Perkembangan Teknologi Perkantoran

Niken Indriana
Di era globalisasi seperti sekarang ini, penggunaan teknologi perkantoran
sangat di butuhkan. Terutama pada pekerja profesional, dalam hal ini mereka selalu
memakai peralatan perkantoran untuk membantu menyelesaikan pekerjaan-
pekerjaan mereka. Penggunaan dari alat-alat perkantoran tersebut juga tidak bisa
sembarangan, di butuhkan keterampilan kusus dan kemauan untuk meningkatkan
pengetahuan serta keterampilan dalam hal mengoprasikan peralatan perkantoran
sebagai alat bantu kerja.
Perkembangan teknologi perkantoran yang sangat pesat maka menimbulkan
beberapa dampak, berdampak negatif ataupun positif merupakan sesuatu hal yang
tidak bisa kita tolak kehadirannya. Perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin
pesat serta perlatan (mesin) kantor yang digunakan semakin canggih, maka hal ini
dapat mempengaruhi efisiensi kerja (Job Efficiency). Maka dengan perkembangan
ini kita semestinya bisa menggunakan dan memanfaatkan dengan baik, tepat, serta
cepat, agar dalam penggunaan alat kantor ini kita memiliki keterampilan yang
optimal dan menggunakannya sesuai fungsinya masing-masing.

1. PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI

Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang
berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai
tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor
(Office Work) berdasarkan artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan; catat
mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan
sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan (clerical work), (dalam Drs.
Soewarno Handayanigrat, 1990: 2).
Sedangkan menurut M.K Alamsyah (1991: 15) administrasi memiliki arti
sebagai rangkaian kegiatan seperti mencatat, mengklasifikasi, mengelolah,
menggandakan, mendistribusikan dan menyimpan data/informasi untuk tujuan
tertentu.
Jika kita lihat dari dua pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa
dengan adanya teknologi perkantoran maka semua pekerjaan kantor akan menjadi
efektif dan efisien serta membuat semua informasi menjadi semakin ringkas, akurat
dan dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah pula. Semua
ini akan memudahkan manajemen puncak untuk mengambil keputusan.
Saat ini, manajer administrasi memiliki masalah lebih besar yang harus
dihadapi, hal ini dikarenakan teknologi baru meningkat, semakin pesat dan akan
menimbulkan perubahan yang cepat yang melibatkan orang serta sistem kerja dan
mesin yang lebih baru. Perubahan teknologi ini dapat mempengaruhi setiap industri
dan gagasan inovatif diperlukan oleh perusahaan agar dapat bersaing dengan
efektif. Oleh sebab itu, manajemen kantor yang terdiri dari pelayanan perolehan
informasi, perekaman dan penganalisasian informasi, pelayanan perencanaan dan
pelayanan komunikasi harus digunakan untuk memacu urusan perkantoran.
Institut Of Administrative Management (dalam Manajemen Perkantoran
Modern karangan Mills, Standingford, Appleby; 1991: 6-7) mendefinisikan
“manajemen kantor” adalah seni membimbing personal kantor dalam menggunakan
sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah
ditetapkan. Sarana yang dimaksudkan disini adalah semua fasilitas/mesin-
mesin/peralatan perkantoran, baik itu yang mekanik/ manual atau listrik. Berkat
adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini maka fasilitas,
mesin-mesin, serta peralatan perkantoran saat ini ada yang bersifat elektronik.
Selanjutnya yang jenis elektronik ini akan berkembang dan bersaing kembali dengan
semakin pesat.
Dari uraian di atas, dapat kita tau bahwa peranan teknologi perkantoran
dalam proses pengelohan data/informasi saat ini adalah efisiensi kerja yang
menyangkut produktivitas. Hal ini akan terjadi jika kita selalu
mengikuti/menggunakan perangkat rekayasa teknologi modern, seperti penggunaan
perangkat komputer dan sejenisnya. Oleh karena itu sebelum menggunakan
peralatan perkantoran maka kita harus terlebih dahulu menggetahui tentang
bagaimana cara mengoprasikannya.

2. DAMPAK POSITIF DAN DAMPAK NEGATIF PERKEMBANGAN TEKOLOGI

PERKANTORAN
Dengan adanya perkembangan teknologi perkantoran yang semakin pesat
maka timbullah beberapa dampak negatif dan dampak positifnya. Dampak-dampak
tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

Dampak Positif :
Adapun dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain
terhadap :
a) Tenaga Penggeraknya :
1) Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat
2) Disiplin dan gairah kerja naik.
3) Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan.
4) Pendapatan tenaga kerja meningkat.
b) Prosedur Kerja :
1) Semakin mudah
2) Semakin lancar
3) Semakin sederhana (singkat)
4) Efisiensi kerja (semakin selesai)
c) Hasil Kerja :
1) Kualitas produk meningkat.
2) Kuantitas produk meningkat.
3) Standar mutu tertentu terpenuhi.
4) Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat.

