Anda di halaman 1dari 27

PENDALAMAN MATERI PENGANTAR M.I.C.

KEGIATAN BELAJAR 1
PENGELOLAAN PAKET M I C E

Penulis
TRISNA PUTRA., SS., M.Sc

0
KEGIATAN BELAJAR 1
Pengelolaan Paket MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition)

CAPAIAN PEMBELAJARAN MATA KEGIATAN


1. Mengemas paket produk MICE yang potensial
2. Menghitung harga paket MICE
3. Menganalisis persiapan perlengkapan MICE bagi peserta
4. Menganalisis produk rekanan (hotel, hiburan, souvenir) dan melakukan pemesanan
produk dan jasa rekanan
5. Mengatur dan melaksanakan penjemputan peserta
6. Menganalisis kemungkinan masalah yang terjadi
7. Mengatasi masalah yang terjadi
8. Mengevaluasi kegiatan MICE

SUB CAPAIAN PEMBELAJARAN MATA KEGIATAN


1. Mahasiswa dapat mengemas paket produk MICE yang potensial
2. Mahasiswa dapat menghitung harga paket MICE
3. Mahasiswa dapat menganalisis persiapan perlengkapan MICE bagi peserta
4. Mahasiswa dapat menganalisis produk rekanan (hotel, hiburan, souvenir) dan melakukan
pemesanan produk dan jasa rekanan
5. Mahasiswa dapat mengatur dan melaksanakan penjemputan peserta
6. Mahasiswa dapat menganalisis kemungkinan masalah yang terjadi
7. Mahasiswa dapat mengatasi masalah yang terjadi
8. Masiswa dapat mengevaluasi kegiatan MICE

POKOK – POKOK MATERI


1. Pengertian MICE
2. Paket produk MICE
3. Rekenan Produk MICE
4. Proses kegiatan MICE
5. Evaluasi kegiatan MICE

1
URAIAN MATERI

1. PENGERTIAN M.I.C.E
MICE adalah suatu kegiatan kepariwisataan yang aktifitasnya merupakan
perpaduan leisure dan business, biasanya melibatkan sekelompok orang yang
secara bersama-sama. Rangkaian kegiatan dalam bentuk Pertemuan, Insentif,
Konvensi, dan Pameran (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition).
Gambar 1 Pertemuan (meeting) adalah
Contoh Jenis Pertemuan
pertemuan dua atau lebih
orang yang diselenggarakan
untuk maksud mencapai
tujuan bersama melalui
interaksi verbal, seperti
berbagi informasi atau
mencapai kesepakatan yang
dapat berupa presentasi,
seminar, lokakarya, pelatihan,
team building maupun event organisasi atau perusahaan lainnya.
Jadi, pengertian meeting adalah segala jenis bentuk pertemuan yang selalu
melibatkan sekelompok orang dengan tujuan tertentu. Seperti misalnya pertemuan
untuk penerapan kebijakan baru.

Perjalanan Insentif (incentive) Gambar 2


Contoh Kegiatan Incentives
adalah alat manajemen global
yang menggunakan
pengalaman wisata yang luar
biasa untuk memotivasi dan
atau memberikan pengakuan
kepada peserta dengan tujuan
dapat meningkatkan kinerja
dalam mendukung tujuan
organisasi atau perusahaan.
Jadi, pengertian Incentive adalah merupakan bonus atau hadiah yang diberikan
perusahaan kepada karyawan yang atas prestasi mereka dapat berupa : voucher,

2
uang belanja dan perjalanan wisata. Contoh yang termasuk incentive yaitu : Paket
tour, Gala dinner, Voucher akomodasi.

Gambar 3 Konvensi (convention) adalah


Contoh Ruangan Konvensi
sebuah pertemuan resmi dalam
skala besar yang dihadiri oleh
perwakilan atau delegasi
(pemerintah, asosiasi, atau
industri) untuk melakukan diskusi,
pertukaran informasi atau
tindakan atas permasalahan
khusus yang menjadi perhatian bersama.
Jadi, pengertian conference adalah suatu pertemuan yang cakupannya sangat luas
yang mengangkat isu yang lebih luas serta berpengaruh terhadap orang banyak.
Contoh kegiatan Conference yaitu : Konferensi antar Negara, Rapat perjanjian dari
berbagai perusahaan Internasional
Pameran (exhibition) adalah sebuah acara yang terorganisasi dimana obyek
ditampilkan kepada publik
Gambar 4
yang dapat berupa pameran Contoh Booth Pameran

dagang antar bisnis maupun


pameran untuk konsumen
akhir. Jadi, pengertian
exhibition adalah pameran
untuk menyebarluaskan
informasi dan sekaligus
promosi yang ada
hubungannya dengan
penyelenggaraan konvensi
atau kegiatan pariwisata. Contoh dari kegiatan Exhibition yaitu : Pameran kerajinan,
Pameran lukisan dan Promosi produk atau expo.

2. PAKET PRODUK MICE


Produk wisata MICE adalah paket – paket yang ditawar kepada konsumen. Paket
itu sendiri berdasarkan sifat pembuatannya dibedakan menjadi dua yaitu Ready

3
Made Package dan Tailor Made Package. Ready made adalah suatu produk paket
di mana komponen-komponennya sudah ditetapkan, tidak dapat diubah ubah dan
dapat langsung dibeli oleh konsumen, dengan kata lain produk sewaktu -waktu
dapat diselenggarakan. Berbeda dengan tailor made Package yang sifat paket
wisatanya dapat diubah ubah komponennya sesuai dengan kebutuhan dan
keinginan konsumen. Khusus untuk paket Meeting atau Convention dapat
dibedakan atas : (1). Fullboard merupakan paket kegiatan rapat/pertemuan yang
diselenggarakan di luar kantor sehari penuh dan menginap. (2). Fullday merupakan
paket kegiatan rapat/pertemuan yang diselenggarakan di luar kantor minimal 8
(delapan) jam tanpa menginap. (3). Halfday merupakan paket kegiatan
rapat/pertemuan yang diselenggarakan di luar kantor minimal 5 (lima) jam tanpa
menginap.
Dalam pembuatan paket secara umum harus menjawab pertanyaan -pertanyaan
yang sudah umum dikenal dengan rumusan 5W2H, yaitu: apa (What), Kegiatan
MICE apa yang akan disusun; mengapa (Why), mengapa kegiatan MICE itu
disusun; siapa (Who), siapa saja yang akan terlibat dalam kegiatan MICE tersebut;
dimana (Where), dimana kegiatan MICE itu diselenggarakan; kapan (When), kapan
kegiatan MICE tersebut diselenggarakan; bagaimana (How), bagaimana kegiatan
MICE itu diselenggarakan; dan berapa banyak (How Much), berapa besar biaya
yang dikeluarkan.

