Anda di halaman 1dari 6

No. Dok.

:
PROSEDUR KERJA
Revisi : 00

AUDIT INTERNAL Tgl. Berlaku :


Halaman : 1 dari 6
Dibuat oleh : Disahkan Oleh :

1. Tujuan:
Sebagai pedoman dalam penyelenggaraan Audit Internal untuk memastikan bahwa
sistem mutu telah diterapkan secara efektif dan efisien dalam rangka perbaikan
sistem mutu yang berkelanjutan di PT. ABC.

2. Lingkup:
Prosedur ini digunakan dalam proses audit internal di seluruh unit kerja yang ada
di PT. ABC.

3. Acuan
Manual Mutu Perusahaan ABC-MM-09 Klausul 9.2

4. Penanggung jawab:
a. Koordinator Tim ISO bertanggung jawab memastikan Internal Audit dilaksanakan
secara rutin, efektif dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan menyusun
program audit.
b. Ketua Tim Auditor bertanggung jawab menyusun jadwal Audit Mutu Internal.
c. Auditor bertanggung jawab melaksanakan Audit Internal sesuai dengan jadwal
yang telah ditentukan
d. Auditi bertanggung jawab untuk menyediakan bukti-bukti objektif yang diperlukan
selama pelaksanaan Audit Internal, dan melaksanakan tindakan perbaikan dan
pencegahan sesuai temuan audit

5. Definisi
5.1. Sistem Manajemen Mutu
adalah Sistem Manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi
yang berkaitan dengan berkaitan dengan mutu

5.2. Program Audit


adalah pengelolaan untuk satu atau lebih kegiatan audit yang direncanakan dalam
rentang waktu tertentu dan diarahkan untuk tujuan audit tertentu.

5.3. Audit
No. Dok. :
PROSEDUR KERJA
Revisi : 00

AUDIT INTERNAL Tgl. Berlaku :


Halaman : 2 dari 6
Dibuat oleh : Disahkan Oleh :

adalah proses sistematis, indipenden, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti


audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan tingkat pemenuhan
kriteria audit.

5.4. Bukti audit


adalah rekaman, pernyatan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria
audit dan dapat diverifikasi.

5.5. Ketidaksesuaian/ Temuan audit


adalah hasil evaluasi bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit dan tidak
dipenuhinya suatu persyaratan atau ketentuan yang ditetapkan. Temuan audit
dapat mengarah pada identifikasi kesempatan untuk perbaikan atau merekam
praktek yang baik. Apabila kriteria audit dipilih dari persyaratan hukum atau
lainnya, temuan audit disebut kepatuhan atau ketidakpatuhan.

5.6. Auditor Internal


Seseorang yang berkualifikasi dan telah mengikuti pelatihan Internal Audit Sistem
Manajemen Mutu, mengetahui organisasi dan proses kerja sistem mutu
diperusahaan serta ditunjuk untuk melakukan audit sistem mutu.

5.7. Tindakan Korektif


Tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi
yang tidak dikehendaki.

5.8. Auditee
Bagian organisasi atau person yang diaudit, dan bertanggung jawab terhadap
tindakan perbaikan yang harus dilaksanakan.

6. Prosedur:
6.1 Persiapan Pelaksanaan Audit Internal
6.1.1.Koordinator Tim ISO sebagai pengelola program audit bertanggung jawab
mengembangkan program Audit internal yang terdiri dari:
1) Perencanaan Program Audit internal minimal 1 kali dalam 1 (satu) tahun.
2) Ruang lingkup dan tujuan Audit internal
3) Sumber daya yang diperlukan
No. Dok. :
PROSEDUR KERJA
Revisi : 00

AUDIT INTERNAL Tgl. Berlaku :


Halaman : 3 dari 6
Dibuat oleh : Disahkan Oleh :

6.1.2. Koordinator Tim ISO membuat Program Audit Internal menggunakan F...... :
Program Audit Internal dan menjadi acuan dalam membuat jadwal pelaksanaan
Audit dan penunjukan kepada Tim Auditor Internal

