Anda di halaman 1dari 64

BBKKP

PEMAHAMAN
AUDIT MUTU INTERNAL
BBKKP

Tujuan Training

Memberi bekal kepada para auditor internal


organisasi/perusahaan dengan pengetahuan dan
keterampilan merencanakan, melaksanakan dan
mengendalikan audit sistem manajemen secara lebih
baik sehingga para auditor internal dapat memainkan
perannya secara efektif dan kreatif untuk
meningkatkan kinerja sistem manajemen mutu

perusahaan secara maksimal melalui fungsi


pemeriksaan.
AUDIT

Proses sistematik, objektif, independen


dan terdokumentasi untuk mendapatkan
rekaman, fakta atau informasi relevan lain
dan mengevaluasinya secara objektif
untuk menentukan sejauh mana kriteria
audit dipenuhi.
BBKKP

Tujuan Audit

Sebagai alat yang efektif dan dapat


dipercaya dalam mendukung pengendalian
dan kebijakan manajemen, memberikan
informasi bagi organisasi untuk dapat
meningkatkan kinerja.
AUDITOR

Personel yang terkualifikasi dan


kompeten yang ditunjuk untuk
melaksanakan audit.

AUDITEE
Organisasi/bagian/personel yang
diaudit
BBKKP

Jenis Audit

 Audit Pihak Pertama : audit yang dilakukan oleh atau atas


nama organisasi sendiri untuk tujuan internal
 Audit Pihak Kedua : audit yang dilakukan oleh pihak yang
berkepentingan dengan organisasi misal : pelanggan,
pemasok
 Audit Pihak Ketiga: audit yang dilakukan oleh organisasi
eksternal dan mandiri, misal Lembaga Sertifikasi
 Audit Pengawasan
 Audit Konsultansi
BBKKP

PRINSIP-PRINSIP AUDIT (terkait dg auditor)

Auditor dan personil yang mengelola program


audit sebaiknya :
 Integritas: dasar profesionalime
 Penyampaian yang obyektif (fair)
 Profesional
 Kerahasiaan
 Independen : dasar ketidak berpihakan
 Pendekatan berdasarkan bukti
BBKKP
Prinsip-prinsip bagi Auditor

Integritas: dasar profesionalisme

 Jujur, tekun, tanggung jawab


 Mengamati & memenuhi persyaratan
hukum yang berlaku
 Kompeten
 Netral (tetap adil)
 Peka terhadap pengaruh apapun
BBKKP Prinsip-prinsip bagi Auditor

Penyajian yang obyektif

Melaporkan secara benar dan akurat tentang :

 Audit finding (Temuan audit)


 Audit Conclusion (kesimpulan audit)
 Audit report (Laporan audit)
 Hambatan yg ditemukan selama audit
 Perbedaan pendapat yg tidak
terselesaikan antara tim dan auditi
BBKKP Prinsip-prinsip bagi Auditor

PROFESIONAL

Kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit

 Pentingnya tugas yang dilaksanakan


 Kepercayaan yg diberikan
 Memiliki kompetensi
BBKKP
Prinsip-prinsip bagi Auditor

INDEPENDEN

 Tidak terkait dg kegiatan yg sedang diaudit


 Bebas dari keberpihakan dan konflik
kepentingan
 Memelihara pemikiran yang obyektif
untuk menjamin temuan dan
kesimpulan audit didasarkan bukti audit
BBKKP
Prinsip-prinsip bagi Auditor

PENDEKATAN BERDASARKAN BUKTI

Menggunakan metoda yg rasional untuk mencapai


audit yang dapat dipercaya dan terjaga
konsistensinya melalui proses audit yang sistematis.

