Anda di halaman 1dari 76

Prosedur Penataan Surat/Dokumen

A. PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP


1. Map Arsip/ Folder
Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macam-macam map arsip/ folder meliputi :
a. Stofmap folio (map berdaun)
b. Snelhechter (map berpenjepit)
c. Brief Ordner (map besar berpenjepit)
d. Portapel (map bertali)
e. Hanging Folder (map gantung)

2. Sekat Petunjuk/ Guide


Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga
deretan folder.

3. Almari Arsip/ Filing Cabinet


Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau
besi baja tahan karat/api.

4. Rak Arsip
Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan
dalam ordner atau kotak arsip.

5. Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet


Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya
tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.

6. Berkas Peringatan/ Tickler File


Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.

7. Kotak Arsip/ File Box


Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.

8. Rak Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk
menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan
B. TATA CARA PENYIMPANAN ARSIP
1. Horizontal Filing (Flat Filing)
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas
dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).
2. Vertikal Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak
memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.
3. Lateral Filling
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri
dengan punggung di depan.

C. PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP


1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda
pelepas surat/ release mark ).
Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan
surat.
2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan
penyimpanan dan penemuan kembali surat.
3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/
memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
4. Menyimpan surat ke dalam map (folder).
Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel
ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang
lain.
5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.
Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut :
a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)
Memilih peralatan kantor dalam kegiatan administrasi
1. Memilih peralatan kantor
 Pemilihan peralatan atau sumber daya untuk melaksanakan tugas diidentifikasikan dengan benar
 Jumlah yang diperlukan dipertimbangkan secara menyeluruh
 Peralatan dipergunakan sesuai dengan prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan
 Mengoperasikan peralatan kantor
 Peralatan dipergunakan sesuai dengan prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan
 Kerusakan diidentifikasi secara benar dan mengambil tindakan perbaikan sesuai dengan instruksi penggunaan

2. Memellihara peralatan kantor


 Peralatan atau sumber daya dipelihara sesuai dengan instruksi penggunaan
 Pemeliharaan dilakukan agar peralatan memenuhi persyaratan dari publik
 Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai instruksi penggunaan
 Peralatan dan sumber daya disimpan sesuai instuksi penggunaan

MATERI 1
1. MEMILIH PERALATAN KANTOR
PERBEKALAN TATA USAHA
 Pengertian Tata Usaha
Tata usaha ( kantor ) adalah tempat/gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis
menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang. Menurut The Liang Gie dalam Buku Administrtasi Perkantoran
Modern tugas tata usaha adalah sebagai berikut :
 Menghimpun
 Mencatat
 Mengolah
 Menggandakan
 Mengirim
 Menyimpan

 Pengertian perbekalan
Perbekalan mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak
sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Macam-macam Perbekalan yaitu :
a) Perbekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil
b) Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan atau mebelair karyawan
c) Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis,
dan sebagainya

 Fungsi-fungsi Perbekalan
 Fungsi Pengadaan
 Fungsi Inventarisasi
 Fungsi Penggunaan dan Pemeliharaan
 Fungsi Pengiriman/pemindahan
 Fungsi Penyimpanan
 Fungsi Penyingkiran dan Penghapusan barang
 Fungsi Pengendalian

2. PERALATAN KANTOR YANG DIGUNAKAN DALAM BEKERJA
a) MEJA KANTOR
Menurut The Liang Gie, pada buku Administrasi Perkantoran Modern cetakan ketiga halaman 267,
meja kantor yang baik hendaknya memenuhi syarat – syarat sebagai berikut :
 Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup
 Permukaan meja tidak berkilat – kilat sehingga tidak menyilaukan mata pegawai yang memakainya
 Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan

b) KURSI KANTOR
Meja kantor yang telah diuraikan di atas tidak mungkin digunakan tanpa adanya kursi kantor. Kedua
peralatan tersebut merupakan perabot kantor yang tak dapat dipisahkan antara satu dengan lainnya. Kursi peralatan
harus memperhatikan kesehatan dan kenyamanan bagi pegawai kantor yang menggunakannya sehingga pekerjaan
yang dihadapinya dapat berjalan efektif dan efisien.

c) RAK KANTOR
Untuk kemudahan menemukan kembali banyaknya surat masuk dan serat keluar dengan cepat, perlu adanya
kegiatan pengarsipan. Alat yang dipergunakan untuk mengarsip surat tersebut adalah rak surat, tempatn
penyimpanan surat berbentuk kotak ( box file ) dan lemari arsip ( filing cabinet ).

d) MESIN PENGHANCUR KERTAS


Dewasa ini mesin pemotong kertas menjadi standar perkantoran modern sebagai cara yang paling aman,
cepat, bersih dan sangat efisien untuk pemusnahan dokumen–dokumen yang tidak terpakai. Pemusnahan dokumen
dalam jumlah masal dengan cara dibakar atau dihancurkan masih beresiko, seperti dokumen masih bisa dibaca.

3. TATA RUANG YANG IDEAL


Tara ruang kantor yang ideal merupakan faktor penting yang menentukan kelancaran kegiatan tata usaha. Tata
ruang kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang teapt serta pengaturan tempat kerja yang dapat
menimbulkan kepuasan kerja para pegawai. Tata ruang yang baik akan menimbulkan keuntungan sebagai berikut:
 Menjamin kelancaran proses pekerjaan
 Mencegah penghamburan tenaga/karyawan
 Memungkinkan pemakaian runag kerja yang efisien
 Mencegah pekerja lain agar tidak terganggu

MATERI 2
MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR
A. PENGERTIAN KANTOR DAN PERALATAN KANTOR
Kantor adalah suatu gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi
dengan fasilitas penunjang. Sedangkan peralatan kantor/perbekalan kantor adalah semua fasilitas atau semua
barang-barang yang ada di dalam kantor yang langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga
menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

B. MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR


1. Alat komunikasi
a. Airphone
 Menyiapkan catatan untuk hal-hal penting
 Angkat gagang aiphone menggunakan tangan kiri
 Tekan tombol ruangan mana yang akan dituju
 Gunakan bahasa yang sopan
 Suara harus jelas dan mudah dimengerti
 Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih
 Simpan kembali gagang aiphone pada tempat semula
b. Telephone
Telephone banyak digunakan oleh masyarakat baik perkantoran maupun masyarakat umum mempunyai
berbagai jenis yaitu telephone dengan penghubung kabel.
c. Telephone genggam
Merupakan alat komunikasi yang diterima secara langsung dari pihak satu dengan pihak lain tanpa dihubungkan
dengan kabel. cara pengoperasiannya dapat dilihat pada user manual
d. Mesin Faximile
Adalah alat untuk mengirim data dokumen yang sama dengan yang aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar
dalam kurun waktu yang singkat.

2. Mesin Pengganda
a. Mesin Stensil
 Master yang sudah disediakan dimasukkan ke dalam roll
 Tinta diberi air secukupnya
 Kertas dimasukkan ke dalam kaser
 Putar hendle sekali atau dua kali untuk melihat hasil stensil
 Tentukan jumlah yang dikehendaki

b. Mesin Fotocopy
Diantara sekian sebab yang mempengaruhi hasil dari fotocopynya adalah toner. Jangan sekali-kali menggunakan
toner murahan dan mutunya rendah, apalagi menggunakan toner bekas/oplosan. Gunakan toner yang bubuknya
halus, agar jarum tidak cepat tipis.
 Mesin Risograph
 Cek tinta yang terdapat pada mesin riso
 Sambungkan mesin dengan catu daya listrik
 Masukkan naskah ke master
 Posisikan lampu pada posisi M
 Tekan tombol master
 Lihat hasilnya

3. Mesin Pencacat data


a. Tape Recorder
Suatu alat penyimpanan audio yang dapat diputar atau dimainkan kembali dengan menggunakan pita perekam
sebagai media
b. Dictaphone
c. Transcriber
Suatu alat yang dapat menerjemahkan bahasa. Apabila alat ini digunakan maka pihak penerima informasi
langsung dapat mendengar pembicaraan lawannya sesuai dengan bahasa yang di inginkan, walaupun disampaikan
dalam bahasa berlainan.
4. Alat Bantu Presentasi
a. OHP
Adalah alat bantu yang mempergunakan lembaran presentasi berupa plastik yang telah diberikan materi tulisan
ringkas presentasi dan gambar-gambarnya.
b. LCD Projector
 Letakkan LCD Projector pada tempatnya
 Buka tutup lensa
 Atur fokus LCD Projector pada layar
 Tekan tombol power pada remote control
 Nyalakan komputer atau VCD
 Jika sudah selesai, matikan LCD Projector
c. Microphone

5. PENGGOLONGAN MESIN KETIK


 Mesin ketik manual
 Mesin ketik elektrik
 Mesin ketik elektronik
 MENGETIK DENGAN 10 JARI BUTA
Biasanya disebut ten fingers touch system jari diletakkan pada posisi yang benar Pandangan mata tidak
menentu Melakukan hentakan sesuai dengan tugas dan daerah yang ditetapkan batasnya
Menggunakan Peralatan Kantor ( Produktif SMK)
1. Perbekalan/Peralatan Kantor
Kantor secara pengertian pada dasarnya merupakan tempat berkumpulnya orang-orang yang terikat dalam
sebuah manajemen dalam organnisasi dimana pada salah satu bagian terdapat sekumpulan orang-orang yang
melakukan pelayanan dalam mencapai keinginan dari sebuah organisasi tersebut. Suatu kantor dalam melakukan
aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang
diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi takmungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya
aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor
yang ada. Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut.

2. Memilih Peralatan Kantor


Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
 Perabot
 peralatan/perlengkapan
 mesin
 pesawat dan
 interior kantor.

Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik
langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu
yang diharapkan. Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada
perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah
bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

3. Peralatan Kantor
a) Macam-macam Peralatan Kantor
Seperti dijelaskan di atas bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :
 Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap
pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-
menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office
furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
 Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan
yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.

Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:


 Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama.
Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
 Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama.
Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
 Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor.
Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
 Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan
sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
 Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga
tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.
4. Peralatan Kantor
Untuk dapat memilih peralatan kantor dengan tepat maka harus tahu tentang kebutuhannya, karena pada dasarnya
tepat tidaknya pemilihan peralatan tergantung dengan kesesuain kebutuhan. Untuk menentukan peralatan apa yang
akan dipilih/gunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan perbekalan/perlengkapan yang dibutuhkan.
Pengisian kode barang berdasarkan ketentuan yang ada dikantor. Biasanya daftar kebutuhan barang di buat untuk 1
tahun dan diajukan oleh bagian perlengkapan/rumah tangga kepada pimpinan melalui bendaharawan.

