UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTA “ROMULOS GALLEGOS”

AREA DE INGENIERIA DE SISTEMAS

PROGRAMA: INGENIERIA EN INFORMATICA
COORDINACION DE PROYECTO DE GRADO I

Sistema automatizado de facturación e inventario para la Empresa Bamservich

Multiservicios C.A. Ubicada en Cagua Estado Aragua

Profesora: Integrantes:

Yusseth Palacios Génesis Salazar C.I. 19.608.178

José Finol C.I. 23.520.841

Noviembre 2014
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad el mundo de los negocios ha ido avanzando de una manera

más agigantada, hoy en día nos damos cuenta como nuevas empresas se desarrollan e
incursionan en el gran mundo del mercado, esto es algo muy notorio que se puede
observar de una forma muy entusiasta, y este movimiento va de la mano con los
cambios que surgen en la tecnología y las nuevas demandas de información. La
economía y operaciones de las empresas se basan en la información, lo que hace que
los empresarios u organizaciones se vean forzados a interactuar con los sistemas de
diferentes índoles, ya sea de manera manual o automatizada. Todo esto pone en
manifiesto una orientación que debe seguir la contabilidad y el profesional contable,
pues la contabilidad es quizás una de las actividades más importantes dentro del
desarrollo de los negocios, ya que esta se encarga precisamente de informar acerca
del incremento de la riqueza, la productividad e incluso el posicionamiento de las
empresas dentro de los ambientes competitivos.

El avance de los mercados y los adelantos en informática han renovado los

procesos de facturación. El crecimiento de las operaciones de las empresas dejó en
evidencia la necesidad de un sistema de facturación más eficiente y veloz. Ante ello,
es importante destacar la integración de empresas u organizaciones con equipos de
cómputo, los cuales se encargan de agilizar el procesamiento de datos y le
suministran al usuario la información solicitada en el menor tiempo posible, lo cual
hace que los sistemas automatizados sean una pieza clave en el desempeño de las
empresas, cabe destacar que los programas de facturación se han posicionado el día
de hoy como una herramienta indispensable para cualquier empresa.

Durante años las empresas u organizaciones han utilizado el método manual

para los procesos cotidianos, esta ha sido la forma más común para la elaboración de
tareas de facturación, inventario, registro y control de ingresos o egresos.
Un Programa de facturación es un software que permite agilizar el sistema de
facturación tradicional en papel, entre sus funciones, principalmente, se encuentra
el registro de las ventas y los pagos de los diversos productos o servicios, entre otras
funciones, estos programas también pueden calcular los impuestos, con todas estas
funciones, administradas desde una pantalla sencilla y ordenada, se consigue
mantener un control más óptimo para gestionar una empresa.

Entonces, los sistemas de facturación disponen de diferentes utilidades que

ayudan a mantener un cierto control acerca de los movimientos financieros
correspondientes a la empresa. Además el sistema de base de datos que utiliza resulta
muy útil para plantificar diferentes aspectos para los cuales, se requiere de la
necesidad de un sistema de facturación, como pueden ser las auditorias tributarias, y
los balances de fin de año.

Las nuevas demandas que presentan algunas empresas abren paso a la

introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencializar las mismas
dentro del mercado si se le da el adecuado manejo, reconocimiento y medición. El
crecimiento de la demanda y servicios ha creado la necesidad de desarrollar
herramientas basadas en la tecnología dándoles la capacidad de manejar grandes
cantidades de información de manera confiable, de esta manera surge la utilización de
sistemas que permitan manejar la información de manera automatizada,
transformando los procesos manuales.

En Venezuela, el campo de los Sistemas automatizados de facturación e

inventarios experimenta un crecimiento constante debido al incremento en los niveles
de exigencia y a la necesidad de dar respuestas óptimas a dichas empresas,
garantizando así un desenvolvimiento eficaz en el proceso de facturación e
inventarios.

Bamservich Multiservicios C.A, Es una empresa dedicada a prestar servicios

de mantenimiento a estaciones eléctricas. Actualmente se presenta una situación
caracterizada, por el hecho de no contar con un Sistema automatizado que genere
facturas de una manera rápida y sencilla, lo que implica que el encargado de facturar
los servicios realizados dentro de la empresa, debe hacer uso de hojas de cálculo, para
el cual se requiere tener especial cuidado al momento de su utilización ya que es
vulnerable a cambios accidentales que se traducirían en errores de tipeo, calculo, etc.,
y otras se realizan de forma manual, esta última hace que el volumen de planillas y
formatos que se utilicen sea excesivo e innecesario, el personal encargado de realizar
este trabajo consume demasiado tiempo en realizar los cálculos, los tiempos de
respuestas son lentos, y se mantiene dispersa la información.

