Proyecto de investigación e innovación tecnológica: Elaboración de un

manual y sus funciones de la secretaria ejecutiva de la I.E.P. “El

Nazareno” del distrito de Pacora.

Carrera de profesión:

Secretariado ejecutivo

Autores:

Llauce Sandoval, Lea

Oliden Monja, María Mercedes

Chiclayo- Perú

1
 I. ASPECTO INFORMATIVO

1.1 Nombre

Proyecto de investigación e innovación tecnológica:

Elaboración de un manual y sus funciones de la secretaria
ejecutiva de la I.E.P. “El Nazareno” del distrito de Pacora.

1.2 Autores:

Llauce Sandoval, Lea

Oliden Monja, María Mercedes

1.3 Carrera profesional:

Secretariado Ejecutivo

1.4 Promoción:

2017

1.5 Ámbito de proyecto:

Pacora

1.6 Tipo de proyecto:

Investigación

1.7 Centro de investigación del proyecto:

I.E.P. “El Nazareno” del distrito de Pacora.

1.8 Duración:

Inicio:

Término:

1.9 Asesor:

Lic. Enrique Guevara Saavedra

2
 ÍNDICE

I. ASPECTO INFORMATIVO ............................................................................. 2

1.1 Nombre ..................................................................................................... 2
1.2 Autores: ..................................................................................................... 2
1.3 Carrera profesional: .................................................................................. 2
1.4 Promoción: ................................................................................................ 2
1.5 Ámbito de proyecto: .................................................................................. 2
1.6 Tipo de proyecto: ...................................................................................... 2
1.7 Centro de investigación del proyecto: ....................................................... 2
1.8 Duración: ................................................................................................... 2
1.9 Asesor: ...................................................................................................... 2
II. ASPECTO ACADEMICO DEL PROYECTO................................................... 4
2.1 antecedentes............................................................................................. 4
2.1.1 Nacionales .......................................................................................... 4
2.1.2 Internacionales.................................................................................... 7
2.2 Descripción del proyecto ......................................................................... 10
2.3 Localización del proyecto ........................................................................ 11
2.4 Objetivos ................................................................................................. 11
2.5 Metas ...................................................................................................... 11
2.6 Justificación ............................................................................................ 12

3
 II. ASPECTO ACADEMICO DEL PROYECTO

2.1 antecedentes

2.1.1 Nacionales

Londoño Pérez, Manuel (2012) libro “Guía para la secretaria

ejecutiva” “Este término procede del latín secretarius, la cual en
tiempos remotos significaba una persona que se encarga de recibir y
redactar la correspondencia de un jefe jerárquico y ordenar los
documentos de la oficina.” (pág. 105)

Comentario

En lo que puedo observar es que para el común de la gente una

secretaria cumple funciones básicas, pero este concepto ha ido
evolucionando con el trascurrir del tiempo, en nuestros días se
señala que la secretaria ha evolucionado, siendo en la actualidad una
asistente perfecta de su jefe.

Carrillo Gómez, Flor (2013) libro: “Sistemas de archivo y

documentación” En la actualidad toda secretaria, realiza muchas
actividades que son elementales e imprescindibles en toda empresa,
porque de ella depende la gestión diaria de la empresa, con la
salvedad que siempre se deberá rendir cuentas a su superior
jerárquico.” (pág. 24)

Comentario

Esto me da a entender que una secretaria debe estar preparada en

conocimiento en la que le toca desempeñarse, aunque muchas
veces su trabajo sea variado ya que dependerá de la actividad propia
de la empresa en la que se encuentre laborando.

4
Palacios Castillo, Diana (2013)Título del libro: “La labor de la
secretaria” “Dentro de sus muchas actividades diarias dentro de la
empresa podemos saber que las secretarias deberán atender el
teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas,
archivar documentos y coordinar los pagos y cobros; entre tantas
otras tareas que desarrolla una secretaria en el mundo empresarial
actual.”(pág. 7)

Comentario

Cabe resaltar que en el mundo moderno la función de la secretaria

es de vital importancia para los negocios, como la industria o en las
diversas profesiones, debido a que la secretaria, es un complemento
eficaz y mediante al buen desempeño que realiza en forma discreta,
mediática y ordenada.