Dampak Negatif
Adapun dapak negatif dari perkembangan teknologi perkantoran, yaitu :
1) Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu.
2) Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).
3) Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.
4) Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode,
prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja. (MK. Alamsyah, 1991: 17-18).

3. JENIS MESIN KANTOR

Ada beberapa jenis mesin kantor, dilihat dari :
1) Tenaga Penggeraknya :
a. Mesin Manual, yaitu mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia
b. Mesin Listrik, yaitu mesin yang digerakkan oleh tenaga listrik.
2 2) Cara Kerja Komponennya :
a. Mesin Mekanik, yaitu mesin yang rangkaian komponennya hanya bergerak pada
waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakan secara manual dan ada juga
yang digerakkan dengan tenaga listrik.
b. Mesin elektronik, yaitu mesin dengan rangkaian komponen elektronik. Mesin ini
hanya dapat digerakkan dengan tenaga listrik.
3) Fungsinya :
a. Mesin pencatat data/informasi:
 Mesin dikte (dactating machine)

 Mesin tik (typewriter)

 Mesin penamor (numbering machine)

 Asahan pensil (pencil sharpener)

b. Mesin penghitung data\informasi:

 Mesin penjilid (binding machine)
 Pembuka surat (leter opener)

 Pemotong kertas(paper cuter, guillotine)

 Hecht machine (stapler)

 Pencatat uang kas (cash register)

c. Mesin pengolah data/informasi:

 Mesin jumlah (adding machine)

 Mesin hitung (calculating machine)

 Komputer

d. Mesin penggadaan data/infomasi:

 Mesin stensil (stencil duplicator)

 Mesin perekam sheet (sheet cutter, scanner)

 Mesin offset
 e. Mesin pengirim/pendistribusian data/informasi:
 Telepon dan interphone

 Teleprinter

 Telegrap, facsimile (telecopier)

 Telenote

 Vidio tex
 LAN (Lokal Area Network)

f. Mesin penyimpan data\informasi

 Mikrofilm

 Penghancur kertas (paper shredder)

 Pelubang kertas (punch card machine)

1. Hakikat Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi dalam bahasaInggris disebut automation memilikipadanan kata
mechanization dancomputerization (Lernout & HauspieSpeech Products N.V.,
1993).Automation memiliki dua maknayaitu:
1) The use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan
peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan
2) The automatic control of the manufacture of a product through its successive stages
(kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis).
Mechanization yang memiliki katakerja mechanize memiliki arti give
amechanical caracter to (menerapkansistem mekanis), dan compurizationdengan kata
kerja computerizemengandung makna:
1) Equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer) dan
2) Store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau
menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).
Esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatisyang
memiliki sistem kerja sistematis.Otomatisasi akan berdampak padapengurangan
penggunaan tenagamanusia, yang tentu saja akanmenimbulkan masalah tersendiri
danakan kita bahas dalam sub bab yangakan datang. Otomatisasi sangat terkaitan erat
dengan mekanisasi dankomputerisasi.
Hal ini mengisyaratkan bahwaotomatisasi berarti penggunaan alat-alatmekanis
dan lebih khususnya komputer.Dengan kata lain, membahasotomatisasi berarti
mengupas berbagaiperalatan mekanis dan komputer, tentusaja dengan tetap
memperhatikanrelevansinya dengan objek yangdiotomatisasi, dalam hal ini
perkantoran.PERKANTORAN 1
Waluyo (2000) menegaskan bahwaera otomatisasi perkantoran
dimulaibersamaan dengan berkembangnyateknologi informasi, penggunaanperangkat
komputer untuk keperluanperkantoran.Otomatisasai perkantoran adalah semua system
informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi
kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata
lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan (Suhartini, 2010)
Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan
dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan
untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen.
Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau
diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh
perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran
dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun
secra tertulis.
Perkantoran sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latarbelakang, merupakan
kegiatan yang berhubungan denganpelayanan (services) dalam perolehan,
pencatatan,penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi.
Cakupanaktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan,pembuatan
dan pengolahan naskah (word processing); penyajian/display,pengelompokan/sortir,
 dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaandatabase; melakukan perjanjian,
pertemuan, dan penjadwalan(appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi;
dan sebagainya.
Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatankantor yang banyak
menggunakan tenagamanusia kepada fungsi-fungsi otomatisdengan menggunakan peralatan
mekaniskhususnya computer untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Asal mula otomatisasi
perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk
menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika
IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu
mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara
otomatis.

