1. Informática y Administración
1.1 ¿Qué es la administración?
1.2 ¿Qué es la administración de la función informática?
1.3 Importancia de la informática en las organizaciones
1.4 Importancia de la administración en el área de la función
1.5 Proceso administrativo
2. La planeación en la informática
2.1 Concepto de planeación
2.2 Principios fundamentales de la planeación
2.3 Proceso de planeación
2.4 Establecimiento de objetivo
2.5 Toma de cisiones
2.6 Planeación estratégica
2.7 Planeación de la función informática
3. La organización en la informática
3.1 Concepto de organización
3.2 Principios fundamentales de la organización
3.3 Proceso de organización
3.4 Departamentalización
3.5 Organización del trabajo
3.6 Organigramas
3.7 Organización de la función informática
¿Qué es la administración?
Algunas definiciones:
Proceso administrativo
Se le llama proceso administrativo, al conjunto de fases o etapas sucesivas que se efectúan
para llevar a cabo la administración de cualquier organización, las cuales se hallan
interrelacionadas, formando así un proceso integral. Las etapas del proceso administrativo
son:
1. Planeación
2. Organización
3. Integración
4. Dirección
5. Control
Concepto de la planeación
Es el elemento de la administración que tiene por objeto definir clara y precisamente los
objetivos que habrán de alcanzarse, eligiendo el curso alternativo de acción más
conveniente para ello (plan), estableciendo los principios que habrán de orientarlo
(políticas), la secuencia de operaciones para realizarlo (procedimientos), los tiempos
necesarios para lograrlo (programas) y las cantidades para su realización (presupuesto).
Proceso de planeación
El trayecto que sigue la planeación, está constituido por las siguientes fases:
1. Atención a las oportunidades: análisis preliminar de posibles oportunidades,
advirtiéndolas clara y totalmente, e identificando sus fortalezas y debilidades.
Establecimiento de objetivos
Los objetivos son los fines importantes a los que se dirigen las activadas organizacionales
e individuales. Existen 2 tipos: los objetivos generales, que son aquellos en los que
enuncian resultados finales; y los objetivos específicos, los cuales se desprenden de los
generales. Los objetivos componen tanto una jerarquía como una red.
Características de los objetivos
Los objetivos deben:
1. Ser reales
2. Ser medibles
3. Ser alcanzables
4. Crear un compromiso
5. Proporcionar una utilidad
6. Estar por escrito
Planeación estratégica
Planeación estratégica
Planeación de recursos
Planeación operativa
Planeación estratégica: se refiere a la definición de estrategias a seguir en la
implementación de la función informática, es decir, ¿Por qué y para que implementaría? ¿a
través de qué acciones? Cuando se responde a estos cuestionamientos, pueden inferirse
a los caminos a seguir para la implementación de la misma.
Planeación de recursos: dentro de este ámbito deben considerarse los recursos humanos
(personas), materiales (bienes tangibles, instalaciones, equipos), financieros (dinero) y
técnico-administrativos (sistemas, procesos, herramientas, conocimientos) que se
necesitaran; es decir, ¿Cuántos de ellos se requerirán y que características deberán tener
para la puesta en práctica de la función informática?
Planeación operativa: se refiere a las acciones que se llevaran a cabo para el
cumplimiento de objetivos, responde a las interrogantes, ¿Cómo va a desarrollarse la
función informática?, ¿Qué software será necesario?, ¿Qué hardware se requerirá?, ¿Qué
servicios se van a prestar o que actividades se desarrollaran?
Análisis FODA
El análisis FODA, también conocido como DAFO, resulta de gran utilidad para la
planeación estratégica, pues es una metodología de estudio de la situación de una
organización o de un proyecto, analizando su estado interno: Fortalezas (F) y
debilidades (D); así como si estado externo: Oportunidades (O) y Amenazas (A)
en una matriz. Proviene de las siglas en ingles SWOT (Strengths, Weaknesses,
Opportunities, Threats). Es una herramienta que sirve para realizar un diagnóstico
y planear una estrategia a futuro, sirve para realizar un diagnostico y planear una
estrategia a futuro, debiendo reflexionar profundamente sobre la situación
particular de la entidad a la que se aplique.
Matriz FODA
NOTA: Cada fortaleza da como resultado una oportunidad, cada debilidad da como
resultado una amenaza; no son situaciones aisladas, F y O están relacionadas
directamente, al igual que D y A, por tanto, se deben ligar y enlistar igual numero de
fortalezas y oportunidades, así como de debilidades y amenazas.