Gambar 5
Contoh Paket Produk MICE

Unsur-unsur dasar yang wajib diperhatikan dalam membuat paket tersebut adalah
perencanaan waktu dan penyusunan obyek atraksi wisata serta entertainment.
Sebelum melakukan penyusunan kegiatan hendaknya melakukan estimasi waktu
terlebih dahulu dengan mempertimbangkan: pertimbangan internal (fasilitas
wisata, biaya perjalanan, dan tempat di mana perjalanan wisata dilaksanakan) dan

4
pertimbangan eksternal, meliputi kebosanan dan kelelahan yang dirasakan
konsumen atau wisatawan.
Secara spesifik ada beberapa hal penting untuk dipertimbangkan dalam
penyelenggaraan kegiatan MICE antara lain sebagai berikut :
a. Pemahaman Program. Seluruh tim pelaksana harus mempunyai tingkat
pemahaman tentang program tertentu, baik secara teknis maupun konsep dari
program tersebut, biasanya diawali brain-storming. Konsep tersebut harus
dapat di deskripsikan pada story board yang dimulai dari proses terwujudnya
sebuah program sampai pada saat pelaksanaan program tersebut. Bagaimana
alurnya, dimana klimaksnya, dan apa daya tariknya.
b. Rancangan Budget. Rancangan budget pada prinsipnya harus dikontrol setiap
hari. Hal ini penting untuk mencegah terjadinya over budget.
c. Konsep Tertulis yang terangkum dalam bentuk proposal tertulis. Proposal ini
harus ringkas, singkat, informatif, detil, menarik dan mudah dimengerti.
d. Rancangan Waktu Kerja. Hal ini biasa disebut dengan time schedule, termasuk
susunan acara yang rinci (run down).
e. Koordinasi dengan rekanan atau menghubungi semua pihak yang terlibat atau
terkait pada program tertentu. Koordinasi dilakukan secara rinci, jelas, tepat
dan akurat.
f. Promosi. Kegiatan ini merupakan langkah upaya mendatangkan tamu atau
penonton. Untuk program privat, biasanya cukup dengan undangan,
sedangkan untuk program event yang besar perlu langkah publikasi,
pemasaran, promosi dan lain-lain.
g. Kontrol Pelaksana. Mendekati hari pelaksanaan dan pada saat pelaksanaan,
tingkat kontrol harus semakin meningkat, karena disaat-saat itulah biasanya
hal-hal tak terduga terjadi dan membutuhkan antisipasi cepat.

Menyusun Anggaran Paket MICE


Sebelum menjalankan sebuah event, sebuah rancangan anggaran menjadi sangat
penting untuk mengetahui seberapa banyak biaya yang dibutuhkan untuk
menjalankan event yang telah direncanakan menggunakan RAB (Rancangan
Anggaran Biaya) atau Mata Anggaran. Penyusunan RAB atau Mata Anggaran
menjadi bagian yang amat sangat signifikan. Kesalahan dalam penyusunan
anggaran bisa berakibat fatal. Karena selain untuk mengetahui seberapa banyak

5
biaya yang kita perlukan, RAB juga dapat kita gunakan sebagai patokan dalam
mengontrol aliran kas yang keluar untuk pembiayaan event.
Tahapan dan cara penyusunan sebuah RAB atau Mata Anggaran untuk kegiatan
MICE sebagai berikut :
a. Break down konsep event yang telah dibuat. Hal ini nantinya akan
mempengaruhi penentuan lokasi gedung, dekorasi event, bintang tamu dan
perlengkapan-perlengkapan pendukung lain yang sesuai dengan konsep event
yang telah dikembangkan.

b. Survey harga supplier dan vendor. Survey harga semua kebutuhan event mulai
dari perlengkapan terkecil seperti alat tulis sampai kebutuhan yang paling besar
seperti publikasi. Pastikan harga yang didapat adalah harga pasti dan bukan
hasil dari kira-kira atau estimasi.

c. Survey prosedur perijinan dan biaya keamanan. Perlu diperhatikan skala event
yang akan dijalankan apakah itu event lokal atau event nasional serta perkiraan
jumlah keramaian yang akan ditimbulkan sebagai efek dari event tersebut.
Tingkat perijinan keamanan di kepolisian pun berbeda, untuk event nasional
dengan mobilisasi massa tinggi biasanya perijinan harus sampai ke Polda,
namun untuk skala lokal dengan mobilisasi massa rendah perijinan sampai
Polres.

d. Survey prosedur perijinan dan biaya Publikasi. Untuk perijinan publikasi dapat
diurus di pemerintah kota atau pemerintah kabupaten. Dalam penyusunan
anggaran, daftar biaya pajak bisa dicantumkan secara detail sesuai dengan titik
yang dipasang.

e. Survey prosedur perijinan dan pajak hiburan (Ticketing). Perijinan biasanya


dilakukan di Dinas Pendapatan Daerah, besaran biaya pajak hiburan adalah
10%.

f. Buat RAB atau Mata Anggaran cadangan. Dalam prakteknya, rencana mungkin
tidak berjalan sesuai dengan program maka harus diantisipasi dengan membuat
beberapa RAB atau Mata Anggaran cadangan.

6
Berikut contoh format Rencana Anggaran Biaya suatu event MICE :

RENCANAAN ANGGARAN BIAYA


ACARA: [Nama Event MICE]
LOKASI: …….
TANGGAL: .....

