Anda di halaman 1dari 8

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Berdasarkan Keputusan Bupati Trenggalek Nomor : 188.45/766/406.004/2015


tanggal 28 September 2015 tentang Penerapan Status Badan Layanan Umum Daerah pada
Pusat Kesehatan Masyarakat di 22 Puskesmas Pemerintah Kabupaten Trenggalek sebagai
Badan Layanan Umum Daerah secara penuh. Puskesmas telah ditetapkan sebagai Unit
Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan yang menerapkan pola pengelolaan keuangan badan
layanan umum daerah (BLUD) di lingkungan Pemerintah Kabupaten Trenggalek. Dengan
demikian puskesmas mendapat keleluasaan dapat menggunakan langsung pendapatan
puskesmas untuk biaya operasionalnya. Sesuai Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 61
tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah,
pemimpin BLUD (Kepala Puskesmas) harus menyelenggarakan penatausahaan keuangan
BLUD yang dikelolanya. Oleh karena itu diperlukan suatu pedoman dalam penatausahaan
dimaksud, yang meliputi penatausahaan Barang .

Pedoman penatausahaan Barang ini digunakan untuk penatausahaan seluruh


penerimaan dan pengeluaran barang yang sumber dananya berasal dari jasa layanan, hibah
tidak terikat, hasil kerja sama dengan pihak lain dan lain-lain pendapatan BLUD yang sah.
Sedangkan penatausahaan barang untuk penerimaan dan pengeluaran barang yang
bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, mengacu pada Peraturan Bupati
Trenggalek tentang Sistem dan Prosedur Pengelolaan Keuangan Daerah.

B. TUJUAN

Pedoman penatausahaan Barang disusun dalam rangka mewujudkan tertib


administrasi dan tertib pelaksanaan sesuai prisip pengendalian intern yang baik atas
transaksi-transaksi Barang puskesmas. Penatausahaan ditetapkan untuk memastikan bahwa
setiap langkah-langkah kerja dilaksanakan sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang
berlaku dan prinsip-prinsip bisnis yang sehat.

Pedoman Internal Administrasi Pengelolaan Barang Page 1


BAB II
PROSEDUR PENGELOLAAN BARANG

Pengelolaan barang merupakan kegiatan yang meliputi perencanaan kebutuhan dan


penganggaran, pengadaan, penggunaan, pengamanan, penilaian, penghapusan,
pemindahtanganan, penatausahaan, serta pembinaan, pengawasan dan pengendalian.

Penatausahaan adalah rangkaian kegiatan yang meliputi pembukuan, inventarisasi dan pelaporan
barang milik Puskesmas Kabupaten Trenggalek.

Untuk menunjang kegiatan operasional Puskesmas Kabupaten Trenggalek, barang


dikelompokkan kedalam barang inventaris, barang farmasi/obat dan alat kesehatan pakai habis,
bahan makanan kering dan bahan pakai habis lainnya.

Barang inventaris adalah aset berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai yang digunakan
untuk penyelenggaraan kegiatan Puskesmas Kabupaten Trenggalek dan pelayanan publik, serta
mempunyai masa manfaat lebih dari satu periodeseperti gedung/bangunan, alat angkutan,
peralatan kantor, komputer, meubelair, alat komunikasi, peralatan dapur tidak pakai habis, alat-
alat kedokteran, alat-alat laboratorium, alat-alat radiologi dan sebagainya.

Barang farmasi/obat dan alat kesehatan pakai habisterdiri dari obat, bahan kimia, dan alat
kesehatan pakai habis.

Bahan makanan kering merupakan bahan untuk keperluan pasien, terdiri dari beras, tepung, gula,
teh, kacang hijau, susu dan sebagainya.

Bahan pakai habis lainnya antara lain terdiri dari persediaan alat tulis kantor, perlengkapan
rumah tangga (piring, sendok,garpu, gelas dan sejenisnya), bahan dan peralatan kebersihan
rumah tangga/kantor, alat-alat listrik, karcis retribusi, barang cetakan lainnya serta barang tak
habis pakai seperti komponen peralatan dan pipa, dan barang bekas pakai.

A. barang inventaris dan pakai habis

Barang inventaris dan barang pakai habis dikelola oleh Pengurus barang,untuk melayani
semua bagian pengguna barang yang membutuhkan.