 Bukti audit dapat diverifikasi


 Berdasarkan pada sampel informasi yg
tersedia terkait dg periode wkt audit dan sumber
daya terbatas
Sampel yg sesuai terkait dg kepercayaan dr
kesimpulan audit.
BBKKP
PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT

Organisasi dalam melaksanakan audit sebaiknya


menetapkan program audit
 Dapat mencakup satu atau lebih audit (standar sistem
manajemen
 Dapat memiliki beberapa tujuan, mencakup audit
gabungan atau audit kombinasi
 Program audit mencakup seluruh kegiatan yg
diperlukan untuk perencanaan dan pengorganisasian
type dan jumlah audit, menyediakan sumber daya
untuk melaksanakan audit secara efektif dan efisien
dlm jangka waktu yg ditetapkan.
BBKKP

PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT

 Pimpinan puncak memberikan kewenangan


untuk mengatur program audit :
– Menetapkan, menerapkan, memantau,
meninjau dan meningkatkan program audit
– Mengidentifikasi kebutuhan sumber daya dan
memastikan ketersediannya
BBKKP

ALUR PROSES PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT

Kewenangan

PENETAPAN PROGRAM AUDIT


• Sasaran & Cakupan, Tanggung jawab Plan
• Sumber daya
• Prosedur

Kompetensi &
evaluasi
Penerapan Program Audit
Auditor
Peningkatan • Jadual audit Evaluasi auditor
Action program • Seleksi tim audit Do
audit • pengarahkan kegiatan audit Aktivitas
• Pemeliharaan rekaman Audit

Pemantauan dan peninjauan program audit


• Pemanatauan & tinjauan
• Identifikasi kebutuhan Check
perbaikan & Pencegahan
• Identifikasi improvement
BBKKP
TUJUAN PROGRAM AUDIT

Manajemen puncak sebaiknya menentukan tujuan


program audit

Untuk Mengarahkan
perencanaan dan pelaksanaan
audit

Atas dasar pertimbangan


• Prioritas Manajemen
• Maksud komersial
• Persyaratan sistem manajemen
TUJUAN
• Peraturan perundangan
• Kebutuhan evaluasi pemasok
• Persyaratan pelanggan
• Kebutuhan pihak yang berkepentingan
• Resiko terhadap organisasi
BBKKP

Personil yang diberi tanggung jawab program audit harus


mengatur :

 Menetapkan sasaran dan cakupan program audit


 Menetapkan tanggung jawab dan prosedur
 Menjamin tersedianya sumber daya
 Memastikan penerapan program audit
 Memastikan rekaman program audit dipelihara
 Memantau, meninjau dan memperbaiki program
audit
BBKKP

Tugas dan Tanggung Jawab

Manajemen

 Menunjuk Staf senior sebagai Koordinator


 Memberi wewenang untuk merencanakan
 Menyelesaikan ketidaksesuaian (masalah),
khususnya bila hal itu menyangkut kebijakan
yang ada
 Mendukung jalannya proses audit dan
menyediakan sumber daya yang cukup
BBKKP
Tugas dan Tanggung Jawab

Koordinator
 Mengelola dan mengatur program
 Memilih, melatih dan mengkualifikasikan Auditor Mutu
Internal
 Menunjuk Tim Audit
 Memonitor dan memastikan pelaksanaan program
 Memelihara rekaman (records)
 Melaporkan hasil audit pada Pimpinan Puncak
BBKKP
Tugas dan Tanggung Jawab

Ketua Tim Audit


 Melakukan tinjauan dokumen yang diaudit
 Menyiapkan rencana
 Merencanakan dan membuat jadwal audit
mutu intrenal
 Melaksanakan dan memimpin jalannya audit
internal
 Melaksanakan rapat pembukaan
 Mengatur semua tahapan
BBKKP

Tugas dan Tanggung Jawab


Ketua Tim Audit

 Mengambil keputusan akhir mengenai masalah


yang timbul selama audit
 Mempresentasikan hasil temuan
 Melaksanakan rapat penutupan
 Menyiapkan dan menyerahkan laporan hasil
audit
 Memverifikasi hasil perbaikan
 Sebagai penghubung dengan “Auditee”
BBKKP

Tugas dan Tanggung Jawab

Auditor (anggota Tim audit)


 Bekerjasama dan membantu Ketua Tim Audit
 Mempersiapkan dokumen-dokumen kerja atau
pendukung Melaksanakan tugas-tugas
 Membantu membuat laporan hasil audit
BBKKP

Tugas dan Tanggung Jawab

Auditee
 Koordinasi dan menyediakan waktu untuk Tim
Audit
 Menjamin kehadiran personel yang relevan
untuk kelancaran audit
 Menyediakan fasilitas untuk auditor
 Bekerjasama dengan Tim Audit untuk
mencapai sasaran audit
BBKKP

