Estudio preliminar auditoria administrativa

Enviado por valerio120989 27/02/2014 2113 Palabras

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Estudio preliminar de auditoria administrativa

En el estudio preliminar que se realiza para una auditoria administrativa, debemos de tener en
cuenta antes que todo, en cómo le va a beneficiar este estudio a la empresa, en este estudio
preliminar se debe entrevistar al cliente antes que nada, se le especificara el tiempo, el costo, las
clausulas con las que contara dentro del contrato del servicio de auditoria. El cliente podrá
preguntar al auditor todas sus dudas que tenga relacionadas hacia la forma de trabajo que tendrá
dentro de su empresa, al igual que el auditor expondrá cómo será su forma de trabajar y lo que
tendrá que utilizar de información correspondiente a la empresa.

Dentro de este estudio se debe de conformar un programa de cómo se trabajara la auditoria

dentro de la empresa, aquí se deberá de tener en cuenta el número de personas con las que se
trabajara en este caso podríamos decir que el auditor cuente con un equipo de trabajo
conformado por personas de mucha experiencia en el ramo administrativo y contable, por otra
parte se debe de contar con medios de cómo obtener la información necesaria para hacer de la
auditoria lo más precisa posible y así encontrar todos esos defectos con los que cuenta la empresa
y proporcionar soluciones a las mismas. Y claro no menos importante se expondrán todos aquellos
lineamientos a los que la empresa deberá sujetarse para que el auditor y su equipo de trabajo
puedan elaborar su investigación a fondo, por lo regular en estas cláusulas especifica que la
empresa no debe de esconder información alguna, esto con el fin de que el estudio sea lo más
preciso posible y en base a eso se pueda ofrecer las mejores recomendaciones.

Programa para desarrollar una auditoria

Un programa de auditoria son los pasos ordenadamente especificados que seguirá el auditor para
el estudio de la empresa, este programa no es totalmente rígido ya que si en el transcurso del
estudio de la empresa se encontrara con algún imprevisto se tendría que modificar el programa.

En este tipo de programa se estudian algunos puntos como son:

Objetivo de la auditoria administrativa.

En este punto el auditor debe de especificar qué objetivo se desea alcanzar con el estudio al que
se someterá la empresa, ya sea global o por áreas específicas. El tipo de objetivo puede varias ya
sea de producción, de control, de servicio, de organización o de cambio.

Objetivos particulares de cada etapa de trabajo.

En este punto se debe especificar que se tendrá que hacer específicamente en cada etapa de la
auditoria, lo referente a la etapa preliminar, etapa intermedia y etapa final.

Un programa de auditoria debe contener los siguientes puntos.

• Datos generales de la empresa

• Objeto de la auditoria administrativa

• Áreas específicas que serán objeto de revisión

• Tiempo estimado para la realización del trabajo

• Descripción de la información que debe obtenerse

• Relación de las fuentes de donde se obtendrá la información

• Personal necesario y características técnicas de cada uno de sus miembros

• Trabajos específicos que cada persona realizara y tiempo que consumirá

• Facilidades materiales y técnicas que podrá utilizar

• Con quien o quienes deberán discutirse los problemas que requieran inmediata atención

• A quien o quienes se les deben proporcionar informes de los resultados de la auditoria

administrativa

• Secuencia lógica, cronológica y funcional que deberá seguir la revisión

• Contexto general que guiara la revisión en su aspecto técnico

Trabajos preliminares
En los trabajos preliminares de un manual de auditoria son todos aquellos trabajos que se hacen
antes de toda la investigación de la empresa, en estos incluimos las llamadas telefónicas, las
entrevistas con el cliente, y donde se explica el propósito de la auditoria.

Contratos de servicios de auditoria

Son documentos en los cuales se especifica todo lo relacionado a la auditoria, el tipo de auditoria,
el tiempo que abarcaría, los honorarios, limitaciones, condiciones y facilidades.

Información general de la empresa

Esto se refiere a toda la información con la que cuenta la empresa, como son el organigrama, las
funciones que ejercen, normatividades que tiene la empresa, manuales de operación, manuales
de organización. Todo con el fin de conocer la empresa en todos los aspectos.

