PENGENDALIAN DOKUMEN

No Documen :
No Revisi :
SOP Tgl Diberlakukan :
Halaman :

PUSKESMAS ENCEP
SINDANGRESMI HERMAWAN

Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua

1. Pengertian dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang
digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen
sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang
diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala
sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan
karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa
dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
memuat ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-
kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam
menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi
agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
7. Program Pendukung
8. Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung
pelaksanaan sistem manajemen mutu.

2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua

dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-
9001:2008 dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga
memenuhi persyaratan standard Internasional ISO-9001:2008 .

3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No : / /SK-PKM/ /2018

Tentang Pengendalian Dokumen

4. Referensi

5. Prosedur 1. ATK
2. Formulir
3. Komputer
6. Langkah- 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN
langkah Kepala Puskesmas/MR/Pemegang Program/Koordinator Unit/
Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi :
Manual Mutu, Prosedur Kerja/SOP dan Formulir
2. MEMBUAT DOKUMEN
MR/ Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan
dokumen sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari :Pengertian,
Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit
Terkait, Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan
3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang
merupakan identitas dokumen yang berisi : Judul dokumen,
Nomor kode dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ),
Tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan,
diperiksa, disahkan )
5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang
terdiri dari 4 bagian:
a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja
b. Bagian I menunjukkan jenis dokumen
c. MM untuk manual mutu
d. PK untuk prosedur kerja
e. FORM untuk Formulir yang digunakan
. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat
persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO
dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan dengan
mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah
memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan
Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi
cap “TERKENDALI” dengan persetujuan MR.
7. MEREVISI DOKUMEN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala
Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap
dokumen
8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan
tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak
berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti
penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan
dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik
 diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ , dan disimpan MR sebagai
arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.
10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG
11 . MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan
mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar
dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak
digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat
dalam formulir daftar dokumen eksternal

7. Bagan Alir Menetapkan Jenis Membuat Mengesahkan

Dokumen Dokumen isi dokumen

Menerbitkan & Memberikan Memberikan

Mendistribusi Penomoran Identitas

Merevisi Menerbitkan Melakukan

Dokumen Ulang Penarikan &
Pemusnahan

Melakukan Melakukan
Pengendalian Peninjauan
Dokumen Ulang
eksternal

8. Hal-hal Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan revisi,

yang perlu Bukti penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen
diperhatika
n

9. Unit Seluruh Staf Puskesmas

Terkait
1. Formulir Bukti Penerimaan dokumen
10. Dokumen 2. Formulir Daftar Induk Dokumen
Terkait 3. Formulir Daftar Induk Formulir
4. Formulir Usulan Revisi
5. Formulir Bukti Penarikan Dokumen
6. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
7. Formulir Daftar induk dokumen eksternal

11. Rekaman Histori

Tgl. Mulai
No Yang Dirubah Isi Perubahan
Diberlakukan