5. Penanganan Perlengkapan Kantor


Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya
berdasarkan langkah-langkah berikut:
a) Pengadaan
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan
yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan
bantuan/sumbangan.
b) Penyimpanan
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif
(pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
c) Pengeluaran/Pendistribusian
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus
dicatat pada buku pengeluaran barang.
d) Pemeliharaan
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada
saat diperlukan.
e) Penghapusan
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris
berdasarkan peraturan yang berlaku.

6. Permintaan Peralatan/Perlengkapan Kantor


Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor.
Suatu bagian kantor (unit pemakai) yang ingin menggunakan suatu barang harus mengajukan permintaan kepada
bagian gudang dengan prosedur sebagai berikut :
dapat dijelaskan langkah-langkah permintaan peralatan/perlengkapan yang dimaksud adalah :
 Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan
peralatan/perlengkapan.
 Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi)
maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).
 Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke
pengurus peralatan/perlengkapan.
 Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan
dan disampaikan kepada unit pemakai.
 Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut
 Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara
fisik.
 Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan
peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan
sebenarnya.
 Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
7. Pemeliharaan Peralatan/Perlengkapan
Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit
pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian
dalam rangka menghemat anggaran kantor.
Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut ;
 Menurut Tempat Barang
a. Ada dalam gudang/persediaan
Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu
diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.
Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.
b. Ada dalam pemakaian
Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan
dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
 Menurut Jenis Barang
a. Barang bergerak (bisa dipindahkan)
Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di
servis oleh ahlinya.
Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat
perbaikan di lain tempat.
b. Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan)
Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.
Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
 Menurut Kurun Waktu
a. Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan
sesuai prosedur.
b. Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.
Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3
bulan sekali.
OFFICE LAYOUT ( TATA RUANG KANTOR )
A. Definisi/Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja.
Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada
beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan
mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan
suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan
biaya yang layak” (1988:200).
2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan
perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat
membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan
memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
 Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya
tidak perlu.
 Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
 Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan
untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
 Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The
Liang Gie, 1983:162).

Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditujukan
untuk meningkatkan produktivitas kerja. Dari beberapa pakar yang mengutarakan tentang pengertian tata ruang,
diantaranya George R. Terry dalam buku office management and Control tahun 1958 menyatakan sebagai berikut :
“Office layout in the dertemination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to
provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the officework within
reasonable cost”. (tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan tentang
penggunaanya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik
yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak).
Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh
mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja
dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja.

B. Tujuan Pengaturan Tata Ruang


Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib
dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan
semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efesiensi kerja. Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur
pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :
 The Liang Gie
 Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
 Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancer
 Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara
 Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
 Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan
 Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut
Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan

 (The Liang Gie, 1988:207)Geofrey Mills dan Standingford


Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :
 Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
 Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
 Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
 Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja
 Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara
 Komunikasi dan arus kerja diperlancar
 Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri
 Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
 Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon
 Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)

Dengan memperhatikan gedung yang ada, tujuan tata ruang kantor adalah :
 Menggunakan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk faedah ekonomis yang besar. Setiap meter persegi,
sudut, atau tengah ruangan seluruhnya bermanfaat.
 Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja.
 Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
 Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.
 Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti komputer, telepon, teleks, intercom, facsimile, e-
mail, dan pelayanan lain yang menyangkut rumah tangga perusahaan seperti penyediaan air minum.
 Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip.
 Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
 Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan mengganggu pekerjaan yang membutuhkan
konsentrasi tinggi.
 Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu perusahaan.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :
 Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan
 Menambah semangat kerja pegawai
 Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
 Mempermudah pengawasan

Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain adalah :
a) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
b) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
c) memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien.
d) Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau
oleh suara bising lainnya.
e) Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
f) Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
g) Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :
 Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
 Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.
 Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan dikemudian hari.

C. Manfaat Tata Ruang Kantor


Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu
para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Tata ruang kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai
berikut :
 mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
 Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
 Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.
 Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
 Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
 Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
 Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya
tidak perlu.
 Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
 Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan
untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
 Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The
Liang Gie, 1983:162).

D. Asas-asas Pokok Tata Ruang Kantor


Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan enam asas pokok tata ruang pabrik, yaitu :
a) Asas jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, proses penyelesaian pekerjaan diusahakan untuk menempuh
jarang yang sependek-pendeknya. Garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat
kerja dan menempatkan alat-alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.
b) Asas rangkaian kerja
Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, para pegawai dan alat-alat kantor ditempatkan menurut
rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-
alat ditaruh berderetan menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Setiap langkah untuk menyelesaiakan
pekerjaan hendaknya bergerak majum sedapat mungkin tidak ada gerak mundur atau menyilang.
c) Asas mengenai penggunaan segenap ruangan
Seluruh ruang yang ada dipergunakan sepenuhnya sehingga tida ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.
Ruang itu tidak hanya berupa luas lantai saja, tetapi juga ruangan yang bertikal ke atas maupun ke bawah.
d) Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, memungkinkan adanya perubahan atau penyusunan kembali.
e) Asas integrasi kegiatan
Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter bagian yang ada dalam
organisasi.
f) Asas keamanan dan kepusasan kerja bagi pegawai
Tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat berkerja secara aman, nyaman, dan puas.
Apabila diperlukan dapat dirubah dengan mudah, misalnya tata ruang kantor terpaksa dirubah, karena :
 Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor
 Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.

1. Penyusunan Tata Ruang Kantor

Pada dasarnya, dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu :

1. Tata Ruang Kantor Tertutup/Berkamar

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Berkamar adalah ruangan untuk bekerja yang
dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau
penyekat yang terbuat dari kayu.

1. Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :

1) Konsentrasi kerja lebih terjamin

2) Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi baik dari segi
pembicaraan, dokumen-dokumn, atau asset perusahaan yang berharga..

3) Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan
pejabat/pimpinan.

4) Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan
merasa ikut memiliki.

5) Dapat lebih menghargai tamu.

1. Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah :

1) Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk
mengadakan komunikasi menjadi berkurang.

2) Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan
dan biaya peralatan lainnya.

3) Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.

4) Mempersulit pengawasan.

5) Memerlukan ruangan yang luas.


2. Tata Ruang Kantor Terbuka

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang
ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan
oleh penyekat.

1. Keuntungan tata ruang kantor terbuka

1) Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi

2) Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi

3) Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan


pembagian peralatan kerja.

4) Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan kelengkapan
ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya.

5) Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.

6) Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antarpegawai baik.

7) Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja.

1. Kerugian tata ruang kantor terbuka

1) Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan

2) Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi

3) Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas

4) Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan

5) Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja
lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.

6) Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan pendingin udar serta air
cleaner untuk mengurangi bau.

3. Tata Ruang Kantor Berpanorama


Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh
taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan
ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan
lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

1. Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama :

1) Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja

2) Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan

3) Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan

4) Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan
organisasi dapat mudah dicapai

1. Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama :

1) Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.

2) Biaya pemeliharaan tinggi

3) Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah

4) Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata
ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias. Tata ruang gabunagn ini perlu dipertimbangkan
karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai keuntungan dan kerugian yang ada, dapat diciptakan
tata ruang kantor gabungan

4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang
kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.

Apabila ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor dapat dibedakan dalam beberapa
bagian, sebagai berikut :

1. Tata ruang pribadi (private office)

Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai alasan seperti prestis dan status. Misalnya ruang
atasan. Selain itu, pegawai memerlukan private office apabila membutuhkan ruangan yang sepi
untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau pegawai yang bekerja dengan menggunakan alat-alat
atau material yang mahal sehingga memerlukan ruangan tersendiri.

1. Tata ruang antarbagian


1) General office area

General office area lebih banyak disukai daripada private office area. Hal tersebut dilakukan jika :

1. a) Biaya membuat private area dirasakan lebih mahal.


2. b) Membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap bawahan.
3. c) Suatu saat dimungkinkan adanya perubahan lay out.
4. d) Tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat komunikasi, meubel,
furniture.
5. e) Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi.
6. f) Adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottom up decision making.

2) Private office area

Misalnya ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, ruang pelahan.

3) Service area

Biasanya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya : ruang dapur, café, ruang foto kopi,
ruang percetakan, dan toilet.

4) Storage area

Storage area digunakan untuk menyimpan barang. Misalnya : ruang penyimpanan bahan mentah,
barang setangah jadi, dan barang jadi serta ruang arsip.

1. Lingkungan (Fisik) Kantor

Dasar-dasar Penentuan Tempat sebuah kantor antara lain :

1. Cahaya/penerangan

Cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena
mempengaruhi kesehatan pegawai, keselamatan, serta kelancaran kerja. Penerangan yang baik
merupakan hal yang dibutuhkan pancaindra penglihatan untuk dapat melaksanakan tugas kantor.
Penerangan kantor yang optimal berguna untuk :

1. Meningkatkan produktivitas kerja


2. Meningkatkan mutu kerja
3. Mengurangi terjadinya kesalahan
4. Mengurangi ketegangan/kerusakan mata
5. Mengurangi rasa lelah
6. Meningkatkan semangat kerja pegawai
7. Memberikan citra yang baik bagi perusahaan

McShane (1997) menjelaskan, bahwa ada 4 jenis pencahayaan yang digunakan di kantor, antara
lain :

1. Ambient lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan dan biasanya
dipasang pada langit-langit ruang kantor. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu-satunya
pencahayaan yang terdapat di ruangan kantor tersebut.
2. Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai, misalnya masa kerja.
Meskipun menawarkan lebih banyak kontrol bagi pegawai, namun jenis cahaya ini jarang digunakan
di kantor-kantor di Indonesia karena alasan kepraktisan.
3. Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang akan dituju. Biasanya
jenis lampu ini dirancang pada lorong sebuah kantor atau area lain yang membutuhkan penerangan
sehingga pegawai atau pengunjung tidak tersesat.
4. Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan
memberikan dampak positif bagi pegawai, namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit
dalam keadaan mendung atau gelap.

Ada empat sistem penerangan yang dapat digunakan dalam organisasi, antara lain:

1. Direct

Dengan mengarahkan cahaya 90-100% secara langsung ke area kerja. Sistem ini akan
mengakibatkan munculnya silau dan banyangan karena hanya sedikit cahaya yang tersebar. Kecuali
cahaya berada dekat satu sama lain, area kerja tidak akan mendapat cahaya yang sama.

1. Semidirect

Dengan pencahayaan semi direct 60-90%, cahaya diarahkan ke bawah dan sisanya diarahkan ke
atas lalu dipantulkan kembali ke bawah. Sistem ini menghilangkan beberapa banyangan yang
merupakan karakateristik sistem cahaya direct.