Fuentes de información

Todo aquel documento el cual nos pueda proveer de información relevante de la entidad a
estudiar, en este caso nos interesan documentos como archivos, toda la papelería de la empresa
como facturas, requisiciones, notas expedidas, también se puede obtener información con
entrevistas directas al personal, en el caso financiero nos inclinamos más a estados de cuentas,
balances generales, etc.

Personal que se empleara

En toda empresa que preste el servicio de auditoria cuenta con personal altamente calificado en
distintas áreas específicas, esto con el fin de que la auditoria que sea solicitada en cualquier
empresa sea realizada por un especialista en ese campo laboral.

Facilidades que proporciona la empresa

Cuando una empresa es auditada, se necesita de la colaboración de todo el personal que en ella
labora, desde los altos directivos hasta el personal operativo, esto con el fin de poder obtener de
manera más eficiente la información y así cumplir con el tiempo programado de cada actividad a
realizar, en cuestión de que la persona que esté realizando la auditoria necesite acceder a un
equipo de trabajo dentro de la empresa, este no se le negara, al igual que si el auditor necesitara
dar a conocer a los altos directivos algunos puntos críticos de la empresa, estos deben estar
disponibles al encargado de la auditoria.

Secuencia de la auditoria

En este punto el auditor encargado debe de comprender las funciones que realiza el personal en
cada departamento, al tener conocimiento de lo que cada empleado hace, el auditor puede
percatarse si algún empleado de producción o bien un jefe de departamento no esté cumpliendo
con los especificado en el manual de operación que se otorga. Este es un caso muy concurrente en
muchas empresas, ya que en ocasiones el personal no se encuentra trabajando en el área
correspondiente.

Formulación de cuestionarios

Por otra parte se deben elaborar cuestionarios hacia cada empleado el cual se requiera aplicar,
pasando por directivos hasta empleados de producción, estos deben de ser breves, entendibles y
legibles, bien formulados con preguntas que sean fáciles de entender, con palabras comunes y
cotidianas que cualquiera pueda entender. Este es un método con el cual se puede recabar muy
buena información directa del empleado y facilitar el estudio en una auditoria.

Entrevistas

Una entrevista al personal de una empresa puede ser de manera directa o indirecta. De manera
directa es dirigirse al empleado y hacer preguntas breves y entendibles, para igual obtener
respuestas breves y entendibles. Por otra parte una entrevista indirecta, el auditor puede
acercarse al empleado hacer una plática amena, otorgando confianza para que este se sienta
cómodo y platicar sin sentirse presionado, y el auditor siempre buscar la manera de obtener la
mayor información posible.

Técnicas

Son todos aquellos recursos de investigación que el auditor utiliza para obtener la información
necesaria para corroborar la información plasmada en el informe que ha elaborado a lo largo del
estudio de dicha empresa.

Informe de auditoria

Toda auditoria administrativa concluye con un informe que el auditor redacta, en este se da a
conocer todo el estudio realizado a la empresa, encontrando en el todos los problemas con el que
se encontró durante el estudio. En este mismo se describe las propuestas de solución que el
auditor ofrece, el informe es presentado a los altos directivos de la empresa como es un director
general, el consejo de administración, el gerente general, supervisores, etc.

Recolección de datos

Como en todo proceso de investigación siempre debe de haber una recolección de datos e
información palpable la cual sea objeto de estudio de la misma investigación que se esté
realizando, dentro de una auditoria el encargado de realizar dicho estudio debe de hacer una
recopilación de información de la empresa, esta puede basarse en documentos propios de la
empresa como son manuales, registros, métodos, equipo, etc. Con el fin de que todo este tipo de
información ayude a dar una mejor conclusión y recomendación sobre el estado en que se
encuentra la empresa.

Medios de recolección

Para obtener información de una empresa nos basamos en distintas técnicas de cómo obtenerla,
como bien sabemos contamos con entrevistas, observación, revisión de documentos y archivos y
cuestionarios. Todas estas técnicas son de gran utilidad para recabar la información suficiente y en
base a ella podemos declarar que problemas está alterando el objetivo que define a la empresa.

