ESTUDIO DE CASO

Actividad De Aprendizaje OA 2

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de

vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS

a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES

a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados

3. PROCESOS DE APOYO

a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar
y aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los
coordinadores de área tienen la misma autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar

la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de
emisión también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la
Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información
documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos
que no han sido formalizados para el sistema de gestión.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el

procedimiento de control de la información documentada ó montar los
procedimientos operativos?

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información

documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y
formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación b. Revisión y aprobación

c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.
Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al
procedimiento mencionado en el punto anterior.

Solución:

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el

procedimiento de control de la información documentada ó montar los
procedimientos operativos?

Gerente o Administrador del Sistema de Gestión de calidad ISO 9001 NTC

 Lo primero que haría es colocarle los códigos a cada documento del

sistema de gestión de calidad ISO 9001 aplicado a la norma NTC.
 Mantendría la actualización toda la documentación maestra de dicho
sistema de gestión de calidad
 Enviar y mantener actualizada y disponible dicha información donde la
estemos utilizando, brindando información vigente al día a cada funcionario.
 validación de documentación
 Los responsables de dicha información serían los líderes de cada área y
responsables de que sus colaboradores la conozcan y sean aplicadas.
 si existen cambios de menor proporción a la documentación sea cual sea
no afectarían sustancialmente al sistema de gestión de calidad no debería
alterar el funcionamiento del mismo, pero si debe quedar registrado dichos
cambios.
 Tales como:
 Cuando se mejore la transcripción del mismo.
 Cambios en los responsables de cada actividad.
 Cambios de párrafos para el mejoramiento de cada proceso.

La necesidad

Elaboración de la
documentación

Solicitar su respectiva
aprobación

Presentación

Aprobación

Socialización
2- Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique su respuesta

 Objetivo:
 En este procedimiento de sistema de gestión de calidad es diseñado para
realizar control a los procesos de la empresa Confecciones S.A, nos
especializamos en el diseño y manufactura de prendas de vestir de la más
alta calidad.
 Es de vital importancia mantener la documentación del sistema de gestión
de calidad actualizada y a disposición de todo nuestros colaboradores.

 Alcance:
El alcance de la documentación, procedimientos, instructivos y formatos de
origen interno y externo tiene como fin la creación, modificación y
actualización de la información que todos los procesos y procedimiento se
den a conocer por los líderes de cada área con el fin de ser más eficientes y
eficaces en nuestro sistema de gestión.

 Responsable:
El responsable de que cada procedimiento y proceso que sea
implementado, socializado y ejecutado dentro de la empresa de
Confecciones S.A es el coordinador de cada área
 Coordinador:
Es responsable de socializar a los líderes de cada área los procesos,
procedimiento y control implementado en el sistema de gestión de
calidad.
 Líder del proceso:
Todos los líderes de área son los responsables del estricto cumplimiento de
los procedimientos establecido en el sistema de gestión de calidad.
  ESTRUCTURA DOCUMENTAL.

DOCUMENT MAPA DE INSTRUCTIVOS Y FORMATOS Y

POLITICA PROCEDIMIENTO MANUALES PROTOCOLO
O PROCESOS S GUIA

 Registros
Los registros nos van proporcionar la evidencia que las actividades se están
Realizando conforme al sistema de gestión de calidad y el compromiso que
tiene colaborador con cada Proceso y procedimiento instaurado en el
sistema de gestión

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información

documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato,
y a su vez que incluya la descripción de las siguientesactividades:
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los

documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A. con el fin de
facilitar su presentación y utilización.

ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los

documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
empresa Confecciones S.A.

DEFINICIONES:

1. Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del

documento revisado previamente.
2. Caracterización de procesos : Documento que describe las características generales del
proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo
3. Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
4. Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la
información del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
5. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación,
procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser
papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
6. Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema
Integrado de Gestión, todo aquel que cumpla con le registrado en este procedimiento y
su anexo.
7. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación
pierde su vigencia.
8. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización
de un proceso o actividad.
9. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la
empresa Confecciones S.A., desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación
10. Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de
expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la
documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar
información específica para orientar una o varias actividades, recursos y responsables
entre otros aspectos.
11. Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede
extraer lo que se desea realizar del procedimiento. los instructivos,.. se limitan a indicar
o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
12. Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente
acerca del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
13. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa
Confecciones S.A.
14. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para
generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados
16. Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar,
desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un
proceso que da como resultado final un producto o un servicio.
17. Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que
establece requisitos para prevenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de
actividades específicas en el desempeño del trabajo diario. Mediante el (los)
Programa(s) de Gestión en S&SO se describen estrategias y planes de acción que
permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
18. Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de
disposiciones de carácter referencial
19. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva
de actividades desempeñadas.
20. Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos
objetivos.
21. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del
documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
22. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los registros.
23. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el
documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema
24. Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP1000:2009

2. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad –Requisitos
CONDICIONES GENERALES:

CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir

los siguientes lineamientos :
• Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina
Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante
memorando por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
• Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, : deberán ser aprobados
mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde se
relacione el ajuste de las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.

REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los

documentos estará a cargo del líder del proceso (Secretario General, Jefes de Oficina
Asesora y Jefes de Oficina).
La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo
de la Oficina Asesora de Planeación.

DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la

Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores públicos,
quienes pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, pagina web o el aplicativo que se
disponga para tal fin. Si se requiere una copia física o electrónica de algunos de estos
documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina Asesora de
Planeación, mediante correo electrónico o memorando (código ASFL01).

IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de

acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento.
La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4
niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide documental:
ESTRUCTURA DE LOSDOCUMENTOS

La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está

compuesta por un encabezado, el contenido específico y un pie de página, como se

muestra a continuación:
Encabezado:

El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su

identificación, y deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la siguiente figura:

Código :
PROCESO
Versión:
LOGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO Página 1 de

El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:

  Manual de Calidad
 Caracterización de Proceso
 Otros manuales
 Normograma
 Procedimiento
 Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestión Ambiental y S&SO y Programa
Gestión Ambiental y S&SO
 Formato.

Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de
Gestión de la Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1, por el manual de
identidad visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:

Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual
corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.

Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de control
(Manual de calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía, Instructivo, etc.),
información que relaciona el contenido del mismo y el título del documento que se va a
referenciar.

Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad se

realizará de manera alfanumérica:

Codificación de los documentos:

El siguiente ejemplo indica la forma como estarán codificados los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Confecciones S.A.

SIGLA SIGLA TIPO CONSECUTI

EMPRE PROCE DOCUMEN VO
SA SO TO
CO XX XX XX

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

Caracterización de Proceso CP
Manual MN
Procedimiento PR
Formato FT
Guía GU
Instructivo IN
Protocolo PC
Indicador IND
Matriz de riesgo MR
Planes en Gestión Ambiental o PL
S&SO
Programa en Gestión Ambiental o S&SO PG