1. Perencanaan Kebutuhan Barang

Perencanaan kebutuhan barang adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan barang


untuk menghubungkan pengadaan barang yang lalu dengan keadaan yang sedang berjalan
sebagai dasar untuk melakukan tindakan yang akan datang.

Pedoman Internal Administrasi Pengelolaan Barang Page 2


Prosedur:

a. Tiap unit kerja/bagian pengguna barang melakukan analisa kebutuhan barang dan
menyusun rencana kebutuhan barang serta menyampaikan kepada pengurus barang.

b. Berdasarkan rencana kebutuhan barang dari unit kerja kerja/bagian pengguna barang,
Pengurus barang melakukan analisa kebutuhan barang dan selanjutnya menyusun
Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah (RKBMD).

c. Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah (RKBMD) yang telah disusun diajukan
kepada Pemimpin BLUD untuk mendapat persetujuan dan apabila telah disetujui
maka RKBMD tersebut diusulkan menjadi Rencana Tahunan Barang Milik Daerah.

d. Rencana Tahunan Barang Milik Daerah tersebut di koordinasikan ke Dinas Kesehatan


terutama kebutuhan investasi yang bersumber dari dana APBD.

2. Permintaan Pengadaan Barang

a. Unit kerja/bagian pengguna barang mengajukan usulan permintaan barang kepada


PPTK.

b. PPTK mengevaluasi permintaan untuk memilih barang yang diprioritaskan untuk


dibeli sesuai kebutuhan dan anggaran/dana yang tersedia dan selanjutnya mengajukan
rencana kebutuhan barang tersebut kepada Pemimpin BLUD untuk memperoleh
persetujuan pembelian.

c. Berdasarkan rencana kebutuhan barang, PPTK mengadakan pembelian barang


melalui pejabat pengadaan barang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.

3. Pengadaan Barang

Pengadaan barang adalah kegiatan untuk mendapatkan barang yang diperlukan untuk
menunjang penyelenggaraan kegiatan Puskesmas Kabupaten Kediri melalui pembelian
dalam bentuk siap pakai dan atau dengan dibangun lebih dahulu baik secara pembelian
langsung maupun pelelangan/tender.

Prosedur :

a. Berdasarkan perintah pengadaan barang, pejabat pengadaan barang, melaksanaan


pengadaan barang sesuai peraturan yang berlaku.

b. Untuk pengadaan barang di luar yang direncanakan, maka unit kerja/bagian pengguna
barang mengajukan permintaan pengadaan dengan membuat Surat Pesanan/Usulan
Permintaan Barang (UPB) kepada Pemimpin BLUD.

Pedoman Internal Administrasi Pengelolaan Barang Page 3


c. Selanjutnya, Sub BagianBagian Tata Usaha meneliti dan meneruskan UPB lembar
lembar ke 2 ke Pengurus barang untuk dievaluasi dan diverifikasi apakah sesuai
perencanaan kebutuhan Puskesmas dan anggaran serta kesiapan pendanaannya.

d. Jika tersedia dananya, maka PPTK melalui pejabat pengadaan barang melaksanakan
pengadaan barang sesuai peraturan yang berlaku.

4. Penerimaan Barang

Prosedur:

a. Untuk peneriman barang dibentuk tim penerimaan/pemeriksaan barang.

b. Pada saat barang datang, tim penerimaan/pemeriksaan barang mencocokan barang


yang datang dengan pertinggal surat pesanan, surat/faktur pengiriman barang dan atau
Berita Acara penyerahan barang tentang jumlah, jenis dan spesifikasi barang yang
dipesan dan kemudian dibuatkan Berita Acara penerimaan barang atau dengan
menandatangani surat/faktur pengiriman barang.

c. Tim penerimaan/pemeriksaan menyerahkan barang kepada pengurus barang beserta


dokumen pendukungnya (surat pesanan, pertinggal surat/faktur pengiriman barang
dsb).

d. Pengurus barang melakukan penyimpanan pada tempatnya dan mencatat pada buku
Penerimaan Barang dan Kartu Barang.