1. Incirect

Sistem ini direkomendasikan untuk kebanyakan ruang kantor, karena cahaya yang disebarkan
mengurangi bayangan dan silau yang ditimbulkan dari penerangan yang digunakan. Dengan sistem
ini, 90 hingga 100% cahaya pertama diarahkan ke atas dan kemudian menyebar dan memantul ke
bawah ke area kerja.

1. Semiindirect

Sistem ini akan mengarahkan 60-90% cahaya ke atas dan kemudioan dipantulkan ke bawah dan
sisanya juga diarahkan ke area kerja. Meskipun sistem ini dapat menghasilkan jumlah cahaya yang
lebih dengan tingkat watt yang sama dengan indirect, bayangan, dan silau masih menjadi kendalai
bagi sistem semiindirect.
1. General Diffuse

Sistem ini mengarahkan 40 hingga 60% cahaya ke arah area kerja, dan sisanya diarahkan ke
bawah. Meskipun sistem ini menghasilkan lebih banyak cahaya pada tingkat watt yang sama
dengan semiindirect, cayangan dan silau juga lebih banyak daripada menggunakan semiindirect.

2. Warna

Warna merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Warna mempunyai
pengaruh penting terhadap penerangan kantor. Perusahaan dapat menggunakan warna muda
apabila ingin melakukan efisiensi dalam penerangan. Penggunaan tata warna dalam kantor
mempunyai pengaruh besar terhadap jiwa atau perasaan seseorang. Setiap warna mempunyai
pengaruh berlainan bagi setiap orang dan setiap orang akan menunjukkan reaksi yang tidak sama
terhadap warna-warna tertentu. Pengaruh umum warna dapat dijelaskan sebagai berikut :

Pengaruh warna

Warna Jarak Temperatur Efek Psikis

1. Putih Netral Dingin Ketenangan

Keleluasaan,
2. Biru Jauh Dingin/sejuk
ketenteraman

3. Hijau Jauh Sangat dingin/netral Menyenangkan

Merangsang

kegembiraan dan
4. Merah Dekat Panas
kegiatan kerja, tetapi

bisa juga mengganggu.

5. Oranye Sangat dekat Sangat hangat Merangsang


Merangsang riang

6. Kuning Dekat Hangat gembira, melenyapkan

perasaan tertekan.

7. Coklat Sangat dekat Netral Merangsang

8. Ungu Sangat dekat Dingin Agresif

Agresif,

9. Hitam Sangat dekat Panas (menyerap cahaya besar) menangkutkan,

mengganggu, menolak.

Efek warna-warna diatas dipergunakan untuk penggunaan pada dinding kantor, langit-langit kantor,
lantai, karpet, gordin jendela, dan perabotan kantor.

3. Udara

Udara dalam hal ini ditinjau dari :

1. Suhu/temperatur
2. Kelembaban
3. Sirkulasi/ventilasi
4. Kebersihan

Menurut Moekjizat (1995:144), Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan mengawasi
suhi, peredaran, kelembaban, dan kebersihan. Efisiensi pegawai kantor menunjukkan keuntungan
rata-rata 20% setelah diberi AC. Dengan terpenuhinya kualitas dan kuantitas udaara yang baik
maka akan memberikan keuntungan yang banyak bagi kantor, antara lain :

1. Meningkatkan produktivitas kerja


2. Meningkatkan mutu kerja kantor
3. Menjaga kesehatan pegawai
4. Meningkatkan semangat kerja
5. Menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu

4. Bunyi/suara
Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja karena suara yang bising dapat mengganggu
dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Menurut Moekjizat (1995:144), pengaruh
suara yang gaduh adalah :

1. Gangguan mental dan saraf pegawai.


2. Kesulitan mengadakan keonsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan, kesalahan lebih banyak,
kesulitan menggunakan telepon dan ketidak hadiran yang lebih banyak.
3. Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang berkurang.

Adapun cara-cara yang dilakukan untuk mengurangi kebisingan tersebut, antara lain :

1. Membuat teknik konstruksi bangunan yang efektif


2. Menggunakan peralatan kantor yang tidak menimbulkan suara bising
3. Menggunakan material penyerap suara yang diletakkan pada dinding, jendela atau lantai yang
menyerap dan mengisolasi suara
4. Menjauhkan peralatan yang menimbulkan suara bising

1. STANDAR TATA RUANG KANTOR

Standar ruangan kantor dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain, sifat pekerjaan, jumlah ruangan
yang dapat digunakan, luas pekerjaan, kebutuhan atas ruangan-ruangan pribadi yang bersifat
khusus, jumlah, jenis peralatan, serta mesin-mesin, ukuran, ataupun bentuk.

Menurut Quibel (2001:59), standar ruangan kantor seperti di bawah ini :

Minimum Space Guideliness

Individual rooms Space requirements

425 square feet (± 39 m2)


Top-level executives
350 square feet (± 32 m2)

Middle level executives


200 square feet (± 18 m2)

Supervisors
75-100 square feet (± 7 m2)

Office employees
100 square feet (± 9 m2)
Modular workstation 25 square feet (± 2 m2 per orang)

Conference room 35 square feet (± 3 m2 per orang)

Reception room 6-8 feet wide (± 2 m lebarnya)

Main corridor 4-5 square feet (± 1,5 m lebarnya)

Secondary corridor 3-4 square feet (±1 m lebarnya)

Cross aisles (every 25-30 feet/ kurang lebih 7-9m)

Hal di atas dapat dijadikan masukan mengenai ukuran individual rooms yang optimal namun harus
disesuaiakan dengan kondisi kerja di lapangan.

1. Penataan Ulang Terhadap Ruang Kantor

Penataan ulang perlu dilakukan setiap kantor karena timbulnya berbagai masalah atau perubahan.
Masalah atau perubahan tersebut diantaranya :

1. Lay out yang sudah ada menimbulkan hambatan bagi pegawai dalam melakukan pekerjaan.
2. Adanya keluhan dari pegawai yang disebabkan kondisi lingkungan fisik tempat kerja.
3. Mulai menurunnya citra perusahaan di mata pelanggan atau tamu perusahaan.
4. Organisasi yang semakin berkembang membuat struktur organisasi lebih kompleks sehingga job
description yang semakin banyak membutuhkan lebih banyak pegawai baru untuk mendudukinya.
5. Tata ruang yang sudah ada perlu disegarkan kembali sehingga tidak kotor dan
monoton/menimbulkan kebosanan.
TATA RUANG KANTOR TERBUKA

TATA RUANG KANTOR TERTUTUP


TATA RUANG KANTOR BERKAMAR / TERTUTUP

Dasar-dasar Komunikasi

Sebagai makhluk social, manusia tidak akan terlepas dari ikatan kelompok masyarakat pada umumnya. Maka dari itu didalam
kehidupan sehari-hari manusia selalu mengadakan komunikasi dengan manusia lainnya untuk memperhatikan kehidupannya.
Kehidupan manusia sehari-hari selalu terlibat dengan memberi dan menerima informasi. Dengan melaksanakan komunikasi terjadilah
integrasi kedalam tata pergaulan bermasyarakat. Oleh karena itu komunikasi dalam wujud pertukaran informasi dalam masyarakat
sangat penting untuk keberhasilan manusia sebagai individu maupun kelompok.
Kata Komunikasi berasal dari bahasa Latin “Communicare” yang artinya memberitahukan.
Menurut bahasa Inggris“Communication” yang artinya suatu pertukaran informasi, konsep, ide, perasaan lain-lain antara dua atau
lebih.
Menurut Oxford Dictionary adalah pengiriman atau tukar menukar informasi, ide, dll.
Menurut kamus Bahasa Indonesia artinya perhubungan.
Sedang menurut ensiklopedia adalah penyelenggaraan tata hubungan kegiatan menyampaikan warta dari satu pihak ke pihak lain
dalam suatu organisasi

a)Komponen Komunikasi

Komponen, menurut kamus Bahasa Indonesia adalah bagian yang berperan atau merupakan Negatif-unsur/elemen-elemen.
Adapun komponen-komponen yang terlibat dalam komunikasi adalah :

1)Komunikator (Communicator)
Adalah seseorang yang menyampaikan pesan atau informasi. Dengan kata lain komunikator itu tempat asal
sumber pengertian yang dikomunikasikan. Komunikator dapat perseorangan atau kelompok.
Misalnya: guru, produsen, dll

2)Komunikan (Communicatee)
Adalah seseorang yang menerima pesan atau informasi. dapat berupa perseorangan atau kelompok.
Misalnya:
1)Kepala Sekolah menerima laporan dari guru-guru
2)Siswa menerima pelajaran
3)Pesan (Massage)
Adalah berita yang mengandung arti.
Message adalah “pengertian” dari komunikator yang penyampaiannya diubah menjadi lambang-lambang.
Lambang tersebut dapat berupa : sinar, suara, gerakan, atau bahasa manusia baik lisan maupun tulisan.
Misal: iklan, spnduk, dll
4)Saluran
Adalah sarana tempat berlalunya lambang-lambang. Saluran dapat berupa pendengaran, penglihatan, penciuman, rabaan, dan lain-
lainnya.

5)Sikap
Adalah tanggapan dari pihak komunikan terhadap komuni kator. Lambang-lambang itu oleh komunikan ditafsirkan atau di pahaminya.

b)Jenis-jenis media komunikasi

Dalam proses komunikasi diperlukan media komunikasi, yaitu alat, sarana, atau saluran yang digunakan dalam komunikasi.
Jenis media komunikasi itu bermacam-macam, antara lain berupa bahasa, tulisan, isyarat, alat peraga, atau alat elektronik. Media
komunikasi merupakan unsur yang sangat penting dalam proses komunikasi. Dengan menggunakan media komunikasi maka aliran
informasi dapat dikirim atau diterima dengan cepat dan mudah.

Secara umum fungsi media komunikasi adalah sebagai berikut:


1)Alat atau saluran untuk menyampaikan informasi
2)Alat untuk penterjemah lambang komunikasi
3)Alat untuk mempercepat dan mempersingkat penyampaian informasi
4)Alat untuk menghibur (to entertaint) dan mendidik (to educate)
5)Alat untuk mempengaruhi masyarakat (to change the society)

Berdasarkan cara penggunaannya, terdapat 3 jenis media komunikasi, yaitu :


a.Media Komunikasi Audio, yaitu alat komunikasi yang dapat
ditangkap, didengar, dan dipahami oleh pendengaran.
Misalnya : telepon, intercom, radio, tape recorder, dll
b.Media Komunikasi Visual, yaitu alat komunikasi yang dapat
ditangkap, didengar, dan dipahami oleh penglihatan.
Misalnya : surat, buku, surat kabar, majalah, bulletin, dll
c.Media Komunikasi Audio-Visual , yaitu alat komunikasi yang dapat
ditangkap, didengar, dan dipahami oleh pendengaran dan penglihatan.
Misalnya : televise, film layar lebar, VCD, internet, dll

Komunikasi di Tempat Kerja

Tidak dapat disangkal akan pentingnya komunikasi di tempat kerja, mengingat bahwa
dalam sebuah perusahaan terdapat banyak orang dari berbagai latar belakang sosial dan
profesional yang berbeda dan bekerja untuk tujuan yang sama.

