UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD Página 1 de 5

“COGUI”
Código:BI-P06
PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE
PRÉSTAMO DE CASILLEROS Versión: 04

1. OBJETIVO

Definir los pasos necesarios para el desarrollo de las actividades del servicio de préstamo
en los casilleros. Establece quien puede hacer uso del servicio, en qué ocasiones lo puede
hacer y cuáles son los requisitos para obtener el servicio.

2. ALCANCE

Este servicio se presta a la comunidad universitaria y visitantes.

Se inicia con el registro del carné del usuario en el sistema por parte del responsable del
proceso y finaliza con la evaluación del Servicio No Conforme.

3. RESPONSABLE:

El responsable de la adecuada ejecución de este procedimiento es el Jefe de Servicio al

Público de la Biblioteca Germán Bula Meyer.

4. GENERALIDADES

4.1 Glosario de Términos

• Casillero: Es un locker que se asigna al usuario tramitado a través de un documento

de identificación, que para las personas de la comunidad universitaria debe ser el
carne institucional; para los visitantes es otro documento. A cada casillero se le
asigna un número el cual corresponde a la ficha que se le entrega al usuario. El
usuario es responsable de la seguridad trayendo un candado personal.

• Ficha: Permite registrar al usuario dentro del Sistema de Casilleros y tener

información referente al tiempo de uso del mismo.

El préstamo de casilleros es un servicio ofrecido a toda la comunidad que utiliza los servicios
de la biblioteca.

Elaboró Revisó Aprobó

Milvida Suarez Florez Emperatriz Zapata Zapata Ruthber Escorcia Caballero

Responsable de Proceso Grupo de Gestión Integral de la Rector
Gestion de Biblioteca Calidad 20/08/2009
Fecha: 20/08//2009 Fecha: 20/08//2009
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El usuario podrá hacer uso de un casillero para guardar sus pertenencias, durante 3 horas y
recibe una ficha que deberá retornar al finalizar el tiempo de préstamo. En caso de que un
usuario exceda el periodo de tiempo de préstamo o pierda la ficha, será sancionado según lo
dispuesto en el Reglamento de Biblioteca.

En caso que se presente pérdida de los bienes del usuario, se debe remitir la queja al
servicio de seguridad de la institución, para su recuperación.

Las comunicaciones oficiales generadas por éste procedimiento, se tramitan y administran

siguiendo el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones
oficiales.

5. DESCRIPCIÓN:

Responsable/
No. Descripción de la Actividad
Dependencia
Verificar usuario:
Recibe el carné institucional al usuario y verifica que se
encuentre activo en la ventana de préstamo del Sistema
Encargado del préstamo / de Casilleros, que no se encuentre sancionado y que el
1 Puesto de préstamo de usuario disponga de un candado.
casilleros
Nota: Los usuarios podrán tener prestado, un sólo
casillero durante tres (3) horas.

Cargar la ficha:
Encargado del préstamo / Digita el código del carnet del usuario y le asigna un
2 Puesto de préstamo de espacio (casillero) que es registrado en la Base de Datos
casilleros HORFEC

Descargar la ficha:
Recibe la ficha del usuario y descarga la misma, en la
ventana devolución del Sistema de Casilleros,
modificando la Base de Datos HORFEC.
Si el usuario, presenta alguna queja con relación a las
pertenencias que dejó guardadas en el casillero, el
Encargado del préstamo / funcionario de turno que atiende el servicio, debe:
3 Puesto de préstamo de 1. Tomar los datos del usuario: Nombre, teléfono,
casilleros objetos perdidos, valor en pesos de los objetos
perdidos.
2. Hacer comunicación, firmada por el Director(a) de la
Biblioteca, al servicio de Seguridad, para informar lo
acontecido, adicionando la hora de entrada y la hora
de retiro del usuario del casillero.

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 Responsable/
No. Descripción de la Actividad
Dependencia
Evaluar el Servicio prestado:
Entrega a los usuarios el formato BI-F18 Evaluación del
Encargado del préstamo /
Servicio de préstamo de casillero de la biblioteca, para
4 Puesto de préstamo de
ser diligenciado, insumo necesario para la creación del
casilleros
Informe Encuesta de Evaluación del Servicio.

Evaluar No Conformidades:
Encargado del préstamo / Aplica el procedimiento MC-P05 Procedimiento para el
5 Puesto de préstamo de Control del Servicio no Conforme, si se presentan no
casilleros conformidades en la prestación del servicio.

6. MARCO LEGAL

Fecha de Descripción de artículos, capítulos o

Tipo de Entidad que Nº
Expedición partes de la Norma que aplican al
Norma Emite Identificación
(DD/MM/AAAA) documento
Consejo
Acuerdo Superior de la
0012 Julio 2003 Reglamento de Biblioteca
Superior Universidad del
Magdalena

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

No aplica a este procedimiento

8. REGISTROS

Almacenamiento
Identificación Protección Recuperación Disposición
(Archivo de gestión)
(clasificación para (Acción cumplido el
Código Lugar y Tiempo de Responsable tiempo de retención)
Nombre consulta)
Formato Medio Retención de Archivarlo
Base de Horfec Servidor/ Permanente Jefe de • Identificación del Copia de
Datos Digital Servicios al Usuario Seguridad en la
Público • Número del Biblioteca
Casillero
BI-F18 Evaluación Oficina Jefe 6 meses en Secretaria • Por Fecha Destrucción
del Servicio de Servicios Archivo de
de al Público / Gestión
Préstamo Papel
de
Casilleros
N.A. Informe Oficina Jefe 1 año en Secretaria • Por Fecha Archivo Central
Encuesta de de Servicios Archivo de
Evaluación al Público / Gestión
del Servicio Digital y en
Papel

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El diligenciamiento de este ítem, se ejecuta de acuerdo al Procedimiento MC-P02
Procedimiento para el Control de Registros

9. REGISTRO DE MODIFICACIONES

Versión Fecha Ítem modificado Descripción

Se adiciona, las actividades a realizar en
4.1. Generalidades
caso de pérdida de bienes del usuario.

Paso 2, se cambia “digita el código del
estudiante”, por “digita el código del
carnet del usuario”.

Paso 3, se especifican las acciones a
4.2. Descripción
tomar en caso de pérdida de los objetos
dejados por el usuario en el casillero.
01 15/08/2006

Paso 4, se crea el informe con las
encuestas de evaluación del servicio.
Se modifica la permanencia de las
evaluaciones en el Archivo de Gestión y se
7. Registros adiciona como registro el Informe de éstas,
que es presentado a la Coordinación del
SGC.
Se adicionó el Informe de la Evaluación del
9.1. Flujograma
Servicio
Se ajusta de acuerdo a los requerimientos
Plantilla del Sistema de Gestión Integral de la
calidad.
02 09/03/2007
Descripción
A todos los formatos se les cambia la
Registros
codificación por la nueva del SGI
Flujograma
Se modificaron los responsables en la
03 20/08/2009 Píe de pagina
construcción del documento.

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10. ANEXOS

10.1. Flujograma para el Servicio de Préstamo de Casilleros

Inicio

Encargado del préstamo

Verifica información del usuario

No Usuario Si
sancionado

Encargado del préstamo A

Horfec
Carga la ficha al sistema

Encargado del préstamo

Entrega la ficha al usuario

Encargado del préstamo

Recibe la ficha del usuario

Encargado del préstamo

Horfec
Descarga la ficha del sistema

Evaluación del Servicio Encargado del préstamo

de Préstamo de
casilleros.
Informe Encuesta de Recibe del usuario la
Evaluación del Servicio evaluación del servicio

A
Termina

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