EMPRESA

El concepto de empresa refiere a una organización o institución, que se dedica a la

producción o prestación de bienes o servicios que son demandados por los
consumidores; obteniendo de esta actividad un rédito económico, es decir, una
ganancia. Para el correcto desempeño de la producción estas se basan en
planificaciones previamente definidas, estrategias determinadas por el equipo de
trabajo.

Clases de empresas:

Empresas públicas: Las empresas públicas son aquellas que pertenecen al sector
público de cada Estado, administración central o local. Estas pueden llegar a vender
sus acciones en bolsa a individuos particulares, pero se las seguirá considerando
públicas siempre y cuando el 51% de sus acciones siga en posesión del sector
público. Este tipo de empresas tiene como principal objetivo generar el interés general
de la colectividad determinada de la que forma parte. El Estado toma la decisión de
iniciar con la empresa y debe establecer sus objetivos para luego controlar su actividad.

*Empresas privadas: Las empresas privadas, en cambio, son aquellas que están a
cargo de individuos particulares. Además, las acciones de estas empresas se pueden
vender en bolsa. Su principal objetivo es el de maximizar sus beneficios y ventas, así
como también sus cuotas de mercado.

*Empresas mixtas: Debido a que la división entre empresas privadas y públicas no es

tan simple, en la mayoría de los casos existe una tercera calificación en la que se
describe una empresa, donde tanto el sector público como el privado tienen
participación en la misma. Además, el sector privado puede tomar la decisión de
nacionalizar una empresa privada; así como también ocurre de forma contraria, cuando
el sector privado decide privatizar alguna empresa pública.
Tamaños:
Existen diversas maneras de clasificar a las empresas de acuerdo a sus distintas
características. Por ejemplo, según su tamaño:

 Empresas grandes: Se determinará que una empresa es grande cuando posea

grandes capacidades tecnológicas, potencial humano y cuando su capital sea
de gran cantidad. Al ser una empresa grande, sus obligaciones, sus
necesidades de planeamiento y organización serán mayores que en las demás.
 Empresas medianas: Requerirán capacidades tecnológicas, pero en menor
medida que las empresas grandes. También será necesario el potencial humano
y una cantidad importante de capital.
 Empresas pequeñas: Serán aquellas que, para llevar a cabo sus actividades
económicas no necesitan de una gran cantidad de capital, ni potencial humano,
así como tampoco una gran capacidad en cuanto a su tecnología.

ESTRUCTURA ORGÁNICO-FUNCIONAL

La Estructura Orgánico-Funcional es un instrumento de gestión que ayuda a definir con

claridad las funciones de las diferentes unidades administrativas de una organización.
Apoya al cumplimiento del Plan Estratégico; y, facilita la coordinación institucional.

MISIÓN
La misión es el motivo o la razón de ser por parte de una organización, una empresa o
una institución. Este motivo se enfoca en el presente, es decir, es la actividad que
justifica lo que el grupo o el individuo está haciendo en un momento dado.

Por ejemplo:

 “Su misión como funcionario es administrar correctamente los recursos

estatales”.
 “La misión de la compañía es mejorar la calidad de los automóviles”.

La misión de una empresa depende de la actividad que la organización realice, así

como del entorno en el que se encuentra y de los recursos de los que dispone. Si se
trata de una empresa, la misión dependerá del tipo de negocio del que se trate, de las
necesidades de la población en ese momento dado y la situación del mercado.
VISIÓN:
La visión de una empresa, por otro lado, se refiere a una imagen que la organización
plantea a largo plazo sobre cómo espera que sea su futuro, una expectativa ideal de lo
que espera que ocurra. La visión debe ser realista pero puede ser ambiciosa, su
función es guiar y motivar al grupo para continuar con el trabajo.

Por ejemplo:

 “Su visión como funcionario es encontrar una manera novedosa y eficiente de

administrar los recursos estatales”.
 “La visión de la compañía es convertirse en la productora de automóviles de mejor
calidad del mercado local”.

La visión depende de la situación presente, de las posibilidades materiales presentes y

futuras tal y como las perciba la organización, de los eventos inesperados que puedan
ocurrir y de la propia misión que ya se haya plateado.

Objetivos:
Un objetivo es el planteo de una meta o propósito a alcanzar, y que, de acuerdo al
ámbito donde sea utilizado, o más bien formulado, tiene cierto nivel de complejidad. El
objetivo es una de las instancias fundamentales en un proceso de planificación (que
puede estar, como dijimos, a diferentes ámbitos) y que se plantean de manera
abstracta en ese principio, pero luego, pueden (o no) concretarse en la realidad, según
si el proceso de realización ha sido, o no, exitoso.

Valores Institucionales:

Sociales: Estos son los más importantes, ya que contribuyen al bienestar de la sociedad a través
de:

 El mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente
las necesidades reales del ser humano.
 El mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.
 El cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener a los gobiernos locales y
federales.
 Evitar la competencia desleal.
 La promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo.
 Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.
Organizacionales: Aquellos que tienden a mejorar la organización de los recursos con que cuenta el
grupo social, y que tienden a:

 Impulsar la innovación, la investigación y desarrollo tecnológicos.

 Optimizar la coordinación de recursos.
 Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.
 Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.
Económicos: Son los que se orientan a la obtención de beneficios económicos y que puede ser:

 Generando riqueza
 Maximizando la obtención de utilidades.
 Manejando adecuadamente los recursos financieros.
 Propiciando el desarrollo económico del grupo social.
 Promoviendo la inversión.

Oficina
Una oficina es un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el
espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo
local. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande
abierta que se puede componer de un sitio principal con muchas personas que trabajan
en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan
productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo tiempo la
pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la
pérdida de secretos de la compañía. Un tipo de oficina intermedia es el cubículo, que
soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la
seguridad acústica.

Clases de oficinas:
Existen varios tipos de oficina como la abierta, la cerrada, la moderna, la integrada,
mobiliaria y de equipos.

Distribución:
Distribución de una oficina:

La distribución de oficinas y su influencia en la productividad.

La distribución de oficinas es algo muy importante y que está estrechamente
relacionada con la productividad y eficiencia del trabajo que se desempeñe en
ella.

Funciones Administrativas en una oficina:

1. Recepción de documentos.
2. Atender llamadas telefónicas.
3. Atender visitas.
4. Archivar documentos.
5. Realizar cálculos elementales.
6. Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
7. Estar al día de la tramitación de expedientes.

Funciones:

Las funciones de oficina corresponden a todas las acciones administrativas que son
requeridas para el funcionamiento y gestión de una oficina. Muchas de estas están
orientas al manejo cuidadoso y óptimo de la información, esto incluye lo que es el
almacenamiento o archivamiento, la cual se hace actualmente (en mayoría) digital.
Un ejemplo de ello puede ser el registro de información de proveedores, productos,
inventarios, movimientos contables, citas, información referente al valor humano, solo
por mencionar algunos, ya que puede varias dependiendo de la clase de negocio.
Ya en un ámbito más de oficina están las funciones de las secretarias, que son las
encargadas de llevar agenda, recibir llamadas, atender a los clientes, redactar
mandados e igualmente archivar información

PUESTO DE TRABAJO:

Entendemos por puesto de trabajo a aquello que es tanto metafórica como

concretamente el espacio que uno ocupa en una empresa, institución o entidad
desarrollando algún tipo de actividad o empleo con la cual puede ganarse la vida ya
que recibe por ella un salario o sueldo específico. El puesto de trabajo es también lo
que se ofrece y por lo que uno busca en los clasificados.