Sering terlihat bahwa manajer tidak menyadari pentingnya komunikasi di tempat kerja
dan dengan demikian tidak menyampaikan ide-ide mereka, tujuan perusahaan, visi
dengan sangat jelas. Ketika para senior tidak dapat menciptakan lingkungan yang terbuka
dan komunikasi yang jelas, maka memiliki dampak negatif pada budaya kerja dan
produktivitas karyawan.

Sebuah perusahaan di mana tidak ada berbagi informasi antara dua atau lebih individu,
maka pemborosan sumber daya akan sering timbul. Untuk menghindari ini, komunikasi
yang efektif di tempat kerja harus didorong untuk keberhasilan perusahaan secara
menyeluruh.

Peran Komunikasi

Menciptakan Kepuasan Kerja

Perusahaan wajib mendorong korespondensi terbuka dan mudah antara senior dan
bawahan. Jika lingkungan kerja ramah di mana bawahan didorong untuk
mengkomunikasikan ide-ide mereka kepada manajer mereka mengenai pekerjaan terkait,
dan umpan balik mereka diberikan pertimbangan, akan memotivasi karyawan untuk
bekerja lebih baik dan membuat mereka merasa dihargai dalam perusahaan. Dengan
demikian, komunikasi yang efektif di tempat kerja membantu dalam membangun
loyalitas dan kepercayaan yang akhirnya menghasilkan kepuasan kerja yang lebih besar.

Menyelesaikan Konflik

Komunikasi yang terbuka di tempat kerja dapat membantu mencegah dan menyelesaikan
konflik. Misalnya, jika dua karyawan memiliki ketidaksetujuan atas beberapa masalah,
maka konflik tersebut diselesaikan melalui diskusi bersama.

Meningkatkan Produktivitas

Komunikasi yang efektif di tempat kerja adalah hal yang paling penting bagi keberhasilan
dan kegagalan sebuah perusahaan. Setiap perusahaan memiliki seperangkat tujuan yang
jelas, tujuan dan visi. Manajer harus dapat dengan jelas menjelaskan kepada
karyawannya tujuan tersebut dan memastikan bahwa semua anggota timnya bekerja
menuju tujuan yang sama. Dia juga perlu mengkomunikasikan kepada karyawannya akan
pekerjaan, tanggung jawab dan tugas mereka. Jika manajer jelas dalam komunikasi, para
bawahan akan tahu persis apa yang perusahaan ingin dan dengan demikian, akan mampu
memberikan yang sama untuk yang terbaik dari kemampuan mereka. Dengan demikian,
pentingnya keterampilan komunikasi dapat dinilai dari fakta yang mengarah ke arah
yang lebih baik dan meningkatkan produktivitas kerja.

Masa Depan

Kita semua tahu bahwa komunikasi adalah proses dua arah. Semua karyawan dan
manajer dalam suatu perusahaan harus berkomunikasi dengan jelas, terbuka, dan jujur.
Manajer harus membangun hubungan kerja yang menyenangkan dengan karyawan
mereka, sehingga karyawan tidak ragu untuk mendekati mereka, untuk menyelesaikan
pekerjaan yang berhubungan dengan isu yang mungkin timbul dalam perusahaan. Jadi,
dengan membentuk hubungan yang baik dengan bawahan dan rekan kerja, anda tidak
hanya meningkatkan semangat mereka tetapi juga meningkatkan efisiensi kerja mereka,
yang menyebabkan peningkatan produktivitas. Selain itu, karyawan juga harus diberi
kesempatan untuk memberikan umpan balik kepada manajemen. Ini akan membantu
mengarahkan kebijakan manajemen dan program-program yang sesuai dengan
kebutuhan karyawan. Dengan demikian, membangun hubungan kerja yang baik antara
karyawan dan manajer dapat memberikan masa depan kerja yang lebih baik bagi
perusahaan.

Pembentukan Hubungan

Komunikasi terbuka, baik antara karyawan dan manajer atau antara manajemen dan
karyawan, mengarah pada pembentukan hubungan pribadi dan profesional yang lebih
baik. Hal ini membuat karyawan merasa benar-benar peduli dan dihargai, dan mereka
lebih cenderung untuk tetap setia kepada perusahaan. Hal ini menciptakan lingkungan
yang ramah dan mempromosikan hubungan kerja yang lebih baik, yang kondusif bagi
karyawan.

Pemanfaatan Sumber Daya

Jika sebuah perusahaan menghadapi masalah, krisis dan konflik akibat miskomunikasi
antara karyawan, menyebabkan penundaan yang tidak perlu dalam pekerjaan sehari-
hari. Hal ini menyebabkan pemborosan sumber daya dan menurunkan produktivitas
kerja secara keseluruhan. Jadi lingkungan komunikasi yang baik adalah suatu keharusan
bagi setiap perusahaan untuk lebih memanfaatkan sumber daya dan meningkatkan
produktivitas.

Pentingnya komunikasi di tempat kerja dapat diringkas dalam dua kata, ‘kepuasan kerja’.
Jika karyawan puas bekerja dalam suatu perusahaan, tidak menyangkal fakta bahwa
masa depan perusahaan benar-benar terjamin

Menerapkan Tata Cara/Prosedur Pencatatan


Keuangan Sederhana
December 13, 2017maulana524
Latar belakang
Informasi akuntansi mempunyai peran penting untuk mencapai keberhasilan usaha, termasuk bagi
usaha kecil (Megginson et al., 2000). Informasi akuntansi dapat menjadi dasar yang andal bagi
pengambilan keputusan-keputusan dalam pengelolaan usaha kecil, antara lain keputusan
pengembangan pasar, penetapan harga, dan lain-lain. Dalam hubungan usaha kecil dengan
pemerintah dan kreditur (bank), penyediaan informasi akuntansi juga diperlukan. Kewajiban
menyelenggarakan pencatatan akuntansi yang baik bagi usaha kecil di Indonesia sebenarnya telah
tersirat dalam undang-undang usaha kecil no. 9 tahun 1995 dan dalam undang-undang perpajakan.
Pemerintah maupun komunitas akuntansi telah menegaskan pentingnya pencatatan dan
penyelenggaraan informasi akuntansi bagi usaha kecil, walaupun dalam kenyataan desakan hukum
(law enforcement) dari regulator belum memadai (Pinasti 2007).

Setiap perusahaan pasti di harus kan untuk memiliki catatan/laporan meskipun sesederhana
mungkin, karena adanya pembukuan tersebut akan memudahkan masyarakat/pelaku bisnis untuk
mengatur arus keuangan yang masuk dan keluar agar dapat dikerahui secara rinci keuntungan dan
kerugian yang di dapatkan.

 Perumusan Masalah
Didalam manajemen mengelola perusahaan pasti memerlukan pencatatan/laporan, pencatatan ini
adalah dimana kita akan mencatat setiap pemasukan atau pengeluaran yang dilakukan oleh suatu
perusahaan, pencatatan sangat penting dilakukan oleh suatu perusahaan agar lebih mudah untuk
mengetahui mereka untung atau rugi meskipun pencatatan itu di lakukan secara sederhana .

 Tujuan
Adapun tujuan dari makalah ini adalah :

1. Untuk mengetahui definisi pencatatan sederhana


2. Untuk mengetahui apa saja yang harus ada di pencatatan sederhana
3. Untuk mengetahui bagaimana pencatatan sederhana
 Pengertian pencatatan Keuangan
Merupakan hasil akhir dari suatu proses pencatatan, yang berupa ringkasan dari transaksi-
transaksi keuangan yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan.
Tujuan dibuat pencatatan keuangan
– Mengetahui kondisi keuangan bisnis yang dijalankan
 Berapa uang yang kita punya saat ini dari bisnis
 Untung atau rugi usaha ini, berapa nilai untung/ruginya.
– Mencegah Bisnis Mati

 Dengan mengetahui kondisi keuangan, maka kita bisa melakukan pencegahan sedini mungkin.
 Mengetahui posisi uang kas-nya sudah minim. jadi, misalnya ; tidak tambah beli stock jualan
dulu.
 Banyak bisnis mati bukan karena tidak ada penjualan tapi tidak ada uang kas, untuk beli bahan
baku dsb.
– Sebagai bahan/dasar dokumen untuk :

 Melakukan proses akuntansi


 Jika nanti suatu saat, sudah memiliki sumber daya (uang dan personal) untuk melakukan
pembukuan akuntansi, maka sudah tersedia dokumennya untuk di pindahkan ke pembukuan
yang benar dan betul sesuai kaidah akuntansi. Untuk kepentingan perhitungaan pajak-pajak
yang dibayarkan sesuai karena ada dokumennya.
 Dokumen pendukung untuk mengajukan dana kredit Jika mengajukan kredit maka, maka
dokumen keuangannya sudah siap atau tinggal di improvesedikit lagi.
Laporan Keuangan merupakan hasil dari suatu kombinasi sifat berbagai data, yaitu:
1. Fakta-fakta yang telah dicatat (record fact)
2. Prinsip-prinsip dan kebiasaan-kebiasaan di dalam akuntansi (accounting convention and
postulate)
3. Pendapat pribadi (personal judgment)
Bentuk pencatatan Keuangan
1. Neraca
Sering disebut balance sheet, merupakan suatu laporan yang menunjukkan posisi keuangan
perusahaan di suatu waktu, biasanya saat tutup buku, yang terdiri dari Aktiva, Hutang, dan
Modal.
2. Laporan Rugi Laba
Laporan yang menunjukkan seluruh pengasilan dan biaya dari suatu unit usaha dalam periode
tertentu. Laporan ini terkadang disebut Laporan Pendapatan atau Penghasilan
Hubungan Neraca dan pencatatan Rugi Laba
1. Neraca
Neraca penting dibuat setidaknya setahun sekali, untuk mengetahui nilai perusahaan dari waktu ke
waktu. Saat awal perusahaan, neraca perusahaan biasanya hanya terdiri dari modal awal dan utang
serta aset yang diperoleh dari belanja modal tersebut. Aset termasuk sebagai aktiva, sementara
utang dan modal masuk sebagai pasiva.