Palacios, (2013, pág. 14) Las características personales de toda

secretaria, debemos de conocer las características profesionales que
debe de tener, las cuales son:

· Puntualidad: le da a toda secretaria una manifestación de seriedad

y formalidad. Esto no solamente le servirá para llegar temprano al
trabajo sino también en la hora de entregar un trabajo, en los
cumplimientos de los horarios y o calendarios asignado a toda tarea.

· Paciencia: para toda secretaria esta es una virtud indispensable

para toda secretaria; puesto que enojarse jamás a dado buenos
resultados, porque demostraría una carencia de profesionalismo ante
los demás.

· Organización: Toda secretaria debe ser organizada sin excusa. Las

personas que se relacionan contigo en la empresa deben tener
confianza en ti y estar tranquilos de que tendrán el trabajo solicitado
en tiempo y forma, no hay excusas en las empresas para no alcanzar
los objetivos.

5
· Lealtad: no significa quedarse con las cosas buenas y malas, es
apoyar en situaciones de crisis o incomodas. También abarca la
dedicación al trabajo rindiendo y queriendo la empresa.

· Tacto: implica hacer lo debido en el momento adecuado solucionar

un problema sin dar explicaciones, pero sin ser claro y contundente
ante cualquier anomalía que se presente.

· Responsabilidad: es vital en un cargo secretarial, una secretaria

profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con
diligencia ante las personas a si no sean del agrado, se llega con
puntualidad al sitio de trabajo y si es dócil con la hora de salida,
manteniendo el orden de la oficina y discreta con el teléfono de la
empresa.

Comentario

Estas características son las que definen a una secretaria y son las
que hace que una misma se pueda recomendar en su trabajo y así,
con su puntualidad, paciencia, organización y los demás puntos ya
mencionadas anteriormente, es lo que la diferencia de las demás
competencias.

Pereyra Majluf, Luisa (2011) Título del libro: “Trabajo de oficina”.

Toda buena secretaria necesita interactuar con cada uno de los
factores que intervienen en la empresa, tales como, personal
administrativo, empleados, clientes, proveedores, supervisores y toda
a que ya persona que amerita tener una información con respeto a la
compañía.” (pág. 16)

Comentario

Es necesario que toda secretaria tenga ciertas características que le

permitan tener una calidad de comunicación

6
Esto no quiere decir que es importante que la secretaria sea una
persona, que pueda hacer un enlace entre los equipos de
administración y sus equipos de trabajos y subalternos

2.1.2 Internacionales

Espinoza Zuñiga, Tania (2015) libro: “Función asistencial de la

secretaria ejecutiva para logar productividad en
las empresas comerciales del cantón Machala”

“En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un

vuelco enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes
de área amplia al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo
tiene que redactar y escribir sus propios memorandus, cartas,
presentaciones y envía sus ofertas.

El no hacerlo es una pérdida de tiempo, a la vez que provocan ruidos

en la comunicación, que pueden costar mucho dinero. La
correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la
transferencia de información en forma digital.

Los pagos y transferencias de dinero se hacen en forma digital,

aunque en nuestros países no se hayan popularizado los Sistema de
Intercambio Electrónico de Datos entre empresas, bancos,
proveedores y clientes, los cuales se encargan de manejar gran parte
de la las transacciones de las empresas.” (pág. 25)

Comentario

La asistente o el asistente administrativo que requiere el ejecutivo

moderno necesita una completa redefinición de funciones. Esto
conlleva muchos cambios, desde seleccionar personal con una
capacitación completa, a pagarles salarios más altos. Estos cambios
en las funciones de las "secretarias" se han ido dando poco a poco,
como todos en la naturaleza.

7
Herrera Trujillo, Oscar (2014) libro “La eficacia en la labor de la
secretaria o asistente de gerencia”- Bolivia. “En muchas
empresas son las "asistentes administrativas" las que hacen que la
empresa camine. El éxito en cualquier empresa depende del equipo
de trabajo. La Asistente Administrativa es una pieza fundamental en
cualquier actividad sea lucrativa o no lucrativa” (pág. 31)

Comentario

En el mundo globalizado, las empresas solicitan personas que no

solo tengan dotes humanas, como iniciativa, responsabilidad,
dinamismo, capacidad de organización, e integración, eficacia.