La noción de puesto de trabajo comienza quizás en la historia moderna, con los

resultados de la Revolución Industrial y la creación de fábricas o industrias que
requieren mano de obra no familiar o conocida a diferencia de lo que sucedía hasta el
momento con los grandes talleres o incluso con el trabajo rural. El puesto de trabajo es,
entonces, un concepto abstracto que implica la actividad por la cual uno es contratado
y a partir de la cual recibirá un sueldo que ha sido específicamente designado de
acuerdo al esfuerzo, la cantidad de horas, la necesidad de conocimientos, el peligro
que el trabajo suponga, etc.

Componentes:
Los componentes de un puesto de trabajo de una empresa, son todos los elementos
necesarios para cumplir las funciones específicas asignadas.
El escritorio debe tener 70 cm de altura y una o más gavetas. El asiento debe ser sin
brazos y especialmente giratorio.
Entre los componentes necesarios podemos encontrar los siguientes:
 Escritorio
 Silla
 Estabilizador
 Computador
 Impresora
 Papel

ERGONOMÍA:
La ergonomía es un factor fundamental dentro de la salud ocupacional y la prevención
de riesgos laborales. Hay que tomar en cuenta que cerca del 65% de los trabajadores
en el mundo se encuentran en ambientes de oficina, por lo tanto, la ergonomía se
convierte en una variable fundamental en el mejoramiento de las condiciones de
trabajo. A continuación, veremos los beneficios de la ergonomía para lograr obtener un
ambiente de trabajo agradable, acogedor y muy cómodo, lo que se traduce en una mayor
productividad laboral.

Ventajas:
 Previene riesgos laborales.
 Mejora la postura frente al ordenador u otro tipo de máquinas de trabajo.
 Disminuye molestias físicas a los trabajadores.
 Mejora la comodidad en ambientes de trabajo.
 Eleva la productividad del trabajador.
 Disminuye la fatiga de los trabajadores.

Desventajas:
  Lesiones musculo-esqueléticas en los hombros, cuello, mano y muñecas.
 Problemas circulatorios.
 Molestias visuales.

ELEMENTOS ÚTILES PARA EL PROCESO

DE DIGITACIÓN:
La digitación consiste en escribir los datos utilizando el teclado de las
computadoras, para ingresarlos según la clase de tarea a realizar y de
acuerdo a los programas o aplicaciones (software) que se utilicen.
Características:
Se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el
que las personas al laborar o trabajar en grupos, alcancen como eficiencia.
Usos: Metas seleccionadas. Las personas realizan funciones
administrativas de planeación, organización, integración del personal,
dirección y control.
Un centro de cómputo es el conjunto de recursos físicos, lógicos y humanos
necesarios para la organización, realización y control de las actividades
informáticas de una empresa: las principales funciones que se requieren
para operar un centro de cómputo son las siguientes
Operar el sistema de computación central y mantener disponible el
sistema para los usuarios.
Revisar los resultados de los procesos e incorporar acciones correctivas
conforme a instrucciones del superior inmediato.

Papelería:
Cuando hablamos de papelería, nos referimos a sobres, papel de carta, facturas,
carpetas, tarjetas de visita y todo el material que se emplea para la comunicación en
las tareas ofimáticas de la empresa.

Clasificación:
Tener la información bien archivada y guardada es básico para no perder tiempo
buscando lo que necesitamos. Esto nos permite ganar tiempo a la vez que nos permite
tener nuestras cosas en orden.
Existen productos diversos para archivar y guardar documentación:
Acordeones, agendas telefónicas, archivadores definitivos, archivadores de anillas,
cajas transfer, carpetas de anillas, carpetas con gomas, carpetas con fundas, carpetas
colgantes, carpetas de proyectos, clasificadores, dosieres, etiquetas, archivos, fundas,
porta firmas, separadores, sobres, subcarpetas y tarjeteros.
Todos estos productos en variedad de colores y tamaños.

Tamaños:
CARTA: 21 X 28 cm.
Se utiliza en las empresas para elaborar la correspondencia.
OFICIO: 21 X 33 cm.
Este tamaño se utiliza para la elaboración de cuadros y trabajos especiales. Tiene el
mismo ancho del tamaño carta (21 centímetros) pero su largo es mayores (33
centímetros).

Usos de papel:
Se puede realizar una clasificación de los tipos de papel:

*PAPEL KRAFT: papel de elevada resistencia.

*PAPEL DE EMPAPELAR: destinado a ser pegado sobre paredes para revestirlas y

decorarlas.

*PAPEL TISUE: papel de bajo gramaje, suave, compuesto en su mayoría de fibras

naturales. Tiene baja densidad y buena flexibilidad

*PAPEL PERIÓDICO: generalmente no son muy finos; pueden contener cargas

minerales y pasta de madera que dan un color opaco a las tintas de impresión

*PAPEL PARA ESCRITURA: son papeles bien encolados y resistentes; que deben
tener una superficie fina, ser blancos y no deben amarillear con el tiempo

*PAPEL PERGAMINO: se usa para documentos, ediciones raras y encuadernación de

libros

*CARTULINA: es un papel generalmente más grueso y más durable que el papel

normal, de escritura o de impresión, pero más flexible y ligero que otras formas de
cartón.
*PAPEL DE FUMAR: se llama así al papel del cuerpo del cigarrillo.

*PAPEL AUTOADHESIVO: recubierto por una de las caras con un adhesivo a base de
resina o caucho sintético, capaz de pegarse inmediatamente como el papel para
etiquetas

*PAPEL ECOLÓGICO: es el papel que cumple requisitos de materias primas y de

fabricación que causan bajo impacto ambiental y no sean contaminantes.

Sobres
Un sobre es una cubierta de papel u otro material utilizado para introducir en su
interior cartas, tarjetas, billetes y documentos que se entregan en mano o envían
por correo. El sobre está diseñado para incorporar el franqueo y el destinatario en
el anverso y el remitente en el reverso. Por eso, la parte frontal es lisa, quedando la
solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las papelerías y tiendas de
material de oficina, y también se pueden personalizar encargándolos a una imprenta.

Los tamaños de sobres más utilizados:

Los tamaños de los sobres más utilizados:

Sobres de 110 x 220 milímetros: Se trata de sobres americanos, comúnmente

utilizados para el envío de facturas o de cartas por parte de particulares. Algunos de ellos
cuentan con una tira de silicona que facilita el cierre, con ventana donde aparece el
destinatario, con diferentes colores.

Sobres de 114 x 162 milímetros: Se parecen a los sobres americanos, pero son
cuadrados. Los documentos tienen que enviarse plegados para que puedan caber en el
sobre.

Sobres de 229 x 324 milímetros: Sobres ideales para enviar documentos sin necesidad
de plegarlos, con tiras de silicona para fijar el cierre. De papel normal y papel kraft.

Sobres de 250 x 353 milímetros: De tamaño mayor que un folio, tienen bastante más
capacidad que otros sobres para enviar varios documentos. En papel normal o papel
kraft.

Usos:
 Sobres y bolsas en papel blanco: Se utilizan en los envíos normales de cartas
debido a su mejor presencia.
  Sobres y bolsas en papel Kraft (marrón): Se utiliza mucho más en bolsas que
en sobres. Tienen más resistencia que los sobres en papel blanco.
 Sobres y bolsas Ecológicas: Papeles con certificaciones y reciclados, usados
básicamente por sus garantías medioambientales. Se ven exactamente igual a los
sobres blancos pero están hechos con fibras recicladas.
 Sobres y bolsas en papel Kraft reforzado: Gracias a un entramado en nylon, la
bolsa aumenta considerablemente su resistencia, permitiendo el envío de objetos
de mayor peso.
 Bolsas Securipost: Bolsas para envíos de seguridad fabricadas en un complejo
de papel y fibras sintéticas. Inviolables (no se rompen al rasgar).
 Bolsas Cartopost: Bolsas con dorso de cartón, que permiten mantener la rigidez
de los materiales que se envían en ellas (fotografías, radiografías, etc.. )

Legislación vigente

Se denomina legislación al cuerpo de leyes que regularan determinada materia o

ciencia o al conjunto de leyes a través del cual se ordena la vida de un país, es decir, lo
que popularmente se gana ordenamiento jurídico y que establece aquellas conductas y
acciones aceptables o rechazables de un individuo, institución, empresas entre otras.