NO URAIAN JUMLAH SATUAN HARGA TOTAL/ITEM TOTAL


1 Perlengkapan Gedung
2 Keamanan
Ijin keramaian
Internal Guard
Sekretariat dan
3 Administrasi
Cetak Tiket
ATK
Foto Copy Dokumen
4 Kepanitiaan + Peserta
T-Shirt
Co-card Peserta
Co-card Panitia
5 Fee Panitia
Stage Man
Operasional
6 Transportasi & Akomodasi
7 Konsumsi
Konsumsi Loading
Konsumsi Hari I
Konsumsi Hari II
Konsumsi Hari III
8 Media Promosi
9 Acara Pendukung
Bintang Tamu / artis
MC
10 Sewa Hotel
11 Lain - lain
Total

Persiapan dan Perlengkapan Kegiatan MICE


Prasarana dan sarana dalam bisnis MICE adalah segala sesuatu yang mendukung
kemudahan peserta untuk megikuti kegiatan MICE yang mulai dari beranjak sampai
dengan selesainya penyelenggaraan MICE tersebut.
Gambar 6
Fasilitas Kelengkapan Kegiatan MICE

7
Gambar 7
Fasilitas Kelengkapan Kegiatan MICE

Fasilitas Standar dalam Penyelenggaraan MICE adalah sebagai berikut :

Fasilitas Hotel Fasilitas Fasilitas Exhibition Hall Fasilitas Penunjang


Convention Room Lainnya
1. Parking area, 1. Overhead projector 1. Loading Docks, 1. Barber shop,
2. F& B Service, 2. Slide projector 2. Freight Receiving 2. Drug store,
3. Lounge, 3. Film projector Area, 3. Laundry,
4. TV Satelit, 4. Projection stands 3. Storage, 4. Beauty salon,
5. Internet akses, 5. Remote control for 4. Utilities (Gas Water 5. Shipping
6. Business Center, projectors Electricity Drainage), arcade,
7. Bank, 6. Screens 5. Food Outlets, 6. Book store,
8. Courier & Post 7. Video equipment: VHS, 6. Rest Room, 7. Parking area
Facilities, DVD, teleconferencing 7. Typical Specific Room dan
9. Play Center, 8. Microphones for Convention 8. Operator
10. Shopping Area 9. Radio Purpose : room
11. Health Center, 10. Computer 8. Secretarial Room,
12. Sport center, 11. Mouse 9. Administration Room,
12. Auxiliary equipment: laser 10. Registration Area,
pointers, flip charts, slide 11. Smoking and no
trays Smoking Room, Lobby,
13. Lighting 12. Press Room,
14. Loudspeakers 13. VIP Room,
15. Podium, 14. Speaker Room dan
16. Meja dan Kursi 15. Medical Emergencies
17. Secretarial Room, Room
18. Administration Room,
19. Translation Room,
20. Registration Area,
21. Smoking and no Smoking
Room, Lobby,
22. Press Room,
23. VIP Room,
24. Speaker Room dan
25. Medical Emergencies
Room

Faktor yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan perlengkapan kegiatan MICE,


terutama pada kegiatan Meeting, Convention dan Pameran yang dilaksanakan di
sebuah Hotel.
a. Lokasi Hotel dari tempat dan lokasi fasilitas umum seperti; Jarak dari Airport,
Jenis Transportasi menuju dan dari hotel, Atraksi wisata dan pusat perbelanjaan.
b. Tipe hotel : banyak tipe hotel dengan spesifikasi masing masing. Mengetahui tipe
hotel tersebut maka dapat di pastikan besaran anggaran, konsep kegiatan serta
sarana prasarana tambahan lain yang dibutuhkan. Tipe hotel tersebut seperti;
hotel Resort, City Hotel, dan lain – lain.

8
c. Jenis kamar yang tersedia besrta fasilitas yang ada di kamar tersebut seperti
jenis kamar: Standar, Suite, Double Single, Twin dan Presidential Suite.
d. Ruang pertemuan. Terdapat beragam ruang pertemuan di hotel sesuai dengan
kapasitasnya. Ruangan untuk pertemuan harus flexible baik ukuran maupun
kapasitas. Fasilitas ruang juga merupakan hal yang penting seperti; AC (Suhu
diatur) Kedap suara dan audio visual.
e. Ruang lain yang bisa di buat sebagai tempat sekretariat, pers conference, VIP
Room, ruang operator atau penterjemah dan ruang ganti pakaian/fitting room.
f. Kemudahan fasilitas lain seperti Wifi atau internet, Fax, jasa kurir, telephone
(lokal, interlokal direct line dll)
g. Fasilitas relaksasi atau entertaining seperti; Toko di Hotel, Barbershop, beauty
salon dll
h. Hotel Rules : Penyelenggaraan MICE harus memperhatikan dan mengindahkan
peraturan Hotel. Seperti Sign and Notice dimana pemasangan media promosi
tidak boleh merusak dinding dan harus sepengetahuan pihak Hotel dan ada
penanggung jawab
i. Perlengkapan audio visual seperti projektor, screen, soundsystem, amplifiers dan
speaker, Sound mixer untuk multiple microphones serta walkie-talkies. Dalam
menentukan penggunaan audio-visual perlu pengetahuan tentang macam
peralatan yang ada. Perlu diketahui space dan kapasitas yang disediakan pada
lokasi
j. Setiap Event Venue tentu mempunyai sound accoustics yang berbeda. Pastikan
para teknisi mendapatkan set up yang optimum dengan meletakkan speaker
dan outputnya untuk menjamin suara yang seimbang, kualitas suara selama
event berlangsung.
k. Lighting dan special effects
l. Peralatan tambahan lainnya seperti; meja dan kursi untuk para undangan dan
para hadirin, panggung, backdrop, papan petunjuk, denah stand, flooring,
podium, carpet, sekat ruangan, partisi pameran, dekorasi bunga, dekorasi air
mancur, dekorasi ruangan, gate, sofa, level untuk panggung, dan sebagainya.

Jenis-jenis Peralatan Pameran

Pada umumnya dalam peaksanaan kegiatan pameran, hal yang penting adalah
penyediaan booth atau panggung mini beserta aksesoris yang ada di dalamnya
yang digunakan sebagai ajang promosi produk, jasa, maupun branding.