Zuñiga, Miguel (2016) Título del libro: La secretaria y la gestión

empresarial de la empresa Colcafe-Colombia”. “Hay quienes
afirman que una buena secretaria nace, no se hace. Otros, por el
contrario, estiman que cualquier chica perseverante y con ánimo de
superación puede alcanzar este nivel. Pero todos los directivos
coinciden, sobre todo los tops managers (por la cuenta que les trae),
en que la secretaria -en especial si es de dirección- constituye un
elemento vital si se quiere llevar a cabo una buena gestión
empresarial”

Comentario

La visión de secretaria igual a señorita que controla la agenda de su

jefe, contesta y filtra sus llamadas, escribe y archiva sus cartas, echa
una mano en administración y poco más

Ramírez Solís en su libro titulado: perfiles y responsabilidades

de una secretaria ejecutiva dice:

Realizar un desempeño con calidad cumpliendo los objetivos y metas

instituciones mensuales y anuales del cargo, de la Gerencia y el
Instituto, con orientación hacia la prestación de un servicio integral

8
excelente al cliente logrando satisfacción y el mayor grado de lealtad
en ellos y posicionando la buena imagen de la empresa

Girado, C (2010) en su libro: perfil de la secretaria ejecutiva,

dice:

Los valores deben ser claros, iguales compartidos y aceptados por

todos los miembros y niveles de la organización, en este caso de
estudio en el campo del Secretariado Ejecutivo, para que exista un
criterio unificado que compacte y fortalezca los intereses de todos los
miembros de la comunidad universitaria porque las secretarias son
los pilares de una empresa.

Comentario

Cuando una persona vive los valores es más querida por la gente
que la rodea, ya que vivir en los valores es olvidarse un poco de sí
mismo y tener en cuenta las necesidades de los demás; y, en esta
medida la vida, tenga sentido

Guillén, M (2000) en su libro: Dimensión ética en la gestión de

una secretaria dice

Hoy el conjunto de actividades que ha de desempeñar la secretaria

es más amplio por lo que se le exige una preparación técnica y
profesional que le permita estar al día con los últimos adelantos en
comunicaciones, para que a través de su personalidad y su
presencia, las relaciones públicas de la empresa alcancen un
máximo de aceptación ya que, ella en si, es la primera persona con
la que nos encontramos en una empresa o institución, siendo la
secretaria la tarjeta de presentación de la misma.

Comentario

Para fortalecer las cualidades éticas e innatas y poder en forma más

fácil adquirir aquellas que nos faltan, es necesario conocernos a

9
 nosotros mismo, ya que no podremos dar de lo que no poseemos, la
búsqueda de los valores profundos es lo que hace de la vida humana
un reto digno de vivir y son las personas que buscan y alcanzan
estos valores las que elevan y le dan grandeza a la condición
humana

Hoyos, R (2007) en su libro: Gestión documental de las

secretarias, dice:

Un código de ética profesional es un conjunto de normas de

conducta profesional respaldadas por principios que constituyen su
marco teórico – ético. Necesariamente tiene un carácter no
exhaustivo, no pudiendo abarcar todas las conductas, matices y
dejando un margen razonable de interpretación.

Comentario

Los códigos de ética no solamente fijan las expectativas corporativas

de actuación de los colaboradores; sino que, son aplicables a todas
las personas, para que todos los participantes se ordenen bajo los
mismos principios.

Esto estimula a todos los integrantes a actuar bajo los mismos

principios. Los códigos permiten tener pautas de conducta y criterios
generales para resolver problemas

2.2 Descripción del proyecto

La realidad es que la labor del profesional de secretariado ha evolucionado de

manera importante en los últimos años asumiendo competencias relativas a la
gestión, negociación, protocolo o habilidades directivas, entre otras.

Cuando hablamos del profesional de secretariado nos estamos refiriendo a

profesionales que ocupan un puesto de total confianza y de mucha
responsabilidad y que pueden desempeñar su actividad en empresas o
instituciones del sector privado y público

10
En la formación básica del profesional del secretariado se debe cumplir con
competencias y habilidades básicas como escribir, ortografía, gramática,
puntuación y la experiencia en el uso de equipo de oficina y software y las de
común aplicación como hojas de cálculo de procesamiento de textos o gráficos.

Además, deben tener buenas habilidades de gestión del tiempo y la capacidad

de hacer malabarismos con múltiples responsabilidades. Sin embargo, una
secretaria ejecutiva también necesita otras cualidades, como la discreción, la
diplomacia, el buen juicio y la capacidad de resolver problemas de forma
independiente.

2.3 Localización del proyecto

I.E.P. “El Nazareno” del distrito de Pacora.