Seiring waktu, aset perusahaan bisa bertambah, bisa pula terjadi utang-piutang, atau cadangan kas
menjadi berkurang atau bertambah, dan lain-lain. Nilai perusahaan bisa saja bertambah atau
berkurang karenaperusahaan mengalami keuntungan atau kerugian.

2. Laporan Rugi Laba


Berdasarkan catatan aliran kas tersebut, dapat membuat laporan rugi laba. Laporan rugi laba ini
berisi pendapatan dikurangi dengan biaya-biaya sehingga diketahui apakah usaha tersebut
mengalami keuntungan atau mungkin mengalami kerugian. Perlu diingat mengeluarkan faktor
aset, modal, barang, dan utang dari laporan keuangan ini.

Untuk pembukuan sederhana dapat digunakan metode garis lurus. Asumsi metode
ini: menganggap sebuah barang mempunyai masa pakai tertentu dan nilai penyusutannya adalah
pembagian antara harga pembeliannya dengan masa pakainya.

Bila hasilnya ternyata rugi, dapat mengevaluasi peyebab kerugiannya.


Selanjutnya, dapat memutuskan apakah penyebab kerugian tersebut dapat diatasi atau malah harus
menutup usaha tersebut untuk mencegah kerugian lebih lanjut.

Metode dan Teknik Analisa


1. Analisa perbandingan Laporan Keuangan
2. Trend atau tendensi posisi dan kemajuan keuangan perusahaan
3. Analisa sumber dan penggunaan modal
4. Analisa sumber dan penggunaan kas
5. Analisa Ratio
6. Analisa break even

PENCATATAN KEUANGAN SEDERHANA

Ketika memulai suatu usaha, orang sering lupa menyiapkan pencatatan keuangan atau pembukuan alias laporan, meski
sederhana. Padahal, fungsi pembukuan ini sangat vital bagi kelangsungan bisnis, karena dengan adanya pembukuan
tersebut akan memudahkan masyrakat untuk mengatur arus keuangan yang masuk dan keluar agar dapat diketahui
secara rinci keuntungan dan kerugian yang didapatkan.

Setelah mengetahui pentingya pembukuan, tentu harus dapat mengerti bagaimana melakukan pembukuan tersebut,
setidaknya taraf yang sederhana. Apa pun pemasukan dan pengeluaran perusahaan, mulai sekarang harus dicatat.
Itulah yang paling sederhana. Paling tidak Anda punya cash-flow (aliran kas), profit and lost (rugi laba), serta neraca
sederhana.

Arus Kas

Arus kas atau aliran kas adalah catatan harian mengenai pengeluaran dan pemasukan keuangan dari usaha
yang dijalankan. Diusahakan setiap ada pengeluaran dan pemasukan itu harus dicatat.
Catatan mengenai arus kas sangatlah penting. Pasalnya, catatan arus kas merupakan bahan dasar untuk membuat
laporan keuangan yang lain. Dari catatan sederhana inilah suatu usaha bisa dianalisis. Sebaiknya, dibedakan buku untuk
pos pengeluaran dan pendapatan. Dari catatan harian ini dapat membuat rekapitulasi per bulan. Inilah yang disebut
laporan arus kas (cash-flow).

Sebelum memulai usaha, juga dapat membuat proyeksi aliran kas ini, yaitu perkiraan aliran kas berdasarkan asumsi-
asumsi pengeluaran dan pemasukan dari usaha yang hendak ditekuni. Proyeksi aliran kas ini berguna untuk mengetahui
berapa banyak modal yang harus disetor di awal dan dicadangkan selama usaha berjalan. Juga berapa lama waktu
yang diperlukan untuk bisa balik modal.

Di luar itu, proyeksi aliran kas nantinya juga berguna ketika usaha
sudah mulai berjalan dengan benar.

2. Laporan Rugi Laba


Berdasarkan catatan aliran kas tersebut, dapat membuat laporan rugi laba. Laporan rugi laba ini berisi pendapatan
dikurangi dengan biaya-biaya sehingga diketahui apakah usaha tersebut mengalami keuntungan atau mungkin
mengalami kerugian. Perlu diingat mengeluarkan faktor aset, modal, barang, dan utang dari laporan keuangan ini.

Untuk pembukuan sederhana dapat digunakan metode garis lurus. Asumsi metode ini: menganggap sebuah barang
mempunyai masa pakai tertentu dan nilai penyusutannya adalah pembagian antara harga pembeliannya dengan masa
pakainya.

Bila hasilnya ternyata rugi, dapat mengevaluasi peyebab kerugiannya. Selanjutnya, dapat memutuskan apakah
penyebab kerugian tersebut dapat diatasi atau malah harus menutup usaha tersebut untuk mencegah kerugian lebih
lanjut.

3. Neraca
Neraca penting dibuat setidaknya setahun sekali, untuk mengetahui nilai perusahaan dari waktu ke waktu. Saat awal
perusahaan, neraca perusahaan biasanya hanya terdiri dari modal awal dan utang serta aset yang diperoleh dari
belanja modal tersebut. Aset termasuk sebagai aktiva, sementara utang dan modal masuk sebagai pasiva.

Seiring waktu, aset perusahaan bisa bertambah, bisa pula terjadi utang-piutang, atau cadangan kas menjadi berkurang
atau bertambah, dan lain-lain. Nilai perusahaan bisa saja bertambah atau berkurang karena perusahaan mengalami
keuntungan atau kerugian.

Mengevaluasi kegiatan administrasi kantor


Administrasi Perkantoran :

Salah satu kompetensi dasar kejuruan yang harus dikuasai oleh peserta didik pada program studi
keahlian Administrasi adalah “Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran”. Kompetensi ini memiliki 5 (lima) Kompetensi Dasar yaitu :

1. Mendeskripsikan Administrasi Perkantoran


2. Mendeskripsikan fungsi pekerjaan kantor
3. Mengidentifikasi pekerjaan kantor
4. Mengidentifikasi sarana dan prasarana administrasi perkantoran
5. Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran
Dalam modul ini dibahas semua materi tentang dasar-dasar administrasi perkantoran. Karenanya
dari penyusun mengharapkan dengan adanya modul ini peserta didik memahami prinsip dasar
penyelenggaraan administrasi perkantoran sebagai bekal awal peserta didik dalam mempelajari
standar kompetensi yang lain di Program Studi Keahlian Administrasi.

Dalam modul ini akan dipelajari tentang apa yang di maksud dengan administrasi perkantoran,
pekerjaan kantor, sarana-prasarana administrasi perkantoran serta persayaratan personil
administrasi perkantoran.

1. MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

v Tentang Administrasi

1. Pengertian Administrasi :

Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya
intensif, Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.

Dalam bhs Inggris “administration” artinya Tata Usaha.

Pengertian administrasi dalam arti sempit :

Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan
menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali
informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.

Pengertian administrasi dalam arti luas :

Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang
telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

1. Unsur-unsur Administrasi
2. Pengorganisasian

Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau
tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Manajemen

Merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja
agar tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

3. Tata Hubungan

Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain
dalam usaha kerjasama.

4. Kepegawaian

Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam
usaha kerjasama.

5. Keuangan

Merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.

6. Perbekalan

Merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara,


sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerjasama.

7. Tata usaha

Merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim,


dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

8. Perwakilan /humas

Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan
dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.

1. Fungsi Administrasi
2. Fungsi Rutin

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan
penggandaan.
2. Fungsi Teknis

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran
yang memadai.

3. Fungsi Analis

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai
kemampuan mengambil keputusan.

4. Fungsi Interpersonal

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan
keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain.

5. Fungsi Manajerial

Yaitu fungsi administarasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan


pemotivasian.

v Tentang Kantor

1. Pengertian Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.

Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

1. Tujuan Kantor

Adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.

1. Fungsi Kantor
2. Menerima informasi

Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon,
pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis.
2. Merekam informasi

Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila
manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/ alat
bukti dan juga untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian
perusahaan.

3. Mengatur informasi

Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat
dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya : laporan kegiatan
promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara lengkap dan jelas.

4. Memberi informasi

Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak
manajemen membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang
diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan.

5. Melindungi asset/ harta

Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tempat
penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga tidak jatuh kepada pihak
yang tidak bertanggungjawab.

1. Pengertian Administrasi Kantor

Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management(manajemen


kantor).

Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :

1. William Spriegel dan Ernest Davies

Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi,


manufacturing, pergudangan dan penjualan.

2. George R. Terry
Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan
pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Arthur Granger

Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman
dan perekaman dari suatu organisasi.

4. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen
yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun
pekerjaan itu dilakukan.

1. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup admiistrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja
perkantoran.

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan pekerjaaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan
kegiatan sebagai berikut :

1. Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang
mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.

Perencanaan perkantoran meliputi :

1. perencanaan gedung
2. tata ruang kantor
3. penerangan
4. ventilasi
5. perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6. metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7. anggaran (budgeting) perkantoran
8. standar kualitas kerja
9. sistem informasi dan telekomunikasi
10. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan
fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

1. pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi


2. pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3. penyediaan peralatan/ perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakuan pekerjaan.
4. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai
dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang
sehat dan dinamis.

Pengarahan perkantoran meliputi :

1. penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan


2. penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3. pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah
4. penyatuan visi dan misi karyawan dan organisasi
5. perancangan cara komuniikasi yang efektif dengan karyawan
6. penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

1. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai
dengan harapan atau target.

Objek pengawasan perkantoran meliputi :

1. penggunaan peralatan dan perabot kantor


2. metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3. kualitas pekerjaan kantor
4. waktu
5. biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran, meliputi :


3. Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, adalah

1. faktor keamanan
2. faktor lingkungan
3. faktor harga
4. Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :

1. gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan


2. gedung memiliki fasilitas yang memadai
3. harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
4. Peralatan

Peralatan digolongkan dalam 2 kelompok, yaitu :

1. Perabotan kantor (office furniture)

Perabotan kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif, seperti
meja, kursi, rak, laci-laci, baik terbuat dari kayu maupun besi..

2. Perbekalan kantor (office supplies)

Contoh : kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

1. Interior

Adalah tatanan perabot/ perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,
seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
1. Mesin-mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang
akan digunakan, disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor.

1. MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR DALAM


ORGANISASI
2. Pengertian Organisasi

Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, atau dalam bahasa
Latin, Organum yang artinya alat, bagian, anggota, atau badan.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah :

1. Kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk
mencapai tujuan tertentu
2. Kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

Ciri-ciri organisasi :

1. Terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih)


2. Ada kerjasama
3. Ada tujuan bersama

1. Prinsip-prinsip Organisasi :
2. Prinsip Perumusan Tujuan

Tujuan organisasi harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan
oleh organisasi tersebut.

