada pembaca kami mohon
kritik dan sarannya untuk kesempurnaan buku pegangan siswa ini . Kami akan berupaya untuk
memperbaiki dan membuatnya menjadi lebih baik.

Harapan kami, semoga buku sederhana ini bermanfaat bagi kami selaku pendidik juga
siswa sebagai yang terdidik. Akan selalu kami tunggu kritik dan saran untuk perbaikan buku
ini ke depannya.

Madiun, April 2010

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

i Halaman Sampul
ii Kata Pengantas
iii Daftar Isi
I. BAB I . Pendahuluan Halaman
A. Pengertian Data ........................................................... 1
B. Informasi ..................................................................... 1
C. Manajemen .................................................................. 2
Soal-soal latihan ............................................................... 3

II. BAB II. Metode Pengumpulan Data

A. Metode ......................................................................... 4
B. Pengolahan Data .......................................................... 5
C. Metode Pengolahan Data ............................................. 5
Soal-soal latihan ............................................................... 7

III. BAB III. Sistem Informasi Manajemen dan Komputer

A. Perkembangan SIM ..................................................... 8
B. Penggunaan SIM ......................................................... 9
Soal-soal latihan .............................................................. 10

IV. BAB IV. Manajemen dan Sistem Informasi sebagai suatu sistem
A. Perencanaan ............................................................... 11
B. Pengawasan ................................................................ 11
C. Pengambilan Keputusan ............................................. 12
Soal-soal latihan .............................................................. 13

Sumber buku ............................................................................ 14

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

Suatu organisasi dalam bentuk apapun selalu memliki tujuan yang pasti yang akan
dicapainya. Dalam pencapaian tujuan tersebut tentunya penentu kebijaksanaan (decition
maker ) harus memiliki landasan yang kuat dan benar untuk menentukan langkah
berikutnya. Pengambilan keputusan yang benar tentunya akan mengarahkan pada roda
organisasi menuju langkah yang tepat. Keputusan yang diambilpun harus memilih
keputusan dengan resiko yang terkecil.

A.Pengertian Data

Untuk menentukan keputusan tentunya yang dijadikan dasar harus memiliki data
yang benar. Sedangkan data adalah hal atau peristiwa yang mengandung pengetahuan
yang dijadikan dasar untuk penyusunan suatu keterangan.

1. Jenis-jenis data
a. Data Kwalitatif
Data ini berupa keterangan, tidak dalam bentuk hitungan
b. Data Kwantitatif
Data yang berupa hitungan angka
2. Sumber-sumber data :
a. Lingkungan kerja
b. Lembaga Pendidikan
c. Media Massa
d. Instansi Pemerintah
e. Masyarakat

B. Informasi

Dari sekian data yang terkumpul nantinya akan terbentuk informasi. Sebelum
menjadi suatu informasi data tentunya telah diteliti, dikembangkan sehingga
kebenarannya dapat dipertanggung jawabkan. Dengan demikian dapat kita katakan
informasi adalah data yang telah diolah untuk memberikan keterangan pada pihak lain.

Dijelaskan oleh G.R. Terry penting tidaknya informasi tergantung pada:

1. Tujuan si penerima
Informasi harus berguna untuk penerima informasi
2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
Inti informasi harus dipertanggungjawabkan
3. Waktu
Informasi harus up to date, sesuaikan dengan waktunya jangan sampai kadaluwarsa
4. Ruang dan tempat
Apakah informasi tersebut terdapat pada ruang dan tempat yang tepat

1
 5. Bentuk
Apakah wujud informasi tersebut dapat digunakan secara efektif
6. Semantik
Apakah tiap kata dan arti cukup jelas jangan sampai salah tafsir bagi

Informasi akan sangat berguna sekali bilamana disampaikan kepada orang yang tepat pada
waktu yang tepat pula. Tidak semua data bisa merupakan informasi.

C. Manajemen

Manajemen dalam arti yang sederhana adalah pengelolaan. Tentunya pengelolaan ini
melibatkan banyak unsur.

Menurut G.R. Terry unsur dari manajemen adalah :

1. Man ( Manusia )
2. Money ( Uang )
3. Matherial (Bahan-bahan)
4. Methode (Metode)
5. Machine (Mesin)
6. Market (Pasar)

Sedangkan fungsi-fungsi manajemen sendiri terdiri dari :

1. Planning (Perencanaan)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Actuating (Penggerakkan)

Sehingga dapat dikatakan manajemen adalah proses yang terdiri perencanaan,

pengorganisasian, penggerakkan dan pengawasan yang dilakukan untuk pencapaian tujuan
dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya.