2.4 Objetivos

Objetivo General:

 Establecer funciones y procedimientos del área de secretariado ejecutivo

a través de un manual de funciones y proceso para el mejoramiento y
eficacia en la I.E.P. El Nazareno.

Objetivos específicos:

 Fundamentar la importancia del manual de funciones en el área de

secretariado ejecutivo

 Aumentar la eficacia en el manejo de recursos humanos y materiales

 Determinar actividades para el mejoramiento de la eficacia para la
entrega de información a los padres de familia

2.5 Metas

Con el presente trabajo pretendo que una secretaria o asistente administrativa,

que trabaja para un gerente desempeñe una serie de tareas que posibiliten su
crecimiento dentro de la oficina. Para ello se debe de mejorar el enfoque del
trabajo en correspondencia con lo que desea la empresa,

11
Las tareas que propongo deben de incluir el manejo de las comunicaciones
verbales y escritas, la preparación de documentos, la organización de la oficina
y la gestión de los proyectos.

Pretendo lograr que el nivel de involucramiento de una secretaria al gestionar

un proyecto dependa de su propio nivel académico y de experiencia, así como
del nivel de ayuda que necesite de sus jefes. Las secretarias a menudo saben
que sus jefes viajan a menudo pueden depender más en la experiencia de sus
asistentes para manejar la oficina y los proyectos de la oficina central de forma
fluida.

2.6 Justificación

El presente proyecto se justifica porque en la I.E.P. “El Nazareno” del distrito de

Pacora, a pesar de contar con varios años dentro de la enseñanza, no cuenta
con un manual de secretario, muy importante para la buena gestión y eficiencia
de dicha Institución Educativa

La investigación servirá para que en dicha Institución Educativa se mejore el

manejo administrativo relacionado a función de la secretaria

___________________________ _____ ________________________

Llauce Sandoval, Lea Oliden Monja, María Mercedes

Alumna Alumna

12
III. MARCO TEORICO

3.1. Secretaria ejecutiva

El termino secretaria tiene su origen en la palabra 'Secretarious', en la

antigüedad se conocía como escritor confidencial. Pero el mundo moderno no
necesita sólo un escritor confidencial, sino una persona responsable de todas
las actividades de la organización. Una secretaria es la que funciona para
otros, en su nombre y riesgo. ( Kumar & Sharma , 2008, pág. 1)

Una secretaria maneja diversas funciones por este motivo debe

probarse que es una parte indispensable en la empresa, jugando un papel muy
importante de manera eficiente y con éxito.

Actualmente en la sociedad la secretaria ocupa una posición muy alta y

realiza tareas honrosas y responsables, teniendo una posición central en la
jerarquía en la organización y empresa, estando a lado no sólo del director o
gerente, sus deberes y responsabilidades abarcan toda la institución,
aumentando hoy en día debido a la gran expansión del comercio y la industria,
ninguna organización puede pensar en funcionar sin problemas y
eficientemente sin el trabajo de la secretaria, ya que la gestión de los asuntos
de una empresa se ha vuelto compleja.

Las secretarías ejecutivas siempre han sido responsables de la buena

marcha de las organizaciones, en el mundo que avanza tecnológicamente, eso
significa algo más que contestar el teléfono y escribiendo cartas, una
secretaria gestiona la tecnología de la información, crea presentaciones o
propuestas y se responsabiliza de documentos confidenciales de la empresa.

Para la contratación de la secretaria la mayoría de las instituciones o

empresas requieren que los solicitantes demuestren varios años de
experiencia, generalmente se prefiere una educación universitaria
especializada, sobre todo en una disciplina relacionada con la industria.
También se necesitan habilidades excelentes de comunicación, de
organización, factores interpersonales y administrativos.

Las secretarías ejecutivas son generalmente empleados a tiempo

completos, y su mercado laboral abarca las oficinas legales, consultorios

13
médicos, oficinas corporativas, pequeñas empresas, escuelas, hospitales y
oficinas públicas.

La secretaria ejecutiva debe tener una gran familiaridad con el software de

oficina y máquinas. Ella o él puede incluso formar a nuevos secretarios de nivel
inferior. En algunas profesiones, como las legales y la medicina, se espera que
la secretaria ejecutiva este familiarizada con el vocabulario técnico de la
industria.