Auditee
 Memberikan keleluasaan kepada Tim Audit
untuk mengaudit bagian atau informasi
tertentu
 Meninjau hasil temuan audit dan membuat
persetujuan dengan Tim Audit mengenai batas
waktu tindakan perbaikannya
 Mendokumentasikan dan memberitahu tim
audit atas tindakan perbaikan yang telah
dilaksanakan
BBKKP

PROSEDUR PROGRAM AUDIT


 Perencanaan dan penjadualan audit

 Kompetensi auditor dan ketua tim audit


 Seleksi tim audit dan penetapan tugas &
tanggung jawabnya
 Pelaksanaan audit
 Pelaksanaan follow up audit ( jika diperlukan)
 Pemeliharaan rekaman program audit
 Pemantauan kinerja dan efektifitas program
audit
 Pelaporan kepada pimpinan puncak
BBKKP

KOMPETENSI DAN EVALUASI AUDITOR

Pengetahuan dan Pengetahuan dan Pengetahuan dan


Ketrampilan bidang Ketrampilan umum Ketrampilan bidang
Mutu Mutu & Lingkungan Lingkungan

Pendidikan Pengalaman Pelatihan Pengalaman


Kerja Auditor Audit

Atribut Personel
BBKKP

ATRIBUT PERSONIL

Seorang auditor sebaiknya :


 Etis, adil, menyatakan yang sebenarnya, tulus
hati, jujur & bijaksana
 Terbuka, mau mempertimbangkan pandangan
atau ide-ide alternatif
 Diplomatis, yaitu bijaksana dalam menghadapi
setiap orang
 Suka memperhatikan, yaitu cara aktif
menyadari kegiatan fisik yang ada disekitarnya
 Cerdik, yaitu secara insting menyadari dan
mampu memahami situasi
BBKKP

ATRIBUT PERSONIL

Seorang auditor sebaiknya :


 Versatile, selalu siap menyesuaikan diri dalam
situasi yg berbeda.
 Tenacious, yaitu gigih, fokus pada pencapaian
sasaran
 Tegas, yaitu menetapkan kesimpulan dengan
tepat waktu berdasarkan alasan dan analisis
yang logis.
 Percaya diri, yaitu bertindak dan berfungsi
secara mandiri meskipun aktif berinteraksi
dengan yang lain
BBKKP

TAHAP EVALUASI AUDITOR


Pengembangan
kompetensi

Evaluasi
awal
Evalusi berkelanjutan
Kriteria dipenuhi terhadap kinerja
Kriteria dipenuhi

Evaluasi Kriteria tidak dipenuhi

Pemeliharaan dan perbaikan


kompetensi
Seleksi
Tim audit

Kegiatan
audit
BBKKP

Tahapan Pelaksanaan Audit

Peningkatan Berkelanjutan

1 Tinjauan Manajemen
Pembuatan
Penunjuka Jadwal
Audit
n Auditor
2 Follow-up
SISTEM Temuan
Perencanaa
n Audit MANAJEMEN
6
Log Status
3 Audit
Persiapan
Checklist
5
Laporan
Audit

4 Pelaksanaan
Pembukaa
n Penutupa
Temuan/ n
Pengumpula Non
n Bukti Conformity
BBKKP

Persiapan Checklist

Instruksi
Prosedur
Mutu/Operasional Kerja
Diagram
alir proses
Manual
Mutu Standar
ISO
Pembuatan Checklist Audit 9001:2015

AUDIT
CHECKLIST
BBKKP

Tahapan Pelaksanaan

Manfaat Checklist

 Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit


 Untuk mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar
sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah dibuat
 Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi
yang diperlukan

 Alat bantu dalam penyusunan hasil audit yang dilakukan


BBKKP

Tahapan Pelaksanaan

Bukti Objektif

 Catatan-catatan seperti risalah tinjauan manajemen,


catatan pengendalian mutu, lembaran pengendalian
proses, dan lain-lain
 Prosedur, petunjuk kerja, spesifikasi produk, standar
teknis, dan lain-lain
 Kondisi fisik peralatan, mesin, area penyimpanan,
atau komponen-komponen produk
 Pernyataan dari pihak auditee pada waktu di audit
 Hasil observasi auditor pada beberapa area atau
aktivitas yang diaudit
BBKKP