5. Pengeluaran/penggunaan Barang

Prosedur :

a. Unit unit kerja/bagian pengguna barangyang membutuhkan barang mengajukan


permohonan kepada pengurus barang dengan membuat Surat/Bon Permintaan disertai
data persediaan terakhir.

b. Setelah SPB diteliti dan dilihat ketersediaan barangnya, kemudian Pengurus


barangmengeluarkan barang sesuai permintaan.

c. Setelah menyerahkan barang ke unit peminta barang dan membuat bukti pengeluaran
barang rangkap dua yang ditandatangani pengurus barang dan unit peminta
barang,serta mencatat ke dalam buku dan kartu barang.

6. Penatausahaan Barang Inventaris

Terhadap penerimaan dan pengeluaran barang inventaris dan pakai habis lainnya yang
dibeli:

a. Dalam rangka penyusunan neraca, PPTK bersama Pengurus barang melakukan


penilaian terhadap barang inventaris yang dibeli tersebut apakah akan diakui sebagai
Pedoman Internal Administrasi Pengelolaan Barang Page 4
aset tetap atau sebagai barang inventaris pakai habis dengan memperhatikan kriteria
sebagai berikut:

a) Mempunyai masa manfaat (manfaat ekonomis yang dapat diberikan barang


tersebut) lebih dari 12 bulan dan nilai perolehan diatas Rp 300.000,-
b) Tidak dimaksud untuk dijual dalam operasi normal
c) Diperoleh atau dibangun dimaksud untuk digunakan
d) Biaya perolehan dapat diukur
e) Barang telah diterima atau diserahkan kepemilikannya kepada Puskesmas.

b. Untuk melakukan penilaian dan pengakuan apakah barang tersebut termasuk aset
tetap atau bukan, PPTK bersama Pengurus barang membuat Dokumen Kapitalisasi
rangkap dua (lembar ke 1 untuk Pengurus Barang Dinas Kesehatan dan lembar ke 2
untuk Sub Bagian Tata Usaha).

c. Untuk barang inventaris yang termasuk dalam kategori aset tetap:

- diberi kode barang;

- penempatan barang pada unit kerja dikendalikan dengan Kartu Inventaris


Ruangan (KIR) yang dipasang di dalam ruangan dan dievaluasi/diganti yang baru
setiap terdapat mutasi dan atau satu tahun sekali dan paling lama lima tahun sekali
(sensus barang).

d. Dalam rangka pengamanan, dokumen kepemilikan barang yang berada dalam


penguasaan Puskesmasharus diadministrasikan dengan tertib.

e. Pengurus barang mencatat penerimaan dan pengeluaran barang pada buku Inventaris
serta membuat laporan pengurusan barang secara semester dan tahunan, berupa
laporan Pengadaan Barang, Laporan Barang Inventaris (Aset Daerah) kepada Bupati
cq BPKAD.

f. Pengurus barang sedikitnya setiap tiga bulan sekali melakukan inventarisasi yaitu
melakukan pendataan/perhitungan barang (stock opname) dan dibuatkan Berita Acara
Perhitungan Barang yang ditandatangani oleh pengurus barang dan atasan
langsungnya.

B. BARANG FARMASI DAN ALAT KESEHATAN PAKAI HABIS

Persediaan farmasi terdiri dari obat, bahan obat, regensia, dan gas medis serta alat kesehatan
pakai habis yang dikelola oleh Farmasi dan Laboratorium.

Prosedur :

Pedoman Internal Administrasi Pengelolaan Barang Page 5


a. Pada awal tahun Penanggungjawab Farmasi dan Laboratorium membuat perencanaan
kebutuhan obat/bahan obat dan alat kesehatan pakai habis dalam satu tahun yang
diajukan kepada Pemimpin BLUD (Kepala Puskesmas) untuk memperoleh persetujuan.

b. Berdasarkan rencana kebutuhan tersebut, Penanggungjawab Farmasi dan Laboratorium


melalui PPTK mengadakan pemesanan melalui Pejabat pengadaan dengan membuat surat
pesanan kepada rekanan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

c. Pada saat penerimaan barang, petugas Penerima Barang mencocokan antara faktur/bukti
pengiriman barang dengan fisik barangnya yang meliputi jumlah dan jenis barang.
Selanjutnya petugas penerima barang menandatangani surat pengiriman barang dan
meminta asli bukti pengiriman barang sebagai bukti barang yang dipesan telah diterima.