Gambar 8
Contoh Fasilitas Booth Sederhana & Dekorasi

9
Booth secara standar mulai dari ukuran 3X3M2 sedangkan kelengkapan di dalam
booth tersebut adalah kewajiban peserta pameran untuk menata atau merubah
bentuk booth sesuai dengan konsep branding perusahaan. Secara umum sarana
prasarana yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

a. Partisi standar dan special design


b. Tenda (Biasa, Plafond, Dekor)
c. Panggung (Ridging)
d. Lighting
e. Sound System (Kapasitas Watt)
f. Meja (standard system) meja dealing
g. Kursi Lipat/Kursi Tamu
h. Karpet
i. Lampu Neon, Spot Light, Halogen, Metal Highlit
j. Back Drop (by System, Multiplex)
k. Lockable Lemari atau Meja
l. Dan lain-lain (Dispenser air minum, standing AC, FAN )

Teknis lapangan Event Indoor

a. Fasilitas utama sudah tersedia.


b. Fasilitas krusial sudah dapat diselesaikan (misal: listrik, keamanan)
c. Biaya lebih tinggi (umumnya).
d. Man power lebih efisien.
e. Waktu persiapan harus berkoordinasi dengan petugas di tempat (satpam,
Bagian engeneering untuk listrik, lift)
f. Keterbatasan dan keterikatan waktu dalam persiapan dan pembongkaran

Teknis lapangan Outdoor

1. Penyediaan Fasilitas Utama Venue (Tenda, instalasi Listrik, Penerangan dll).


2. Lebih beresiko (cuaca, keamanan).
3. Kesulitan dalam mengontrol audience.
4. Mudah terjadi kekacauan dan kerusuhan.
5. Persiapan menjelang hari “H” lebih lama (Maksimum 15 hari).

3. Rekenan Produk MICE


Kegiatan MICE sangat terkait dengan pihak – pihak baik pemerintah, organisasi
masyarakat maupun swasta. Dalam pelaksanaannya pihak yang berhubungan
langsung dengan bisnis MICE adalah percetakan, hotel, perusahaan souvenir, biro
perjalanan wisata, transportasi, professional conference organizer (PCO), usaha
kecil dan menengah (UKM), dan event organizer. Secara umum dalam
penyelenggaraan kegiatan MICE, dibutuhkan 6 sarana penunjang, seperti: (1)

10
Akomodasi (2) Food and Beverage Service (3) Entertainment (4) Shopping (5)
Transportation; (6) Pre, During and Post Conference Tours (Tourist Attractions).
Dalam kelembagaan maka pelaksana kegiatan MICE akan berhubungan dengan
organisasi baik secara internasional maupun nasional diantaranya; International
Congress and Convention Association (ICCA) dan Union of International
Associations (UIA), ASPERAPI (Asosiasi Perusahaan Pameran Indonesia)
AKKINDO (Asosiasi Kongres Konvensi Indonesia) HIPAKINDO / SIPCO (Himpunan
Pengelola Adilaksana Konvensi Indonesia / The Society on Indonesian Proffesional
Convention Organizers), PSEO (Penyelenggara Event Khusus atau Professional
Special Events Organizer)
Merencanakan proses registrasi
Sebelum masuk ke dalam pendaftaran atau registrasi, perlu diketahui form apa
yang dibutuhkan untuk event MICE dan harus disesuiaikan dengan tema,
karakteristik dan jenis event yang akan dilaksanakan. Tidak hanya form apa saja
yang dibutuhkan akan tetapi ketentuan dan persyaratan sampai ke desain grafis
dari form tersebut harus disesuaikan.

Gambar 9
Kegiatan Registrasi Pendaftaran

Registrasi pada meeting


terdiri dari form;
a. Registrasi peserta
b. Registrasi pembicara

Registrasi pada incentive

11
Form registrasi pada Incentive tour memuat data – data sebagai berikut:
a. Informasi mengenai participant (nama, alamat, nomor telepon dan
sebagainya)
b. Informasi usaha
c. Emergency contact atau kontak yang bisa dihubungi ketika terjadi kejadian
emergency
d. Air itinerary, kolom yang digunakan untuk menuliskan itinerary penerbangan
peserta, (jadwal, origin dan destination, nomor penerbangan, nama airlines
e. Type pembayaran, menggunakan kartu kredit atau cash
f. Jenis kamar hotel yang diinginkan
g. Kolom special request
h. Kolom unutk mengisi ukuran baju (jika ada pembagian seragam untuk
incentive tour)
i. Dan tentunya informasi mengenai peraturan dan pembiayaan

Registrasi pada conference


Tidak jauh berbeda dengan form registrasi pada meeting. Form registrasi pada
conference memiliki kelengkapan sebagai berikut;
a. Nama
b. Nama perusahaan
c. Alamat email
d. Alamat kantor/rumah/perusaha
e. Pilihan jenis kegiatan yang diikuti beserta pembiayaannya
f. Pilihan untuk pengaturan Tour
g. Pilihan set menu makanan
h. Jenis pembayaran
i. Syarat dan ketentuan yang diberlakukan pada conference ini

Berbagai macam registrasi/pendaftaran pada pameran


Registrasi untuk pemesanan booth atau stand
a. Berbagai jenis atau pilihan booth/stand yang sudah disediakan
b. Ukuran dan spesifikasi booth
c. Daftar harga pemesanan booth
d. Syarat dan ketentuan yang berlaku

12
e. Identitas exhibitor
f. Nama perusahan yang memesan (exhibitor)
g. Alamat
h. Nomor telepon
i. Email
j. Fax
k. Dan pengesahan dari exhibitor dan organizernya (tanda tangan)
l. Syarat dan ketentuan yang diberlakukan