2. Konsep-konsep Otomatisasi Perkantoran

a) Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke
otomatisasi.
b) Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana
menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
c) Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
d) Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan
yang lebih baik.
e) Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai
pengganti.
3. Perkantoran elektronis (electronic office/ e-office)
Kemampuan OA untuk menghubung orang secara elektronik telah membuka cara baru
melakukan pekerjaan kantor, di manapun pegawai berada dapat melakukan pekerjaan
tersebut. Kemampuan ini disebut Kantor maya. Pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi
geografis manapun selama tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui
sejenis komunikasi elektronik. Dampak Kantor maya adalah berkembangnya Telecommuting,
yaitu kemampuan komunikasi data dua arah secara elektronik menggunakan fasilitas
komunikasi.

Keuntungan dan kerugian kantor maya

Keuntungan kantor maya adalah sebagai berikut.

 Pengurangan biaya fasilitas
Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, sehingga mengurangi biaya
sewa dan perluasan kantor.
 Pengurangan biaya peralatan
Telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta LAN dalam berbagi
sumber daya.
 Jaringan komunikasi formal
Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi
yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi yang tetap.
  Pengurangan penghentian kerja
Dengan kantor maya, keadaan cuaca tidak mempengaruhi kegiatan transportasi kerja.
 Kontribusi sosial
Kantor Maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tidak memiliki
peluang kerja diluar tempat tinggalnya.
Kerugian kantor maya adalah sebagai berikut.
 Rasa tidak memiliki
Kurangnya kontak langsung antar pegawai, membuat berkurangnya perasaan menjadi
bagian penting dari suatu organisasi.
 Takut kehilangan pekerjaan
Kurangnya rasa keterkaitan dengan operasional perusahaan, maka pegawai merasa mudah
untuk dilepaskan/ dipecat.
 Semangat kerja yang rendah
Tidak adanya interaksi berupa umpan balik secara langsung dari rekan maupun atasan,
kemudian biasanya gaji bagi telecommuter lebih rendah, maka akan mempengaruhi
semangat kerja
 Ketegangan keluarga
Ketegangan keluarga akan sangat berpengaruh pada kinerja para telecommuter.
Dari keuntungan perusahaan, hanya satu yang bisa langsung dirasakan pegawai,
tetapi dari kerugiannya semua merupakan kerugian pegawai. Supaya Kantor maya
berhasil, perusahaan harus melakukan upaya khusus untuk memastikan bahwa pegawai
tidak menderita. Strategi yang disarankan :
a) Sediakan sumber daya komputer
Bila pegawai tidak dapat menyediakan sendiri perangkat keras dan perangkat lunak,
perusahaan harus menyediakannya.
b) Sediakan akses ke sumber daya informasi
Apabila riset merupakan bagian dari tanggung jawab, perusahaan menyediakan intrnet.
c) Sediakan perlengkapan non komputer
Pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja
. seperti kalkulator, amplop, manual prosedur.
d) Mengoptimalkan pemakaian telepon
Atasan harus menjadwalkan konferensi tetepon secara teratur sehingga telecommuter
berkesempatan terlibat dalam interaksi langsung dua arah.
e) Jadwalkan pertemuan rutin
Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan di antara para
pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut tercapai.
f) Lakukan rutinitas kerja
Telecommuter harus berkomitmen untuk bekerja sekian jam dalam sehari.
Model OA, digambarkan dalam bagan dibawah, Informasi dikumpulkan dari
sistem fisik dan lingkungan perusahaan dimasukkan ke dalam database. Informasi
berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, surat
elektronik dan konferensi komputer.Aplikasi berbasis komputer memungkinkan pemecah
masalah saling berkomunikasi menggunakan komputer mereka.
4. Pengguna Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada
dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :
a) Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan
terutama sumber daya manusia.
b) Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis.
Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secra bersama
dikenal sebagai pekerja terdidik.
c) Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan
berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal
pertemuan.
d) Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk
sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan
surat.
Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan informal
yang terutama berkaitan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun
diluar perusahaan.Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran
yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan
system formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan
informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun
laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak
direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat
diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan
konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.
System informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri dalam
penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran dimaksudkan
untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani
orang-orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di lingkungan
perusahaan.

5. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

Penggunaan komputer sudah sangat memudahkan bagi perkerjaan perkantoran, dengan

menggunakan teknologi komputerisasi dalam perkantoran hal ini akan menyebabkan
pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer
dalam pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari menggunakan aplikasi yang terdapat dalam
komputer tersebut. Berikut ini aplikasi-aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat
digunakan.

1. Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang
otomatis dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat
dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumene tersebut.
Word Processing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan
kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan
kepada orang lain. Dengan kata lain word processing adalah penggunaan alat elektronik
yang secara otomatis dapat melakukan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan
dokumen yang ditik, dicetak maupun dikirim menggunakan email.