Equipos de digitación y transcripción

Estos equipos de digitación y transcripción vienen desde muchos años atrás, unos de
los primeros equipos de digitación fue la máquina de escribir, el computador y hoy en
día ya se están creando novedosos equipos de escribir con como el celular, las tabletas
que son dispositivos con pantallas táctiles.

Mantenimiento preventivo y correctivo:

El mantenimiento preventivo y correctivo es el destinado a la conservación de equipos o
instalaciones mediante realización de revisión y reparación que garanticen su buen
funcionamiento y fiabilidad. El mantenimiento preventivo se realiza en equipos en
condiciones de funcionamiento, por oposición al mantenimiento correctivo que repara o
pone en condiciones de funcionamiento aquellos que dejaron de funcionar o están
dañados. El primer objetivo del mantenimiento es evitar o mitigar las consecuencias de
los fallos del equipo, logrando prevenir las incidencias antes de que estas ocurran. Las
tareas de mantenimiento preventivo incluyen acciones como cambio de piezas
desgastadas, cambios de aceites y lubricantes, etc. El mantenimiento preventivo debe
evitar los fallos en el equipo antes de que estos ocurran.

Manual de operación de las Tic

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) son cada vez más usadas
para el apoyo de todas las actividades de las empresas. Gracias a ellas, las
organizaciones han conseguido obtener importantes beneficios, entre los que caben
mencionar la mejora de sus operaciones, la optimización de sus recursos, la apertura a
nuevos mercados, un conocimiento más profundo acerca de las necesidades de la
clientela para brindarles un servicio de mejor calidad, en pocas palabras, las TIC les
permiten lograr aumentar considerablemente su eficiencia.

Con certeza, la utilización de las TIC en las diferentes áreas de las compañías ha
propiciado un ahorro de costos y tiempo, ayudándoles a su vez con una mejor gestión
de los flujos de información.

Usos:
Las TIC son tecnologías de la información y comunicación que constan de equipos e
imágenes. Procesar, transmitir y presentar información en cualquier formato ya sea:
voz, texto, datos e imágenes. Programas informáticos, además de medios de
comunicación que permiten almacenar, datos e imágenes.

Clases:
Redes: la telefonía fija, la banda ancha, la telefonía móvil, las redes de televisión o las
redes en el hogar son algunas de las redes de TIC.

Función:
Medio de expresión y creación multimedia: Para escribir, dibujar, realizar
presentaciones multimedia, elaborar páginas web.

Canal de comunicación: que facilita la comunicación interpersonal, el intercambio de

ideas y materiales y el trabajo colaborativo.
Instrumento para el proceso de la información: crear bases de datos, preparar
informes y realizar cálculos.

Software
El software es un ingrediente indispensable para el funcionamiento del computador.
Está formado por una serie de instrucciones y datos, que permiten aprovechar todos
los recursos que el computador tiene, de manera que pueda resolver gran cantidad de
problemas. Un computador en sí, está mezclado de componentes electrónicos; el
software le da vida al computador, haciendo que sus componentes funcionen de forma
ordenada.

Usos:
El software en general nos permite acceder a aplicaciones distintas, el objetivo es que
este tenga una función concreta y que cumpla los requisitos demandados previo a su
desarrollo.

El software de los particulares, el usado en ordenadores personales de uso diario.

Las aplicaciones más comunes en ámbito doméstico son los procesadores de textos,
las hojas de cálculo, bases de datos, los juegos, entre algunos otros. Son programas
que tienen una gran difusión y que están expresamente diseñados para gente que no
es profesional, eso hace que sean sencillos de utilizar, claros, genéricos y no muy
caros.

El software de gestión es otro tipo relacionado con el procesamiento de la

información, los programas de este sector trabajan con gran cantidad de información
que se encuentra almacenada en bases de datos, esta información será usada para
temas comerciales ya que incluyen herramientas para poder llevar a cabo
transacciones comerciales además de poder desarrollar tareas más básicas y normales
acerca del procesamiento de datos pudiendo arreglar errores cometidos más adelante.

Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es una aplicación de los paquetes de informática tradicionales que
está programada para el manejo de datos numéricos y alfanuméricos con el propósito
de obtener conclusiones informes de contabilidad. Las posibilidades de este tipo de
aplicaciones son inmensas, ya que permite operar con cálculos complejos, fórmulas,
funciones y elaborar gráficos de todo tipo.
Usos Básicos: Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se
utilizan a veces para hacer pequeñas bases de datos, informes, gráficos estadísticos,
clasificaciones de datos, entre otros usos. Las operaciones más frecuentes se basan en
cálculos entre celdas, las cuales son referenciadas respectivamente mediante la letra de
la columna y el número de la fila, por ejemplo =B1*C.

Impresora
Una impresora es un dispositivo periférico del ordenador que permite producir una
gama permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en un formato
electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel,
utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser (con tóner).

Muchas de las impresoras son usadas como periféricos, y están permanentemente

unidas al ordenador por un cable. Otras impresoras, llamadas impresoras de red,
tienen una interfaz de red interno (típicamente wireless o Ethernet), y que puede servir
como un dispositivo para imprimir en papel algún documento para cualquier usuario de
la red.

Configuración de la impresora
Solo utilice la impresora dentro del rango de temperatura y de humedad especificados
para la operación de su producto y el papel.

Asegúrese de mantener el rango de humedad especificado, especialmente en áreas

áridas o entornos con aire acondicionado.

Mantenga la impresora fuera de la luz solar directa.

No instale la impresora cerca de fuentes de calor o directamente en la vía del escape

de un ventilador o sistema de aire acondicionado. Si no sigue esta precaución, los
inyectores del cabezal de impresión se podrían resecar u obstruir.

Asegure que el espacio dónde utilizará el producto esté libre de polvo o pelusa, los
cuales pueden dañar el producto u obstruir los inyectores del cabezal de impresión.

Utilice el producto en un lugar que esté bien ventilado.

Asegure que el depósito de tinta de desecho esté instalado siempre que la impresora
esté encendida.

Soportes Documentales
Son importantes porque en ellos es donde se conserva toda la información, y cada
soporte distinto necesita unos cuidados para su conservación.

Clases de Soporte Documental

Desde la creación misma de los Archivos, evento que para algunos historiadores
pareciera estar relacionado con el principio mismo de la escritura, también ha ido
evolucionando los tipos de Soporte Documental, evolución que se ha dado determinada
por la ambición de los archivistas de encontrar cada vez soportes que permitan la
conservación de documentos de la forma más idónea posible, en cuanto a la
incorruptibilidad del soporte, su fácil manejo y su preservación en el tiempo.

En cuanto a los tipos de soportes documentales que hasta ahora han sido
desarrollados por la Humanidad durante el curso de su historia, y la intención de
preservarla, la Historia señala lo siguientes:

Soporte de Transmisión Directa

Estos tipos de soporte documental son los más antiguos, y básicamente están
conformados por aquellas plataformas en la cual el hombre no necesita de una
máquina electrónica para el conocimiento del testimonio que guarda el
documento. Entre ellos se destacan estos:

Muros: se cree que los primeros archivos de la humanidad fueron escritos por sus
autores en muros. De esta forma, resaltan los jeroglíficos egipcios, en donde el soporte
material de los inventarios de cosecha u otros tipos de información fueron anotadas
primitivamente en muros, antes de la invención del papiro.