Verificación de la información

A termino de haber recabado toda la información necesaria de las distintas técnicas que haya
utilizado, el auditor debe de revisar toda esa información para asegurarse que sea completamente
acertada y así poder llegar a resultados acertados. De lo contrario las opiniones y
recomendaciones serian erróneas y la investigación habría sido en vano. El auditor deberá de
apoyarse del personal mismo de la empresa para verificar si es precisamente acertada toda la
información.

Registro de información

En este punto de la auditoria, el encargado de la misma debe de registrar o plasmar toda esa
información físicamente, donde este de una manera entendible y breve. Para hacer esto el auditor
tiene diferentes instrumentos de cómo hacerlo. Dentro de estos encontramos:

• Diagramas de organización: representa como está estructurada la empresa en su totalidad, los

niveles jerárquicos, las principales funciones, el campo de autoridad de cada jefe.

• Carta de actividades: es un documento por el cual se da a conocer cada actividad que el

empleado debe de realizar, al igual que todas las obligaciones que el mismo tiene.

• Carta de distribución de actividades: en este tipo de documento se da a conocer las actividades

que realiza el personal integrado a un departamento en específico, en este se especifica el tiempo
que transcurre cada actividad.

• Diagrama de flujo. Este es un instrumento para el estudio de los procedimientos en el que el

auditor representa de forma gráfica y cronológica, las actividades que se realizan dentro de la
empresa. Sirven para comparar de cómo estaba operando anteriormente la empresa y de cómo
debería de operar ya con las propuestas enunciadas.
Análisis de información

En esta fase el responsable de realizar el estudio, debe de analizar toda la información recabada
del estudio anterior con el fin de poder dar mejores recomendaciones al cuerpo directivo de la
empresa. Un auditor debe tener en cuenta las siguientes preguntas:

• ¿Qué ese está haciendo?

• ¿Por qué se está haciendo?

• ¿Cómo se hace?

• ¿Quién lo hace?

• ¿Qué es bueno y que es malo?

• ¿Cuáles factores afectan y que podemos hacer para mejorar?

Objeto de análisis

En este punto el auditor puede dar a conocer en cómo lograr los objetivos de la auditoria
administrativa, basándose en la información recaudada anteriormente, todos los cambios que la
empresa podría presentar en base a la información que la misma a presentado.

Mejoras

En esta fase se presentan las mejoras que se pueden hacer a la empresa, algunas de las principales
encontramos:

Mejoras en el personal. Que labora si está capacitado en como realiza los diferentes procesos, el
tiempo en que lo realiza.

Mejoras tecnológicas. La tecnología con la que cuenta la empresa es necesaria para los que se
realiza dentro de la misma, si esto no representa una pérdida de capital, se está usando de forma
correcta.

Mejoras en

Material. En este caso se dan mejoras en cuestión si el material que se utiliza es el adecuado, si
existe algún tipo de perdida en el material, se puede sustituir ese tipo de material para reducir
costos sin alterar el producto final.

Mejoras en tiempo. Este tipo de mejoras van dirigidas a los procesos que se realizan cuestiones
como el desperdicio de tiempo al realizar una actividad, si el tiempo que una actividad realizada es
el necesario, existe algún tiempo desperdiciado entre una actividad y otra.
Informe de auditoria

En el informe de auditoría se da a conocer cómo es que la empresa está actualmente trabajando.

Se dan a conocer propuestas de mejoras en las actividades que se realizan dentro de la empresa
las cuales son motivo por el cual no se cumplen objetivos, este informe debe contener
información la cual esté sujeta a evidencia competente y relevante previamente adquirida en el
transcurso del estudio. Se anexan todos aquellos papeles de trabajo que fueron campo de
investigación, así también cuestionarios, o pruebas dirigidas al personal que labora en la empresa.

En el informe de auditoría van incluido información general de la empresa, como objetivos,

valores, misión, visión, el análisis FODA, la base legal, la estructura orgánica, financiamiento,
funcionarios

http://www.rrhh-web.com/artauditoria.htmlprincipales, los resultados generales, las

recomendaciones y conclusiones.