d. Berdasarkan faktur pembelian dan surat/faktur pengiriman barang, petugas farmasi,


laboratorium/gudang mencatat dalam register penerimaan barang dan Kardek (kartu
persediaan) per jenis barang.

e. Permintaan barang ke farmasi/gudang oleh unit pelayanan fungsional lainnya dilakukan


berdasarkan surat Permintaan Barang/Buku Bon Barang yang dibuat rangkap dua
( lembar ke 1 untuk gudang/ farmasi dan lembar ke 2 untuk arsip peminta barang).

f. Berdasarkan SPB/Bon Barang, petugas farmasi/gudang mengeluarkan dan


menyerahkan/mengirimkan barang yang dimaksud ke unit yang meminta barang dan
mencatat pengeluaran barang tersebut dalam Kartu Persediaan Barang (Kardek).

g. Setiap bulan terhadap persediaan di farmasi dan laboratorium dilakukan stock opname.

h. Atas persediaan Obat-obatan dan Alkes pakai habis, farmasi dan laboratorium membuat
laporan:

- Laporan stock Obat – per minggu


- Laporan kuantitas pemakaian obat dan Alkes per bulan
- Laporan stock obat – per triwulan
- Daftar Persediaan Obat dan Peralatan per akhir tahun.

i. Untuk persediaan barang yang ada di farmasi dan Laboratorium, berdasarkan duplikat
surat/Bon Permintaan Barang dicatat dalam buku/kartu persediaan. Sedangkan untuk
pengeluaran/pemakaian barang tidak menggunakan Bon/Surat Pengeluaran Barang dan
cukup dicatat dalam buku/kartu persediaan.

C. BAHAN MAKANAN KERING

Bahan makanan kering merupakan bahan makanan untuk konsumsi/akomodasi


pasien/penderita dan karyawan, antara lain berupa beras, tepung, gula, teh, kacang hijau,
susu dan sebagainya yang dikelola oleh Koordinator Gizi.

Prosedur:

Pedoman Internal Administrasi Pengelolaan Barang Page 6


a. Pada awal tahun Koordinator Gizi membuat perencanaan kebutuhan makanan kering
dalam satu tahun yang diajukan kepada Pemimpin BLUD (Kepala Puskesmas) melalui
PPTK untuk memperoleh persetujuan, dan setelah mendapat persetujuan, Koordinator
Gizi mem-breakdown kedalam kebutuhan per minggu.

b. Berdasarkan rencana,Koordinator Gizi mengajukan permohonan kebutuhan dana kepada


bendahara pengeluaran pembantu melalui PPTK dengan menggunakan Bon Sementara
dan dilampiri laporan pemakaian, persediaan dan bukti pembelian sebelumnya. Sebelum
dilakukan pembayaran, permohonan kebutuhan dana tersebut diverifikasi terlebih dahulu
oleh PPTK.

c. Pengadaan untuk keperluan makanan dan minuman dilaksanakan oleh Gizi melalui
pembelian langsung.

d. Untuk pemakaian bahan/barang tidak perlu menggunakan surat permintaan barang dan
atau surat bukti pengeluaran barang, cukup dibuat catatan mengenai
pembelian/penerimaan dan pemakaiannya pada Kartu Persediaan bahan makan.

e. Petugas gizi sedikitnya setiap tiga bulan sekali melakukan pendataan/perhitungan barang
(stock opname) dan dibuatkan Berita Acara Perhitungan Barang.

f. Dalam rangka penyusunan neraca dan bahan perencanaan pengadaan bahan makanan
pada tahun berikutnya, pada akhir tahun petugas gizi melakukan perhitungan barang
(stock opname) dan dibuatkan Berita Acara Perhitungan Barang.

Pedoman Internal Administrasi Pengelolaan Barang Page 7


BAB III
PENUTUP

Pedoman Internal Pengelolaan Barang Puskesmas ini adalah sebuah poduk hukum
Puskesmas yang mengatur alur dan langkah pengelolaan Barang Puskesmas baik itu tugas,
kewajiban, kewenangan dan tanggungjawab di Puskesmas.Jadi semua hal yang berkaitan dengan
barang Puskesmas yang tertuang dalam pedoman ini.Pedoman ini dapat berubah sewaktu-waktu
sesuai dengan kebijakan yang berlaku.

Pedoman Internal Administrasi Pengelolaan Barang Page 8