Tahapan Pelaksanaan
Hal Yang Perlu Dicatat

 Tanggal Audit
 Area Audit : seperti Laboratory, Warehouse,
Production, Maintenace, dan lain-lain
 Klausul sistem manajemen yang terkait
 Nomor dokumen/referensi
 Penjelasan mengenai proses, produk, sumberdaya
yang diaudit
 Judul dan tanggal dari dokumen yang diaudit
BBKKP

Tahapan Pelaksanaan

Temuan Ketidaksesuaian/Non-Conformity
Ketidaksesuaian “MAJOR”

Ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak


yang serius terhadap pencapaian mutu atau efektivitas
sistem mutu
 Contoh:
 Tidakdilakukannya pemeriksaan/pengujian pada
saat penerimaan bahan baku/material
 Tidak adanya pengendalian terhadap proses khusus
BBKKP

Tahapan Pelaksanaan

TemuanKetidaksesuaian /Non-Conformity

Ketidaksesuaian “MINOR”

 Ketidaksesuaian akan disebut Minor apabila tidak mempunyai


dampak yang serius terhadap mutu atau sistem mutu (Human
Error)
 Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen seperti
prosedur atau instruksi kerja terhadap pelaksanaan yang
sebenarnya atau terhadap persyaratan standar yang ada
 Penyimpangan dalam penerapan terhadap bagian dari
prosedur instruksi kerja
BBKKP

Tahapan Pelaksanaan

TemuanKetidaksesuaian/Non-Conformity
Penulisan Ketidaksesuaian
 Pe: Problem
 L: Location
 O: Objective Evidence
 R: Reference
 Contoh:
LKS No. 03 di Top Manajemen belum dilakukan
Verifikasi
O L Pe
sesuai yang diminta oleh Prosedur PM/AMI/02 revisi 04
R
Terdiri dari :
1. Initial Audit
2. Tinjauan Dokumen
3. Persiapan aktivitas audit lapangan / On-
site Audit
4. Audit Lapangan / On-site Audit
5. Pelaporan Audit
6. Tindak Lanjut Audit
Auditor
• Memahami tujuan audit

• Memahami ruang lingkup audit


• Mencari informasi tentang area sasaran audit
(dokumentasi, diskusi dengan manajemen atau
technical experts)
• Memahami proses
• Membuat rencana audit (proses, auditee,
dokumen, dsb)
• Menyusun checklist audit
Aturan Dasar Bagi Auditor
• Profesionalisme
• Perencanaan yang baik
• Hindari penyimpangan
• Cari bukti
• Setujui fakta
• Pendekatan konstruktif
• Laporan formal
Memilih Tim Audit
• Disesuaikan dengan pengetahuannya terhadap
bidang yang diaudit, bila perlu mengundang
technical expert
• Mampu berkomunikasi dengan baik
• Komposisi tim audit disesuaikan dengan luas area
dan fungsi yang akan diaudit
• Auditor harus independen
• Auditor harus sudah dilatih dan ditetapkan sebagai
auditor
Pemilihan Auditor
• Pengetahuan terhadap area / proses
• Kecakapan audit
• Karakteristik / atribut auditor

Untuk internal quality audit sebaiknya


pelanggan proses yang diaudit menjadi
auditornya
Informasi Awal
• Document Review
(Prosedur, Flowchart, Quality Plan, dll)
• Observasi
• Diskusi dengan departemen terkait
• Meninjau catatan audit lalu
Persiapan Pendahuluan
• Auditor Mengetahui :
– Tujuan dan lingkup audit
– Waktu dan fungsi yang diaudit
– Area dan proses yang diaudit
– Bahasa pelaporan dan sewaktu audit
– Keperluan logistik (ear plug, working shoes, etc)
– Keperluan terhadap kerahasiaan
– Keperluan lain untuk tindak lanjut
Penyusunan Checklist
Fungsi checklist :

• sebagai pedoman
• alat bantu mengingat
• memperlancar audit
• catatan mengenai cakupan audit
Aspek yang diperhatikan
dalam menyusun checklist