2
 SOAL-SOAL

Jawablah pertanyaan berikut dengan benar!

2. Jelaskan pengertian data!

3. Jelaskan yang dimaksud dengan data kwantitatif dan data kwalitatif!
4. Sebutkan contoh-contoh data yang bisa anda peroleh di suatu lembaga pendidikan!
5. Jelaskan yang dimaksud dengan informasi!
6. Sebutkan contoh-contoh data yang bisa anda peroleh di masyarakat!
7. Jelaskan mengapa ketelitian penyamapaian dan pengolahan dat menentukan penting
tidaknya suatu informasi!
8. Informasi akan berguna sekali bila disampaikan kepada orang yang tepat dan pada
waktu yang tepat pula. Jelaskan mengapa demikian!

Tugas kelompok

1. Bentuk kelompok yang terdiri dari 5 orang untuk masing-asing kelompok

2. Carilah data tentang biodata teman-teman anda kemudian rangkumlah asal sekolah
sebelum masuk SMK Negeri 5 Madiun
3. Buatlah suatu informasi yang valid berapalah jumlah temen anda yang berasal dari
dalam kota Madiun dan berapa yang berasal dari luar kota Madiun
4. Tulis laporan anda dan presentasikan di depan kelas!
 3

BAB II

METODE PENGUMPULAN DATA

Kita sudah memahami bahwa informasi adalah data yang telah diolah. Dari data yang
telah diolah nantinya akan digunakan sebagai dasar bagi penentu kebijaksanaan untuk proses
pengambilan keputusan.

A. Metode

Ada 4 metode pengumpulan data yaitu melalui:

a. Pengamatan sendiri secara langsung
Untuk metode ini peneliti langsung mengadakan pengamatan secara langsung pada
obyek yang diteliti.
Keuntungan metode ini adalah data yang dikumpulkan lebih cermat karena peneliti
sendiri yang mengumpulan data di lapangan.
Sedangkan kerugiannya adalah metode ini memerlukan biaya yang mahal karena
berhubungan dengan luasnya tempat untuk mendapatkan data sebanyak-banyaknya dan
peneliti harus langsung ke obyek penelitian

b. Metode wawancara
Metode ini tetap menanyakan langsung pertanyaaan untuk data pada responden (orang
yang dimintai pertanyaan ) tetapi seorang peneliti tidak harus mendatangi secara
langsung namun bisa mewakilkan pada orang lainnya untuk membantunya untuk
mendapatkan data. Metode ini sebetulnya hampir sama dengan metode pengamatan
langsung. Ketelitian dari data yang didapatkan tergantung pada orang-orang yang
diwawancarai.

Keuntungan dari metode ini adalah:

1. Data yang dikumpulkan lebih teliti
2. Penelitian dapat dilakukan pada daerah yang luas

Sedangkan kerugian dari metode ini adalah:

1. Biaya mahal, karena banyak wakil yang ditunjuk untuk pergi ke berbagai tempat
untuk mengumpulkan data.
2. Fakta yang dikumpulkan ada kemungkinan tidak teliti karena masing-masing wakil
pencari data kadang punya persepsi yang keliru terhadapa keterangan dari responden.

4
 c. Metode Angket

Angket adalah daftar pertanyaan yang diajukan kepada responden (obyek yang
ditanya) yang nantinya dijadikan data.

Keuntungan dari metode angket yaitu:

1. Biaya murah
2. Data dapat cepat terkumpul

Sedangkan kerugian dari metode ini, kemungkinan responden tidak mengembalikan

angket kepada peneliti.

Pada perkembangannya seorang pencari data sering mengkombinasikan berbagai metode

untuk kemudahan dalam mendapatkan data yang paling akurat.

B. Pengolahan Data

Bila kita mengacu pendapat dari G.R.Terry pengolahan data sendiri memiliki arti
sebagai serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan atau hasil
yang diinginkan.

Dalam pengolahan data terdapat 8 tahapan yang dilalui yaitu:

1. Reading (Membaca)
2. Writing (Menulis)
3. Recording or Printing (Mencatat atu Mencetak)
4. Sorting (Menyeleksi)
5. Transmitting (Menyampaikan atau Memindahkan)
6. Calculating (Menghitung)
7. Comparing (Membandingkan)
8. Storing (Menyimpan)
Sehingga dapat juga dikatakan bahwa pengolahan data adalah serangkaian aktivitas dalam
bidang tata usaha yang terdiri dari kegiatan mencatat, mengolah, mengirim atau menyimpan
keterangan yang diperlukan oleh suatu orgaisasi secara cepat, cermat dan tepat.