6.1.3. Koordinator Tim ISO menunjuk tim audit dengan menggunakan F.... :
Penunjukan Tim Audit berdasarkan kepada kualifikasi Auditor :
1) Auditor harus independen terhadap area yang diaudit
2) Pengalaman kerja yang memadai (pengalaman kerja yang berhubungan
dengan standar mutu tempat sebelumnya, dapat dipertimbangkan)
3) Termasuk di dalam daftar Internal Auditor yang ditetapkan oleh Direktur
4) Pernah mengikuti pelatihan ISO 9001:2015
5) Pernah mengikuti pelatihan Auditor berdasarkan ISO 19011:2011

6.1.4. Auditor menandatangani surat pernyataan kesanggupan dengan menggunakan F-


.... : Pernyataan Kesanggupan Tim Audit dan wajib menjaga kerahasiaan dan
keamanan informasi yang dimiliki auditee.

6.1.5. Ketua Tim audit membuat jadwal audit internal dengan area seluruh bagian/unit
terkait dengan menggunakan F.... : Jadwal Pelaksanaan Audit Internal.

6.1.6. Koordinator Tim ISO melakukan konfirmasi jadwal pelaksanaan audit internal
kepada seluruh bagian/unit terkait sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan
paling lambat 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan audit dengan menggunakan
F...... : Konfirmasi Jadwal Audit Internal.

6.1.7. Kepala Bagian/unit terkait mempersiapkan dan menjamin tersedianya personil


pada bagian/unitnya yang akan terlibat dan berpartisipasi penuh dalam
pelaksanaan audit internal dan melakukan tindakan perbaikan secepatnya sesuai
dengan waktu yang telah disetujui.

6.1.8. Sebelum pelaksanaan Audit, Auditor menyiapkan dokumen kerja:


1) Checklist Audit atau daftar pertanyaan yang akan disampaikan kepada Auditee
dan catatan bukti Audit menggunakan F.... : Daftar Periksa Audit Internal.
2) Salinan prosedur atau dokumen penunjang lainnya
No. Dok. :
PROSEDUR KERJA
Revisi : 00

AUDIT INTERNAL Tgl. Berlaku :


Halaman : 4 dari 6
Dibuat oleh : Disahkan Oleh :

3) Dokumen jadwal Audit

6.1.9. Pelaksanaan Audit dikoordinasikan oleh Koordinator Tim ISO dibantu Pengendali
Dokumen.

6.1.10. Resiko tidak tercapainya tujuan program audit dapat terjadi karena sebagai
berikut:
1) Kesalahan perencanaan, risiko kegagalan mencapai program audit dan
cakupan program audit.
2) Terbatasnya sumber daya, menyebabkan tidak dapat dilaksanakan program
audit.
3) Tim audit tidak memiliki kompetensi kolektif untuk melakukan audit secara
efektif.
4) Komunikasi tidak efektif dalam pelaksanaan audit.
5) Gagal melindungi catatan audit sebagai bukti efektivitas program audit.
6) Tidak efektif melaksanakan pemantauan dan evaluasi hasil program audit.

6.2. Pelaksanaan Audit


6.2.1. Audit dilaksanakan oleh tim internal auditor independent yang sedikitnya
berjumlah 2 (dua) orang, dimana salah satunya sebagai Ketua Tim. Dalam hal
tujuan pelatihan atau asistensi dapat disertakan personil sebagai peninjau
(observer).

6.2.2. Setiap pelaksanaan Audit dimulai dengan Rapat Pembuka dengan Auditee,
dimana Ketua Tim akan menjelaskan ruang lingkup audit, jadual audit, standar
maupun cara audit yang dilakukan. Peserta rapat mengisi daftar hadir dengan
menggunakan F.....

6.2.3. Pada saat melakukan audit, tugas utama Auditor Sistem adalah mengumpulkan
informasi dan melakukan verifikasi terhadap informasi yang diperolehnya.

6.2.4. Pengumpulan informasi dilakukan dengan cara bertanya dan meminta Auditee
untuk menunjukkan dokumen yang diperlukan serta mengamatinya.
No. Dok. :
PROSEDUR KERJA
Revisi : 00

AUDIT INTERNAL Tgl. Berlaku :


Halaman : 5 dari 6
Dibuat oleh : Disahkan Oleh :

6.2.5. Auditor Sistem menggunakan teknik sampling dalam proses pengumpulan


informasi dan bukti objektif, Audit dilakukan tidak ditujukan untuk mencari
kesalahan.