• Dokumentasi
• Peralatan
• Material / Komponen
• Orang
• Proses
Uraian Urutan Pelaksanaan Audit
1. Periksa input, proses dan output setiap proses yang
diaudit

2. Periksa sasaran mutu setiap proses


3. Periksa rencana tindakan untuk mencapai sasaran mutu
4. Periksa analisis data dan tindakan perbaikan untuk
pencapaian sasaran mutu
5. Periksa aktivitas proses
6. Periksa dokumen (manual, prosedur, instruksi kerja,
catatan mutu) dalam penerapan proses (lakukan
permintaan demonstrasi jika diperlukan)
7. Periksa kompetensi personel yang bertugas
Proses on-site Audit
Didapat melalui review
dokumen, interview, informasi
pengamatan, dll

Bukti audit
Lakukan verifikasi

Bandingkan dengan Temuan audit


kriteria audit

Tinjauan Kesimpulan
audit
Karakter dan Situasi Audit
• Orang-orang yang argumentatif
• Serangan total
• Pembuang waktu
• Wafflers (bicara dengan gaya berlebihan tapi isinya sedikit)
• Orang yang gemar memuji / flatterers
• Pikun (senility)
• Interupsi yang terencana / tidak terencana
• Cook’s tours dan penjelasan-penjelasan yang panjang
• Cofee / lunch break yang diperpanjang
• Menguraikan kasus-kasus khusus
• Dokumen-dokumen yang hilang
Faktor Keberhasilan Wawancara

•Wawancarai orang yang tepat


• Persiapkan dengan baik
• Usahakan suasana santai
• Sesuaikan gaya wawancara
Closing Meeting
• Tujuan closing meeting
– Pengumuman tentang kesimpulan audit
– Merekomendasikan hasil audit
– Konfirmasi temuan-temuan
– Berkomunikasi dengan auditee yang lain
– Menutup kegiatan audit keseluruhan
– Menyampaikan tindak lanjut
Audit dan Analisis Temuan

1.Hal-hal yang diaudit


2.Situasi audit
3.Urutan aktivitas audit
4.Pelaporan audit
5.Analisis temuan audit
6.Audit follow up
Temuan audit dapat dikategorikan
menjadi 3 macam

 Major non conformances


kritis dan dampak yang luas
 Minor non conformances
Tidak bersifat kritis atau berdampak luas
 Observations / recommendations
Kecenderungan/potensi ketidaksesuaian yang dapat
berdampak di masa depan
Peluang perbaikan
Keseluruhan laporan harus mencakup :
1. Identifikasi laporan

2. Maksud, tujuan dan ruang lingkup audit


3. Rincian dari audit program, para auditor, tanggal dan area di
mana audit dilaksanakan
4. Identifikasi dari dokumen referensi terhadap audit yang
dilakukan
5. Pengamatan audit, ketidaksesuaian, dan bukti-bukti
pendukung
6. Rekomendasi untuk tindak lanjut dari tindakan perbaikan
dan untuk audit selanjutnya
7. Kesimpulan oleh tim audit
Tindakan Perbaikan
• Auditee harus memberikan perhatian

• terhadap setiap temuan audit yang diberikan


(sesuai ISO 9001:2015)
• Perhatian tersebut dapat berupa tindakan
perbaikan
• Setiap tindakan perbaikan dilakukan sesuai ISO
9001:15
• Dilakukan sesuai rencana (tindakan/waktu)
Tindak Lanjut Audit

•Setiap tindakan perbaikan harus diverifikasi


•Verifikasi dilakukan oleh auditor
•Setiap ketidaksesuaian yang timbul dari
tindak lanjut audit ditetapkan sebagai temuan
baru dan dilaporkan ke top management
•Sebagai masukan audit selanjutnya
EVALUASI HASIL AUDIT
Mengevaluasi Temuan-Temuan
(Evaluating the Finding)

• Pelajari semua hasil-hasil


• Buat kategori (major, minor)
• Kelompokkan temuan-temuan
• Tetapkan tingkat pentingnya kelompok-kelompok
• Adakah hal utama yang perlu diperhatikan (major concerns) ?

Semua Major concerns


Hasil-hasil Minor concerns
Terimakasih