Tablillas de arcilla: así mismo, algunas civilizaciones como la Sumeria o la Fenicia

desarrollaron soportes documentales consistentes en tablillas de arcilla, en las cuales
se anotaban también los hechos inherentes a la organización de la ciudad, así como la
administración de sus recursos. El interés de sus creadores por preservarlas, las
dotaron de buenas condiciones que han hecho posible su posterior hallazgo
arqueológico.

Papiro: también perteneciente a la época antigua, fue desarrollada por la civilización

Egipcia, en base a la pulpa de una planta acuática Cyperus papyrus, originaria del Nilo,
con la cual se desarrollaba una especie de papel primitivo en donde los escribas
anotaban los dictámenes y hechos importantes relacionados con los dominios del
faraón.

Pergamino: con el tiempo, la propia civilización egipcia descubrió que las pieles de
animales proporcionaban un mayor soporte a los testimonios que deseaban registrarse
y almacenarse. De esta forma, surgió el pergamino, el cual se popularizó rápidamente,
no sólo porque era mucho más fácil de escribir en él, sino que le permitía al escribiente
anotar información por ambos lados del documento. Así mismo, su fabricación era
mucho más sencilla, y requería de un proceso más rápido.

Papel: finalmente, China revolucionó la Humanidad con la invención del papel, aun
cuando esta invención tardó algunos siglos en ser llevada de oriente a occidente. Sin
embargo, China logró concebir un soporte documental en base a fibras vegetales, de
rápida fabricación, y que ofrecía las mejores condiciones para escribir con tintas
vegetales, y con el cual se hacía mucho más factible su archivo, puesto que no eran
tan sensibles a ciertas condiciones climáticas, que deterioraban el soporte.

Clases de Soportes:

Soportes de Transmisión no directa:

Por el contrario, este tipo de soportes, considerados como modernos, implican la

mediación de un dispositivo electrónico, por medio del cual pueda ser transmitida la
información desde el soporte hasta el individuo que desea conocerla. Entre ellos se
pueden encontrar los que se nombran a continuación:

Soportes audiovisuales: están conformados por audios o imágenes, recogidos por los
distintos medios electrónicos, es decir, que en su registro media la utilización de una
máquina, aun cuando su observación pueda darse de forma directa, como en las fotos,
o de forma indirecta como en la proyección de una película. De esta forma, las
películas, grabaciones, fotos, vídeos, diapositivas, microfichas, entre otros, son
considerados soportes audiovisuales.

Soportes informáticos: siendo los más recientes por parte de la tecnología

archivística, estos archivos cuentan con la característica de necesitar la mediación de
máquinas electrónicas tanto para su registro como para su lectura. Entre este tipo de
soportes destacan por ejemplo los discos ópticos, la cinta magnética y cualquier otro
archivo informático con el que se cuente, independientemente de su contenido.

Internet:
Internet es una red de computadoras que se encuentran interconectadas a nivel
mundial para compartir información. Se trata de una red de equipos de cálculo que se
relacionan entre sí a través de la utilización de un lenguaje universal.

Intranet:
Se considera como un sitio web interno, diseñado para ser utilizado dentro de los
límites de la compañía. Lo que distingue una Intranet de un sitio de Internet, es que las
intranets son privadas y la información que en ella reside tiene como objetivo asistir a
los trabajadores en la generación de valor para la empresa.

Correo electrónico:
Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes (también
denominados mensajes electrónicos o cartas digitales) mediante redes de
comunicación electrónica. El término «correo electrónico» proviene de la analogía con
el correo postal: ambos sirven para enviar y recibir mensajes, y se utilizan «buzones»
intermedios (servidores de correo). Por medio del correo electrónico se puede enviar no
solamente texto, sino todo tipo de archivos digitales, si bien suelen existir limitaciones
al tamaño de los archivos adjuntos.
Los sistemas de correo electrónico se basan en un modelo de almacenamiento y
reenvío, de modo que no es necesario que ambos extremos se encuentren conectados
simultáneamente. Para ello se emplea un servidor de correo que hace las funciones de
intermediario, guardando temporalmente los mensajes antes de enviarse a sus
destinatarios. En Internet, existen multitud de estos servidores, que incluyen
a empresas, proveedores de servicios de internet y proveedores de correo tanto libres
como de pago.

Software de voz:
Es un Software especializado para Análisis de Voz. Con una gran variedad de
funciones y parámetros, permitiendo al Foniatra realizar el acompañamiento y
comparaciones entre archivos de un mismo usuario y entre modelos de voz

Lectores Digitales:
Los lectores digitales son aparatos que indican con exactitud la posición de los ejes de
una máquina. Consisten de una o más reglas de cristal con una cabeza lectora que
mide el desplazamiento de cada uno de los ejes. Las reglas se enlazan a una pequeña
caja con una pantalla en la que se puede leer la posición de cada uno de los ejes. La
caja contiene algunos botones que controlan las funciones del lector. Los lectores
digitales pueden calcular el centro de una pieza, la distancia entre centros de un patrón
de agujeros y la corrección de la posición de acuerdo al diámetro de la herramienta.

Los lectores digitales incrementan la productividad debido a que eliminan errores de

maquinado por malas mediciones, a su vez, evitan la actividad de realizar cálculos
tediosos. A los lectores digitales no les afecta el juego de los tornillos de la máquina, ya
que miden los movimientos directamente en la mesa o en los carros.

Grabadores:
El grabado es una disciplina artística en la que el artista utiliza diferentes técnicas
de impresión, que tienen en común el dibujar una imagen sobre una superficie rígida,
llamada matriz, dejando una huella que después alojará tinta y será transferida por
presión a otra superficie como papel o tela, lo que permite obtener varias
reproducciones de las estampas.

Dependiendo de la técnica utilizada, la matriz puede ser de metal

(tradicionalmente cobre o zinc), madera, linóleo o piedra, sobre cuya superficie se
dibuja con instrumentos punzantes, cortantes o mediante procesos químicos.
Actualmente también se utilizan placas de diferentes materiales sintéticos que se
pueden grabar de manera tradicional con punzones o mediante
procedimientos fotográficos, digitales o láser.1

Se denomina también grabado a la inscripción de texto realizada en una plancha,

piedra o metal, aunque no tenga por fin realizar copias.

Vídeo Beam:
Es un aparato óptico que recibe una señal de vídeo y proyecta la imagen
correspondiente en una pantalla de proyección usando un sistema de lentes,
permitiendo así mostrar imágenes fijas o en movimiento.

Todos los proyectores de vídeo utilizan una luz muy brillante para proyectar la imagen,
y los más modernos pueden corregir curvas, borrones y otras inconsistencias a través
de los ajustes manuales. Los proyectores de vídeo son mayoritariamente usados en
salas de presentaciones o conferencias, en aulas docentes, aunque también se pueden
encontrar aplicaciones para cine en casa. La señal de vídeo de entrada puede provenir
de diferentes fuentes, como un sintonizador de televisión (terrestre o vía satélite), una
computadora personal, etcétera.

Otro término parecido a proyector de vídeo es retroproyector el cual, a diferencia del

primero, se encuentra implantado internamente en el aparato de televisión y proyecta la
imagen hacia el observador.

Audífonos:
Un audífono o audiófono es un dispositivo electrónico, que notifica y amplifica y cambia
el sonido para permitir una mejor comunicación. Los audífonos reciben el sonido a
través de un micrófono, que luego convierte las ondas sonoras en señales eléctricas.
El amplificador aumenta el volumen de las señales y luego envía el sonido al oído a
través de un altavoz.
 Telepronter:
Es un aparato electrónico que refleja el texto de la noticia, previamente cargado en una
computadora, en un cristal transparente que se sitúa en la parte frontal de una cámara.
En algunos casos se controlan a través de un pedal en los pies del presentador que, al
pisarlo, hace avanzar el texto y, si deja de pisarlo, éste se detiene. De este modo, el
sujeto puede leer con comodidad y a su ritmo.