2. Prinsip Pembagian Kerja

Organisasi harus melakukan pembagian tugas untuk menghindari kemungkinan terjadinya


tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja.

3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan /Wewenang


Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/ wewenang untuk melaksanakan
tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawaban.

4. Prinsip Tingkat Pengawasan

Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan
selalu menjalankan sistem pengawasan, agar tercapai tujuannya.

5. Prinsip Rentang Manajemen

Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat
membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan
kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan yang optimal.

6. Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan, menerima
perintah dari atasan dan memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

7. Prinsip Koordinasi

Adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian
tujuan organisasi secara keseluruhan.

1. Bentuk-bentuk Organisasi :
2. Organisasi Garis / Lini

Pada bentuk organisasi lini/ garis, lalu lintas wewenang dan tangggungjawab berjalan secara lurus
dan vertical melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana.

Kelebihan bentuk organisasi Garis/ lini , antara lain :

1. kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan
2. proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
3. rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

Kekurangan bentuk organisasi lini/ garis, antara lain :


1. seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak
mampu maka akan terancam jatuh
2. biasanya pimpinan akan lebih cenderung bersifat otoriter
3. karyawan akan lebih sulit untuk berkembang

2. Organisasi Garis dan Staf

Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus , tetapi pada unit pimpinan
ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas
memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi.

Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :

1. memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli
2. cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas
3. lebih mudah untuk menerapkan “ the right man on the right place”

Kekurangan dari bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :

1. kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya
banyak sehingga tidak saling mengenal
2. koordinasi sulit dilakukkan karena kompleksnya susunan organisasi

3. Organisasi Fungsional

Pada organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak memiliki bawahan yang jelas karena setiap
pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada bawahan jika ada hubungannya dengan
fungsi pimpinan tersebut.

Kelebihan bentuk organisasi fungsional, antara lain :

1. pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas


2. spesialisasi karyawan dapat lebih dikembangkan
3. spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-masing fungsi
dipegang oleh orang yang ahli di bidangnya.

Kekurangan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :


1. sulit untuk melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) karena para karyawan telah
terspesialisasi
2. karyawan sulit bekerja sama dan lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan
koordinasi
3. tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan
yang sama-sama memiliki kekuasaan.

1. Pengertian Pekerjaan Kantor

Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) atau paper
work(pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut dengan pekerjaan
tatausaha atau administrasi.

Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :

1. George R. Terry :

Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-
warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat,
guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2. William Leffingwell dan Edwin Robinson :

Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat,
dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.

3. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford :

Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai
komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan
melindungi harta kekayaan.

Kesimpulan :

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan
pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,
maupun pelayanan.

Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap
organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah.
1. Fungsi Pekerjaan Kantor

Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi, antara lain :

1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai


tujuan organisasi.
2. Menyediakan informasi/ keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.

III. MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

1. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

1. Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau
informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.

Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

2. Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan
yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.

Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3. Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji
dalam bentuk laporan yang lebih berguna.

Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4. Menggandakan
Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.

Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll

5. Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada
pihak lain.

Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

6. Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di
perpustakaan

7. Melakuan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun
menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting

8. Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.

Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan

9. Pekerjaan lainnya

Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.

Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service

Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS, persentase


pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Typing (mengetik) = 24,6%
2. Calculating (menghitung) = 19,5%
3. Checking (memeriksa) = 12,3%
4. Filling (menyimpan) = 10,2%
5. Telephoning (menelepon) = 8,8%
6. Duplicating (menggandakan) = 6,4%
7. Mailing (persuratan) = 5,5%
8. Other (lain-lain) = 12,5%

Total = 100%

1. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor :


2. Bersifat pelayanan

Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/
pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor tidak
langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan, tetapi sangat membantu
menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.

Contoh :

Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan
tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam
menjalankan tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan, seperti mencatat
kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot, dll.

2. Bersifat terbuka dan luas

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di
kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekalipun.

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi
sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

Contoh :
Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin, namun
manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage
bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada
relasi, dll.

1. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor


2. Surat

Yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada
pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

2. Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun
tertulis. Laporan merupakan produk pekerjaan kantor, karena di dalamnya terdapat kegiatan
pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan data.

1. Fungsi laporan :
2. sebagai bahan pertanggungjawaban
3. sebagai alat untuk menyampaikan informasi
4. sebagai alat pengawasan
5. sebagai bahan penilaian
6. sebagai bahan pengambilan keputusan
7. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:
8. laporan yang dibuat harus jelas dan cermat
9. harus mengandung kebenaran dan objektivitas
10. laporan harus lengkap
11. laporan harus tegas dan konsisten
12. laporan harus langsung mengenai sasaran
13. harus disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat
14. laporan sebaiknya disertai saran-saran
15. harus dibuat tepat waktu
1. Jenis-jenis laporan :
2. Laporan berdasarkan waktu
3. Lporan berdasarkan bentuk
4. Laporan berdasarkan penyampaian
5. Laporan berdasarkan sifat
6. Laporan berdasarkan isinya
7. Langkah-langkah membuat laporan (baca dimateri komunikasi)

3. Formulir

Adalah lembaran kartu aatau kertas dengan ukuran tertentu yang didalmnya terdapat data atau
informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang
tidak tetap.

1. Keuntungan membuat formulir :


2. Menghemat waktu, tenaga dalam hal penulisan serta hemat dalam penggunaan kertas
3. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan
4. Mdanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan
5. Fungsi formulir :
6. Mencari suatu keterangan tertentu
7. Menghimpun data yang sama
8. Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang berbeda
9. Sebagai bukti fisik
10. Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja
11. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir :
12. Setiap formulir yang dibuat haruis mempunyai kegunaan yang jelas
13. perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir, karena tidak semua informasi harus dibuatkan
formulir
14. Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
15. Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis
16. Formulir dibuat secara sederhana
17. Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang kososng yang cukjup
18. Harus ada judul nama formulir
19. Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuihan
20. Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
21. Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik mungkin dan direncanakan secara
matang.

4. Berbagai macam dokumen tertulis

Selain formulir, masih banyak catatan tertulis/ dokumen lain yang merupakan hasil kegiatan
pekerjaan kantor. Contoh : tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau paper.

Di samping itu terdapat pula produk atau hasil dari pekerjaan kantor lainnya yang tidak kalah
penting yaitu Jasa. Contoh : kegiatan melayani tamu, memberikan informasi secara langsung.

5. Arsip

Asrip merupakan prosuk dari kegiatan penyimpanan. Arsip merupakan data atau catatan berupa
tulisan baik tercetak atau tereka berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa
lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

1. MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI


PERKANTORAN
2. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.
Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya
suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan
kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan
benda yang tidak bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dll.

a Peralatan/perlengkapan kantor (Office Supplies)

Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu
pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai
lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 (dua),
yaitu:
1.) Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya

1. a)Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis kertas, map, amplop dlll)
2. b)Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler, perforator, binder clip, sandaran
buku, bantalan stempel, ordner, gunting, pemotong kertas dll.
3. c)Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

(1) Buku catatan (block note) yaitu buku untuk menulis catatan harian staf kantor

(2) Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan
organisasi, mulai dari sejarah, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

(3) Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam
organisasi lain/relasi yang khususnya sering melakukan kerja sama.

(4) Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan telepon.

(5) Kamus (kamus bahasa Indonesia dan asing)

(6) Peta kota-kota besar

(7) Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan/ kemajuan
perushaan selama setahun terakhir

(8) Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan

(9) Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk dan keluar

(10) Buku catatan keuangan

(11) Buku obyek pariwisata (brosur/pamflet)

2.) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya

1. a)Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang penggunaanya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak
tahan lama. Contoh: kertas, tinta, karbon, staples, pulpen, pensil dll.
1. b)Barang tidak habis pakai

Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama contoh:
stapler, perforator, cutter dan gunting.

b Mesin-mesin kantor (Office Mechine)

Mesin-mesin kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat,
mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik
dan magnetik. Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik, mesin
fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin
absensi, kalkulator.

c Mesin Komunikasi Kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik
di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh: telepon, interkom, faksimili
dan telepon wireles.

d Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu
pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu) rak
buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat majalah/koran meja
resepsionis.

e Interior kantor (Office Arrangement)

Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi
menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.
Contoh: gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll.

1. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

1) Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan
perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan
kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.
2) Tujuan tata ruang kantor

1. a)Memberikan kenyamanan kepada karyawan


2. b)Memanfaatkan ruang kantor dengan maksimal
3. c)Memudahkan arus komunikasi dan arus kertja
4. d)Memudahkan dalam pengawasan
5. e)Memudahkan dalam memberikan pelayanan
6. f)Memudahkan gerakj karyawan dalam bekerja
7. g)Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi
8. h)Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi
9. i)Memberikan pencitraan yang baik

3) Bentuk-bentuk tata ruang kantor

1. a)Ruang kantor terbuka (open plan office)

Ruang kantor terbuka (open plan office) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan
dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari
kayu.

Keuntungan ruang kantor terbuka:

 Mudah merubah ruangan


 Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan
 Mudah dalam pengawasannya
 Menghemat tenaga
 Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja
 Memperlancar arus pekerjaan
 Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar

Kerugian ruang kantor terbuka:

 Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia


 Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu
 Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.
1. b)Ruang kantor tertutup Closed plan office)

Ruang kantor tertutup adalah ruangan kantor dimana ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau
penyekat yang terbuat dari kayu.

Keuntungan ruang kantor tertutup

 pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga


 pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang
 karyawan lebih leluasa dalam bekerja

Kerugian ruang kantor tertutup

 pengawasan lebih sulit karena terhalang sekat


 cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar
 perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

1. c)Ruang kantor semi tertutup

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

 Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja
 kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

4) Pedoman pembuatan tata ruang kantor

1. a)Asas-asas tata ruang kantor

 Asas jarak terpendek

Tata ruang yang baik adalah apabila dalam proses penyelesaian pekerjaan , penyusunan tempat
kerja karyawan dan penempatan alat-alat kerja menempuh jarak yang sependek-pendeknya.

 Asas rangkaian kerja

Dalam menempatkan karyawan harus memperhatikan rangkaian kerja mereka. Karyawan yang
urutan kerjanya berdekatan harus ditempatkan berdekatan.

 Asas penggunaan seluruh ruangan


Jangan biarkan ada ruangan kosong yang tidak digunakan, karena akan menyebabkan pemborosan
dan tidak efisien

 Asas integrasi kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan.