La situación planteada anteriormente, acarrea consecuencias negativas que se

ven reflejadas en la dificultad de llevar a cabo un control en el proceso de facturación.
Tomando en consideración lo antes expuesto se propone un Sistema automatizado de
facturación e inventario para la empresa Bamservich Multiservicios C.A, que dé
respuesta a las necesidades que presenta dicha empresa, para así facilitar la
administración de una manera más eficaz, ahorrar tiempo al momento de realizar el
proceso de facturación, obtener la disposición para acceder a la información real en
todo momento, conseguir reducir los tiempos de respuesta de los usuarios, facilitar las
operaciones del personal indicando así que con una buena planificación y control, se
puede cumplir todos los objetivos que se plantea y brindar mejor servicio. Por tal
motivo se hacen las siguientes interrogantes ¿Cuáles son las estrategias utilizadas
para el control de facturación en la empresa? ¿Es eficiente el sistema de facturación
utilizado por la empresa? ¿El sistema de facturación utilizado por la empresa es el
adecuado? ¿Qué componentes deben ser tomados en cuenta para llevar a cabo el
diseño de un sistema automatizado de facturación e inventario?
Objetivo General:

Diseñar un sistema automatizado de facturación e inventario para la empresa

Bamservich Multiservicios C.A

Objetivos Específicos:

 Analizar los procesos actuales para el control de facturación e inventario de

Bamservich Multiservicios C.A
 Determinar los requerimientos del sistema automatizado de facturación e
inventario de Bamservich Multiservicios C.A
 Diseñar el Sistema automatizado de facturación e inventario de Bamservich
Multiservicios C.A
 Realizar las pruebas necesarias para validar el funcionamiento del sistema
automatizado de facturación e inventario de la empresa Bamservich
Multiservicios C.A
Justificación:

Actualmente las empresas y organizaciones enfocan gran parte de sus

esfuerzos en realizar mejoras que les permitan optimizar el uso de recursos
disponibles disminuyendo costos, con la finalidad de mantenerse en el nivel
competitivo deseado, garantizando así una mayor eficiencia y calidad de trabajo. Uno
de los aspectos más significativos al cual se puede hacer referencia es al uso de la
tecnología dentro de las empresas, de tal manera que a través de la informática se
hace posible el procesamiento y flujo de la información de una manera ordenada, lo
cual garantiza la sistematización, organización, almacenaje y tratado de la
información que de alguna u otra forma limitan el factor humano, es decir los
sistemas automatizados permiten que las empresas u organizaciones desarrollan
funciones de una manera más eficaz simplificando el trabajo.

A través de esta investigación se pretende Diseñar un sistema automatizado de

facturación e inventario en la empresa Bamservich Multiservicios C.A ubicada en
Cagua Estado Aragua, para obtener un mayor y mejor control administrativo y
financiero dentro de la misma, ya que no posee un sistema automatizado que agilice
sus procesos y proporcione información oportuna y confiable; y así solucionar la
problemática presente en la empresa como lo es: la falta de seguridad en los datos que
se manejan, la falta de optimización de la empresa en cuanto a las solicitudes de los
clientes, debido a que es un sistema manual no se generan respuestas rápidas y
optimas, la reducción de tiempo y trabajo debido a que el proceso de facturación e
inventario es más lento, la falta de un control de inventario en tiempo real, ya que
muchas veces el proceso manual no concuerda con los productos existentes en la
empresa, por ser un proceso lento. Lentitud en la consulta y generación de reportes
de facturación de servicios y productos prestados por la empresa de forma semestral y
anual, debido a que es un sistema manual, no es óptimo o sistematizado y esto
conlleva pérdida de tiempo para realizar los cálculos de los mismos. Retardo en la
toma de decisiones por no contar con información precisa. Falta de un control de
registro de clientes.

Atendiendo a dichas necesidades y aprovechando los avances de las

tecnologías de información y comunicación, surge la inquietud de alcanzar una
solución personalizada para la empresa, mediante la adquisición de un sistema
automatizado de facturación e inventario que representa una importante contribución
dentro del ámbito administrativo en Bamservich Multiservicios C.A, debido a que
aporta grandes avances en los procesos operacionales que permitirán mejorar y
adquirir la capacidad competitiva que debe tener hoy en día toda organización para
alcanzar un mejor funcionamiento, mayor rentabilidad y eficiencia. Esta investigación
posee gran importancia desde diversos puntos de vistas, ya que aporta beneficios
significativos que ayuden a mantener con éxito a la organización; por otro lado, se
encuentra el hecho que a través de la ejecución de este sistema se abren las
posibilidades de mejoramiento de los procedimientos de control de facturación e
inventario hasta ahora utilizados por la empresa, y por consiguiente, una mayor
rapidez de los mismos para la atención de clientes.