En otras ocasiones, es controlado por un operador que debe llevar el ritmo del
narrador, para que la lectura se note natural y pausada. Por lo regular, debe estar
instalado en todas las cámaras que se usan a la hora de una transmisión.

Información
La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados,
que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La
información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su
aprovechamiento racional es la base del conocimiento.

Componentes:
Los componentes de un sistema de información son aquellos que permiten la entrada,
el procesamiento, la salida y el almacenamiento de datos que son de interés general o
de un público en particular.

COMUNICACIÓN
La comunicación se puede definir simplemente como el acto de transferir información
de un lugar a otro.

CLASES DE COMUNICACIÓN
Comunicación Hablada O Verbal:

Cara A Cara, Teléfono, Radio O Televisión Y Otros Medios.

Comunicación no verbal: Lenguaje corporal, gestos, cómo vestimos o actuamos,

incluso nuestro aroma.
Comunicación escrita: Cartas, correos electrónicos, libros, revistas, Internet o a
través de otros medios.

Objetivo de la comunicación:
Los objetivos de la comunicación son los objetivos a los que nos proponemos llegar
mediante una serie de acciones de comunicación. El objetivo de la comunicación debe
ser claro, conciso, directo y no muy largo. En el caso de la publicidad, cuando el
anunciante vaya a definirlo, debe de tener en cuenta que éste objetivo debe de ser
claro y la agencia de publicidad debe de saber que ese objetivo de comunicación que le
plantea el anunciante, debe de concordar con las acciones de comunicación que ésta
llevará a cabo.

Los elementos de la comunicación

Los elementos que intervienen en el proceso de comunicación son los siguientes:

Emisor: Aquél que transmite la información (un individuo, un grupo o una máquina).

Receptor: Aquél, individual o colectivamente, que recibe la información. Puede ser una
máquina.

Código: Conjunto o sistema de signos que el emisor utiliza para codificar el mensaje.

Canal: Elemento físico por donde el emisor transmite la información y que el receptor
capta por los sentidos corporales. Se denomina canal tanto al medio natural (aire, luz)
como al medio técnico empleado (imprenta, telegrafía, radio, teléfono, televisión,
ordenador, etc.) y se perciben a través de los sentidos del receptor (oído, vista, tacto,
olfato y gusto).

Mensaje: La propia información que el emisor transmite.

Contexto: Circunstancias temporales, espaciales y socioculturales que rodean el

hecho o acto comunicativo y que permiten comprender el mensaje en su justa medida.

Funciones de la comunicación
Informar: Comunicar datos que tengan interés y relevancia en el receptor.

Formar: Educar de algún modo con respectos a alguna materia del conocimiento.
Gracias a esta función podemos evolucionar como seres humanos.
Aprender y compartir diferentes puntos de vista: Intercambiar opiniones y dialogar
con los demás es una de las mayores fuentes de información que podemos encontrar
para enriquecernos, tanto como profesionales pero sobre todo como personas.

Mostrar afecto: Como herramienta para expresar la admiración y afecto hacia alguien.
Iniciar una conversación con uno de nuestros compañeros suele ser un signo de interés
hacia su persona.

Motivar al equipo de trabajo: Las palabras de motivación hacia el equipo de trabajo

es una de las habilidades que mejor debe desarrollar el buen líder para extraer lo mejor
de cada colaborador.

Entretener: Simplemente para divertir y entretener al receptor.

Cooperar: La importancia de la comunicación también se refleja a la hora de

solucionar problemas. Hay que dialogar para encontrar soluciones enriquecedoras, que
recojan lo mejor de cada punto de vista.

Regular: Dentro de un equipo, por ejemplo podemos regular conductas de actuación.

Persuadir: Al igual que la función de regular también podemos bajo un propósito

definido.

Documento
Un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación
o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser
utilizados para comprobar algo. Por ejemplo: “Tengo un documento que prueba la
malversación de fondos realizada por el gobernador”, “Esta carta no constituye un
documento que avale su inocencia”.

¿Qué es un documento de archivos?

Es toda expresión testimonial generada en cualquier fecha, en cualquier lenguaje forma

o soporte oral o escrita textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o
codificado. En cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión
gráfica, sonora, en imagen o electrónica.

¿Qué es documento electrónico?

Es un documento cuyo soporte material es un dispositivo electrónico o magnético, y en

el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser
leído, interpretado, o reproducido mediante sensores electrónicos (magnéticos, ópticos
o mecánicos).
Clasificación de los documentos
1 Sistema enumerativo: es aquel, en el cual están previstas todas las rúbricos y sus
índices, así como las posibles conjunciones o intersecciones entre sus rúbricos.

2 Sistema pre coordinado: sistema de clasificación en el cual los términos de

clasificación o encabezamientos de materia pueden estar compuestos de varias
palabras, que juntas forman una unidad conceptual que no es posible dividir.

3 Sistema pos coordinado: sistema de clasificación que goza de la ventaja de

construir a voluntad la notación o enunciado de asuntos más o menos complejos, al
momento de la indización (clasificación) o de la recuperación de información; estando
previstos los elementos (signos o términos) y algunas reglas de combinación.

4 Sistema jerárquico: sistema en el cual cada subclase va precedida inmediatamente

de una sola clase. En este sistema las materias se desarrollan de lo más general a lo
más particular, de lo simple a lo complejo.

5 Sistema facetico: sistema hospitalario que posee tablas de características o

aspectos únicos (facetas o categorías) con un sistema de signos que permiten la
clasificación multifacética de un documento, o sea, permite combinar las características
de un documento dosificándola de una forma sintética y profunda con ayuda de una
fórmula facetica.

6 Sistema semifacético: sistema que, siendo enumerativo y jerárquico, permite una

indización multifacética con bastante profundidad, ya que posee todo un sistema de
signos que permite combinar los términos de clasificación, así como utilizar una fórmula
facetica.

Tipos de documentación
Los tipos de documentos son los siguientes:

Libros: Publicaciones no periódicas. Su contenido puede ser muy variado y pueden

presentarse en uno o varios volúmenes.

Publicaciones periódicas: Cualquier publicación que aparece por entregas sucesivas

sin limitación previa respecto a su duración y, en general, con una periodicidad dada.
En general se las denomina revistas, pero cuando la periodicidad es diaria, se les
llama diarios.
Documentación de congresos: Acostumbran a presentarse con la denominación
de actas y recogen las aportaciones de la comunidad técnico-científica sobre un tema
específico.

Tesis: Documento que recoge el resultado de un trabajo original y sometido al control

de una institución universitaria en vistas a la obtención de un título o diploma en esta
Institución.

Bibliografías: Describen y clasifican referencias de documentos con el fin de darlos a

conocer y hacerlos accesibles para facilitar el trabajo intelectual.

Catálogos: Son colecciones de registros bibliográficos de diferentes documentos:

Libros, revistas, vídeos, mapas, etc… Es un instrumento que nos permite identificar y
localizar documentos ya que, a diferencia de las bibliografías, se caracterizan por
indicar la localización del documento original.

Bases de datos: Es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de una forma

determinada, que se presenta normalmente en forma legible por ordenador, y se
refieren a una materia concreta, organización o asunto. Permite al investigador una
búsqueda exhaustiva y son de fácil actualización. Actualmente son la mayor fuente de
referencias de trabajos científicos (generalmente de revistas) y se han convertido en las
fuentes de información secundarias por excelencia.

Repertorios: Colección o recopilación de obras, datos, preceptos o reglas sobre una

temática determinada.