La evolución de la tecnología hace que los individuos más productivos, y

factores económicos difíciles obliguen las empresas a reducir su tamaño. Como
resultado, las secretarías ejecutivas de hoy no se limitan hacer tradicional
trabajo de apoyo personal, también asumen cada vez más responsabilidades,
que las personas que ocupan puestos de alta dirección anteriormente eran
responsables.

Estas tareas pueden incluirla investigación y gestión de proyectos,

presentaciones de Power Point y la generación de informes.

3.1.1 Competencias de la secretaria ejecutiva

Según Lodoño la competencia general de la secretaria ejecutiva es:

Organizar, gestionar, elaborar y transmitir la información, gestión en

lengua propia y/o extranjera, proporciona apoyo administrativo y realiza
numerosas funciones, incluyendo la programación, escribir
correspondencia, correo electrónico, manejo de visitantes, contestar
llamadas, y responder a las preguntas y peticiones. (Londoño , 2008,
pág. 28)

De la lectura de este texto se desprende que los profesionales del

secretariado son trabajadores administrativos con conocimientos
técnicos responsables de la catalogación y la distribución de
información, la asistencia personal de negocios de alto nivel y la
organización de los horarios. Los deberes varían según el empleador,
pero las tareas pueden incluir la selección y priorización de correo y las
llamadas telefónicas, la investigación y la escritura memos. Ellas pueden
mantener calendarios y agendas de reuniones ejecutivas, preparar los

14
materiales utilizados en presentaciones ejecutivas y hacer los arreglos
de viaje. También pueden organizar y mantener los archivos y
bibliotecas de oficinas de libros, periódicos y medios digitales.

Las secretarías ejecutivas están cada vez más llamados a hacer

trabajos que antes lo realizaban solo ejecutivos, como la investigación y
la preparación de informes

3.1.2 Imagen profesional

La imagen del profesional de secretariado ha cambiado muchísimo en

los últimos años. La idea de secretaria (profesión vinculada al sexo
femenino en su mayoría,) ligada a la señorita que se encargaba de la
agenda de su jefe, filtraba y contestaba llamadas, atendía a la visitas, o
mecanografiaba y enviaba cartas ha sido superada. El avance
tecnológico ha dado lugar a que estas actividades administrativas
rutinarias den paso a otros campos de actuación más amplios. (Ruiz
Mateos, 2010, pág. 13)

La realidad es que la labor del profesional de secretariado ha

evolucionado de manera importante en los últimos años asumiendo
competencias relativas a la gestión, negociación, protocolo o habilidades
directivas, entre otras. Pero no solo han cambiado sus funciones sino
también la forma de denominar a este colectivo: Asistente de Dirección,
Secretaria de Dirección, Secretaria Ejecutiva, Ayudante de Dirección y/o
Assistant- Asistente son las nuevas denominaciones que evoluciona
paralelamente a las nuevas funciones y competencias que estas
profesionales están adquiriendo en las empresas.

Cuando hablamos del profesional de secretariado nos estamos refiriendo

(entre otras muchas características que iremos analizando a lo largo de
este manual) a profesionales que ocupan un puesto de total confianza y
de mucha responsabilidad y que pueden desempeñar su actividad en
empresas o instituciones del sector privado y público. (Ruiz Mateos,
2010, pág. 13)

15
 En la formación básica del profesional del secretariado se debe cumplir
con competencias y habilidades básicas como escribir, ortografía,
gramática, puntuación y la experiencia en el uso de equipo de oficina y
software y las de común aplicación como hojas de cálculo de
procesamiento de textos o gráficos.

Además, deben tener buenas habilidades de gestión del tiempo y la

capacidad de hacer malabarismos con múltiples responsabilidades. Sin
embargo, una secretaria ejecutiva también necesita otras cualidades,
como la discreción, la diplomacia, el buen juicio y la capacidad de
resolver problemas de forma independiente. (Londoño, 2008, pág. 30)

3.2 Manual

Un manual es un libro o folleto en el cual se recogen los aspectos básicos,

esenciales de una materia. Así, los manuales nos permiten comprender
mejores funcionamientos de algo, o acceder, de manera ordenada y concisa, al
conocimiento de algún tema o materia.

Existen, por ejemplo, manuales para el estudio de la matemática, literatura,

historia o la geografía. Hay, así mismo, manuales técnicos enfermería
secretariado, etc., que permiten comprender el funcionamiento de diferentes
aparatos o dispositivos electrónicos.