3.- La organización de la informática
Concepto de organización
La organización, es el segundo elemento del proceso administrativo y se refiere a la
estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y
actividades; de los elementos humanos y materiales de un organismo social con el fin de
lograr la máxima eficiencia en la realización de los planes y objetivos establecidos
Proceso de organización
El trayecto que sigue la organización, está constituido por las siguientes fases:
1. Establecer los objetivos de la empresa (planeación).
2. Formular objetivos, políticas y planes de apoyo (planeación).
3. Identificar y clasificar las funciones necesarias para lograrlos.
4. Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos, financieros,
técnico y materiales disponibles: así como la mejor forma de utilizarlos según las
circunstancias o situaciones (departamentalizar).
5. Delegar en los jefes de cada grupo la autoridad y responsabilidad necesaria para
desempeñar las actividades (asignación de puestos).
6. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical mediante relaciones de autoridad
y flujo de información (diseño de organigrama).
7. Delegar la autoridad necesaria al personal designado (selección de personal para
ocupar cargos y ejercer sus funciones)
Departamentalización
Se le llama departamentalización al agrupamiento de funciones que se realiza dentro de
la estructura organizacional. La asignación de personas y sus actividades a cada
departamento, permite a las organizaciones expandirse de una forma más ordenada
Secuencia de la departamentalización
1. Listar todas las actividades y funciones de la organización
2. Clasificar las funciones de acuerdo a su similitud
3. Jerarquizar las funciones con respecto a la contribución que hacen a los objetivos
organizacionales
4. Asignar las funciones a los puestos y a los departamentos
5. Establecer los canales de comunicación entre departamentos
Título y nombre que exprese la identidad el organismo administrativo o del área que
aborde.
Nombre del funcionario que lo elaboró.
Fecha de elaboración.
Nombre del funcionario que lo autorizó.
Fecha de autorización.
Explicación de líneas y símbolos especiales.
La estructura de la organización.
La división de funciones.
Los niveles jerárquicos.
Las líneas de autoridad-responsabilidad.
Los canales formales de comunicación.
Las relaciones entre departamentos, etc.
1. armonía de los objetivos: los directivos tienen alinear los objetivos de los
trabajadores con los objetivos organizacionales
4. Vía jerárquica: toda orden o instrucción, así como queja o sugerencia, debe seguir
y respetar los niveles y canales oficialmente establecidos.
5. los conflictos deben resolverse lo más pronto posible, pero si son funcionales, se
debe tratar de obtener beneficios suficientes de ellos.
7. De los estándares: estos deben estar prefijados y serán mejores cuanto más
precisos y cuantitativos sean. Sin parámetros o estándares es imposible comparar
y medir la ejecución
Calidad y calidad total no son lo mismo, calidad total se entiende como la aplicación
total de los principios de la gestión de la calidad al conjunto de actividades y
personas de la organización, no solo a la realización del producto o servicio que se
entrega al cliente. De esta manera, el enfoque al cliente se dirige también al cliente
interno (miembros de la organización), por lo cual, la organización debe perseguir la
satisfacción del cliente, de sus productos y servicios y también la satisfacción de los
empleados. De igual modo, la mejora contenía no se dirige únicamente a la mejora
de los procesos productivos sino a la mejora de todos los procesos de la
organización.
Seguridad
Control interno operativo
Eficiencia y eficacia
Tecnología informática
Continuidad de operaciones
Gestión de riesgo
El control de la función informática no únicamente realiza la verificación de los sistemas
informáticos objeto de su estudio, sino también, las relaciones e implicaciones operativas
que dichos sistemas tienen en el contexto empresarial, tanto interno como externo
2. Autorización: reglas explicitas acerca de quién y de qué manera puede utilizar los
recursos disponibles.
3. Mínimo privilegio: cada miembro debe estar autorizado a utilizar únicamente los
recursos necesarios para llevar a cabo su trabajo, sin distinción de personas.
5. Auditoria: todas las actividades, sus resultados, gente involucrada en ellos y los
recursos requeridos, deben ser monitoreados desde el inicio y hasta después de
ser terminados el proceso. Además, es importante considerar que una auditoria
informática busca verificar que las actividades que se realizan. Así como las
herramientas instaladas y su configuración; son acorde al esquema de seguridad
informática planeando y si este es conveniente a la seguridad requerida por la
empresa.