 Asas perubahan susunan tempat kerja

Perubahan tempat kerja harus dilakukan supaya tidak monoton dan tidak membosankan.

 Asas keamanan dan kepuasan karyawan

Ruangan yang aman dan nyaman akan membuat karyawan dapat bekerja lebih maksimal.

1. b)Prinsip-prinsip tata ruang kantor

 Bagian atau fungsi yang berhubungan ditempatkan berdekatan


 pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus
 alur kerja harus sederhana
 perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya
 Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian memiliki ukuran yang sama
 Sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung
 Pekerjaan yang banyak berhubungan dengan masyarakat sebaiknya ditempatkan dibagian
depan
 Pekerjaan yang mendatangkan kebisisngan sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain.

1. c)Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang

(1) Sistem pencahayaan

 Natural lighting

Adalah pencahayaan yang berasal dari sinar mata hari dengan memanfaatkan dekorasi, jendela,
kaca, dinding dll.

 Task lighting
Adalah cahaya yang digunakan untuk pekerjaan tertentu seperti menggambar.

 Ambient lighting

adalah cahaya yang berasal dari lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor

 Accent lighting

Adalah pencahayaan yang hanya digunakan pada ruang tertentu saja misalnya lorong atau area lain
yang memerlukan cahaya.

(2) Sistem warna

Macam-macam warna

 warna primer yaitu warna pokok, merah, biru dan kuning.


 warna sekunder yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran warna pokok, misalnya orange mrp
campuran wrna merah dan kuning.
 warna tersier yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran wrna primer dan sekunder misalnya
merah dengan jingga.

Arti warna dan efek psikologinya

 merah artinya berani, mewahm dapat mendatangkan energi, semangat, optimis, komunikatif
dan dapat meningkatkan aliran darah dalam tubuh
 Kuning artinya kehangatan, cerah dapat membangkitkan energi, mood dan vitalitas.
 Hijau artinya alami dapat menyeimbangkan emosi seseorang, segar, sejuk dan tenang.
 Biru artinya harmonis, tenang mendatangkan perasaan tenang, sejuk, damai.
 Putih berarti orisinil, ringan, tentram namun jika terlalu banyak dapat menimbulkan perasaan
dingin. dll

Pertimbangan dalam memilih warna ruangan

 ukuran ruangan
 lokasi ruangan
 lokasi bangunan
 tipe ruangan
 bentuk ruangan
 tinggi ruangan

Keuntungan menggunakan wrna yang sesuai

 kantor lebih menarik dan menyenangkan


 ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan
 karyawan dapat bekerja lebih tenang, nyaman dan gembira
 produktivitas meningkat
 karyawan merasa lebih lega
 meningkatkan citra yang baik pada perusahaan

(3) Sistem pengaturan udara ruangan

Berikut beberapa cara untuk mengatasi udara ruangan yang panas dan lembab

 Menggunakan AC
 Membuat ventilasi yang cukup
 Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruangan

Keuntungan pengaturan udara yang tepat antara lain:

 karyawan lebih nyaman dalam bekerja


 semangat kerja meningkat
 kesehatan karyawan lebih terpelihara
 produktivitas meningkat
 kualitas kerja lebih baik
 memberi kesan baik bagi tamu

(4) Sistem penataan suara

Selama bekerja diperlukan suasana yang tenang. Suara yang gaduh dapat membuat karyawan sulit
berkonsentrasi pada pekerjaan.
Akibat yang ditimbulkan karena ada kegaduhan di kantor antara lain:

 konsentrasi terganggu
 semamgat menurun
 dapat terjadi gangguan mental/syaraf
 karyawan tambah lelah
 kesalahan kerja banyak terjadi
 produktivitas kerja rendah

Untuk mengatasi atau mengurangi kegaduhan tersebut dapat dilakukan beberapa hal berikut:

 ruangan diberi peredam suara


 dibawah mesin tik diberi alas karet
 memilih printer yang tidak terlalu bersuara
 gerakan disiplin karyawan harus diperhatikan
 pesawat telepon ditempatkan pada tempat khusus

1. Pengelolaam Sarana dan Prasarana Kantor


2. Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan
tugas. Rencana kebutuhan sarana prasarana biasanya dibuat setiap[ tahun untuk satu tahun
anggaran.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor antara
lain:

1) Gunakan prosedur pengelolaan sarana prasarana

2) Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana prasarana yang dibutuhkan

3) Sesuaikan antara kebutuham dengan biaya yang tersedia

4) Sediakan dan gunakan sarana prasarana dalam kegiatan operasional

5) Penyimpanan sarana prasarana


6) Kumpulkan dan kelola data sarana prasarana

7) Penghapusan dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

1. Penyimpanan

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil
pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari
bantuan.

1) Tujuan penyimpanan

1. a)agar barang tiddak cepat rusak


2. b)agar tidak terjadi kehilangan barang
3. c)agar tersusun rapi sehingga mudah temukan jika dibutuhkan
4. d)memudahkan dalam pengawasan
5. e)memudahkan dalam analisis barang

2) Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut:

1. a)Persediaan alat-alat pemeliharaan yang tersedia


2. b)Pergudangan yang memenuhi syarat
3. c)Sifat barang yang disimpan
4. d)Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
5. e)Prosedur dan tata kerja
6. f)Biaya yang tersedia
7. g)Tenaga yang diperlukan
8. h)Jangka waktu penyimpanan

3) Cara penyimpanan

1. a)Barang disimpan berdasarkan klasifikasi jenis


2. b)Barang disimpan dalam keadaan bersih
3. c)Barang disimpan dalam ruanagan yang cukup vendtilasi
4. d)Barang disimpan di tempat yang memadai
5. e)Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan
6. f)Barang harus terhindar dari dengatan matahari atau air hujan
7. g)Barang disimpan di ruangan yang terkunci
8. h)Barang yang disimpan harus sudah dihiotung dan dicatat di buku persediaan
9. i)Barang yang dikeluarkan lebih cepat diletakan di bagian depan

1. Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana prasarana kantor:

1) agar barang tidak mudah rusak

2) agar barang tidak mudah hilang

3) agar barang tidak kedaluarsa

4) agar barang tidak mudah susut

5) agar sarana prasarana selalu dalan keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana prasarana dapat dil;akukan dengan berbagai cara antara lain:

1) Pemeliharaan berdasarkan waktu

1. a)pemeliharaan sehari-hari
2. b)pemeliharaan berkala

2) Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

1. a)pemeliharaan barang bergerak


2. b)pemeliharaan barang tidak bergerak
3. Inventarisasi
Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh
data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki.

Tujuan inventarisasi

1) agar peralatan tidak mudah hilang

2) adanya bukti tertulis terhadap pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan

3) memudahkan dalam pengecekan barang

4) memudahkan dalam pengawasan

5) memudahkan ketikla mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format-format pencatatan, dimana


masing-masing instansi belum tentu sama. Berikut beberapa contoh buku inventarisasi barang:

1) Buku induk barang inventaris

Merupakan buku yang digiunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah
dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

2) Buku golongan barang inventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut
menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang
yang telah ditentukan.

3) Buku catatan barang noninventaris

Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang
belkum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat
barang-barang yang habis pakai.

1. Laporan sarana prasarana


Laporan saranaprasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana
dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana prasrana tersebut
dalam periode tertentu.

Fungsi adanya laporan adalah:

1) Sebagai bahan pertanggungjawaban

2) sebagai pengendali persediaan

3) memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4) sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan sebaiknya dilampiri dengan:

1) Bukti penerimaan barang

2) bukti pembelian barang

3) Bukti pengeluaran barang

4) Kartu barang

5) Kartaui persediaan

6) Daftar inventaris

7) Daftar rekapitulasi barang inventaris

Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:

1) Memeriksa barang

2) menghitung persediaam baeang awal tahun anggaran


3) menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4) menghitung pengeluaran barang

5) menghitung sisa persediaan

6) mencatat mutasi barang

7) melaporkan kepada tasan atau pimpinan.

1. MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI


PERKANTORAN
2. Pengertian Personil Kantor

Personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani
pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintah atau swasta untuk mencapai suatu
tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. Seorang peonil kantor
harus memiliki kepribadian dan kemampuan kerja di bidang keahliannya.

1. Macam-macam Personil Kantor


2. Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi

Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh
kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.

1. Manajer

Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola
dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.

1. Staf atau Pembantu Ahli

Adalah para tenaga yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu
administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

1. Worker atau pegawai/pekerja


Adalah karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-
pekerjaan kantor sehari-hari

1. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil kanotr sebagai berikut:

1. Kepala/pimpinan kantor bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran


aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur
mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.
2. Administrator bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab
mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusan
kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.
3. Bagian keuangan bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar
dank as masuk.
4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga
untuk karyawan di bagian lainnya serta membuat surat keluar.
5. Penerima tamu/resepsionis bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang
yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, melayani telepon masuk dan keluar.

1. Perangkat kerja personil kantor

Umumnya fasilitas kerja personil kantor antara lain meja dan kursi kerja, lemari arsip/filing
cabinet, alat tulis, kertas, komputer, mesin tik, pesawat telepon dll.

1. Tahapan-tahapan Pengadaan Personil Kantor


2. Analisis jabatan (Job analisys)

Adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja
yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis
jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan
untuk dapat menduduki jabatan tersebut.

Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan
dengan uraian pekerjaan (job description) spesifikasi pekerjaan (job specification) dan evaluasi
pekerjaan (job evaluation).

Selain itu analisa jabatan juga berguna untuk:


1) Perekrutan dan seleksi karyawan

2) Kompensasi gaji karyawan

3) Evaluasi jabatan

4) Penilaian prestasi kerja karyawan

5) Pelatihan (training0

6) Promosi dan pemindahan karyawan

7) Organisasi

8) Memperkaya pekerjaan

9) Penyederhanaan pekerjaan

10) Penempatan karyawan

1. Rekrutmen

Adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar
utnuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun
pemerintah.

1) Penentuan dasar rekrutmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi
jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui
kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut. Misalnya, tingkat
pendidikan, usia, jenis kelamin, dan kemampuan yang dimiliki.