Delitos contra documentos

Artículo 286: Falsedad ideológica en documento público. El servidor público que, en
ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba,
consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de
cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones
públicas de cinco (5) a diez (10) años.

Artículo 287: Falsedad material en documento público. El que falsifique documento

público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años. Si la
conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, la pena
será de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y
funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años.
Artículo 288: Obtención de documento público falso. El que para obtener documento
público que pueda servir de prueba, induzca en error a un servidor público, en ejercicio
de sus funciones, haciéndole consignar una manifestación falsa o callar total o
parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años.

Artículo 289: Falsedad en documento privado. El que falsifique documento privado que
pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años.

Artículo 290: Circunstancia de agravación punitiva. La pena se aumentará hasta en la

mitad para el copartícipe en la realización de cualesquiera de las conductas descritas
en los artículos anteriores que usare el documento, salvo en el evento del artículo 289
de este código.

Artículo 291: Uso de documento falso. El que sin haber concurrido a la falsificación
hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión
de dos (2) a ocho (8) años.

Artículo 292: Destrucción, supresión u ocultamiento de documento público. El que

destruya, suprima u oculte total o parcialmente documento público que pueda servir de
prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.

Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, se

impondrá prisión de tres (3) a diez (10) años e inhabilitación para el ejercicio de
derechos y funciones públicas por el mismo término.

Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carácter judicial, la pena

se aumentará de una tercera parte a la mitad.

Artículo 293: Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado. El que

destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda servir
de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.

Artículo 294: Documento. Para los efectos de la ley penal es documento toda
expresión de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio
mecánico o técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o
hechos, que tengan capacidad probatoria.

Artículo 295: Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. El que realice una de
las conductas descritas en este capítulo, con el fin de obtener para sí o para otro medio
de prueba de hecho verdadero, incurrirá en multa.

Artículo 296: Falsedad personal. El que con el fin de obtener un provecho para sí o
para otro, o causar daño, sustituya o suplante a una persona o se atribuya nombre,
edad, estado civil, o calidad que pueda tener efectos jurídicos, incurrirá en multa,
siempre que la conducta no constituya otro delito.

Artículo 8: Prohibición de doble incriminación. A nadie se le podrá imputar más de una

vez la misma conducta punible, cualquiera sea la denominación jurídica que se le dé o
haya dado, salvo lo establecido en los instrumentos internacionales.

Artículo 15: Territorialidad por extensión. La ley penal colombiana se aplicará a la

persona que cometa la conducta punible a bordo de nave o aeronave del Estado que
se encuentre fuera del territorio nacional, salvo las excepciones consagradas en los
Tratados o Convenios Internacionales ratificados por Colombia.

Se aplicará igualmente al que cometa la conducta a bordo de cualquier otra nave o

aeronave nacional, que se halle en altamar, cuando no se hubiere iniciado la acción
penal en el exterior

Artículo 20: Servidores públicos. Para todos los efectos de la ley penal, son servidores
públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del
Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios.

Para los mismos efectos se consideran servidores públicos los miembros de la fuerza
pública, los particulares que ejerzan funciones públicas en forma permanente o
transitoria, los funcionarios y trabajadores del Banco de la República, los integrantes de
la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha contra la Corrupción y las personas que
administren los recursos de que trata el artículo 338 de la Constitución Política.

Artículo 23: Culpa. La conducta es culposa cuando el resultado típico es producto de

la infracción al deber objetivo de cuidado y el agente debió haberlo previsto por ser
previsible, o habiéndolo previsto, confió en poder evitarlo.

Artículo 27: Tentativa. El que iniciare la ejecución de una conducta punible mediante
actos idóneos e inequívocamente dirigidos a su consumación, y ésta no se produjere
por circunstancias ajenas a su voluntad, incurrirá en pena no menor de la mitad del
mínimo ni mayor de las tres cuartas partes del máximo de la señalada para la conducta
punible consumada.

Cuando la conducta punible no se consuma por circunstancias ajenas a la voluntad del

autor o partícipe, incurrirá en pena no menor de la tercera parte del mínimo ni mayor de
las dos terceras partes del máximo de la señalada para su consumación, si
voluntariamente ha realizado todos los esfuerzos necesarios para impedirla.

Artículo 70: Internación para inimputable por trastorno mental permanente. Al

inimputable por trastorno mental permanente, se le impondrá medida de internación en
establecimiento psiquiátrico, clínica o institución adecuada de carácter oficial o privado,
en donde se le prestará la atención especializada que requiera.

Esta medida tendrá un máximo de duración de veinte (20) años y el mínimo aplicable
dependerá de las necesidades de tratamiento en cada caso concreto. Cuando se
establezca que la persona se encuentra mentalmente rehabilitada cesará la medida.

Habrá lugar a la suspensión condicional de la medida cuando se establezca que la

persona se encuentra en condiciones de adaptarse al medio social en donde se
desenvolverá su vida.

Igualmente procederá la suspensión cuando la persona sea susceptible de ser tratada

ambulatoriamente.

En ningún caso el término señalado para el cumplimiento de la medida podrá exceder

el máximo fijado para la pena privativa de la libertad del respectivo delito.

Artículo 71: Internación para inimputable por trastorno mental transitorio con base
patológica. Al inimputable por trastorno mental transitorio con base patológica, se le
impondrá la medida de internación en establecimiento psiquiátrico, clínica o institución
adecuada de carácter oficial o privado, en donde se le prestará la atención
especializada que requiera.

Esta medida tendrá una duración máxima de diez (10) años y un mínimo que
dependerá de las necesidades de tratamiento en cada caso concreto. La medida
cesará cuando se establezca la rehabilitación mental del sentenciado.

Habrá lugar a la suspensión condicional de la medida cuando se establezca que la

persona se encuentra en condiciones de adaptarse al medio social en donde se
desenvolverá su vida.

Igualmente procederá la suspensión cuando la persona sea susceptible de ser tratada

ambulatoriamente.

En ningún caso el término señalado para el cumplimiento de la medida podrá exceder

el máximo fijado para la pena privativa de la libertad del respectivo delito.

Artículo 72: La internación en casa de estudio o de trabajo. A los inimputables que no

padezcan trastorno mental, se les impondrá medida de internación en establecimiento
público o particular, aprobado oficialmente, que pueda suministrar educación,
adiestramiento industrial, artesanal, agrícola o similar.

Esta medida tendrá un máximo de diez (10) años y un mínimo que dependerá de las
necesidades de asistencia en cada caso concreto.
Habrá lugar a la suspensión condicional de la medida cuando se establezca que la
persona se encuentra en condiciones de adaptarse al medio social en donde se
desenvolverá su vida.

Igualmente procederá la suspensión cuando la persona sea susceptible de ser tratada

ambulatoriamente.

En ningún caso el término señalado para el cumplimiento de la medida podrá exceder

el máximo fijado para la pena privativa de la libertad del respectivo delito.

Artículo 74: Libertad vigilada. La libertad vigilada podrá imponerse como accesoria de
la medida de internación, una vez que ésta se haya cumplido y consiste en:

1. La obligación de residir en determinado lugar por un término no mayor de tres (3)

años.

2. La prohibición de concurrir a determinados lugares hasta por un término de tres (3)

años.

3. La obligación de presentarse periódicamente ante las autoridades encargadas de su

control hasta por tres (3) años.

Las anteriores obligaciones, sin sujeción a los términos allí señalados, podrán exigirse
cuando se suspenda condicionalmente la ejecución de las medidas de seguridad.

El AGN
Es una entidad de la orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la
organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA, de regir la política
archivística en nuestro país y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio
documental que conserva.