Registrasi untuk hotel reservation


Event yang memakan waktu lama seperti Exhibition pasti membutuhkan jasa
akomodasi, pihak organizer biasanya sudah mempunyai rekanan sendiri baik
melalui travel agent maupun pribadi. Form registrasi Hotel Reservation biasanya
terdiri dari kolom:
a. Tenggat waktu pengembalian formulir registrasi
b. Tempat pengembalian formulir (bisaanya Travel agent Rekanan)
c. Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan,
alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon
celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut
d. Daftar harga per room per night, perhotel
e. Informasi kedatangan (check-in) dan pulangnya (check out)
f. Type Kamar (single, twin double)
g. Nama Tamu
h. Special request
i. Remarks
j. Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer

Booth design contractor


Form registrasi ini adalah form registrasi yang digunakan untuk memesan
kontraktor yang akan mendesain booth pameran.
Form registrasi booth kontraktor bisaanya terdiri dari kolom:
a. Tenggat Waktu pengembalian formulir
b. Tempat pengembalian formulir

13
c. Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan,
alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon
celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut
d. Proposed booth design
e. Sarat dan ketentuan
f. Official kontraktor
g. Posisi iklan dalam katalog
h. Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer
i. Exhibitor harus melampirkan desain booth nya

Furniture rental
Adalah format pemesanana penyewaan funitur yang akan digunakan oleh exhibitor
didalam boothnya. Formulir ini meberikan informasi kepada organizer mengenai
jumlah pemesanan furniture yang harus disediakan pada saat event nantinya. Form
registrasi Furniture rental biasanya terdiri dari kolom:
a. Tenggat waktu pengembalian formulir
b. Tempat pengembalian formulir
c. Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan,
alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon
celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut
d. Katalog furniture yang desiadakan termasuk gambar dan harga
e. Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer
f. Katalog furniture yang desiadakan termasuk gambar dan harga
g. Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer

Electrical requirement
Adalah format pemesanana yang berhubungan dengan kelistrikan. Form registrasi
pengiklanan dalam katalog bisaanya terdiri dari kolom
a. Tempat pengembalian formulir
b. Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan,
alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon
celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut
c. Daftar harga dan dan kataloge peralatan listrik yang bisa dipesan
d. Sarat dan ketentuan yang diberlakukan

14
e. Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer

Service Location Plan


Adalah format untuk menggambarkan layout sederhana dari booth yang anda miliki,
dimana didalamnya berisi tempat dan lokasi pemasangan listrik standar yang
diberikan oleh pihak organizer. Form registrasi Service Location Plan biasanya
terdiri dari kolom:
a. Tenggat Waktu pengembalian formulir
b. Tempat pengembalian formulir
c. Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan,
alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon
celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut
d. Syarat dan ketentuan yang diberlakukan
e. Blanko layout booth dan ilustrasinya
f. Cara pengisian.
g. Fasilitas yang diberikan secara Cuma-Cuma sesuai dengan ukuran booth
yang di beli.
a. Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer

Forwarding and logistic agent


Adalah format pemesanan agent logistik. forwarding and logistic agent adalah
perusahaan yang bergerak dibidang jasa transportasi, salah satu jasa yang
ditawarkan adalah memindahkan produk atau barang.
Form registrasi pemesanan agent logistik:
a. Tempat pengembalian formulir
b. Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan,
alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon
celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut
c. Daftar perusahaan / agent logistic dan forwarding rekanan tersebut.
d. Sarat dan ketentuan yang diberlakukan
e. Kolom pernyataan tidak akan menggunakan agent logistic rekanan
organizer. Exhibitor menggunakan forwarding & logistic agent sendiri.

15
f. Data forwarding & logistic agent yang digunakan oleh exhibitor selain
forwarding an logistic agent rekanana ( memuat identitass lengkap, seperti
nama agent, alamat lengkap, no telephonfax dan email)
g. Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer

4. Proses kegiatan MICE


Secara umum, terdapat tiga tahapan dalam penyelenggaraan kegiatan MICE yaitu
pre event, during event dan post event. Pre event merupakan usaha promosi dari
suatu paket MICE yang telah dibuat. During Event merupakan kegiatan apa saja
yang akan dilaksanakan pada kegiatan MICE tersebut dan selanjutnya post event
dimana evaluasi dilakukan setelah kegiatan MICE dilaksanakan agar kegiatan yang
akan datang lebih baik dan berjalan sesuai dengan yang diinginkan.

Hal – hal penting yang harus diperhatikan dalam kegiatan MICE adalah :
a. Aksesibilitas MICE merupakan kemudahan jalur masuk dari luar ke suatu
destinasi MICE baik untuk arus orang maupun barang. Aksesibilitas bisa
ditempuh melalui darat, udara atau laut.
b. Atraksi (daya tarik) MICE merupakan keadaan lingkungan, situasi alam yang
menarik, social budaya dan keramahtamahan penduduknya

16
c. Amenitas MICE, merupakan fasilitas Pertemuan (Meeting) dan Konferensi,
Fasilitas Pameran, Fasilitas Akomodasi, dan sarana prasarana yang menjadi
daya tarik bagi pengunjung.
d. Citra Destinasi, merupakan informasi terkait reputasi destinasi serta usaha
pemasaran destinasi yang dilakukan.
e. Sumber daya manusia dan dukungan stakeholder, profesionalitas Sumber Daya
Manusia (SDM) MICE, dan dukungan stakeholder merupakan dukungan dari
berbagai pihak antara lain pemerintah daerah, lembaga pemasar destinasi, dan
asosiasi profesi atau industri.

5. Evaluasi kegiatan MICE

Mengevaluasi kegiatan MICE erat kaitannya dengan peranan tenaga fungsional


dalam industri tersebut. untuk itu peranan masing
masing tenaga fungsional harus di ketahui agar
pelaksanaan keiatan MICE berjalan dengan lancar.

Tenaga fungsional dalam industri MICE

a. Meeting Planner
Peranan Meeting Planner
Profesi dalam Event Organization yang terpenting adalah meeting planner,
yaitu orang yang berperan dalam merencanakan, megelola,
menyelenggarakan dan mengevaluasi kegiatan yang berkaitan dengan
meeting, convention / congress / conference, exhibition dan incentive tour/trip.
Jadi pada dasarnya secara keilmuan ruang lingkup tugas meeting planner,
PCO dan DMC hampir sama hanya penyebutannya berbeda di beberapa
negara.