C. Metode Pengolahan Data

Dalam pengolalahan data suatu organisasi biasanya menggunakan 2 metode yaitu

manual dan teknologid. Kedua metode ini saling melengkapi tentunya agar hasil akhir suatu
data bisa valid.

5
1. Metode Manual
Metode ini pengolahan datanya dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat tulis
sederhana seperti pensil, kertas penggaris dan lain-lain tanpa melibatkan mesin-mesin
ataupun alat-alat modern dalam proses mengolah data yang didapatkan.

2. Metode teknologis
Pengolahan data ini dengan cara memanfaatkan teknologi yang ada dan tersedia untuk
mempermudah peneliti dalam mengolah data yang didapat sehingga menghasilkan data
yang valid.Contohnya pengolahan data menggunakan komputer.

Berdasarkan tempat pengolahan datanya bisa dibedakan menjadi 2 macam:

1. Sentralisasi
Pengolahan data ini sebagian besar dilaksanakan oleh bagian-bagian tersendiri
kemudian setelah terkumpul baru diolah oleh unit sentral tersendiri yang nantinya
berhak menentukan informasi yang benar
2. Desentralisasi
Masing-masing bagian diberi kepercayaan untuk mengolah data sendiri dari data yang
yang didapatkan sehingga masing-masing bagian berhak untuk menghasilkan
informasi sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
 6

SOAL-SOAL

Jawablah pertanyaan berikut dengan benar!

1. Sebutkan macam-macam metode pengumpulan data!
2. Jelaskan yang dimaksud dengn metode wawancara!
3. Sebutkan keuntungan dari metode wawancara dibandingkan dengan metode lainnya
dalam pengumpulan data!
4. Jelaskan yang dimaksud responden!
5. Jelaskan yang dimaksud dengan metode angket!
6. Sebutkan keuntungan dan kerugian dari penggunaan dari metode angket bila anda
mengambil data dari responden!
7. Sebutkan tahapan dari pengolahan data !
8. Sebutkan metode pengolahan data!
9. Jelaskan yang dimaksud dengan metode manual dalam pengolahan data!
10. Jelaskan kapan waktu yang tepat untuk menggunakan metode manual atau teknologis!

TUGAS KELOMPOK

Buatlah contoh daftar pertanyaan yang terdiri dari 10 pertanyaan tentang minat siswa
terhadap suatu kegiatan ekstra kurikuler di SMK Negeri 5 Madiun. Rumuskan dengan
anggota kelompok anda yang terdiri dari 6 siswa. Konsultasikan dengan guru anda!
 7

BAB III

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DAN KOMPUTER

Dalam aktivitasnya suatu organisasi akan terdiri dari orang-orang yang beraktivitas,
kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, tempat untuk menmpung kegiatan dari orang-orang tadi
serta terjadinya komunikasi. Pada aktivitasnya organisasi tetap membutuhkan sistem informasi
manajemen.

A.Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Organisasi dibentuk tentunya dengan harapan akan berkembang lebih besar dari awal
pembentukannya. Dari aktivitas yang paling sederhana nanti akan terjadi kegiatan yang
komplek. Tentu saja dari proses penawaran barang, kemudian muncul pemesanan barang, dan
akhirnya produsen mengirimkan barang pesanan koleganya hingga akhirnya terjadilah lalu
lintas niaga . Tentunya semua itu sangat membutuhkan yang namanya informasi yang valid
yang nantinya dikemas dengan sistem yang tepat untuk memanajen masing-masing aktivitas
tersebut. Tentunya organisasi sangat membutuhkan sistem informasi yang cermat dan tepat
waktu.

Hal ini dapat kita gambarkan sebagai berikut:

A B C D

SIM

PASAR PEGAWAI EKONOMI PEMERINTAH

Gambar diatas menggambarkan bahwa:

 8
Ada 4 manager yaitu A,B,C dan D. Masing-masing manager mengumpulkan informasi yanga
ada hubungannya dengan pengambilan keputusan dari 4 informasi umum yaitu dari pasar,
kepegawaian, ekonomi dan pemerintah.
Setiap manager akan mengumpulkan informasi mengolahkan dan menyerahkannya
untuk kegunaan perseorangan atau kegunaan organisasi –organisasi lainnya apabila
diperlukan.

Apabila telah dibuat suatu SIM (Sistem Informasi Manajemen) , kebiasaan pelaporan
formal, setengah formal dan bahkan informal dapat distandarisasikan dibuat prosedurnya dan
dijadwalkan. Arus informasi disusun, diatur untuk praperingatan masalah-masalah, tanggapan
yang cepat terhadap kegentingan –kegentingan dan cara yang jelas bagi pengarahan
manajemen terhadap titik-titik tindakan kritis organisasi. Maka terciptalah suatu sistem
informasi manajemen yang aktif.