El sistema a diseñar mejorara significativamente la manera en la que se

manejan las operaciones contables de la empresa englobando así mismo el
inventariado de productos y/o servicios que presta la empresa. Representará
definitivamente una mejora, ya que facilitará las tareas del personal interno,
eliminando muchos procesos que se hacen actualmente de forma manual, de esta
manera poder sistematizarlos y así facilitar el desempeño de la persona que maneje el
sistema. Además los clientes también se verán beneficiados, ya que les permitirá
disponer de manera organizada y segura a información, que van desde datos
personales, servicios solicitados, montos facturados, etc. El aporte de este sistema
cambiará la manera en que trabaja la empresa y por ende sus trabajadores, en pro de
tener la capacidad de generar y controlar todos los procesos contables dentro de la
misma, consiguiendo que el personal que antiguamente manejaba la
contabilidad/inventario de la empresa de manera manual, o por medio de hojas de
cálculo de Microsoft Excel puedan tener más seguridad y rapidez al momento de
levantar informes, lo que probablemente le ahorrará tiempo que podría invertir en
otras actividades.

El alcance social de esta investigación, beneficia a la empresa ya que le

permite obtener información necesaria para cumplir a cabalidad con todas las normas
y procedimientos que se deben seguir para alcanzar un buen manejo en el control
interno, y así obtener un equilibrio en todas las áreas de la empresa, por ende son
eficientes y progresivas lo cual garantizan un nivel social adecuado, ya que
mantienen fuentes de empleo y estabilidad laborar que beneficiaran notablemente la
forma de vida de la comunidad y la sociedad.

Posterior a la materialización del sistema de facturación en materia de

contabilidad se prevén beneficios que tarde o temprano serán una realidad para la
empresa generando el siguiente impacto:

Corto Plazo: en primer orden, mientras el personal dedicado al tratado y

trabajo del sistema a modo de usuario se va adaptando a la nueva forma de trabajo se
irá organizando progresivamente la información referente a la facturación que maneja
la empresa para sus clientes; Es por ello, que en primeras instancias, probablemente el
sistema no resulte tan efectivo como debería de serlo, debido a que la empresa lleva
desde el momento de su fundación métodos manuales para el proceso de facturación
e inventario hasta la fecha de hoy.

Mediano Plazo: Una vez se hayan adaptado tanto la facturación antigua como
la misma adaptación del personal que manejará el sistema, este ira cobrando mayor
utilidad para la empresa, incluso el sistema evitará posibles problemas legales que
podrían presentarse en errores de tipiaje manuscrito, de los cuales en primeras
instancias no quedaban registrados, y si guardaban registros corren el peligro de
traspapelarse debido a la gran cantidad de clientes y facturas que maneja la empresa.
 Largo Plazo: Finalmente cuando los usuarios del sistema (Personal de la
Empresa) estén 100% capacitados para el uso del sistema, este se convertirá en un
apéndice indispensable para la empresa, que buscará ahorrar tiempo, dinero e incluso
problemas legales indeseados. Los datos ingresados al sistema serán registrados de
manera segura en servidores con la debida creación de respaldo, con el fin de proteger
la vital información contra posibles pérdidas.

Como se ha mencionado en varias ocasiones, el sistema facilitará de manera

significativa el trabajo del usuario, debido a que le ahorrara recursos vitales como el
tiempo, que es trascendental para cualquier empresa, además de la posibilidad de
tener ciertas restricciones pre establecidas del programa, con el fin de evitar errores
de tecleo que acarrearía graves consecuencias que pondrían en peligro la fiabilidad
del propio empleado e incluso de la empresa en sí.

Algunas novedades del sistema en cuanto a la situación actual, es un

evidentemente salto de un proceso de facturación manual y semi automatizado, a un
proceso de facturación automatizado de la actividad, esto se convierte en un gran
paso para la empresa, así como también para sus trabajadores. Es por ello que el
sistema resultará realmente novedoso por el simple hecho de que el mismo mejorará
inmensamente el desempeño a nivel general, ya que una empresa bien organizada
surgirá en mayor medida que otras competencias que no lo estén.

El sistema utilizara una infraestructura de red necesaria para su ejecución, se

obtendría de una manera sencilla a través de dispositivos básicos de red que se
encargarán de comunicar los computadores a un servidor central o servidores.

El sistema contará con apartados destinados a la contabilidad de la empresa,

para los cuales se podrán programar advertencias y/o pagos automáticos de
proveedores, impuestos. Etc.
 Estas funciones antes expuestas, podrían no ser las únicas a programar, debido
a las necesidades que surjan en el desarrollo del sistema en cuanto a las ideas que
ayuden a sistematizar los procesos de facturación, es por ello que no sería un sistema
estático, sino más bien, una herramienta de trabajo intuitiva y además actualizable a
nuevas posibilidades y funciones en pro de mejorar el desempeño de la empresa.