ACTIVIDAD NUMERO TRES

ENSAYO

PROGRAMA DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

NTC ISO 9001: 2015

TUTOR:

KATHERINE MEZA GARCIA

PRESENTADO POR:

ADRIANA ROCIO MARTINEZ ARENAS

BOGOTA D.C.
16 DE MAYO DE 2018
Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es
importante evaluar la información documentada?”, en el cual exponga su
posición frente a esta temática y brinde recomendaciones para llevar a cabo
la verificación de la conformidad de los documentos.

Desarrolle esta actividad en un archivo de texto.

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

IMPORTANCIA DE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La información documentada según la ISO 9000:2105, es la información que una organización

tiene que controlar y mantener en el medio que la contiene. Esta puede estar en cualquier
formato o medio y puede provenir de cualquier fuente de información. Hace referencia a los
sistemas de gestión incluidos en los procesos relacionados, a la información generada para
que la organización pueda operar ya las evidencias de los logros alcanzados. En estos
documentos se identifican según las necesidades, los responsables de preparar, redactar,
aprobar, actualizar, archivar, distribuir, anular y modificar la diferente información documentada
de la empresa (registros y documentos), con la finalidad que estén debidamente controlados. La
información documentada es importante porque suponen una herramienta de seguimiento,
trazabilidad y demostración de las diferentes fases o actuaciones, por ese motivo será
necesario realizar las operaciones descritas a continuación de forma general. Para poder
cumplir con los requisitos de la norma sobre el control y seguimiento de deberá; leer mucho y
organizarla de manera coherente además darnos cuenta que sirve y que es obsoleto es hacer
una restructuración desde nuestra manera de pensar para poder realizarla en la empresa en la
que laboramos ya que debemos: Identificar y codificar,
Almacenar y proteger, Definir el periodo de conservación, Definir la disponibilidad y el acceso y
sobre todo llevar los procesos organizados desde nuestra mente y explicarlos de manera
sencilla para que nuestros compañeros os entiendan. Todo debe quedar por escrito hay que
recordar la frase “lo escrito, escrito esta y de esta manera se quedara” y “las palabras y las
buenas acciones se las lleva el viento”.
Debemos recordar que es importante

Identificación y Codificación
En todos los documentos y registros tiene que aparecer la actividad a la que hacen mención, la
fecha a la que van a ser emitidos y el responsable de su realización. Todos los datos incluidos
en una información documentada tienen que ser legibles e indelebles.
Almacenaje y protección
Los archivos de la información documentada tendrán una identificación exterior en la carpeta o
en el soporte informático escogido (en el caso de registros en formato informático) y serán
almacenados en el servidor de la empresa.
Periodo de conservación
Todos los registros se conservan el tiempo que se indique en los procedimientos, sea por
criterios legales o propios de la empresa. Una vez finalizado el tiempo de almacenaje se
procederá a su destrucción.
Disponibilidad
Si el contrato lo específica, la información documentada generada durante el trabajo se podrá
facilitar al cliente durante el tiempo acordado.
Acceso a la información documentada
Quedará definido y recogido el acceso del diferente personal a la información documentada de
la empresa en los diferentes procedimientos, así como la responsabilidad, uso y escritura de los
mismos.
Si seguimos estos parámetros a cabalidad realizaremos un buen trabajo y de esta manera
nuestra empresa cumplirá con los requisitos de calidad y si cumplimos con calidad cumplimos
con todo. La información registrada y bien llevada es una herramienta de progreso de nuestra
misma empresa.