B. Penggunaan SIM (Sistem Informasi Manajemen)

Organisasi-organisasi dalam masyarakat kita yang bertambah ruwet tidak dapat

dilaksanakan tanpa adanya sistem informasi manajemen yang dikomputerisasikan.
Perkembangan ini terjadi melalui sejumlah perubahan. Semakin bertambah banyaknya
organisasi proses komunikasi timbal balik yang semakin banyak tercipta tidak akan hanya
mengandalkan sumber informasi yang statis.

Untuk menentukan jaringan yang efektif bagi suatu sistem informasi manajemen telah
disarankan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:
a. Data atau informasi apa yang dibutuhkan
b. Kapan data atau informasi tersebut dibutuhkan
c. Siapa yang membutuhkan
d. Dalam bentuk apa data-data tersebut dibutuhkan
e. Berapa biaya data atau informasi tersebut
f. Dimana dibutukannya data atau informasi tersebut
g. Prioritas apa yang diberikan masing-masing data
h. Bagaimanakah mekanismenya
i. Bagaimana umpan baliknya

9
 SOAL-SOAL

Jawablah pertayaan berikut dengan benar!

1. Jelaskan yang dimaksud dengan Sistem Informasi Manajemen!

2. Jelaskan manfaat Sistem Informasi Manajemen bagi suatu organisasi!

3. Mengapa suatu organisasi membutuhkan sistem informasi yang cermat dan tepat
waktu!

4. Jelaskan tahapan untuk menentukan jaringan yang efektif bagi suatu sistem informasi
manajemen!

5. Jelaskan mengapa kita harus tahu data atau informasi apa yang dibutuhkan suatu
organisasi sebelum kita menentukan sisitem informasi manajemen!

6. Jelaskan mengpa kita harus membuat skala prioritas untuk data yang akan kita olah
sebelum menentukan sistem informasi manajemen!

7. Jelaskan mengapa biaya juga harus kita perhitungkan dalam menentukan sistem
informasi manajemen!

10
 BAB IV

MANAJEMEN DAN SISTEM INFORMASI

SEBAGAI SUATU SISTEM

Manajemen dipandang sebagai suatu kegiatan untuk mencapai suatu tujuan.

Manajemen adalah suatu rencana kegiatan manusia yang terdiri dari perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan untuk mencapai tujuan dan bersama orang
lain dengan menggunakan uang, bahan, mesin dan metode.

Sedangkan fungsi-fungsi manajemen menurut G.R. Terry terdiri dari:

1. Planning (Perencanaan)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Motivating (Penggerakkan)
4. Controling (Pengawasan)

Sebenarnya manajemen bisa dikatakan juga suatu pencapaian sesuatu melalui kegiatan orang
lain.
Dalam sistem manajemen dapat untuk mengambil keputusan, membuat rencana, melakukan
pengawasan dengan memberikan masukan. Tentu saja tidak semua masukan dapat diterima
karena masukan yang dipakai yang memenuhi kriteria yang terbaik.

Manajemen sebagai suatu sistem terdiri dari:

a. Perencanaan
Semua sistem merupakan pencapaian tujuan. Tahap ini awal dari proses pencapaian
tujuan. Perencanaan penting untuk pengawasan dan pengambilan keputusan.
Manajemen memerlukan informsi untuk meliput semua segi dan kemungkinan suatu
rencana
b. Pengawasan
Suatu rencana kadang tidak berjalan sesuai rencana. Penyimpangan-penyimpangan
dari rencana semula disebabkan oleh kejadian-kejadian diluar penguasaan manajemen.
Hal ini karena perkiraan yang kurang tepat atau kesalahan dari orangnya karena tidak
melaksanakan sesuai dengan prosedur.
Agar peyimpangan-penyimpangan tidak terjadi sehingga pencapaian tujuan terhambat
bahkan tidak tercapai.
Unsur-unsur dari suatu proses manajemen adalah :
1. Masukan (input)
2. Proses
3. Keluaran (out put
 11

Untuk mengukur keseluruhan proses tersebut kita perlukan pengawasan. Untuk

mengadakan kontrol pengambil keputusan mengharapkan keluaran (out put) yang
pasti.