17
Meeting Planner adalah orang yang merangkap sebagai manager
melaksanakan fungsi-fungsi manajemen dalam proses pengelolaan suatu
meeting dimana terdapat perencanaan (planning), Pengorganisasian
(Organizing), memimpin (Leading), mengkoordinasikan (coordinating),
mengkomunikasikan (Communicating) dan mengendalikan (Control) apa saja
yang terkait dengan suatu pertemuan

Pengelompokkan Meeting Planner


 Corporate meeting planner, yaitu orang yang diberikan suatu jabatan
untuk merencanakan dan melaksanakan secara rinci pertemuan
perusahaan
 Association Meeting Planner, yaitu karyawan yang bekerja dari suatu
organisasi atau asosiasi yang mempunyai tugas dalam bidang
perencanaan dan pelaksanaan pertemuan-pertemuan dari tempat ia
bekerja.
 Goverment meeting planner, yaitu pegawai pemerintah yang bertugas
merencanakan dan melaksanakan pertemuan-pertemuan organisasi
dari unit pemerintahan

Fungsi meeting planner di bagi menjadi :

 Membantu dan menciptakan rencana pertemuan dan materi yang


dibutuhkan
 Memilih venue/ruang pertemuan dengan fasilitas yang mendukung
 Negosiasi fasilitas-faslilitas yang dibutuhkan
 Merencanakan harga jual dan biaya permodalan
 Melakukan reservasi dan akomodasi jika diperlukan
 Memastikan transportasi dan cadangan pilihan
 Menyiapkan acara pertemuan
 Menyiapkan buku panduan pertemuan dan fasilitas panggung
 Menyiapkan prosedur pendaftaran
 Mengatur ruang pendukung yang akan digunakan, seperti convention
bureau, outside service dan hospitality committeee
 Menkoordinasikan dengan staff ruang pertemuan atau ruang pameran
 Mengkoordinasikan dengan manager ruang pameran
 Menyediakan ruang staf untuk koordiansi acara sebelum dan sesudah
event
 Penanganan barang peserta tidak bermasalah di bea cukai atau instansi
yang terkait
 Merencanakan ruang serba guna
 Mengatur pameran

18
 Mengatur makan dan minum
 Menyiapkan perlengkapan audio visual
 Memilih dan menetapkan pembicara pertemuan
 Membukukan hiburan untuk peserta/ panitia
 Menjadwalkan publikasi dan promosi
 Menciptakan acara khusus untuk tamu dan event
 Memproduksi dan mencetak materi event
 Menyebarkan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang
mendukung
 Mengadakan evaluasi/pertanggungjawaban di akhir event

Proses Kerja Meeting Planner

Selama Event
Sebelum Event Sesudah Event
Berlangsung
Mengatur pertemuan Mengatur pertemuan Mengatur pertemuan
Konsentrasi dalam Konsentrasi dalam Konsentrasi dalam
perencanaan mengambil keputusan pengawasan
Evaluasi untuk segala
Tentukan kepanitiaan dan Merencanakan, megatur
masukan dan
anggota/staff dan koordinasi
perencanaan ke depan
Kegiatan khusus Kegiatan khusus Kegiatan khusus
Menetukan/megatur maslah Pendaftaran peserta
Diselesaikan
pokok sebagai dokumen
Tinjau dan evaluasi Pengemasan komunikasi
Negosiasi /kontrak : hotel,
Menyimpan daftar
fasilitas transportasi, makan Evaluasi dan tentukan
ruangan
dan minum
Tentukan anggaran dan Persiapan surat terima Simpan jadwal-jadwan
sumber keuangan kasih makan dan minum
Siapkan asuransi Selesaikan invoice
Siapkan urutan laporan
Rincinakan tambahan
didokumnetasikan
pelayanan yang lain

Sumber pengaruh pada


Promosikan peserta
staff
Prosedur berbahaya dan
Siapkan prosedur pendaftaran
pengeluaran extra

2. PCO (Profesional Convention/Congress/Conference Organizer)

PCO adalah profesional dalam mempersiapkan, merencanakan dan


melaksanakan suatu pertemuan/konvensi dengan garapan mengolah budget,
melakukan koordinasi dan memberikan nasihat untuk program ilmiah, sosial,
pekerjaan administrasi dan memasarkannya.Pada dasarnya PCO di bagi
menjadi dua, yakni sebagai berikut :

19
PCO sebagai konsultan, yaitu menyampaikan pandangan berdasarkan
pengalaman, ketrampilan dan keahlian yang dimiliki

PCO sebagai project manager , yaitu sebagai liaison (menghubungkan) antara


panitia penyelenggara dan para supplier

fungsi dan tugas PCO adalah sebagai berikut :

 Merencankan dan melaksanakan bidding (penawaran)


 Menyusun perencanaan dan pengelolaan anggaran untuk penyelenggaraan
kegiatan
 Merencankan dan dapat menyelenggarakan kegiatan
 Mengkoordinasikan penyelenggaraan transportasi
 Menyiapkan tempat penyelenggaraan
 Mengkoordinasikan keperluan akomodasi
 Mengkoordinasikan kegiatan promosi dan public relation
 Menyelenggarakan perjalanan sebelum, selama dan pasca konvensi
 Mengurus penyelenggaraan kegiatan
 / mengkoordinasikan kemudahan prosedur bea cukai serta keimigrasian
peserta
 Mengurus/mengkoordinasikan kemudahan prosedur bea dan cukai serta
kemigrasian bagi convention yang akan segera di re ekspor atau dikirim
kembali ke luar negeri setelah selesai kegiatan, selambat-lambatnya lima hari
kerja

3. Penata Pameran (Exhibition organizer dan Exhibition Manager)

Kegiatan Exhibition Manager (EO)

EO perlu mencermati hal-hal sebagai berikut :

 Tema pameran
 Tujuan pameran
 Lokasi pameran
 Rancangan jadwal acara pameran
 Luas tempat pameran
 Rancangan standar ruang pameran dan peambahan stand-stand
 Seleksi pembeli, undangan dll