6.2.6. Dalam pelaksanaan audit semua ketidaksesuaian yang ditemukan akan


didiskusikan dengan auditee dan dibuatkan Laporan Ketidaksesuaian (LKS)
menggunakan Formulir F...... dan yang bersifat saran/peringatan menggunakan
formulir laporan observasi F......

Penentuan kategori ketidaksesuaian, adalah sebagai berikut :


1) Ketidaksesuaian Mayor yaitu apabila terdapat persyaratan ISO 9001 yang
tidak dilaksanakan
2) Ketidaksesuaian Minor yaitu bila terdapat persyaratan yang tidak dijalankan
secara konsisten
3) Observasi yaitu temuan yang tidak mempengaruhi efektivitas sistem namun
bila dilakukan akan meningkatkan kinerja sistem

6.2.7. Pada saat Rapat Penutupan Audit Internal, Ketua Tim akan menjelaskan setiap
temuan/ketidaksesuaian yang ditemukan, dan secara resmi menyerahkan
salinan laporan ketidaksesuaian kepada auditee, sedangkan yang asli
diserahkan kepada Koordinator Tim ISO.

6.3. Pelaporan Audit


6.3.1. Laporan lengkap hasil Audit Internal diserahkan kepada Koordinator Tim ISO
paling lambat 7 (tujuh) hari kerja setelah pelaksanaan audit untuk selanjutnya
dipergunakan sebagai bahan dalam tinjauan manajemen.
6.3.2. Laporan Hasil Audit Internal mencakup : Acuan yang dipergunakan, tujuan audit,
ruang lingkup audit, identifikasi tim audit dan auditee, tanggal dan lokasi tempat
audit dilakukan, kriteria audit, temuan audit dan bukti terkait, kesimpulan audit,
pernyataan tentang sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi dan rekomendasi
yang mendorong perbaikan yang dituangkan dalam formulir Laporan Hasil Audit
Internal (F.....)

6.4. Tindak Lanjut Hasil Audit


No. Dok. :
PROSEDUR KERJA
Revisi : 00

AUDIT INTERNAL Tgl. Berlaku :


Halaman : 6 dari 6
Dibuat oleh : Disahkan Oleh :

6.4.1. Auditee akan menindaklanjuti temuan audit dengan membuat tindakan korektif
yaitu melihat terlebih dahulu penyebab ketidaksesuaian.

6.4.2. Auditor melakukan verifikasi terhadap tindakan koreksi dan pencegahan yang
telah dilaksanakan dan menilai efektifitasnya, sesuai waktu tindakan koreksi
yang disepakati.

6.4.3. Koordinator Tim ISO mencatat laporan ketidaksesuaian pada daftar laporan
ketidaksesuaian (F......) dan melakukan pemantauan/monitoring status tindakan
perbaikan terhadap tindak lanjut ketidaksesuaian sesuai dengan target
penyelesaian.

6.4.4. Apabila tindakan koreksi dinyatakan efektif, maka status ketidaksesuaian


dinyatakan telah selesai atau status ditutup.

6.4.5. Koordinator Tim ISO melaporkan kegiatan audit kepada Direktur, kemudian
Direktur meneruskan ke Direktur Utama.

6.4.6. Seluruh rekaman hasil pelaksanaan Internal Audit dipelihara sebagai informasi
terdokumentasi

7. Informasi Terdokumentasi Terkait


F............ : Program Audit Internal
F............ : Penunjukan Tim Auditor
F............ : Pernyataan kesanggupan auditor internal
F............ : Jadwal Pelaksanaan Audit
F............ : Konfirmasi Pelaksanaan Audit
F............ : Daftar Periksa
F............ : Laporan Ketidaksesuaian
F............ : Daftar Laporan Ketidaksesuaian
F............ : Laporan Observasi
F............ : Laporan Hasil Audit Internal
F............ : Daftar Hadir
F............ : Rapat Pembukaan dan Penutupan Audit Internal