GLOSARIO ARCHIVISTICO
A

Acceso a los archivos: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que

conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Acceso a los documentos originales: Disponibilidad de los documentos de archivo

mediante los instrumentos de consulta de la información.
Acervo documental: Conjunto de los documentos de un archivo

Administración de archivos: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con

la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación
y servicios de todos los archivos de una institución.

Almacenamiento de documentos: Depósito de los documentos en estantería, cajas,

archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos
posteriormente para su utilización.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión.

Archivo de gestión: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca

de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales

procedentes de organismos del orden departamental y aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden distrital. Integrado por fondos documentales de los organismos del
orden distrital y aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden municipal. Integrado por fondos documentales producidos por
organismos del orden municipal y aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden nacional. Integrado por los fondos documentales procedentes de
los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en custodia.

Archivo general de la nación. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con

la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular,
orientar y controlar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección
y coordinación del sistema nacional de archivos.

Archivo histórico. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o

del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas,
así como los archivos privados, declarados de interés público.
Archivo total. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso
integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción,
distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.

Archivista. Persona especializada en el manejo de los archivos.

Asistencia técnica. Prestación de servicios por personal especializado en diferentes

áreas del quehacer archivístico.

Autenticación de documentos. Es la autorización o legalización de documentos por

parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades,
según lo establecido por la ley.

Automatización. Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de

almacenamiento y recuperación de la información documental.

Carpeta. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

Catalogo. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno

o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.

Certificación de documentos. Documento que da fe de la presencia de determinados

datos en los documentos de archivo.

Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente.

Clasificación. Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un

esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificación de fondos en el interior
de un depósito de archivo.

Clasificación documental. Labor intelectual mediante la cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y
subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Código. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales

representa ciertos datos previamente convenidos.

Colección de archivo. Reunión artificial de documentos, formada por un individuo,

familia o institución.
Comité asesor. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivística y
disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto
administrativos como técnicos.

Comité de archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las

políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.

Comité evaluador de documentos. Órgano asesor del archivo general de la nación,

encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los
documentos.

Comité evaluador de documentos del departamento. Órgano asesor del consejo

departamental de archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor
secundario de los documentos.

Comité técnico. Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalización de

terminología, instrumentos y procesos técnicos archivísticos.

Conservación de archivos. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la

integridad física de los documentos que alberga un archivo.

Conservación de documentos. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen

estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.

Consulta de documentos. Derechos de los usuarios de la entidad productora de

documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los
documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

Copia. Reproducción puntual de otro documento.

Copia autenticada. Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario

competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por
la ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.

Custodia de documentos. Responsabilidad jurídica que implica por parte de la

institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos,
cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

Depuración. Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor
permanente de los que no lo tienen.
Depósito de archivo. Espacio destinado a la conservación de los documentos en una
institución archivística.

Descripción documental. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o

de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación,
localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

Disposición final de documentos. Selección de los documentos en cualquiera de sus

tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.

Documento. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una persona

o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o
legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de
conservación.

Documento activo. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.

Documento esencial (documento vital). Es aquel necesario para el funcionamiento

de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su
desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento histórico. Documento único que por su significado jurídico, autográfico o

por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del estado, la
soberanía nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas,
tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente
valioso para el país.

Documento inactivo. Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y

legales.

Documento oficial. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.

Documento privado. El perteneciente a personas naturales y jurídicas, entidades,

instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial.

Documento semi-activo. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

Duplicado. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede
ser simple o autenticado.

E
Eliminación. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Encuadernación. Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de

libro.

Estante. Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus

respectivas unidades de conservación.

Expediente. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen

una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un
mismo asunto.

Facsímil. Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de un medio

mecánico, fotográfico o electrónico.

Fechas de acumulación. Fechas intermedias encontradas en un expediente.

Fechas extremas. Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden
encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

Folio. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.

Folio vuelto. Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.

Fondo. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un

archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una
institución o persona.

Fuente primaria de información. Información original no abreviada ni traducida; se

llama también fuente de primera mano.

Función archivística. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del

quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente.

Gestión de documentos. Conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación
producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
Guía. Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios
archivos, indicando las características fundamentales de los mismos. Organismos que
los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la
documentación.

Heráldica. Técnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando su

origen, rasgos simbólicos, evolución y significado socio-jurídico.

Identificación documental. Primera etapa de la labor archivística que consiste en

indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se
sustenta la estructura de un fondo.

Índice. Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos

y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de
descripción.

Instrumento de consulta. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que

relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un
control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada
localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los
documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. Instrumentos de
control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de
descripción y difusión).

Instrumento de control. Es aquel que se elabora en las fases de identificación y

valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de
identificación los siguientes. Ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales,
repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos; y en la fase de
valoración. Relaciones, tablas de retención documental, registros generales de entrada
y salida, relaciones y actas de eliminación, informes, relaciones de testigos resultantes
de muestreo.

Inventario. Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las

unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser
esquemático, general, analítico y preliminar.

L
Legajo. En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una
unidad documental.

Legislación archivística. Es el conjunto de normas que oficializan la conservación, el

acceso, la protección y la organización de los archivos en un país.

Manuscrito. Documento escrito a mano.

Mapa. Representación gráfica -con convenciones- de un espacio.

Marca de agua. Señal distintiva usada por los fabricantes de papel o mandada hacer
por una entidad al momento de elaborar el papel.

Microfilmación. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas

imágenes en película.

Microfilme. Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en

reproducción de documentos.

Muestreo. Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter

representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios
alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.

Normalización. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo,

patrón o criterio dado.

Ordenación. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto

relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de
antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las
unidades archivísticas dentro de las series.

Ordenación documental. Ubicación física de los documentos dentro de las

respectivas series en el orden previamente acordado.

Organigrama. Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de

organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que
conforman una entidad u organismo.
Organización de archivos. Conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya
finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios
orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

Organización de documentos. Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de

un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de
una entidad.

Original. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

Patrimonio archivístico. Conjunto de archivos conservados en el país y que forman

parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo,

histórico o cultural.

Pieza documental. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para
ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros:
un acta, un oficio, un informe.

Principio de orden original. Ordenación interna de un fondo documental manteniendo

la estructura que tuvo durante el servicio activo.

Principio de procedencia. Conservación de los documentos dentro del fondo

documental al que naturalmente pertenecen.

Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos

producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

Protocolo. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales, que

los escribanos y notarios autorizan con formalidades.

Proyecto de descripción de archivos. Formulación de actividades en el tiempo, que

contemplan los criterios y métodos a seguir en la selección y descripción de una
determinada unidad archivística, con el fin de obtener instrumentos de consulta
normalizados para la investigación con base en fuentes primarias. El plan contempla,
entre otros aspectos, evaluación de requerimientos de descripción, tipos documentales
a elegir, unidades archivísticas, evaluación de criterios para determinación de términos
descriptivos, aspectos físicos de los documentos a tener en cuenta y formas de captura
y automatización de los datos propios de la descripción archivística.

Producción documental. Recepción o generación de documentos en una unidad

administrativa en cumplimiento de sus funciones.
 R

Registro de documentos. Anotación de los datos del documento en los modelos de

control.

Registro topográfico. Instrumento de control que relaciona correlativamente el

contenido de cada una de las unidades de conservación, indicando su posición exacta
en un depósito de archivo.

Reglamento de archivos. Son los lineamientos generales administrativos y técnicos,

para dar cumplimiento a diversas disposiciones de ley.

Reprografía. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fototécnica y la

policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el
microfilm.

Retención de documentos. Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos

deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se
consigna en la tabla de retención documental.

Sección. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos

generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.

Selección documental. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la

documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.

Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: hojas de vida o historias laborales,
contratos, actas, informes, entre otros.