Tantangan Exhibition Manager (EM)

EO dan EM harus siap mendapat tantangan yang menghadang seperti


dibawah ini, (yaitu bagaimana) :

 Mendapatkan dukungan dari top management


 Mengkoordinasikan para staff sesuai dengan keahlian
 Menyelenggarakan dengan anggaran yang pas
 Mengkoordinasikan banyak acara dalam satu waktu pertujukan
 Menciptakan pameran yang membanggakan dan sukses
 Menjaga hubungan baik dengan pemasok dan top management

20
Tanggung jawab Exhibition Mnager

 Menyeleksi pameran
 Membuat anggaran
 Mempersiapkan pameran dagang
 Menyelesaikan masalah pokok pameran
 Menyeleksi dan melatih staff/karyawan
 Evaluasi pameran dagang
 Maenampilkan kepribadian yang baik

4. Destination Managemen Company (DMC)

DMC identik dengan groun transportation atau ground service operators, yaitu
perusahaan yang menkoordinasikan suatu pertemuan atau konvensi saja.

Ruang Lingkup DMC

Convention-meeting services

 Pelayanan staff & pendaftaran


 Model dan stand pribadi
 Hiburan para peserta
 Membantu pemlihan venue
 Masalah khusus
 Perencanaan produksi

Ground services

 salam dan bertemu


 penanganan bagasi
 pelayanan antar jemput
 transportasi VIP

Tours Service

 Sight seeing
 Overland and marine tour
 Museum, budaya dan pendidikan
 pramuawisata

Entertainment

 Dining tours
 Pelayanan tiket hiburan

4. Organisasi penyelenggara konvensi

Panitia Pengarah (Sterring Committe)

21
Panitia pengarah terdiri dari beberapa orang yang diberi wewenang oleh instansi
pemerintah, organisasi, asosiasi atau korporasi yang akan mengadakan kegiatan
MICE. Wewenang tersebut meliputi pengarahan, nasihat atau petunjuk bagi
suatu panitia yang disebut panitia pelaksana

Panitia Pelaksana (Organizing Committee)

Dalam melaksanakan tugasnya panitia pelaksana terdiri dari beberapa orang


menurut besar kecilnya konvensi serta persidangan dengan berbagai
perangkapnya. Pada dasarnya panitia pelaksana memiliki tugas dan tanggung
jawab sebagai berikut:

 Sebagai satu-satunya badan pengambil keputusan untuk semua bidang


 Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan Host Organizational yang telah
dinyatakan oleh komite pengarah
 Membuat suatu rencana singkat secara tertulis mengenai kegiatan-kegiatan
dari sekertaris dan masing-masing sub komite lainnya.
 Mengawasi pekerjaan sekertaris
 Memberi dan menerima rekomendasi atau usus-usul dari sub komite lain,
mengesahkan atau mengubah bila perlu

Ruang lingkup bidang kegiatan

Bidang promosi dan publikasi :

1. Menyediakan daftar alamat untuk distribusi bahan-bahan cetakan kepada


perorangan, organisasi, instansi pemerintah dan media masa
2. Menghubungi media cetak, elektronik untuk menjalin kerjasama promosi dan
publikasi secara barter sehingga menghemat biaya
3. Menyusun jadwal distribusi dan pemasangan promosi dan publikasi tersebut

Bidang protokol dan visa

1. Menjamin bahwa para delegasi dan warga negara lainnya akan


mendapatkan perlakuan yang sama menurut prosedur imigrasi dan pejabat
kemanan lainnya
2. Menjamin perlakuan yang sama pada semua peserta
3. Melaksanakan tugas-tugas yang ada hubungannya dengan bidang yang
dimaksud

Bidang keamanan

1. Menentukan ruang lingkup yang diperlukan untuk keamanan


2. Merencanakan pelayanan pengawalan lalu lintas bila diperlukan
3. Menjamin dan memonitor keamanan peserta dan tamu-tamu pada setiap
saat

22
Bidang program kegiatan

1. Merencanakan semua aktivitas sosial di luar acara konvensi untuk delegasi,


pendamping dan tamu khusus
2. Melakukan program-program sosial sesuai dengan yang tercantum dalam
daftar acara
3. Merencanakan resepsi makan malam untuk kepala delegasi dan malam
kesenian
4. Menyiapkan daftar menu

Proses Penjemputan Tamu Peserta MICE

Proses penjemputan tamu oleh escort atau interpreter dari airport / train station /
seaport menuju ke hotel penginapan yang dituju.

Langkah-langkah :

1.Persiapan :

Hal-hal yang perlu disiapkan dalam melakukan penjemputan :

a) Mengetahui informasi yang berhubungan dengan peserta, seperti Jumlah


peserta serta, kelompok usia, kebangsaan.
b) Membuat Papan Informasi yang bertuliskan NAMA TAMU beserta NEGARA
ASAL, Hal ini bertujuan untuk memudahkan seorang menemukan peserta yang
akan dijemputnya.
c) Mengetahui flight detail tamu wisatawan seperti Nama airline, ETA (perkiraan
waktu kedatangan), Terminal kedatangan dan pintu keluar.
d) Menyiapkan kendaraan dengan memeriksa apakah seluruhnya sudah siap.
Yang paling utama ialah melihat semua sarana pelaksanaan penjemputan.
Seperti tempat duduk, Microphone dalam bus apakah bekerja dengan
sempurna, juga kendaraan apakah dalam kondisi baik perlu kiranya tanyakan
kepada pihak pengemudi apakah bahan bakar dalam perjalanan nanti cukup
banyak, sehingga tidak mengganggu dalam perjalanan.
e) Menghubungi hotel atau tempat penginapan yang akan dipakai sebagai tempat
untuk peserta tinggal selama berada di tempat kunjungan. Pastikan agar
peserta mendapatkan fasilitas yang baik dan memuaskan juga pelayanan yang
membuat peserta betah.

