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10 TRUCOS PARA UNA COORDINAR UN

FIESTA EXITOSO

Si alguna vez organizaste un convivio, sabes que no todo funciona según el plan y tienes que
confrontar varios desafíos. Esta regla define que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en paz.
Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin
embargo, ninguna persona debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la
regla más valiosa.

Organizar un acontecimiento no es una labor sencilla. Pero puedo identificar 10 puntos importantes
que tiene que tener en cuenta con el fin de que todo salga correcto.

1. Definir el objetivo y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico sobre este tema. Formule su
propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes;
expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para un programa u ofrecer gusto estético a
los huéspedes? El formato de la convivio dependerá de la respuesta: su concepto, el lapso y la
duración, la distribución de roles dentro del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no permanecer atascado en los formatos típicos. Eche un vistazo a "unconference",

PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en online, fiestas al aire libre. Lo que cuenta
es que su formato ayuda a alcanzar el propósito del convivio.

2. Preste suficiente consideración a la organización

El plan debe incluir logística, contenido y la promoción de la acontecimiento. Cree un documento

disponible para todo el grupo donde cada elemento pueda ver las tareas del otro y el panorama
global. En primer lugar, prepare una lista de las tareas fundamentales y, luego, póngalas en la
mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que deben completarse. Es
primordial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para terminar una actividad. A
menudo se subestima y la planificación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su capital teniendo en cuenta circunstancias imprevisibles

Mire la lista de tareas y las refleje en su estimado. También vale la pena razonar en una reserva en
caso de acontecimientos imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea impresionar gratamente a sus invitados, analice en todo hasta el más minúsculo detalle:
cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si dispone
de un rincón fotográfico atrayente, cómo se ven sus presentaciones y la forma en que su equipo está
vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les podría brindar la posibilidad de ir a
una breve clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta fascinar a la multitud y crea el efecto wow, supera sus expectativas en las cosas más
ordinarios. Esta situación es exactamente lo que produce la sensación de un acontecimiento.

5. Verifique el lugar y tenga un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más

insospechado, podría ocurrir que el aire acondicionado no funcione correctamente en la sala, no
haya inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales
percances con anticipación.

6. Asignar responsabilidades

Es muy significativo distribuir las tareas dentro de los miembros del grupo no solo en la fase de
planificación sino incluso a lo largo de el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo,
alguien es responsable de la zona de registro, alguien más para saludar a los oradores, una persona
diferente para el equipo, para el servicio de comidas, conexión con la prensa, etc. Cada persona
necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del
acontecimiento.

Entregue a cada elemento del grupo un documento con las responsabilidades asignadas, para que
cada persona sepa a quién contactar para un problema concreto.

7. Cuéntale a tu audiencia referente a el evento

Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción adecuada de una evento. El estilo de fiesta,
su concurrencia objetivo, los recursos internos y el capital determinan su modo de ubicarse de
publicidad. Al designar a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su
audiencia. Es mejor tener ciertos socios, pero específicos, en lugar de hablar referente a el convivio
para casi todos.

También es fundamental producir un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales.
Asegúrese de que sea breve y que transmita con exactitud la idea del acontecimiento a su audiencia.

8. Preste atención al servicio

Asegúrate de que tu equipo siga la regla de la cara de pato. Sea amistoso con los concurrentes,
oradores y socios. Trata de solucionar sus preguntas o cuestiones y cumplir con sus expectativas,
también si te encuentras cansado y no todo funciona de acuerdo con lo planeado. Al final del día, lo
que la grupo recuerda es cómo fueron tratados además el atmósfera, no lo que el orador estaba
diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo una verificación final 24 horas previo del fiesta

Asegúrese de haber informado a los asistentes sobre cómo llegar al lugar, invitó a todos los
asistentes trascendentes y preparó los componenetes impresos, el material de sonido y video.
Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está preparado.

Asegúrese de imprimir el programa la evento, permita que cada integrante del equipo y voluntarios
disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para
comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

10. Solicitar comentarios

Probablemente estés cansado y dichoso después del evento, pero será difícil para ti dar una
evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los asistentes pueden completar un formulario
de evaluación impreso al final del convivio o un formulario en internet cuando lleguen a casa.
Pídales que evalúen diversos aspectos del evento: logística, oradores, localidades y el trabajo de los
organizadores. Esta información lo apoyará a evitar fallos en el futuro y a superar la calidad de sus
contenidos. Si es posible, obtenga comentarios a través de las redes sociales o grabe las reseñas de
videos al final de un fiesta. Esto será beneficioso en caso de que su convivio se celebra otra vez.

Cualquiera que sea el evento que organice, sea animoso y no tenga pánico a las sorpresas, ¡y su
convivio será un éxito!