Del mismo modo, hay manuales empleados para describir y explicar el

funcionamiento de una empresa u organización (manual de procedimientos, de
organización, de calidad, etc.), Así como otros tipos de manuales, también
relacionados de identidad corporativa, de vivencia o administrativos, entre
otros.

La palabra manual también funciona como adjetivo para designar aquello

manejable o que se ejecuta con manos, que exige habilidad con las manos o
que es fácil de hacer o entender, entre otras cosas.

La palabra, como tal, proviene del latín manualis, que significa “que se puede
tomar con la mano”, o “que se lleva con la mano”.

3.2.1 Tipos de manuales

16
Manual de organización

El manual de organización es el documento en el cual son establecidas y

precisadas las funciones del personal que conforma la estructura
organizativa de una empresa. En este sentido, el manual de
organización contiene una descripción clara y detallada de la estructura
y de las unidades que integran una organización y todo lo relativo a sus
responsabilidades, tareas, atribuciones, facultades y funciones. La
finalidad del manual de organización es lograr que exista una adecuada
correspondencia funcional entre los diferentes puestos de una estructura
organizativa y sus tareas, responsabilidades y atribuciones.

Manual de procedimiento

El manual de procedimientos es un documento que contiene la

descripción de las actividades que una empresa debe seguir para llevar
a cabo sus tareas generales y cumplir con sus funciones. En él se
recogen de manera detallada y descriptiva aspectos que van desde el
orden secuencial de las actividades, hasta sucesión de labores
necesarias para la realización de un trabajo.

Del mismo modo, comprenden aspecto de índole práctica, como el uso

de recursos (materiales, tecnológicos, financieros), y metodológica,
como la aplicación de métodos de trabajo y de control más eficaces y
eficientes.

Los manuales de procedimientos, además, ayudan en la inducción de

persona nueva, describe la actividad de cada puesto, explica la relación
con otras áreas asociadas, permiten una apropiada coordinación de
actividades es entre diferentes departamentos, etc. En definitiva,
proporciona una visión general para la empresa, sus actividades y sus
funciones.

Manual de calidad

El manual de calidad realiza una exposición clara y precisa para

alcanzar ciertos estándares de calidad mediante la adonción de los
lineamientos establecidos en el sistema de Gestión de calidad.

17
 Manual de bienvenida

El manual de bienvenida, también llamado manual de inducción, es el

documento mediante una empresa comunica a trabajador toda la
información relevante relacionado con la empresa: su historia, objetivos,
valores, misión y visión, etc. Debe estar escrito en un lenguaje simple.

Manual de usuario

Es donde contiene un conjunto de informaciones, instrucciones y

advertencia relacionada con el uso de un determinado producto o
servicio. Se vale de un lenguaje simple, y emplea textos, imágenes,
diagrama y esquemas

3.3 FUNCIÓN

Una función es el propósito o tarea que se le atribuye a una cosa.

Proviene del latín functio y significa “ejecución o ejercicio de una facultad”. Una
función designa las capacidades propias de los seres vivos o de sus órganos,
así como de máquinas o aparatos, para desempeñar una tarea

3.3.1 Funciones de la secretaria

Según Palacios, (2013, p 58), son las siguientes:

Las funciones del servicio de secretariado no están muy claras debido a

la ingente cantidad de disciplinas que lleva a cabo. Da la impresión de
que el/la secretario/a debe conocer todos los programas ofimáticos.
Dominar idiomas y conocer otras materias como economía, marketing o
derecho. Un/a secretario/a. es cierto, debe tener una buena preparación
administrativa, pero existen numerosos puestos de secretariado que
harán que ciertas disciplinas sean más prioritarias que otras. (Lozano
Sayago , 2013)

Según Sevilla (2008) en cuanto a las funciones generales de la

secretaria:

De las funciones de organización la secretaria ejecutiva trabaja

regularmente a ritmo rápido y con muchas responsabilidades.

18
Es esencial para mantenerse organizado y para administrar el tiempo y
espacio de trabajo, debe mantener el calendario de su ejecutivo, el
seguimiento de las reuniones y actividades y conferencias de
programación y los viajes de negocios, también deben preparar y
organizar los informes, cartas, presentaciones y otros documentos.