2) Penetuan sumber-sumber rekrutmen

1. a)Sumber internal

Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam
perusahaan tersebut, dengan cara perpindhaan atau mutasi karyawan yang memenuhi spesifikasi.
Kelebihan sumber internal

(1) Meningkatkan kinerja dan disiplin karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi

(2) Loyalitas karyawan menjadi tinggi

(3) Biaya rekrutmen dapat ditekan

(4) Waktu perekrutan relative singkat

Kelemahan sumber internal

(1) Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan

(2) Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan

1. b)Sumber eksternal

Yaitu tenaga kerja yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari luar perusahaan, antara
lain melalui sebagai berikut:

(1) Pelamar datang sendiri

(2) Kantor Dinas Tenaga Kerja

(3) Lembaga-lembaga pendidikan

(4) Pemuatan iklan

(5) Referensi seseorang/rekanan karyawan

(6) Mengambil dari perusahaan lain

(7) Nepotisme

Kelebihan sumber eksternal

(1) Kewibawaan karyawan yang diterima relative baik


(2) Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru

Kelemahan sumber eksternal

(1) Kurang ada kesempatan promosi bagi karyawan lama

(2) Biaya rekrutmen relative besar karena akan ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi

(3) Waktu perekrutan lebih lama

(4) Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.

3) Metode-metode Rekrutmen

1. a)Metode tertutup

Yaitu pelaksanaan rekrutmen dikalangan terbatas, hanya untuk karyawan dan orang-orang tertentu
saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak dengan demikian akan sulit memperoleh
karyawan yang baik.

1. b)Metode terbuka

Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan
untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan
andal menjadi lebih besar.

4) Kendala-kendala rekrutmen

1. a)Kebijakan perusahaan tentang gaji


2. b)Persyaratan jabatan yang banyak
3. c)Kecilnya soliditas perusahaan
4. d)Metode yang digunakan dalam rekrutmen
5. e)Kondisi pasar tenaga kerja
6. f)Kondisi lingkungan eksternal.

1. Seleksi
Seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memiliki karyawan yang qualified
(berkualitas) sehingga pembinaan, pengembangan dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik.

1) Proses seleksi

Penyaringan – tes – wawancara awal – evaluasi latar belakang dan referensi – wawancara
mendalam – tes kesehatan/fisik- pengambilan keputusan

2) Langkah-langkah seleksi personil kantor

1. a)Seleksi administratif

Yaitu seleksi persyaratan administrative sesuai kebutuhan dilihat dari berkas lamaran yang
dikirimkan.

1. b)Penarikan tenaga kerja

Perusahaan harus selalu memonitor bursa tenaga kerja untuk mengetahui penawaran dan
permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan.

1. c)Klasifikasi jabatan

Merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang
telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.

1. d)Tes dan wawancara

(1) Tes

Tes dapat digolongkan beberapa macam yaitu:

 Tes individu yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perseorangan, biasanya dengan
prkatik.
 Tes kelompok yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasanya dengan praktik
atau tertulis.
 Tes intelegensi yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan
 Tes kepribadian (personality test) yaitu tes untuk mengetahui kepribadian pelamar
 Tes minat (interest test) yaitu tes untuk mengetahu minat pelamar
 Tes bakat (aptitude test) tes untuk mengukur bakat pelamar
 Tes kesehatan (medical test) yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.

(2) Wawancara

Tujuan wawancara:

 Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja


 Memastikan data tertulis pelamar di dalam formulir lamaran
 Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat sesuai persyaratan yang telah
ditetapkan
 Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan
yang tersedia.
 Ajang promosi bagi perusahaan.

1. e)Penempatan personil kantor


2. f)Setelah melalui proses seleksi, dan pelamar memperoleh status sebagai karyawan kemudian
ditempatkan pada jabatan tertentu.

3) Tujuan seleksi

Untuk memperoleh karyawan yang :

1. a)Qualified dan professional


2. b)Jujur dan disiplin
3. c)Inovatif dan bertanggung jawab
4. d)Cakap dengan penempatan yang tepat
5. e)Kreatif dan dinamis
6. f)Berdedikasi tinggi
7. g)Memenuhi syarat undang-undang perburuhan
8. h)Dapat bekerja sama
9. i)Dapat bekerja mandiri
10. j)Mudah berkembang
11. k)Mempunyai budaya dan perilaku malu

4) Kualifikasi seleksi

Kualifikasi seleksi biasanya meliputi umur, keahlian, pendidikan, kesehatan fisik, jenis kelamin,
bakat, wajah, karakter, pengalaman, kejujuran, kerja sama, kedisiplinan, inisiatif dan kreatif.

1. Syarat-syarat personil kantor


2. Persyaratan pengetahuan

Persyaratan pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.

1. Persyaratan keterampilan

Seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah mampu
dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam kegiatan yaitu
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

1. Persyaratan kepribadian

Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:

1) Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya

2) Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan selalu dikerjakan dengan sungguh-
sungguh, cermat dan teliti.

3) Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan

4) Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, rapid an tidak berantakan. Dapat
pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian, santun dalam bersikap.

5) Dapat menyimpan rahasia.

1. Pelatihan dan Pengembangan Personil Kantor


2. Pengertian pelatihan dan pengembangan

Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan ketrampilan teknis karyawan untuk
melaksanakan pekerjaannya.
Pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas
hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas (tingkat
manajerial).

1. Manfaat pelatihan

1) Meningkatkan kinerja personil kantor

2) Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan lebih baik

3) Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif

4) Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri

5) Pelatihan diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan


produktivitas perusahaan.

1. Jenis dan Tujuan Pelatihan

1) Supervisory training

Adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan,
dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para karyawan.

2) Administrative training

Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan etentang bagaimana mempraktikan


teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor

3) Office Method Training

Adalah pelatihan yang brtujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan
pekerjaan yang rutin, khususnya bidang kesekrtariatan

4) Refreshing training

Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasi tentang pekerjaan yang
sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.
Tujuan pelatihan secara umum adalah:

1) Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan

2) Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif

3) Mengubah dan membenuk sikap karyawan

4) Mengembangkan semangat, kesenangan dan kemauan kerja karyawan

5) Memudahkan pengawasan terhadap karyawan.

1. Komponen pelatihan dan pengembangan

1) Sasaran dan tujuan harus terukur jelas

2) Materi disesuaikan dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.

3) Metode disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan

4) Peserta harus memenuhi syarat

5) Para pelatih (trainers) harus memenuhi syarat.

1. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dn pengembangan

1) Perbedaan masing-masing karyawan

2) Hubungan dengan analisis jabatan

3) Motivasi

4) Seleksi peserta pelatihan

5) Metode pelatihan dan pengembangan

1. Mutasi Personil Kantor


2. Pengertian mutasi
Mutasi adalah proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang karyawan, baik secara
horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertical (promosi dan dmeosi) dalam suatu organisasi

1) Mutasi atas keinginan perusahaan

Alasan mutasi ini biasanya sebagai berikut:

1. a)Perusahaan sedang berupaya menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan


menunjukan bahwa mutasi bukan hanya sebagai hukuman
2. b)Perusahaan ingin meyakinkan bahwa karyawan tidak akan diberhentikan meskipun kurang
cakap atau tidak mampu bekerja.
3. c)Untuk penyegaran suasana, supaya tidak jenuh.

2) Mutasi atas keinginan karyawan sendiri

Alas an mutasi ini antara lain:

1. a)Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang tugas dan pekerjaannya
2. b)Karyawan merasa lingkungan kerja sudah tidak sesuai
3. c)Karyawan merasa sudah tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya bahkan
atasannya.

1. Cara Mutasi

1) Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)

Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke


posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau
penurunan jabatan.

Manfaat rotasi kerja/mutasi biasa antara lain;

1. a)Untuk memenuhi karyawan di bagian lain


2. b)Untuk memenuhi keinginan karyawan disesuaikan dnegan minat, keahlian dan bidang tugas
serta kemampuannya.
3. c)Untuk mengatasi rasa bosan dan jenuh
4. d)Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya.

2) Vertikal

1. a)Promosi

Promosi adalah pemidahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai
dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar.

Manfaat promosi:

(1) Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan

(2) Untuk menciptakan persaingan yang sehat

(3) Untuk membina jenjang karir karyawan

(4) Untuk mengembangkan kemampuan karyawan

(5) Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia dari
dalam perusahaan

(6) Sebagai jaminan bagi karyawan bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju.

1. b)Demosi

Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam
suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pndapatan dan statusnya pun lebih rendah.
Pada dasarnya demosi dapat terjadi karena beberapa hal, antara lain:

(1) Karyawan melakukan tindkan yang merugikan perusahaan sehingga perlu diberi hukuman.

(2) Membangkang.

(3) Perusahaan sedang mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisaasi
atau perampingan karyawan

(4) Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana suplay melebihi permintaan
(5) Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.

3) Macam-macam mutasi

1. a)Ditinjau dari tempat kerja karyawan

(1) Mutasi antar urusan

(2) Mutasi antar seksi

(3) Mutasi antar bagian

(4) Mutasi antar biro

(5) Mutasi antar instansi

1. b)Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi

(1) Production transfer yaitu mutasi pada jabatan yang sama karena produksi di tempat yang
lama menurun

(2) Replacement transfer yaitu dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di
bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang
diberhentikan

(3) Versatility transfer yaitu mutsi dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain untuk menambah
pengetahuan karyawan yang bersangkutan

(4) Shift transfer yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya shift malam pindah ke shift
siang.

(5) Remedial transfer yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan
memperbaiki kerja sama antar karyawan

1. c)Ditinjau dari masa kerja karyawan

(1) Temporary transfer yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang
cuti atau berhalangan
(2) Permanent transfer yaitu mutasi yang bersiofat tetap

1. Pemberhentian Personil Kantor

Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja berarti berakhirnya ikatan antara karyawan dengan
organisasi/perusahaan.

1. Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja

1) Karena karyawan melakukan kesalahan fatal terhadap perusahaan.

2) Karena perampingan karyawan

3) Karena inisiatif sendiri

4) Karena sudah mencapai usia pension

5) Karena sakit

6) Karena tidak cakap jasmani dan rohani

7) Karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan

8) Karena meninggal dunia

9) Karena terkena wajib militer

10) Karena terlibat partai terlarang

Tingkatan pemberhentian dari perusahaan ada dua macam yaitu:

1) Pemberhentian dengan hormat, misalnya karena pension

2) Pemberhentian dengan tidak hormat misalnya karena karyawan melakukan kesalahan fatal

1. Hak dan kewajiban personil yang diberhentikan

Pemberhentian karyawan swasta laim disebut PHK dan karyawan negeri disebut pensiun, dan ini
akan menimbulkan hak bagi karyawan dan kewajiban bagi perusahaan/instansi. Hak dan
kewajiban itu biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan
sawasta dan untuk karyawan negeri berupa uang

Sumber:http://ariomsanoevaluasi.blogspot.co.id/2012/10/tugas-1.html