Dari keluaran akan diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Kontrol atau pengawasan bisa efektif bila :

1. Out put yang sesungguhnya diukur dengan tepat dan dibandingkan dengan out
put yang didinginkan.
2. Keputusan pada tindakan yang diperlukan dilaksanakan
3. Secepatnya ada evaluasi bila timbul masalah sebelum timbul penyelewengan

c. Pengambilan Keputusan

Hasil akhir dari manajemen adalah pengambilan keputusan. Tentu saja untuk seorang
decition maker pemilihan untuk pengambilan keputusan memilih untuk pengambilan
keputusan memilih resiko terkecil. Sebagus apapun suatu keputusan bila tetap dengan
resiko yang besar tentu saja bukan pilihan bijak seorang decition maker (pengambil
keputusan).
Keputusan harus diambil bila kita berhadapan dengan suatu masalah.

Dalam pengambilan keputusan seorang decition maker harus memperhatikan unsur-

unsur sebagai berikut:
1. Model
Bagaimanakah gambaran masalah yang muncul
2. Kriteria
Kriteria yang dirumuskan menunjukkan arah pada keputusan yang akan diambil
3. Pembatas
Adanya faktor-faktor tambahan yang dipertimbangkan
4. Optimalisasi
Pada titik ini pengambilan keputusan siap untuk memilih penyelesaian yang terbaik
atau optimal.

Jenis-jenis pengambilan keputusan terdiri dari ;

1. Jenis pengambilan keputusan yang terprogram
Jenis pengambilan keputusan ini mengandung tanggapan otomatis terhadap
kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Pengambilan keputusan yang tidak terprogram
Jenis pengambilan keputusan ini menunjukkan proses yang berhubungan dengan
masalah yang tidak jelas.

12
 Proses pengambilan keputusan biasanya mendapatkan hambatan. Sedangkan
hambatan-hanbatan tersebut biasanya adalah :
1. Informasi yang tidak lengkap
2. Tujuan yang tidak jelas diuraikan

Seorang pengambil keputusan dalam menentukan jenis keputusannya melalui tahapan-

tahapan atau bersifat berjenjang.

Sedangkan jenjang atau tingkatan dalam pengambilan keputusan yaitu:

1. Pengambilan keputusan tingkat strategis
Tindakan ini diambil untuk menentukan rencana jangka panjang
2. Pengambilan keputusan tingkat taktis
Tindakan ini berhubungan dengan kegiatan jangka pendek
3. Pengambilan keputusan tingkat teknis
Tindakan ini untuk menjamin agar tugas-tugas khusus dapat dilaksanakan dengan
efektif dan efisien.

Dengan demikan dapat disimpulkan bahwa dalam proses manajemen melibatkan 6 unsur
manajemen. Pada prosesnya manajemen memiliki tujuan akhir yaitu pengambilan keputusan .
Sedangkan dari sekian alternatif yang ada seorang decition maker (pengambil keputusan)
memilih alternatif yang memilih resiko terendah.

12
 SOAL-SOAL
Jawablah pertanyaan berikut ini dengan benar!
1. Jelaskan pengertian dari manajemen!
2. Sebutkan dungsi-fungsi manajemen menurut G.R. Terry!
3. Jelaskan mengapa fungsi controling sangat menentukan berhasil tidaknya suatu proses
manajemen!
4. Sebutkan unsur-unsur dari suatu proses manajemen!
5. Jelaskan bagaimanakah pengawasan bisa dilaksanakan dengan efektif sehingga
keputusan dapat diambil oleh seoranh pengambil keputusan dengan benar!
6. Jelaskan yang dimaksud dengan keputusan yang terprogram!
7. Sebutkan contoh-contoh keputusan yang terprogram!
8. Mengapa dalam setiap pengambilan keputusan seorang pengambil keputusan selalu
mendapat hambatan!
9. Sebutkan contoh-contoh hambatan yang muncul bila seorang ketua kelas akan
memberikan sangsi terhadap temannya yang melanggar disiplin kelas!
10. Jelaskan yang dimaksud dengan pengambilan keputusan tingkat teknis

TUGAS

Anda seorang ketua kelas dari data-data yang anda kumpulkan ternyata ada beberapa
teman anda yang selalu membuat ulah. Ada yang sering bolos, tidak pernah piket
kebersihan, berkelahi dengan kelas lain bahkan ada yang mencuri uang teman sekelas.
Tulislah langkah-langkah yang akan anda lakukan sebelum mengambil suatu keputusan
yang tepat. Keputusan yang anda ambil harus dengan prinsip memiliki resiko terkecil dan
tentu saja bermanfat. Presentasikan hasil keputusan anda di depan kelas untuk dievaluasi
guru anda!

13
 SUMBER

PENGANTAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

KARANGAN
DRS. MOEKIJAT

PENERBIT PT REMAJA ROSAKARYA

BANDUNG
TAHUN 1986