23
Permasalahan timbul dalam kegiatan MICE diakibatkan oleh komponennya yang
bersifat fragmented supply dan composite demand. Produk industri pariwisata itu
merupakan kumpulan dari beberapa produk perusahaan sebagai penyedia jasa
yang satu dengan lain berpisah (fragmented supply) dan berbeda dalam hal
lokasi, fungsi, pemilik, manajemen dan produk seperti hotel, sarana transportasi,
restoran, obyek dan atraksi wisata dan sejenisnya. Pada kenyataannya, permintaan
suatu paket wisata selalu dalam bentuk kombinasi atau campuran (composite
demand) dari beberapa produk. Lemahnya perencanaan dalam membuat paket
wisata akan menimbulkan kendala - kendala pada saat penyelenggaraannya,
seperti peserta MICE kelelahan, fasilitas yang dipilih tidak sesuai dengan keinginan
peserta MICE, waktu tidak efisien.

Adapun cara menangani masalah tersebut adalah sebagai berikut:

1. Apabila penyimpangan terjadi karena kondisi di luar jangkauan manusia maka


harus merundingkan kondisi yang terjadi dengan peserta serta kemungkinan-
kemungkinan yang dapat dilakukan
2. Apabila penyimpangan terjadi karena unsur kesengajaan maka harus dijelaskan
alasannya serta kompensasi atas penyimpangan. Jika hal tersebut atas
permintaan peserta MICE maka tidak merupakan keharusan bagi pramuwisata
untuk memberikan kompensasi atas penyimpangan yang dilakukan.

Hal penting yang perlu diingat oleh pelaksana kegiatan bahwa untuk setiap
keputusan alternatif yang diambil dalam menyelesaikan penyimpangan pelayanan
harus didukung dengan bukti tertulis yang disetujui oleh bersama antara
pramuwisata dan peserta MICE. Pada umumnya, permasalahan yang sering timbul
saat pelaksanaan kegiatan adalah:

1. Kehilangan. Hal ini dapat terjadi pada barang bawaan, paspor, uang, tiket
perjalanan. Kehilangan dapat terjadi di airport, terminal atau pelabuhan, hotel,
atau di tempat-tempat lain. Bentuk bantuan yang diberikan tergantung dari
tempat kejadian kehilangan. Kehilangan yang terjadi di airport menuntut panitia
lebih aktif memberikan bantuan pencarian dibandingkan dengan kehilangan di
hotel karena hotel telah memiliki prosedur sendiri atas kasus kehilangan.
2. Kecelakaan, apabila dalam perjalanan terjadi kecelakaan maka hal-hal yang
perlu dilakukan, antara lain: memberikan pertolongan pertama kepada peserta

24
yang mengalami luka ringan, Mengantarkan peserta ke puskesmas atau ke
rumah sakit terdekat dan Memberikan keterangan yang diperlukan oleh pihak
kepolisian atas kejadian kecalakaan tersebut.
3. Sakit atau Meninggal, bagi peserta yang menderita penyakit tertentu maka
sebelum kegiatan MICE berlangsung diinformasikan untuk membawa obat
pribadi yang diperlukan. Akan tetapi panitia harus menyiapkan obat-obat tertentu
untuk memberikan pertolongan sementara antara lain: paracetamol, aspirin, anti
alergi dan lain-lain. Jika peserta meninggal maka; Buat peserta lain agar tidak
panik, Panggil ambulance dan kirim ke rumah sakit dan Laporkan ke
perusahaan.
4. Keluhan peserta MICE, hal ini terjadi tidak sebatas pada pelaksanaan kegiatan,
akan tetapi menyangkut kesuluruhan fasilitas dan pelayanan yang didapat
selama melakukan kegiatan dan panitia kegiatan harus dapat menanganinya
secara profesional. Untuk dapat menangani keluhan secara profesional, maka
harus diketahui terlebih dahulu jenis keluhan tersebut. Pada dasarnya keluhan
dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu: Keluhan Sejati yang timbul karena
kondisi fasilitas dan pelayanan berdasarkan standar umum tidak memuaskan
arau tidak sesuai dengan perjanjian sebelumnya. Keluhan biasa yang timbul
karena pengaruh cara pandang peserta terhadap
fasilitas atau pelayanan yang diterima. Dalam hal ini
antara peserta yang satu dengan yang lain mungkin
saja berbeda penilaiannya terhadap fasilitas atau
pelayanan yang sama. Apapun jenis keluhannya,
pramuwisata harus dapat menangani secara arif dan
bijaksana dengan menggunakan prinsip-prinsip:
mendengarkan, memahami, meneliti, menangani, dan minta maaf.

Rangkuman
Selamat anda sudah dapat menyelesaikan kegiatan belajar 1 tentang pengelolaan
MICE. Dengan demikian anda telah menguasai kompetensi sebagai pengelola kagiatan
MICE. Hal – hal penting yang telah anda pelajari dalam modul ini adalah bagaimana
cara menghitung harga paket MICE, menganalisis persiapan perlengkapan MICE bagi
peserta, menganalisis produk rekanan (hotel, hiburan, souvenir) dan melakukan
pemesanan produk dan jasa rekanan, mengatur dan melaksanakan penjemputan

25
peserta, menganalisis kemungkinan masalah yang terjadi serta mengatasi masalah
yang terjadi dan kegiatan MICE

Daftar Pustaka :
Kesrul, M 2000. Meeting, Incetives, Converence and Exebition. Yogyakarta. Graha Ilmu
McCabe, Nivienne. Poole, Barry. Weeks, Paul. Leiper, Neile. 2000. The Business and
Management of Convention. Brisbane. John Welly & Sons Australia Ltd
Muh. Arfin M. Salim. 2009. Potensi Wisata Konvensi Atau MICE atau MICE Di Kota
Makassar Sulawesi Selatan. Vol 14. Jurnal Ilmiah Pariwisata
Peraturan Menteri Pariwisata Republik Indonesia No. 5 Tahun 2017 Tentang Pedoman
Destinasi Penyelenggaraan Pertemuan, Perjalanan Insentif, Konvensi dan Pameran
Undang-Undang No. 10 tahun 2009 tentang Kepariwisataan
Oka A. Yoeti. 2000. Manajemen Wisata Konvensi. Jakarta.
Warta Ekspor. 2011. Potensi Industri MICE Indonesia. Jakarta

26