Cuando el ejecutivo tiene prioridades en conflicto, debe equilibrar esos

deberes para hacer que los proyectos cumplan los plazos. (Sevilla,
2008, pág. 17)

De las funciones específicas Según Sevilla (2008) menciona:

En forma general, las ocupaciones específicas que la secretaria suele

desempeñar son:

Redactar la correspondencia

Atender la correspondencia vía Internet

Preparar reuniones y juntas

Preparar la correspondencia de entrada y salida

Atender llamadas telefónicas

Recibir y atender a los clientes

La gestión de las operaciones del día a día de la oficina

Organizar y mantener los archivos y registros

Tomar dictados y transcribirlos

Realizar trabajos de mecanografía

Reuniones y citas de planificación y programación

La gestión de proyectos y la realización de la investigación

Preparación y edición de la correspondencia, informes y presentaciones

Hacer los arreglos de viaje

Ofrecer un servicio de calidad al cliente

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Trabajar en un entorno profesional

Organizar entrevistas y viajes

Archivar la correspondencia de la oficina

Custodiar los documentos de la oficina (Sevilla, 2008, pág. 17)

3.3.2 Otras funciones

Gerencial: Trabajando de forma independiente y sin necesidad de

supervisión in situ, las funciones de Secretaria Ejecutiva como el director
de la oficina es responsable de las operaciones del día a día de la
empresa, y proporciona soporte completo.

El Secretario Ejecutivo contrata y supervisa cualquier personal, coordina

los estudiantes que realizan prácticas pre profesionales, y rutinariamente
maneja problemas inusuales en circunstancias difíciles en lo que a veces
un entorno inestable.

Organización: La Secretaria Ejecutiva actúa como enlace entre los

niveles de gestión dentro de la organización, que apoyan los
Coordinadores Regionales de voluntarios y Presidentes de Comisión con
la información, los materiales y la asistencia en el manejo de fondos de
la empresa. Él o ella mantienen el Manual de Políticas; mantiene
organizado el campo de registros; ayuda con la logística y la
organización en las reuniones; y maneja toda la correspondencia.

Financiera: En algunas instituciones el Secretario Ejecutivo mantiene

todos los libros corporativos y cuentas, recibe y desembolsa los fondos,
y se ocupa de todas las transacciones financieras de empresas de
conformidad con las normas y las recomendaciones contables. Él o ella
ofrecen al contador información financiera según sea necesario,
mantiene al día el inventario de la empresa.

Publicaciones: La secretaria ejecutiva puede estructurar notas de

prensas, e instrumentos informativos.

Personal: la Secretaria Ejecutiva proporciona todos los formularios y la

información al Servicio de Nóminas y Contadores necesarias; coordina y

20
remite el pago de todas las prestaciones de los empleados; y asegura
que todos los impuestos de sociedades y sobre la nómina se paguen, y
las formas conexas preparados con precisión y presentarse de una
manera oportuna. Membrecía.-

Ella ayuda en el reclutamiento de nuevos miembros por responder

rápidamente a las consultas telefónicas y de correo electrónico;

Relaciones Públicas.- La Secretaria Ejecutiva es el primer punto de

contacto para los miembros de la empresa, en general en respuesta a
teléfono, fax, correo electrónico y consultas; y ayuda en la preparación y
distribución de materiales de relaciones públicas.

Regulador.- La Secretaria Ejecutiva archivos de todas las formas,

mantiene todos los registros.

Manejo de protocolos.- Teniendo en cuenta que la secretaria en el

ejercicio de sus funciones puede desempeñar tareas a todos los niveles
del organigrama empresarial, además de ser la primera imagen que se
muestra de alguna entidad con la que se hace contacto, necesita, para
lograr un mejor desenvolvimiento de la actividad que realiza, no
descuidar algunos detalles importantes como: el cuidado de la imagen,
los modales, la forma correcta de recibir las visitas, cómo realizar las
presentaciones, cómo agradecer, cómo de enviar una invitación,
felicitación, mensajes de condolencia, la atención telefónica, la manera
adecuada de saludar, brindar ayuda, cómo su jefe debe invitar a un
almuerzo de negocio, saber qué regalos se pueden hacer y recibir y
cualquier acción con espontaneidad, entre otros.

Importancia del conocimiento del protocolo para la labor secretaria

Contribuye a que sepa en cada momento como comportarse

Inspira respeto a sí misma y a quienes representa

Permite una adecuada conducta que evita hacer el ridículo y la

extravagancia en sus acciones.

21
Evita el estrés profesional (Taquechel Barreto & GarcíaDíaz , 2008, pág.
112)

22