Servicios de archivo. Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios

la documentación de una entidad, con fines de información.

Signatura topográfica. Numeración correlativa por la que se identifican todas las

unidades de conservación de un depósito.

Sistema nacional de archivos. Programa especial orientado al logro de la

cooperación interinstitucional de los archivos, a través de planes y programas para
alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidación del sector archivístico,
coordinado por el archivo general de la nación.

T
Tabla de retención documental. Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento
de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de
archivo.

Tipo documental. Unidad documental simple.

Tipología documental. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden

distinguirse según su origen y características diplomáticas.

Tomo. Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios

documentos en forma separada y con paginación propia.

Toponimia. Estudio del origen y significación de los nombres propios de un sitio o

lugar.

Transcripción. Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede ser

textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente.

Transferencias documentales. Remisión de los documentos del archivo de gestión al

central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental
adoptadas.

Unidad administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad archivística. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad

archivística, entre otras: un expediente. (véase expediente).

Unidad de conservación. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad

archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras. Una caja, un libro o un
tomo.

Unidad documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está
constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando
un expediente.

Valor administrativo. Aquel que posee un documento para la administración que lo

originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y
actividades.
Valor contable. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una
entidad pública o privada.

Valor fiscal. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o
hacienda pública.

Valor jurídico. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por
el derecho común.

Valor legal. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

Valor primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución

productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los
involucrados en el tema o en el asunto.

Valor secundario. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva.

Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este
valor se conservan permanentemente.

Valoración documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo.

Técnicas de Digitación
Digitar información con precisión y rapidez es una de las competencias básicas
demandas por la sociedad contemporánea. Desafortunadamente, muy pocas
instituciones educativas incluyen formalmente Manejo del Teclado en el currículo de
informática (TIC). Además, la mayoría de las que, si lo hacen, no pueden asegurar que
sus estudiantes adquieran idoneidad en su manejo.

Para una buena manera de digitar bien hay varias clases de teclas que son:

Teclas guías:

Las teclas guías son en donde posicionas y descansan tus dedos desde el inicio de la
escritura y durante todo el proceso, desde allí podrán moverse rítmicamente hacia
donde están todas las demás letras.
Las teclas que corresponden al teclado guía son: ASDFG hj HJKLÑ

La G y la H se presionan con el mismo dedo que le corresponde a F y J (Índice

izquierdo y derecho respectivamente). Para los demás caracteres es un dedo para
cada letra

MANO IZQUIERDA

Dedo meñique A

Dedo anular S

Dedo medio

Dedo índice G

MANO DERECHA

Dedo meñique Ñ

Dedo anular L

Dedo medio K

Dedo índice J

Dedo índice H

Alcances superiores e inferiores

Las Hileras de teclas se pueden clasificar

1. superior y número

2. dominante se encuentran ubicada cuatro- de las vocales lo que hace que sea más
empleada para escribir casi todas las palabras.

3. Fila central, normales, guía: se ubica en el centro y en ella se apoyan los dedos para
comenzar a escribir.

4. Fila interior: denominada modo por el lugar que ocupa en el teclado.

MECANOGRAFÍA
La mecanografía es el proceso de introducir texto o caracteres alfanuméricos en un
dispositivo por medio de un teclado como los que poseen las máquinas describir, los
ordenadores computadoras y las calculadoras. La mecanografía también se define
como el arte de escribir a máquina con todos los dedos de la mano y sin necesidad de
mirar las teclas, con el fin de hacerlo con rapidez y de una manera pulcra y correcta.

IMPORTANCIA
La mecanografía es de gran importancia ya que permite la transcripción de diversos
materiales escritos, tales como documentos, cartas, y cualquier tipo de comunicación
escrita con mayor exactitud, pulcritud y en un tiempo menor.

Máquina de escribir

Es un dispositivo mecánico, electromecánico electrónico, con un conjunto de teclas

que, al ser presionadas, imprimen caracteres en un documento, normalmente papel. La
persona que opera una máquina de escribir recibe el nombre de mecanógrafo.

Habilidades y destreza personal

La habilidad es la aptitud innata, talento, destreza o capacidad que ostenta una

persona para llevar a cabo y por supuesto con éxito, determinada actividad, trabajo u
oficio. Casi todos los seres humanos, incluso aquellos que observan algún problema
motriz o discapacidad intelectual, entre otros, se distinguen por algún tipo de aptitud.

La palabra destreza se construye por substantivación del adjetivo diestro. Una persona
diestra en el sentido estricto de la palabra es una persona cuyo dominio reside en el
uso de la mano derecha. Diestro tiene también la acepción de referirse a toda persona
que manipula objetos con gran habilidad. Antiguamente se creía que el lado derecho
tenía relación con Dios, y el izquierdo con el Diablo. El significado de destreza reside
en la capacidad o habilidad para realizar algún trabajo, primariamente relacionado con
trabajos físicos o manuales.

Velocidad y precisión
La velocidad es una magnitud física de carácter vectorial que relaciona el cambio de
posición (o desplazamiento) con el tiempo. Precisión se refiere a la ejecución de algo
de la forma que fue planeada como, por ejemplo, la precisión militar. También puede
usarse para referirse a un objeto que ejecuta exactamente de la forma deseada como,
por ejemplo, una navaja de precisión o una balanza de precisión.

Transcripción
La definición de la RAE indica que transcribir es “copiar en otra parte algo ya escrito”.
Aunque al hablar de la transcripción de documentos hablamos de la representación
sistemática de una forma oral mediante signos escritos. Dicho en un lenguaje más
coloquial, la transcripción es poner un audio por escrito. Por ejemplo, poner una
conversación o grabación por escrito.

Grafías
El término de grafía permite referir a aquel signo o a la serie de signos con los cuales
se representan de manera escrita, ya sea un sonido o una palabra hablada.

Textos textuales
Las tipologías textuales se utilizan para clasificar los textos y discursos lingüísticos de
acuerdo con las características comunes.

Citas textuales: Se considera que una cita es textual cuando el material o texto es
literalmente copiado tal cual lo escribió el autor original.

Pie de páginas: Las notas al pie de página son aquellas que ofrecen información
adicional que resulta de interés para el lector, pero que no pueden incluirse dentro del
texto corriente de manera fluida.

Cotejo
Cuando se habla de cotejo se estará haciendo alusión a la comparación de una cosa
con otra u otras.

Errores de cotejos:

Omite letras

Cambia palabras
Omite palabras

Agrega palabras

Simbología
Un visto (también conocido como marca de verificación, tic, verificado, marca de cotejo,
chequeado, comprobado, señal de cotejo, marca de comprobación, revisado, paloma,
chulo) es una marca (✓, ✔, ☑, √, etc.)

Técnicas mecanográficas para escritura de mayúscula

Las técnicas de mecanográficas son técnicas de escribir en maquina u ordenador

referido a:

Postura corporal

Teclear con todos los dedos

Rapidez

Aprender de memoria el teclado

Eficacia ortográfica

Signos de puntuación
Los signos de puntuación delimitan las frases y los párrafos, establecen la jerarquía
sintáctica de las proposiciones para conseguir estructurar el texto, ordenan las ideas y
las jerarquizan en principales y segundarias.

Los principales signos de puntuación son el punto, la coma, el punto y coma, las
comillas, los paréntesis, los signos de interrogación, los signos de exclamación, los
puntos suspensivos y el guion.

Destreza
La destreza es la habilidad que se tiene para realizar correctamente algo. No se trata
habitualmente de una pericia innata, sino que normalmente es adquirida.

Siglas y acrónimos
Acrónimos: siglas que pueden leerse por sílabas. En concreto, se llama acrónimo a
aquel tipo de sigla que puede leerse con naturalidad en español sílaba a sílaba.